ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƢ KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Khoáng sản Minh Đức…
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Đầu tư Khoáng sản Minh Đức
Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức chuyên nhập khẩu và phân phối đa dạng các loại máy xây dựng và khai thác, bao gồm máy xúc lật, xe lu, xe nâng hàng, máy xúc đào, máy ủi và máy san gạt Công ty tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm mà thị trường trong nước chưa sản xuất đủ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu về chất lượng và số lượng.
+ CPCD25:tải trọng nâng 2500kg, chiều cao nâng 3000mm, công suất động cơ 36.8/2.650 kw/rpm
+ CPCD30 dòng mới A-Series: tải trọng nâng 3000kg, chiều cao nâng 3000mm, công suất động cơ 34.5/2.500 kw/rpm
+ CLG2030H: tải trọng nâng 3000kg, chiều cao nâng 3000mm, công suất
+ Liugong CLG836 gầu 1.7m3 tay chang cơ khí hoặc thủy lực, trọng lượng hoạt động 41980kg, động cơ Cummins QSX-15
+ Liugong CLG835DCEC: dung tích gầu 1.7m3, tải trọng nâng 3000kg, động cơ DCEC
+ Liugong CLG835YUCHAI: dung tích gầu 1.7m3, tải trọng nâng 3000kg, động cơ Yuchai
+ Xúc lật nhỏ LQ916: tải trọng nâng 1500kg, dung tích gầu 0.75m3, trọng lượng hoạt động 3000kg
+ Xúc lật nhỏ LQ912: công suất 0.45m3, tải trọng nâng 1200kg, trọng lượng hoạt động 2500kg
+ Xúc lật nhỏ LQ920: dung tích gầu 1.3m3, tải trọng nâng 2000kg, trọng lượng hoạt động 5500kg
+ Xe lu tĩnh CLG627: trọng lượng máy 27000kg, động cơ Shangchai, công suất 81kw
+ Xe lu tĩnh CLG624: trọng lượng máy 24000kg, động cơ Shangchai, công suất 81kw
+ Xe lu tĩnh CLG621: trọng lượng máy 21000kg, động cơ Shangchai, công suất 81kw
+ Xe lu rung Liugong CLG614: tự trọng 14000kg, động cơ Shangchai Turbo, công suất 95kw
+ Xe lu rung CLG6111H: tự trọng 11300kg, động cơ cummis, công suất
+ Liugong CLG920D: trọng lượng máy 20500kg, dung tích gầu 0.88m3, bán kính đào lớn nhất 9705 mm
+ Liugong CLG904C: trọng lượng máy 4000kg, dung tích gầu 0.11m3, bán kính đào lớn nhất 5220 mm
+ Liugong CLG9150D: trọng lượng máy 20500kg, dung tích gầu 0.88m3, bán kính đào lớn nhất 9705mm
+ Liugong B160: trọng lượng máy 17000kg, động cơ Weichai, công suất
+ Liugong B230: trọng lượng máy 24160kg, động cơ Cummis, công suất
+ Liugong CLG416: trọng lượng xe: 13800kg, động cơ Cummis, công suất 119 kw
+ Liugong CLG414: trọng lượng xe 12400kg, động cơ Cummis, công suất
Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các thiết bị, phụ tùng máy xây dựng như: bánh răng Liugong, lọc Liugong, phớt, tổng phanh, van, trợ lực phanh,…
1.1.2 Thị trường của Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức
Ngành xây dựng Việt Nam đang đối mặt với khủng hoảng trong bối cảnh kinh tế khó khăn trong hai năm qua, ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp Để giải quyết vấn đề hiệu quả đầu tư thiết bị máy xây dựng, các công ty không chỉ tập trung vào thị trường truyền thống như Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc mà còn mở rộng sang các thị trường mới như Anh, Mỹ và Đức Những nguồn cung cấp mới này mang lại sản phẩm với hiệu năng, chất lượng và dịch vụ sau bán hàng vượt trội, cùng mức giá cạnh tranh.
* Thị trường tiêu thụ nội địa
Công ty có thị trường tiêu thụ rộng lớn trải dài từ Bắc vào Nam, tập trung chủ yếu ở các tỉnh phía Bắc như Tuyên Quang, Phú Thọ, Hà Nội, Hải Phòng, Hưng Yên, Hải Dương, Vĩnh Phúc, Bắc Giang, Lào Cai, Thanh Hóa và Đà Nẵng Trong đó, Hà Nội được xác định là thị trường trọng điểm, là khu vực phát triển nhất miền Bắc với nền kinh tế mạnh mẽ và dân cư có mức thu nhập cao.
Công ty đã phát triển bền vững tại khu vực này nhờ vào những lợi thế cạnh tranh riêng, dẫn đến doanh thu liên tục tăng trưởng ổn định qua các năm.
Thị trường miền Nam là một trong những thị trường lớn tại Việt Nam, nhưng việc thâm nhập vào đây gặp nhiều khó khăn do khoảng cách địa lý và hạn chế trong khâu vận chuyển Ngoài ra, khu vực này có sự cạnh tranh mạnh mẽ từ nhiều đối thủ đã hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm Hiện tại, công ty vẫn chưa thể xây dựng được vị thế vững chắc để đối đầu và cạnh tranh hiệu quả trong thị trường đầy tiềm năng này.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Khoáng sản
Phương thức bán hàng trực tiếp:
Bán hàng trực tiếp là hình thức giao hàng trực tiếp từ kho của doanh nghiệp đến tay người mua Khi thực hiện giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp sẽ nhận được thanh toán ngay hoặc có quyền thu tiền từ người mua, qua đó ghi nhận giá trị hàng hóa đã hoàn thành và doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Trong phương thức này có các trường hợp sau:
Bán hàng qua kho là phương thức luân chuyển hàng hóa, trong đó hàng hóa được nhập khẩu về, sau đó sẽ được lưu trữ trong kho trước khi được xuất bán cho khách hàng.
Công ty xuất kho hàng hóa giao trực tiếp đến tay khách hàng Sau khi khách hàng kiểm tra và xác nhận, toàn bộ hàng hóa đã giao sẽ được chính thức tiêu thụ, đồng thời quyền sở hữu hàng hóa sẽ được chuyển giao cho khách hàng.
Theo thỏa thuận hợp đồng, công ty sẽ xuất kho hàng hóa và chuyển đến địa điểm giao hàng cho khách hàng Trong thời gian từ khi xuất kho đến khi bên mua kiểm nhận, hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty Quyền sở hữu sẽ chỉ chuyển sang bên mua khi hàng hóa được kiểm nhận và thực sự tiêu thụ.
Bán hàng vận chuyển thẳng là phương thức chuyển hàng hóa trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng mà không qua kho Hình thức này cho phép nhiều lựa chọn thanh toán, bao gồm trả trước, trả ngay, trả góp hoặc trả chậm, và có thể thực hiện bằng tiền mặt, tiền gửi, séc, hoặc ủy nhiệm chi.
Phương thức bán hàng qua đại lý, ký gửi:
Theo phương thức này, doanh nghiệp sẽ định kỳ gửi hàng cho khách hàng dựa trên các thỏa thuận trong hợp đồng Khách hàng có thể là các đơn vị đại lý hoặc những khách hàng thường xuyên mua hàng theo hợp đồng kinh tế với công ty.
Khi xuất kho hàng hóa cho khách hàng, quyền sở hữu vẫn thuộc về doanh nghiệp, do đó chưa ghi nhận doanh thu Doanh thu chỉ được ghi nhận khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Chi phí bán hàng bao gồm tiền hoa hồng trả cho đại lý, trong khi đại lý nhận thù lao dưới dạng hoa hồng hoặc chênh lệch giá Nếu đại lý nhận chênh lệch giá, họ sẽ phải chịu thuế GTGT trên phần chênh lệch đó.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty CP Đầu tƣ Khoáng sản Minh Đức
● Quản lý hoạt động bán hàng
Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức chuyên nhập khẩu và tiêu thụ hàng hóa có giá trị lớn trên thị trường nội địa, do đó vốn đầu tư vào hàng hóa rất lớn Để tối ưu hóa lưu thông vốn, việc thúc đẩy doanh số bán hàng trở nên cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của công ty Nhằm đáp ứng yêu cầu này, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động, sáng tạo và chuyên nghiệp, với mỗi phòng ban và cá nhân đảm nhận những chức năng nhiệm vụ riêng biệt trong hoạt động bán hàng của công ty.
Giám đốc là người có vai trò quản lý toàn bộ công ty, đảm nhiệm trách nhiệm chính và quyền lực cao nhất trong việc xây dựng chiến lược và chính sách kinh doanh Đồng thời, giám đốc cũng phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc có nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi hoạt động của tổ chức, đảm bảo thực hiện các mục tiêu và kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra Vị trí này chịu trách nhiệm trước giám đốc về các chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch cũng như điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Phòng Kinh doanh có trách nhiệm quản lý hệ thống đại lý và các tỉnh, đồng thời đôn đốc việc đặt hàng và xây dựng các chương trình bán hàng cho các đơn vị Ngoài việc tiếp nhận đơn đặt hàng, phòng còn phải thực hiện các hoạt động tiếp thị và bán hàng tới khách hàng cũng như khách hàng tiềm năng nhằm đạt được mục tiêu về doanh số và thị phần.
Phòng kinh doanh có chức năng chính là lập kế hoạch và triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh Đội ngũ này thiết lập mối quan hệ giao dịch trực tiếp với khách hàng và hệ thống nhà phân phối, thực hiện bán hàng để tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp Họ cũng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan như kế toán và phân phối, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Phòng Marketing chịu trách nhiệm quản lý mạng lưới giới thiệu và phân phối hàng hóa đến các đại lý và công ty Đồng thời, phòng cũng thực hiện nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng Ngoài ra, phòng lập hồ sơ thị trường, dự báo doanh thu, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu và định vị thương hiệu một cách hiệu quả.
Phòng Kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng và số lượng máy móc, phụ tùng khi mua vào hoặc xuất bán Bộ phận này cũng hỗ trợ hoạt động sau bán hàng của Công ty thông qua các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng máy cho khách hàng, cũng như tư vấn khi máy móc gặp trục trặc kỹ thuật.
Phòng Kế toán có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán các hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo quy định của nhà nước Phòng đảm bảo việc quản lý hàng hóa, sổ sách, chứng từ và hóa đơn, đồng thời đôn đốc thu hồi công nợ Ngoài ra, phòng cũng huy động và sử dụng vốn hiệu quả nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước và cung cấp thông tin tài chính cho các phòng ban liên quan.
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công tác kế toán trong công ty, phân công công việc cho các thành viên trong phòng kế toán để đảm bảo hiệu quả công việc Họ cũng có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên.
+ Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp mọi phần hành kế toán nói chung cũng như công tác kế toán bán hàng nói riêng
Công ty có 04 nhân viên kế toán, bao gồm 01 kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ, 01 kế toán công nợ, 01 kế toán tiêu thụ và 01 kế toán thuế Kế toán tiêu thụ đảm nhận trách nhiệm ghi chép và phản ánh tất cả các nghiệp vụ bán hàng, hỗ trợ kế toán trưởng theo dõi hàng bán và tính giá cho các lô hàng cũng như mặt hàng khác nhau, nhằm tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý.
