II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN QUY
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
2.3. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin.
Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có những bước tiến triển nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Văn phòng tương lai sẽ phát triển theo hướng “Văn phòng tự động hố”, “Văn phịng hiện đại hoá”. Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con người trong công tác quản trị. Các phương tiện đó gồm có: máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy và rất nhiều thiết bị kèm theo. Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thơng tin quốc gia, mạng thơng tin tồn cầu nhằm thu thập, phân tích, xử lý,và chuyển tải thơng tin một cách thơng suốt, kịp thời và chính xác, giúp cho lãnh đạo ra quyết định đúng.
Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cũng cần chú ý tính đồng bộ,tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phương tiện đó nhằm đem lại hiệu quả cao nhất và chi phí hợp lý nhất.
Qua q trình thực tập tại Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp, ngồi những trang thiết bị đã có, em xin đề xuất thêm một số loại thiết bị sau:
Tác dụng của máy vi tính là vơ cùng to lớn trong công tác thông tin hiện nay. Điều này khơng ai khơng biết. Máy vi tính ra đời là thành tựu to lớn của nhân loại, đáp ứng được mọi u cầu cơng việc đề ra. Máy vi tính đã giúp cho người làm cơng tác văn phịng giải quyết được những khó khăn trong việc quản lý văn bản, tài liệu cũng như quản lý con người. Máy tính với những chức năng của nó sẽ là cơng cụ hữu hiệu trợ giúp cho người làm cơng tác văn phịng. Để tăng hiệu quả hoạt động của công tác quản lý của phịng hành chính quản trị, lãnh đạo Viện cần xem xét để có thể trang bị đồng bộ cho phịng hành chính quản trị, trang bị thêm máy tính cho những phịng ban cịn thiếu. Hơn nữa, các máy tính cũng phải được thiết lập mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống mạng, trước hết là mạng nội bộ, sau tiến tới nối mạng với cấp trên là Bộ NN và PTNT. Đây là việc làm vơ cùng cần thiết trong q trình quản lý của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp trong thời gian tới.
b) Máy in văn bản.
Các văn bản được soạn thảo trên máy tính chưa có đầy đủ thể thức theo quyết định của Nhà nước về ban hành văn bản. Chỉ khi nào nó được thể hiện trên giấy thì nó mới có thể ký và đóng dấu được. Khi đó văn bản mới hợp pháp. Để tài liệu, văn bản biểu đồ trên máy tính được thể hiện trên giấy thì phải sử dụng máy in. Đây là thiết bị được nối với máy tính qua một cổng ra của máy tính để có thể hiển thị những dữ liệu, bảng biểu, văn bản trên máy tính ra giấy. Đây mới chính là khâu kết thúc của quy trình soạn thảo văn bản. So với máy chữ thì văn bản được in ra từ máy in sẽ có độ tương phản rõ nét, với tính thẩm mĩ rất cao. Khơng chỉ thế, máy in còn cho phép in các bảng biểu, số liệu thống kê, bảng lương, sơ đồ, bản đồ đất đai…một cách thật dễ dàng và nhanh chóng. Đó là ưu điểm mà máy chữ không thể đáp ứng được. Do vậy mà máy in là thiết bị rất quan trọng khơng thể thiếu được trong cơng tác văn phịng của mọi cơ quan đơn vị.
c) Máy photocopy.
Máy photocopy đã được sử dụng từ rất lâu trên thế giới. Hiện nay thiết bị này đã được cải tiến, hiện đại hơn rất nhiều so với trước đây. Tính năng của nó
ngày càng được hoàn thiện hơn. Tốc độ sao chụp đã được nâng lên, với kích thước ngày càng nhỏ gọn hơn. Máy photocopy có thể sao chụp được các loại khổ giấy từ A4 cho đến Ao. Thiết bị này được dùng thay cho máy in trong việc nhân in văn bản với số lượng nhiều và rất nhanh chóng. Điều này nếu thực hiện với máy in thì sẽ mất nhiều thời gian hơn và rất tốn kém. Trong khi đó việc nhân in bằng máy photocopy sẽ tạo ra được những văn bản có chất lượng gần tương đương bản gốc, nhanh chóng dễ dàng chỉ qua vài thao tác đơn giản mà lại tiết kiệm. Hiện nay, máy photocopy ở phòng Hành chính quản trị của Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp đã cũ, tuy cịn dùng được song chất lượng của các văn bản tài liệu sao chụp không được cao, thường bị lem mực và phải mất chi phí gọi người đến sửa chữa. Vì vậy, để nâng cao chất lượng trong việc sao chụp văn bản tài liệu, em xin kiến nghị Viện nên đầu tư thêm một máy photocopy để có thể đáp ứng được nhu cầu in sao tài liệu văn bản.
d) Máy Facsimile – Fax.
Máy Fax hay còn gọi là máy truyền văn bản, có thể truyền bất kỳ văn bản tài liệu nào chỉ cần nó được nối qua một đường dây điện thoại. Thiết bị này cho phép truyền đi văn bản cùng với chữ ký và con dấu thật dễ dàng trong thời gian ngắn tới bất kỳ nơi nào trên thế giới. Hơn nữa, thiết bị này cịn có chức năng copy văn bản được dùng rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị. Sử dụng máy Fax tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Chỉ cần so sánh chi phí dịch vụ viễn thơng phải trả và chi phí cử cán bộ đi cơng tác thì ta sẽ thấy ngay được tính hiệu quả mà việc sử dụng máy Fax mang lại. Tuy nhiên hiện nay, phịng Hành chính quản trị chưa được trang bị máy Fax, điều này sẽ ảnh hưởng tới sự chuyển tải thông tin trong cơng tác văn phịng của phịng Hành chính quản trị.
Tóm lại, bên cạnh việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phịng là rất cần thiết nhưng phịng Hành chính quản trị vẫn cần phải chú trọng tới việc đào tạo nhân sự trong phòng. Đây mới là mục tiêu lâu dài mà phịng Hành chính quản trị cần phải đạt tới. Trong văn phòng hiện đại, yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, là yếu tố trung tâm của sự quản lý. Nếu khơng có con người thì các
thiết bị cho dù có hiện đại đến đâu chăng nữa cũng chỉ là vô dụng. Chú trọng công tác đào tạo nhân sự sẽ tạo động cơ thúc đẩy con người phát huy hết năng lực, kích thích sự sáng tạo trong cơng việc, mở ra cơ hội thăng tiến trong con đường sự nghiệp của mình.