I THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TN TRONG PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ VỆN QUY HOẠCH VÀ THẾT KẾ
1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin.
Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp là một đơn vị trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nơng thơn, có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước. Chính vì vậy, cơng tác thơng tin là một nhu cầu rất quan trọng trong hoạt động chuyên môn của Viện. Để đảm bảo cho thông tin luôn được cập nhật thông suốt, đáp ứng kịp thời cho công tác quy hoạch nông nghiệp, Viện đã đầu tư cho các phòng ban các đơn vị trực thuộc các trang thiết bị hiện đại, tiên tiến.
Hiện nay, tất cả các phòng ban của Viện đều được trang bị máy vi tính với nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau và tương đối đồng bộ, phục vụ công tác của Viện với tổng số 45 bộ. Trong đó:
- Phịng Hành chính quản trị: 2 bộ. - Phịng Tổ chức lao động: 2 bộ. - Phịng Kế tốn tài vụ: 2 bộ. - Phòng Kế hoạch: 2 bộ. - Phịng quản lí dự án: 2 bộ. - Phịng Hợp tác quốc tế: 2 bộ.
- Các phòng nghiên cứu kỹ thuật: 10 bộ. - Các trung tâm nghiên cứu ứng dụng: 8 bộ.
- Các đoàn quy hoạch: 6 bộ.
- Các xí nghiệp và phân Viện: 8 bộ.
Bên cạnh đó, hầu hết các phịng đều có máy in Lazer với nhiều chủng loại, phục vụ trực tiếp cho việc in ấn tài liệu của từng phòng cũng như tài liệu trình lên lãnh đạo.
Về việc đáp ứng nhu cầu sao chép công văn, tài liệu, Viện có 2 máy photo trong đó có một máy photo màu có thể photo khổ Ao dùng cho việc in sao bản đồ, 1 máy hiệu Ricoh phục vụ cho việc sao chép văn bản thông thường.
Trên quan điểm chú trọng đến trang bị một số trang thiết bị hiện đại, máy vi tính có tốc độ xử lý cao, Viện đã cho lắp đặt một hệ thống máy vi tính có dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng tại trung tâm ứng dụng cơng nghệ để phục vụ những cơng việc mang tính khẩn trương, có độ chính xác cao. Về thơng tin liên lạc, các phịng đều được trang bị máy điện thoại để tiện trong việc truyền tải thông tin trong Viện. Máy Fax là thiết bị khơng thể thiếu trong việc thơng tin vì nó cho phép truyền thơng tin ở dạng ký tự hay hình vẽ, bảng biểu, sơ đồ trong thời gian ngắn đến bất kỳ địa điểm nào. Hiện nay Viện có 3 máy phục vụ cho cơng việc liên quan đến thông tin liên lạc, ký kết hợp đồng…
Tuy nhiên, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp lại chưa có mạng nội bộ để quản lý cũng như truyền đạt thông tin từ lãnh đạo tới nhân viên. Đây là một hạn chế mà lãnh đạo và nhân viên trong Viện cần phải quan tâm và có cái nhìn đúng mức hơn về tác dụng của hệ thống mạng trong đơn vị.
Một yếu tố quan trọng không thể thiếu đó là con người. Đội ngũ cán bộ nhân viên trong Viện phần lớn đều có chun mơn trong việc sử dụng cơng nghệ thông tin trong công tác quy hoạch thiết kế, đo đạc bản đồ… Nhưng vẫn cịn có một số người chưa được đào tạo bài bản về tin học, sử dụng máy tính chưa thành thạo. Việc sử dụng máy tính chỉ dừng ở mức độ một vài thao tác đơn giản, chủ yếu thay thế máy chữ thủ cơng trước kia. Do đó việc khai thác sử dụng máy tính
cịn chưa triệt để, chưa tạo thành thói quen và phương thức làm việc của mọi người.