Giáo trình nghiệp vụ thư ký

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN THƯ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Nghiệp vụ thư ký biên soạn dựa Chương trình đào tạo ngành Hành văn phịng, trình độ trung cấp Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy thức cho giảng viên làm tài liệu học tập thức cho sinh viên Giáo trình Nghiệp vụ thư ký biên soạn có tham khảo tài liệu chuyên ngành liên quan như: Nghiệp vụ thư kí văn phịng tác giả Vũ Thị Phụng Ngồi giảng viên tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác để hồn thiện giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Cùng với phát triển xã hội, vai trò người thư ký văn phòng, quan, tổ chức ngày trở nên chun mơn hóa Để nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội nghề thư ký, tác giả tiến hành biên soạn Giáo trình Nghiệp vụ thư ký để phục vụ cho nhu cầu giảng dạy học tập trường Giáo trình xây dựng dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo chun ngành Hành văn phịng trình độ Trung cấp Giáo trình gồm chương: Chương 1: Tổng quan thư ký văn phòng Chương 2: Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo Chương 3: Nghiệp vụ tổ chức xếp hoạt động quan người lãnh đạo Chương 4: Nghiệp vụ giao tiếp hành Chương 5: Nghiệp vụ lễ tân Chương 6: Quan hệ người thư ký với lãnh đạo đồng nghiệp Trong trình biên soạn, tác giả bám sát đề cương chi tiết môn học nhà trường phê duyệt cập nhật kiến thức đưa vào theo nội dung giáo trình mơn Vì vậy, hy vọng tập tài liệu có ích cho việc học tập học sinh nhà trường môn Tuy có nhiều cố gắng, giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô nhà trường đặc biệt người học ngành Hành văn phịng để giáo trình ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Kon Tum, ngày tháng năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: ThS Nguyễn Thị Nhâm GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51014007 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học Nghiệp vụ thư ký thuộc khối chun ngành ngành Hành văn phịng hệ trung cấp, bố trí dạy sau mơn học sở - Tính chất: Đây mơn học bắt buộc, kết hợp lý thuyết thực hành - Ý nghĩa vai trị mơn học: Có ý nghĩa vai trò quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu mơn học: Về kiến thức: - Trình bày khái niệm thư ký, vị trí, chức năng, nhiệm vụ người thư ký, đặc điểm lao động người thư ký; vai trị thơng tin hoạt động quản lý người lãnh đạo; khái niệm giao tiếp giao tiếp hành chính, vai trị giao tiếp hành chính; khái niệm, vai trị lễ tân hành nghi thức lễ tân; yêu cầu mối quan hệ người thư ký văn phòng với lãnh đạo đồng nghiệp; - Phân tích yêu cầu người thư ký, tiền đề cần thiết để người thư ký thực nhiệm vụ có hiệu quả; yếu tố ảnh hưởng nguyên tắc giao tiếp hành chính; chất mối quan hệ người thư ký văn phòng với lãnh đạo đồng nghiệp Về kỹ năng: - Thực thành thạo nhiệm vụ người thư ký; - Có kỹ thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo; - Có kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc người lãnh đạo, tổ chức họp chuyến cơng tác cho người lãnh đạo; - Hình thành kỹ giao tiếp cần thiết người thư ký - Thực thành thạo nghi thức lễ tân - Có kỹ ứng xử khéo léo, phù hợp với môi trường làm việc Về lực tự chủ trách nhiệm: - Môn học rèn luyện cho người học tính kiên trì, cẩn thận sáng tạo giải vấn đề liên quan đến nghiệp vụ thư ký - Người học có ý thức tự nghiên cứu, cập nhật kiến thức mới, khơng ngừng nỗ lực hồn thiện chun mơn để phục vụ tốt cho quan, doanh nghiệp, nơi làm việc NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Mã chương: 51014007 - 01 GIỚI THIỆU Trong thực tế, thư ký văn phịng nghề quen thuộc, lại người hiểu rõ công việc Để hiểu cách khái quát nghề thư ký: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm lao động yêu cầu người thư ký, tìm hiểu thông tin chia sẻ chương MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày khái niệm người thư ký, vị trí, chức năng, nhiệm vụ người thư ký; trình bày đặc điểm lao động yêu cầu người thư ký; phân tích tiền đề cần thiết để người thư ký thực nhiệm vụ có kết - Người học có kỹ phân loại thư ký thực thành thạo số nhiệm vụ người thư ký - u nghề có trách nhiệm với cơng việc, có ý thức vươn lên nghề nghiệp NỘI DUNG Khái niệm thư ký Có nhiều quan niệm khác nhau, lại thư ký người trực tiếp giải công việc hành chính, giúp việc cho lãnh đạo để họ tập trung vào công tác điều hành tổ chức cách hiệu Theo tổ chức thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả nhận lãnh trách nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn (1) Thư ký văn phòng: người giao đảm nhận phần toàn cơng việc có liên quan đến chun mơn văn phòng quản lý hồ sơ tài liệu; đảm nhận yêu cầu thông tin, giao tiếp tổ chức xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan/tổ chức người lãnh đạo quan/tổ chức (TS Vũ Thị Phụng) (3) Vị trí, chức nhiệm vụ người thư kí văn phịng 2.1 Vị trí người thư kí văn phịng Xuất phát từ nhiệm vụ công việc cụ thể mà thư ký thường xuyên phải đảm nhận, đóng góp họ hoạt động chung quan Chính vậy, quan niệm nhận thức xã hội nói chung, người lãnh đạo nói riêng vị trí người thư ký văn phịng có nhiều thay đổi với điểm sau đây: - Thứ nhất: Thư ký người góp phần bảo đảm cung cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ xác cho hoạt động quản lý quan người lãnh đạo Trong hoạt động quản lý nói chung khơng thể thiếu thơng tin, khơng có thơng tin người lãnh đạo, quản lý khơng thể có sở, để ban hành định quản lý triển khai thực thực tế Thư ký người giúp quan lãnh đạo thu thập thông tin từ nhiều nguồn (thông qua tiếp nhận xử lý thông tin từ văn bản, điện thoại, fax, telex ) Việc thu thập xử lý thơng tin có đầy đủ, kịp thời xác hay khơng phụ thuộc vào hoạt động thư ký Do vậy, nhìn góc độ hoạt động thư ký có ảnh hưởng đáng kể tới định quản lý quan - Thứ hai: Thư ký văn phòng người góp phần bảo đảm cho hoạt động quan, đơn vị hoạt động người lãnh đạo đặn thông suốt Để hoạt động tổ chức, quan thông suốt người lãnh đạo phải tiến hành hàng loạt hoạt động cụ thể: Hội họp, đàm phán, kiểm tra, định, giao tiếp Những hoạt động đa dạng, tiến hành thường xuyên, liên tục Tham gia vào hoạt động không nhà quản lý mà cịn có cán chun mơn thuộc nhiều đơn vị, nhiều phận khác Để hoạt động tiến hành thông suốt đặn cần phải có xếp tổ chức điều hành cách khoa học hợp lý Đó chức văn phịng nhiều thư ký văn phòng đảm nhiệm - Thứ ba: Thư ký văn phòng (thư ký lãnh đạo) chừng mực đó, cịn người tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng vấn đề có liên quan đến chức nhiệm vụ văn phịng Ví dụ, chánh văn phịng thơng báo cho thủ trưởng biết tình hình đơn vị triển khai thực định thủ trưởng quan, phản ánh vướng mắc mà đơn vị gặp phải đề xuất ý kiến tháo gỡ Trên sở đó, thủ trưởng nghiên cứu định cho phù hợp Hoặc chánh văn phịng tham mưu cho thủ trưởng việc bố trí xếp nơi làm việc phận quan cho hợp lý hiệu - Thứ tư: Thư ký văn phòng mắt xích, nối liền trì mối quan hệ quan người lãnh đạo Hoạt động quan, tổ chức gắn liền với mối quan hệ đa chiều: quan hệ với quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp; với quyền địa phương; với quan tổ chức bên ngồi, cá nhân có liên quan mối quan hệ tiến hành theo nhiều phương thức khác như: qua văn bản, điện thoại, gặp gỡ trực tiếp trao đổi, v.v… dù hình thức mối quan hệ qua khâu trung gian thư ký văn phòng Họ người trực tiếp nhận chuyển giao văn từ nơi khác gửi đến cho thủ trưởng phận quan Thông qua công việc, thư ký văn phịng góp phần quan trọng vào việc trì mối quan hệ đa chiều quan Thái độ phong cách làm việc thư ký góp phần tăng cường, mở rộng mối quan hệ đó, đồng thời gây ảnh hưởng theo chiều ngược lại - Thứ năm: Trong chừng mực đó, thư ký cịn người thân cận thủ trưởng quan tin cậy 2.2 Chức người thư ký Các chức người thư ký chia làm ba nhóm: - Chức thuộc công việc liên quan đến văn đăng ký văn bản, lưu trữ, kiểm tra, soạn thảo văn bản; kiểm tra việc thực thị, định thủ trưởng Nói gọn lại quản lý văn quan - Chức tổ chức công việc tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, chuẩn bị cho thủ trưởng công tác, đàm thoại, đảm bảo điều kiện vật chất cần thiết cho chuyến đi, thu thập thông tin, tổ chức phòng làm việc - Chức giúp việc tổng hợp nhằm giải phóng thủ trưởng khỏi cơng việc, vụ lặt vặt Chức giúp việc tổng hợp, ví dụ thông tin, kiểm tra việc truyền tin để tập trung vào cơng việc có tính chất chiến lược, quan trọng Tùy theo thực tế quan mà người thư ký tham gia mức độ khác công việc 2.3 Nhiệm vụ thư ký Tùy vào đặc điểm quan, doanh nghiệp theo phân cấp quản lý nhiệm vụ người thư ký khác Tuy nhiên, thực tế nhận thấy nhiệm vụ người thư ký tổ chức sau: 2.3.1 Nhiệm vụ hành văn phịng: - Trực văn phịng lãnh đạo, trực tổng đài điện thoại, hướng dẫn giải thủ tục hành cho đồng nghiệp; hướng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm việc với lãnh đạo - Tiếp nhận báo chí, cơng văn, giấy tờ gửi tới cho lãnh đạo chuyển giao cho đơn vị, cá nhân theo thẩm quyền - Tiếp nhận mệnh lệnh, yêu cầu lãnh đạo triển khai, thông báo tới cá nhân, đơn vị để thi hành - Soạn thảo, đánh máy văn theo yêu cầu lãnh đạo Tiếp nhận dự thảo văn từ đơn vị, cá nhân trình lãnh đạo phê duyệt - Thực việc xử lý văn đi, văn đến, lưu hồ sơ lãnh đạo - Xây dựng (tham gia xây dựng) kế hoạch làm việc lãnh đạo lịch công tác tuần, tháng, kế hoạch chuyên môn khác… Thơng báo tới đơn vị, phịng ban lịch làm việc sau lãnh đạo ký duyệt - Phối hợp với đơn vị, phận khác việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, kiện lớn quan/doanh nghiệp có tham gia lãnh đạo - Giải thủ tục hành khác theo yêu cầu lãnh đạo 2.3.2 Nhiệm vụ tổ chức trợ giúp lãnh đạo điều hành: - Liên hệ, xếp kế