II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VIỆN QUY
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
2.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ.
Trong thời đại mới, thời đại của công nghệ thông tin, những người làm cơng tác văn phịng ngồi kiến thức chun mơn cần phải có những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực tin học, đặc biệt là ứng dụng các phần mềm trong quản lý cơng tác văn phịng, trau dồi tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính. Người quản trị văn phòng hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, nơi đặt máy tính của họ.
Với văn phịng hiện đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, cũng như quản lý các cơng việc trong văn phịng sẽ có nhiều thay đổi. Các cơ sở dữ liệu, các thông tin được trao đổi qua máy tính, qua fax, qua e-mail, qua Web site… là chủ yếu. Văn phịng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng thơng minh sáng tạo, giàu lịng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy vi tính và cơng nghệ thơng tin sẽ góp phần đưa đất nước tiến lên sánh vai với các nước trong khu vực và trên thế giới.
Do vậy, để nâng cao trình độ tin học của cán bộ nhân viên trong Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp lãnh đạo Viện cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức những lớp đào tạo ngắn ngày về tin học cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. Viện cũng có thể mời các chuyên viên về công nghệ thông tin đến trao đổi một số vấn đề quan trọng về tin học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng của Viện. Lãnh đạo Viện cũng có thể tổ chức một vài cuộc thi nhỏ về tin học trong cơng tác văn phịng như thi hiểu biết về công nghệ thông tin, về ứng dụng phần mềm tin học trong cơng tác văn phịng và trong đời sống… Có rất nhiều lĩnh vực của cơng nghệ thơng tin mà người làm cơng tác văn phịng có thể tham mưu cho lãnh đạo trong việc nghiên cứu để phục vụ cho cuộc thi trên. Chính trong thời gian chuẩn bị cho cuộc thi, mọi người đi sâu tìm hiểu về cơng nghệ thông tin sẽ học hỏi được không ít những điều thú vị và rất có ích cho cơng việc của chính mình.
Bên cạnh đó, bản thân các cán bộ nhân viên trong phịng hành chính quản trị cũng như tồn Viện cũng cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tịi khám phá về những điều chưa biết về công nghệ thơng tin, đặc biệt là ứng dụng nó trong cơng tác văn phịng và cơng tác chun mơn của mình.
Các cán bộ nhân viên của Viện cũng phải chú trọng hơn nữa đến ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Ngày nay, nước ta đang trong tiến trình hội nhập khu vực và quốc tế, vì vậy biết ngoại ngữ là hết sức cần thiết. Hơn thế nữa, Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp cũng có những mối quan hệ với một số nước bạn, nên ngoại ngữ lại càng quan trọng. Bên cạnh đó, một lí do mà cán bộ nhân viên thậm chí cả lãnh đạo Viện cần phải biết ngoại ngữ đó là hệ thống máy tính hiện nay ở Viện có phần mềm của các hãng máy tính nước ngồi viết nên ngơn ngữ là tiếng Anh. Để có thể khai thác và hiểu hết những dịng thơng báo trên máy tính thì khơng thể khơng biết tiếng Anh. Có thể nói, biết một chút tiếng Anh sẽ giúp người làm cơng tác văn phịng cũng như chuyên môn hiệu quả hơn rất nhiều. Ngoài ra hiểu biết về một ngơn ngữ là ta có thể hiểu hơn về một nền văn hóa khác, học tập những cái hay, cái tiến bộ của họ sẽ giúp ta rất nhiều trong việc nâng cao vốn sống của mình cũng như có thể truyền đạt được những giá trị văn hóa truyền thống của dân tộc mình cho bạn bè quốc tế. Đó chính là xu thế chung trên thế giới mà nước ta đang bước vào, xu thế hội nhập và phát triển.