- Date: Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị ngày.
- Time: Hạn chế ô chỉ chấp nhận giá trị thời gian. - Text Length: Hạn chế độ dài văn bản.
- Custom: Tùy biến công thức.
* Mục Data: Thiết lập các điều kiện cho dữ liệu nhập, chúng ta lựa chọn
một trong các điều kiện sau đây: - Between: Ở giữa
- Not between: Không phải ở giữa - Equal to: Bằng
- Not equal to: Không bằng - Greater than: Lớn hơn - Less than: Ít hơn
- Greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng - Less than or equal to: Ít hơn hoặc bằng
Ví dụ: Tạo danh sách dữ liệu thả xuống cho cột dữ liệu Loại của trang quản lý công văn đến, với dữ liệu nguồn được lấy từ cột Loại văn bản của trang danh mục đối tượng.
Bước 4: Thẻ Input Message trong hộp thoại Data Validation dùng để thêm các cảnh bảo lỗi nhập liệu.
- Đánh dấu tích vào mục Show input message when cell is selected. - Mục Title: Điền nội dung khái quát của thông báo.
- Mục Input message: Điền nội dung thông báo đầy đủ về loại dữ liệu mà người dùng sẽ lựa chọn để nhập vào.
Hình 2.6. Cảnh báo lỗi nhập liệu trong Data Validation
2.1.2. Theo dõi tình trạng thực hiện bằng chức năng Conditional formatting
Chức năng Conditional Formatting là kỹ thuật định dạng có điều kiện, nó cho phép người dùng thiết lập định dạng riêng cho những ô được lựa chọn khi dữ liệu trong các ơ đó thỏa mãn điều kiện đã định sẵn. Việc định dạng khác biệt cho các ô dữ liệu thỏa mãn điều kiện sẽ giúp người xem nhanh chóng nhận ra các thơng tin đủ điều kiện, trong khi vẫn xem được tổng thể tồn bộ nội dung bảng tính.
Ví dụ: Để theo dõi tình trạng thực hiện cơng văn đến.
- Đối với văn bản đang xử lý: Được định dạng nền màu vàng, chữ đỏ đậm.
- Đối với văn bản đã xử lý: Được định dạng nền trắng, chữ đen.
Hình 2.7. Đạng có điều kiện cho sổ quản lý cơng văn đến
a. Thiết lập định dạng có điều kiện
Để xử dụng chức năng Condional, ta thao tác như sau: Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.
Bước 2: Chọn thẻ Home / nhóm Style / lệnh Conditional Formatting. Bước 3: Click chọn định dạng điều kiện muốn thiết lập trong bảng định dạng được hiển thị.
Bước 4: Tùy theo kiểu định dạng được chọn trong bước 3 mà hệ thống sẽ trả về các hộp thoại nhập điều kiện khác nhau.
Ví dụ: Thiết lập định dạng điều kiện cho cột số lượng >20 với bảng dữ liệu sau:
Kết quả thu được như sau:
Hình 2.8. Thiết lập định dạng có điều kiện cho số lượng lớn hơn 20
b. Xóa một định dạng có điều kiện
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng muốn xóa.
Bước 2: Chọn thẻ Home/ Conditional Formatting / Manage Rules.
Bước 3: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, bạn chọn định dạng muốn xóa, sau đó click nút Delete Rule để xóa định dạng rồi nhấn nút OK để xác nhận xóa.
c. Xem các định dạng có điều kiện đang được sử dụng
Bước 1: Chọn thẻ Home/Conditional Formatting/Manage Rules.
Bước 2: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, tại mục
Show Formatting Rules For, ta chọn This Worksheet để hiển thị các định dạng
có điều kiện đang sử dụng.
d. Tùy chỉnh một định dạng có điều kiện Bước 1: Chọn vùng dữ liệu định dạng.
Bước 3: Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn định dạng muốn chỉnh sửa.
Bước 4: Nhấn nút Edit Rule để mở hộp thoại Edit Formatting Rule và điều chỉnh các tùy chọn điều kiện, sau đó nhấn nút OK để xác nhận thay đổi và đóng hộp thoại Edit Formatting Rule.
Bước 5: Đặt lại vùng được áp dụng định dạng có điều kiện trong cột Applies to.
Bước 6: Nhấn nút lệnh OK để xác nhận và thực hiện việc định dạng.
2.3.3. Xây dựng cơng thức tính mã văn thư
Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý hành chính, văn thư tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng cơng thức tính tự động, thống nhất trong tồn bộ Sổ quản lý cơng văn.
2.3.3.1. Nhóm hàm dị tìm (2, 3)
Mỗi văn bản sẽ phải đánh mã khác nhau. Vì vậy, chúng ta sử dụng nhóm hàm dị tìm kết hợp với hàm đếm để tham chiếu theo từng loại văn bản.
a. Hàm VLOOKUP
Cú pháp: = VLOOKUP(trị dò, bảng dò, thứ tự cột kết quả, chuẩn dị) Chức năng: Tìm giá trị của trị dị trong bảng dị theo chuẩn dị tìm và trả
về giá trị tương ứng trong cột kết quả. Trong đó: