Hoàn chỉnh công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế -coalimex

LỜI NÓI ĐẦU Nguồn nhân lực là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá của các tổ chức vì vậy vấn đề quản trị nguồn tài nguyên này một cách có hiẹu quả là chìa khoá thành công của mỗi doanh nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Nguồn nhân lực là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá của các tổ chứcvì vậy vấn đề quản trị nguồn tài nguyên này một cách có hiẹu quả là chìakhoá thành công của mỗi doanh nghiệp Một trong những biện pháp đểnang cao nguồn tài nguyên này là cần phải tiến hành công tác đánh giá thựchiện công việc Công tác dánh giá thực hiện công việc không những có ýnghĩa kiểm tra hiệu quả hoạt động ngươì lao động mà còn góp phần khẳngđịnh khả năng của họ Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho nhiềuhoạt động quản trị nhân lực khác như: tuyển dụng , thù lao lao động , đàotạo phát triển nghề nghiệp , thăng tiến , khen thưởng , kỷ luật

Công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế -coalimex là một côngty có lực lượng lao động khá lớn và đều là nhân viên văn phòng , mặt khácdo sản phẩm xuất khẩu của công ty cần yêu cầu có chất lượng cao trên thịtrường nên việc xác định hoàn thành công việc của nhân viên là rất cầnthiết Nhận thức được điều đó công ty đã xây dựng được hệ thống đánh giáđối với cá nhân và đơn vị Qua thời gian thực tập ở phòng tổ chức nhân sựem nhận thấy hệ thống đánh giá của công ty vẫn tồn tại nhiều bất cập , domuốn tìm hiểu sâu thêm vè vấn đề này lên em chọn đề tài “ hoàn chỉnhcông tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty xuất nhập khẩu than vàhợp tác quốc tế -coalimex” Nhằm đóng góp một số ý kiến góp phần nângcao hiệu quả hoạt động của hệ thống này

Kết cấu của đề tài :

Chương I : Cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc

Chương II : Giới thiệu về công ty xuất nhập khẩu than và hợp tácquốc tế -coalimex và công tác đánh giá

Chương III : Kiến nghị hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện côngviệc của cán bộ , nhân viên ở công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốctế -coalimex

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

I TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1 Khái niệm, mục đích,tầm quan trọng của đánh giá công việc

1.1 Khái niệm

Đánh giá thực hiện công việc là một nội dung quản lý nguồn nhânlực và được tiến hành trong bất kỳ một tổ chức nào dưới một hệ thốngchính thức hay không chính thức Có nhiều quan niệm và cách gọi khácnhau về công tác này như đánh giá công lao, đánh giá nhân viên, xem xéttình trạng thực hiện công việc Nhưng tóm lại đánh giá thực hiện công việcđược định nghĩa như sau:

“Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chínhthức sự hoàn thành công việc của mỗi cá nhân theo định kỳ nhất định trongquan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng trước đó và thảo luậnkết quả đánh giá đó với người lao động “

(Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực –THS.NGUYỄN VÂNĐIỀM&PGS.TS.NGUYÊN NGỌC QUÂN)

Từ định nghĩa trên ta thấy, đánh giá thực hiện công việc có trình tựhệ thống và chính thức, tính hệ thống được thể hiện là quá trình đánh giáthực hiện công việc phải bao gồm các bước được xác định có bài bản, cókhoa học nhằm đảm bảo sự chính xác và công bằng đối với những ngườilao động trong tổ chức Tính chính thức thể hiện sự công khai, hợp pháp,được sự ủng hộ của người lao động Kết quả sự đánh giá thừa nhận và là cơsở cho tất cả các hoạt động quản lý trong tổ chức

1.2 Mục đích

Đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức có các mục đích cụ thểkhác nhau, nhưng đều nhằm để đạt được mục tiêu chung là: Nâng cao hiệuquả lao động của tổ chức và giúp cho việc ra quyết định quản lý một cách

chính xác và công bằng Trong đó các mục đích cụ thể chia thành 2 nhóm:Đánh giá kết kết quả đạt được của người lao động và làm cơ sở cho việc racác quyết định và hoàn thiện sự thực hiện công việc

* Đánh giá thực hiện công việc làm cơ sở cho việc ra các quyếtđịnh

- Đưa ra thông tin phản hồi về tình hình thực hiện công việc nhằmgiúp cho người lao động thấy được mức độ thực hiện công việc hiện tạicủa họ Từ đó người lãnh đạo có thể đưa ra quyết định bố trí nhân sự trongđào tạo phát triển cho cán bộ nhân viên của mình.

- Cung cấp tài liệu làm căn cứ cho trả lương thưởng, xác định vềthăng chức, thuyên chuyển, sa thải

- Giúp cho người quảnlý nắm được tình hình thực hiện công việc củacán bộ nhân viên trong cơ quan để có thể đưa ra các quyết định sát thực vớitình hình thực tế của công ty

* Hoàn thiện thực hiện công việc

- Đưa ra lời khuyên, tiến hành đào tạo, huấn luyện người lao độngnhằm cải thiện thực hiện công việc và phát triển tiềm năng trong tương lai

- Tăng cường sự gắn bó người lao động với tổ chức qua việc tung racác cơ hội, kế hoạch nhằm phát triển nghề nghiệp cho người lao động

- Tạo động lực cho người lao động thông qua công nhận thành tích,tăng cường giúp đỡ trong thực hiện công việc

- Xác định các vận đề khó khăn, các thách thức của cá nhân và tổchức đang phải đối mặt

1.3 Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc có một vai trò vô cùng quan trọngtrong quản trị nguồn nhân lực của một tổ chức Nó có ảnh hưởng đến kếtquả hoạt động của tổ chức Việc dánh giá không chỉ có ý nghĩa là thẩmđịnh kết quả thực hiện công việc mà còn có ý nghĩa công nhận thành tíchcủa nhân viên trong thời gian nhất đinh Thông qua việc đánh gía sẽ trả lời

được các câu hỏi quan trọng luôn đặt ra từ phía người lao động và phía tổchức

* Đối với người lao động

Thông qua việc đánh giá thực hiện công việc người lao động sẽ biếtđược sự nhận xét đánh giá từ phái tổ chức đối với tình hình thực hiện côngviệc của mình hiện tại và của các đồng nghiệp khác Đồng thời có cơ hội đềxuất ý kiến và yêu cầu sự giúp đỡ nhằm cải thiện tình hình thực hiện côngviệc hiện tại và phát triển tiềm năng trong tương lai Theo dõi, giám sát cácquyết định quản lý từ phía tổ chức có công bằng và chính xác hay khôngnhư: Các quyết định về tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, thăng chức, giángchức, đào tạo, luôn là các quyết định mà người lao động quan tâm

* Đối với tổ chức

Đánh giá thực hiện công việc đối với tổ chức là một việc làm hết sứcquan trọng, có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động nhân sự khác của tổ chức.Đánh giá thực hiện công việc sẽ cung cấp thông tin về thực hiện công việccủa tưng cá nhân người lao động, làmcơ sở để đưa ra các quyết định đó cảvề mặt luật pháp và đạo đức Đánh giá thực hiện công việc có ảnh hưởnglớn đến bầu không khí tâm lý trong tập thể, ảnh hưởng đến hiệu quả của tổchức Tổ chức đánh giá không bài bản, không khoa học, thiếu chính xác sẽgây ra tâm lý hoang mang, thiếu tin tưởng của người lao động vào cácquyết định quản lý của tổ chức Ngoài ra, đánh giá thực hiện công việc còncó vai trò lớn đối với các chức năng quản trị nguồn nhân lực trong tổ chứcnhư đánh giá hiệu quả các chương trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển,biên chế, cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả của các chương trình đó

II HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THƯC HIỆN CÔNG VIỆC

1 Khái niệm về hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Để đánh giá thực hiện công việc , cần phải thiết lập một hệ thốngđánh giá với ba yếu tố cơ bản :

- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu / tiêuchí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt sốlượng và chất lượng Để có thể đánh giá có hiệu quả ,các tiêu chuẩn cầnđược xây dựng một cách hiệu quả và khách quan có hai cách để xây dựngcác chỉ tiêu : chỉ đạo tập trung và thảo luận dân chủ

- Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêuchuẩn:

Là yếu tố trung tâm của đánh giá , đó là việc đưa ra các đánh giá cótính quản lý về mức độ tốt hay kém việc thực hiện công việc của người laođộng Để đo lường cần phải xác định cái gì cần phải đo lường trong côngviệc của người lao động và đo lường bằng tiêu thức nào.

- Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lýnguồn nhân lực:

Được thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính thức giữa ngườilãnh đạo bộ phận và người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá.Cuộc thảoluận này có ý nghĩa rất quan trọng trong công việc cung cấp thông tin phảnhồi cho người lao động khi thực hiện các quyết định đối với họ về thù lao ,về vị trí việc làm , về kỷ luật hay về các nhu cầu đào tạo và phát triển.

2 Các yêu cầu đối với hệ thống

Hiện nay, có nhiều hệ thống và chương trình đánh giá nhân viên,nhưng mọi cá nhân đều phải được đánh giá bằng một hệ thống đánh giánhất quán, công bằng và vô tư

* Tính phù hợp:

Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩnthực hiện công việc Các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của tổ chức.Nói cách khác, hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phụcvụ được mục tiêu quảnlý Đồng thời, phải có sự liên quan rõ ràng giữa cácyếu tố chủ yếu của công việc đã được xác định thông quan phân tích côngviệc với các chỉ tiêu đánh giá được thiết kế trong phiếu đánh giá

* Tính nhạy cảm:

Đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lường có khảnăng phân biệt được những công việc và những người không hoàn thành tốtcông việc

* Tính tin cậy:

Được thể hiện ở sự nhất quán của đánh giá Có nghĩa là, hệ thốngđánh giá phải đảm bảo sao cho đối với mỗi một người lao động bất kỳ, kếtquả đánh giá độc lập của những người đánh giá khác nhau về họ phải thốngnhất với nhau về cơ bản

(Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực –THS.NGUYỄN VÂNĐIỀM&PGS.TS.NGUYÊN NGỌC QUÂN)

3 Các lỗi cần tránh trong đánh giá.

- Việc tiến hành đánh giá thực hiện công việc là một công việc phứctạp và khó khăn do gặp phải sự chống đối của những người lao động thựchiện không tốt công việc và đặc biệt là có khiếm khuyết dễ mắc phải trongquá trình đánh giá những lỗi đó sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả đánh giá.Khi kết quả đánh giá không chính thức và công bằng sẽ giảm tinh thần làmviệc của người lao động và nguy cơ de doạ lớn đến hiệu quả của tổ chức.Các lỗi thường gặp khi đánh giá thực hiện công việc bao gồm:

- Lỗi định kiến do tập quán văn hoá: Ý kiến của người đánh giá có

thể bị sai lệch do ảnh hưởng của tậpquán văn hoá ở mỗi địa phương

- Lỗi thái quá: Lỗi này sẽ xảy ra khi người đánh giá tỏ ra quá

nghiêm khắc hoặc quá dễ dãi trong đánh giá.

- Lỗi thiên vị: Người đánh giá có thể đánh giá người khác bằng những

ý kiến cá nhân của mình Các ý kiến đó chi phối bằng tình cảm riêng củangười đánh giá với người được đánh giá

- Lỗi ra hướng trung bình: Là lỗi xảy ra do những người đánh giá ngại

đương đàu với thực tế, không muốn làm mất lòng người khác thường có xuhướng đánh giá tất cả mọi người ở mức trung bình

- Lỗi định kiến: Do tập quán chi phối ý kiến của người đánh giá - Lỗi do ảnh hưởng của sự kiện gần nhất: Do sự kiện xảy ra gần với

thời điểm đánh giá có ảnh hưởng mạnh hơn những sự kiện xảy ra trước Vídụ một nhân viên chỉ thực hiện công việc ở mức trung bình nhưng trước vàituần của thời điểm đánh giá, anh ta thực hiện rất tốt công việc và đượcđánh giá là tốt và tốt trong cả thời kỳ thực hiện công việc là một ví dụ cụthể đối với lỗi này Lỗi ảnh hưởng của sự kiện gần nhất thường xảy ra vớinhững người làm quản lý không có trách nhiệm quan sát, theo dõi liên lạcthường xuyên quá trình làm việc của người lao động .

Như vậy, những lỗi trên xảy ra trong quá trình đánh giá có ảnhhưởng lớn đến kết quả đánh giá, làm mất đi ý nghĩa tích cực của công tácđánh giá thực hiện công việc nhiều khi còn dẫn đến hậu quả bất lợi Đểgiảm bớt lỗi mắc phải trong quá trình đánh giá cần phải lựa chọn ngườiđánh giá cho phù hợp, đào tạo người đánh giá tuyên truyền ý nghĩa, tầmquan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc

4 Các phương pháp ĐGTHCV

Hiện nay có nhiều phương pháp ĐGTHCV, mỗi phương pháp có đặc điểmriêng Nên khi tiến hành hệ thống đánh giá, nhà quản lý nên cân nhắc kỹlưỡng dựa trên những cơ sở hợp lỹ để lựa chọn và sử dụng phương phápthích hợp nhất Dưới đây là các phương pháp chủ yếu :

4.1 Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ

Là phương pháp sử dụng phổ biến và rộng rãi nhất Theo phươngpháp này người đánh giá cho ý kiến đánh giá về kết quả thực hiện côngviệc của đối tượng đánh giá theo 1 thang đo từ thấp đến cao Thang đo đócó thể gồm 3 mức hoặc 5 mức hoặc 7 mức …và được xác định bằng cáctính từ như: xuất sắc , tốt, đạt yêu cầu , dưới mức yêu cấu , yếu kém… - Tiêu thức đánh giá gồm:

+ Tiêu thứcliên quan đến công việc: Sản lượng ,chất lượng

+ Tiêu thức liên quan hành vi thực hiện công việc: Phát huy sángkiến , hợp tác trong công việc , đảm bảo ngày công , gúp đỡ đồng nghiệp…

- Tiến trình thực hiện gồm hai bước: Bước 1: xác định các tiêu thức đánh giá

Bước 2: Xác định thang đo cho các tiêu thức đánh giá

* Ưu điểm: Dễ thực hiện, dễ làm, dễ tổng hợp, dễ so sánh , dễ đào tạo

người đánh giá

* Nhược điểm: + Lỗi do tiêu chuẩn không rõ ràng, không phản ánh

được hết sự thực hiện công việc của cá nhân cụ thể

+ Yếu tố điểm cao có thể hỗ trợ cho yếu tố điểm thấp

* Cách áp dụng: Có thể áp dụng cho nhiều loại công việc khác nhau vì

các chỉ tiêu đánh giá rất khái quát

4.2 Phương pháp danh mục kiểm tra

Thep phương pháp này thì người đánh giá sử dụng một danh mụccác câu mô tả về hành vi thực hiện công việc của người lao động họ cónghĩa vụ đánh dấu vào những chỉ tiêu liên quan tới thực tế thực hiện côngviệc của người lao động, chỉ tiêu không gắn với công việc của người laođộng thì bỏ trống

Trong đó điểm cho đối tượng đánh giá xác định bằng trung bìnhcộng các mức điểm các câu được lựa chọn

* Ưu điểm: Dễ tổng hợp, dễ rà soát, dễ đạo tạo người đánh giá

* Nhược điểm: Mắc lỗi chủ quan, hành vi gần nhất Câu mô tả chung

thì phù hợp với nhiều loại công việc nhưng lại không phản ánh được tínhđặc thù của từng loại công việc.

4.3 Phương pháp ghi chép vào các sự kiện quan trọng

- Người đánh giá ghi lại theo cách mô tả những hành vi tích cực vàtiêu cực của người lao động theo từng yếu tố công việc và sử dụng nó làmcơ sở để xem xét mức độ hoàn thành công việc của người lao động

12/10 dập một đám cháy nhỏ kịp thời 3/11 Hút thuốc trong kho hoá chất

(Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực –THS.NGUYỄN VÂNĐIỀM&PGS.TS.NGUYÊN NGỌC QUÂN)

4.4 Phương pháp thang điểm đánh giá căn cứ vào hành vi

Là phương pháp tổng hợp các yếu tố của phương pháp mức thang điểmvà phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Theo phương pháp này,các hành vi đối với công việc được mô tả khách quan hơn, được trích ra từbản ghi chép các sự kiện quan trọng.

4.4.1 Thang đo kỳ vọng hành vi

Trong phương pháp này, các hành vi phụ thuộc vào công việc đượcphân loại theo từng yếu tố chủ yếu của thực hiện công việc Với mỗi yếutố, các hành THCV ở các mức độ từ xuất sắc nhất đến kém nhất có thể xảyra được sắp xếp theo một thang đo và sử dụng để đánh giá THCV củangười lao động Người đánh giá sẽ đánh dấu vào hành vi và các mức độphù hợp với hành vi của đối tượng được đánh giá.

* Ưu điểm : ít thiên vị hơn các thang đo đánh giá khác, tạo sự nhất trí

giữa người đánh giá, thuận lợi cho thông tin phản hồi.

* Nhược điểm : cần nhiều thời gian sức lực để xây dựng, khó khăn

cho ra quyết định nhân sự

4.4.2 Thang đo quan sát hành vi

Là phương pháp đòi hỏi người đánh giá mô tả tần số xảy ra của hànhvi ( liên tục , thường xuyên , thỉnh thoảng , hiếm khi , hay không bao

giờ)mà không cần quyết định xem chúng là tốt hay xấu.

* Ưu điểm : Thuận lợi cho thông tin phản hồi, cải thiện hành vi cho

người lao động để tăng hiệu quả lao động.

* Nhược điểm : Tốn thời gian, không thuận lợi cho ra quyết định

nhân sự.

4.5 Phương pháp so sánh.

Phương pháp so sánh là những phương pháp sử dụng để xác định vịtrí của một nguời lao động trong tập thể lao động dựa trên những chỉ tiêucần thiết Có nhiều phương pháp so sánh khác nhau nhưng cùng bản chất

đó là so sánh sự THCV của người lao động với các bạn cùng làm việc củahọ trong bộ phận

4.5.1 Phương pháp so sánh cặp

Theo phương pháp này, người đánh giá sẽ so sánh người được đánhgiá với từng người một trong cùng một bộ phận.

* Ưu điểm : Dễ sử dụng, phân biệt được các cá nhân về thành tích

công tác, để ra các quyết định quản lý.

* Nhược điểm : Bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người đánh

* Ưu điểm của phương pháp này : Dễ dàng cho việc đánh giá, tốn ít

thời gian , công sức

* Nhược điểm : Bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người đánh

giá, không thể áp dụng cho các loại công việc khác nhau.

Trường hợp áp dụng : Cho các cá nhân làm công việc tương đối giống nhau

4.5.3 Chia điểm

Phân chia một tổng số điểm cho nhân viên trong bộ phận Phươngpháp này giảm lỗi xu hướng bình quân, thái quá

4.5.4 Phương pháp phân phối bắt buộc

Người đánh giá phân loại nhân viên của mình theo tỷ lệ đặt trướcthành các loại khác nhau Giúp tránh lỗi trung bình, thái quá, nhưng khôngcho thấy sự chênh lệch giữa các nhân viên

4.6 Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật

Theo phương pháp này của người đánh giá viết một bài tường thuậtngắn mô tả sự hoàn thành công việc của cấp dưới Phương pháp này chútrọng đến hành vi theo thái cực trong công tác của nhân viên thật giỏihoặc thật dở hơn là sự hoàn thành công tác hàng ngày.

* Ưu điểm : Thuận lợi cho thông tin ngược * Nhược điểm :

- Khó sử dụng những thông tin này để ra quyết định quản lý - Không so sánh được với các nhân viên khác

- Phụ thuộc vào trình độ của người viết, để khắc phục nhược điểmnày ta có mẫu tường thuật

- Thiếu tính khách quan và tính chính xác

4.7 phương pháp quản lý bằng mục tiêu.

Là phương pháp trong đó nhân viên và người lãnh đạo trực tiếp cùngxây dựng các mục tiêu THCV cho thời ký trong tương lai và trên cơ sở đóngười lãnh đạo đánh giá sự nỗ lực của nhân viên và cung cấp thông tinphản hồi cho họ.

Quản lý theo mục tiêu chuyển trọng tâm đánh giá các đặc tính cánhân sang sự hoàn thành công tác, nhà quản trị trong phương pháp này chỉđóng vai trò cố vấn, tư vấn.

 Trình tự thực hiện

- Lãnh đạo và nhân viên phối hợp để sắp xếp các mục tiêu cho nhânviên trong khoảng thời gian nhất định.

- Định kì xem xét các tiến độ đạt được

- Cấp trên và cấp dưới gặp nhau cuối giai đoạn đánh giá để thảo luậnkết quả đạt được theo các mục tiêu đã nêu ra.

 Các yêu cầu cần đảm bảo

- Thoả thuận các mục tiêu chính phải được thực hiện trong từng thời kìtrong tương lai

- Thoả mãn các tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá đạt hiệu quả cao - Thoả thuận kế hoạch hoạt động, thời gian, cách làm để hoàn thành.- Gợi ý về các biện pháp, hướng dẫn thực hiện công việc.

- Giảm mức độ kiểm soát của nhà quản lý.

- Tăng sự tham gia phối hợp hoạt động giữa hai phía nhân viên và lãnhđạo

 Các hạn chế :

- Các đánh giá quá thiên về kết quả công tác do đó có thể dẫn đến nhânviên bất chấp thủ đoạn để đạt được mục đích Để khắc phục nhược điểmnày doanh nghiệp tổ chức tốt giáo dục về mặt đạo đức nghề nghiệp chotoàn bộ người lao động, thực hiện chế độ thưởng –phạt phân minh có căncứ khoa học, tạo sự công bằng trong đối xử…

- Chỉ áp dụng tốt cho các công việc mà các kết quả định lượng được Phạm vi áp dụng : áp dụng cho các công việc có tính sản xuất, công việcđược lên theo kế hoạch

Tóm lại, bảy phương pháp trên là những phương pháp điển hình chocông việc ĐGTHCV mà các công ty, các doanh nghiệp trên thế giới đangáp dụng Tuy nhiên không phải công ty nào cũng áp dụng tất cả cácphương pháp trên để đánh giá mà tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà cácdoanh nghiệp áp dụng phương pháp nào cho phù hợp để đạt kết quả caonhất cho doanh nghiệp mình

III XÂY DỰNG THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆNCÔNG VIỆC

Để thu được kết quả ĐGTH CV có hiệu quả cao, các tổ chức phảixây dựng cho mình một hệ thống đánh giá cho phù hợp Tiến hành quản lýhệ thống đánh giá đó một cách có hiệu quả sẽ nâng cao hiệu quả công tácquản lý trong tổ chức nhắm đạt đến các mục tiêu của tổ chức đó đề ra Việcxây dựng và quản lý hệ thống đánh giá bao gồm các công việc như sau :Lựa chọn phương pháp đánh giá và thiết kế mẫu phiếu Xác định chu kíđánh giá, đào tạo người đánh giá và cuối cùng là thông tin phản hồi tớingười lao động Tất cả các công việc đó đòi hỏi phải được chuẩn bị mộtcách chu đáo phù hợp với điều kiện của tổ chức việc xây dựng và quản lýmột hệ thống đánh giá đòi hỏi tổ chức phải quan tâm đến các vấn đề : Thiếtkế xây dựng, lựa chọn người quản lý và chi phí để thực hiện hệ thông đómới có thể đem lại hiệu quả cao

1.Lựa chọn phương pháp đánh giá và thiết kế.

Để đảm bảo sự công bằng và chính xác của việc ĐGTHCV trongdoanh nghiệp thì việc lựa chọn phương pháp ĐGTHCV và thiết kế phiếumẫu sao cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp là một vấn đề lớn Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nàocũng áp dụng nguyên phương pháp đánh giá và mẫu phiếu đã được thiết kế.Họ sẽ căn cứ vào từng điều kiện cụ thể để đưa ra các tiêu chuẩn thực hiệncông việc cho mẫu phiếu ĐGTHCV cho phù hợp Ngoài ra, việc lựa chọnphương pháp và thiết kế mẫu phiếu còn phụ thuộc vào mục tiêu quản lýngắn hạn hay dài hạn Nếu mục tiêu là ngắn hạn thì phương pháp và mẫuphiếu phải được thể hiện ở kết quả cụ thể mà doanh nghiệp đạt được trongkỳ, ngược lại nếu mục tiêu là dài hạn thì phương pháp và mẫu phiếu phảithể hiện hành vi phong cách của người lao động, nâng cao khả năng cạnhtranh phát triển thị phần.

2 Lựa chọn và đào tạo người đánh giá.

2.1 Lựa chọn người đánh giá

- Lựa chọn người đánh giá là một vấn đề rất quan trọng trong xâydựng và quản lý hệ thống đánh giá vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quảđánh giá Việc lựa chọn người đánh giá vì nó có ảnh hưởng trực tiếp tới kếtquả đánh giá Việc lựa chọn người đánh giá phụ thuộc vào bản chất côngviệc, cơ cấu tổ chức và quan niệm của người lãnh đạo Dù cho ai là ngườiđánh giá thì vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng và có thể thực hiệncông việc thành công hệ thống đánh giá Trách nhiệm đánh giá có thể traocho

+ Người lãnh đạo trực tiếp

+ Bạn cùng làm việc của người lao động + Người dưới quyền người lao động + Bản thân người lao động

+ Khách hàng + Nhóm đánh giá

2.2 Đào tạo người đánh giá và đối tượng đánh giá.

Sau khi lựa chọn người đánh giá thì việc tiếp theo cần phải thực hiện là đàotạo người đánh giá và đối tượng được đánh giá việc đào tạo này sẽ có tácdụng lớn tới việc giảm đi các hạn chế trong đánh giá làm tăng tính chínhxác của thông tin đánh giá Đồng thời nó còn là cơ sở để bảo vệ các kết quảđánh giá trước pháp luật nếu chương trình đào tạo được chấp nhận.

Khi người đánh giá và đối tượng được đánh giá không được đào tạo thìviệc đánh giá sẽ trở lên thiếu chính xác, mất đi sự công bằng và như vậykết quả đánh giá sẽ không được thừa nhận trên quan điểm pháp luật Đểtiến hành đào tạo người đánh giá và đối tượng được đánh giá cần quan tâmtới nội dung đào tạo, chi phí để thực hiện chương trình đào tạo Nội dungđào tạo bao gồm :

+ Đào tạo người đánh giá

+ Đào tạo người đánh giá về mặt kiến thức và kỹ năng đã sử dụngđược thành thạo các phương pháp đánh giá, cách thức xây dựng trên tiêuchuẩn đánh giá , trình tự, thủ tục đánh giá mà doanh nghiệp sử dụng

+ Đào tạo người đánh giá về kỹ năng quan sát, phân tích và đánh giácác sự việc, hành vi thái độ của người đánh giá.

+ Đào tạo kỹ năng giao tiếp, khả năng đánh giá, thuyết phục khảnăng tổ chức điều hành các buổi thảo luận đánh giá, phỏng vấn đánh giá,hướng dẫn ghi chép số liệu và đưa thông tin phản hồi có hiệu quả.

+ Giáo dục về ý nghĩa tầm quan trọng của ĐGTHCV nhằm nâng caotrách nhiệm của người đánh giá với công tác ĐGTHCV

Ngoài việc đào tạo người đánh giá tổ chức cần chú trọng đến việcđào tạo đối tượng được đánh giá.

Đào tạo đối tượng được đánh giá.

+ Đánh giá đối tượng đánh giá hiểu được tầm quan trọng của đánhgiá thực hiện công việc, nâng cao tinh thần hợp tác với người đánh giá.

+ Đào tạo kỹ năng kiến thức để có thể hiểu được các phương phápđánh giá, các tiêu chuẩn trong mẫu phiếu đánh giá để từ đó hợp tác vớingười đánh giá một cách tốt nhất.

3 Xác định chu kì đánh giá.

Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian giữa 2 lần đánh giá, chu ký đánh giádài hay ngắn phụ thuộc vào đặc điểm của công việc và các mục tiêu quảnlý Đối với người lao động mới vào làm việc thì chu kì đánh giá có thể bắtđầu từ ngày làm việc đến ngày đánh giá theo chu kì của tổ chức hoặc cóthể đến hết kỳ của hợp đồng mới tiến hành đánh giá Đối với những tổ chứclớn có nhiều công nhân thì việc đánh giá có thể không giống nhau ở cùngmột thời điểm giữa các bộ phận khác nhau, bởi nếu như vậy sẽ thiếu ngườiquản lý, xử lý hồ sơ dữ liệu, phỏng vấn đánh giá và gây đình trệ trong sảnxuất Chu ký đánh giá thường là 6 tháng hoặc 1 năm, có tổ chức đánh giánhân viên của mình theo từng tháng hay theo từng dự án Nhưng chu kì

đánh giá không nên quá lâu, bởi vì tổ chức cần phải có các thông tin trongquản lý và đánh giá cũng là một biện pháp để tạo động lực làm việc chongười lao động để đạt được mục tiêu của tổ chức.

4 Thông tin phản hồi

Sau khi có được kết quả đánh giá thực hiện công việc nhất thiết phảitổ chức cuộc gặp gỡ với người lao động để thảo luận về kết quả đánh giá vàcác biện pháp để cải thiện và nâng cao hiệu quả ĐGTHCV trong kỳ tới.Như vậy thông tin phản hồi có một ý nghĩa rất quan trọng trong công tácthông báo kết quả thực hiện công việc cho người lao động là sự công nhậnkết quả thực hiện công việc mà người lao động đã tiến hành, đồng thời đưara các giải pháp nhằm tiến hành nhằm cải thiện sự thực hiện công việc Nếukhông đưa thông tin phản hồi tới người lao động, họ sẽ luôn lo âu phấpphỏng về kết quả đánh giá thực hiện công việc đồng thời họ nghi nghờ kếtquả đó Điều đó sẽ dẫn đến một bầu không khí hoang mang lo sợ bao trùmvà kết quả là tinh thần nhân viên xuống thấp kết quả thực hiện công việckém nảy sinh nhiều vấn đề trong tổ chức

Cuộc gặp gỡ giữa người lao động và người có trách nhiệm đưa rathông tin phản hồi được gọi là cuộc phỏng vấn đánh giá Cuộc phỏng vấnđánh giá sẽ được tổ chức vào cuối kì đánh giá Tuy nhiên người có tráchnhiệm đưa ra thông tin phản hồi thường hay trì hoãn nhằm tránh phải đốimặt với những nhân viên đó chính là những người cần phải được tạo giúpđỡ hướng dẫn nhiều nhất để cải thiện việc thực hiện công việc trong kỳ tới.Như vậy ta thấy cơ sở đánh giá THCV một cách khoa học là phải bao gồmcác vấn đề sau :

- Việc tiến hành thực hiện công việc của cả thời kỳ chứ không phải làthời điểm nào

+ Tổ chức bộ máy đánh giá thực hiện công việc

+ Sử dụng phương pháp đánh giá khoa học, phù hợp với mục tiêucủa tổ chức.

- Đánh giá phải mang tính chính thức.

+ Đánh giá bằng văn bản, đánh giá công khai.+ Phải có chu kì đánh giá rõ ràng

+ Sau quá trình đánh giá phải có thông tin phản hồi cho người laođộng

- Các tiêu chuẩn đánh giá phải được xây dựng một cách khoa học vàchính xác

5.Vai trò của phòng nhân sự

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong công tác đánh giá thựchiện công việc tại công ty , bộ phận này tiến hành các nhiệm vụ chủ yếusau:

- Thiết kế toàn bộ chương trình đánh giá thực hiện công việc : xácđịnh người đánh giá , phương pháp đánh giá , xây dựng hệ thống tiêu chuẩn.Tất cả các công việc này cần phải được tiến hành phối hợp với các bộ phậnkhác trong công ty

- Hướng dẫn đào tạo người đánh giá để họ biết cách sử dụng hệ thốngđánh giá , và đào tạo các kỹ năng phỏng vấn đánh giá

- Tổng hợp các kết quả đánh giá, tiến hành nghiên cứu nhằm hoànthiện chương trình đánh giá đảm bảo hệ thống đáng tin cậy và hợp lý

- sủ dụng các kết quả đánh giá thực hiện công việc vào các quyết địnhnhân sự : lương thưởng , đào tạo phát triển….

CHƯƠNG II

GIỚI THIỆU VỀ CÔNGTY XUẤT NHẬP KHẨU THAN VÀ HỢPTÁC QUỐC TẾ - COALIMEX VÀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁA GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XNK THAN VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾI QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢNXUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY XNK THAN VÀ HTQT - COALIMEX

1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty XNK than vàHTQT- coalimex.

Công ty được thành lập từ ngày 01-01-1982 trên cơ sở chuyển côngty vật tư trực thuộc Bộ Điện Than thành công ty xuất nhập Than và CungƯng Vật Tư “Coalimex” ( trực thuộc bộ mỏ và than, sau đó trực thuộc bộnăng lượng) đến cuối năm 1994 là đơn vị thành viên của công ty than việtnam Ngày 25-12-1996 đổi tên thành công ty xuất nhập khẩu và hợp tácquốc tế “Coalimex” Tháng 1-2005 dưới sự lãnh đạo của Đảng Uỷ công tychuyển sang và bước đầu đi vào hoạt động theo mô hình công ty cổ phần,tập đoàn than việt nam giữ cổ phần chi phối với tên gọi: “Công ty cổ phầnvà xuất nhập khẩu than Việt Nam” Tổng giá trị xuất nhập khẩu hàng nămtăng trưởng bình quân từ 8-10%, việc làm đời sống vật chất cũng như tinhthần của CNVC được cải thiện và nâng cao năm sau cao hơn năm trước.Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng với đội ngũ Đảng viên đầy nhiệt huyếtvà đội ngũ CNVC trẻ, năng động phục vụ tốt nhiệm vụ hoạt động kinhdoanh theo đúng chủ trương nghị quyết của Đảng, thực hiện các cơ chế vàbiện pháp hữu hiệu trong quản lý kinh doanh phấn đấu xuât sắc kế hoạchsản xuất kinh doanh.

2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty xuất nhậpkhẩu than và hợp tác quốc tế.

2.1 Phòng hành chính quản trị

* Chức năng: Giúp giám đốc công ty quản lý, thực hiện công tác

hành chính, quản trị thông tin và ngoại vụ, công tác đầu tư xây dựng.

* Nhiệm vụ:

+ Nhiệm vụ văn thư + Nhiệm vụ lưu trữ + Nhiệm vụ photocopy + Nhiệm vụ quản trị + Nhiệm vụ mạng thông tin Fax + Nhiệm vụ lễ tân + Nhiệm vụ ngoại vụ + Nhiệm vụ lái xe + Nhiệm vụ thường tực cơ quan + Nhiệm vụ của nhàăn

+Nhiệm vụ làm vệ sinh cơ quan

2.2 Phòng tổ chức nhân sự.

* Chức năng: giúp giám đốc công ty thực hiện công tác tổ chức sảnxuất kinh doanh, quản lý cán bộ, công tác lao động tiền lương công tác đàotạo bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên, thanh tra nội bộ công tác bảo vệ cơquan.

* Nhiệm vụ:

+ Nhiệm vụ công tác tổ chức và đào tạo: Nghiên cứu xây dựngphương hướng kiện toàn tổ chức các phòng cơ quan công ty và các đơn vịtrực thuộc công ty

+ Nhiệm vụ quản lý về lao động và tiền lương: Lập kế hoạch, quảnlý và chỉ đạo, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về lao động và tiềnlương của công ty hằng năm Xây dựng quy chế trả lương cho người laođộng trong công ty.

+ Nhiệm vụ công tác thanh tra và bảo vệ - quân sự

2.3 Phòng xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế

* Chức năng: Giúp giám đốc công ty thực hiện công tác xuất khẩuthan và dịch vụ kinh doanh XNK khác Thực hiện công việc trong lĩnh vựchợp tác quốc tế của công ty.

2.5 Phòng xuất khẩu lao động:

Chức năng: giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện công tác đưangười việt nam đi lao động có thời hạn của nước ngoài và quản lý ngườilao động đang làm việc ở nước ngoài

Nhiệm vụ: Chủ động tìm kiếm các đối tác nước ngoài có nhu cầu sửdụng lao động việt nam và chủ động tìm kiếm nguồn lao động trong nướcđể đáp ứng với yêu cầu đó Lập kế hoạch về xuất khẩu lao động theo nhiệmvụ kế hoạch của công ty giao hàng năm cho phòng trình giám đốc công tyxem xét quyết định

3.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2 Nộp ngânsách

3 Thu nhậpbình quân

4 Tổng doanh

thu Đồng 170.088.026.038 210.750.350.654 304.397.333.059 287.986.365.947 408.000.000.000

Nhìn vào bảng hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy từ năm 2001-2005tổng doanh thu cuả công ty đã tăng lên rõ rệt từ 170.088.026.038 năm 2001lên đến 408.000.000.000 vào năm 2005 Cùng với tốc độ tăng của doanhthu lợi nhuận của công ty vì thiế cũng tăng mạnh năm2001 lợi nhuận củacông ty là 2,1 tỷ tăng thêm 0,53 tỷ vào năm 2002 nhưng đến năm 2005 lợinhuận của công ty đã đạt 6 tỷ đồng Lợi nhuận của công ty tăng làm chothu nhập của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng vì thế mà cũngđược cải thiện rõ rệt Năm 2001 thu nhập bình quân đầu người là 2.861ngđ/tháng đến năm 2005 thu nhập bình quân đã là 4.879 ngđ/tháng

Ta thấy trong thời gian qua công ty đã có bước phát triển mạnh mẽ vềmọimặt ngày càng có uy tín trên thị trường , đóng góp cho ngân sách nhànước ngày càng lớn.

B THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA CÔNG TYXUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾ COALIMEX

I ĐẶC ĐIỂM LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊNHÂN LỰC TẠI CÔNG TY

1.Đặc điểm về nguồn nhân lực

Trong suốt quá trình phát triển 25 năm qua của công ty nguồn nhânlực của công ty đã tăng lên cả về số lượng và chất lượng cùng với nguồnnhân lực khác như vốn, công nghệ nguồn nhân lực đã góp phần hoàn thànhkế hoạch sản xuất cũng như quy mô của công ty

1.1.Về số lượng lao động

( Nguồn : phòng tổ chức nhân sự- công ty xnk và htqt-coalimex)

Ta thấy số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty từ năm 2003đến năm 2005 số lượng lao động tăng không đáng kể, trong đó lao độngnam chiếm phần lớn Năm 2003 lao đông Nam chiếm 75,76% Năm 2004lao động Nam chiếm 73,3% Năm 2005 lao động Nam chiếm 71,76% Lao

động nữ có xu hướng gia tăng trong công ty khi năm 2003 lao động nữ chỉchiếm 24,24% , nhưng đến năm 2005 lao động nữ chiếm 28,24%

Điều này cho thấy tỷ lệ chênh lệch giữa nam và nữ đã được giảmđáng kể trong những năm vừa qua , việc phân biệt lao động nữ và lao độngnam trong công ty đã dần được xoá bỏ.

( Nguồn : phòng tổ chức nhân sự- công ty xnk và htqt-coalimex)

Trong những năm vừa qua chất lượng lao động của công ty được cảithiện một cách rõ rệt Năm 2003 chỉ có 137 cử nhân chiếm 69,19% Năm2004 số cử nhân đã tăng lên 142 người chiếm 68,93% và đến năm 2005 sốlượng cử nhân đã tăng lên là 153 người chiếm70,83% Số lượng cán bộcông nhân viên có trình độ trên đại học thay đổi không đáng kể, số lượngtốt nghiệp trung cấp đã giảm trong những năm qua, từ 15 người năm 1999giảm xuống chỉ còn 10 người

Để có được lượng cán bộ công nhân viên có trình độ như hiện nay làdo cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng được đào tạo và bồidưỡng đồng thời việc tuyển mộ tuyển chọn nhân viên mới và công ty ngàycàng đòi hỏi có trình độ cao

Về cơ cấu tuổi của đội ngũ lao động trong công ty được thể hiện quabiểu đồ sau :

Số cán bộ công nhân viên trong công ty đa số còn khá trẻ độ tuổi từ23 đến 31 tuổi chiếm 19% và độ tuổi từ 31 tuổi đến 42 tuổi chiếm 63% Tathấy tỷ lệ này là khá hợp lý, công ty cần người có kinh nghiệm, thâm niêncông tác nhưng không nên nhiều bởi vì ở độ tuổi cao người lao động

thường có sức ì lớn, không năng động và kém xông pha sáng tạo, số lượng

cán bộ công nhân viên ở độ tuổi từ 31-42 tuổi chiếm đa số (63%0 đây là độtuổi mà người lao động đã có độ chín và kinh nghiệm, trí tuệ cũng như tínhsáng tạo

Biểu đồ cơ cấu theo tuổi của cán bộ công nhân viên công ty năm 2005

Độ tuổi từ 23-30Độ tuổi từ 31-42Độ tuổi tư 43-55Lớn hơn 55

I HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1 Mục đích hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Hiện nay công ty đang tiến hành đánh giá thực hiện công việc vớimục đích tìm ra những tồn tại trong thực hiện công việc của nhân viên đểgiúp người lao động thực hiện công việc tốt hơn Đồng thời việc đánh giánày giúp cho người lãnh đạo có thể biết được khả năng thực hiện công việccủa nhân viên để phục vụ cho việc phân công đảm nhiệm công việc chủchốt cho các chương trình Bên cạnh đó đánh giá thực hiện của nhân viêncũng là cơ sở để khen thưởng va, nhằm kích thích nhân viên làm hăng sayhơn và giúp các nhà lãnh đạo ra quyết định nhân sự dễ dàng hơn.

2 Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc.

Các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện của nhân viên không được ghi rathành văn bản chính thức nhưng khi tiến hành đánh giá vẫn được dựa theohai tiêu thức chính

- Các tiêu chuẩn định lượng các chỉ tiêu về mức độ hoàn thành nhiệmvụ, trách nhiệm được giao và trình độ chuyên môn cần thiế

- Các tiêu thức định tính : Tác phong làm việc khả năng làm việc độclập và sự phối hợp trong công việc

Điều này được thể hiện rõ trong các quy định của công ty , các tiêuchuẩn về khen thưởng và các danh hiệu

Danh hiệu và tiêu chuẩn đối với với cá nhân công viên chức laođộng :

Lao động giỏi phải đạt các tiêu chuẩn :

- Thời gian làm việc công tác tại công ty ít nhất phải 9 tháng trở lêntrong một năm kế hoạch và ngày công làm việc bình quân 20 ngày /tháng

- Hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn đối với cá nhân được giao cóhiệu quả chất lượng trong công việc

- Chấp hành tốt các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật củanhà nước, quy định quy chế của các cấp

- Tích cực học tập chính trị nghiệp vụ

Chiến sĩ thi đua công ty phải đạt các tiêu chuẩn :

- Thời gian làm việc công tác tại công ty trong năm phải đủ 12 thángvà ngày công bình quân là 20 ngày / 1 tháng.

- Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao đạt năng suất hiệu quả caocó sáng kiến cải tiến hoặc hợp lý hoá được áp dụng trong công tác nghiệpvụ quản lý hoặc sản xuất kinh doanh

- Gương mẫu chấp hành các chủ trương đường lối của Đảng, phápluật của nhà nước, quy định quy chế của các cấp

Danh hiệu và tiêu chuẩn đối với tập thể

Tập thể lao động giỏi phải đạt các tiêu chuẩn sau : - Hoàn thành nhiệm vụ và kế hoạch được công ty giao

-Đơn vị được công nhận ít nhất 30% trở lên cá nhân công nhân viênchức lao động giỏi và cá nhân công nhân viên chức lao động bị kỉ luật ởmức phải chuyển công tác khác hoặc hạ bậc lương sa thải:

- Chấp hành các đường lối của Đảng pháp luật của nhà nước quyđịnh

Tập thể lao động xuất sắc phải đạt các tiêu chuẩn :

- Sáng tạo vượt khó khăn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao cótinh thần giúp đỡ, phối kết hợp với các phòng

- Gương mẫu đi đầu trong việc chấp hành các chủ trương đường lốicủa Đảng, pháp luật của nhà nước, quy chế của công ty

- Đơn vị có ít nhất 50% công nhân viên chức lao động được xét côngnhận danh hiệu lao động giỏi và có công nhân viên chức lao động trongđơn vị được xét công nhận chiến sĩ thi đua

Như vậy các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tại công ty đãphản ánh sự thực hiện công việc trên cả hai mặt các yếu tố liên quan đếncông việc và các yếu tố liên quan đến bản thân người thực hiện công việc.Các yếu tố này được chia làm hai nhóm đo lường được và không đo lườngđược Đối với nhóm đo lường được đã phần nào phản ánh chất lượng côngviệc còn về khối lượng công việc chưa được đề cập đến Căn cứ để xem xétmức độ thực hiện nhiệm vụ được giao là căn cứ vào bảng tiêu chuẩn thựchiện công việc Nhưng hiện nay công ty vẫn chưa xây dựng được bản tiêuchuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí Giám đốc công ty phân côngcông việc theo khả năng thực hiện công việc và trình độ của cán bộ trên cơsở đánh giá của lãnh đạo về cán bộ đó chứ chưa có một quy định rõ ràngnào về nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên cho nên việc đánh giá hoànthành nhiệm vụ đối với từng nhân viên là do lãnh đạo công ty dựa trên ýkiến chủ quan của mình để đánh giá chứ chưa dựa trên tiêu chuẩn thực hiệncông việc Điều này cũng ảnh hưởng đến độ chính xác khi đánh giá mức độhoàn thành nhiệm vụ của nhân viên, vì khi đánh giá chỉ căn cứ vào kết quảhoàn thành nhiệm vụ không đẻ ý khi giao nhiệm vụ người lãnh đạo chỉ rõnhiệm vụ cần được hoàn thành với thời gian và mức độ trách nhiệm nhưthế nào hay không

Hơn nữa đánh giá này thường chỉ xem xét tới mức độ hoàn thànhnhiệm vụ và ý thức chấp hành kỷ luật lao động một cách chung chungkhông đi sâu vào việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và cũng chưa theo mộttiêu chuẩn đánh giá nào, việc đánh giá thực hiện của công ty hiện nay đã cósự nhầm lẫn giữa đánh giá thực hiện công việc với công tác thi đua.

3 Đo lường sự thực hiện công việc

Phương pháp đánh giá trong công ty là chính thức , việc đánh giáthực hiện công việc trong công ty thông qua phương pháp đánh thang đođánh giá bằng đồ hoạ , điều này được thể hiện trong quy định trả lương trảthưởng cho cán bộ công nhân viên Cứ cuối tháng mỗi nhân viên đều đượcđánh giá quá trình làm việc của mình thông qua việc bình chọn để phân loạilao động , theo các loại sau: Loại A : Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đượcgiao, có hiệu quả và chất lượng cao gương mẫu chấp hành đầy đủ chínhsách pháp luật

Loại B : Hoàn thành nhiệm vụ được giao

Loại C : Chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao hoặc đã hoàn thànhnhiệm vụ còn có những vi phạm phải xử lý kỉ luật

Trong đó Loại A : hệ số bằng 1,loại B : hệ số bằng 0,8 loại A, loại C: hệ số bằng 0,6 loại A

Tuy nhiên các tiêu chuẩn này đo lường một cách hoàn toàn chủ quantheo kinh nghiệm bởi người đánh giá Đánh giá chỉ mang tính hình thức vìhầu hết các cá nhân viên tự đánh giá đều cho mình là tốt, các nhận xét củalãnh đạo chỉ chung chung không dựa trên những tiêu chuẩn thực hiện côngviệc rõ ràng.

Đồng thời nếu một nhân viên không gây ảnh hưởng xấu đối với đơnvị thì việc đánh giá là tốt của lãnh đạo đem lại lợi ích không chỉ cho nhânviên đó mà còn tốt cho cả tổ chức thì việc gì mà lãnh đạo không làm Điềunày được chứng minh ngay trong bảng phân loại lao động của công ty :

Bảng tổng hợp kết quả phân loại lao động một phòng ban của côngty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế( Năm 2005 )

Phòng tổchức nhânsự

4 người

hànhchính tổnghợp

100%85,7%100%Phòng kế

hoạch –Tài chính

100%100%100%Qua bảng phân loại lao động một số phòng ban trong công ty ta thấytỷ lệ người xếp loại A là rất lớn hầu hết là 100% Qua tìm hiểu nguyênnhân thì số lượng lao động không được xếp loại A này chủ yếu là do nghỉBHXH hoặc nghỉ thai sản chứ không phải do vi phạm các quy định, quychế trong quá trình thực hiện công việc

Nếu công ty tiếp tục áp dụng cách đánh giá này dễ mắc phải các lỗikhi đánh giá làm cho kết quả đánh giá không còn công bằng chính xác.Trênthực tế việc đánh giá mang nặng tính chủ quan của người lãnh đạo như hiệnnay của công ty cũng đã ảnh hưởng tới thái độ của nhân viên, tuy khôngđóng góp trực tiếp nhưng thấy sự không bình đẳng về kết quả đánh giá.Như vậy cần xác định một một phương pháp đánh giá phù hợp để xác địnhchính xác kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm khuyến khíchnhân viên làm việc.

Bảng tổng hợp kết quả phân loại lao động một phòng ban của côngty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế( Năm 2005 )

Phòng tổ chức nhân sự 4 người

100%100%100%Phòng hành chính tổng hợp

100%85,7%100%Phòng kế hoạch –Tài chính

100%100%100%Qua bảng phân loại lao động một số phòng ban trong công ty ta thấytỷ lệ người xếp loại A là rất lớn 100% Qua tìm hiểu nguyên nhân thì sốlượng lao động không được xếp loại A này chủ yếu là do nghỉ BHXH hoặcnghỉ thai sản chứ không phải do vi phạm các quy định, quy chế trong quátrình thực hiện công việc

4.Người đánh giá

Hiện nay đánh giá thực hiện công việc tại công ty chủ yếu do lãnhđạo đánh giá cho nhân viên còn những nhà lãnh đạo lại chưa được đánhgiá Việc lựa chọn người đánh giá chính thức hiện nay cho công ty là cầnthiết để có thể tiến hành đánh giá được cho cả nhân viên và người lãnh đạo.Đồng thời người đánh giá phải được đào tạo về những kiến thức và kỹ năngcần thiết để phục vụ cho việc đánh giá.

5.Chu kỳ đánh giá.

Công ty duy trì đánh giá thông qua các buổi giao ban hàng tháng.Trong các cuộc họp lãnh đạo xem xét tình hình thực hiện công việc chungcủa toàn công ty sau đó nhận xét sự thực hiện công việc của từng cán bộ

nên những mặt tích cực và chưa tích cực trong thực hiện công việc củatừng nhân viên để góp ý cho việc thực hiện công việc tiếp theo Đối vớimỗi nhân viên, lãnh đạo lại xem xét theo những tiêu thức khác nhau Cáctiêu thức do lãnh đạo công ty đưa ra căn cứ vào đòi hỏi mức độ hoàn thànhcông việc nhưng chưa có các tiêu chuẩn cụ thể Việc đánh giá này chủ yếudo lãnh đạo thực hiện có sự tham gia trực tiếp của nhân viên đó và tập thểcán bộ công ty cho nên có tính công khai Tuy nhiên với chu kỳ đánh giánhư hiện nay trong thời gian ngắn như vậy đôi khi toàn bộ quá trình làmviệc cũng như kết quả thực hiện công việc không đươc phản ánh đầy đủ dođó dễ dẫn đến kết quả đánh giá THCV là không chính xác

6 Thông tin phản hồi

Sau khi họp xét đánh giá thực hiện công việc hay phân loại lao động,lãnh đạo phụ trách mỗi đơn vị sẽ có trách nhiệm thông báo kết quả chotừng người trong đơn vị trong các buổi nói chuyên môn Mọi ý kiến thắcmắc về kết quả phân loại sẽ được cán bộ phụ trách giải đáp, nên chưa thoảmãn thì có thể kiến nghị lên văn phòng công ty để đề nghị xem xét, tuynhiên trường hợp này rất hiếm vì phần lớn kết quả phân loại thường caohơn sơ với việc thực hiện công việc thực tế của người lao động Như vậyhàng tháng người lao động chỉ được thông báo về kết quả phân loại laođộng của mình mà không được đưa ra có lý do cụ thể vè kết quả xếp loạiđó Do công tác thông tin phản hồi yếu kém như vậy nên người lao độngkhông có điều kiện để nêu ra những khó khăn của họ trong quá trình thựchiện công việc cũng như không nhận được những chỉ dẫn cụ thể để khắcphục những khó khăn đó.

II CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY

1.Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Công ty đã tiến hành tổ chức thực hiện theo các hình thức đào tạophong phú đa dạng như : Đào tạo dài hạn , đào tạo cơ bản ngắn hạn, đào

tạo tại chỗ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ các chuyên nghành …với quymô trong toàn công ty ở cả trong và ngoài nước.

*Đối với đào tạo trong nước

- Công ty coi đây là cơ sở, nền tảng để đào tạo bồi dưỡng đội ngũcán bộ công nhân viên chức đủ trình độ đáp ứng yêu cầu phát triển củacông ty, đảm bảo cho sự phát triển của công ty Công ty chủ chương đàotạo và bồi dưỡng ngay tại các lớp công ty tự mở và ở tại các trường đào tạochính quy trong nước

Đối với các lớp do công ty tự mở nhằm bồi dưỡng nâng cao trình độcho cán bộ công nhân viên trong công ty đã có trình độ, để đáp ứng vớiđiều kiện kinh doanh mới, được khai giảng hàng năm, mỗi năm trung bìnhđào tạo khoảng 5- 7cán bộ công nhân viên, trong đó chủ yếu là nhân viênphòng xuất nhập khẩu

Đối với những cán bộ được gửi đi học ở các trường chính quy trongnước, thường là những người có thâm niên công tác ở công ty từ 3 năm trởlên cần phải đào tạo thêm trình độ chuyên môn cơ bản để có thể làm việc ởvị trí mới hoặc vẫn làm ở vị trí cũ nhưng phải đáp ứng được yêu cầu caohơn của công ty Trong năm 2005 công ty đã gửi đi 5 cán bộ công nhânviên thuộc phòng xuất khẩu và phòng hành chính tổng hợp đến các cơ sởđào tạo chính quy trong nước

Đào tạo nước ngoài

- Công ty đào tạo ngoài nước được thực hiện bằng nhiều hình thứcvà cấp độ đào tạo khác nhau Đối với các chuyên nghành đặc thù các cơ sởđào tạo khác nhau Đối với các chuyên nghành đặc thù các cơ sở đào tạotrong nước chưa có khả năng đảm nhiệm Do vậy việc gửi học viên đi đàotạo, huấn luyện các chuyên ngành ở nước ngoài theo các chương trình hợptác khác nhau sẽ ngày càng phát triển ở công ty Trong đó việc đào tạo chocán bộ quản lý rất được chú trọng ở tất cả các bộ phận phòng ban Trongnăm 2005 đã có một thạc sỹ được đào tạo ở Nhật Bản và 2 cán bộ quản lý

hành chính , 1 cán bộ phòng xuất nhập khẩu được đào tạo tại các trung tâmtập huấn Nhật Bản.

- Nhìn chung hoạt động đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực là tươngđối mạnh, hầu hết các cán bộ đã trải qua các khoá đào tạo, nhưng việc đàotạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực ở công ty vẫn tồn tại nhiều hạn chế Việcđào tạo và bồi dưỡng cán bộ còn mang nặng hình thức, chỉ chú trọng đàotạo bằng cấp, chưa chú ý đến đào tạo kỹ năng chuyên nghiệp Ví dụ như kỹnăng soạn thảo văn bản hoặc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu là nhữngkĩ năng hết sức cần thiết cho hoạt động hàng ngày của công ty nhưng chưacó cán bộ nào được cử đi đào tạo các nghiệp vụ này, cán bộ thực hiện côngviệc chủ yếu tự học hỏi công việc thực tế.

2 Thù lao lao động

Thù lao lao động là một hoạt động quan trọng trong bất kì tổ chứcnào Các chính sách thù lao nhằm khuyến khích người lao động đóng gópkhả năng của mình vào thực hiện công việc Hệ thống trả lương, trả thưởngtrong công ty được tổ chức khá linh hoạt, khuyến khích sự tham gia nhiệttình của người lao động trong thực hiện công việc Thù lao bao gồm thù laomang tính chất tài chính và thù lao mang tính chất phi tài chính.

Bảng tạm ứng tiền lương trong tháng 8 năm 20005

Đợt 1

STT Các ban

Hệ sốlương205/CPvà PC

Hệ sốlươngkhoáncá nhân

Hệ số kđiềuchínhlươngkhoán

LươngNĐ205/CPvà PC

Lươngkhoán

Ngàycông

Tổnglương thờigian

1 Ban giámđốc

Ngoài ra cán bộ công nhân viên công ty còn nhận được các khoảnthưởng khác ngoài lương khi các đơn vị, phòng ban hoàn thành chỉ tiêu

Khoản thưởng cho mỗi đơn vị, phòng ban phụ thuộc vào mức độhoàn thành công việc của mỗi đơn vị đó, còn mức thưởng cho mỗi cá nhânphụ thuộc vào thời gian làm việc, hệ số lương khoán và hệ số k điều chỉnhlương khoán của mỗi người