Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

Luận vă n tốt nghi ệp LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, kinh tế, xã hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thông tin sau cách mạng quản lý, từ hai thập kỷ giới bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin bước vào tất lĩnh vực, chiếm vị trí quan trọng xã hội Cùng phát triển với khoa học cơng nghệ, hoạt động quản lý có nhiều đổi theo xu đại hoá đáp ứng yêu cầu ngày cao xu hội nhập phát triển kinh tế Công nghệ thông tin ngày phát triển, có nhiều phát minh sáng chế ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao động, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần người Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp phát triển nông thơn có địa bàn hoạt động rộng khắp nước, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý thực cần thiết Xuất phát từ thực tiễn tình hình thực cơng tác văn phịng Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp, em mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trọng tâm chuyên đề nhằm đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Viện số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động tổ chức quản lý Ngoài lời mở đầu phần kết luận, nội dung chuyên đề gồm phần chính: Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp Phần I: Nhận thức chung văn phịng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Phần II: Khái quát tổ chức hoạt động Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Phần III: Thực trạng giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp Để có chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, nỗ lực cố gắng thân, em nhận giúp đỡ nhiệt tình quan thực tập nhà trường thầy cô giáo Em xin bày tỏ cảm ơn chân thành tới cô cán công tác Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp thầy cô giáo Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn – GS.TS Trần Minh Tuấn bảo tận tình giúp em hồn thành chun đề Mặc dù có nhiều cố gắng song cịn hạn chế kiến thức thời gian, nên không khỏi có thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp q báu thầy để giúp em hoàn thiện chuyên đề bổ sung kiến thức cho thân Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp CHƢƠNG I NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHÒNG I - NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN PHÒNG Khái niệm văn phòng Văn phòng phận nằm tổ chức máy quan, đơn vị, tổ chức có chức trợ giúp cho nhà quản lý việc xử lý thông tin định Hiện có nhiều cách nhìn nhận văn phòng Theo tác giả sách “Nghiệp vụ văn phịng”- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri văn phịng tiếp cận cách toàn diện hai trạng thái động tĩnh Nếu quan sát văn phòng trạng thái động bao gồm tồn q trình vận chuyển thơng tin từ đầu vào đến đầu đơn vị Nếu quan sát văn phòng trạng thái tĩnh bao gồm yếu tố vật chất hữu nhà cửa, xe cộ, thiết bị, người v.v… có văn phịng quan, đơn vị đủ để thực mục tiêu tổ chức Ngoài ra, tác giả sách “ Quản trị hành Văn phịng”- Nguyễn Hữu Thân cho : “Văn phòng nơi diễn hoạt động kiểm soát, nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu quả” Nhắc đến văn phịng, khơng thể khơng nói đến cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức Nếu xem xét công tác theo quan điểm hệ thống đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng tồn hoạt động thơng tin kinh tế, trị, xã hội, hành chính, mơi trường…theo phương án sử dụng khác nhằm thu kết tối ưu hoạt động đơn vị Còn đầu ra, hoạt Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp động phân phối, truyền tải, thu xử lí thơng tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lãnh đạo Tồn hoạt động góp phần hồn thiện bước cơng tác tổ chức điều hành thơng tin đơn vị, hay nói cách khác khơng ngừng củng cố hoạt động văn phịng quan, đơn vị Để cơng tác văn phịng đạt kết tốt cần phải có điều kiện sau: - Phải có máy văn phịng tổ chức thích hợp quan, đơn vị có quy mơ lớn máy văn phịng gồm đầy đủ phịng, phận với số lượng nhân cần thiết để thực thi hoạt động văn phịng cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với tính chất khác Đối với đơn vị có quy mơ nhỏ hoạt động mang tính nhất, đơn lẻ máy văn phịng gọn nhẹ mức tối thiểu, đồng thời kiêm nhiệm chức quản trị nhân sự, vật tư, tài chính… - Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với sở hạ tầng định nhà cửa, phương tiện, thiết bị…Vị trí, quy mơ yếu tố vật chất nêu phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lí, vào quy mơ hoạt động cơng tác văn phịng Từ quan niệm liên hệ hoạt động văn phòng với điều kiện kinh tế thị trường cơng tác văn phịng tồn yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, định chuyển tải thông tin cấp quản lý đơn vị nhằm đạt mục tiêu định Trong khái niệm khái niệm phù hợp vừa phản ánh chất, trình hoạt động văn phòng, vừa đề cập đến điều kiện vật chất cần thiết cho cơng tác văn phịng Tất khái niệm cho thấy vai trò quan trọng văn phịng Khơng quan, đơn vị, tổ chức khơng có văn phịng Văn phịng tồn nhiều tên gọi khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mơ tính chất hoạt động Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp quan mà có nơi gọi Văn phịng, có nơi gọi phịng Hành chính, phịng Tổng hợp… Tuy nhiên dù có tên gọi khác tính chất cơng việc chức năng, nhiệm vụ giống nhau, máy giúp việc cho lãnh đạo Chức năng, nhiệm vụ công tác văn phòng 2.1 Chức Văn phòng thực thể tồn khách quan có điều kiện tồn thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với mơi trường mà tồn Hay nói cách khác, văn phịng có lý tồn độc lập tương đối tổ chức, đơn vị khác phương diện tự nhiên (gồm chức theo quy luật chức liên hệ, tác động lẫn hệ thống) phương diện xã hội (gồm chức hoạt động có ý thức, có mục tiêu chức tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường) Theo khái niệm cơng tác văn phịng thấy văn phịng có chức sau: 2.1.1 Chức tham mưu Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan, muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gị bó) tính chun sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) Chức gọi chức tham mưu cho nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị cơng tác văn phịng Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp 2.1.2 Chức tổng hợp Kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực, đối tượng mà văn phịng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực Hoạt động thuộc chức tổng hợp cơng tác văn phịng Chức khơng có tác dụng thiết thực đến chức tham mưu văn phịng mà cịn có vai trị quan trọng thành cơng hay thất bại quan, đơn vị (lợi thông tin) Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hố cơng tác văn phịng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại 2.1.3 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài v.v… Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng đơn vị, tổ chức Trong chức tổng hợp quan trọng, định đến thành bại cơng tác văn phịng 2.2 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức chung, thực thể người ta phân thành chức cụ thể, chi tiết Các chức lý sinh tồn văn phòng Mỗi chức có nhiều nhiệm vụ cụ thể Những nhiệm vụ cơng việc, hoạt động nhằm cụ thể hố chức văn phịng Trong điều kiện Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức nội dung cụ thể lại có nhiệm vụ cụ thể khác để thực chức Nhiệm vụ văn phịng bao gồm:  Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn sinh vận hành vào sống cần phải tuân theo quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện để trì hoạt động Mỗi tổ chức, quan có nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất hoạt động, chức vai trị Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan tổ chức vào hoạt động  Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị q trình hoạt động có định hướng mục tiêu hoạt động Để đạt mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động Kế hoạch có nhiều loại kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm…Mỗi phận xây dựng kế hoạch triển khai thực Tất kế hoạch tổng hợp thành kế hoạch tổng thể quan Kế hoạch tổng thể văn phòng, phận tham mưu dự thảo đôn đốc phận khác đơn vị triển khai thực hiện, giúp cho liên hệ, phối hợp phận mật thiết hơn, đồng  Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Bất kỳ hoạt động đơn vị, quan cần phải có thơng tin Thơng tin giúp cho lãnh đạo định Thông tin đa dạng phong phú, có thơng tin xi, thơng tin phản hồi, thơng tin thực tế, thông tin dự báo… người lãnh đạo tự thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp, văn phịng Mọi thơng tin qua văn phịng xử lý, phân loại theo kênh thích hợp để Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp chuyển tải hay lưu trữ Một định hay sai phụ thuộc vào tiếp nhận xử lý thông tin có xác, đầy đủ, kịp thời hay khơng Đây hoạt động quan trọng liên quan đến thành bại hoạt động tổ chức, văn