I THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TN TRONG PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ VỆN QUY HOẠCH VÀ THẾT KẾ
3. Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng.
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng đã cho thấy sự thay đổi theo chiều hướng tích cực hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Hiệu quả của nó được thể hiện qua một số cơng tác sau:
3.1. Công tác soạn thảo văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản là một cơng việc hết sức quan trọng trong văn phịng. Với số lượng lớn văn bản được hình thành từ văn phòng, khoảng gần 3000 văn bản mỗi năm, cơng việc soạn thảo địi hỏi tính chính xác cao theo đúng
quy định của Nhà nước. Trước đây, công việc soạn thảo văn bản đều được thực hiện theo phương thức thủ cơng, tức là nhân viên văn phịng sẽ phải thảo một công văn hay quyết định rồi đưa cho lãnh đạo duyệt sau đó mới tới cơng đoạn đánh máy văn bản. Quy trình này địi hỏi tốn rất nhiều thời gian, vì việc đánh máy yêu cầu độ chính xác cao, nhưng tốc độ lại rất chậm, ảnh hưởng tới việc ban hành văn bản. Công việc chuẩn bị trước khi đánh máy là nhân viên phải xếp giấy đánh máy và giấy than xen kẽ nhau tuỳ theo số lượng văn bản cần thiết, sau đó thực hiện những thao tác gõ những phím chữ cái trên máy chữ. Để hồn thiện một văn bản người đánh máy cần phải rất tập trung vào từng thao tác của mình, nếu sai xót sẽ phải đánh lại từ đầu mà không thể sửa chữa được. Hơn thế nữa phím chữ của máy chữ rất nặng, ảnh hưởng không nhỏ tới tốc độ soạn thảo và sự nhức mỏi của đôi tay. Một nhược điểm cơ bản của máy chữ là tính thẩm mĩ khơng cao, dẫn đến văn bản khơng được trình bày đẹp mắt, chữ in khó đọc, mực in thì nh nhoẹt rất khó nhìn. Nhưng nay nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phịng, thì việc soạn thảo văn bản trên máy tính là rất đơn giản, nhanh chóng mà hiệu quả rất cao.
Hiện nay có phần mềm Ms Word cho phép soạn thảo văn bản theo ý muốn nhờ những tính năng ưu việt của nó. Người soạn thảo sử dụng các phím chức năng trên bàn phím để trực tiếp gõ văn bản vào trong máy tính. Các phím này cho phép người soạn thảo có thể kiểm tra, sửa chữa, trang trí văn bản trong thời gian ngắn, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả, tạo tiêu đề, đánh số trang cho văn bản, tự động điền tên cho nhiều người với cùng một nội dung văn bản, căn chỉnh lề… để có thể cho ra một văn bản hoàn chỉnh đúng thể thức quy định của Nhà nước trước khi cho in. Đặc biệt khi văn bản có các bảng biểu thống kê với nhiều con số thì việc soạn thảo trên máy tính thật dễ dàng với chức năng kẻ bảng nhanh chóng và tính tốn chính xác trong phần mềm Ms Excel. Ngoài ra phần mềm Word Perfect và Ami Proffesional còn cho phép kết hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một trang.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, phịng Hành chính quản trị ln luôn chú trọng việc đảm bảo đúng mọi quy định, văn bản ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức.
Tóm lại, việc ứng dụng các phần mềm về soạn thảo văn bản đã góp phần nâng cao chất lượng, tính chính xác và thẩm mĩ của văn bản, tiết kiệm khơng ít thời gian và cơng sức, mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phịng.
3.2. Cơng tác văn thư lưu trữ.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đã trở thành một trong những nhu cầu không thể thiếu được ở mọi cơ quan. Bộ phận văn thư của phịng Hành chính quản trị thường xử lý luồng thông tin đầu vào (công văn, giấy tờ..) qua sổ công văn đến và luồng thông tin đầu ra qua sổ cơng văn đi. Cịn trong nội bộ cơ quan Viện, các công văn được sao nhân ra thành nhiều bản để gửi tới các phịng ban, bộ phận trong cơ quan. Tình hình tổ chức công tác văn thư của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp được tổ chức tương đối khoa học và thuận tiện . Phịng Hành chính quản trị được bố trí ngay tầng 1 gần cầu thang và cửa ra vào cơ quan rất thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, giao dịch công tác của cán bộ trong Viện và khách đến làm việc với Viện. Bộ phận văn thư được sắp xếp bố trí cùng phịng với trưởng phòng, rất thuận lợi trong việc trình ký cơng văn giấy tờ cũng như việc truyền đạt ý kiến từ trưởng phòng tới nhân viên.
Hàng năm Viện ban hành một khối lượng văn bản rất lớn, đòi hỏi việc sắp xếp lưu trữ phải khoa học, hợp lí. Trước kia, cơng việc này cần nhiều người đảm nhận, quản lý, sắp xếp và lưu trữ văn bản trong các ngăn tủ với đủ thể loại kẹp tài liệu dày, mỏng khác nhau. Trong quá trình thực hiện công việc này không tránh khỏi các văn bản dễ bị nhàu nát, khó khăn trong việc lưu và nghiên cứu văn bản khi cần. Trong thời đại mới, cơng tác văn thư khơng cịn khó khăn, tốn kém như trước nhờ áp dụng công nghệ thông tin . Công tác văn thư hiện nay được thực hiện trong máy tính với những thao tác đơn giản, có thể bảo quản một cách dễ dàng. Máy tính cho phép phân loại các văn bản theo thứ tự chữ cái, theo chủ
đề, theo thời gian… giúp cho việc tra cứu tài liệu nhanh chóng và tiện lợi. Có thể ứng dụng phần mềm Access trong việc vào sổ công văn đi, sổ công văn đến và phân loại văn bản. Việc lưu giữ các văn bản trên đĩa mềm sẽ giảm bớt bộ nhớ cho máy tính, thuận lợi trong bảo quản, lưu chuyển tài liệu, hồ sơ.
Chẳng hạn, muốn tra cứu một văn bản có tên là “Hợp đồng về việc đo đạc bản đồ nông nghiệp huyện Thạch Thất tỉnh Hà Tây ” ký kết ngày 30/7/2001 giữa cơ quan Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp và UBND huyện Thạch Thất. Nếu như tìm tài liệu bằng phương pháp thủ cơng thì văn thư sẽ phải thực hiện một số thao tác sau: trước hết văn thư phải tìm tài liệu cần theo năm 2001, sau đó tra theo tên của tài liệu là Hợp đồng, rồi tìm văn bản có số hiệu là 69 VQHTKNN-HCQT/HĐ thì mới có thể tìm được tài liệu đó. Thời gian tìm tài liệu cũng phải mất đến 30 phút. Chưa kể có thể tài liệu đó bị thất lạc thì khơng biết bao giờ văn thư mới có thể tìm thấy tài liệu đó. Nhưng khi áp dụng cơng nghệ thơng tin trong việc tìm và tra cứu văn bản thì cơng việc đó lại trở nên nhẹ nhàng qua việc thực hiện một vài thao tác đơn giản trên máy tính và khơng tốn nhiều thời gian. Để tìm một văn bản có tên như vậy thì văn thư chỉ cần nhấp chuột vào nút Start, chọn search, chọn For File or Folder sẽ hiện ra cửa sổ của chương trình tìm văn bản. Gõ tên và một phần nội dung của văn bản cần tìm vào, máy tính sẽ tự tìm và hiển thị tệp văn bản đó. Muốn xem nội dung, kích đúp chuột vào tệp văn bản đó. Thời gian chỉ khoảng 1 đến 2 phút là có thể tìm được văn bản cần tra cứu.
Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thơng tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước, giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng, đúng đường lối, chính sách chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong tổng công ty được dễ dàng. Hơn thế nữa, ứng dụng cơng nghệ thơng tin sẽ góp phần tiết kiệm cơng sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
Trong Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp khơng có bộ phận tham mưu riêng, vì phịng hành chính quản trị đã kiêm ln chức năng này. Với chức năng này, phịng Hành chính quản trị sẽ có nhiệm vụ phải dựa trên những thơng tin mình thu thập được, từ đó qua q trình xử lý, phân tích, tổng hợp, sẽ đưa ra những phương án thích hợp cho lãnh đạo. Từ đó, lãnh đạo sẽ xem xét và lựa chọn một phương án tối ưu để thực hiện.
Một nhiệm vụ quan trọng của phịng hành chính quản trị đó là tham mưu cho lãnh đạo về việc lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, quý… Đây là nhiệm vụ mà phịng hành chính quản trị cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu thông tin, trên thực tế hiện tại và quá khứ. Hơn nữa, người tham mưu cần có một cái nhìn tổng thể về sự vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng, phát hiện sớm những xu thế mới, để từ đó phân tích, sàng lọc những thơng tin đã cũ, chọn lọc những thông tin mới để tìm ra được hướng đi đúng cho đơn vị.
Vì nhiệm vụ của phịng hành chính quản trị cần một lượng thơng tin rất đa dạng và phong phú nên việc trang bị các phương tiện thông tin là rất cần thiết. Thế nhưng phịng hành chính quản trị lại khơng thể khai thác thông tin qua hệ thống mạng được, chỉ có thể tìm hiểu thơng tin trên báo chí, đi thực tế…Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới tốc độ cập nhật thông tin và sự nhanh nhạy trong việc đưa ra quyết định của lãnh đạo, đặc biệt là những quyết định mang tính chiến lược.
3.4. Cơng tác thu thập và xử lý thông tin.
Thông tin là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình ra quyết định, do vậy việc thu thập và xử lý thơng tin là một cơng việc địi hỏi tính cập nhật thường xuyên, chính xác và đầy đủ. Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc ở trên nhiều tỉnh trong cả nước nên việc tiếp nhận thông tin từ cơ sở mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, việc phân tích, xử lý thông tin theo cách thủ cơng sẽ tốn kém, đơi khi cịn có thể sai lệch, thiếu chính xác, nhất là với những thông tin ở dạng bảng biểu thống kê các số liệu về diện tích đất đai, toạ độ…Hiện nay, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã ứng dụng các phần
mềm về quản trị cơ sở dữ liệu như Ms Foxpro và mới nhất là phần mềm Ms Access cho phép quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cũng sử dụng phần mềm Ms Excel trong việc tính tốn, phân tích những thơng tin số liệu,lập bảng biểu, bảng cân đối kế tốn… nhanh chóng cho ra được kết quả phân tích chính xác, tạo điều kiện cho việc lựa chọn các phương án tốt nhất trong thời gian ngắn nhất.
Đối với bất cứ một tổ chức, đơn vị nào thì thơng tin ln ln rất cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cũng vậy. Viện trưởng muốn ra được một quyết định cần phải có một lượng thơng tin tối thiểu . Những thơng tin khơng phải dễ dàng mà có được mà phải tìm kiếm từ các nguồn dữ liệu khác nhau như thông tin hiện thực, thông tin về chính trị, xã hội, thơng tin về kinh tế, thông tin về điều kiện tài nguyên tự nhiên…Do vậy, Viện phải có một hệ thống trang thiết bị để thu thập và xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo cũng như yêu cầu của công tác quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
Hiện nay, việc thu thập và xử lý thông tin ở Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp chủ yếu qua các phương tiện thông tin đại chúng, báo chí, đi khảo sát thực tế tại cơ sở… Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp cũng gặp khơng ít khó khăn trong việc trao đổi thơng tin từ lãnh đạo tới nhân viên, từ cơ quan tới các đơn vị cơ sở. Ngoài việc gặp trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại, fax thì khơng cịn cách nào hơn. Vì vậy, sự nhanh nhạy trong việc nắm bắt thơng tin cịn chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác, nhiều thơng tin đến cịn chậm, thơng tin thường đã cũ, ảnh hưởng đến tốc độ và thời gian hoàn thành tiến độ chương trình. Trong khi đó, nếu Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp áp dụng công nghệ thông tin nối mạng để truy cập và xử lý thông tin, chuyển tải thơng tin thì sẽ cải thiện được đáng kể tình hình hiện nay. Việc trao đổi thơng tin sẽ dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn rất nhiều. Mọi việc có thể trao đổi liên lạc qua thư điện tử thật thuận tiện mà lại không mất nhiều thời gian, công sức. Với công nghệ thơng tin, nhân viên phịng hành chính quản trị có thể thu thập thông tin trên mạng Internet, mạng diện rộng hay tìm kiếm dữ liệu trong mạng nội bộ của đơn
vị mình mà khơng phải qua báo cáo trung gian. Điều này sẽ làm cho thơng tin được chính xác, nhanh chóng và bí mật đáp ứng được u cầu của chính cơng tác thu thập và xử lý thông tin trong công tác văn phịng.
3.5. Cơng tác kiểm tra, giám sát.
Cơng tác kiểm tra, giám sát của phịng hành chính quản trị có liên quan mật thiết đến chất lượng,tiến độ hồn thành chương trình, kế hoạch của tồn Viện và các dvị cơ sở. Bởi vì chức năng của phịng hành chính quản trị là quản lý chung các hoạt động của tồn Viện, vì vậy, việc kiểm tra, giám sát của phòng hành chính quản trị sẽ giúp cho lãnh đạo kịp thời có những quyết định khắc phục những sai sót và rút ra được những bài học kinh nghiệm.
Với chức năng của mình là tham mưu cho lãnh đạo ra quyết định, thì cơng tác kiểm tra, giám sát của phịng hành chính quản trị là một công việc vô cùng quan trọng, liên quan tới kết quả của công tác chuyên môn. Kết quả của cơng việc có tốt hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của công tác kiểm tra, giám sát. Mặc dù Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nhưng chưa triệt để nên khiến cho công tác kiểm tra, giám sát vẫn còn phải thực hiện theo hình thức thủ cơng, khơng tránh khỏi những sai sót. Hiện tại, các phịng ban của Viện đều được trang bị máy tính, nhưng rất tiếc là chưa có mạng nội bộ nên khơng thể thực hiện việc giám sát của lãnh đạo với các bộ phận cấp dưới được. Vì các phịng ban trong Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp được tổ chức theo cơ cấu chức năng, hoạt động tương đối độc lập nên việc kiểm tra, giám sát gặp nhiều trở ngại. Lãnh đạo muốn trao đổi tìm hiểu tình hình thì phải gặp trực tiếp các trưởng, phó phịng hoặc trao đổi trong các cuộc họp. Như vậy thật tốn thời gian, đặc biệt là với những đợt kiểm tra đột xuất, đích thân lãnh đạo phải đi xem xét tình hình cơng việc.
Có thể nói, lợi ích của việc nối mạng nội bộ trong Viện là vơ cùng lớn, nó sẽ làm thay đổi bộ mặt cũng như hình thức thực hiện cơng tác kiểm tra, giám sát các phòng ban cũng như nâng cao hiệu quả trong công việc chuyên môn.