Ngày 07/09/2007, Giám đốc Chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh Bách Khoa đã ký quyết định số: 239/QĐ/NHBK-TCCB. Theo quyết định này Chi nhánh sẽ giao cho Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đảm nhiệm việc quản lý nghiệp vụ thanh toán của Chi nhánh. Phòng sẽ có quyền ra các quyết định trực tiếp đồng thời sẽ chịu trách nhiệm trong quá trình quản lý hoạt động thanh toán tại Chi nhánh. Như vậy, từ năm 2008 mọi vấn đề về quản lý TTKDTM sẽ do Phòng Kế hoạch – Kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện. Quyết định này đã tạo ra nhiều thay đổi tích cực thúc đẩy sự phát triển hoạt động thanh toán trong đó có TTKDTM. Dưới sự quản lý của Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh và Chi nhánh Bách Khoa TTKDTM đang dần chiếm ưu thế trong công tác thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa. Những đổi mới trong công tác TTKDTM của Chi nhánh trước hết phải kể đến công tác lập kế hoạch với những phương án đưa vào hoạt động những hình thức TTKDTM có nhiều ưu điểm hơn, và việc tổ chức sự hoạt động của các hình thức này cùng với việc thực hiện tin học hóa công nghệ thanh toán, đẩy nhanh được tốc độ luân chuyển chứng từ, rút ngắn thời gian thanh toán, khắc phục được tình trạng thanh toán chậm trễ, sai sót. Quyết định cũng tạo ra sự đồng bộ trong việc điều hành TTKDTM và có hiệu quả hơn. Như vậy sự thay đổi trong quản lý đối với từng hình thức của Chi nhánh Bách Khoa đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng. Hiện nay, công
tác quản lý của Chi nhánh được chia ra thành 3 nội dung và thực trạng của từng nội dung như sau:
* Thực trạng lập kế hoạch TTKDTM tại Chi nhánh:
Hiện tại, việc lập kế hoạch Chi nhánh Bách Khoa do Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh và bộ phận Kế hoạch của phòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch về TTKDTM tại khu vực Chi nhánh phụ trách. Các cuộc điều tra TTKDTM được Chi nhánh thực hiện chủ yếu vào năm 2004 đã đưa ra được các kết luận thiết thực làm cơ sở cho công tác quản lý. Trong giai đoạn năm 2007 – 2009, thực trạng công tác này tại Chi nhánh có những đặc điểm như sau:
- Nghiên cứu và dự báo khả năng TTKDTM của Chi nhánh:
+ Năm 2008, bộ phận Kế hoạch đã được hiện đại hóa bằng việc trang bị 100% các chương trình tin học cơ bản, tin học ứng dụng. Đây là bước tiến quan trọng giúp Chi nhánh có thể nghiên cứu tốt hơn về các lĩnh vực hoạt động trong đó có TTKDTM. Việc đưa ra mục tiêu là các nghiên cứu phải sát thực trong TTKDTM là tiêu chí mà Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh giao cho bộ phận Kế Hoạch thực hiện và tiêu chí này đã được bộ phận thực hiện khá tốt thể hiện qua việc phân chia các loại hình TTKDTM và sự phát triển trong tương lai của các loại hình này.
+ Về công tác dự báo, Bộ phận Kế hoạch đã đưa vào ứng dụng khá nhiều loại hình dự báo như là: Dự báo trung hạn; Dự báo dài hạn. Nhưng xét về tính chất của các dự báo thì hầu hết các dự báo đều là dự báo định tính. Thông qua những hình thưc dự báo đó, các con số dự báo về sự phát triển của TTKDTM đã dựa vào thực những thực tế về TTKDTM trong quá khứ và hiện tại cũng như đã xét đến các yếu tố ảnh hưởng đến nó. Bên cạnh đó việc dự báo tại chi nhánh được thực hiện khá tuần tự dựa chủ yếu vào các mô hình toán học và mô hình thống kê. Hiện tại, xác định mục tiêu và lựa chọn loại hình dự báo được đưa ra bởi trưởng bộ phận Kế hoạch có thông qua Trưởng
phòng Kế hoạch – Kinh doanh. Các bước tiếp theo là xác định thời gian dự báo (thường là 1 đến 5 năm), chọn mô hình, thu thập và tiến hành dự báo sẽ do các nhân viên của bộ phận Kế hoạch thực hiện. Trong những năm gần đây do chuyên môn cao nên những bước này đều được thực hiện rất tốt tại chi nhánh thể hiện qua kết quả dự báo so với thực tế và chất lượng của các dự báo đó. Cuối năm 2009, bộ phận Kế hoạch đã đưa ra dự báo về thực trạng phát triển của Chi nhánh vào năm 2010 như sau: tổng TTKDTM đạt khoảng 8,5 tỷ đồng, trong đó thanh toán điện tử sẽ chiếm chủ yếu và đạt khoảng 80%, UNC chiếm khoảng 15% và còn lại là các hình thức thanh toán khác. Với những số liệu về sự phát triển của các hình thức TTKDTM và phân tích ở trên ta thấy trong giai đoạn 2007 -2009 bộ phận Kế hoạch đã có những xác định đúng đắn về xu hướng phát triển của các hình thức thanh toán đặc biệt là 2 hình thức quan trọng thanh toán điện tử và UNC. Và một dự báo quan trọng khác là TTKDTM Chi nhánh sẽ đạt khoảng 80% tổng thanh toán vào năm 2012. Dự báo này sẽ là được coi là xu hướng phát triển của hoạt động thanh toán tại Chi nhánh trong những năm tới.
+ Năm 2007, Chi nhánh Bách Khoa đã cùng với các NHTM khác đã tiến hành nghiên cứu mức thu phí đối với hình thức thanh toán dùng tiền mặt để đề lên Chính phủ thông qua nhằm khuyến khích phát triển hình thức TTKDTM. Và cũng trong năm này, NHNo&PTNT Việt Nam đã giao cho Chi nhánh Bách Khoa nghiên cứu TTKDTM trong khối dân cư và DNNQD theo kết quả thì từ năm 2010 chi nhánh sẽ áp dụng các hình thức thanh toán mới và thay đổi các quy định trong các hình thức đã có nhằm phát triển TTKDTM đối với những đối tượng này.
+ Tham khảo các hình thức thanh toán đã có tại các ngân hàng khác bộ phận Kế hoạch đã đưa ra các so sánh giữa hình thức TTKDTM với thanh toán
Chi nhánh Bách Khoa có thể đáp ứng nhu cầu TTKDTM đến năm 2015 về nội dung và khối lượng đối từng hình thức nhưng cần phải xem xét đưa vào hoạt động các hình thức khác hiện đại hơn trong tương lai. Cùng với đó Chi nhánh đã nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TTKDTM như: môi trường, thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Các yếu tố ảnh hưởng này đã được đưa vào các mô hình và xem xét ảnh hưởng cụ thể tới sự phát triển của hoạt động TTKDTM. Qua thực trạng về nghiên cứu và dự báo TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa ta thấy Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã thực hiện rất hiệu quả khi có những kết luận sát với thực tế thanh toán, dự báo về nhu cầu TTKDTM tại khu vực chủ yếu là dự báo định lượng, Chi nhánh đã dựa vào các bảng biểu thống kê và các mô hình để dự báo trong thời gian 3 tháng sau thời điểm dự báo. - Thiết lập các mục tiêu TTKDTM tại Chi nhánh: Đối với hoạt động TTKDTM Chi nhánh Bách Khoa đã đặt ra mục tiêu thông qua nghiên cứu và dự báo về nhu cầu TTKDTM thì các mục tiêu phải được định lượng hóa, quan trọng hơn là xác định thời hạn thực hiện mục tiêu đó. Trong giai đoạn 2007 – 2009 chỉ có mục tiêu TTKDTM năm 2007 là không phù hợp khi Chi nhánh chỉ thực hiện được hơn 80% (đạt 2,6 tỷ đồng trong khi kế hoạch là 3 tỷ đồng) kế hoạch TTKDTM đặc biệt trong đó mục tiêu TTKDTM đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh chỉ đạt 60%. Các năm 2008, 2009 Chi nhánh đều có những mục tiêu khá phù hợp so với thực trạng phát triển TTKDTM của mình. Năm 2008 tổng TTKDTM của Chi nhánh đã vượt kế hoạch 15% (đạt 7 tỷ đồng trong khi mục tiêu chỉ là 6,1 tỷ đồng) và năm 2009 đã gần đạt được mục tiêu đặt ra khi chỉ thiếu 2%. Cuối năm 2009, Chi nhánh đã đặt ra các mục tiêu định lượng cụ thể như sau về TTKDTM trong năm 2010: UNC đạt khoảng 1.000 tỷ đồng; Thanh toán điện tử khoảng 5.000 tỷ đồng và các hình thức khác phát triển tùy vào tình hình chung của Chi nhánh trong đó chú
trọng phát triển thanh toán séc. Cùng với các mục tiêu chung của hoạt động TTKDTM bộ phận Kế hoạch còn đưa ra các mục tiêu riêng khác với từng hình thức TTKDTM trong từng năm hoạt động. Đồng thời với các mục tiêu định lượng trên Chi nhánh còn đặt ra các mục tiêu định tính đó là: Mở rộng hoạt động TTKDTM tới các tổ chức khác chủ yếu doanh nghiệp mới thành lập; Kết hợp các hoạt động khác cùng với TTKDTM nhằm phấn đấu mục tiêu chiến lược của Chi nhánh; Như vậy, Chi nhánh Bách Khoa đã phân nhóm các mục tiêu thành các nhóm thứ tự ưu tiên khác nhau trong hoạt động thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng đáp ứng yêu cầu phát triển.
- Xây dựng các phương án TTKDTM: Dựa trên những lợi ích mà TTKDTM đem lại cho Chi nhánh các phương án TTKDTM có vai trò quyết định tới khả năng đáp ứng các mục tiêu của hoạt động TTKDTM. Nhận thấy tầm quan trọng đó, Chi nhánh đã giao cho Ban Giám Đốc phải trực tiếp tham gia vào xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu trong TTKDTM.Qua quá trình nghiên cứu dự báo và các mục tiêu trong giai đoạn 2007 – 2009, bộ phận Kế Hoạch đã đề lên Ban Giám Đốc các hình thức TTKDTM nên áp dụng trong năm 2010 và tương lai 10 năm tiếp theo đó là 4 hình thức đang có và 1 hình thức mới là thanh toán bằng ngân phiếu. Xem xét các điều kiện chủ quan và khách quan của mình, Chi nhánh đã đưa ra các phương án phù hợp đó là tiêu chí quan trọng của mỗi phương án tương ứng với từng hình thức. Mặc dù chưa có những tiêu chí xây dựng cụ thể đặt ra cho từng phương án TTKDTM nhưng Chi nhánh Bách Khoa đã có các hành động phù hợp với tình hình hoạt động của mình trong việc giao cho bộ phận Kế hoạch xây dựng các phương án này, vì chính bộ phận Kế hoạch chịu trách nhiệm và thực hiện việc lập kế hoạch công tác, hoạch định chiến lược và đưa ra mục tiêu của hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
- Lựa chọn các phương án và ra quyết định: Phương án thực hiện hoạt động TTKDTM trong năm 2010 được Ban Giám Đốc của Chi nhánh thông qua cuộc họp tổng kết cuối năm vào ngày 25/12/2009, qua đó Chi nhánh tập trung vào phát triển các hình thức TTKDTM chủ yếu là: Thanh toán điện tử, UNC và có kết hợp phát triển Thanh toán séc, tạo tiền đề để phát triển hình thức này trong tương lai được thể hiện qua bản kế hoạch: Phát triển thanh toán tại Chi nhánh Bách Khoa. Sự cụ thể hóa bằng văn bản đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định các công việc cần thực hiện để Chi nhánh có thể phát triển TTKDTM. Ngoài việc Phòng Kế hoạch – Kinh doanh quyết định thông qua Ban Giám Đốc lựa chọn phương án TTKDTM, Phòng còn phân bổ con người và nguồn lực của Chi nhánh cho việc thực hiện kế hoạch hoạt động TTKDTM đồng thời xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch bằng ngân quỹ.
Nhìn chung, công tác lập kế hoạch cho TTKDTM đang được Chi nhánh thực hiện khá tốt. Khi lên kế hoạch triển khai thực hiện đã phối hợp cùng các bộ phận khác để nghiên cứu và xác định khả năng đáp ứng nhu cầu TTKDTM của Chi nhánh. Bộ phận Kế hoạch đã phổ biến khá chi tiết về bản kế hoạch TTKDTM khi đưa các phương án thành các văn bản và phổ biến tới từng đối tượng liên quan.
