CƠNG TY CP ĐT KHỐNG SẢN MINH ĐỨC
Mẫu số S35 –DN
(Ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
SỔ CÁI
Tháng 06 năm 2013
Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng
ĐVT: đồng
NTGS
Chứng từ
Diễn giải Nhật kí chung TK đối ứng Số tiền SH NT Trang sổ STT dòng Nợ Có
Số dƣ đầu kì - -
Số phát sinh trong kỳ
… … … … … … … … …
13/06 PC125 13/06 Chi cơng tác phi – phịng kinh doanh 1111 5,000,000
… … … … … … … … …
27/06 BN143 27/06 Thanh tốn phí mở LC 4 máy xúc lật Liugong 1121 3,162,229
30/06 UNC67 30/06 Chi phí quảng cáo 1121 45,470,000
30/06 PKT235 30/06 Kết chuyển chi phí bán hàng 911
Cộng số phát sinh 1,576,506,566 1,576,506,566
Số dƣ cuối kỳ - -
Ngƣời ghi sổ
(Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Giám đỗc
CHƢƠNG 3: HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ KHOÁNG SẢN MINH ĐỨC.
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế tốn bán hàng tại cơng ty và phƣơng hƣớng hoàn thiện.
Trong những năm vừa qua, cơng ty CP Đầu tư Khống sản Minh Đức đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa.
Có được những thành tích như trên, Cơng ty CP Đầu tư Khống sản Minh Đức đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thỏa đáng đối với các khách hàng quen thuộc, nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào và một thị trường tiêu thụ hàng hóa ln ổn định. Ngồi ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của cơng ty, trong đó có sự đóng góp khơng nhỏ của phịng tài chính kế tốn. Với cách bố trí cơng việc khoa học hợp lý như hiện nay, cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng của Cơng ty đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả nhất định.
Từ những kết quả và thành tựu đạt được trong quá trình xây dựng và phát triển có thể nhận thấy Cơng ty đã và đang trên đà tiếp tục phát triển một cách vững chắc. Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, công ty đã nỗ lực hết mình, cải tiến, đổi mới các cơng cụ quản lý kinh tế, trong đó có kế tốn. Cơng tác kế tốn của Cơng ty CP Đầu tư Khống sản Minh Đức được tổ chức và thực hiện tương đối hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán của nhà nước ban hành, đúng với yêu
cầu và nguyên tắc kế toán đề ra. Tuy nhiên, cũng như phần lớn những công ty khác, tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng ở cơng ty vẫn còn những hạn chế. Sau đây là một số nhận xét của em về những ưu, nhược điểm cụ thể của công tác kế tốn, đặc biệt là của tổ chức cơng tác bán hàng tại cơng ty
3.1.1. Ƣu điểm.
Nhìn chung tình hình thực hiện cơng tác kế tốn của cơng ty là khoa học và hợp lý, phù hợp với chính sách chế độ về quản lý kinh tế tài chính của nhà nước. Bộ máy kế tốn của cơng ty đang ngày càng được hồn thiện và đóng vai trò rất quan trọng trong việc tồn tại và phát triển của công ty.
* Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:
+ Các chứng từ được sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.
+ Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thơng tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
+ Các chứng từ đều đượckiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
+ Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.
* Đối với cơng tác hạch tốn tổng hợp:
+ Công ty đã áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế tốn của bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của cơng ty, kế toán đã sử dụng tài khoản cấp 2 để theo dõi, phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của cơng ty và giúp cho kế tốn thuận tiện hơn cho việc
ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ phần được phần nào khối lượng cơng việc kế tốn, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép.
+ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tốn hàng tồn kho là hợp lý, vì Cơng ty CP Đầu tư Khống sản Minh Đức là cơng ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hóa, do đó khơng thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được.
* Đối với hệ thống sổ sách sử dụng:
+ Công ty đã sử dụng cả hai loại sổ là: sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ là “Nhật ký chung”. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế tốn cơng ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Công ty áp dụng công nghệ tin học vào cơng tác hạch tốn kế tốn vì vậy khối lượng cơng việc kế tốn đã được giảm nhẹ hơn. Nhân viên kế toán chỉ cần thu thập chứng từ kế tốn, dựa vào các chứng từ đó để hạch tốn các bút tốn cần thiết vào máy vi tính, máy sẽ tự động luân chuyển và tổng hợp các thông tin vào các sổ tổng hợp, chi tiết, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, áp dụng phần mềm kế toán việc lập các sổ và báo cáo không những nhanh mà số liệu giữa các sổ, các báo cáo có sự thống nhất tuyệt đối. Nhờ vậy mà kế tốn khơng còn phải đối chiếu kiểm tra số liệu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp hay với các thông tin trên báo cáo như kế tốn thủ cơng. Tuy nhiên tất cả số liệu và chứng từ trên máy đều được in ra, ký duyệt và lưu thành bộ hồ sơ đầy đủ để tránh trường hợp hư hỏng máy móc có thể xảy ra trong q trình làm việc. Sổ sách và giấy tờ của Công ty đều được lưu trữ đầy đủ tại phịng lưu hồ sơ của
Phịng Tài chính.
Về vấn đề tiêu thụ: Công ty đã tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm. Cơng ty ln khơng ngừng nắm bắt tình hình thị trường để có những chính sách phù hợp nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường. Nhờ vậy mà thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng.
Công ty luôn chú trọng đến cơng tác bán hàng và khuyến khích việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Hàng năm cơng ty ln chú trọng đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên bán hàng. Cơng ty cũng có chính sách khuyến khích đối với khách hàng của mình.
3.1.2. Nhƣợc điểm.
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế tốn bán hàng mà cơng ty đã đạt được, cịn có những tồn tại mà Cơng ty có khả năng cải tiến và hồn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty.
Mặc dù về cơ bản cơng ty đã tổ chức tốt việc hạch tốn tiêu thụ hàng hóa nhưng vẫn cịn một số nhược điểm sau:
+ Công ty phân bổ chi phí bán hàng cho tồn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên khơng phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy khơng xác định chính xác được kết quả tiêu thụ của tùng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
+ Cơng ty chưa chú trọng đến các hình thức ưu đãi về giá cả. Hầu như khơng có chính sách chiết khấu thanh tốn để khuyến khích đẩy nhanh q trình thanh tốn. Hơn nữa việc thanh toán chủ yếu là thanh tốn chậm, cơng tác đơn đốc thu hồi nợ chưa tốt, dẫn đến tình trạng nguồn vốn của công ty bị chiếm dụng nhiều.
+ Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện vào cuối quý khiến cho việc theo dõi tình hình hàng tồn kho không được liên tục và cập nhật, dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất sẽ bị động và khơng chính xác, gây hiện tượng ứ đọng vốn hoặc thiếu hàng để bán. Vì thực tế, việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất không chỉ phụ thuộc vào số lượng sản phẩm, hàng hố sẽ tiêu thụ mà cịn phụ thuộc vào số lượng hàng tồn kho.
+ Công ty không sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường mặc dù khi hàng hố nhập khẩu được thơng quan, để vận chuyển về kho của công ty hay chuyển bán thẳng cho khách hàng cũng phải mất một thời gian nhất định. Thực tế vào cuối tháng, lượng hàng mua đang đi đường của công ty là khá lớn, thế nhưng công ty lại không phản ánh lượng hàng hóa này vào tài khoản 151 nên làm cho chỉ tiêu tài sản ngắn hạn của cơng ty bị giảm. Điều này gây khó khăn cho cơng tác quản lý hàng hố và giảm tính chính xác quyết định của ban lãnh đạo.
+ Công ty CP Đầu tư Khoáng sản Minh Đức là một đơn vị kinh doanh thương mại, chuyên tiêu thụ các hàng hóa nhập khẩu có giá trị cao. Trong điều kiện thị trường đầy biến động, giá cả hàng hóa thường xuyên tăng giảm thất thường như hiện nay, việc này ảnh hưởng rất lớn tới giá trị của hàng hóa. Tuy nhiên công ty đã không sử dụng TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thực tế do không sử dụng tài khoản dự phịng nên nhiều kỳ kinh doanh của cơng ty đã phải chịu thiệt hại không nhỏ, làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả kinh doanh của cơng ty. Cuối kỳ kế tốn căn cứ vào tình hình biến động giá trị hàng tồn kho, kế tốn ghi:
Cuối kỳ kế tốn, khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên: Nợ TK 632:
Có TK 159:
Trường hợp khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phịng cuối kỳ kế tốn năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm:
Nợ TK 632: Có TK 159:
Trường hợp khoản dự phịng phải lập cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng cuối kỳ kế tốn năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được lập thêm:
Nợ TK 159: Có TK 632:
+ Cơng ty là doanh nghiệp chun nhập khẩu và phân phối các loại máy xây dựng. Đây đều là những mặt hàng đặc biệt có tính đặc thù riêng với giá trị cao. Vì vậy việc thanh toán của khách hàng đa phần là thanh toán sau. Khoản mục phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng không nhỏ trong bảng cân đối kế tốn của cơng ty. Nhưng công ty lại khơng mở tài khoản 159 – Dự phịng phải thu khó địi. Việc khơng lập dự phịng nợ phải thu khó địi đã làm giảm tính tự chủ trong việc xử lý những tình huống xấu có thể xảy ra.
