- Chia sẻ với các cá nhân: Trong phần Chia sẻ với những người cụ thể,
1. Quản lý công văn
1.1. Thiết lập số quản lý công văn (1)
Sổ quản lý công văn sẽ theo dõi công văn đi và đến hàng ngày bao gồm các thông tin như: Ngày đến, số thứ tự của công văn đến (mỗi công văn đến sẽ được đánh số thứ tự vào cơng văn để dễ truy tìm). Số, ngày, nơi ra văn bản của
công văn, loại công văn (quy định, quyết định…), loại nghiệp vụ liên quan đến (TD, KT, TTQT…), nội dung (tóm tắt của cơng văn). Tùy theo yêu cầu của từng đơn vị và công việc cụ thể để có thể thêm bớt một số mục thơng tin.
Đối với phiên bản Microsoft Excel 2007 trở đi, mỗi workbook có 255 trang tính (sheet), trên mỗi trang tính có 1.048.576 hàng và 16.384 cợt, như vậy nếu mỗi tháng đơn vị nhận được 1.000 cơng văn và ghi mỗi cơng văn một dịng thì khoảng 10 năm chúng ta mới ghi hết một trang tính. Chính vì vậy chúng ta có thể sử dụng mỗi trang tính trong Microsoft ghi một nhóm cơng văn, để dễ dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này.
1.1.1. Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý (1)
Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.
Hình 2.1. Sơ đồ quản lý văn bản
1.1.1.1. Nhận văn bản đến
Bộ phận hành chính văn thư phải thêm mới văn bản vào sổ công văn đến với tình trạng chưa xử lý. Với loại văn bản này phải xác định rõ được các nội dung cơ bản như sau: Ngày nhận, loại văn bản, số văn bản, ngày ký văn bản,
nơi gửi, người ký, nội dung chính của văn bản, cơng việc cần làm, bộ phận cần xử lý.
1.1.1.2. Giao văn bản cho bộ phận xử lý và chờ kết quả
Sau khi đã vào sổ quản lý cơng văn đến, bộ phận hành chính văn thư sẽ giao văn bản cho bộ phận có liên quan để xử lý với tình trạng đang xử lý. Tại đây cần chú ý thời gian xử lý văn bản theo tiêu chuẩn của mỗi loại văn bản, để có thể theo dõi khi nào văn bản hết thời hạn xử lý, từ đó đánh giá tiến độ xử lý của bộ phận có liên quan, đảm bảo được quy định về thời gian xử lý văn bản đến.
1.1.1.3. Bộ phận xử lý thực hiện xong
Trong thời gian xử lý, khi có kết quả thì bộ phận xử lý sẽ thông báo kết quả và gửi tới bộ phận hành chính văn thư để theo dõi, thơng báo hoặc lưu trữ tùy theo nội dung cơng việc. Sau khi hồn thành xong tình trạng cơng văn sẽ là đã xử lý. Kết quả xử lý gồm 03 loại:
- Hoàn thành: nội dung được xử lý 100% và không phát sinh thêm nội dung gì.
- Cần bổ sung: cần làm rõ thêm thơng tin. Khi đó cần ban hành thêm các công văn, văn bản đề nghị bổ sung, làm rõ thông tin.
- Quá hạn: Quá thời hạn mà chưa xử lý xong. Khi đó cần kiểm tra lại bộ phận chịu trách nhiệm xử lý văn bản đó.
1.1.1.4 Vẽ sơ đồ quản lý công văn trên Microsoft Excel (2) Bước 1: Sử dụng thẻ Insert/ Shapes và chọn hình vẽ phù hợp. Bước 2: Nhấn giữ chuột trái, và vẽ hình.
Bước 3: Để nhập chữ vào trong hình, ta click chuột phải vào hình rồi chọn Edit Text.
Hình 2.2. Vẽ sơ đồ trong Microsoft Excel
1.1.2. Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý
Quản lý văn bản là một công việc mà chúng ta phải làm việc với rất nhiều đối tượng:
- Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: là những đối tượng ban hành công văn đến, nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng,…
- Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: là các phòng ban, các nhân viên, …
1.1.3. Tạo sổ quản lý công văn
Bước 1: Tạo 1 file Microsoft Excel mới.
Bước 2: Tạo một trang tính để theo dõi các đối tượng được quản lý theo mẫu như hình. Tuỳ đặc thù của từng đơn vị cụ thể mà các đối tượng cần quản lý sẽ khác nhau.
Bước 3: Tạo các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ, mỗi sổ tạo trên 1 trang tính. Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng. Tuy nhiên, mẫu sổ quản lý công văn đi sẽ có cấu trúc cơ bản gồm các cột như sau:
Hình 2.4. Trang tính quản lý cơng văn đi 2. Nhập dữ liệu và tìm cơng văn
2.1. Nhập dữ liệu (1-3)
Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó. Để việc nhập liệu được thực hiện thuận tiện và nhanh chóng, chúng ta sử dụng một số chức năng trong Microsoft Excel.
2.1.1. Thiết lập điều kiện nhập liệu bằng chức năng Data Validation
Data Validation là chức năng kiểm duyệt dữ liệu được nhập vào, sao cho dữ liệu đúng phải được nhập vào đúng nơi, đúng chỗ. Data Validation được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như:
- Tạo dữ liệu được xác định trước trong một danh sách.
Ví dụ: Loại văn bản giới hạn lựa chọn trong danh sách công văn, quyết định, tờ trình, nghị quyết, thơng báo.
- Hạn chế số lượng nằm ngồi một phạm vi cụ thể.
Ví dụ: Chỉ định tỷ lệ phần trăm đầu vào tối đa cho mức tăng thành tích hàng năm của nhân viên, giả sử là 3% hoặc chỉ cho phép một số nguyên từ 1 đến 100.
Ví dụ: Trong đơn xin nghỉ của nhân viên, có thể thiết lập khơng cho phép chọn ngày nghỉ trước ngày hiện tại.
- Hạn chế thời gian nằm ngồi khung giờ cụ thể. Ví dụ: Có thể lên lịch hợp từ 8 giờ tới 17 giờ. - Hạn chế số lượng ký tự văn bản.
Ví dụ: Có thể giới hạn số ký tự trong một ơ chỉ 10 ký tự trở xuống. Để sử dụng chức năng Data Validation ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm duyệt dữ liệu nhập.
Bước 2: Chọn thẻ Data/ Data Validation/ Data Validation để mở hộp thoài tuỳ chỉnh điều kiện kiểm duyệt dữ liệu,
Bước 3: Thiết lập các điều kiện nhập liệu tại mục Settings của hộp thoại Data Validation như sau:
* Mục Alow: Chúng ta chọn một trong các tuỳ chọn sau: