Giáo trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo định số /QĐ-CĐCĐ ngày / /2022 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Kon Tum, 2022 (Lưu hành nội bộ) MỤC LỤC TUN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng tài liệu nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum biên soạn, nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập người học nhà trường Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hành văn phịng khẳng định, dần trở thành xu tất yếu đào tạo nghề Trong năm qua, trường Cao đẳng Cộng đồng triển khai nhiều biện pháp quản lý, đạo nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào dạy học Đến nay, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào dạy học nhà trường quan tâm đầu tư đại Hầu hết phòng trang bị máy tính, máy chiếu tương đối đầy đủ phục vụ cho việc giảng dạy học tập; nhiều phần mềm hỗ trợ công tác quản lý, dạy học áp dụng rộng rãi Để trang bị cho học sinh ngành, nghề hành văn phịng trình độ trung cấp đáp ứng yêu cầu kỹ cần thiết cơng việc, tơi biên soạn giáo trình nhằm cung cấp kiến thức cần thiết để học sinh vận dụng vào soạn thảo báo cáo, tài liệu điện tử, tổ chức họp trực tuyến, quản lý thông tin văn cơng việc Giáo trình Ứng dụng CNTT trong Hành chính văn phịng gồm bài: Bài 1: Những ứng dụng tiện ích cho cơng tác văn phịng Bài 2: Sử dụng tính quản trị CSDL Microsoft Excel để quản trị văn phòng Bài 3: Sử dụng phần mềm “Chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Bài 4: Giới thiệu số phần mềm quản lý điều hành văn Trong q trình biên soạn, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp quý thầy (cô), bạn bè, đồng nghiệp bạn học sinh Tác giả biên soạn giáo trình xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, trung tâm Tin học – Ngoại ngữ Thư viện, Khoa Cơ tạo điều kiện để tơi hồn thành giáo trình Xin chân thành cảm ơn! KonTum, ngày 23 tháng 5 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên ThS Ngô Thị Phương Dung GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TÊN MƠ ĐUN: ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠ ĐUN Mã mơ đun: 51273914 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Là mơ đun chuyên ngành dùng cho học sinh chuyên ngành Hành văn phịng trình độ trung cấp, bố trí sau học phần tin học văn phịng - Tính chất: Mơ đun Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng mơ đun tích hợp lý thuyết thực hành Mô đun cung cấp cho người học kiến thức kỹ ứng dụng phần mềm tin học để quản lý tài liệu, quản lý cơng việc cơng tác văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Mơ đun có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức kỹ nghành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu mơ đun: Kiến thức: - Trình bày số khái niệm liên quan lĩnh vực hành văn phịng - Liệt kê ứng dụng CNTT chun sâu cho cơng việc hành văn phịng - Trình bày khái niệm CNTT số thuật ngữ sử dụng hành văn phịng - Nêu phân tích cách thức sử dụng ứng dụng Google - Phân tích ưu nhược điểm số phần mềm quản lý văn Về kỹ năng: - Sử dụng ứng dụng tiện ích phục vụ cho cơng tác văn phịng - Cài đặt ứng dụng phần mềm như: phần mềm chuẩn hóa thể thức văn hành - Sử dụng ứng dụng Google - Sử dụng tính quản trị sở liệu Microsoft Excel để áp dụng cho việc quản lý nhân sự, quản lý văn quản lý tài sản Về lực tự chủ trách nhiệm: - Tinh thần hợp tác, đồn kết, học hỏi nhóm, lớp - Thực nghiêm túc, tích cực, rèn luyện tính tỉ mỉ, bao quát, tổng hợp, phân tích, cẩn thận, chính xác và linh hoạt học tập - Chủ động tìm kiếm nguồn tài liệu liên quan đến mơ đun NỘI DUNG MƠ ĐUN BÀI 1: NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Mã bài: 51273914-01 Ngô Thị Phương Dung GIỚI THIỆU Nhằm đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin, thu thập thông tin thời đại 4.0, ứng dụng trực tuyến đời thu hút nhiều người dùng Trong số ứng dụng trực tuyến nay, ứng dụng trực tuyến Google trở thành xu sử dụng tất yếu, hỗ trợ nhiều công việc, đặc biệt công tác văn phịng MỤC TIÊU - Trình bày khái niệm CNTT số thuật ngữ sử dụng hành văn phịng; nêu ngun tắc sử dụng Google Drive; trình bày cách thức soạn thảo thông thường Google Docs; nêu cách thức soạn thảo văn giọng nói Google Docs; mơ tả cách thức soạn thảo bảng tính, thời gian biểu phiếu khảo sát trực tuyến ứng dụng Google - Sử dụng phần mềm nén giải nén thông dụng; soạn thảo chia sẻ tài liệu, phiếu khảo sát cho nhiều đối tượng; thiết lập tham gia họp trực tuyến Google Meet; tạo thời gian biểu Google Calendar - Thực nghiêm túc, tỉ mỉ học tập, rèn luyện tính cẩn thận; chủ động tìm kiếm, nghiên cứu tài liệu; nghiêm túc làm việc nhóm NỘI DUNG Các khái niệm (1) - Dữ liệu (Data): Dữ liệu kí tự, văn bản, chữ, số, hình ảnh, âm thanh, video chưa tổ chức, xử lý chưa có ý nghĩa - Thơng tin (Information): Thơng tin liệu xử lý, tổ chức trình bày bối cảnh cụ thể để làm cho hữu ích có ý nghĩa Ví dụ: Trong phòng khám bệnh, bác sỹ đo thân nhiệt em bé ghi phiếu khám: Thân nhiệt: 39oC  Dữ liệu: 39oC  Thông tin: Em bé bị sốt cao - Hệ thống thông tin( Information System): Là hệ thống tiếp nhận nguồn liệu yếu tố vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố - Mơi trường mạng: Là mơi trường thơng tin cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông qua sở hạ tầng thông tin - Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thơng, mạng internet, mạng máy tính sở liệu - Cơ sở liệu: Là tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử - Văn điện tử: Là văn thể dạng thông điệp liệu - Thông điệp liệu: Là thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử - Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự - Hồ sơ: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cự thể có số đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình ảnh trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức nhân - Khung phân loại hồ sơ: Là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực Phần mềm nén giải nén Winrar/Winzip Winrar/Winzip ứng dụng nén giải nén tệp tin sử dụng phổ biến nhiều máy tính Nó chuyển tập tin có kích thước lớn thành tập tin có kích thước nhỏ hơn, hồn tồn giải nén để trở tập tin gốc mà không làm thay đổi liệu Trong cơng tác văn phòng, việc nén giải nén tập tin, thư mục liệu máy tính việc làm thường xuyên, giúp việc quản lý chia sẻ liệu trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn, thay nhiều tập tin cồng kềnh 10 2.1 Nén thư mục tập tin Nhấp phải chuột lên thư mục hay tập tin muốn nén Một hộp thoại hiển thị, ta lựa chọn chức sau: Hình 1.1 Nén tập tin thư mục + Add to archive : Mở chương trình Winrar để tạo tập tin nén với nhiều lựa chọn khác + Add to "tên_tập_tin.rar": Tạo thêm tập tin nén, đặt tên theo chế độ ngầm định đối tượng chọn 2.2 Giải nén thư mục, tập tin Cách 1: Giải nén có lựa chọn - Bước 1: Mở chương trình Winrar - Bước 2: Chọn tập tin thư mục cần giải nén - Bước 3: Nhấn vào nút Extract to - Bước 4: Chọn vị trí lưu tập tin, thư mục giải nén nhấp OK để hoàn thành việc giải nén 82 - Hình thức ký: Lựa chọn hình thức ký mặc định sẵn Trong trường hợp khơng lựa chọn bỏ qua mặc định khai báo trường “Chức vụ người ký” - Chức vụ: Nhập tuỳ biến không phân biệt chữ hoa chữ thường - Chức vụ người ký: Nhập tuỳ biến không phân biệt chữ hoa, chữ thường - Tên người ký: Nhập tên người ký TÓM TẮT BÀI Bài học hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm “Chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” theo thể thức quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Từ đó, hình thành kỹ soạn thảo mẫu văn hành chuẩn theo quy định hành quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư BÀI TẬP Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi 1: Phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành sử dụng để chuẩn hố văn hành theo hướng dẫn nào? Câu hỏi 2: Phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn cho phép tuỳ chỉnh nội dung nào? Bài tập thực hành 1: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Nghị (Cá biệt) Bài tập thực hành 2: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Nghị (cá biệt) Thường trực HĐND Bài tập thực hành 3: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Nghị Hội đồng quản trị 83 Bài tập thực hành 4: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) Bài tập thực hành 5: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp) Bài tập thực hành 6: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu văn (ban hành kèm theo định) Bài tập thực hành 7: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Công văn Bài tập thực hành 8: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy mời Bài tập thực hành 9: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy giới thiệu Bài tập thực hành 10: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Công điện Bài tập thực hành 11: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy biên nhận hồ sơ Bài tập thực hành 12: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn phần mềm chuẩn hoá văn để thực soạn thảo mẫu Giấy chứng nhận 84 BÀI 4: GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN Mã bài: 51273914-04 Ngô Thị Phương Dung GIỚI THIỆU Hiện công việc văn thư, lưu trữ đóng vai trị đặc biệt quan trọng Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin thời điểm năm tháng sau vấn đề gây áp lực lớn người làm công tác văn thư, lưu trữ Hơn xã hội đại ngày nay, công việc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị ngày bận rộn áp lực công việc nhiều, không gian làm việc khơng cịn phạm vi quan, việc xem văn bản, duyệt văn bản, điều hành cơng việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường tổ chức lúc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị công tác yêu cầu thực tế cần thiết Có thể nói việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ điều cần thiết nhiều quan tổ chức quan tâm, nghiên cứu, mong muốn tìm kiếm giải pháp hiệu đưa vào ứng dụng thực tế Để giảm tải công việc cho phận văn thư, mang đến hiệu định, quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí khơng gian lưu trữ tài liệu văn Hiện đại hóa, đổi nâng cao vai trị quan trọng phận văn thư góp phần đại hóa cơng tác quản lý tổ chức, quan nói chung 85 Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nêu trên, phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu hồ sơ điều hành công việc đời, đáp ứng yêu cầu quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu cách khoa học, đầy đủ, khả tra cứu nhanh chóng, kịp thời Đồng thời cung cấp công cụ hỗ trợ quản lý mạnh mẽ điều hành công việc tổ chức, quan MỤC TIÊU Sau học xong này, người học có khả năng: - Trình bày chức phần mềm ứng dụng quản lý văn VNPT iOffice, CloudOffice - Thực nghiêm túc, tỉ mỉ học tập, rèn luyện tính cẩn thận Chủ động tìm kiếm nghiên cứu tài liệu Phần mềm VNPT iOffice (5) 1.1 Giới thiệu Phần mềm VNPT – iOffice Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam sản xuất cung cấp Đây hệ thống phần mềm sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây - cơng nghệ tiên tiến phổ biến nay; bảo đảm kết nối liên thơng văn cấp, Chính phủ - UBND tỉnh - UBND cấp huyện UBND cấp xã theo yêu cầu Chính phủ; liệu lưu trữ hệ thống Trung tâm liệu Tập đồn VNPT, tính bảo mật cao, đảm bảo an tồn thơng tin Khi triển khai phần mềm, hầu hết văn không mật quan nhà nước cấp chuyển dạng văn điện tử, giúp tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm; tiết kiệm nguồn nhân lực khai thác, vận hành hệ thống máy chủ, quản lý, khai thác hệ thống Phần mềm cho phép cấu hình đa quy trình, phân cơng, phân quyền sử dụng đến cá nhân cách khoa học, hợp lý; cho phép thiết lập người sử dụng với nhiều vai trị khác nhau; liên thơng văn cấp từ Văn phịng Chính phủ xuống UBND tỉnh, huyện, xã; giám sát quy trình luân chuyển văn cấp: Tỉnh, huyện, xã Các chức phần mềm phong phú, đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp chức điều hành, quản lý lịch họp 86 lịch cơng tác… giúp quan nhà nước thực hóa mục tiêu xây dựng văn phịng điện tử khơng giấy tờ Phạm vi đối tượng phục vụ ứng dụng quan, tổ chức, đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành khối lượng lớn công văn, giấy tờ, công việc ứng dụng VNPT iOffice giải pháp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc, giúp tạo lập môi trường điều hành tác nghiệp điện tử lúc, nơi 1.2 Giao diện phần mềm Hình 4.1 Giao diện phần mềm quản lý văn VNPT iOffice 1.3 Các chức phần mềm Quản lý văn điều hành tác nghiệp ứng dụng thông tin quan trọng quan tâm hàng đầu tổ chức, 87 doanh nghiệp VNPT-iOffice ứng dụng trao đổi thơng tin, điều hành quản lý tồn hoạt động hành đơn vị, việc xử lý theo dõi quy trình xử lý văn đóng vai trị quan trọng Các chức ứng dụng xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ công tác quản lý điều hành tác nghiệp quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp Các chức ứng dụng bao gồm: Quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý văn nội bộ, quản lý văn lưu, thông tin điều hành, lịch công tác, lịch họp, báo cáo thống kê 1.3.1 Chức văn đến Đây chức liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư văn mà đơn vị nhận được: Nhập văn đến vào hệ thống, phân loại, phân công, chuyển tiếp văn đến, phê duyệt văn đến, tìm kiếm văn đến Quy trình xử lý văn đến hệ thống sau: - Bước 1: Văn thư nhận văn đến - Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn - Bước 3: Chuyên viên xử lý văn 1.3.2 Chức văn Là chức liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư văn mà đơn vị gửi đi: Nhập văn vào hệ thống, gửi văn xuống đơn vị trực thuộc, theo dõi hồi báo, tìm kiếm văn Quy trình xử lý văn hệ thống sau: - Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn - Bước 2: Lãnh đạo duyệt văn - Bước 3: Văn thư phát hành văn 1.3.3 Chức văn nội Là chức quản lý văn có tính chất nội như: Tờ trình, đề xuất, đề án, thơng báo,… 88 1.3.4 Chức văn lưu Là chức quản lý văn văn đi, đến quan đơn vị 1.3.5 Thống kê báo cáo Bao gồm mẫu thống kê báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ chuẩn công tác văn thư Phần mềm CloudOffice (5) 2.1 Giới thiệu Văn phòng điện tử CloudOffice hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị cơng việc tồn diện chun nghiêp Phần mềm quản lý văn phòng CloudOffice thiết kế cách khoa học với đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, điều hành cơng việc trực tuyến máy tính Có khả theo dõi xử lý văn điều hành công việc từ xa thông qua Internet Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý công văn với đầy đủ nghiệp vụ liên quan cập nhật văn đi, đến, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, xem trực tiếp thống kê cơng văn theo ngày, tuần, tháng,… Phần mềm CloudOffice cung cấp cho người dùng chức quản lý điều hành công việc, chức hỗ trợ lãnh đạo người có trách nhiệm điều hành cơng việc Bạn tạo lập công việc từ văn đến tạo lập công việc phi giấy tờ, tạo lập tiến độ thực theo dõi, đánh giá tiến độ thực cho phép quản lý thông tin theo dạng kiện diễn tiến theo thời gian hồ sơ vụ việc, vụ kiện, vụ án hay quản lý tiến độ dự án,… Phần mềm CloudOffice cung cấp chức quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ cách đầy đủ khoa học Người dùng áp dụng để quản lý phiên tài liệu theo thời kỳ, theo vụ việc liên quan theo dõi kiện thời diễn chưa biết kết thúc Ngoài ra, phần mềm CloudOffice cịn có tiện ích khác hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý văn phịng như: Tiện ích thảo 89 luận nội bộ, trưng cầu ý kiến, quản lý danh bạ, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, lịch công tác cá nhân, lịch công tác lãnh đạo, Phần mềm CloudOffice thiết kế cho việc triển khai theo mơ hình tổ chức có nhiều cấp sử dụng, quản lý liệu tập trung phân tán Phần mềm CloudOffice hỗ trợ khả xem duyệt văn từ xa, sử dụng thiết bị cầm tay điện thoại di động thơng minh, máy tính bảng thơng qua kết nối Internet Phần mềm CloudOffice cịn thiết kế theo mơ hình “Điện tốn đám mây”, để tạo văn phịng ảo, kết nối văn phòng , tạo kênh truyền thông nội giúp cho công tác quản lý điều hành tổ chức, quan, đơn vị doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu điều hành cơng việc 2.2 Giao diện Màn hình chủ phần mềm CloudOffice Hình 4.2 Giao diện làm việc phần mềm quản lý văn CloudOffice 2.3 Quản lý văn 90 Chức cho phép văn thư quản lý văn với đầy đủ nghiệp vụ liên quan như: Cập nhật công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, Ngồi ra, chức bình luận cho phép người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân vào văn đánh dấu thơng tin cần nhớ để sau xem lại cần Để quản lý văn cách khoa học toàn hệ thống, Quản trị hệ thống thiết lập cấu hình “Áp dụng quy trình xử lý văn bản” Khi q trình xử lý văn tuân theo quy trình gồm nhiều bước, bước xử lý một vài cá nhân có trách nhiệm tương ứng đảm nhiệm Áp dụng quy trình xử lý văn giúp văn quản lý cách chặt chẽ khoa học Văn bước xử lý nào, phụ trách thể rõ hệ thống Để đạt điều này, hệ thống yêu cầu tham gia nhiều phận khác nhau, từ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo Tuy nhiên, người đảm nhiệm xử lý văn bước vắng chưa tham gia trực tiếp sử dụng Cloud Office, hệ thống hoạt động bình thường thơng qua chế “ủy nhiệm” Quy trình xử lý văn bao gồm bước sau: - Nhận nhập văn đến - Phân loại văn cần không cần xử lý Xác định thời hạn xử lý cho văn - Phân công đơn vị xử lý - Chuyển tiếp văn xuống đơn vị trực thuộc (nếu văn có liên quan đến đơn vị đó) - Khởi tạo công việc để xử lý văn - Khởi tạo tờ trình trả lời cho văn đến - Xác nhận kết xử lý để kết thúc quy trình TĨM TẮT BÀI 91 Bài học giới thiệu tóm lược chức hai phần mềm quản lý văn thư phổ biến phần mềm CloudOffice phần mềm VNPT Ioffice Từ đó, có cách nhìn tổng quan phần mềm quản lý văn thư, áp dụng vào thực tế công việc BÀI TẬP Câu hỏi Câu hỏi 1: Trình bày chức phần mềm quản lý văn CloudOffice Câu hỏi 2: Trình bày chức phần mềm quản lý văn VNPT iOffice Câu hỏi 3: So sánh điểm giống khác hai phần mềm quản lý văn CloudOffice VNPT iOffice HƯỚNG DẪN BÀI TẬP Bài - Bài tập thực hành Bước 1: Truy cập vào Gmail Bước 2: Truy cập vào Google Drive Bước 3: Tạo thư mục có tên “Thực hành ứng dụng CNTT_phần 1” Bước 4: Nén thư mục lưu máy tính cá nhân Bước 5: Tải thư mục vừa nén lên Google Drive lưu thư mục vừa tạo câu Bước 6: Tải tập tin docx xlsx từ máy tính lên Google Drive lưu thư mục vừa tạo câu Bài - Bài tập thực hành Bước 1: Truy cập vào Gmail Bước 2: Truy cập vào Google Docs Bước 3: Tạo tài liệu Google Docs Bước 4: Soạn thảo tài liệu Google Docs theo mẫu 92 Bước 5: Chia sẻ tài liệu cho thành viên lớp, với lời nhắn “các thành viên có nhu cầu học lớp khởi nghiệp điền thông tin vào bảng đăng ký” Bước 6: Lưu tài liệu thư mục “Thực hành ứng dụng CNTT_phần 1” tạo tập thực hành với tên “Bài thực hành số 2” Bước 7: Tải tài liệu máy tính cá nhân Bài - Bài tập thực hành Bước 1: Truy cập vào Gmail Bước 2: Truy cập vào Google Docs Bước 3: Tạo tài liệu Google Docs Bước 4: Soạn thảo văn giọng nói cho tài liệu Google Docs theo mẫu Bước 5: Chia sẻ tài liệu cho thành viên lớp, với lời nhắn “điền thông tin yêu cầu thông báo” Bước 6: Lưu tài liệu thư mục “Thực hành ứng dụng CNTT_phần 1” tạo tập thực hành với tên “Bài thực hành số 3” Bước 7: Tải tài liệu máy tính cá nhân Bài 1 ­ Bài tập thực hành 4 Bước 1: Truy cập vào Gmail Bước 2: Truy cập vào Google Sheets Bước 3: Tạo tài liệu Google Sheets Bước 4: Soạn thảo trang tính theo mẫu thiết kế Bước 5: Chia sẻ trang tính cho thành viên lớp, nhập nội dung yêu cầu “Các thành viên nhập điểm trung bình kiểm tra định kỳ học sinh nhập thông tin học sinh không đủ điều kiện dự thi kết thúc mô đun” Bước 6: Lưu báo cáo thư mục “Thực hành ứng dụng CNTT_phần 1” tạo tập thực hành với tên “Bài thực hành số 5” Bước 7: Tải tài liệu máy tính cá nhân Bài 1 ­ Bài tập thực hành 5 Bước 1: Truy cập vào Gmail 93 Bước 2: Truy cập vào Google Form Bước 3: Tạo tài liệu Google Form Bước 4: Thiết kế câu hỏi khảo sát Bước 5: Chia sẻ cho thành viên tham gia khảo sát Bước 6: Lưu phiếu khảo sát thư mục “Thực hành ứng dụng CNTT_phần 1” tạo tập thực hành với tên “Bài thực hành số 5” Bước 7: Tải tài liệu máy tính cá nhân Bài - Bài tập thực hành 6: Bước 1: Truy cập vào Gmail Bước 2: Truy cập vào Google Meet Bước 3: Tạo họp Bước 5: Chia sẻ cho thành viên tham gia họp Bước 6: Chia sẻ màn hình cuộc họp cho các thành viên trong lớp Bài - Bài tập thực hành Bước 1: Truy cập vào Gmail Bước 2: Truy cập vào Google Calendar Bước 3: Tạo tài liệu Google Calendar Bước 4: Khởi tạo một lịch hẹn làm việc với tên “Họp lớp”, có nội  dung là “Đánh giá rèn luyện” Bước 5: Cài đặt lịch “Họp lớp” vào lức 14h ngày 30/7/2022 Bước 6: Chia sẻ cho thành viên tham gia khảo sát Bài - Bài tập thực hành 1 Sử dụng tính kiểm tra nhập liệu Data Validation Sử dụng tính Data Validation tạo danh sách chọn cho cột Loại văn bản, phận xử lý 94 Sử dụng tính Conditional formatting định dạng liệu có điều kiện cho cột tình trạng văn Sử dụng hàm hàm Vloopkup, Hlookup, Countif, if để đánh số văn tự động có văn Sử dụng tính Advanced Filter lọc văn đến có loại văn định Sử dụng tính Advanced Filter lọc văn đến có loại văn định có nơi gởi UBND tỉnh Sử dụng tính Sort Sử dụng tính Advanced Filter Bài - Bài tập thực hành Sử dụng tính kiểm tra nhập liệu Data Validation Sử dụng tính Data Validation Sử dụng tính Conditional formatting định dạng liệu có điều kiện cho cột tình trạng văn Sử dụng hàm hàm Vloopkup, Hlookup, Countif, if, đánh số văn tự động có văn Sử dụng tính Advanced Filter lọc văn đến có loại văn thơng báo đinh Sử dụng tính Advanced Filter lọc văn đến có loại văn định có nơi gởi UBND tỉnh Sử dụng tính AutoFilter lọc liệu theo cột loại văn Sử dụng tính Advanced Filter, lọc liệu theo ngày ký từ ngày 1/9/2021 đến hết ngày 30/5/2022 Bài - Bài tập thực hành Sử dụng tính kiểm tra nhập liệu Data Validation 95 Sử dụng tính Data Validation Sử dụng tính Conditional formatting định dạng liệu có điều kiện cho cột tình trạng nhân Sử dụng tính Advanced Filter lọc nhân viên có tình trạng nhân chưa lập gia đình giới tính nữ Sử dụng hàm Countif Bài - Bài tập thực hành Sử dụng tính kiểm tra nhập liệu Data Validation Sử dụng tính Data Validation Sử dụng tính Conditional formatting định dạng liệu có điều kiện cho cột tình trạng thiết bị Sử dụng tính Advanced Filter lọc thiết bị có tình trạng hỏng Sử dụng hàm Sumif TÀI LIỆU THAM KHẢO Phan Thị Thanh Tin học ứng dụng quản trị văn phòng lưu trữ Đại học Hoa Lư Phạm Quang Huy, Phạm Phương Hoa Giáo trình thực hành Excel dùng cho phiên 2019 - 2016 - 2013 Thực hành Excel với hướng dẫn bước NXB Thanh Niên; 2020 Nguyễn Ngọc Anh, Nguyễn Đình Chúc, Phạm Quang Hưng Phân tích thống kê sử dụng Excel Development and Policies Research Center (Depocen); 2008 Tài liệu hướng dẫn sử dụng, cài đặt phần mềm Chuẩn hố thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội Vụ; 2011 96 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn VNPT iOffice Bưu viễn thơng VNPT Phú Thọ; 2019 ...2 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng tài liệu nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum biên soạn, nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập... DUNG Quản lý công văn 1.1 Thiết lập số quản lý công văn (1) Sổ quản lý công văn theo dõi công văn đến hàng ngày bao gồm thông tin như: Ngày đến, số thứ tự công văn đến (mỗi công văn đến đánh... dùng cho học sinh chuyên ngành Hành văn phịng trình độ trung cấp, bố trí sau học phần tin học văn phịng - Tính chất: Mô đun Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng mơ đun tích hợp lý thuyết