Giáo trình nghiệp vụ văn thư

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập sinh viên nhà trường sở nghiên cứu, tham khảo tài liệu chuyên ngành liên quan, giảng viên biên soạn giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” Trong tác giả tham khảo giáo trình văn thư PGS TS Triệu Văn Cường sử dụng văn pháp lý nhiều nguồn tài tiệu tham khảo khác để biên soạn nên giáo trình Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu hay khơng phụ thuộc nhiều vào công tác Để thực tốt công tác văn thư, địi hỏi phải có kiến thức lý luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” biên soạn với mục đích làm giáo trình giảng dạy cho học sinh ngành Hành văn phịng Trường CĐCĐ Kon Tum Tài liệu xây dựng dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo chuyên ngành Hành văn phịng trình độ Trung cấp Nội dung giáo trình gồm chương: Chương 1: Những vấn đề chung công tác văn thư Chương 2: Quản lý giải văn Chương 3: Lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chương 4: Quản lý sử dụng dấu Chương 5: Quản lý văn đi, đến lập hồ sơ mơi trường mạng Để hồn thành Giáo trình Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên tài liệu tham khảo; cảm ơn góp ý phản biện từ phía Hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Mặc dù có nhiều cố gắng chắn giáo trình cịn có hạn chế, mong nhận góp ý chân thành q thầy em! Xin chân thành cảm ơn Kon Tum, ngày tháng năm 2022 BIÊN SOẠN Chủ biên: ThS Nguyễn Thị Hồi Thu GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51014011 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: mơn học thuộc khối chun ngành ngành Hành văn phịng hệ trung cấp, bố trí học sau mơn học sở - Tính chất: mơn học nghiên cứu kiến thức nghiệp vụ văn thư đóng vai trị quan trọng lộ trình kiến thức học sinh ngành Hành văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơn học: nghiệp vụ văn thư mơn học giúp người học hiểu ý nghĩa, vai trò việc ban hành văn bản, quản lý văn đi, đến, lưu trữ văn giấy mơi trường mạng Mơn học có ý nghĩa vai trò quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Trình bày vấn đề chung cơng tác văn thư, trách nhiệm cá nhân, đơn vị việc thực công tác văn thư; quy định quản lý sử dụng dấu - Phân tích khái niệm, nguyên tắc giải văn bản; bước quy trình xử lý văn đi, văn đến - Phân tích quy trình quản lý giải văn đi, đến môi trường mạng, phân loại, lập danh mục hồ sơ điện tử Về kỹ năng: - Thực tốt kỹ soạn thảo văn bản, chuyển giao quản lý văn đi, văn đến; kỹ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cách khoa học; quản lý văn đi, văn đến môi trường mạng - Thực thành thạo đóng dấu, bảo quản dấu quan, thiết bị phục vụ cho công tác văn thư Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ tổ chức, giải quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan môi trường mạng - Tuân thủ qui định quan quản lý Nhà nước nội qui, qui chế quan có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ văn phịng NỘI DUNG CỦA MƠN HỌC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã chương: 51014011 - 01 GIỚI THIỆU Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu hay khơng phụ thuộc nhiều vào công tác Để thực tốt công tác văn thư, địi hỏi người làm cơng tác văn thư, các cá nhân, đơn vị quan phải thấy vị trí, trách nhiệm việc thực cơng tác văn thư - nội dung chương MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Phân tích khái niệm, đặc điểm, nội dung văn thư công tác văn thư; xác định vấn đề chung công tác văn thư, phân tích trách nhiệm cá nhân, đơn vị quan việc thực công tác văn thư; - Thực thao tác nghiệp vụ cơng tác văn thư; hình thành tốt vai trị người làm cơng tác văn thư quan, doanh nghiệp; - Yêu thích mơn học để từ có trách nhiệm với việc học tập thân với nghề nghiệp tương lai; thực nghiêm túc nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận công việc giao NỘI DUNG Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư 1.1 Khái niệm Thuật ngữ văn thư từ gốc Hán, văn văn bản, giấy tờ, thư thư từ, thư tín Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa phổ biến Việt Nam từ thời Nguyễn Trong hoạt động quan, tổ chức nay, văn phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu công tác quan Công tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin văn cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Ngày văn quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế (sau gọi chung quan, tổ chức quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ Những công việc gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy hiểu cơng tác văn thư sau: “Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” (1) 1.2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung sau đây: - Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản: + Thảo văn bản; lấy ý kiến phận liên quan; duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn trước ký ban hành; ký văn - Quản lý giải văn - Quản lý sử dụng dấu; - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.3.Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng: Cơng tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức để thực tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt, xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý giải văn Do đó, soạn thảo nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc xử lý nhanh chóng cơng việc quan Giải công việc chậm làm giảm hiệu công việc, chí gây ảnh hưởng tiêu cực cho quan, tổ chức - Chính xác: Là hoạt động đảm bảo thơng tin văn cơng tác văn thư phải địi hỏi u cầu xác Thơng tin xác hoạt động quản lý đạt hiệu cao ngược lại Yêu cầu xác công tác văn thư bao gồm: Về mặt nội dung: Nội dung văn phải thẩm quyền ban hành, không trái với hiến pháp, pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng văn phải chuẩn xác, chứng rõ ràng Về mặt thể thức: Văn phải trình bày theo quy định nhà nước Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy, in ấn văn phải xác khơng sai sót Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải xác tránh nhầm lẫn phải tuân thủ chế độ quy định Nhà nước quy chế quan công tác văn thư - Bí mật: Trong nội dung văn đi, văn đến quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước quy định quan, tổ chức - Hiện đại: Ngày nay, trước phát triển không ngừng khoa học công nghệ, hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, cơng tác văn thư địi hỏi phải bước đại hóa Hiện đại hóa cơng tác văn thư ứng dụng cơng nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý giải văn đồng thời đưa trang thiết bị đại vào sử dụng công tác văn thư Bên cạnh đó, để việc đại hóa cơng tác văn thư đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội, cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung, cán văn thư nói riêng cần trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu đại (1, 2) Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 2.1 Vị trí cơng tác văn thư Cơng tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 2.2.Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: Trong hoạt động quản lý quan phải dựa vào nguồn thơng tin Trong đó, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, thống nguồn thơng tin 10 văn Hoạt động quản lý quan q trình giải cơng việc hàng ngày phải dựa văn Thông tin văn xác việc giải công việc hiệu - Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Văn pháp lý để giải công việc hoạt động quan, tổ chức Làm tốt cơng tác văn thư có nghĩa soạn thảo văn nhanh chóng, xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải xác có đầy đủ nhằm rút ngắn thời gian giải công việc mang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại cơng việc nói thực khơng tốt ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc Làm tốt công tác văn thư giúp phần giảm bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn không phù hợp thực tế, trái với quy định pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn để làm việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, quan - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trong trình hoạt động, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập khơng tốt, giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phơng lưu trữ Quốc gia khơng hồn chỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ 126 6.2 Phân loại hồ sơ điện tử - Hồ sơ điện tử vụ việc - Hồ sơ cán bộ, viên chức - Hồ sơ nguyên tắc 6.3 Sự khác biệt hồ sơ điện tử hồ sơ giấy - Các File liệu hồ sơ điện tử hình thành từ phương tiện khác máy tính, máy ảnh, Scan, điện thoại v.v - Các định dạng File điện tử đa dạng phong phú doc, docx, xls, xlsx, PDF, JPG, BMP, avi, dat, vob, MP3, MP4 v.v chuẩn định dạng File điện tử qui định dùng Font chữ Unicode để giao dịch quốc tế - Khi tra tìm File hồ sơ điện tử cần nhập mã bấm nút lệnh để mở mà lật tìm văn hồ sơ giấy - Hồ sơ giấy cầm, nắm, đọc nội dung hồ sơ điện tử có chức đọc (Read-Only), muốn đọc hồ sơ điện tử cần có máy tính chí cần phải có mật truy cập phép đọc, cịn hồ sơ giấy không cần - Hồ sơ giấy phải thu thập để vào tờ bìa (theo mẫu) cịn hồ sơ điện tử File văn lưu theo mã hồ sơ + Phương pháp lập hồ sơ điện tử: Hồ sơ điện tử thực máy tính thực máy đơn hay mạng LAN - Mở hồ sơ điện tử (Danh mục hồ sơ): Để lập hồ sơ điện tử trước tiên phải lập danh mục hồ sơ điện tử Danh mục hồ sơ điện tử dự kiến hồ sơ cần lập quan hay đơn vị, cấu tạo danh mục hồ sơ điện tử gồm: *Mã hồ sơ *Tiêu đề hồ sơ (tóm tắt nội dung hồ sơ) 127 * Người lập hồ sơ Mã hồ sơ kí hiệu hồ sơ đó, mã hồ sơ giống mã cước có nghĩa khơng trùng nhau, việc qui định mã hồ sơ gồm thành phần chữ hay số kết hợp số chữ đo quan qui định Thí dụ: 2014-TCCB-01 2014-ĐT-01 6.4 Xác định mã hồ sơ cho văn điện tử Khi cập nhật trường liệu văn đến văn đi, cán bộ, viên chức văn thư cần danh mục hồ sơ điện tử để xác định mã hồ sơ cho văn Cùng với việc xác định mã hồ sơ xác định ln người lập hồ sơ 6.5 Biên mục hồ sơ điện tử Sau nhập trường liệu chương trình tự động xếp văn theo trường ngày tháng hồ sơ đó, cột số thứ tự tự động cập nhật số lượng văn đi, văn đến hồ sơ Lập danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu Đối với hồ sơ sau kết thúc việc đồng thời kết thúc hồ sơ, đến thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan văn thư đơn vị phải lập danh sách hồ sơ điện tử cần nộp cho lưu trữ quan, nội dung gồm: - Biên giao nhận hồ sơ (giống biên bàn giao hồ sơ giấy) - Mục lục hồ sơ điện tử đơn vị nộp lưu Để trích xuất Mục lục hồ sơ điện tử cần nộp cần đánh dấu vào mục Nộp phần mềm, chương trình trích xuất liệu xếp hồ sơ theo thứ tự -TÓM TẮT CHƯƠNG 128 Đây chương quan trọng, giúp người học sâu số nội dung xây dựng, quản lý văn mơi trường mạng như: phân tích khái niệm, hình thức, giá trị pháp lý văn mơi trường mạng; làm rõ quy trình quản lý giải văn đến văn mơi trường mạng; hướng dẫn quy trình lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ điện tử, qua giúp người học hình thành kỹ nghiệp vụ bản, phổ biến người làm công tác văn thư giai đoạn BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập tập thực hành Câu hỏi Khái