- Chuẩn dò = 1: Dị tìm tương đối Danh sách các giá trị dị tìm của bảng
2.2. Tìm kiếm công văn (2, 3)
2.2.1. Tìm theo tiêu đề cột
2.2.1.1. Lọc tự động (AutoFilter)
Microsoft Excel cung cấp một công cụ lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện đơn giản bằng công cụ AutoFilter, cách thức sử dụng công cụ này như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu hoặc vùng cơ sở dữ liệu muốn trích lọc dữ liệu. Lưu ý rằng, vùng dữ liệu chọn phải có phần tiêu đề cột.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter/chọn lệnh
Filter hoặc chọn thẻ Home/nhóm Editing/chọn lệnh Sort & Filter . Lúc này sẽ xuất hiện nút xổ xuống ở mỗi cột tiêu đề trong vùng dữ liệu.
Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc bằng cách click chuột vào nút xổ xuống của cột hoặc trường muốn lọc dữ liệu rồi chọn các thông số muốn lọc. Nếu chúng ta muốn thiết lập thêm các điều kiện lọc thì click chọn Custom AutoFilter.
Tại hộp thoại AutoFilter ta thiết lập các điều kiện theo yêu cầu. Nếu có nhiều điều kiện, chúng ta sẽ kết nối các điều kiện bằng các tốn tử Logic AND, OR.
Ví dụ: Lọc các báo cáo được gửi đi trong khoảng từ 01/01/2009 đến
30/5/2009.
Hình 2.12. Lọc báo cáo được gởi đi trong 1 khoảng ngày
2.2.1.1. Lọc theo từ khoá
Bước 1: Tạo 1 bảng chứa điều kiện lọc dữ liệu.
* Lưu ý: Nếu có nhiều điều kiện lọc dữ liệu:
- Các điều kiện AND với nhau sẽ được sắp xếp theo hàng ngang. Do đó, nếu cần lọc 2 điều kiện AND theo cùng một tiêu chí thì phải dùng một tiêu đề cho 2 ơ.
Hình 2.13. Tạo bảng điều kiện lọc
Ví dụ: Lọc những văn bản có loại là “Quyết định” và có người ký là “Nguyễn Văn A”
Bước 2: Trỏ chuột vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu hoặc chọn cả vùng dữ liệu.
Bước 3: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter, sau
đó chọn lệnh Advanced Filter để xuất hiện hộp thoại Advanced Filter.
Hình 2.1.4. Khai báo các thơng số lọc
Bước 4: Tại hộp thoại Advanced Filter, bạn tiến hành khai báo các thơng
số cho q trình lọc như sau:
- Lựa chọn chế độ hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc:
+ Filter the list, in-place: Hiển thị dữ liệu thỏa điều kiện lọc trên vùng dữ liệu và ghi đè lên vùng dữ liệu.
+ Copy to another location: Dữ liệu thỏa điều kiện lọc sẽ hiển thị tại 1
vùng khác ngoài vùng dữ liệu.
- Khai báo thơng số cho q trình lọc:
+ List range: Chọn vùng dữ liệu hay một phần dữ liệu bao gồm cả hàng
tiêu đề chứa các mẩu tin cần lọc.
+ Criteria range: Chọn vùng điều kiện lọc.
Ví dụ: Lọc những văn bản có loại là “Quyết định” và có người ký là “Nguyễn Văn A”
Kết quả lọc như sau:
Hình 2.14. Ví dụ minh hoạ kết quả lọc từ khố 2. Quản lý nhân sự