+ Trong báo cáo kế tốn, Cơng ty chỉ chú trọng đến các báo cáo tài chính mà chưa quan tâm nhiều đến báo cáo quản trị. Điều đó nhiều khi gây khó khăn cho việc ra quyết định của Ban giám đốc.
3.1.3. Phƣơng hƣớng hoàn thiện.
+ Việc hồn thiện phải dựa trên cơ sở tơn trọng pháp luật, chế độ kế tốn. Việc tổ chức cơng tác kế tốn ở đơn vị khơng bắt buộc phải dập khuôn theo mẫu do chế độ quy định nhưng phải trong khn khổ nhất định.
+ Hồn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
+ Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao. Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng thơng tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý
+ Các giải pháp cần mang tính khả thi, đảm bảo phối hợp giữa các bộ phận, các khâu trong q trình bán hàng để tiết kiệm chi phí tối đa.
+ Hoàn thiện hệ thống sổ sách đầy đủ cả về chứng từ, cơng tác hạch tốn, ghi sổ.
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công ty CP Đầu tƣ Khoáng sản Minh Đức. Khoáng sản Minh Đức.
3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng.
+ Công ty nên chú trọng hơn các hình thức ưu đãi cho khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,… Chiết khấu thanh toán là khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn ghi trên hợp đồng. Việc áp dụng hình thức chiết khấu thanh tốn sẽ khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn, tăng vòng quay của vốn, giảm thiểu đáng kể vốn bị chiếm dụng, đặc biệt trong thời điểm hiện nay công ty đang phải vay vốn ngân hàng rất nhiều và do đó khoản chi phí lãi vay là khơng nhỏ.
+ Bên cạnh đó cơng ty cũng phải tổ chức làm tốt công tác nhập khẩu, vận chuyển bốc dỡ và giao hàng đúng theo hợp đồng để đảm bảo uy tín cho cơng ty và thuận lợi trong việc yêu cầu thanh tốn.
+ Đồng thời cơng ty cũng nên chú trọng hơn đến công tác thu hồi các khoản phải thu. Với những khách hàng nợ q hạn cơng ty có thể tính lãi phạt cao hơn lãi suất ngân hàng.
+ Một trong những vấn đề quan trọng để tổ chức chi phí bán hàng là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi mặt hàng có tính thương phẩm khác nhau, cơng dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tùy thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phƣơng pháp tính giá, phƣơng pháp kế tốn.
* Về tài khoản sử dụng:
+ Công ty nên chi tiết tài khoản 156 thành hai tài khoản cấp 2 là: TK 1561: Giá mua hàng hoá
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hố Trong đó:
Giá mua hàng hoá bao gồm giá thanh toán cho người bán và thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
Chi phí thu mua hàng hố bao gồm tất cả những chi phí khác phát sinh trong q trình nhập khẩu hàng hố như chi phí kiểm hàng, chi phí bốc dỡ, vận chuyển,…
Việc chi tiết tài khoản 156 thành hai tài khoản như trên không những phù hợp với chế độ kế tốn mà cịn giúp kế tốn xác định giá trị chính xác của hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, việc phân tích kết quả tiêu thụ rõ ràng, cụ thể hơn, đồng thời có thể kiểm sốt được chi phí thu mua để có biện pháp giảm thiểu và điều chỉnh kịp thời.
+ Công ty nên sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản ánh hàng hố khi đang chờ thơng quan, hay trong một số trường hợp khác chưa thể vận chuyển về kho nhưng đã thuộc quyền sở hữu của công ty. Những hàng
hóa này nếu được phản ánh vào TK 151 sẽ giúp cho cơng tác quản lý hàng hố được tốt hơn và chỉ tiêu tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế tốn được phản ánh chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác trong các quyết định của ban lãnh đạo. Cuối kỳ căn cứ vào hóa đơn mua hàng của từng loại hàng mua chưa về kế toán ghi: