KHÓA LUẬN tốt NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG tác văn PHÒNG tại bộ nội vụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP “ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ” Khóa luận tốt nghiệp ngành : Quản trị văn phịng Chủ nhiệm đề tài : Lê Hồng Yến Giảng viên hướng dẫn: TS Phạm Quang Quyền Mã sinh viên : 1805QTVA068 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : QTVP 18A Hà Nội - 2022 n TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ NỘI VỤ” Khóa luận tốt nghiệp ngành : Quản trị văn phòng Chủ nhiệm đề tài : Lê Hoàng Yến Giảng viên hướng dẫn: TS Phạm Quang Quyền Mã sinh viên : 1805QTVA068 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : QTVP 18A Hà Nội - 2022 n MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục nghiên cứu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung văn phịng cơng tác văn phịng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 Lý luận chung công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin… 10 1.2.1 Khái niệm 10 1.2.2 Ý nghĩa ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng… 11 1.2.3 Vai trị ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng… 12 1.3 Các trang thiết bi, phần mềm cho ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 13 1.3.1 Phần cứng (Hardware) 13 1.3.2 Phần mềm (Software) 15 n 1.3.3 Mạng máy tính 16 1.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 17 1.4.1 Công tác lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động 17 1.4.2 Công tác thu thập xử lý, quản lý thông tin 17 1.4.3 Công tác Văn thư 18 1.4.5 Công tác xây dựng quy chế quan 18 1.4.6 Công tác quản lý tài sản trang thiết bị 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ 20 2.1 Giới thiệu chung Bộ Nội vụ 20 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 20 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Nội vụ 21 2.1.3 Khái quát Văn Phòng Bộ Nội vụ 26 2.1.4 Nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nội vụ…… 26 2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT công tác Văn phòng Bộ Nội vụ 28 2.3 Hoạt động ứng dụng CNTT công tác Văn phòng Bộ Nội vụ… 31 2.3.1 Công tác tham mưu, lập kế hoạch, xây dựng chương trình hoạt động… 32 2.3.2 Công tác thu thập xử lý, quản lý thông tin 32 2.3.3 Công tác văn thư 33 2.3.4 Công tác lưu trữ 34 2.3.5 Công tác xây dựng quy chế quan 34 2.3.6 Công tác quản lý tài sản trang thiết bị 35 2.3.7 Ứng dụng Công nghệ thông tin giao dịch văn phịng 35 2.3.8 Hồn thiện đẩy mạnh hoạt động thông tin điện tử 37 2.4 Nhận xét, đánh giá 41 2.4.1 Ưu điểm 41 n 2.4.2 Nhược điểm 41 2.4.3 Nguyên nhân 43 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 45 3.1 Định hướng 45 3.2 Giải pháp nhận thức 47 3.2.1 Về vai trò cán bộ, công chức viên chức 48 3.2.2 Về công tác đào tạo, bỗi dưỡng 49 3.2.3 Về hoạt động tra, kiểm tra 50 3.3 Giải pháp thể chế 50 3.4 Giải pháp công nghệ 51 3.4.1 Trang bị thiết bị kỹ thuật công nghệ thông tin 51 3.4.2 Về công tác quản lý nhân 53 3.4.3 Về công tác văn thư lưu trữ 54 3.4.4 Về công tác an ninh, bảo mật 56 PHẦN KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC 62 PHỤ LỤC 63 n LỜI CẢM ƠN Trong năm học vừa qua, em có hội học tập rèn luyện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ kiến thức chuyên ngành giảng dạy với trình kiến tập, thực tập giúp em học hỏi, tích lũy thêm nhiều kiến thức áp dụng vào thực tế giúp đỡ cho việc thích nghi với cơng việc mơi trường làm việc sau Để trình học hỏi, tiếp thu thuận lợi em xin gửi lời cảm ơn đến thầy khoa Quản trị văn phịng với thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn, giảng dạy giúp em hiểu biết hết em xin gửi lời cảm ơn tới Ths Phạm Quang Quyền dẫn, góp ý, giải đáp tận tình thầy giúp em hồn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn n LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận đề tài “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Bộ Nội vụ” cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Nếu có khơng trung thực tập em xin chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 10 tháng 04 năm 2022 Người thực Lê Hoàng Yến n DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Nghĩa từ Chữ viết tắt CNTT Công nghệ thông tin CB, CC, VC Cán bộ, công chức, viên chức n LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa với phát triển Internet, công nghệ thông tin ngày phổ biến ứng dụng vào nhiều ngành nghề đem lại thành tựu to lớn ngày quan trọng, đặc biệt hoạt động quản lý hành Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản lý hành giúp tối giản quy trình thực mang lại phong cách lãnh đạo mang tính chiến lược lâu dài đẩy mạnh phát triển đại hóa cơng tác hành Chính Cơng nghệ thơng tin có tầm quan trọng hoạt động công tác Văn Phịng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào Văn Phòng xem trọng, đặc biệt Bộ Nội vụ vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tiếp cận cịn thiếu sót, chưa đem lại hiệu cao Vì vậy, em chọn đề tài “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác Văn Phịng Bộ Nội vụ” làm đề tài cho khóa luận em góp phần phát triển nâng cao vai trò sửa chữa, tạo sử dụng hệ thống thiết bị máy tính để cung cấp giải pháp xử lý thông tin hoạt động công tác Văn Phòng hiệu hơn, đại chuyên nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Nhằm hiểu rõ vấn đề cơng tác văn phịng ứng dụng CNTT Để bước chỉnh sửa, cải tiến quy trình cơng việc, thủ tục hành quan, tạo tiền đề cho việc phát triển ứng dụng tin học văn phịng Thiết lập hệ thống mơ hình quản lý để cung cấp thông tin dịch vụ công phục vụ cho công tác tổ chức quan Giúp hiểu rõ đưa giải pháp nâng cao hoạt động cơng tác văn phịng nhờ vào tính hỗ trợ tích cực cho cơng tác quản lý, mở rộng khả chia sẻ nguồn thông tin nâng cao vai trị, vị trí văn phịng Nhiệm vụ nghiên cứu n Tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống hóa sở lý luận văn phịng cơng tác văn phịng - Phân tích việc ứng dụng CNTT hoạt động công tác văn phịng Bộ Nội vụ Từ đưa đánh giá kết đạt được, tồn nguyên nhân tồn ứng dụng CNTT Bộ Nội vụ góp phần nâng cao hiệu ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng CNTT quan hoạt động cơng tác văn phịng Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng - Phạm vi nghiên cứu: + Về Nội dung: Nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng quy trình hoạt động ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng giải pháp cho hoạt động ứng dụng CNTT văn phòng + Về không gian: Bộ Nội vụ + Về thời gian: từ năm 2019 đến năm 2021 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Việc ứng dụng công nghệ thông tin góp phần quan trọng việc nâng cao hiệu công việc thúc đẩy phát triển cơng nghệ Vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào cơng tác quan tâm nhà nghiên cứu, nhà quản lý Một số cơng trình nghiên cứu khoa học nước như: 1, Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Việt Nam” tác giả Nguyễn Trung Thành (2015): Tác giả trình bày sở lý luận ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Thông qua phương pháp nghiên cứu, tác giả trình bày thực trạng hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011-2014 Trên sở đánh giá, tác giả đề giải pháp đẩy mạnh hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan cách hiệu dựa phương hướng phát triển chiến lược dài hạn n mềm phần mềm, hiểu chức họ thực theo quy trình, từ hạn chế hỏng hóc lỗi việc chạy chương trình máy tính Nâng cao nhận thức giá trị vai trò người tổ chức giải pháp quan trọng, có ý nghĩa định giải pháp sau Nhằm nâng cao nhận thức việc ứng dụng CNTT công tác văn phòng em xin đề xuất số giải pháp sau: - Tổ chức hội thảo, tọa đàm mối quan hệ phát triển CNTT công tác văn phịng cho CB, CC, VC - Chủ trì xây dựng đề án ứng dụng CNTT công tác văn phòng, lựa chọn ưu điểm loại bỏ khiếm khuyết đơn vị - Chỉ đạo Vụ, Cục, đơn vị, Văn phòng Bộ Nội vụ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quan, quan tâm đầu tư sở hạ tầng trang thiết bị cho quan đơn vị trực thuộc - Chỉ đạo, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin đơn vị, phòng ban; sử dụng thống tệp tin điện tử hoạt động nội bộ; khởi động trang thiết bị đồng bộ, đường truyền tốc độ cao cho phịng ban, đơn vị cá nhân 3.2.2 Về cơng tác đào tạo, bỗi dưỡng Đội ngũ, lãnh đạo lãnh đạo CNTT phận đảm bảo phận, đơn vị có lãnh đạo CNTT Tập huấn cho CB, CC, VC tổ chức an tồn thơng tin mạng vận hành, sử dụng, khai thác chức CNTT Việc đào tạo, bồi dưỡng cần trọng kiến thức, ứng dụng sáng tạo vào công việc để tăng hiệu Tập trung đào tạo nội dung quản lý hệ thống thông tin, thư mục tệp tin, đặc biệt sử dụng phần mềm xử lý văn Microsoft Word, sử dụng Internet để tìm kiếm thơng tin, sử dụng thành thạo cơng cụ tìm kiếm thơng tin, thư điện tử, trực tuyến kỹ năng, kỹ thuật khác giao tiếp cơng việc 49 n Chương trình đào tạo nên tập trung vào chủ đề ngắn, viết giáo trình phù hợp sử dụng phương pháp đào tạo điện tử, nghiên cứu phần mềm hướng dẫn cài đặt máy CB CC, VC cần chấp hành nghiêm túc quy chế hoạt động hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thơng Thường xun rà sốt mức độ ứng dụng sử dụng thủ tục CNTT giải vướng mắc để có hướng giải kịp thời Giúp tận dụng hết chức hỗ trợ nhằm nâng cao hiệu làm việc chương trình phần mềm ứng dụng CNTT Tùy vào vị trí làm việc CB, CC mà có nội dung, hướng dẫn phổ biến phù hợp với vị trí 3.2.3 Về hoạt động tra, kiểm tra Trong công tác văn phòng ngày nay, việc tổ chức đầu tư trang thiết bị kỹ thuật đào tạo quan trọng Đầu tư vào phát triển nguồn lực phải kèm với việc kiểm tra đánh giá kết để việc đầu tư có hiệu Bộ Nội vụ cần thường xuyên đánh giá hiệu việc sử dụng trang thiết bị, ứng dụng vào công việc văn phòng Việc kiểm tra giúp quan đánh giá lực, hoạt động thiết bị để đưa giải pháp khắc phục, nâng cao điểm mạnh có 3.3 Giải pháp thể chế Thể chế hệ thống pháp luật bao gồm hiến pháp, chuẩn mực, quy chế, quy tắc, điều lệ, nhằm điều phối quyền lợi trách nhiệm công dân, tổ chức trật tự xã hội nhằm điều phối lợi ích xã hội Nó nguyên tắc xác định mối quan hệ xã hội, hình thành hành vi thành viên xã hội điều chỉnh vận hành xã hội 50 n Để phát huy tối đa hiệu ứng dụng CNTT công việc quan Bộ Nội vụ, quan cần thiết lập hành lang pháp lý với việc định quy định giúp CB, CC, VC thực hiệu nâng cao hiệu công việc Các giải pháp khả thi là: - Xây dựng công bố nội quy, quy chế sử dụng, bảo trì thiết bị kỹ thuật văn phòng phần mềm ứng dụng - Xây dựng hướng dẫn chi tiết cách sử dụng thiết bị kỹ thuật phần mềm quản lý để giúp CC, VC phát huy tối đa lực - Xây dựng khung tiêu chuẩn đánh giá ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng - Để hướng dẫn, giám sát kiểm tra, nhận xét hiệu làm việc CB, CC, VC quan cần thành lập Ban quản lý điều hành ứng dụng CNTT công tác văn phịng 3.4 Giải pháp cơng nghệ 3.4.1 Trang bị thiết bị kỹ thuật công nghệ thông tin Trang thiết bị, phần mềm CNTT năm cải tiến với tính cao hơn, đa chức với tính ưu việt Để bắt kịp với phần mềm công nghệ đại đáp ứng cho cơng tác việc đầu tư trang thiết bị đại vô quan trọng cần trọng nhiên vấn đề vơ vùng khó khăn cần có hướng đầu tư chiến lược lâu dài cho việc trang bị trang thiết bị kĩ thuật, phần mềm, cần phải nắm hiệu suất sử dụng, tuổi thọ trung bình để có định đắn Trong q trình thực tập, em thấy việc trang bị trang thiết bị thiếu số thiết bị sử dụng nhiều nên hiệu suất làm việc Vì em có số đề xuất cho quan bổ sung thêm trang thiết bị sau: - Về máy tính xách tay: Nhằm giảm diện tích văn phịng, giúp di chuyển thuận lợi 51 n công tác, thuận tiện việc phục vụ công tác văn phịng việc đổi sang máy tính xách tay thay đổi vô lớn, hướng tới xây d ựng mơ hình văn phịng đại Hiện nay, thị trường có nhiều loại máy ho ạt động tốt với cấu hình lớn core i7, core i5, nhớ RAM lớn, thời lượng pin ch o phép sử dụng đến 2-3 tiếng tùy vào chức sử dụng Trên thi trường n ay có số dịng máy phù hợp với văn phòng như: HP, Dell, Acer, Lenovo,… - Về máy chiếu: Là công cụ hỗ trợ đắc lực cho cơng tác văn phịng giúp cho vi ệc truyền đạt thông tin không bị nhàm chán hội họp, thảo luận tr nên dễ dàng nắm bắt thông tin Mỗi công ty có văn phịng phịng họp để sử dụng cho việc hội họp trao đổi cần thiết nên máy chiế u thiết bị hữu ích thiếu giúp bạn truyền tải đến đồng nghiệp, nhâ n viên làm tiếp nhận nội dung vấn đề họp nhanh nhất, hiệu nhất, đảm bảo trình chiếu khơng bị gián đoạn buổi họp Máy chiếu th ường lựa chọn tùy vào quy mơ phịng họp, chất lượng ánh sáng phù hợp v ới không gian, khả kết nối với cổng nối, Một sản phẩm đ ược sử dụng phổ biến dòng máy chiếu Optoma, Epso n, Sony, Panasonic… đánh giá cao thiết kế kích thước chất lượng trình chiếu - Máy in: Với khả quét tài liệu gửi qua email mà khơng cần có có mặt máy tính máy in đảm nhiệm nhiều cơng việc không in ấn văn giấy tờ dùng hoạt động photo, scan, in văn Tuy n hiên khơng phải máy in có khả gửi email mà cần phải thiết lập tự động gửi email đến file quản lí máy tính, số loại có khả qt hình ảnh, biểu đồ chỉnh sửa chúng sau tự động gửi email Trên thị trường hi ện có nhiều loại máy in phù hợp máy in phun, máy in lụa, máy in ki m, máy in laser Máy in 3, Máy in AIO, MFP (máy in đa chức năng)… Tuy nhiên quan phải trọng đến việc bồi dưỡng đào tạo nguồn nhâ n lực việc trang bị trang thiết bị đại góp phần nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng nhiên biện pháp tạm thời 52 n 3.4.2 Về công tác quản lý nhân Để phục vụ cho công tác quản lý nhân quan cần phải xây dựng hệ thống sở liệu phục vụ cho công tác phần mềm chuyên biệt ứng dụng với chức thông minh khác: Quản lý sở liệu nhân viên: thay thực việc lưu trữ hồ sơ nhân viên, giầy tờ công chứng cách thủ cơng văn Các HR đính kèm scan hồ sơ nhân viên giúp cho trình tìm kiếm, tra cứu dễ dàng Dữ liệu hồ sơ nhân viên cập nhập liên tục từ lúc tiếp nhận nghỉ việc nhờ phát triển vượt bậc công nghệ thông tin tạo bước ngoặt lớn Nhờ lưu trữ thông tin cá nhân trình làm việc nhằm giúp đánh giá, khen thưởng định có liên quan thuận lợi Chấm công: Phần mềm quản lý đồng liệu với máy chấm công giúp báo cáo thời gian chi tiết nhân có mặt cơng ty, tự động lập bảng báo cáo chấm công theo thời gian nhân cơng ty Có thể theo dõi trực tiếp tình trạng hệ thống chấm cơng từ xa với thiết kế quét mã vân tay, có hoạt động thuyên chuyển hay tiếp nhận nhân viên thiết lập điều chỉnh dễ dàng Quản lý lương: Hệ thống quản lý lương nhân viên đồng tồn cơng ty giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hiệu Quản lý phúc lợi: Theo dõi quản lý chế độ phúc lợi dành cho nhân viên, cho phép chỉnh sửa, bổ sung chế độ kế hoạch phúc lợi dành cho nhân viên Tuyển dụng: Tính tuyển dụng có phần mềm quản lý nhân sự, phương án tuyển dụng online đánh giá cao hiệu Hệ thống tiếp nhận hồ sơ lưu trữ vào sở liệu, giúp thiết lập hồ sơ quy trình theo dõi tuyển dụng hiệu Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi, tổ chức thực khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo Phần mềm giúp phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng hiệu hoạt động đào tạo công ty Các hoạt động nhân viên công 53 n ty lưu trữ, đánh giá đem lại nhìn tổng quan hoạt động người công ty Quản lý tài sản: Lập hồ sơ bàn giao tài sản, công cụ vật dụng tiếp nhận nhân vào hồ sơ đảm bảo thu hồi đầy đủ tài nguyên công ty nhân thuyên chuyển nghỉ việc, hỗ trợ tiếp nhận trường hợp tài sản bị mất, hư hỏng theo dõi thường xuyên Thuế: Các cán nhân đóng tờ khai thuế kê khai thuế để nộp cho quan thuế Nhân viên cần thực đầy đủ yêu cầu thuế 3.4.3 Về công tác văn thư lưu trữ Ứng dụng CNTT văn thư lưu trữ với loại văn quan xây dựng phần mềm sử dụng chữ ký điện tử giúp mang lại lợi ích tối ưu việc ký, ban hành văn bản, định cho việc in ấn chép với độ bảo mật tốt Có loại mã hóa chữ ký điện tử cơng khai bí mật, với mã hóa cơng khai sử dụng rộng rãi, mã hóa bí mật khóa cung cấp dạng tệp cho dịch vụ chữ ký số để đảm bảo tính bảo mật, nhà cung cấp lưu trữ khóa bí mật mã thơng báo USB phần cứng chun dụng thẻ thơng minh Nhờ tính bảo mật cao thiết bị tối ưu, chìa khóa không bị chép bị nhiễm virus Ứng dụng CNTT quản lý văn đến, theo dõi, giám sát, kiểm tra giúp tiết kiệm thời gian, hiệu làm việc với dễ dàng tìm kiếm tài liệu Sử dụng phần mềm DocEye giúp thu nhận phân loại thông tin tài liệu văn đến dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa, tạo việc từ file tài liệu cá nhân, đồng thư mục chia sẻ tài liệu với kho tài liệu chung, phịng ban hệ thống Cùng với quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu cơng việc nhanh chóng khơng bị giới hạn thơng tin bảo mật an toàn qua chế phân quyền chi tiết đến người dùng 54 n Hình 3.1: Logo phần mềm DocEye Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp khoa học, đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn điều hành trực tuyến mạng máy tính Phần mềm có khả theo dõi xử lý văn điều hành công việc từ xa thơng qua Internet giúp tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành, theo dõi tiến độ xử lý cơng việc, khơng cịn hỗ trợ cơng tác thống kê báo cáo, in sổ, cho phép đính file nội dung văn kèm theo tiêu đề văn Cho phép lãnh đạo quan, đơn vị thực phê duyệt xử lý văn đến phần mềm với khả đạo đơn vị cụ thể gửi văn tới đơn vị cấp nhận văn từ đơn vị cấp dưới, đơn vị khác 55 n Hình 3.2: Hình ảnh Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị công việc 3.4.4 Về công tác an ninh, bảo mật Cơng nghệ thơng tin đóng vai trò to lớn hoạt động tổ chức nhiên mối đe dọa an ninh an tồn thơng tin ngày phát triển, đe dọa đến lộ thông tin gián đoạn hoạt động tổ chức, gây thiệt hại to lớn Phần mềm hệ thống quản lý giám sát an ninh an tồn thơng tin đời nhằm mục đích bảo vệ an tồn cho hệ thống thơng tin khỏi nguy lộ thông tin quan, virus xâm nhập gây thông tin, hư hỏng thiết bị lưu giữ Hiện thị trường có số phần mềm bảo mật như: a) Phần mềm diệt virus BKAV (Bkav Pro Internet Security) thuộc Trung tâm An ninh mạng Bách Khoa phần mềm diệt virus tiên phong sử dụng cơng nghệ điện tốn đám mây lĩnh vực bảo mật phần mềm tốt Hiệp hội An tồn thơng tin Việt Nam bình chọn 56 n Hình 3.3: Logo Phần mềm diệt virus BKAV (Bkav Pro Internet Security) b) Phần mềm hệ thống quản lý giám sát an ninh an tồn thơng tin CMC Cyber Security cung cấp Trung tâm Điều hành An ninh mạng CMC SOC Với tích hợp trí tuệ nhân tạo AI, máy học cơng nghệ Automation giải pháp bảo mật tiên tiến khác, CMC Cyber Security đảm bảo hệ thống mạng ứng dụng, dịch vụ khách hàng theo dõi, giám sát, phát cố với tần suất hoạt động 24/7 57 n TIỂU KẾT Việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng nhiệm vụ có vị trí, tầm quan trọng đặc biệt hoạt động quan, tổ chức, việc hoàn thành tốt công tác không phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý, lãnh đạo mà cịn giúp bảo quản khai thác sử dụng tối ưu nguồn thông tin phương tiện, kỹ thuật đại Dựa thực tế ứng dụng CNTT công tác văn phòng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu nêu Chương III Vì vậy, việc ứng dụng phải triển khai linh hoạt, sáng tạo có điều chỉnh phù hợp nhằm đạt hiệu cao sử dụng CNTT công việc văn phòng Bộ Nội vụ 58 n PHẦN KẾT LUẬN Với phát triển công nghệ thông tin, quan, tổ chức triển khai mạnh mẽ hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý quan cơng tác văn phịng, việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng cần thiết cơng tác văn phịng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý chuyển tài thông tin Đặc biệt ứng dụng CNTT lĩnh vực xem chìa khố cơng cụ chủ chốt cơng đổi Vì vấn đề đặt cần phải có thay đổi phù hợp với xu hướng phát triển thời đại nhằm cải thiện nâng cao phương thức hiệu hoạt động, hoàn thành xuất sắc chức năng, nhiệm vụ giao phục vụ đắc lực cho cơng tác văn phịng Đáp ứng yêu cầu khắt khe thời đại cơng nghệ thơng tin phận văn phịng, Bộ Nội vụ bước ứng dụng CNTT vào hoạt động quan, gặp nhiều khó khăn nhiên nâng cao hoạt động cơng tác văn phịng đạt hiệu định 59 n TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2005), Cuốn sách Lịch sử Bộ Nội vụ, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội Đào Xuân Chúc (2006): Tập giảng Quản trị Văn phòng, Trường khoa học xã hội nhân văn GS.TS Nguyễn Thành Độ GVC Nguyễn Thị Thảo (đồng chủ biên), sách giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Hoàng Phê (2016): Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội, trang 1022 Kế hoạch kèm theo Quyết định số 53/QĐ-BNV ngày 20 tháng 01 năm 2021 Bộ Nội vụ Khoa Quản trị kinh doanh (2013), Giáo trình giảng Quản trị văn phịng, Học viện Cơng nghiệp bưu viễn thơng Cổng thơng tin điện tử Bộ Nội vụ Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 04 năm 2017 Chính phủ Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 06 năm 2014 Chính phủ 10 Luật Cơng nghệ thơng tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm 2006 Quốc hội 11 Quyết định số 53/QĐ-BNV ngày 20 tháng 01 năm 2021 Bộ Nội vụ 12 Quyết định số 1101/QĐ-BNV ngày 21 tháng 12 năm 2020 Bộ Nội vụ 13 Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 04 năm 2018 Bộ Nội vụ 14 https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van-phong/ 15 https://sites.google.com/site/dialivietnam/ung-dung-cntt/li-luan-chung/ 16 https://tailieu.vn/doc/ly-luan-chung-ve-ung-dung-cong-nghe-thong-tin-vao-congtac-van-phong-510295.html 17 https://tcnn.vn/news/detail/35808/Ung_dung_cong_nghe_thong_tin_trong_hoat_do ng_cua_co_quan_nha_nuoc_huong_toi_Chinh_phu_dien_tuall.html 18 https://tailieu.vn/doc/luan-van-thac-si-quan-tri-van-phong-ung-dung-cong-nghethong-tin-trong-cong-tac-van-phong-tai-trung-2375061.html 60 n 19 https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van-phong/1-1-khainiem-chuc-nang-va-nhiem-vu-van-phong/1-1-3-nhiem-vu-vanphong?tmpl=%2Fsystem%2Fapp%2Ftemplates%2Fprint%2F&showPrintDialog=1 20 https://moha.gov.vn/baucu/van-ban-huong-dan/bo-noi-vu-ban-hanh-ke-hoach-ungdung-cong-nghe-thong-tin-phat-trien-chinh-phu-so-va-bao-dam-an-toan-thong-tinmang-giai-doan-2021-45754.html 61 n PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Nội vụ 62 n PHỤ LỤC Sơ đồ cấu Văn phòng Bộ Nội vụ Phòng Tổng hợp - Thư ký Lãnh đạo Văn phịng Bộ Phịng Kế tốn - Tài vụ Phịng Thi đua khen thưởng Truyền thơng Phịng Văn thư - Lưu trữ Kiểm soát thủ tục hành Phịng Hành - Quản trị Phịng Bảo vệ Đội xe 63 n