niệm, hình thức, giá trị pháp lý văn môi trường mạng Câu hỏi So sánh giống khác hồ sơ giấy hồ sơ điện tử Câu hỏi Hãy cho biết thành phần định dạng File hồ sơ điện tử Bài tập thực hành 1: Lập văn bản, phát hành văn bản, lưu văn môi trường mạng Bài tập thực hành 2: Lập hồ sơ điện tử cho văn triển khai năm 2020 Khoa Cơ trường CĐCĐ Kon Tum GỢI Ý ĐÁP ÁN 129 Chương Câu hỏi Khái niệm, nội dung công tác văn thư - Khái niệm - Nội dung công tác văn thư: + Soạn thảo văn ban hành văn + Quản lý giải văn + Quản lý sử dụng dấu + Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Câu hỏi Nêu đối tượng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư Thuật ngữ sử dụng công tác văn thư Công cụ sử dụng công tác văn thư Quy trình nghiệp vụ văn thư Câu hỏi Những yêu cầu cán văn thư quan Yêu cầu phẩm chất trị Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Câu Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan Trách nhiệm Thủ trưởng quan Trách nhiệm Chánh văn phòng Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan Bài tập thực hành 1: Thực hành bước nhận công văn giấy tờ người làm công tác văn thư + Đối với việc quản lý giải văn đến: 130 - Tiếp nhận văn đến; - Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; - Trình văn đến; - Đăng ký văn đến; - Chuyển giao văn đến; - Giúp Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành theo dõi việc giải văn đến + Đối với việc lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: - Làm danh mục hồ sơ hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục; - Kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Thu thập, quản lý hồ sơ làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Hoàn chỉnh tập lưu văn để nộp vào lưu trữ quan Bài tập thực hành Thực hành bước giải văn người làm công tác văn thư - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng ; - Đóng dấu văn đi; - Đăng ký văn đi; - Chuyển giao văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng lưu; - Quản lý làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường; - Lập bảo quản sổ sách quan sổ đăng ký văn Bài tập thực hành Thực hành làm quen với loại sổ sách, viết bìa hồ sơ, nội dung hồ sơ, kết thúc hồ sơ Chương 131 Câu hỏi Phân tích khái niệm nguyên tắc việc quản lý giải văn - Khái niệm - Nguyên tắc việc quản lý giải văn Tập trung Nhanh chóng, kịp thời Chính xác An tồn, bí mật Đảm bảo quy trình Câu hỏi số 2: Trình bày bước quản lý văn - Soạn văn - rà soát văn bản, - Ký văn - ghi số văn - Lưu văn Bài tập thực hành 1: Bằng ví dụ minh họa, phân tích bước quy trình quản lý văn VD văn Trưởng Đại học Y Dược Thành phố Hồ chí Minh soạn thảo Bước Lãnh đạo đơn vị - Văn đơn vị Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh soạn thảo, rà sốt nội dung, hình thức, thể thức, thẩm quyền thực đầy đủ bước theo quy định Trưởng, Phó đơn vị ký nháy vào phần cuối văn sau - Thời gian giải quyết: ngày 132 Bước Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, pháp lý văn - Viên chức đơn vị chuyển văn đến văn thư phịng HCTH rà sốt nội dung, hình thức, thể thức Lãnh đạo phịng Hành ký nháy vào cuối “Nơi nhận”, Lãnh đạo phòng Thanh tra Pháp chế ký bên phải “Nơi nhận” - Nếu văn không vướng mắc văn thư phịng Hành chuyển Ban Giám hiệu phê duyệt; văn chưa đảm bảo nội dung, hình thức, thể thức văn thư phịng Hành trả đơn vị soạn thảo Thời gian giải quyết: ngày Bước Trình văn Ban Giám hiệu phê duyệt - Văn thư phịng Hành nhận văn trình Ban Giám hiệu phê duyệt theo Quyết định phân công Ban Giám hiệu Thời gian giải quyết: ngày Bước Bam Giám hiệu xem xét, ký duyệt văn - Văn thư phịng Hành tiếp nhận lại văn trình ký Ban Giám hiệu Thời gian giải quyết: không ngày Bước Tiếp nhận văn Văn