phòng phải tuân theo quy định nghiêm ngặt văn thư lưu trữ thu thập xử lý thông tin  Trợ giúp văn Văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu, nhiều quan, đơn vị sử dụng quản lý, điều hành hoạt động Hiện nước ta có luật ban hành văn quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh phát sinh liên quan đến văn quan Nhà nước có thẩm quyền Văn luật pháp quy để quan, đơn vị ban hành văn nội điều lệ, nội quy, quy chế, định hành quản lý thường nhật Để ban hành văn hợp pháp hợp lý cần phải có phận chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo Văn phòng sinh để đảm nhận nhiệm vụ  Bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan Muốn tồn phát triển, quan, đơn vị cần phải có yếu tố kỹ thuật vật chất cần thiết Các yếu tố vừa nguyên liệu trì tổ chức tồn tại, vừa vật trung gian kết gắn tổ chức với mơi trường, đồng thời cịn phương tiện truyền dẫn trình hoạt động tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xã hội Các yếu tố bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, chi phí cần thiết mang tính thường xun liên tục, vậy, văn phịng phải vào tiến độ thực công việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Cơng việc có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động đơn vị  Củng cố tổ chức máy văn phòng Đây việc làm thiết thực, mang tính ổn định máy văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ nêu Việc tổ chức máy văn phòng Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung đơn vị để đảm bảo tính thống hệ thống Tuy nhiên phải thấy tính thống nhất, đa dạng, phong phú cơng tác văn phòng để tổ chức máy cho đáp ứng cao yêu cầu nhiệm vụ đặt với cơng tác văn phịng Khơng thời đại “bùng nổ thơng tin” này, địi hỏi quan, đơn vị phải cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, nỗ lực lớn nằm khối văn phòng Yêu cầu đặt với văn phịng cao mặt tổ chức quản lý điều hành công việc  Duy trì hoạt động thường nhật văn phịng Khác với hoạt động quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính hoạt động xuất phát từ chức văn phòng để đảm bảo tiếp nhận nguồn tin đối tượng hoạt động quan, đơn vị Văn phịng ln có phận làm việc hành chính, bên cạnh có phận làm việc liên tục ngày đêm, lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh thông tin thơng suốt Hoạt động văn phịng gắn liền với hoạt động lãnh đạo đơn vị thông qua nhiệm vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với phận khác nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức , quản lý lấy hoạt động cho phù hợp với hoạt động Vì để trì hoạt động văn phịng cần có phối hợp chặt chẽ, đồng phận cấp quản lý quan, đơn vị Trên số nhiệm vụ cơng tác văn phòng mà quan, đơn vị phải thực Bên cạnh văn phịng có nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trưng quan, đơn vị Vai trò cơng tác văn phịng Nguyễn Thanh Hà - 846018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận vă n tốt nghi ệp Trong thời kỳ “bùng nổ thông tin“ quan kinh tế, xã hội hay hành quan tâm đến việc thu thập, phân tích xử lý thơng tin để định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu cao cho đơn vị cho xã hội Hiện nay, người ta cho yếu tố định đến việc thành bại tổ chức họ có lợi thơng tin họ coi thơng tin có quan hệ sống cịn với tổ chức, đơn vị Chúng ta biết hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phịng, hoạt động văn phịng có vị trí đặc biệt quan trọng tổ chức Tuy nhiên, để tăng cường phát huy vai trị cơng tác văn phịng địi hỏi lãnh đạo quan, đơn vị tổ chức đạo công tác cách khoa học II - CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Khái niệm đặc điểm công nghệ thông tin 1.1 Khái niệm Cuộc cách mạng Công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến hoạt động kinh tế, xã hội quốc gia giới, mở thời kỳ phát triển nhân loại bước vào kỷ XXI Nội dung chủ đạo bước chuyển lần phát triển từ văn minh công nghiệp tiến lên văn minh thông tin trí tuệ, mà sở phát triển từ kinh tế công nghiệp truyền thống sang kinh tế tri thức Về bản, bước chuyển biến nảy sinh thực chủ yếu nước có kinh tế cơng nghiệp phát triển Tuy nhiên, với xu “tồn cầu hố” nhanh chóng nay, tác động bước chuyển biến vĩ đại lan toả nhanh chóng đến khắp nước giới Xu tạo hội to lớn đồng thời tạo thách thức gay gắt cho nước phát triển tìm đường cơng nghiệp hóa đại hoá kinh tế xã hội Cơng nghệ thơng tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện, công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu máy tính điện tử mạng viễn thông Nguyễn Thanh Hà - 846018 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LuËn văn tốt nghiệp Thc trng v i ng cỏn phịng Hành quản trị Văn phịng với chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo việc định, đội ngũ cán văn phịng phải người có chun mơn sâu rộng nghiệp vụ văn phịng Bên cạnh đó, văn phịng phải phận nắm rõ thơng tin để triển khai phân tích xử lý Xem xét tình hình thực tế phịng Hành quản trị Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp, em thấy đội ngũ cán thực tốt công việc cấp giao, đạt hiệu cao Các văn đầu kiểm tra, ấn loát, phát hành hồn tồn xác khơng có sai sót cho thấy trình độ phân tích, xử lý thơng tin đầu vào tốt Để làm việc trưởng phịng phải người có lực để nhận biết thơng tin đến thơng tin xử lý được, thơng tin địi hỏi phải trình Viện trưởng, Viện phó…Phịng Hành quản trị đảm bảo tốt cơng tác phịng chống cháy nổ, bảo vệ tốt trụ sở quan, không để xảy an, cháy nổ, đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản quan cán nhân viên làm việc trụ sở Điều cho thấy nghiệp vụ chuyên mơn người phịng Hành quản trị tốt Khi đến thực tập Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp, bảo vệ người tiếp xúc gây thiện cảm tốt cho người đến làm việc với quan Trưởng phòng nhiệt tình, chu đáo việc giới thiệu tổ chức máy quan, khiến cho em cảm thấy gần gũi thân thiết Phịng hành quản trị Bộ trưởng tặng nhiều khen cho tập thể cá nhân Tuy nhiên, bên cạnh đội ngũ cán phòng bộc lộ số hạn chế không đào tạo chuyên mơn văn phịng nên đơi cịn vướng mắc việc nghiên cứu lý luận cơng tác văn phịng để áp dụng vào thực tiễn công việc Kiến thức ngoại ngữ, tin học cịn chưa sâu để đáp ứng điều kiện quan hệ với đối tác nước ngồi Phịng Hành quản trị cần có biện pháp nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn để nâng cao hiệu cơng việc Ngun Thanh Hµ - 846018 51 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp II - MT S KIN NGH NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ NÔNG NGHIỆP Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp 1.1 Ưu điểm: Việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp có nhiều bước đổi Cơng tác soạn thảo văn thực chủ yếu máy tính thơng qua phần mềm soạn thảo Hiện có nhiều phần mềm phục vụ cho hoạt động Word Perfect, Ami Proffesional, Word Star, Microsoft Word…trong Word Perfect, Ami Proffesional cho phép kết hợp văn đồ hoạ trang Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng giúp nâng cao chất lượng văn bản, rút ngắn thời gian soạn thảo chuyển văn Các văn ban hành thể thức, theo quy định pháp luật Bên cạnh đó, việc truyền tải thông tin phận, Viện với đối tác nước ngồi diễn nhanh chóng nhờ phương tiện truyền thông đại fax, điện thoại…tiết kiệm khơng cơng sức, tiền của, thời gian 1.2 Hạn chế: Mặc dù Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng có hiệu quả, nhiên bên cạnh đó, cơng tác văn phịng bộc lộ số hạn chế: Ngun Thanh Hµ - 846018 52 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LuËn văn tốt nghiệp - Cỏc trang thit b mỏy tớnh điện tử trang bị tất phòng ban hầu hết chúng không sử dụng hết tính hiệu suất làm việc, thật lãng phí - Cơng tác lưu trữ hồ sơ tài liệu máy tính cịn chưa xây dựng phần mềm riêng sử dụng công tác văn thư lưu trữ nên nhân viên lưu trữ nhập phần nội dung danh mục hồ sơ tài liệu, hợp đồng cách thủ công, chưa đảm bảo mặt khoa học yêu cầu công tác lưu trữ đại Việc bảo quản lưu trữ tài liệu dùng cặp tài liệu lưu tủ đựng hồ sơ Như vậy, việc tra cứu, truy tìm tài liệu nhiều thời gian - Các cán văn phòng có thâm niên nên trình độ ngoại ngữ hạn chế, phần mềm tin học tiếng Anh, việc khai thác sử dụng chúng chưa triệt để - Công tác thu thập xử lý nguồn thơng tin cịn thủ công qua nhiều tầng lớp trung gian, phức tạp tốn nhiều thời gian 1.3 Nguyên nhân: Sở dĩ việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp cịn bộc lộ số hạn chế số nguyên nhân chủ yếu sau: + Ban lãnh đạo Viện chưa trọng quan tâm mức cơng nghệ thơng tin, cịn chưa hiểu hết giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng cơng nghệ thơng tin mang lại + Bên cạnh đó, vấn đề tài nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng công nghệ thông tin quan Viện cịn chưa tồn diện triệt để Vì đơn vị nghiệp có thu, hàng năm ngồi kinh phí hạn hẹp từ cấp xuống, hoạt động quan chủ yếu dựa vào thu nhập từ hợp đồng kinh tế kí kết với đối tác Do vậy, việc xem xét Ngun Thanh Hµ - 846018 53 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiƯp đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin mạnh mẽ đặc biệt xây dựng hệ thống mạng nội vấn đề cần cấp lãnh đạo bàn bạc giải + Thêm vào đó, trình độ cán nhân viên phịng Hành quản trị ngun nhân ảnh hưởng nhiều đến tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin Vì cán nhân viên có thâm niên cơng tác nên trình độ tin học ngoại ngữ hạn chế, phần mềm cài đặt máy tính cơng ty nước ngồi sản xuất Điều ảnh hưởng không nhỏ đến việc khai thác tối đa tính ưu việt máy tính Ngồi nguyên nhân chủ yếu trên, số nguyên nhân khác chưa có chủ trương sách mạnh mẽ để khuyến khích quan trực thuộc tăng cường đầu tư vào công nghệ thông tin, tăng cạnh tranh trường quốc tế; cấp chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp vấn đề nên việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành chưa sâu rộng, chưa triệt để Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Tin học ý xây dựng phát triển Việt Nam từ năm 60 Do cịn nhiều khó khăn, năm 70 đầu năm 80, phát triển không đủ nhanh rộng Từ cuối năm 80, nhu cầu công đổi thâm nhập nhanh chóng cơng nghệ thơng tin giới, việc ứng dụng tin học máy tính có bước phát triển nhanh chóng rộng rãi Nhằm đáp ứng yêu cầu xu hội nhập phát triển, cập nhật thông tin giới mới, đội ngũ người làm cơng tác văn phịng phải tự bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ để phát huy hết nguồn lực, tạo hiệu Ngun Thanh Hµ - 846018 54 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LuËn văn tốt nghiệp qu cụng vic tt nht Vi lý trên, em xin mạnh dạn đề xuất số kiến nghị sau: 2.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Trong thời đại mới, thời đại công nghệ thông tin, người làm cơng tác văn phịng ngồi kiến thức chun mơn cần phải có kiến thức lĩnh vực tin học, đặc biệt ứng dụng phần mềm quản lý cơng tác văn phịng, trau dồi tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính Người quản trị văn phịng đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, nơi đặt máy tính họ Với văn phòng đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý cơng việc văn phịng có nhiều thay đổi Các sở liệu, thông tin trao đổi qua máy tính, qua fax, qua e-mail, qua Web site… chủ yếu Văn phịng tương lai đón nhận người quản trị văn phịng thơng minh sáng tạo, giàu lịng vị tha tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy vi tính cơng nghệ thơng tin góp phần đưa đất nước tiến lên sánh vai với nước khu vực giới Do vậy, để nâng cao trình độ tin học cán nhân viên Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp lãnh đạo Viện cần quan tâm đến việc tổ chức lớp đào tạo ngắn ngày tin học cho cán nhân viên quan Viện mời chuyên viên công nghệ thông tin đến trao đổi số vấn đề quan trọng tin học ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Viện Lãnh đạo Viện tổ chức vài thi nhỏ tin học công tác văn phịng thi hiểu biết cơng nghệ thơng tin, ứng dụng phần mềm tin học công tác văn phịng đời sống… Có nhiều lĩnh vực công nghệ thông tin mà người làm công tác văn phịng tham mưu cho lãnh đạo việc nghiên cứu để phục vụ cho thi Chính thời gian chuẩn bị cho thi, người sâu tìm hiểu cơng nghệ thơng tin học hỏi khơng điều thú vị có ích cho cơng việc Ngun Thanh Hµ - 846018 55 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Bờn cạnh đó, thân cán nhân viên phịng hành quản trị tồn Viện cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tịi khám phá điều chưa biết công nghệ thông tin, đặc biệt ứng dụng cơng tác văn phịng cơng tác chun mơn Các cán nhân viên Viện phải trọng đến ngoại ngữ, đặc biệt tiếng Anh Ngày nay, nước ta tiến trình hội nhập khu vực quốc tế, biết ngoại ngữ cần thiết Hơn nữa, Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp có mối quan hệ với số nước bạn, nên ngoại ngữ lại quan trọng Bên cạnh đó, lí mà cán nhân viên chí lãnh đạo Viện cần phải biết ngoại ngữ hệ thống máy tính Viện có phần mềm hãng máy tính nước ngồi viết nên ngơn ngữ tiếng Anh Để khai thác hiểu hết dịng thơng báo máy tính khơng thể khơng biết tiếng Anh Có thể nói, biết chút tiếng Anh giúp người làm cơng tác văn phịng chun mơn hiệu nhiều Ngoài hiểu biết ngơn ngữ ta hiểu văn hóa khác, học tập hay, tiến họ giúp ta nhiều việc nâng cao vốn sống truyền đạt giá trị văn hóa truyền thống dân tộc cho bạn bè quốc tế Đó xu chung giới mà nước ta bước vào, xu hội nhập phát triển 2.2 Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Với phát triển cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thơng tin, cơng nghệ văn phịng gắn bó ngày chặt chẽ với cơng nghệ thơng tin Văn phịng đầu mối giúp lãnh đạo khâu q trình quản lý Đó khâu: - Ra định - Tổ chức thực định NguyÔn Thanh Hµ - 846018 56 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp - Kim tra, giám sát việc thực định - Đánh giá, tổng kết việc thực định Các khâu nhằm giúp văn phòng thực chức năng: tham mưu, điều hành tổng hợp, hậu cần Cơng nghệ văn phịng với hỗ trợ cơng nghệ thơng tin giúp cho người cán văn phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ để thực khâu kể Cán làm công tác văn phịng cần nắm vững nghiệp vụ để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Vì vậy, họ phải tự bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho mình, cơng tác soạn thảo văn bản, đòi hỏi nắm kiến thức văn học Phịng hành quản trị tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn cho đội ngũ cán nhân viên nhằm nâng cao khả phân tích, xử lý thông tin để đạt kết cao công việc, đặc biệt công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Các cán đào tạo áp dụng kiến thức lý luận vào cơng việc, từ so sánh chọn lọc kiến thức nhằm thực cơng việc văn phịng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị Hơn nữa, người cán văn phịng đại khơng thể khơng trang bị cho kiến thức chun mơn cách đầy đủ toàn diện Do vậy, việc đào tạo cán phịng hành quản trị Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp vô cần thiết phải đáp ứng tiêu chí sau: - Đào tạo nghiệp vụ văn phịng cho cán phịng hành quản trị Có thể nói, người cán làm cơng tác văn phịng cần phải nắm thực tốt yêu cầu mà lãnh đạo đề Vì vậy, người cán văn phịng cần làm tốt cơng việc để phục vụ công tác quản lý chung lãnh đạo từ khâu thu thập, phân tích, xử lý thơng tin khâu cuối để lãnh đạo định đắn Đây nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng đến uy tín tập thể Chính người làm cơng tác văn Ngun Thanh Hµ - 846018 57 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiƯp phịng ln ln phải tự trau dồi kiến thức cơng tác văn phịng nói chung để bắt kịp với phát triển xã hội, đặc biệt nước ta trình phát triển vũ bão kinh tế cơng nghệ thơng tin Để có chun mơn nghiệp vụ vững vàng, người cán làm công tác văn phịng ngồi kiến thức nghiệp vụ cần phải rèn luyện cho lĩnh trị hiểu biết xã hội Bên cạnh đó, người cán văn phịng phải có nhìn tổng thể phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội nước ta, từ nghiên cứu để dự đốn nắm bắt kịp thời vận hội mới, dám đương đầu với thách thức từ có phương pháp phục vụ công tác quy hoạch thiết kế nông nghiệp - Rèn luyện tác phong làm việc cho cán nhân viên phịng hành quản trị Trong thời đại mới, thời đại mà công nghệ thông tin chiếm ưu trở thành trợ thủ đắc lực người lĩnh vực, mặt đời sống kinh tế, xã hội cán văn phịng cần phải có tác phong làm việc mới, phù hợp với thực tiễn xã hội Trước đây, nước ta thời kỳ bao cấp, quen với tác phong, lề lối làm việc “quan liêu giấy tờ” lối làm việc cịn thủ cơnghiệp rườm rà thủ tục Tác phong làm việc gây cản trở cho kinh tế nước ta thời gian dài, cịn tồn nhiều hình thức nhiều quan đơn vị Nhà nước Từ nước ta bước vào thời kỳ mở cửa, có bước tiến đáng kể kinh tế có vị trường quốc tế Tác phong lề lối làm việc có tín hiệu đáng mừng Chính phủ định cải cách thủ tục hành theo chế “một cửa” bước đột phá trình cải cách lề lối làm việc quan, đơn vị Nhà nước Để cơng tác cải tổ lề lối thói quen làm việc triệt để tồn diện người cán văn phòng giữ vai trò quan trọng nhất, nhân tố định Trong thời đại cơng nghệ thơng tin người cán văn phịng cần phải có tác phong làm việc khoa học, đại Tác phong thể vững vàng chuyên môn nghiệp vụ, việc sử dụng thành thạo trang thiết bị NguyÔn Thanh Hµ - 846018 58 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp hin i phc v cho cơng tác quản lý Người cán văn phịng thời đại cơng nghệ thơng tin cần phải biết xếp công việc cách hợp lý đặt hiệu công việc lên hàng đầu Họ cần phải có sáng tạo suy nghĩ để nâng cao hiệu cơng việc Một điều quan trọng mà người cán văn phịng cần phải có tinh thần làm việc say mê, nhiệt tình cơng việc tinh thần học hỏi, tìm tịi sáng tạo phương pháp làm việc hiệu Tất nhiên, để có tác phong làm việc dễ dàng mà phải qua trình rèn luyện tu dưỡng trau dồi thân có Nhưng điều làm định phải làm Đó xu thời đại mới, xu chung giới, mục tiêu mà nước ta bước phấn đấu để tiến lên hội nhập với khu vực giới 2.3 Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thơng tin có bước tiến triển nhanh chóng ngày, Văn phịng tương lai phát triển theo hướng “Văn phịng tự động hố”, “Văn phịng đại hố” Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại trợ giúp đắc lực cho người công tác quản trị Các phương tiện gồm có: máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy nhiều thiết bị kèm theo Hồn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thơng tin quốc gia, mạng thơng tin tồn cầu nhằm thu thập, phân tích, xử lý,và chuyển tải thơng tin cách thơng suốt, kịp thời xác, giúp cho lãnh đạo định Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại cần thiết song cần ý tính đồng bộ,tính hiệu kinh tế việc sử dụng phương tiện nhằm đem lại hiệu cao chi phí hợp lý Qua trình thực tập Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp, ngồi trang thiết bị có, em xin đề xuất thêm số loại thiết bị sau: a) Máy vi tính Ngun Thanh Hµ - 846018 59 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Tỏc dng ca mỏy vi tính vơ to lớn cơng tác thông tin Điều không Máy vi tính đời thành tựu to lớn nhân loại, đáp ứng yêu cầu công việc đề Máy vi tính giúp cho người làm cơng tác văn phịng giải khó khăn việc quản lý văn bản, tài liệu quản lý người Máy tính với chức cơng cụ hữu hiệu trợ giúp cho người làm cơng tác văn phịng Để tăng hiệu hoạt động công tác quản lý phịng hành quản trị, lãnh đạo Viện cần xem xét để trang bị đồng cho phịng hành quản trị, trang bị thêm máy tính cho phịng ban cịn thiếu Hơn nữa, máy tính phải thiết lập mối quan hệ với thông qua hệ thống mạng, trước hết mạng nội bộ, sau tiến tới nối mạng với cấp Bộ NN PTNT Đây việc làm vô cần thiết trình quản lý Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp thời gian tới b) Máy in văn Các văn soạn thảo máy tính chưa có đầy đủ thể thức theo định Nhà nước ban hành văn Chỉ thể giấy ký đóng dấu Khi văn hợp pháp Để tài liệu, văn biểu đồ máy tính thể giấy phải sử dụng máy in Đây thiết bị nối với máy tính qua cổng máy tính để hiển thị liệu, bảng biểu, văn máy tính giấy Đây khâu kết thúc quy trình soạn thảo văn So với máy chữ văn in từ máy in có độ tương phản rõ nét, với tính thẩm mĩ cao Khơng thế, máy in cịn cho phép in bảng biểu, số liệu thống kê, bảng lương, sơ đồ, đồ đất đai…một cách thật dễ dàng nhanh chóng Đó ưu điểm mà máy chữ khơng thể đáp ứng Do mà máy in thiết bị quan trọng thiếu cơng tác văn phịng quan đơn vị c) Máy photocopy Máy photocopy sử dụng từ lâu giới Hiện thiết bị cải tiến, đại nhiều so với trước Tính Ngun Thanh Hµ - 846018 60 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp ngy cng c hon thin Tốc độ chụp nâng lên, với kích thước ngày nhỏ gọn Máy photocopy chụp loại khổ giấy từ A4 Ao Thiết bị dùng thay cho máy in việc nhân in văn với số lượng nhiều nhanh chóng Điều thực với máy in nhiều thời gian tốn Trong việc nhân in máy photocopy tạo văn có chất lượng gần tương đương gốc, nhanh chóng dễ dàng qua vài thao tác đơn giản mà lại tiết kiệm Hiện nay, máy photocopy phòng Hành quản trị Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp cũ, cịn dùng song chất lượng văn tài liệu chụp không cao, thường bị lem mực phí gọi người đến sửa chữa Vì vậy, để nâng cao chất lượng việc chụp văn tài liệu, em xin kiến nghị Viện nên đầu tư thêm máy photocopy để đáp ứng nhu cầu in tài liệu văn d) Máy Facsimile – Fax Máy Fax hay gọi máy truyền văn bản, truyền văn tài liệu cần nối qua đường dây điện thoại Thiết bị cho phép truyền văn với chữ ký dấu thật dễ dàng thời gian ngắn tới nơi giới Hơn nữa, thiết bị cịn có chức copy văn dùng rộng rãi quan, đơn vị Sử dụng máy Fax tiết kiệm nhiều thời gian chi phí Chỉ cần so sánh chi phí dịch vụ viễn thơng phải trả chi phí cử cán cơng tác ta thấy tính hiệu mà việc sử dụng máy Fax mang lại Tuy nhiên nay, phịng Hành quản trị chưa trang bị máy Fax, điều ảnh hưởng tới chuyển tải thơng tin cơng tác văn phịng phịng Hành quản trị Tóm lại, bên cạnh việc đại hóa trang thiết bị văn phịng cần thiết phịng Hành quản trị cần phải trọng tới việc đào tạo nhân phòng Đây mục tiêu lâu dài mà phịng Hành quản trị cần phải đạt tới Trong văn phịng đại, yếu tố người ln yếu tố quan trọng nhất, yếu tố trung tâm quản lý Nếu khơng có người Ngun Thanh Hµ - 846018 61 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp thit bị cho dù có đại đến đâu vô dụng Chú trọng công tác đào tạo nhân tạo động thúc đẩy người phát huy hết lực, kích thích sáng tạo công việc, mở hội thăng tiến đường nghiệp 2.4 Xây dựng phần mềm ứng dụng Phần mềm tin học phần thiếu công nghệ thông tin Nó trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị Hiện giới có nhiều phần mềm khác nhau, dùng riêng cho công việc, tổ chức có chức khơng giống Trong cơng tác văn phịng, phần mềm chủ yếu ứng dụng Ms Word, Ms Excel, Ms Access, Ms PowerPoint… phần mềm sử dụng rộng rãi giới, nhiên phần mềm nước sản xuất nên muốn sử dụng chúng cách triệt để địi hỏi phải có trình độ ngoại ngữ cần thiết Vì vậy, để tiện sử dụng, Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp nên có phần mềm riêng phục vụ cho cơng tác quản lý hồ sơ tài liệu, lưu trữ thông tin, thu thập, xử lý, truyền tải thông tin …Việc xây dựng phần mềm tiếng Việt giúp cho người sử dụng dễ dàng thuận lợi nhiều Bên cạnh đó, việc đồng hố hệ thống phần mềm nội Viện giúp ích nhiều q trình xử lý thơng tin, truyền tải thông tin đến đầu mối, tiết kiệm thời gian tăng hiệu xử lý thông tin Việc xây dựng phần mềm ứng dụng riêng cho hoạt động văn phòng tất yếu nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng, tiết kiệm chi phí, thời gian công sức Ở nước ta có nhiều cơng ty chun viết phần mềm sử dụng nhiều lĩnh vực kế toán, văn phòng, phần mềm thiết kế đồ hoạ…đã đem lại lợi ích to lớn kinh tế khơng cho người sử dụng mà cịn cho tồn xã hội Nó giúp cho người sử dụng dễ dàng khai thác hết tính năng, tăng tính hiệu công việc, tạo điều kiện thuận tiện sử dụng, tiết kiệm thời gian tăng hiệu suất xử lí thơng tin Tóm lại, việc xây dựng phần mềm ứng dụng việc quan trọng hàng đầu, song thực sớm chiều mà phải có thời Ngun Thanh Hµ - 846018 62 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiÖp gian dài qua nhiều giai đoạn Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp nên có chuẩn bị kỹ lưỡng để bước tiến hành thiết lập phần mềm riêng cho phục vụ cơng tác chun mơn cơng tác văn phịng Ngun Thanh Hµ - 846018 63 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp KT LUN Công nghệ thông tin đời phát triển mang lại nhiều lợi ích cho người, cho xã hội không nâng cao hiệu lĩnh vực kinh tế, xã hội mà công nghệ thơng tin cịn đem lại giá trị tinh thần đời sống người Việc áp dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng cần thiết cơng tác văn phịng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý chuyển tải thơng tin Các trang thiết bị máy móc phương tiện đại làm thay đổi đáng kể văn phòng, dần thay phương pháp làm việc thủ công với thiết bị lạc hậu Công việc văn phòng nhẹ nhàng nhiều, giảm khối lượng lao động thủ công lớn Đội ngũ cán văn phịng gọn nhẹ đồng thời có trình độ chuyên môn cao đáp ứng yêu cầu khắt khe xu mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế Nói tóm lại, thành tựu công nghệ thông tin đưa xã hội phát triển từ văn minh công nghiệp tiến lên văn minh thơng tin trí tuệ, mà sở phát triển từ kinh tế công nghiệp truyền thống sang kinh tế tri thức Ngun Thanh Hµ - 846018 64 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp TI LIU THAM KHẢO Quyết định số 52-CP ngày 11 tháng năm 1977 việc thành lập Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Quyết định số 160 NN/TCCB-QĐ ngày 28 tháng năm 1979 quy định chức nhiệm vụ tổ chức máy Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Báo cáo cơng tác văn phịng năm 2002, 2003, 2004 phịng Hành quản trị Báo cáo tổng kết năm 2002, 2003, 2004 Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Báo cáo thực kế hoạch Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Quản trị văn phòng - Nguyễn Hữu Thân - Nhà xuất Thống Kê Nghiệp vụ văn phòng - Đại học dân lập Phương Đông - Nhà xuất Thống Kê Thông tin học - Nhà xuất Đại học Quốc gia Ngun Thanh Hµ - 846018 65 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... CỦA VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ NÔNG NGHIỆP Chức Theo định thành lập Viện quy hoạch thiết kế nơng nghiệp, Viện có chức sau: - Phân vùng quy hoạch thiết kế nông nghiệp - Quản lý Nhà nước công tác. .. tới kết công tác chuyên môn Kết công việc có tốt hay khơng phụ thuộc nhiều vào hiệu công tác kiểm tra, giám sát Mặc dù Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác. .. - THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ NÔNG NGHIỆP Trang thiết bị kỹ thuật thông tin Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đơn vị trực