● Phương pháp tính giá hàng nhập kho
Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức chuyên nhập khẩu và phân phối máy xây dựng, áp dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Giá thực tế của hàng nhập khẩu được xác định dựa trên công thức cụ thể.
Giá thực tế hàng nhậu khẩu
Giá mua hàng nhập khẩu
Thuế nhập khẩu phải nộp
Thuế TTĐB hàng nhập khẩu
Thuế nhập khẩu phải nộp
Số lượng hàng nhập khẩu
X Đơn giá tính thuế nhập khẩu
Thuế suất thuế nhập khẩu
● Quy trình bán hàng tại công ty
Quá trình bán hàng nhập khẩu bắt đầu khi phòng kinh doanh xây dựng các phương án kinh doanh để trình giám đốc Sau khi được phê duyệt, đại diện công ty sẽ ký hợp đồng mua bán với khách hàng trong nước Mức độ đặt cọc của khách hàng sẽ phụ thuộc vào độ tin cậy và số lượng đơn hàng, dao động từ 10% đến 100% giá trị đơn hàng, tùy theo hợp đồng và thỏa thuận đã ký kết.
Sau khi đơn hàng được phê duyệt, nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho Nếu thiếu hàng, họ sẽ liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng với số lượng phù hợp Khi hàng hóa về đến cảng và hoàn tất các thủ tục cần thiết, chúng sẽ được vận chuyển đến khách hàng hoặc nhập kho.
Dựa trên Đơn đặt hàng và số lượng hàng đã xác nhận với bên mua, nhân viên bán hàng sẽ lập Phiếu đề nghị viết Hóa đơn GTGT để gửi phòng kế toán Kế toán sẽ dựa vào phiếu này để viết Hóa đơn GTGT, bao gồm 3 liên.
+ Liên 1 (liên gốc): Lưu tại quyển hóa đơn do phòng kế toán giữ để theo dõi
+ Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán tại đơn vị mua
Liên 3 được giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng, sau đó vào cuối ngày sẽ chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và lưu trữ cùng các chứng từ liên quan Kế toán sẽ dựa vào hóa đơn để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, cụ thể là phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, và in phiếu xuất kho với 3 liên.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Kế toán danh thu
Doanh thu là toàn bộ số tiền sẽ thu được do tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
Doanh thu bán hàng là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ trong việc nộp thuế GTGT, do đó doanh thu bán hàng của công ty là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Công ty căn cứ vào các chứng từ gốc là:
+ Hóa đơn GTGT bao gồm ba liên:
Liên 1 (màu tím): Lưu lại gốc Liên 2 (màu hồng): Giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh): Giao cho kế toán ghi sổ và làm chứng từ Khi viết hóa đơn GTGT phải có đầy đủ các nội dung trong hóa đơn như: ngày tháng năm, tên, địa chỉ, số tài khoản của khách hàng, hình thức thanh toán, mã số thuế của khách hàng,… Đơn giá ghi trong hóa đơn GTGT là đơn giá chưa có thuế GTGT, ghi rõ tên hàng, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán
Phiếu thu và giấy báo Có của ngân hàng được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thu tiền bán hàng Để ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng, kế toán công ty áp dụng các tài khoản phù hợp.
- TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này có các tài khoản cấp 2:
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng:
TK 51111 – Doanh thu từ máy ủi
TK 51112 – Doanh thu từ xe nâng hàng
TK 51113 – Doanh thu từ xe lu
TK 51114 – Doanh thu từ máy xúc đào
TK 51115 – Doanh thu từ máy xúc lật
TK 51116 – Doanh thu từ xe máy san gạt + TK 5112: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 333 - Thuế và các khoản nộp nhà nước
TK này có số dư bên Nợ (hoặc bên Có), có 9 tài khoản cấp 2:
TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
TK 3332: Thuế GTGT hàng nhập khẩu + TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
+ TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu + TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp + TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân + TK 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất + TK 3338: Các loại thuế khác
+ TK 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
Sau khi bán hàng cho khách hàng mà đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì kế toán tiến hành phản ánh các khoản doanh thu đó
- Khi quá trình bán hàng diễn ra thì có các chứng từ sau làm cơ sở cho nghiệp vụ bán hàng:
Hóa đơn GTGT bao gồm các loại tài liệu quan trọng như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi và thẻ quầy hàng.
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ tiêu thụ hàng hóa
Hóa đơn GTGT, Bảng kê hàng hóa bán ra
PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST
Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO KẾ TOÁN
Hàng ngày, kế toán kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của Hóa đơn GTGT hoặc Bảng kê hàng hóa bán ra khi nhận được.
Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Fast theo phân hệ đã được thiết kế sẵn Phần mềm tự động chuyển các số liệu vào Nhật ký chung, từ đó tiếp tục chuyển vào các Sổ Cái của các tài khoản như 156, 157, 632, 511, 333, 111, 112, 131 và các sổ, thẻ chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện việc tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối phát sinh Đối với các hạng mục hạch toán chi tiết, kế toán sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết Cuối cùng, kế toán tiến hành lập Báo cáo kế toán.
* Các khoản giảm trừ doanh thu:
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại (TK 521), giảm giá hàng bán (TK 532) và hàng bán bị trả lại (TK 531), mà khách hàng được hưởng khi mua hàng với khối lượng lớn, thanh toán ngay hoặc nhận hàng kém chất lượng, không đúng quy cách mẫu mã Ngoài ra, các loại thuế không được hoàn lại bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Trong quá trình bán hàng, công ty không áp dụng các khoản giảm trừ doanh thu do sản phẩm không thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt Hàng hóa được nhập dựa trên đơn đặt hàng thực tế và nhu cầu đã xác định, đồng thời công ty có chính sách đổi hàng đảm bảo chất lượng, loại bỏ hàng kém chất lượng Đối với khách hàng mua số lượng lớn và thanh toán ngay, công ty cung cấp giá bán ưu đãi mà không cần sử dụng chiết khấu thương mại Công ty cam kết nâng cao chất lượng sản phẩm, khảo sát thị trường và tư vấn khách hàng, nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả khách hàng và doanh nghiệp.
Ngày 25/6/2013 xuất bán cho công ty TNHH thiết bị ASEM, theo hóa đơn GTGT số 0001155:
02 máy xúc lật Liugong ZL50CN, đơn giá 978,000,000
Xe nâng hàng CLG2020A có giá 415.000.000 VNĐ, chưa bao gồm thuế GTGT 10% Khách hàng cần thanh toán 30% giá trị hàng hóa qua chuyển khoản, theo giấy báo Có số 1215, và số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau.
Biểu 2.1 : Hóa đơn GTGT tại Công ty CP Đầu tƣ Khoáng sản Minh Đức
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Mã số thuế : 0104838847 Địa chỉ: P407 Tập thể Bộ Vật tư Ngõ 189 phố Giảng Võ – P.Cát Linh – Q.Đống Đa - Hà Nội Tel : 04.62923526
Số tài khoản: 109920259 tại Ngân hàng TMCP Á Châu – Chi nhánh Giảng Võ
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01GTKT3/001
Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/13P
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH thiết bị ASEM Địa chỉ: Số 866, Đường Bạch Đằng – Phường Bạch Đằng - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 104027077
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Máy xúc lật Liugong ZL50CN Chiếc 02 978,000,000 1,956,000,000
2 Xe nâng hàng CLG2020A Chiếc 01 415,000,000 415,000,000
Cộng tiền hàng: 2,371,000,000 Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT: 237,100,000
Tổng cộng tiền thanh toán: 2,608,100,000
Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ sáu trăm linh tám triệu một trăm nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu Để có một hợp đồng kinh tế với lợi nhuận cao thì đòi hỏi nhân viên kế toán luôn phải phản ánh chính xác, trung thực về sổ sách kế toán Mỗi khi có khách hàng đến đặt hàng thì giám đốc ký kết hợp đồng với khách hàng rồi giao cho các bộ phận có liên quan thực hiện Sau khi mọi thủ tục hoàn tất kế toán phản ánh vào Hóa đơn Giá trị gia tăng
Dựa trên số liệu từ Hóa đơn GTGT, kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán Fast trong phân hệ "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu" Sau đó, thông tin sẽ được chuyển vào phần "Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho", giúp phần mềm tự động kết chuyển số liệu vào Sổ chi tiết doanh thu cho từng loại hàng hóa.
Biểu 2.2 : Trích Sổ chi tiết doanh thu máy xúc lật
CÔNG TY CP ĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Mẫu số S35 –DN (Ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
SỔ CHI TIẾT DOANH THU
TK 51111 – Máy xúc lật Tháng 6/2013
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK doanh thu Các khoản giảm trừ
SH NT SL ĐG TT Thuế Khác (521,
Bán máy xúc lật cho Công ty TNHH Viên Châu
Bán 2 máy xúc lật cho cty TNHH DV và TM
14/06 HĐ 1149 14/06 Bán 1 máy xúc lật cho cty ASEM 1 988,000,000 988,000,000 - -
25/06 HĐ 1155 15/06 Bán 2 máy xúc lật cho cty ASEM 2 978,000,000 1,956,000,000 - -
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Biểu 2.3 : Trích Sổ chi tiết doanh thu cho xe nâng hàng
CÔNG TY CP ĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Mẫu số S35 –DN (Ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
SỔ CHI TIẾT DOANH THU
TK 51112 – Xe nâng hàng Tháng 6/2013
Ghi Có TK doanh thu Các khoản giảm trừ
SH NT SL ĐG TT Thuế Khác (521,
Bán 3 xe nâng hàng cho cty CP thiết bị CN Nam Sơn
1149 14/06 Bán 2 xe nâng hàng cho cty ASEM 2 325,000,000 650,000,000 - -
1155 15/06 Bán 1 xe xe nâng hàng cho cty ASEM 1 415,000,000 415,000,000 - -
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Biểu 2.4 : Trích Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng
CÔNG TY CP ĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Mẫu số S35 –DN (Ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU
STT Mặt hàng Doanh thu bán hàng
Doanh thu thuần Giá vốn
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Biểu 2.5: Trích Sổ chi tiết phải thu khách hàng – Công ty TNHH ASEM
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU
Tài khoản 13111 – ASEM Tên khách hàng: Công ty TNHH thiết bị ASEM
1202 16/06 Nhận tiền đặt cọc để mở L/C 1121 122,835,120
1341 16/06 Thanh toán hộ phí mở L/C 1121 24,264,640
1155 25/06 Xuất bán máy xúc lật và xe nâng hàng
1215 25/06 Thanh toán 30% Hóa đơn số 1155 1121 782,430,000
1356 29/06 DT phí uỷ thác NK
1265 30/06 Bên giao UT thanh toán phí 1121 26,559,316
1265 30/06 Thanh toán nốt số tiền còn lại 1121 792,601,840
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu
Khi nhập dữ liệu từ hóa đơn vào phần mềm kế toán Fast, hệ thống sẽ tự động chuyển giao thông tin vào Sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản liên quan, như được minh họa trong sơ đồ bên dưới.
