II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN QUY
1. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
phịng Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp.
1.1. Ưu điểm:
Việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng của Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp đã có nhiều bước đổi mới. Cơng tác soạn thảo văn bản được thực hiện chủ yếu trên máy tính thơng qua phần mềm soạn thảo.
Hiện có rất nhiều phần mềm phục vụ cho hoạt động này như Word Perfect, Ami Proffesional, Word Star, Microsoft Word…trong đó Word Perfect, Ami Proffesional cho phép kết hợp văn bản và đồ hoạ trên cùng một trang. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng còn giúp nâng cao chất lượng văn bản, rút ngắn thời gian soạn thảo cũng như chuyển văn bản. Các văn bản được ban hành đúng thể thức, đúng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, việc truyền tải thơng tin giữa các bộ phận, giữa Viện với các đối tác nước ngồi diễn ra nhanh chóng nhờ các phương tiện truyền thơng hiện đại như fax, điện thoại…tiết kiệm được khơng ít cơng sức, tiền của, thời gian.
1.2. Hạn chế:
Mặc dù Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng có hiệu quả, tuy nhiên bên cạnh đó, cơng tác văn phòng cũng bộc lộ một số hạn chế:
- Các trang thiết bị máy tính điện tử được trang bị ở tất cả các phòng ban những hầu hết chúng khơng được sử dụng hết tính năng và hiệu suất làm việc, thật là lãng phí.
- Cơng tác lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy tính cịn chưa xây dựng được phần mềm riêng sử dụng trong công tác văn thư lưu trữ nên hầu như nhân viên lưu trữ cũng mới chỉ nhập phần nội dung và danh mục hồ sơ của tài liệu, hợp đồng một cách thủ công, do vậy chưa đảm bảo về mặt khoa học cũng như yêu cầu của công tác lưu trữ hiện đại. Việc bảo quản lưu trữ tài liệu vẫn còn dùng những cặp tài liệu được lưu trong tủ đựng hồ sơ. Như vậy, việc tra cứu, truy tìm tài liệu sẽ mất nhiều thời gian.
- Các cán bộ trong văn phịng đều đã có thâm niên nên trình độ ngoại ngữ cịn hạn chế, các phần mềm tin học hầu như bằng tiếng Anh, vì vậy việc khai thác cũng như sử dụng chúng cũng chưa triệt để.
- Công tác thu thập và xử lý các nguồn thơng tin cịn thủ công qua nhiều tầng lớp trung gian, phức tạp và tốn khá nhiều thời gian.
1.3. Nguyên nhân:
Sở dĩ việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng của Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp cịn bộc lộ một số hạn chế là do một số nguyên nhân chủ yếu sau:
+ Ban lãnh đạo Viện còn chưa chú trọng quan tâm đúng mức về công nghệ thông tin, cịn chưa hiểu hết những giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng công nghệ thông tin mang lại.
+ Bên cạnh đó, vấn đề tài chính cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơ quan Viện cịn chưa được tồn diện và triệt để. Vì đây là một đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm ngồi kinh phí hạn hẹp từ trên bộ cấp xuống, các hoạt động của cơ quan chủ yếu dựa vào thu nhập từ các hợp đồng kinh tế kí kết với các đối tác. Do vậy, việc xem xét
đến việc ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ hơn hiện nay đặc biệt là xây dựng hệ thống mạng nội bộ cũng đang là một vấn đề cần cấp lãnh đạo bàn bạc và giải quyết.
+ Thêm vào đó, trình độ cán bộ nhân viên trong phịng Hành chính quản trị cũng là một nguyên nhân ảnh hưởng ít nhiều đến tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin . Vì các cán bộ nhân viên đã có thâm niên cơng tác nên trình độ tin học và ngoại ngữ còn hạn chế, nhất là khi các phần mềm được cài đặt trong máy tính là của các cơng ty nước ngồi sản xuất. Điều này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc khai thác tối đa các tính năng ưu việt của máy tính.
Ngồi những nguyên nhân chủ yếu trên, còn một số những nguyên nhân khác như trên bộ chưa có chủ trương chính sách mạnh mẽ hơn nữa để khuyến khích những cơ quan trực thuộc của mình tăng cường đầu tư hơn nữa vào công nghệ thông tin, tăng thế cạnh tranh trên trường quốc tế; còn cấp dưới cũng chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp trên về vấn đề này nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý điều hành còn chưa sâu rộng, chưa triệt để.