II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN QUY
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
2.4. Xây dựng các phần mềm ứng dụng.
Phần mềm tin học là một phần không thể thiếu được của cơng nghệ thơng tin. Nó chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị. Hiện nay trên thế giới có rất nhiều phần mềm khác nhau, dùng riêng cho các cơng việc, các tổ chức có chức năng khơng giống nhau. Trong cơng tác văn phịng, phần mềm chủ yếu được ứng dụng là Ms Word, Ms Excel, Ms Access, Ms PowerPoint… những phần mềm này được sử dụng rộng rãi trên thế giới, tuy nhiên do đây là những phần mềm của nước ngoài sản xuất nên muốn sử dụng chúng một cách triệt để thì địi hỏi phải có một trình độ ngoại ngữ cần thiết. Vì vậy, để tiện sử dụng, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp nên có phần mềm riêng phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ tài liệu, lưu trữ thông tin, thu thập, xử lý, truyền tải thông tin …Việc xây dựng các phần mềm bằng tiếng Việt sẽ giúp cho người sử dụng dễ dàng và thuận lợi hơn nhiều. Bên cạnh đó, việc đồng bộ hoá hệ thống phần mềm trong nội bộ Viện sẽ giúp ích rất nhiều trong q trình xử lý thơng tin, truyền tải thông tin đến các đầu mối, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả xử lý thông tin.
Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng riêng cho hoạt động văn phòng là một tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng, tiết kiệm chi phí, thời gian và cơng sức. Ở nước ta hiện nay đang có rất nhiều cơng ty chun viết các phần mềm sử dụng trong nhiều lĩnh vực như kế tốn, văn phịng, các phần mềm thiết kế đồ hoạ…đã đem lại lợi ích to lớn về kinh tế không chỉ cho người sử dụng mà cịn cho tồn xã hội. Nó giúp cho người sử dụng có thể dễ dàng khai thác hết những tính năng, tăng tính hiệu quả trong cơng việc, tạo điều kiện thuận tiện khi sử dụng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất xử lí thơng tin.
Tóm lại, việc xây dựng các phần mềm ứng dụng là việc quan trọng hàng đầu, song không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà phải có một thời
gian dài qua nhiều giai đoạn. Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp nên có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể từng bước tiến hành thiết lập những phần mềm riêng cho mình phục vụ cơng tác chun mơn cũng như cơng tác văn phòng.
KẾT LUẬN
Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã mang lại nhiều lợi ích cho con người, cho xã hội không chỉ ở trong nâng cao hiệu quả trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội mà cơng nghệ thơng tin cịn đem lại những giá trị tinh thần trong đời sống của con người. Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng là rất cần thiết vì cơng tác văn phịng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thơng tin. Các trang thiết bị máy móc phương tiện hiện đại đã làm thay đổi đáng kể trong văn phòng, đã dần thay thế các phương pháp làm việc thủ công với các thiết bị lạc hậu. Công việc trong văn phòng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm khối lượng lao động thủ cơng lớn. Đội ngũ cán bộ văn phịng sẽ gọn nhẹ hơn đồng thời có trình độ chun mơn cao đáp ứng được những yêu cầu khắt khe trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế.
Nói tóm lại, những thành tựu mới trong cơng nghệ thông tin đã đưa xã hội phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thơng tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức.