- Chức vụ người ký: Nhập tuỳ biến không phân biệt chữ hoa, chữ thường Tên người ký: Nhập tên người ký.
1. Phần mềm VNPT iOffice (5)
2.3. Quản lý văn bản
Chức năng này cho phép văn thư quản lý văn bản với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như: Cập nhật công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực,... Ngoài ra, chức năng bình luận cho phép mọi người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân của mình vào từng văn bản hoặc đánh dấu thơng tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần. Để quản lý văn bản một cách khoa học trong toàn bộ hệ thống, Quản trị hệ thống có thể thiết lập cấu hình “Áp dụng quy trình xử lý văn bản”. Khi đó q trình xử lý văn bản sẽ tn theo một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước xử lý sẽ do một hoặc một vài cá nhân có trách nhiệm tương ứng đảm nhiệm. Áp dụng quy trình xử lý văn bản giúp văn bản được quản lý một cách chặt chẽ và khoa học. Văn bản đang ở bước xử lý nào, do ai phụ trách được thể hiện rõ trong hệ thống. Để đạt được điều này, hệ thống yêu cầu sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, từ bộ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo. Tuy nhiên, khi người đảm nhiệm xử lý văn bản tại một bước nào đó đi vắng hoặc chưa tham gia trực tiếp sử dụng Cloud Office, hệ thống vẫn có thể hoạt động bình thường thơng qua cơ chế “ủy nhiệm”. Quy trình xử lý văn bản bao gồm các bước sau:
- Nhận và nhập văn bản đến.
- Phân loại văn bản cần hoặc không cần xử lý. Xác định thời hạn xử lý cho văn bản.
- Phân công đơn vị xử lý.
- Chuyển tiếp văn bản xuống đơn vị trực thuộc (nếu văn bản có liên quan đến các đơn vị đó).
- Khởi tạo cơng việc để xử lý văn bản. - Khởi tạo tờ trình trả lời cho văn bản đến.
- Xác nhận kết quả đã xử lý để kết thúc quy trình.
Bài học này sẽ giới thiệu tóm lược các chức năng cơ bản của hai phần mềm quản lý văn thư phổ biến hiện nay đó là phần mềm CloudOffice và phần mềm VNPT Ioffice. Từ đó, chúng ta có cách nhìn tổng quan về các phần mềm quản lý văn thư, và áp dụng vào thực tế trong công việc.