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu
Hóa đơn GTGT PHẦN MỀM
Biểu 2.6: Trích Nhật ký chung Tháng 6/ 2013
NHẬT KÝ CHUNG ĐVT: đồng
Diễn giải TK đối ứng
- - - Số trang trước chuyển sang 5,564,386,800 5,564,386,800
15/06 PN122 15/06 Nhập 4 máy xúc lật Liugong 15611 3,848,247,200
15/06 PN122 15/06 Nhập 4 máy xúc lật Liugong 331112 3,848,247,200
15/06 PKT314 15/06 Thuế NK 4 máy xúc lật Liugong 138812 676,128,080
15/06 PKT314 15/06 Thuế NK 4 máy xúc lật Liugong 33332 676,128,080
Cty TNHH DV và TM An Phú Hiệp thanh toán HĐ
Cty TNHH DV và TM An Phú Hiệp thanh toán HĐ
18/06 BC1205 18/06 Mua USD ký quỹ mở LC 2 xe lu 11222 92,420,950
18/06 BC1205 18/06 Mua USD ký quỹ mở LC 2 xe lu 11212 92,420,950
25/06 PX352 25/06 Xuất kho bán máy xúc lật cho cty ASEM 6321 1,848,247,200
25/06 PX352 25/06 Xuất kho bán máy xúc lật cho cty ASEM 15611 1,848,247,200 25/06 PX352 25/06 Xuất kho bán xe nâng hàng cho cty ASEM 6322 393,546,800
Số trang trước chuyển sang 14,234,165,432 14,234,165,432
25/06 HĐ1155 25/06 Bán hàng cho cty ASEM ngày 25/06 13111 2,608,100,000
25/06 HĐ1155 25/06 Doanh thu bán máy xúc lật ngày 25/06 51111 1,956,000,000 25/06 HĐ1155 25/06 Doanh thu xe nâng hàng ngày 25/06 51112 415,000,000
25/06 HĐ1155 25/06 Thuế GTGT phải nộp 33312 237,100,000
25/06 BC1215 25/06 Cty ASEM thanh toán 30% HĐ 25/06 11212 782,430,000
25/06 BC1215 25/06 Cty ASEM thanh toán 30% HĐ 25/06 13111 782,430,000
27/06 BN1346 27/06 Đặt cọc 70% cho cty Liên Sơn đặt in 10 quyển hóa đơn 3311 1,925,000
27/06 BN1346 27/06 Đặt cọc 70% cho cty Liên Sơn đặt in 10 quyển hóa đơn 11212 1,925,000
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Biểu 2.7: Trích Sổ Cái TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
CÔNG TY CP ĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Mẫu số S35 –DN (Ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
SỔ CÁI Tháng 6 năm 2013 Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ĐVT: đồng
Nhật ký chung TK ĐƢ
SH NT T TTD Nợ Có
Bán 2 máy xúc đào cho cty TNHH DV và TM An Phú
Bán 2 máy xúc lật cho cty
Bán 1 xe nâng hàng cho cty
1161 29/06 Bán 3 xe lu cho cty cổ phần thiết bị Nam Sơn 13117 3,720,000,000
Cộng lũy kế từ đầu năm
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức áp dụng phương thức kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho và sử dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để tính giá xuất kho.
2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
+ Biên bản giao nhận hàng hóa
Hàng ngày, kế toán dựa vào phiếu xuất kho để mở Thẻ kế toán chi tiết hàng hóa, phản ánh số lượng và giá trị hàng hóa xuất kho Cuối quý, kế toán đối chiếu thẻ kế toán chi tiết hàng hóa với thẻ kho Từ thẻ kế toán chi tiết hàng hóa, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa để đối chiếu với sổ cái tài khoản.
Kế toán dựa vào Phiếu xuất kho để kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của hóa đơn, chứng từ Sau đó, họ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Fast theo phân hệ đã được thiết kế sẵn Phần mềm tự động chuyển số liệu vào Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 156, 157, 632, cùng với các Sổ và thẻ chi tiết liên quan.
Biểu 2.8: Phiếu xuất kho tại Công ty CP Đầu tƣ Khoáng sản Minh Đức
- Họ và tên người nhận hàng: Công ty TNHH thiết bị ASEM
- Địa chỉ: Số 866, Đường Bạch Đằng – Phường Bạch Đằng - Hai Bà Trưng - Hà Nội
- Lý do xuất kho: Xuất kho bán hàng nhập khẩu
- Xuất tại kho (Ngăn lô): Kho công ty
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai tỷ hai trăm bốn mươi mốt triệu bảy trăm chín mươi tư nghìn đồng chẵn
- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT số 0001155
(Kí, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
CÔNG TY CP ĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC P407 Tập thể Bộ Vật tư Ngõ 189 phố Giảng Võ –
Phường Cát Linh - Quận Đống Đa - Hà Nội Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Kế toán sử dụng số liệu từ Hóa đơn GTGT để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán FAST, trong phân hệ "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu" Tiếp theo, kế toán thực hiện thao tác tại phần "Hóa đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho" và in phiếu xuất kho Phần mềm tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 632, từ đó lập Bảng tổng hợp chi tiết TK 632.
Biểu 2.9 : Trích Sổ chi tiêt giá vốn của máy xúc lật
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN
Từ ngày 01/06/2013 đến 30/06/2013 ĐVT: đồng
Số phát sinh Chứng từ
14/06 PX331 14/06 Xuất bán máy xúc lật cho cty FECON
20/06 PX348 20/06 Xuất bán 2 máy xúc lật cho cty BIOTAN
Xuất bán 2 máy xúc lật cho cty ASEM
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Biểu 2.10 : Trích Sổ chi tiêt giá vốn của xe nâng hàng
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN
Từ ngày 01/06/2013 đến 30/06/2013 ĐVT: đồng
Số phát sinh Chứng từ
10/06 PX324 10/06 Xuất 2 xe nâng hàng cho cty MINEXCO 15611
22/06 PX350 22/06 Xuất 1 xe nâng hàng cho cty FECON 15611 393,546,800
25/06 PX352 25/06 Xuất 1 xe nâng hàng cho cty ASEM 15611 393,546,800
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Biểu 2.11 : Trích Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tên, chủng loại, quy cách
Số dƣ ĐK PS trong kỳ Số dƣ CK
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
2.2.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Sau khi nhập liệu từ phiếu xuất kho vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Nhật ký chung và Sổ Cái TK 632.
Biểu 2.12 : Trích Sổ Cái TK 632 – Giá vốn hàng bán
CÔNG TY CP ĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Mẫu số S35 –DN (Ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung )
Tháng 6 năm 2013 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán ĐVT: đồng
SH NT Trang TT dòng Nợ Có
Số phát sinh trong kỳ
Bán 2 máy xúc đào cho cty TNHH DV và TM
1215 25/06 Bán xe 2 máy xúc đào cho cty ASEM 15611
1155 25/06 Xuất bán 1 xe nâng hàng cty ASEM 15612 393,546,800
1161 29/06 Bán 3 xe lu cho cty CP thiết bị CN Nam Sơn 15613 2,953,818,200
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ như:
Chi phí nhân viên bán hàng bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của họ Kế toán sẽ dựa vào bảng chấm công hàng ngày do tổ trưởng bộ phận thực hiện để tính toán lương và các khoản trích cho nhân viên bán hàng.
- Chi phí văn phòng phẩm, dụng cụ, đồ dùng xuất dùng cho việc bán hàng
- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho việc bán hàng như cửa hàng, nhà kho, phương tiện vận chuyển bốc dỡ, trang thiết bị để bán hàng…
- Chi phí bảo hành sản phẩm
- Chi phí mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng
Chi phí khác bằng tiền, bao gồm chi phí xúc tiến thương mại và quảng cáo, được xác định dựa trên các chứng từ thu thập từ bên ngoài khi phát sinh nghiệp vụ chi trả, chẳng hạn như phiếu chi, hóa đơn GTGT và giấy báo Nợ.
- Chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu như chi phí mở L/C, chi phí bốc dỡ, vận chuyển, phí, lệ phí hải quan…
Chi phí bán hàng (TK 641) được sử dụng để tổng hợp và kết chuyển các khoản chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao động và dịch vụ của doanh nghiệp Điều này bao gồm cả chi phí bảo quản tại kho hàng và quầy hàng.
Các tài khoản chi tiết:
TK 6411: Chi phí nhân viên
TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413: Chi phí VPP, dụng cụ, đồ dùng
TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415: Chi phí bảo hành
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
Và các tài khoản có liên quan
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ kế toán sử dụng:
+ Bảng thanh toán lương nhân viên bán hàng
+ Bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng
+ Giấy báo Nợ ngân hàng
+ Biên lai vận chuyển, bốc dỡ
Khi phát sinh chi phí bán hàng, kế toán sẽ nhập số liệu vào phần mềm kế toán Fast dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra Phần mềm này sẽ tự động phân bổ và kết chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 641, sổ chi tiết TK 641, cùng với các tài khoản liên quan khác.
Ví dụ: Ngày 13/06/2013 thủ quỹ viết Phiếu chi số 125 chi 5.000.000 cho anh Đoàn Minh Tiến - phòng kinh doanh đi công tác
CÔNG TY CPĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC Mẫu số : 02 – TT
P407 Tập thể Bộ Vật tƣ Ngõ 189 phố Giảng Võ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
P Cát Linh - Q.Đống Đa – Hà Nội ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nhận tiền: Đoàn Minh Tiến Địa chỉ: Phòng kinh doanh
Lý do chi: Đi công tác Hải Phòng
Số tiền: 5.000.000 VNĐ (Viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn) Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Hà Nội, ngày 13 tháng 06 năm 2013
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký tên, (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Kế toán cần lập sổ chi tiết chi phí bán hàng để theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh tại công ty Vào cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết để đối chiếu với sổ cái tài khoản 641.
Dựa trên phiếu chi số 125, kế toán thực hiện việc nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính trong phân hệ “Kế toán tiền” bằng cách truy cập vào mục “Cập nhật số liệu”.
“Nhập phiếu chi” Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 6418
Biểu 2.14 : Trích sổ chi tiết bán hàng
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản 6418 - Chi phí khác bằng tiền
Từ ngày 01/06/2013 đến 30/06/2013 ĐVT: đồng
(Nguồn phòng tài chính kế toán)
2.3.3 Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
Dựa trên phiếu chi, bảng thanh toán lương và bảng phân bổ, kế toán cập nhật chứng từ vào hệ thống máy tính Phần mềm kế toán tự động xuất số liệu vào Sổ Nhật ký chung Tiếp theo, số liệu từ Sổ Nhật ký chung được chuyển sang Sổ Cái tài khoản 641 Cuối tháng, kế toán tổng hợp Sổ Cái để đối chiếu với sổ chi tiết chi phí bán hàng.
Biểu 2.15 : Trích Sổ Cái TK 641 – Chi phí bán hàng
CÔNG TY CP ĐT KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Mẫu số S35 –DN (Ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng ĐVT: đồng
Diễn giải Nhật kí chung TK đối ứng
SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có
Số phát sinh trong kỳ
13/06 PC125 13/06 Chi công tác phi – phòng kinh doanh 1111 5,000,000
27/06 BN143 27/06 Thanh toán phí mở LC 4 máy xúc lật Liugong 1121 3,162,229
30/06 UNC67 30/06 Chi phí quảng cáo 1121 45,470,000
30/06 PKT235 30/06 Kết chuyển chi phí bán hàng 911
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đỗc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty và phương hướng hoàn thiện
Trong những năm qua, công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức đã trải qua nhiều thách thức và cơ hội trên thị trường Mặc dù đối mặt với những giai đoạn khó khăn, công ty vẫn đạt được nhiều thành tựu đáng kể, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa.
Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức đã mở rộng thị trường tiêu thụ và khai thác các vùng tiềm năng, đồng thời duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định Sự thành công này có được nhờ nỗ lực không ngừng của toàn bộ thành viên trong công ty, đặc biệt là phòng tài chính kế toán Với cách bố trí công việc khoa học, công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng, đã đi vào nề nếp và đạt được kết quả tích cực.
Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức đã đạt được nhiều thành tựu trong quá trình phát triển, cho thấy sự phát triển vững chắc Để đạt được mục tiêu, công ty đã nỗ lực cải tiến và đổi mới các công cụ quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán Công tác kế toán tại công ty được tổ chức hợp lý, tuân thủ chế độ kế toán nhà nước và các nguyên tắc kế toán Tuy nhiên, tổ chức công tác kế toán bán hàng vẫn còn một số hạn chế, cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động Dưới đây là những nhận xét về ưu, nhược điểm cụ thể trong công tác kế toán, đặc biệt là trong tổ chức công tác bán hàng tại công ty.
Tình hình thực hiện công tác kế toán tại công ty hiện nay được tổ chức khoa học và hợp lý, tuân thủ chính sách quản lý kinh tế tài chính của nhà nước Bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện, đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của công ty.
* Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tuân thủ cơ sở pháp lý liên quan.
Tất cả các chứng từ đều tuân thủ đúng mẫu quy định của bộ tài chính, với thông tin kinh tế liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ và chính xác.
+ Các chứng từ đều đượckiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời
Công ty đã thiết lập một kế hoạch lưu trữ chứng từ hiệu quả, trong đó các chứng từ được phân loại và hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ cũng như trình tự thời gian, trước khi tiến hành lưu trữ.
* Đối với công tác hạch toán tổng hợp:
Công ty đã tuân thủ đầy đủ các chế độ tài chính và kế toán theo quy định của Bộ Tài chính Để phù hợp với đặc điểm riêng, kế toán sử dụng tài khoản cấp 2 nhằm theo dõi và phản ánh chi tiết tình hình biến động của các loại tài sản Phương pháp này giúp đơn giản hóa quy trình ghi chép, tạo sự rõ ràng và thuyết phục, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc kế toán và tránh sự chồng chéo trong ghi chép.
Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, điều này là hợp lý do công ty kinh doanh nhiều loại hàng hóa khác nhau Việc này giúp theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hóa, tránh việc chỉ kiểm tra định kỳ.
* Đối với hệ thống sổ sách sử dụng:
+ Công ty đã sử dụng cả hai loại sổ là: sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ là “Nhật ký chung”, nhưng kế toán đã điều chỉnh và cải tiến hình thức này để phù hợp hơn với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Công ty đã áp dụng công nghệ tin học vào công tác hạch toán kế toán, giúp giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên Nhân viên chỉ cần thu thập chứng từ và hạch toán vào máy vi tính, từ đó máy tự động tổng hợp thông tin vào các sổ tổng hợp, chi tiết và báo cáo tài chính Việc sử dụng phần mềm kế toán không chỉ rút ngắn thời gian lập sổ và báo cáo mà còn đảm bảo sự thống nhất tuyệt đối giữa các số liệu Nhờ vậy, kế toán không còn phải đối chiếu kiểm tra số liệu như trước Tất cả số liệu và chứng từ đều được in ra, ký duyệt và lưu trữ đầy đủ để phòng ngừa sự cố hư hỏng máy móc Hồ sơ và giấy tờ của công ty được lưu trữ cẩn thận tại phòng lưu hồ sơ.
Về vấn đề tiêu thụ: Công ty đã tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm
Công ty liên tục theo dõi và phân tích tình hình thị trường để điều chỉnh các chính sách phù hợp, từ đó đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Nhờ vào chiến lược này, thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng.
Công ty tập trung vào việc nâng cao hiệu quả bán hàng và khuyến khích tiêu thụ sản phẩm Hàng năm, công ty đầu tư vào đào tạo nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên bán hàng Bên cạnh đó, công ty cũng áp dụng các chính sách khuyến khích hấp dẫn dành cho khách hàng.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong tổ chức kế toán bán hàng, vẫn còn một số tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện Những cải tiến này sẽ giúp công ty đáp ứng tốt hơn yêu cầu trong công tác quản lý.
Mặc dù về cơ bản công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hóa nhưng vẫn còn một số nhược điểm sau:
Công ty phân bổ chi phí bán hàng cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, nhưng không phân chia chi phí này cho từng mặt hàng Điều này dẫn đến việc không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Đầu tƣ Khoáng sản Minh Đức
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Công ty nên chú trọng đến các hình thức ưu đãi cho khách hàng như chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán Chiết khấu thanh toán là khoản tiền giảm trừ mà người bán dành cho người mua khi thanh toán trước thời hạn ghi trong hợp đồng Việc áp dụng chiết khấu thanh toán không chỉ khuyến khích khách hàng thanh toán sớm mà còn giúp tăng vòng quay vốn và giảm thiểu vốn bị chiếm dụng Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh công ty đang vay vốn ngân hàng nhiều, dẫn đến chi phí lãi vay không nhỏ.
Công ty cần tổ chức hiệu quả công tác nhập khẩu, vận chuyển, bốc dỡ và giao hàng đúng hợp đồng nhằm đảm bảo uy tín và tạo thuận lợi cho quá trình thanh toán.
Công ty cần tập trung vào việc thu hồi các khoản phải thu, đặc biệt là đối với những khách hàng nợ quá hạn Để thúc đẩy việc thu hồi, công ty có thể áp dụng mức lãi phạt cao hơn lãi suất ngân hàng đối với các khoản nợ này.
Để tổ chức chi phí bán hàng hiệu quả, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý và khoa học là rất quan trọng Mỗi mặt hàng có tính thương phẩm và công dụng khác nhau, do đó không thể áp dụng một tiêu thức phân bổ chung cho tất cả Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ cần dựa vào tính chất của từng khoản mục chi phí để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
* Về tài khoản sử dụng:
+ Công ty nên chi tiết tài khoản 156 thành hai tài khoản cấp 2 là:
TK 1561: Giá mua hàng hoá
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá Trong đó:
Giá mua hàng hoá bao gồm giá thanh toán cho người bán và thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Chi phí thu mua hàng hóa không chỉ bao gồm giá trị hàng hóa mà còn tính cả các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, như chi phí kiểm hàng, bốc dỡ và vận chuyển.
Việc chia tài khoản 156 thành hai tài khoản không chỉ tuân thủ chế độ kế toán mà còn giúp kế toán xác định chính xác giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán Điều này cho phép phân tích kết quả tiêu thụ một cách rõ ràng và cụ thể hơn, đồng thời kiểm soát chi phí thu mua hiệu quả, từ đó có biện pháp giảm thiểu và điều chỉnh kịp thời.
Công ty nên sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để ghi nhận hàng hóa đang chờ thông quan hoặc chưa thể vận chuyển về kho nhưng đã thuộc quyền sở hữu Việc phản ánh hàng hóa vào TK 151 sẽ cải thiện công tác quản lý và đảm bảo chỉ tiêu tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán được chính xác, từ đó hỗ trợ các quyết định của ban lãnh đạo Cuối kỳ, kế toán cần căn cứ vào hóa đơn mua hàng của từng loại hàng mua chưa về để ghi nhận.
Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đường (Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 331 Phải trả nhà cung cấp; hoặc
Có TK 112 Chuyển khoản trả Sang tháng khi hàng về kế toán ghi:
Khi hàng hóa mua về không được nhập kho mà được giao bán trực tiếp cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại các địa điểm như phương tiện, kho của công ty, bến cảng, hoặc gửi bán đại lý, kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường.
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán; hoặc
Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán
Có TK 151 Hàng mua đang đi đường
* Về Phương pháp tính giá, phương pháp kế toán:
Với khối lượng hàng tồn kho không lớn và tính đặc thù riêng của từng loại hàng hóa, việc nhận diện chính xác từng lô hàng trở nên dễ dàng Do đó, công ty nên áp dụng phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh.
Phương pháp này đảm bảo độ chính xác cao trong việc phản ánh giá vốn hàng bán và cho phép định khoản ngay khi xuất hàng Điều này giúp tránh tình trạng dồn công việc tính toán vào cuối tháng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và giúp các nhà quản lý cập nhật số liệu kịp thời.
Để đảm bảo doanh thu và chi phí của doanh nghiệp được cân đối, việc lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi là rất cần thiết Do phương thức bán hàng thực tế, nhiều khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán, dẫn đến doanh thu bị ảnh hưởng Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của từng khách hàng dựa trên số nợ thực tế và tỷ lệ nợ khó đòi, từ đó tính toán mức dự phòng phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính.
Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh chính xác giá trị thực tế của hàng hóa Dự phòng này được tính vào giá vốn hàng bán khi giá trị hàng tồn kho giảm xuống dưới giá ghi sổ Cuối kỳ kế toán, nếu có bằng chứng rõ ràng về sự giảm giá, công ty sẽ trích lập khoản dự phòng nhằm bù đắp thiệt hại thực tế Việc này không chỉ giúp công ty bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài chính Cuối niên độ, cần so sánh khoản dự phòng năm nay với năm trước để điều chỉnh phù hợp.
Nợ TK 632 Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ
Có TK 159 Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi giá trị hàng tồn kho bị giảm giá đã bán, kế toán cần ghi nhận bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã bán và đồng thời hoàn nhập dự phòng giảm giá đã lập cho hàng tồn kho này.
Nợ TK 159 (chi tiết từng loại) hoàn nhập số dự phòng còn lại
Có TK 632 Giảm giá vốn hàng bán
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Đối với các chứng từ về kế toán bán hàng: Ngoài các chứng từ bắt buộc của nhà nước, còn các chứng từ có tính hướng dẫn cần phải được thống nhất về biểu mẫu, nội dung, cách ghi chép Có như vậy mới tạo được điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê ban đầu của công ty
Trong quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, công ty cần xác định rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân tham gia Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý và xử lý chứng từ kế toán.
