LỜI CẢM ƠN BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI, TỈNH THÁI BÌNH[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI, TỈNH THÁI BÌNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực : LÝ THỊ HỒNG THƠ Mã số sinh viên : 1305QTVB057 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại Nội vụ Hà Nội em thầy tận tình giảng dạy kiến thức Đồng thời tạo điều kiện giúp đỡ tận tình lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong thời gian 02 tháng thực tập, em tích cực nghiên cứu, vận dụng kiến thức học vào thực tế cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND – UBND huyện Tiền Hải hướng dẫn tận tình cán bộ, cơng chức Văn phịng Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Đăng Việt định hướng đưa ý kiến đóng góp giúp cho em, để em hồn thành tốt q trình thực tập hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ cịn hạn chế nên Khóa luận tốt nghiệp em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Hồng Thơ LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận kết em trình thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải Các số liệu hoàn toàn trung thực Nếu khơng em xin hồn tồn chịu trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Vị trí, vai trò văn phòng 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.3.1 Chức văn phòng 1.1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 Lý luận chung cơng tác văn phịng 10 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng 10 1.2.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn phịng 11 1.2.3 Nội dung cơng tác văn phịng 11 1.3 Khái niệm, ý nghĩa nội dung công nghệ thông tin 14 1.3.1 Khái niệm, vai trị thơng tin 14 1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin 15 1.3.3 Ý nghĩa công nghệ thông tin cơng tác văn phịng 15 1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng 16 1.3.4.1 Cơng tác soạn thảo văn 16 1.3.4.2 Công tác quản lý văn 17 1.3.4.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 18 1.3.4.4 Quản lý nhân 19 1.3.4.5 Quản lý tài 20 1.3.4.6 Quản lý trang thiết bị 21 1.3.4.7 Trong công tác tổ chức hội họp 21 1.3.4.8 Trong công tác truyền thông 22 1.3.4.9 Trong công tác lưu trữ 22 Tiểu kết: 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 24 2.1 Tổng quan Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải 24 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Tiền Hải 24 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Tiền Hải 25 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 27 2.1.3.3 Trang thiết bị, dụng cụ Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 29 2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng UBND huyện Tiền Hải 31 2.2.1 Trong công tác soạn thảo văn 31 2.2.2 Trong công tác quản lý văn 36 2.2.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 41 2.2.4 Trong công tác quản lý nhân 44 2.2.5 Trong cơng tác quản lý tài 45 2.2.6 Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng 47 2.2.7 Trong công tác tổ chức hội họp 48 2.2.8 Trong công tác truyền thông 49 2.2.9 Trong công tác lưu trữ 52 2.3 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT công tác văn phòng UBND huyện Tiền Hải 54 2.3.1 Ưu điểm 54 2.3.2 Nhược điểm 58 2.3.3 Nguyên nhân 59 Tiểu kết: 60 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 61 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng 61 3.2 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 62 3.3 Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông 63 3.4 Nâng cao kỹ thuật, công nghệ, sở liệu công nghệ thông tin 65 3.5 Xây dựng hoàn thiện cách đồng phương thức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 65 3.6 Xây dựng hồn thiện chế, sách, văn đạo, hướng dẫn ứng dụng CNTT công tác văn phòng UBND huyện 66 Tiểu kết 67 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa từ CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân NXB TTBVP VP Nhà xuất Trang thiết bị văn phòng Văn phòng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ công nghệ thông tin (CNTT) CNTT bước phát triển cao số hóa tất liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ kết nối tất lại với Mọi loại thông tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh đưa dạng kỹ thuật số để bất kỹ máy tính xử lý, lưu trữ chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ kết nối thời đại kỹ thuật số cho phép dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin hành động sở thông tin phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt thay đổi quan niệm,… Đến thời điểm nay, việc ứng dụng CNTT sống, công việc nhiều lĩnh vực khác áp dụng phổ biến Văn phịng có vai trị, nhiệm vụ quan trọng việc hỗ trợ quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức quan, tổ chức chức tham mưu – tổng hợp chức hậu cần Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan tổ chức cần có văn phịng mạnh, cơng tác văn phịng phải đủ khả đáp ứng giải công việc cách nhanh chóng, hiệu Vì vậy, việc đầu tư cho văn phịng nói chung cơng tác văn phịng nói riêng cần thiết Việc ứng dụng CNTT hoạt động văn phòng nhu cầu mang tính tất yếu, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ cơng tác văn phịng, đồng thời nâng cao suất lao động cán văn phịng Trong năm qua, ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phòng số hạn chế nhiều bất cập làm ảnh hưởng đến hiệu công việc.Do vậy, thời gian tới cần có bước giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Trên sở đó, tơi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải” cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác văn phịng cơng tác giữ vai trị quan trọng quan nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu khía cạnh khác nhau.Và thấy hiệu to lớn mà việc ứng dụng CNTT mang lại tình hình mà nước giới ứng dụng, thời gian qua nước ta có nhiều đề tài nghiên cứu sinh viên trường thực tập UBND huyện Tiền Hải, nhiên chưa có sinh viên nghiên cứu đề tài Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng UBND huyện Tiền Hải Nhưng, bên cạnh đó, phát triển công nghệ thông tin quan, tổ chức, đơn vị vấn đề nhiều người quan tâm; đó, có số cơng trình nghiên cứu công bố như: - Tài liệu “Nâng cao hiệu ứng dụng Công nghệ thông tin quan nhà nước” tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015 Tài liệu nhấn mạnh đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng quan, tổ chức - Tài liệu “Phát triển kỹ ứng dụng công nghệ thông tin” tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, hệ thống hóa lý luận cơng nghệ thơn tin nước ta - Đề tài “Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để đổi cải tiến cơng tác văn phịng ủy ban nhân dân cấp” (Đề tài cấp tỉnh tháng 6/2015) - Khóa luận “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình” – sinh viên Phạm Quang Hiếu – Trường Đại học Khoa học, xã hội nhân văn” - Báo cáo “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần gạch men sứ Long Hầu” – sinh viên Mai Thị Thanh – Trường Học viện Hành Quốc gia - Báo cáo tốt nghiệp “Nâng cao hiệu Công tác văn phòng UBND huyện Thái Thụy” – sinh viên Đào Kim Liên – Trường Đại học Quốc gia Hà Nội