* Tổ chức và điều hành
Hiện nay, Chi nhánh Bách Khoa tiến hành 2 hoạt động tổ chức và điều hành thành trong quản lý hoạt động thanh toán đồng thời, và có những hoạt động xen kẽ nhau. Trong quản lý TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa thực trạng của 2 hoạt động đó như sau:
- Xác định cơ cấu tổ chức thực hiện hoạt động TTKDTM: Tại Chi nhánh Bách Khoa cụ thể là tại phòng Kế hoạch – Kinh doanh thì bộ phận Kế hoạch được giao nhiệm vụ lập kế hoạch cho hoạt động TTKDTM, trong khi đó bộ
phận Tín Dụng và bộ phận Thanh toán Quốc tế được giao cung ứng và thực hiện trực tiếp các hoạt động TTKDTM dựa trên các mục tiêu chiến lược, đặc điểm nghiệp vụ với hai bộ phận này. Quá trình hoạt động TTKDTM các bộ phận này đã thiết lập hệ thống cho các vị trí mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu quản lý TTKDTM của Chi nhánh.
Sơ đồ 02: Sơ đồ hệ thống quản lý và thực hiện TTKDTM tại Chi nhánh Bách Khoa
Qua sơ đồ trên với nghiệp vụ TTKDTM mỗi bộ phận có chức năng như sau:
+ Trưởng phòng: là người thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, đánh giá hoạt động TTKDTM, chịu trách nhiệm trước Chi nhánh và có quyền ra quyết định bố trí sắp xếp nhân viên theo yêu cầu hoạt động thanh toán của Phòng.
+ Phó phòng: thực hiện giám sát các công việc của từng bộ phận có nhiệm
Phó phòng Phó phòng
Trưởng phòng
Phó phòng
Bộ phận Kế hoạch Bộ phận Tín dụng Bộ phận Thanh toán Quốc tế
+ Bộ phận Kế hoạch: Chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch TTKDTM lên danh sách, hoạch định chính sách, mục tiêu của hoạt động thanh toán cũng như đánh giá tổng kết tình hình hoạt động trong từng giai đoạn.
+ Bộ phận Tín dụng: cung ứng các dịch vụ thanh toán trong đó có TTDTM và TTKDTM.
+ Bộ phận Thanh toán Quốc tế: thực hiện các dịch vụ thanh toán Quốc tế. + Các phòng Giao dịch: Chịu sự quản lý của bộ phận Tín dụng. Cùng với bộ phận Tín dụng và Thanh toán Quốc tế thực hiện các dịch vụ TTKDTM. Ngoài ra, còn thực hiện mở L/C, thanh toán, giao dich tự động bằng máy ATM (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 02 tổ chức các bộ phận TTKDTM theo chức năng trong khi bộ phận Kế hoạch thực hiện các chức năng về lập kế hoạch, 2 bộ phận còn lại cùng với các phòng Giao dịch sẽ tổ chức và điều hành và chức năng kiểm tra, giám sát sẽ do các phó phòng và trưởng phòng thực hiện. Ta thấy với sơ đồ TTKDTM như trên thì hiệu quả tác nghiệp sẽ cao vì các nghiệp vụ này mang tính chất lặp đi lặp lại, tạo ra và phát huy được những ưu thế chuyên môn của mỗi bộ phận, đào tạo chuyên môn dễ dàng hơn, kiểm tra chặt chẽ hơn…
Trong quá trình hoạt động của mình, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh đã ban hành các văn bản với mục đích khác nhau như: Số 4007/CT/NHBK – KHKD ngày 10/02/2006 về việc xác định cơ cấu tổ chức trong hoạt động TTKDTM dựa trên chiến lược, quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động, công nghệ, thái đô ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên, môi trường; Ngày 20/2/2006 để phục vụ cho việc xác định cơ cấu tổ chức thực hiện nghiệp vụ TTKDTM Phòng còn ban hành văn bản đi kèm văn bản Số 4007 yêu cầu mỗi cá nhân, bộ phận trong Chi nhánh tham gia và TTKDTM mô tả vị trí công tác của mình. Văn bản này đã giúp xác định vị trí, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những đặc trưng với từng vị trí từ đó
Phòng có thể thiết lập cơ cấu tổ chức còn phải xét đến mối quan hệ quyền hạn trong TTKDTM qua việc phân bổ cho các vị trí mỗi cá nhân và mỗi bộ phận các trách nhiệm sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của Chi nhánh. Ngoài ra, Phòng còn phân bổ phạm vi, quyền hạn chức năng với từng bộ phận thực hiện qua các quyết định khác. Như vậy có thể thấy Chi nhánh và cụ thể là Phòng Kế hoạch