hoạch làm việc lãnh đạo với đồng nghiệp với khách Thông báo, phối hợp với đồng nghiệp chuẩn bị nội dung làm việc với lãnh đạo - Phối hợp với đơn vị/phịng ban chuẩn bị đầy đủ thơng tin, hồ sơ, tài liệu buổi làm việc theo yêu cầu lãnh đạo - Sắp xếp, chuẩn bị, đảm bảo thủ tục cần thiết cho lãnh đạo cơng tác ngồi nước - Tổng hợp, báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu lãnh đạo; báo cáo kịp thời cho lãnh đạo vấn đề phát sinh quan/doanh nghiệp - Liên hệ, giải cơng việc có liên quan tới quan nhà nước theo yêu cầu lãnh đạo - Thực công tác khác yêu cầu (phiên dịch, ghi biên bản, lễ tân…) Câu hỏi Khi giao tổ chức họp/ hội nghị, thư ký văn phòng cần thực cơng việc gì? Ở giai đoạn chuẩn bị, giao tổ chức họp, hội nghị, thư ký văn phịng cần thực cơng việc sau đây: - Tìm hiểu mục đích họp, hội nghị - Lên kế hoạch tổ chức họp, hội nghị - Xác định thành phần tham dự - Lập chương trình họp hội nghị - Chuẩn bị địa điểm trang thiết bị cho họp, hội nghị - Chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho họp hội nghị - Phối hợp với phận khác để chuẩn bị sở vật chất cho họp hội nghị - Chuẩn bị kinh phí cho họp hay hội nghị Để cho họp, hội nghị diễn cách tốt đẹp hiệu quả, thư ký văn phòng giao nhiệm vụ tổ chức cần thực công việc cụ thể sau đây: - Kiểm tra lại công việc giai đoạn chuẩn bị - Đón tiếp đại biểu - Ghi biên họp, hội nghị Sau họp hội nghị kết thúc, người thư ký phải thực số công việc sau đây: - Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ họp (hay hội nghị) - Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp lại bàn ghế hoàn trả trang thiết bị cho phận chức - Thu thập hoá đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí cho họp hội nghị - Trước về, thư ký văn phòng cần kiểm tra lại lần cuối thiết bị điện, nước không quên cảm ơn người tham gia phục vụ cho họp hội nghị - Biên tập soạn thảo số thư từ, văn theo yêu cầu người lãnh đạo tinh thần nội dung trao đổi, thảo luận trí họp Bài tập thực hành 1: Anh (chị) xây dựng lịch công tác tuần lãnh đạo đơn vị mà anh (chị) biết Ví dụ: Lịch cơng tác tuần lãnh đạo đơn vị trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Thứ/N Thời gày gian Sáng Thứ 08:00 Họp giao ban Hai công tác tuần 30/05/2 (từ 30/5022 5/6/2022) 08:00 Dự họp giao ban triển khai công tác tuyển sinh đại học, cao đẳng ngành Giáo dục Mầm non năm 2022 Bộ Giáo dục Đào tạo tổ chức (cả ngày) Chiều Thành Phần Địa điểm Chủ trì - Ban Giám hiệu Hội Đ/c Bí thư - Trưởng đơn vị trường Đảng ủy thuộc Trường 24-10 Hiệu - Trưởng ban: V-Ttrưởng M, Truyền thông nhà Thư ký BGH trường - Đại diện Đảng, Đoàn thể - Đại diện lãnh đạo Phòng Đ/c Phòng Đào tạo, họp, Trụ Nguyễn khoa Sư phạm, sở Bình Dân Trung tâm PTDNPhó GTVL Hiệu - Viên chức cơng trưởng nghệ thơng tin trực Chủ trì tiếp tham gia thực điểm cầu báo cáo việc xác định tiêu trình độ cao đẳng ngành Giáo dục Mầm non hệ thống báo cáo tuyển sinh 09:00 Thông qua Dự thảo Đề án sử dụng tài sản công vào mục đích cho thuê dịch vụ căng tin 14:00 Hội đồng giao ban Hội nhà trường trường 24-10 Phòng KH-TV chuẩn bị, gửi tài liệu cho thành phần dự họp nghiên cứu trước, trình bày, tiếp thu giải trình, ghi biên họp Đ/c Nguyễn Đại diện phòng Phịng Trung Hiếu, HCQT tham dự họp tầng Phó Hiệu 7, Tòa nhà trưởng dự họp B, Trung Sở Tài tâm hành ngun tỉnh Mơi trường Kon Tum tỉnh Thứ Ba 08:00 Họp triển khai Thành viên Hội Hội Đ/c Hiệu 31/05/2 thực đánh đồng, Ban thư ký, trường trưởng 022 giá ngồi nhà nhóm chun trách 24-10 trường đánh theo Giấy mời số giá ngồi 28/GM-CĐCĐ chương trình ngày 26/5/2022 đào tạo ngành, Trường nghề Trồng trọt, trình độ trung cấp 10:00 Xét cơng nhận - Hội đồng xét cơng Phịng Đ/c Hiệu kết học tập nhận kết học họp, Trụ trưởng lớp Bồi dưỡng tập theo Quyết định sở Chủ tịch chuyên đề số 569/QĐ-CĐCĐ Hội đồng chăm sóc, nuôi ngày 19/5/2022 dưỡng, giáo nhà trường dục trẻ em - Nhà giáo Khoa Sư nhóm trẻ, lớp phạm tham gia mẫu giáo tư giảng dạy thục năm 2022 14:00 Tổ chức khóa Giảng viên, viên Hội đào tạo chức theo Kế hoạch trường phương pháp số 61/KH-CĐCĐ 24-10 nghiên cứu ngày 09/02/2022 khoa học cho viên chức Trường (khóa - giai đoạn 3) Thứ Tư 08:00 Tổ chức khóa Giảng viên, viên Hội 01/06/2 đào tạo phương chức theo Kế hoạch trường 022 pháp nghiên số 61/KH-CĐCĐ 24-10 cứu khoa học ngày 09/02/2022 cho viên chức Trường (khóa - giai đoạn 3) 14:00 Làm việc với Lãnh đạo phòng Phòng Đ/c Hiệu HTX Bắc Tây HC-QT, KH-TV, họp,Trụ trưởng Nguyên Farm NCKH & HTQT, sở để đánh giá khoa Kinh tế kết thực Nông Lâm liên kết hợp tác xây dựng mơ hình Khu thực nghiệm khoa Kinh tế Nơng lâm 14:00 Đ/c Huỳnh Phịng Văn Chung, họp số 2, Phó Hiệu tầng 7,Sở trưởng dự Tài Họp bàn, nguyên tham mưu Ủy Môi ban nhân dân trường tỉnh vị (Tịa nhà trí đất để xây B, Trung dựng trụ sở tâm hành Trường Chính tỉnh trị tỉnh (theo Kon Tum) Đề án Trường Chính trị chuẩn) Thứ 08:00 Tổ chức khóa Giảng viên, viên Hội Năm đào tạo phương chức theo Kế hoạch trường 02/06/2 pháp nghiên số 61/KH-CĐCĐ 24-10 022 cứu khoa học ngày 09/02/2022 cho viên chức Trường (khóa - giai đoạn 3) 13:30 Dự Đại hội - Đ/c Bí thư Đảng Hội Chi Liên ủy, Hiệu trưởng trường Trung tâm lần - Đ/c Võ Đại Nam Khoa Kỹ thứ II, nhiệm Anh, Trưởng phịng thuật kỳ 2022–2025 KT&BĐCL Cơng nghệ Trung tâm Thứ 08:00 Làm việc với - Đ/c Hiệu trưởng Phòng Sáu tập thể lãnh đạo - Đ/c Huỳnh Văn họp,Trụ 03/06/2 khoa Kinh tế Chung - Phó Hiệu sở 022 Nơng lâm trưởng - Đại diện lãnh đạo đơn vị:Phòng HC-QT, phòng NCKH&HTQT, phòng TCCB&CTHSSV, phòng Kế hoạch – Tài vụ - Tập thể lãnh đạo khoa KT&NL, Phụ trách môn Nông Lâm nghiệp nhà giáo chuyên ngành Trồng trọt, Quản lý đất đai 14:00 Tổ chức khóa Giảng viên, viên Hội đào tạo chức theo Kế hoạch trường phương pháp số 61/KH-CĐCĐ 24-10 nghiên cứu ngày 09/02/2022 khoa học cho viên chức Trường (khóa - giai đoạn 3) Bài tập thực hành 2: Soạn thảo kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Số: …/ KH-VP CƠNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng … năm 20 … KẾ HOẠCH Tổ chức chuyến công tác xã hội với đồng bào em thiếu nhi vùng sâu vùng xa huyện Hồng Ngự, tỉnh Đồng Tháp I MỤC ĐÍCH: - Mang đến cho em thiếu nhi vùng sâu vùng xa có ngày vui chơi thật bổ ích - Truyền thơng KHHGĐ, an tồn giao thơng, bảo vệ mơi trường, phịng chống ma túy, … đến bà con, niên địa phương - Trao tận tay cho hộ gia đình nghèo, vùng sâu vùng xa q đầy ý nghĩa, thắm đượm tình người - Giúp bạn đội viên nắm rõ tư tưởng, quan điểm hoạt động công tác xã hội, rèn luyện nhân cách lối sống tình bạn cao đẹp - Phát huy tinh thần xung kích, tình nguyện tuổi trẻ, hăng hái đầu hoạt động CTXH bạn sinh viên đội viên - Làm cầu nối công ty mái ấm, giúp cơng ty thể lịng nhân em có hồn cảnh khó khăn II THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM: - Thời gian: Vào ngày 11/04/2016 đến ngày 13/04/2016 - Địa điểm: huyện Hồng Ngự, tỉnh Đồng Tháp - Đối tượng: Thiếu nhi đồng bào vùng sâu vùng xa gặp nhiều khó khăn sống III NỘI DUNG THỰC HIỆN: Giai đoạn chuẩn bị công tác - Xin ý kiến Hội Sinh viên trường - Liên hệ địa điểm - Lên kế hoạch chương trình, liên hệ nhà tài trợ - Hoàn thành tiết mục văn nghệ, chuẩn bị trị chơi - Cơng tác chuẩn bị q tặng Giai đoạn thực chương trình Cơng tác Ngày 11/4/2016 21h30 – 22h00: Toàn Đội tập trung di chuyển đồ đạc 22h00: Di chuyển xuống địa phương Ngày 12/4/2016 4h30 – 6h30: Chuyển đồ khu vực công tác, nghỉ ngơi, ăn trưa 7h30 – 11h30: Kết hợp Đoàn viên niên địa phương tổ chức quân tuyên truyền ATGT, Bảo vệ môi trường, Kế hoạch hóa gia đình Chương trình Phát quần áo cũ 11h30 – 12h30: Ăn trưa, nghỉ ngơi 13h00 – 14h30: Tập trung thiếu nhi thành vòng tròn, sinh hoạt trò chơi tập thể 14h30 – 15h45: Chia thiếu nhi thành đội thi đua trò chơi vận động 16h00 – 16h30: Tổ chức gian hàng trò chơi 17h00 – 18h30: Nghỉ ngơi, dọn dẹp Chuẩn bị cho chương trình văn nghệ buổi tối 18h30 – 21h00: Chương trình văn nghệ “Hát Cùng Đồng Bào Tơi” Các tiết mục văn nghệ Đội CTXH bao gồm: Hát, Múa, Rối, Kịch, Lân 1-2 tiết mục văn nghệ địa phương Trao 20 suất học bổng cho 20 em vượt khó học giỏi địa phương 21h00 – 22h00: Giao lưu lửa trại với Đoàn viên địa phương 22h00: Dọn dẹp, nghỉ ngơi Ngày 13/4/2016: 5h30 – 6h00: Vệ sinh cá nhân 6h00 – 6h45: Ăn sáng, chuẩn bị chương trình buổi sáng 7h00 – 10h30: Chia thành nhóm đến thăm tặng q 20 hộ gia đình khó khăn - Tiến hành trao tặng Nhà tình thương - Chương trình “Ngày hội vệ sinh cá nhân” cho em thiêu nhi: + Hướng dẫn vệ sinh thân thể + Tuyên truyền phòng chống bệnh tât mùa hè bảo vệ môi trường +Tổ chức cắt tóc miễn phí - Dọn dẹp khu vực cơng tác 11h00 – 12h00: Ăn trưa, chia tay địa phương 13h00: Lên xe thành phố IV BIỆN PHÁP THỰC HIỆN Mời Ban đạo Anh Bùi Quang Hùng Bí thư Đoàn trường Trưởng ban Anh Phan Ngọc Anh Chủ tịch HSV trường Phó ban Thành lập Ban tổ chức Anh Trần Quốc Thịnh Đội trưởng Đội CTXH Trưởng ban Chị Nguyễn Thị Quỳnh Trang Đội phó Phó ban Anh Lý Hoàng Long Ủy viên BĐH Ủy viên Chị Vũ Ngọc Bích Ủy viên BĐH Ủy viên Chị Đỗ Ngô Thanh Vân Ủy viên BĐH Ủy viên V TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN 22/2/2016 - 1/3/2016 Lên kế hoạch, liên hệ địa phương 1/3/2016 - 10/3/2016 Tiền trạm cho công tác 10/3/2016 - 10/4/2016 Chuẩn bị cho chuyến công tác 11/4/2016 - 13/4/2016 Thực công tác Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Phòng TC-HC; - Phòng KT; - Lưu: VT,VP Triệu Văn Cường Bài tập tình huống: Giải sau: - Đón tiếp thầy giáo cách niềm nở - Ghi nhận ý kiến thầy hẹn trả lời cho thầy sau trình lãnh đạo ĐÁP ÁN GỢI Ý CHƯƠNG Câu hỏi Trình bày vai trị giao tiếp hành - Truyền đạt thông tin - Hỗ trợ tổ chức hoạt động quản lý điều hành - Hỗ trợ tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh - Giúp nhà quản lý nắm tình hình quan/doanh nghiệp định quản lý Câu hỏi Phân tích nguyên tắc giao tiếp hành - Đảm bảo hài hồ mặt lợi ích bên tham gia giao tiếp - Cần đưa nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp lựa chọn định - Coi trọng vận dụng tốt quy phạm khách quan giao tiếp - Cần coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ Câu hỏi Phân tích kỹ nói giao tiếp hành Kỹ nói địi hỏi người thư ký văn phòng cần ý đến số điểm sau đây: - Giọng nói - Kỹ nói cịn đòi hỏi người thư ký phải biết kết hợp với cử phi ngôn ngữ như: ánh mắt, nụ cười, vẻ mặt, động tác phụ họa: tư đứng, ngồi: khoảng cách với người giao tiếp trang phục - Có khả biết sử dụng thuật khôi hài (vui đùa) chỗ lúc - Một yếu tố quan trọng kỹ nói khả diễn đạt vấn đề, nội dung thơng tin lời nói cách mạch lạc khúc chiết Bài tập thực hành 1: Gọi điện theo phương pháp đóng vai, cặp học sinh tập gọi điện thoại cho với tư cách: thư ký, khách gọi đến, để thực hành nghiệp vụ giao tiếp qua điện thoại Bài tập thực hành 2: Thực hành giao tiếp qua thư từ, văn cách soạn giấy mời Đại biểu cấp đến tham dự phát biểu lễ tổng kết năm đơn vị Ví dụ: TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CƠ SỞ MIỀN TRUNG Số: 06/GM-ĐHNVHN-CSMT Độc lập – Tự – Hạnh phúc Quảng Nam, ngày 22 tháng năm 2022 GIẤY MỜI Tham dự Đại hội phát biểu ý kiến Kính gửi: Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Triệu Văn Cường Đến dự: Lễ tổng kết năm học 2021 - 2022 đề phương hướng, nhiệm vụ năm 2022 - 2023 sở trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – sở miền Trung, phát biểu ý kiến kết năm học 2021 - 2022 Thời gian: 08h ngày 22 tháng năm 2022 Địa điểm: Hội trường lớn Sự diện ông niềm vinh dự với Xin trân trọng kính mời./ Nơi nhận: GIÁM ĐỖC - Như trên; - Lưu: VT Trần Đình Thảo Bài tập tình huống: Nếu bạn nữ nên đứng lên trường hợp sau: - Một người đàn ông cấp bạn - Một khách hàng - Một người khách - Một người mà bạn gặp lần ngồi cơng ty Bạn khơng cần đứng lên với nam nhân viên hay nam thư ký trợ lý Bạn đứng lên để chào người bạn cũ họ ghé thăm Nếu bạn nam nhân viên trẻ tuổi thì, bạn đứng lên chào nam nhân viên nữ nhân viên có địa vị cao bạn - Một khách hàng nam/nữ - Một nữ đồng nghiệp cô ta không tự ngồi xuống - Bạn không cần đứng lên để chào thư ký trợ lý bạn dù họ nam hay nữ ĐÁP ÁN GỢI Ý CHƯƠNG Câu hỏi Vai trò lễ tân hành hoạt động quan, tổ chức: - Lễ tân hành nội dung tác nghiệp quan trọng, giúp cho việc mở rộng, củng cố, thúc đẩy việc giải mối quan hệ có liên quan đến chức quản lý quan, tổ chức, Nhà nước - Lễ tân hành phận cấu thành hoạt động hành để thực chức hoạt động hành nhà nước Câu hỏi Những kỹ giao tiếp lễ tân hành chính: - Kỹ nghe - Kỹ nói - Kỹ hỏi - đáp - Kỹ trao, nhận danh thiếp - Kỹ chào hỏi, bắt tay Bài tập thực hành 1: Thực hành nghi lễ Treo cờ (Quốc kỳ, cờ Đảng, cờ nước ngoài) - Treo Quốc kỳ, cờ đảng (trang 146 giáo trình) - Treo cờ nước ngồi đón khách nước ngồi (trang 146 -147 giáo trình) + Treo cờ riêng cơng ty + Treo cờ rủ Bài tập thực hành 2: Thực hành bố trí hội trường/phịng họp (Trang 153 - 155 giáo trình) ĐÁP ÁN GỢI Ý CHƯƠNG Câu hỏi Yêu cầu mối quan hệ người thư kí văn phịng với lãnh đạo - Tơn trọng người lãnh đạo - Phục tùng định người lãnh đạo - Bảo vệ uy tín cho người lãnh đạo Câu hỏi Yêu cầu mối quan hệ người thư ký văn phòng với đồng nghiệp - Hiểu biết lẫn - Đoàn kết, tương trợ hợp tác - Quan hệ với đồng nghiệp phải chân thành trung thực Bài tập thảo luận: Làm để xây dựng uy tín người thư ký lãnh đạo quần chúng? Để xây dựng uy tín, phải học tập, rèn luyện, tu dưỡng suốt đời Uy tín hình thành yếu tố sau: - Chuyên mơn: Phải có lực cao chun mơn, ln hồn thành tốt cơng việc giao với tinh thần trách nhiệm cao Do người thư ký phải đào tạo bản, quy ban đầu Tiếp tục tự học nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức Rèn luyện từ lý thuyết tới đạt kỹ năng, biết sáng tạo tự chủ công việc - Giao tiếp: phải hiểu biết tâm lý, hiểu nguyên tắc giao tiếp Áp dụng kỹ giao tiếp đạt hiệu - Đạo đức: tận tuỵ với công việc, đối xử chân thành với người, làm Công việc tài phải minh bạch, rõ ràng, có nhận thức tư Ngoài ra, cần học tập thêm chun mơn như: ngoại ngữ, vi tính, lái xe Phải tránh xa ý tưởng xây dựng uy tín giả tạo: - Xa cách người, dựa vào lãnh đạo bắt người phục tùng, trấn áp quần chúng - Khoe khoang khốc lác khơng có, lối sống xuề xồ, chiều lãnh đạo tập thể - Nịnh hót lãnh đạo, mua chuộc quần chúng, khơng có lập trường Với thủ đoạn giả tạo người trở nên có “uy tín” với lãnh đạo hiếu danh, ưa nịnh hót, thiếu lực, thiếu đạo đức, Từ gây tác hại khơng nhỏ đến công tác, mối quan hệ lãnh đạo thư ký tạo nên nét xấu phong cách, nhân cách gây dư luận tập thể không lành mạnh, tâm lý tập thể nặng nề, ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng cơng việc Bài tập tình huống: Giải sau: - Đối với quản trị viên trẻ: + Lịch sự, nhã nhặn khôn khéo + Nên thiết lập mối quan hệ mang tính chất cơng việc + Khuyến khích thư ký trở thành người nhân viên cấp mà bạn cần + Học hỏi kinh nghiệm từ thư ký để giúp bạn vượt qua khủng hoảng công việc + Tin tưởng nữ thư ký để họ hỗ trợ - Đối với nữ thư ký: + Lịch sự, nhã nhặn khôn khéo + Nên thiết lập mối quan hệ mang tính chất cơng việc + Hỗ trợ cấp + Tin tưởng vào khả sếp TÀI LIỆU THAM KHẢO Lương Minh Việt Nghiệp vụ thư kí văn phịng tổ chức Học viện Hành Quốc gia - Khoa văn Cơng nghệ hành chính, Hà Nội; 2002 Dương Khảm, Trần Hồng Nghiệp vụ thư ký văn phịng: NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội; 1997 Vũ Thị Phụng Nghiệp vụ thư kí văn phịng: NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội; 2000 Hành nhà nước cơng nghệ hành - Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành nhà nước (chương trình chuyên viên), Học viện Hành Quốc gia: NXB Giáo dục, Hà Nội; 2004 Mai Hữu Khuê Kỹ giao tiếp hành chính: NXB Lao động, Hà Nội; 1997 ... (văn thư, lưu trữ, kế tốn, máy tính ) 3.3 Căn vào trình độ lực chun mơn Nếu vào trình độ chun mơn thư ký văn phịng phân thành: - Thư ký cao cấp - Thư ký trung cấp - Thư ký sơ cấp Việc phân loại thư. .. thư? ??ng cho thư ký văn phòng Những yêu cầu người thư ký 4.1 Yêu cầu chung người thư ký văn phòng 4.1.1 Yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ - Thành thạo nghiệp vụ hành văn phịng: Người làm thư ký cần phải... chức năng, nhiệm vụ người thư ký; trình bày đặc điểm lao động yêu cầu người thư ký; phân tích tiền đề cần thiết để người thư ký thực nhiệm vụ có kết - Người học có kỹ phân loại thư ký thực thành