70 17 THAM LUẬN “THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TỈNH QUẢNG NGÃI” Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Tỉnh Quảng Ngãi được tái lập năm 1989 từ tỉnh Nghĩa Bình (cũ) Hiện nay dân số 1,24 triệ.
70 17 THAM LUẬN “THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TỈNH QUẢNG NGÃI” Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Tỉnh Quảng Ngãi tái lập năm 1989 từ tỉnh Nghĩa Bình (cũ) Hiện dân số 1,24 triệu người, 13 đơn vị hành cấp huyện, 173 đơn vị hành cấp xã Tỉnh Quảng Ngãi nằm vùng kinh tế trọng điểm miền Trung, có Cảng biển nước sâu Dung Quất đầu mối tiếp cận với nước khu vực Đơng Nam Á, có nguồn tài ngun thiên nhiên phong phú,…Với điều kiện vị trí này, tỉnh Quảng Ngãi tiếp tục phát triển ngày bền vững Trong trình phát triển, quan, tổ chức tỉnh Quảng Ngãi sản sinh hệ thống tài liệu lưu trữ vơ q giá, ghi lại tồn tình hình kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng tỉnh Khối tài liệu lưu trữ có giá trị tầm quan trọng đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc nói chung phát triển kinh tế xã hội tỉnh nhà nói riêng Để phát huy giá trị tầm quan trọng đặc biệt, tài liệu lưu trữ phải chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn phục vụ sử dụng mục đích, kịp thời Như vậy, hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhiệm vụ ngành lưu trữ Từ nhiều năm qua, để tổ chức thực hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều đề án, kế hoạch, quy định chỉnh lý tài liệu lưu trữ như11: Đề án chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn; định mức chỉnh lý; đồng thời trực tiếp ban hành văn hướng dẫn áp dụng quy định, quy trình chỉnh lý; … Qua tạo hành lang pháp lý góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng chỉnh lý tài liệu Hàng năm, quan, tổ chức tỉnh Quảng Ngãi đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ; kết hàng ngàn mét tài liệu tồn đọng chỉnh lý khoa học, xây dựng sở liệu (cơ sở liệu: phông, mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, văn số hóa); qua thuận lợi cho việc bảo quản an toàn, tổ chức phục vụ sử dụng hiệu quả, hủy tài liệu hết giá trị, giải phóng kho tàng Khi nói đến hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi, phải nói đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đây đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi (tiền thân Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn 11 Quyết định số 2359/QĐ-UBND ngày 25/10/2007 UBND tỉnh ban hành Kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2008 - 2010; Chỉ thị số 13/CT-UBND ngày 26/10/2017 UBND tỉnh việc tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi; Quyết định số 123/QĐ-UBND ngày 20/02/2019 UBND tỉnh việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2030; Quyết định số 142/QĐ-UBND ngày 25/01/2021 UBND tỉnh việc phê duyệt định mức chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy; Công văn số 796/SNV-CCVTLT ngày 28/5/2014 Sở Nội vụ ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND cấp huyện; Công văn số 202/SNV-CCVTLT ngày 07/02/2017 Sở Nội vụ việc khắc phục tồn tại, hạn chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Công văn số 2069/SNVCCVTLT ngày 15/9/2021 Sở Nội vụ hướng dẫn thực quy định chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy 71 phòng UBND tỉnh thành lập năm 1998) Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp với quan, tổ chức để giải khoảng ngàn mét tài liệu lưu trữ tồn đọng hỗ trợ nghiệp vụ chuyên sâu Để quản lý, điều hành hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành nhiều quy định, quy trình, hướng dẫn, định mức nội như: (1) định mức sản phẩm phần việc (phân loại, lập hồ sơ, xếp văn hồ sơ, đánh số tờ, nhập mục lục hồ sơ, nhập mục lục văn bản, kiểm tra tả sở liệu…) cho loại hình tài liệu, (2) định mức khoán sản phẩm ngồi hành chính, (3) quản lý chỉnh lý tài liệu có độ mật, (4) cam kết thực bảo vệ bí mật Nhà nước nhân viên, (5) quản lý vật dụng thiết bị chỉnh lý, (6) sổ theo dõi tiến độ chỉnh lý tập thể nhóm cá nhân, (7) bảng theo dõi hoạt động chỉnh lý hàng năm Trung tâm, (8) bảng theo dõi tiến độ chỉnh lý quan, (9) hướng dẫn cập nhật sở liệu, (10) quy trình nghiệm thu chất lượng,… Tất văn cụ thể nên dễ dàng vận dụng, thực Qua hỗ trợ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý, kiểm tra, giám sát chặt chẽ nghiệm thu kết hoạt động chỉnh lý quy định Đặc biệt, hoạt động chỉnh lý, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đặt mục tiêu phải “khôi phục hồ sơ công việc” với trình phát sinh, giải quyết, kết thúc cơng việc Vì vậy, hồ sơ đảm bảo chất lượng, thuận lợi việc thu thập, quản lý, bảo quản phục vụ nghiên cứu Lưu trữ lịch sử tỉnh Lưu trữ quan Đối với “hồ sơ, tài liệu hết giá trị” thống kê thành “Danh mục tài liệu hết giá trị năm”, ghi rõ vị trí trùng thừa văn lý xác định hồ sơ hết giá trị (kèm điều, khoản, điểm quy định không giá trị, hết giá trị) Vì vậy, hỗ trợ Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Sở Nội vụ việc thẩm tra, định hủy tài liệu hết giá trị Bên cạnh đó, tập thể viên chức, người lao động Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi nỗ lực phấn đấu, chấp hành nghiêm quy định, quy chế, đoàn kết hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ Những năm gần đây, với chủ trương xã hội hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ Một số tổ chức, doanh nghiệp ngồi tỉnh tích cực tham gia hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi, qua tỉnh giải tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng Kết với hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi tổ chức, doanh nghiệp chỉnh lý hoàn chỉnh gần 21.000 mét tài liệu tồn đọng12, đồng thời kết hợp xây dựng sơ liệu tài liệu lưu trữ13; thẩm tra hoàn thành thủ tục hủy 1.529 mét tài liệu hết giá trị14 Để đạt kết này, trước tiên có quan tâm UBND tỉnh Quảng Ngãi, đạo sâu sát Sở Nội vụ; phối hợp Sở, ban ngành UBND huyện, thị xã, thành phố Cơ quan cấp tỉnh: 10.605 mét; quan cấp huyện: 9.576 mét tài liệu; cấp xã: 437 mét tài liệu Xây dựng sơ liệu tài liệu lưu trữ 388.559 MB (cơ quan cấp tỉnh: 148.631MB; quan cấp huyện: 135.179 MB, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: 104.749 MB) 14 Thẩm tra hoàn thành thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 46 quan (gồm 32 quan cấp tỉnh, 14 quan cấp huyện) 12 13 72 Bên cạnh kết đạt được, hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi số tồn sau: - Cũng nhiều tỉnh, thành nước, tỉnh Quảng Ngãi có lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng lớn15 Trong thời gian ngắn, đồng loạt giải chắn chất lượng việc chỉnh lý tài liệu không đảm bảo Do vậy, để giải tình trạng này, bên cạnh việc đạo quan, tổ chức thực nghiêm túc quy định lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi tiếp tục lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ với thời gian, lộ trình, phương pháp phù hợp tình hình thực tế - Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy thực theo hướng dẫn Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001: 2000; Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy Tuy nhiên, với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin chuyển dịch từ văn thư, lưu trữ truyền thống sang văn thư, lưu trữ điện tử, nên nhiều điều khoản quy định, hướng dẫn văn khơng cịn phù hợp Nên trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi nghiên cứu, ban hành số hướng dẫn riêng vừa để thực thống nhất, vừa tính tốn đón đầu quy định quan có thẩm quyền nhằm hạn chế tối thiểu việc phải điều chỉnh lại sau - Tại Quảng Ngãi, qua kết tra, kiểm tra việc tổ chức thực hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp Do mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp, lực hạn chế người hành nghề nên số tổ chức, doanh nghiệp bỏ bớt thực khơng bước quy trình chỉnh lý Vì chất lượng hồ sơ, tài liệu không đảm bảo, ảnh hưởng đến việc thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử ảnh hưởng đến việc thẩm tra, định hủy tài liệu hết giá trị16 Trước tình trạng này, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi ban hành Công văn số 2069/SNV-CCVTLT ngày 15/9/2021 Sở Nội vụ hướng dẫn thực quy định chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy Xuất phát từ tình hình thực tế, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi kiến nghị Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tham mưu Bộ Nội vụ số nội dung sau: - Tiếp tục hướng dẫn thực giải dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng đề án, kế hoạch (cụ thể: đảm bảo thời gian, lộ trình chỉnh lý phù hợp với nguồn kinh phí, nguồn nhân lực; đảm bảo giải số lượng tài liệu tồn đọng phù hợp với quy trình, định mức, ngày cơng chỉnh lý) - Sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện quy định hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ; cụ thể: (1) quy định trách nhiệm quan quản lý nhà nước; quy định trách Văn phòng UBND huyện Ba Tơ, UBND huyện Trà Bồng, UBND huyện Tư Nghĩa, Kho bạc huyện Tư Nghĩa, Chi cục thuế huyện Mộ Đức, Chi cục Thuế Khu vực Quảng Ngãi - Sơn Tịnh 16 73 nhiệm quan chủ sở hữu tài liệu; quy định trách nhiệm tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý; mối quan hệ trách nhiệm 03 tổ chức cần rõ ràng, chặt chẽ; (2) quy định cụ thể quy trình, phương pháp tra, kiểm tra Sở Nội vụ; đồng thời, quy định chế tài cụ thể để xử lý bồi thường với hành vi vi phạm thất kinh phí; (3) quy định lực (các cấp độ lực) doanh nghiệp lực (các cấp độ lực) cá nhân hành nghề; (4) quy định quy trình định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý loại hình tài liệu (tài liệu hành chính; tài liệu xây dựng bản; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu ghi âm, ghi hình); (5) quy định giám sát, nghiệm thu kết hoạt động chỉnh lý… Các quy định cụ thể, rõ ràng, chặt chẽ sở pháp lý để quan, tổ chức liên quan thực tốt chức năng, nhiệm vụ - Tổ chức Hội nghị, Hội thảo chuyên đề chỉnh lý tài liệu để quan quản lý nhà nước lưu trữ, tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm Trên chia sẻ Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi chuyên đề “Thực tiễn hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi” với tinh thần trao đổi, học hỏi./ ... hội hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ Một số tổ chức, doanh nghiệp ngồi tỉnh tích cực tham gia hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi, qua tỉnh giải tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng... lưu trữ tồn đọng Kết với hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi tổ chức, doanh nghiệp chỉnh lý hoàn chỉnh gần 21.000 mét tài liệu tồn đọng12, đồng thời... thuật chỉnh lý loại hình tài liệu (tài liệu hành chính; tài liệu xây dựng bản; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu ghi âm, ghi hình); (5) quy định giám sát, nghiệm thu kết hoạt động chỉnh lý? ??