34 8 THAM LUẬN “ĐÀ NẴNG HOÀN THÀNH CHỈ TIÊU LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TIẾN TỚI CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ” Sở Nội vụ TP Đà Nẵng Chúng ta biết rằng, làm việc qua mạng với văn bản điện tử đó là xu hướ.
34 THAM LUẬN “ĐÀ NẴNG HOÀN THÀNH CHỈ TIÊU LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TIẾN TỚI CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ” Sở Nội vụ TP Đà Nẵng Chúng ta biết rằng, làm việc qua mạng với văn điện tử xu hướng tất yếu cơng chuyển đổi số Trong đó, nội dung quan trọng chuyển đổi số quan hành nhà nước thơng qua việc thay đổi cách thực công việc từ thủ công truyền thống (ghi chép sổ sách, văn giấy, họp trực tiếp ) chuyển sang phương thức làm việc qua mạng với họp trực tuyến, sử dụng văn điện tử Một điểm công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ sử dụng văn điện tử lập hồ sơ điện tử Đây nội dung quan trọng, có tính đột phá cơng tác văn thư nhằm tạo môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp, giảm chi phí, thời gian cơng sức; làm sở cho việc chuyển đổi số, xây dựng quyền điện tử Quyết định số 458/QĐTTg Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” đặt mục tiêu mang tính chất định cho công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) điện tử, đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ quan nhà nước tạo lập dạng điện tử Để hoàn thành mục tiêu này, đòi hỏi quan phải chuyển đổi số mạnh mẽ, phải xử lý, giải 80% văn bản, hồ sơ hồn tồn mơi trường mạng Nhận thức vai trị, tầm quan trọng đó, thời gian qua, thành phố Đà Nẵng tâm, tăng cường đẩy mạnh việc sử dụng văn điện tử, lập hồ sơ điện tử quản lý, điều hành xử lý giải công việc Kết đạt - Đến tháng năm 2022, tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử thành phố Đà Nẵng đạt mức 89%, tăng từ mức 05% vào cuối năm 2019 Với kết này, thể việc gần quan hành thành phố chuyển đổi từ phương thức làm việc thủ công sang điện tử - 100% văn văn đi, đến đăng ký, quản lý tập trung Phần mềm Quản lý Văn điều hành dạng điện tử y từ giấy sang điện tử (năm 2021 có 1.325.059 văn đến điện tử 438.816 văn điện tử; tính đến ngày 20/6/2022, có 438.816 văn đến 198.930 văn điện tử) - 100% văn gửi liên thông Phần mềm Quản lý văn điều hành, sở quan trọng đảm bảo nguồn liệu đầu vào quan, đơn vị định dạng điện tử - 100% quan, đơn vị triển khai lập hồ sơ công việc điện tử với tham gia 100% công chức tham mưu giải công việc Với kết này, thành phố Đà Nẵng hoàn thành tiêu tạo lập văn điện tử lập hồ sơ điện tử Chính phủ giao Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử 35 quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; tạo lập liệu số tiến tới chuyển đổi số công tác lưu trữ thành phố Cách thức thực để đạt mục tiêu Để đạt kết nêu thể quan tâm, tâm lãnh đạo thành phố Đà Nẵng, lãnh đạo quan việc đầu tư sở hạ tầng, trang thiết bị, hệ thống phần mềm, giải pháp cơng nghệ bố trí nhân lực; cố gắng, nỗ lực lớn công chức, người lao động quan hành thành phố hiệu công tác tham mưu quản lý nhà nước cơng tác VTLT thơng qua hình thức sau: Thứ nhất, ban hành văn đạo, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử: Để quan có sở thuận lợi việc triển khai lập hồ sơ điện tử, từ năm 2021 đến nay, Sở Nội vụ tham mưu UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố ban hành nhiều văn quy định tiêu, thời gian hoàn thành lập hồ sơ điện tử; công văn đạo lập hồ sơ điện tử Sở Nội vụ ban hành 15 văn hướng dẫn, đôn đốc quan lập hồ sơ điện tử Thứ hai, công nghệ tảng then chốt cho việc tạo lập hồ sơ công việc điện tử Với tự chủ việc xây dựng, phát triển Hệ thống thông tin quyền điện tử bao gồm Phần mềm Quản lý văn điều hành hệ sinh thái kèm theo, thành phố Đà Nẵng đảm bảo tảng công nghệ cho việc triển khai đồng giải pháp từ nhận, xử lý văn điện tử đến lập, lưu trữ hồ sơ công việc điện tử Từ năm 2017, phân hệ lập hồ sơ công việc điện tử xây dựng Ngay Quyết định 458 Thủ tướng ban hành, chức quan trọng yêu cầu công chức, viên chức phải lập hồ sơ điện tử từ thời điểm dự thảo văn bổ sung Các công nghệ, ứng dụng ký số nâng cấp liên tục ký số trực tiếp SIM điện thoại, ký số trực tiếp PDF công nghệ ký số word tạo thuận tiện cho lãnh đạo cấp việc chuyển đổi phương thức làm việc Thành phố áp dụng công nghệ nhận dạng tự động hỗ trợ cho việc lập hồ sơ công việc với văn đến, cơng nghệ robot thơng báo tình hình lập hồ sơ cơng việc cho lãnh đạo cấp Tất giải pháp công nghệ tạo chuyển biến đột phá thay đổi cách thức làm việc công chức, viên chức cấp đảm bảo đạt tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử Thứ ba, tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn trực tiếp cho quan Từ năm 2021 đến nay, Sở Nội vụ tổ chức 07 lớp tập huấn (trực tuyến trực tiếp) hướng dẫn lập hồ sơ điện tử Phần mềm Quản lý văn điều hành cho 1.036 lượt công chức quan Đối với lớp trực tuyến, Sở Nội vụ thực ghi âm, ghi hình giảng gửi văn thông báo địa đăng tải giảng đến quan để thuận lợi việc theo dõi, thực lập hồ sơ điện tử Đồng thời, Sở Nội vụ cử công chức hướng dẫn nhiều quan, đơn vị để tập huấn chuyên sâu lập hồ sơ điện tử Thứ tư, thực kiểm tra đánh giá xếp loại cơng tác VTLT trọng nội dung lập hồ sơ điện tử Từ năm 2011 đến nay, thành phố Đà Nẵng thực đánh giá, xếp loại kết thực công tác VTLT hàng năm để thúc đẩy 36 thi đua, nỗ lực quan Để quan quan tâm, tập trung lập hồ sơ điện tử, năm 2021, Sở Nội vụ tham mưu UBND thành phố điều chỉnh Bộ tiêu chí đánh giá, tiêu chí lập hồ sơ điện tử trọng số quan trọng (chiếm 18/100 điểm) lấy tiêu chí tiêu chí khống chế kết xếp loại (ví dụ: Cơ quan đạt 90 điểm, đủ xếp loại xuất sắc không đạt 13/18 điểm lập hồ sơ, bị hạ xuống loại tốt) Kkết xếp loại VTLT năm 2021, có 10 quan bị hạ loại bị khống chế điểm lập hồ sơ Vì vậy, để có thứ hạng cao công tác VTLT hàng năm, yêu cầu quan phải trọng, thực tốt việc lập hồ sơ điện tử Bên cạnh đó, nhiều quan, đơn vị lấy kết lập hồ sơ điện tử tiêu chí đánh giá, xếp loại công chức, viên chức hàng tháng Biện pháp để Đà Nẵng chuyển đổi số công tác lưu trữ Mặc dù sớm đạt tiêu việc lập hồ sơ điện tử thành phố Đà Nẵng cịn hạn chế chất lượng lập hồ sơ điện tử chưa tốt Nguyên nhân tâm lý chưa yên tâm quản lý hoàn tồn văn bản, hồ sơ mơi trường mạng nên số quan vừa hình thành văn điện tử vừa hình thành văn giấy; lãnh đạo quan chưa thực tâm việc thay phương pháp quản lý, điều hành từ giấy sang điện tử Do đó, thành phố ln xác định tư tưởng không chủ quan, lơ với kết đạt được, cần tiếp tục tập trung thực số biện pháp thời gian đến để lãnh đạo quan tâm cao việc sử dụng chữ ký số, văn điện tử, thay đổi phương thức làm việc từ giấy sang điện tử; trì tiêu nâng cao chất lượng lập hồ sơ điện tử, đồng thời đẩy mạnh thực chuyển đổi số công tác lưu trữ Các biện pháp cụ thể sau: Một là, thành phố tiếp tục đề xuất, kiến nghị quan có thẩm quyền hoàn thiện thể chế quy định liên quan để tạo hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ điện tử Hai là, tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống cơng nghệ thơng tin có, đảm bảo phục vụ tốt cho trình xử lý công việc, văn bản; áp dụng công nghệ nhận dạng chữ viết (OCR), cơng nghệ trí tuệ nhân tạo đọc hiểu văn (NLP); đề xuất cấp chữ ký số cá nhân cho công chức chuyên môn giải công việc… để tăng mức độ xác, hiệu văn điện tử, hồ sơ điện tử Ba là, khẩn trương xây dựng, hình thành triển khai Kho lưu trữ số thành phố Đà Nẵng Thực tế nay, liệu lưu trữ rải rác hệ thống Lưu trữ lịch sử thành phố Do đó, hình thành Kho lưu trữ số để tích hợp, quản lý thống nguồn liệu điện tử mục tiêu quan trọng chuyển đổi số công tác lưu trữ Để thực mục tiêu trên, thành phố xây dựng “Đề án xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử kho lưu trữ số thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030” Bốn là, xác định người nhân tố then chốt để thực thành cơng chuyển đổi số, thành phố thực liên tục, đồng nhiều hình thức tuyên truyền, phổ biến, đào tạo, hướng dẫn VTLT điện tử đến công chức, viên chức, người 37 lao động để cập nhật thông tin, kiến thức thay đổi cách thức làm việc môi trường điện tử Trên nội dung tham luận “Đà Nẵng hoàn thành tiêu lập hồ sơ điện tử tiến tới chuyển đổi số công tác lưu trữ” Sở Nội vụ Hội nghị trực tuyến sơ kết công tác 06 tháng đầu năm 2022 ngành Nội vụ./ ... thay đổi cách thức làm việc môi trường điện tử Trên nội dung tham luận “Đà Nẵng hoàn thành tiêu lập hồ sơ điện tử tiến tới chuyển đổi số công tác lưu trữ” Sở Nội vụ Hội nghị trực tuyến sơ kết công. .. việc lập hồ sơ điện tử Bên cạnh đó, nhiều quan, đơn vị lấy kết lập hồ sơ điện tử tiêu chí đánh giá, xếp loại công chức, viên chức hàng tháng Biện pháp để Đà Nẵng chuyển đổi số công tác lưu trữ... lập hồ sơ điện tử, từ năm 2021 đến nay, Sở Nội vụ tham mưu UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố ban hành nhiều văn quy định tiêu, thời gian hoàn thành lập hồ sơ điện tử; công văn đạo lập hồ