III TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG VIỆN QUY HOẠCH VÀ THIẾT KẾ NÔNG NGHIỆP
A CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ 1 Chức năng
1. Chức năng
Văn phòng là bộ máy làm việc của thủ trưởng cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với các đơn vị các cơ quan liên quan và cấp trên. Cơng tác văn phịng địi hỏi phải thực hiện tốt vai trò này.
Văn phòng - phịng Hành chính quản trị của Viện quy hoạch và thiết kế nơng nghiệp có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Viện về lĩnh vực cơng tác văn phịng, được ghi trong quyết định thành lập số 52/CP ngày 11/3/1977.
1.1. Chức năng tham mưu.
Trong Viện, viện trưởng là người lãnh đạo điều hành chung, là người chỉ đạo mọi công việc liên quan tới hoạt động của Viện và các đơn vị trực thuộc. Viện trưởng ra các chỉ thị , quyết định về đường lối, phương hướng cho công tác quản lý để mọi bộ phận mọi đơn vị thực hiện một cách ăn khớp nhịp nhàng. Để làm tốt cơng việc trên địi hỏi phải có một bộ phận trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Viện. Bộ phận đó chính là phịng Hành chính quản trị. Bộ phận này sẽ tham mưu, trợ giúp lãnh đạo trong việc ra
quyết định. Phịng Hành chính quản trị sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết những công việc, nhiệm vụ của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn giao cho Viện, chẳng hạn như thực hiện chỉ thị số 52 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn về công tác điều tra, quy hoạch và sử dụng quỹ đất nông nghiệp năm 2005.
Trên cơ sở dự báo nhu cầu thị trường, xu thế phát triển của khoa học công nghệ, phịng Hành chính quản trị đưa ra những ý kiến của mình về kế hoạch rà soát điều chỉnh quy hoạch, chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông nghiệp của các tỉnh thành trong cả nước… Hoặc khi có bạn hàng đến ký kết hợp đồng, bộ phận tham mưu cần phải tìm hiểu rõ mọi thơng tin liên quan đến bạn hàng và xu hướng cũng như giá cả thị trường để đề xuất ý kiến về việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
Đối với kế hoạch, phương hướng công tác quy hoạch, bộ phận tham mưu cần đề xuất với lãnh đạo thực hiện những kế hoạch ấy như thế nào cho hợp lý, khoa học mà lại tiết kiệm, đạt được hiệu quả cao nhất có thể.
Phịng Hành chính quản trị có thể lên kế hoạch chương trình hoạt động của Viện, đóng góp ý kiến thảo luận trong các cuộc họp, đề xuất những phương án tối ưu cho lãnh đạo dựa trên các phương án, ý kiến của các đơn vị cá nhân như làm thế nào để nâng cao chất lượng của các chương trình dự án điều tra cơ bản và thiết kế quy hoạch; đưa ra những phương pháp mới trong việc rà sốt quỹ đất nơng nghiệp…
1.2. Chức năng tổng hợp.
Để làm tốt chức năng này, phịng Hành chính quản trị cần phải có đầy đủ những thơng tin cần thiết về những vấn đề cần giải quyết như thông tin trong nội bộ cơ quan, thơng tin bên ngồi, thông tin xuôi, thông tin phản hồi… Những thơng tin này có thể được thu thập qua nhiêù kênh khác nhau như qua các cuộc họp, qua việc đi khảo sát thực tế, qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua các tài liệu gốc…Để có được những phương án đề xuất cho lãnh đạo, dựa trên
những thơng tin này, phịng Hành chính quản trị cần phải chắt lọc các thơng tin đầu vào, phân tích, xử lí để cho ra các thơng tin chính xác nhằm trợ giúp lãnh đạo về một vấn đề nào đó mà lãnh đạo cần giải quyết. Bên cạnh đó, phịng hành chính quản trị cũng cần phải nắm được các luồng thông tin phản hồi để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Chẳng hạn căn cứ vào thông tin về quỹ đất nông nghiệp tỉnh Hà Tây, phịng hành chính quản trị sẽ tham mưu cho lãnh đạo xem xét đề ra các phương án quy hoạch đất nông nghiệp, chuyển đổi cơ cấu cây nông sản cho phù hợp…
Chức năng này cần được thực hiện thật cẩn thận, chính xác vì nếu thơng tin bị sai lệch ở bất kỳ khâu nào thu thập hay xử lý đều có thể dẫn đến thơng tin đầu ra thiếu tính chính xác, từ đó lãnh đạo sẽ ra những quyết định sai lầm, khơng chính xác, hậu quả sẽ khó lường.
1.3. Chức năng hậu cần.
Đây là chức năng khơng thể thiếu vì nó là cơ sở cho việc thực hiện tốt các chức năng trên. Chức năng Hậu cần là cung ứng các điều kiện vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động quy hoạch, thiết kế , đo đạc bản đồ hay đơn giản chỉ là cung cấp đầy đủ giấy, mực, đồ dùng cần thiết cho lãnh đạo và các bộ phận trong Viện. Các phương tiện kỹ thuật luôn luôn được trang bị đầy đủ, sẵn sàng phục vụ lãnh đạo và các phòng ban khi cần thiết.
Trong bất cứ một phịng ban nào cũng cần có sự hiện diện của “bàn tay” người làm cơng tác văn phịng. Phịng Hành chính quản trị phải lo liệu, sắp xếp bố trí phịng làm việc cho lãnh đạo, mọi phòng ban sao cho thật khoa học, hợp lí. Đây là nguyên tắc cũng như nghệ thuật bài trí nơi làm việc của phịng Hành chính quản trị. Cơng việc này địi hỏi người làm cơng tác văn phịng cần có một chút am hiểu về nghệ thuật và nguyên tắc sắp xếp đồ vật.
Nếu lãnh đạo chuẩn bị đi cơng tác thì khơng ai khác phịng Hành chính quản trị là người chuẩn bị lên kế hoạch cho chuyến đi, lo liệu đầy đủ các văn bản, tài liệu cũng như mọi thông tin liên quan cho lãnh đạo. Quan trọng nhất đó
là việc chuẩn bị xe cộ cho lãnh đạo. Xe cộ phải ln ln ở tình trạng tốt nhất, đảm bảo an toàn cho lãnh đạo trong chuyến đi. Ở bát cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng có rất nhiều những cuộc hop, hội nghị. Để những cuộc họp, hội nghị này được diễn ra thành cơng tốt đẹp, chính là phụ thuộc vào sự chuẩn bị của phịng Hành chính quản trị. Tất cả đều được phòng gánh vác từ việc trang trí hội trường, gửi giấy mời đại biểu, chuẩn bị các phương tiện kỹ thuật âm thanh ánh sáng, chuẩn bị tài liệu cho hội nghị… Có thể nói, cơng tác văn phòng cần đáp ứng đầy đủ mọi cơ sỏ vật chất kỹ thuật của cơ quan. Nó góp phần làm cho bộ máy của đơn vị vận hành được liên tục, nhịp nhàng, ăn khớp. Vì vậy, đây là chức năng phịng Hành chính quản trị cần chú trọng để thực hiện thật tốt.
Các chức năng này có quan hệ mật thiết với nhau, hoạt động tương đối độc lập và hỗ trợ nhau khi cần thiết. Chính vì thế, người làm cơng tác văn phịng cần phải thực hiện các chức năng này thật khoa học và hợp lí, tạo điều kiện cho mọi hoạt động trong cơ quan Viện được ăn khớp, nhịp nhàng, liên tục.
2. Nhiệm vụ
Từ những chức năng trên, phịng hành chính quản trị phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Trợ giúp lãnh đạo trong việc ra quyết định, truyền đạt các quyết định, chỉ thị đến các phòng ban trong Viện.
- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị cho lãnh đạo Viện với các phòng ban trong nội bộ cơ quan và với các đơn vị cơ sở.
- Tổ chức tiếp khách đến liên hệ cơng tác hay tiếp đón các cán bộ từ trên xuống kiểm tra, khảo sát tình hình hoạt động của Viện.
- Xây dựng các kế hoạch cơng tác tuần của đồng chí lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo có thể sắp xếp thời gian một cách hợp lí, khoa học.
- Tổ chức sử dụng và bảo vệ các trang thiết bị của Viện, đảm bảo an toàn tuyệt đối về tài sản công của Viện cũng như tài sản cá nhân của các cán bộ nhân viên và khách đến làm việc tại trụ sở.
- Quản lý thống nhất trình tự, thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quyết định của Nhà nước.
- Đảm bảo luồng thơng tin được chuyển tải nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, đáp ứng kịp thời yêu cầu chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Kí kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước, thanh lý hợp đồng kinh tế đã hết hạn.
- Xây dựng nội qui, qui chế làm việc (theo quyết định số 32 QH- TKNN/TC ngày 12/2/2000) và nội qui về chế độ làm việc; xây dựng nội qui về sử dụng ơtơ, phịng cháy chữa cháy và một số quyết định khác.
- Tổ chức duy trì và thực hiện nề nếp, xây dựng công sở và môi trường làm việc khang trang, hiện đại, sạch đẹp, văn minh.
- Tổ chức công tác chuẩn bị cho lãnh đạo đi cơng tác, đưa các đồn cán bộ đi thực tế tại địa phương.
- Đảm bảo cung cấp kịp thời các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho lãnh đạo và các đơn vị phòng ban trong Viện.