thư phịng Hành nhận văn từ Ban Giám hiệu sau ký phê duyệt Thời gian giải quyết: ngày Bước Bàn giao văn - Văn thư phịng Hành phân loại bàn giao văn đơn vị trình - Văn thư phịng Hành trả văn ngày Bước Ghi số ngày, tháng, năm, nhân văn - BGH trả văn văn thư phịng Hành chính, đơn vị soạn thảo lên nhận văn Thời gian giải quyết: ngày chậm ngày làm việc Bước Lưu văn Bài tập thực hành 2: Phân tích bước quy trình quản lý giải văn đến Cho ví dụ minh họa Bước Văn thư tiếp nhận văn đến, kiểm tra tình trạng nguyên vẹn 133 bên ngồi bì văn bản, bóc bì, đóng dấu cơng văn đến lên trang đầu, góc phía trên, bên trái văn (ghi rõ số đến, ngày đến) nhập đầy đủ thơng tin vào máy tính Bước Sau văn thư tiếp nhận văn đến phân loại sơ xử lý sau: + Loại khơng bóc bì: Bao gồm bì văn gởi cho tổ chức, tổ chức Đảng, đồn thể quan bì văn gởi đích danh người nhận (nếu văn liên quan đến cơng việc chung quan, cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký) + Loại bóc bì: Bao gồm tất loại bì cịn lại Cuối buổi làm việc ngày, Văn thư tập hợp văn đến buổi, trình lãnh đạo Lãnh đạo ghi ý kiến chuyển giao vào Phiếu chuyển xử lý văn đến Trường hợp văn đến loại văn “Thượng khẩn/Khẩn/Hỏa tốc” Văn thư phải xử lý vào Sổ chuyển đến lãnh đạo để xử lý kịp thời Bước Nhập trực tiếp vào máy tính (Sổ tiếp nhận văn đến) Bước Chuyển giao văn đến phịng chun mơn, ghi rõ tên người nhận, ngày tháng tiếp nhận văn vào Sổ - Cho ví dụ cụ thể Chương Câu hỏi Phân tích khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ Ví dụ minh họa - Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ - Ví dụ minh họa: Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc biên hội nghị, băng ghi âm, ghi hình Câu hỏi Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ cơng việc Ai người có trách 134 nhiệm lập hồ sơ cơng việc? Ví dụ minh họa Người có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc: Mỗi cá nhân quan có nhiệm vụ việc bảo quan lưu trữ hồ sơ quan văn thư quan có vai trị giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Ví dụ minh họa: Bài tập thảo luận: Làm rõ Trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức - Trách nhiệm Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) người giao trách nhiệm - Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức: - Trách nhiệm Văn thư đơn vị: - Trách nhiệm Văn thư quan: - Trách nhiệm Lưu trữ quan: 135 Bài tập thực hành: Tìm hiểu thực tiễn xác lập hồ sơ hình thành trình hoạt động năm 2020 đơn vị tổ chức thuộc Khoa Cơ bản, Trường CĐCĐ Kon Tum Chương Câu hỏi Phân tích tầm quan trọng dấu hoạt động quan, tổ chức.Trình bày ngun tắc đóng dấu quan lên văn - Con dấu thành phần để khẳng định, đảm bảo tính xác giá trị pháp lý văn - Con dấu thành phần biểu quyền lực Nhà nước quan văn - Con dấu tài sản quan, tổ chức - Con dấu thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn - Con dấu nguồn sử liệu quan trọng Nguyên tắc đóng dấu quan lên văn bản: - Dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký cấp người có thẩm quyền, khơng đóng dấu giấy trắng, giấy khống (văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký cấp có thẩm quyền) đóng dấu vào văn giấy tờ chưa ghi nội dung - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên tay trái - Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn, chiều màu mực quy định.Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy văn để làm văn khác - Chỉ người giao giữ dấu đóng vào văn Tất người khác không mượn dấu để đóng vào văn giấy tờ khác - Dấu quan đóng vào văn quan làm ra; Dấu văn phịng đóng vào văn lấy danh nghĩa văn phòng ban hành 136 Câu hỏi Phân tích trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc quản lý sử dụng dấu Trách nhiệm Bộ Công an Trách nhiệm quan đăng ký mẫu dấu Trách nhiệm Bộ có liên quan Trách nhiệm Ủy ban nhân dân cấp Trách nhiệm quan, tổ chức có thẩm quyền định thành lập cấp giấy đăng ký hoạt động cấp phép hoạt động công nhận hoạt động quan, tổ chức, chức danh nhà nước Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dấu Câu hỏi Nhận xét quy định hành quản lý sử dụng dấu doanh nghiệp - Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn việc sử dụng dấu thay sử dụng dấu khắc - Doanh nghiệp có quyền định hình thức, số lượng nội dung dấu Điều đồng nghĩa với việc doanh nghiệp toàn quyền định nội dung dấu sử dụng mà không chịu ràng buộc quy định pháp luật Có thể thấy với quy định này, doanh nghiệp dần làm chủ dấu Bài tập thực hành 1: Đóng dấu cho văn (dấu treo, dấu giáp lai, dấu chữ kí) Bài tập thực hành 2: Tìm hiểu khung hình phạt việc sử dụng trái phép dấu Chương 137 Câu hỏi Khái niệm, hình thức, giá trị pháp lý văn môi trường mạng - Trình bày khái niêm - Hình thức thể Hình thức trao đổi thơng tin tài liệu điện tử đa dạng phong phú, thông điệp liệu thể hình thức trao đổi liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax hình thức tương tự khác - Giá trị pháp lý thông điệp liệu + Thơng điệp liệu có giá trị văn + Thơng điệp liệu có giá trị làm chứng Câu hỏi So sánh giống khác hồ sơ giấy hồ sơ điện tử - Các File liệu hồ sơ điện tử hình thành từ phương tiện khác máy tính, máy ảnh, Scan, điện thoại v.v - Các định dạng File điện tử đa dạng phong phú doc, docx, xls, xlsx, PDF, JPG, BMP, avi, dat, vob, MP3, MP4 v.v chuẩn định dạng File điện tử qui định dùng Font chữ Unicode để giao dịch quốc tế - Khi tra tìm File hồ sơ điện tử cần nhập mã bấm nút lệnh để mở mà lật tìm văn hồ sơ giấy - Hồ sơ giấy cầm, nắm, đọc nội dung hồ sơ điện tử có chức đọc (Read-Only), muốn đọc hồ sơ điện tử cần có máy tính chí cần phải có mật truy cập phép đọc, cịn hồ sơ giấy khơng cần -Hồ sơ giấy phải thu thập để vào tờ bìa (theo mẫu) cịn hồ sơ điện tử File văn lưu theo mã hồ sơ Câu hỏi Hãy cho biết thành phần định dạng File hồ sơ điện tử Các định dạng File điện tử 138 Văn đến quan đa dạng phong phú tên loại, tác giả, nội dung, hình thức trình bày, dạng tài liệu giấy File điện tử doc, docx, xls, xlsx, Avi, MP3 v.v Chính đa dạng phong phú định dạng File điện tử yêu cầu phần mềm quản lý máy tính cần phải cài đặt bổ sung số tiện ích để đáp ứng yêu cầu đọc, xem, nghe File có định dạng khác Bài tập thực hành 1: Lập văn bản, phát hành văn bản, lưu văn môi trường mạng Bài tập thực hành 2: Lập hồ sơ điện tử cho văn đoàn triển khai năm 2020 khoa Kinh tế, Nông lâm trường CĐCĐ Kon Tum TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Triệu Văn Cường Giáo trình văn thư Nhà xuất Lao động; 2016 TS Nguyễn Lệ Nhung Giáo trình cơng tác văn thư quan tổ chức Đảng tổ chức trị xã hội Trường Cao đẳng Nội vụ: Hà Nội; 2018 TS.Trần Thị Loan chủ biên Tập giảng: Lưu trữ tài liệu nghe nhìn; 139 2019 Ths.Tạ Thị Liễu chủ biên: Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phịng; 2019 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Cơng tác văn thư; ngày 5/3/2020 ... cơng tác văn thư có nhiều cơng cụ tiêu chuẩn hóa - Quy trình nghiệp vụ văn thư: Quy trình nghiệp vụ văn thư quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quy trình quản lý giải văn bản, quy trình lập... luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư Giáo trình ? ?Nghiệp vụ văn thư? ?? biên soạn với mục đích làm giáo trình giảng dạy cho học sinh ngành Hành văn phịng Trường CĐCĐ Kon Tum... nhiệm vụ thư? ??ng xuyên (1) 3.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt: Lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải