GIỚI THIỆU CÔNG TY
Thông tin công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế ( INTERLOG) Tên giao dịch quốc tế: International Logistics Joint Stock Company
Tên viết tắt: INTERLOGISTICS JSC Địa chỉ:
+ Trụ sở chính( Văn phòng TP.HCM): Tầng 5 tòa nhà Cảng Sài Gòn, 3 Nguyễn Tất Thành, phường 12, quận 4, TP.HCM
SĐT: +84.28.3943 5899 Email: info@interlogistics.com.vn Website: www.interlogistics.com.vn
+Văn phòng Hà Nội: Tầng 2 tòa nhà Vinahub, đường Trung Yên 9, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
+ Văn phòng Hải Phòng: Tầng 5 tòa nhà Thành Đạt 1, 3 Lê Thánh Tông, quận Ngô Quyền, TP.Hải Phòng
Mã số thuế: 0303957341 Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Duy Minh Ngày cấp phép: 22/08/2005
Ngày hoạt động: 15/09/2005 ( đã hoạt động 13 năm)
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa toàn diện, bao gồm logistics, dịch vụ hải quan, quản lý chứng từ, gom hàng LCL, và bán cước vận tải biển và hàng không Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ đóng kiện, vận chuyển hàng hóa và dịch vụ kho bãi, đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển an toàn và hiệu quả.
Qúa trình hình thành và phát triển
Công ty CP Giao nhận Tiếp vận Quốc tế (InterLOG) được thành lập vào năm 2005, tách ra từ hệ thống Interlink Group, với mục tiêu đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và nội địa tại Việt Nam trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển InterLOG hoạt động với 100% vốn trong nước, nhằm tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh linh hoạt và chủ động hơn.
Đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ, sử dụng con dấu riêng và chủ động thực hiện các hoạt động kinh doanh, tài chính cũng như tổ chức nhân sự một cách độc lập.
Thành lập từ năm 2005, InterLOG hướng tới việc trở thành công ty cung cấp dịch vụ logistics tích hợp đạt tiêu chuẩn quốc tế, với mục tiêu sở hữu chuỗi cung ứng hoàn hảo tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á Trong hơn một thập kỷ, InterLOG cam kết tạo ra chuỗi giá trị tối ưu cho khách hàng, cộng đồng và doanh nghiệp Công ty phát triển các dịch vụ cốt lõi như giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển, đường hàng không và đường bộ; gom hàng lẻ chuyên tuyến quốc tế (N.V.O.C.C) và nội địa (LTL); cùng với dịch vụ đại lý hải quan.
InterLOG cam kết mang đến giá trị thực sự cho khách hàng thông qua việc cung cấp các giải pháp logistics phù hợp với nhu cầu và lợi ích của đối tác.
Các mốc thời gian quan trọng:
2005 Thành lập công ty INTERLOG
2006 Đạt chứng nhận Thương hiệu mạnh Việt Nam do Bộ Công thương và thời báo kinh tế Việt Nam tổ chức
2007-2008 + Trở thành đối tác của PIC ( Pacific Concord INTL)
+ Đạt chứng nhận là một trong các đơn vị Đại lý hải quan đầu tiên ở Việt Nam
+ Mở rộng mạng lưới đại lý khắp thế giới + Chuyển đổi đối tượng khách hàng
2011 Xây dựng giải pháp vận tải xà lan ( Cát Lái- Nhơn Trạch)
+ Tham gia tổ chức WCA ( tổ chức lớn nhất kết nối các công ty Freight Forwader trên thế giới
+ Trở thành đối tác của AWS (Asian Worldwide Services)
2012 Thành lập văn phòng chi nhánh ở Hà Nội
2013 Khai trương dịch vụ mang tên Hanoi Hub ( tại ICD Tiên Sơn –
2014 Thành lập Depot Nhơn Trạch
2016 Thành lập văn phòng chi nhánh ở Hải Phòng
2017 + Trở thành đối tác chiến lược với công ty cổ phần Daiichi
Kamosu - Nhật Bản ( có trên 70 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực Logistics
+ Tiếp nhận 5 xe đầu kéo Hino tại công ty Ô tô Trường Long cho đợt 1 của kế hoạch phát triển liên minh vận tải.
2018 Đăng cai tổ chức AWS Network Meeting thu hút hơn 150 đại biểu từ 50 quốc gia
Bảng 1.1 Các cột mốc thời gian quan trọng trong quá trình hoạt động của InterLOG
Quá trình phát triển của INTERLOG trong suốt 13 năm qua đã cho thấy nỗ lực không
Kim chỉ nam của công ty
INTERLOG hướng tới việc trở thành công ty tiêu chuẩn quốc tế trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ logistics tích hợp, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chuỗi cung ứng tại Việt Nam và khu vực Đông Dương.
Cụ thể: Trở thành 3PL được khách hàng quốc tế chấp nhận và lựa chọn hợp tác bởi các giải pháp cung ứng của INTERLOG
Tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả mang lại lợi ích cho cả khách hàng, bản thân doanh nghiệp và cộng đồng.
Công ty cam kết đầu tư vào việc phát triển kỹ năng làm việc nhóm cho nhân viên và cán bộ quản lý, vì nhận thức rõ vai trò quan trọng của kỹ năng này trong sự thành công chung.
WIN-WIN: chia sẻ lợi ích công bằng
KNOWLEDGE: kiến thức trong ngành dịch vụ tạo ra giá trị của dịch vụ, vì thế INTERLOG luôn chú trọng công tác đào tạo chuyên sâu cho nhân viên
INTERLOG là một startup chuyên phát triển giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại trong ngành logistics, từ đó thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực này Bằng cách cung cấp các giải pháp logistics tối ưu, INTERLOG không ngừng tạo ra sự khác biệt và nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ trong ngành.
+ Đội ngũ quản lý có hơn 7 năm kinh nghiệm và hiểu rõ hệ thống cũng như triết lý kinh doanh của INTERLOG
+ Tuyển dụng: luôn tìm kiếm những ứng viên có đam mê với lĩnh vực logistics và khao khát phát triển bản thân
+Làm việc nhóm: là một kĩ năng quan trọng được công ty chú trọng
+Năng suất làm việc: công ty luôn tìm ra các giải pháp tối ưu cải thiện năng suất làm việc của nhân viên
Dịch vụ của InterLOG
INTERLOG đang nỗ lực trở thành công ty logistics chuẩn quốc tế tại Đông Nam Á, cung cấp dịch vụ logistics tích hợp và sở hữu chuỗi cung ứng hoàn hảo Hiện tại, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ logistics và không ngừng mở rộng hoạt động cả trong nước và quốc tế.
Các dịch vụ hiện tại INTERLOG cung cấp: chuyểnVận quốc tế
Kho Dịch vụ của Vận chuyển bãi INTERLOG nội địa quanHải
Hình 1 Các dịch vụ của InterLOG
Interlog cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển với giá cả cạnh tranh, nhờ vào mối quan hệ chặt chẽ và thường xuyên với các hãng tàu cũng như hệ thống đại lý rộng khắp trên toàn cầu.
Các dịch vụ cung cấp:
Dịch vụ gửi hàng hóa Xuất khẩu và Nhập khẩu từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và ngược lại.
Dịch vụ hàng nguyên Container với các mức giá cạnh tranh Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door delivery) Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa
Dịch vụ giao nhận hàng hóa với điều kiện EXW/DDU Vận chuyển hàng không: luôn có lợi thế nhanh và an toàn.
Các dịch vụ cung cấp: Đại lý bán cước và ký kết hợp đồng vận chuyển với các hãng hàng không.
Dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp đường biển và hàng không, giúp khách hàng vừa giảm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian.
Dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sân bay hoặc kho của người nhận (airport- airport, door-airport, airport-door, door-door)
Lần đầu tiên, INTERLOG cung cấp dịch vụ:
Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biểnPhát hành vận đơn HB/L hàng nội địa
Mua bảo hiểm cho hàng nội địa Cung cấp dịch vụ vận tải nội địa theo hình thức đa phương thức (xe – tàu thủy – xe)
Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biển kết hợp với các dịch vụ giá trị gia tăng như đóng pallet, kiện gỗ và kiểm đếm hàng hóa khi giao hàng mang lại nhiều ưu điểm Dịch vụ này có tàu chạy hàng tuần, đảm bảo thời gian vận chuyển nhanh chóng và đúng lịch trình Bên cạnh đó, mức giá cạnh tranh và các ưu đãi hấp dẫn cũng là một điểm cộng lớn cho khách hàng.
Bảo đảm an toàn hàng hóa, không hư hỏng, mất mát Cam kết trách nhiệm về bảo hiểm hàng hóa
Hoạt động khai thuê hải quan đóng vai trò quan trọng trong chuỗi dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu hàng hóa Sự phức tạp và sự khác biệt trong thủ tục hải quan giữa các quốc gia tạo ra nhiều khó khăn trong việc lưu thông hàng hóa.
Interlog đã được công nhận là một trong những Đại lý hải quan tiên phong, cho phép công ty đại diện cho chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai xuất, nhập khẩu Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian di chuyển để lấy chữ ký mà còn nâng cao trách nhiệm và chất lượng dịch vụ khai thuê hải quan của Interlog.
Khai quan điện tử, khai hải quan từ xa
Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp Đáp ứng nhu cầu khai quan của khách hàng
Interlog hiện đang quản lý hai kho hàng rộng hơn 4000m2, tọa lạc tại vị trí thuận lợi gần trung tâm thành phố Hệ thống quản lý chuyên nghiệp cùng đội ngũ công nhân lành nghề đảm bảo hàng hóa của khách hàng được chăm sóc chu đáo và an toàn Tất cả hàng hóa đều được bảo hiểm và có các biện pháp phòng cháy chữa cháy nghiêm ngặt.
Các dịch vụ cung cấp:
Cho thuê chứa hàng tồn kho Kiểm kê
Xếp dỡ Đóng gói bao bìPhân phối hàng hóa theo yêu cầu
Quy trình làm hàng cơ bản
1.5.1 Danh mục từ tiếng Anh Danh mục từ tiếng Anh chuyên sử dụng trong làm hàng của InterLOG nói riêng và của ngành dịch vụ logistics nói chung:
Consignee Người nhận hàng ( người nhập khẩu)
Cut-off Giờ đóng máng
FUMI Giấy chứng nhận hun trùng
SI ( Shipping Instruction) Hướng dẫn vận chuyển, giao hàng
Debit note Giấy báo nợ
The Estimated Time of Departure (ETD) indicates the anticipated departure time for a shipment, while the Verified Gross Mass (VGM) provides a certification of the total weight of the international shipping container.
Shipping mark Nhãn hàng hóa
Pre-alert Bộ hồ sơ trước khi hàng tới
Invoice Hóa đơn thương mại
A/N ( Arrival Notice) Thông báo hàng đến
DO ( Delivery Order) Lệnh giao hàng
PL ( Packing List) Phiếu đóng gói
Bảng 1.2 Danh mục từ Tiếng Anh 1.5.2 Quy trình làm hàng xuất khẩu
Trong thời gian thực tập tại công ty InterLOG, nhóm đã có cơ hội tìm hiểu quy trình làm hàng xuất khẩu, đặc biệt là quy trình hun trùng.
Trước ngày cut-off Ngày đóng cut off
InterLOG 1 Gửi báo 3 Xác nhận 5 Xác nhận 7.Tiến hành giá thông tin, lấy thông tin và lên bill nháp booking và tiến hành viết gửi khách báo với SI hàng shipper
Shipper 2 đồng ý 4 Xác nhận 6.Cung 8.Xác nhận giá, gửi booking, cấp thông thông tin thông tin thông báo tin chi tiết trên bill hàng hóa lấy hàng hóa có bill, nháp booking hun trùng và VGM, kích cỡ đóng Shipping kiện mark để làm bill
ETD -1 days Sau ETD Consignee
InterLOG 9 Lên FUMI 11 Cho phát 13 Xuất hóa 15 Sur bill và nháp gửi khách hành chứng thư đơn cho khách gửi chứng thư gốc, scan gửi gốc cho khách. khách đồng thời hỏi khách xác nhận thông tin xuất hóa đơn, debit note, final bill và địa chỉ trả chứng từ gốc
Shipper 10 Xác nhận 12 Khách xác 14 Khách hàng thông tin FUMI nhận thông tin thanh toán xuất hóa đơn
Bảng 1.3 Quy trình làm hàng xuất khẩu
Quy trình làm hàng nhập khẩu:
Công ty InterLOG hoạt động với hai phòng kinh doanh riêng biệt: một phòng tập trung vào xuất khẩu hàng hóa và một phòng chuyên về nhập khẩu Phòng hàng nhập khẩu của công ty nổi bật với thế mạnh trong các mặt hàng như may mặc, giày dép và cà phê.
Dưới đây là quy trình làm hàng cho lô hàng nhập khẩu với điều kiện FOB:
Trước ngày đóng cont ETD -1 days
Shipper 5.Lựa 11 Chuẩn chọn bị hàng booking hóa để phù hợp cho ra báo với cảng và đại lý cung cấp chi tiết bill,
VGM, để đại lý làm bill
Agent 4.Liên hệ 6.Gửi 10 Báo 12 Đại lý shipper InterLOG với làm bill và lấy booking SHIPPER gửi bill booking booking nháp, và nhắc INVOICE,
SHIPPER PL cho ra hàng InterLOG cho kịp lịch cut- off
InterLOG 1.Gửi 3.Gửi 7.Gửi 9 Nhận 13.InterLOG 15 Phản báo giá thông tin thông tin xác nhận gửi bộ hồi lại shipper booking của chứng từ với đại cho đại lý cho Cons CONS và cho khách lý muốn và thông thông báo và đồng thời lấy bill tin đại lý với đại lý kiểm tra với sur hay cho khách bill gốc
(cons) giá, gửi nhận nhận thông thông tin booking tin trên shipper và phản chứng từ đầu hồi cho
Agent 16 Cập nhật tình trạng lô hàng và pre-alert
InterLOG 17 Cập nhật tình 18 Gửi khách A/N 20 Tiến hành làm trạng lô hàng và và hỏi thông tin thủ tục xuất hóa pre-alert gửi cho thanh toán đơn cho khách và khách theo dõi khách lấy
DO, thanh toán tiền mặt
Bảng 1.4 Quy trình làm hàng nhập khẩu theo điều kiện FOB
RỦI RO THỊ TRƯỜNG
Nhận diện rủi ro
Rủi ro thị trường là nguy cơ gây ra khoản lỗ tiềm năng cho doanh nghiệp, xuất phát từ việc giảm doanh thu hoặc lợi nhuận do những biến động của thị trường mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.
Mức độ và nguyên nhân rủi ro thay đổi theo từng ngành nghề, và InterLOG cũng không ngoại lệ khi phải đối mặt với những rủi ro do biến động thị trường Các rủi ro mà InterLOG gặp phải bao gồm những thách thức và cơ hội phát sinh từ sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.
R1A Rủi ro cấu trúc quy R1A1 Rủi ro thị trường theo chu kì kinh mô thị trường tế- mùa vụ
R1A2 Rủi ro thị trường theo cung – cầu
Rủi ro cạnh tranh trong thị trường hiện nay bao gồm rủi ro giá cả, nơi các đối thủ có thể điều chỉnh giá để thu hút khách hàng, và rủi ro gia tăng số lượng đối thủ cạnh tranh, dẫn đến áp lực lớn hơn cho doanh nghiệp trong việc duy trì thị phần và lợi nhuận.
R1B3 Rủi ro về hoạt động cạnh tranh không lành mạnh
Bảng 2.1 Nhận diện rủi ro thị trường
Phân tích rủi ro
2.2.1 Rủi ro về cấu trúc thị trường
Yếu tố Sự tác động
Thay đổi trong công ty chủ yếu tập trung vào dịch vụ logistics, bao gồm vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển, hàng không và nội địa Khi thị trường biến động và nền kinh tế suy giảm, thu nhập bình quân đầu người giảm, dẫn đến việc chi tiêu cho các mặt hàng như quần áo và giày dép bị thu hẹp Hệ quả là nhu cầu mua sắm hàng hóa phục vụ cho kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp cũng giảm, kéo theo sự sụt giảm trong nhu cầu thuê ngoài dịch vụ logistics, bao gồm vận chuyển và kho bãi, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của InterLOG.
Khi nền kinh tế phát triển, nhu cầu tiêu dùng tăng cao đã thu hút nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp nước ngoài, gia nhập thị trường Việt Nam Những doanh nghiệp này thường sở hữu ưu thế về vốn, nguồn lực và công nghệ, dẫn đến việc chiếm lĩnh thị phần của các doanh nghiệp trong nước Sự cạnh tranh gia tăng này khiến doanh nghiệp nội địa phải đối mặt với khó khăn, dẫn đến giảm nguồn cung và cầu về dịch vụ logistics Hệ quả là InterLOG, với phần lớn khách hàng là doanh nghiệp trong nước, sẽ chịu ảnh hưởng tiêu cực từ tình hình này.
Trong mùa vụ, các mặt hàng có tính chất theo mùa như dịp lễ và Tết thường chứng kiến sự gia tăng đáng kể về số lượng hàng hóa giao nhận và đơn đặt hàng Điều này dẫn đến nhu cầu tăng cao về dịch vụ vận chuyển, kho bãi và làm thủ tục hải quan Kết quả là doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng được cải thiện.
Trong mùa thấp điểm, nhu cầu tiêu thụ giảm mạnh, thậm chí có thể đạt mức 0, như trường hợp không ai mua sắm quần áo Giáng sinh sau ngày lễ Điều này dẫn đến sự suy giảm cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng đơn hàng vận chuyển của InterLOG.
Nhu cầu thuê dịch vụ logistics phụ thuộc vào mùa vụ, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc dự đoán thay đổi Khi thị trường biến động, cầu giảm sẽ dẫn đến việc cung giảm, ảnh hưởng đến số lượng đơn hàng Ngược lại, khi cầu tăng, nguồn cung và số lượng đơn hàng cũng sẽ tăng theo.
Bảng 2.2 Bảng phân tích về rủi ro cấu trúc thị trường
2.2.2 Rủi ro về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm thay thế
Yếu tố Sự tác động
Ngành logistics Việt Nam hiện đang phải đối mặt với tình trạng chi phí cao, xuất phát từ nhiều yếu tố cấu thành như vận tải, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và các loại phí khác Việc cạnh tranh giá cả trong lĩnh vực này trở nên khó khăn hơn khi các chi phí này không ngừng gia tăng.
Công ty InterLOG chuyên cung cấp dịch vụ logistics tích hợp, giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao doanh thu cũng như lợi nhuận cho khách hàng.
Hiện nay, các doanh nghiệp logistic đa quốc gia đang chiếm ưu thế lớn trong thị trường logistics tại Việt Nam Theo thống kê từ Hiệp hội doanh nghiệp Dịch vụ logistics Việt Nam, cả nước có hơn 1.300 doanh nghiệp logistics hoạt động, trong đó 80% là doanh nghiệp nội địa nhưng chỉ nắm giữ 20% thị phần Ngược lại, 80% thị phần logistics tại Việt Nam thuộc về các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường có vốn đầu tư cao và nhiều lợi thế cạnh tranh về nguồn lực và quy trình Điều này giúp họ cung cấp mức giá tốt hơn cho khách hàng, kèm theo nhiều dịch vụ giảm giá và hậu mãi hấp dẫn hơn so với các doanh nghiệp logistics trong nước, bao gồm cả InterLOG Do đó, yếu tố cạnh tranh về giá cả chính là nguyên nhân khiến lượng khách hàng của InterLOG hiện nay còn hạn chế.
Gia tăng đối thủ Số lượng doanh nghiệp logistics gia nhập ngành vẫn đang tăng vì nhu cạnh tranh cầu vận chuyển hiện đang rất cao.
Các ông lớn như Gemadept, Vietrans, Vietfracht,… đã chiếm đến 80% thị phần.
Ngành dịch vụ logistics đang chứng kiến tốc độ tăng trưởng bình quân ấn tượng, dao động từ 16-20% mỗi năm Do đó, sự tham gia của các doanh nghiệp lớn vào thị trường này là điều hoàn toàn hợp lý.
Các công ty và chi nhánh nước ngoài đầu tư vào Việt Nam sở hữu nguồn vốn lớn và mạng lưới quan hệ rộng rãi, cho phép họ tham gia vào những lĩnh vực có giá trị gia tăng cao.
Ngược lại, với khoảng 20% thị phần nhỏ hẹp còn lại, các doanh nghiệp nộ phải tự trồi sụt , giành giật từng cơ hội.
Ngành dịch vụ logistics đã khó khăn nay còn khắc nghiệt hơn cho công ty InterLOG.
Hoạt động cạnh tranh gián điệp đang diễn ra mạnh mẽ, khi nhân viên cung cấp thông tin tiêu cực về công ty của mình Đồng thời, các đối thủ cũng không ngần ngại nói xấu và phát tán thông tin tiêu cực trên mạng hoặc website, gây ảnh hưởng xấu đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
Tạo thông tin giả và gây những vụ bê bối về công ty nhằm làm mất uy tín khách hàng;
Khách hàng nhận xét không đúng về doanh nghiệp.
Bảng 2.3 Bảng phân tích rủi ro về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm thay thế
Đo lường rủi ro
1 Tổn hại không đáng kể
Bảng 2.4 Bảng gán giá trị tính nghiêm trọng của rủi ro
1 Không hoặc , ít khi xảy ra
Bảng 2.5 Bảng gán giá trị xác suất xảy ra rủi ro
Khả năng xảy ra Mức độ nghiêm trọng
Bảng 2.6 Ma trận rủi ro thị trường
Đối phó rủi ro
Rủi ro từ sự suy giảm của nền kinh tế có thể làm giảm nhu cầu vận chuyển do thu nhập giảm theo chu kỳ Do đó, InterLOG nên thận trọng trong việc đầu tư lớn vào mở rộng thị phần, mua sắm xe cộ, xây dựng kho bãi, tuyển dụng nhân lực, cũng như hạn chế chi tiêu quá mức cho các hoạt động marketing.
Nền kinh tế đang phát triển, Interlog nên mở rộng hoạt động sang các thị trường khu vực và các quốc gia tiềm năng để tìm kiếm nguồn khách hàng ổn định Đầu tư vào xây dựng hình ảnh công ty và triển khai các chương trình khuyến mãi, như ưu đãi cước tàu 0Đ, sẽ giúp thu hút khách hàng Đồng thời, nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tốt và giữ chân khách hàng.
Công ty cần phân tích kỹ lưỡng và dự đoán chính xác nhu cầu vận chuyển theo mùa vụ để xây dựng các chính sách sử dụng nhân lực hợp lý, nhằm tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực trong từng giai đoạn.
Để quản lý hiệu quả tài chính hàng năm, cần thiết lập bảng theo dõi chi tiết mùa vụ Việc này giúp đưa ra các biện pháp kịp thời và điều chỉnh nhân lực phù hợp.
Trong mùa cao điểm, công ty cần nhanh chóng điều chỉnh nhân lực để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, từ đó xây dựng hình ảnh và uy tín vững chắc trong lòng họ.
Khi nhu cầu thị trường giảm, công ty cần tập trung đầu tư vào máy móc thiết bị, củng cố nguồn nhân lực và phát triển hình ảnh cũng như dịch vụ ưu đãi để thu hút khách hàng Đồng thời, công ty cũng nên xây dựng các chiến lược phù hợp và chuẩn bị sẵn sàng để nhanh chóng đáp ứng khi nhu cầu tăng, nhằm duy trì uy tín và sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Đầu tư vào hạ tầng và thiết bị là cần thiết để phục vụ tốt nhất cho khách hàng Cần tránh sử dụng máy móc lạc hậu và không đạt tiêu chuẩn trong quá trình xếp dỡ và phân phối hàng hóa, vì điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.
Interlog nên xem xét việc đầu tư vào cơ sở vật chất tại kho hàng và văn phòng nhằm tối đa hóa năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, ngăn ngừa tình trạng thất lạc và mất hàng.
InterLOG coi nguồn lực con người là yếu tố quyết định trong việc cung cấp dịch vụ Để giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhân sự, công ty cần nhanh chóng tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên, nhằm phổ biến quy trình làm việc một cách thống nhất và chính xác Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhân viên quản lý kho, giúp họ tránh mắc sai sót trong công việc.
Rủi ro trong hợp tác và mở rộng quan hệ với các công ty dịch vụ có thể ảnh hưởng đến các khâu cạnh tranh về giá cả như gom hàng, vận chuyển, lưu kho và cảng phí Để giảm chi phí tối đa, cần nghiên cứu và thực hiện các dịch vụ tích hợp nhằm tối đa hóa lợi ích.
Tận dụng tối đa mạng lưới giao hàng trong nước có sẵn để tiết kiệm chi phí;
Nghiên cứu và tìm những đối tác vận chuyển tốt và uy tín;
Kết hợp, hợp tác với các công ty lâu năm trong khâu vận chuyển , gom hàng để hưởng giá ưu đãi.
Đầu tư vào chiến dịch marketing và xây dựng hình ảnh công ty là điều cần thiết để tạo ấn tượng mạnh với khách hàng và gia tăng khả năng cạnh tranh Tập trung vào thị trường
Nâng cấp dịch vụ để khách hàng đã dùng dịch vụ rồi có mong muốn quay lại dùng và giới thiệu cho người khác;
Thực hiện hoạt động quảng bá mạnh trên mạng xã hội , phương tiện truyền thông , báo chí …
Quản lý chặt chẽ các bình luận và đánh giá trên fanpage và website là cần thiết để giảm thiểu rủi ro từ những hành động cạnh tranh không lành mạnh và ẩn giấu các thông tin giả mạo Công ty cần nhanh chóng đính chính những thông tin sai lệch để bảo vệ uy tín và danh tiếng của mình.
Khuyến khích khách hàng hãy vào liên hệ trực tiếp qua hotline hoặc vào website chính của công ty, tránh bị tác động bởi những thông tin tiêu cực;
Có đội ngũ quản lí các nguồn thông tin trong các nhóm để khi có thông tin sai lệch thì kịp thời sửa chữa, đính chính.
Bảng 2.7 Bảng phân tích các giải pháp đối phó rủi ro
Đối chiếu kết quả
Mỗi phòng ban sẽ tổ chức họp vào chiều thứ Sáu hàng tuần để báo cáo tình hình công việc và thảo luận về những khó khăn gặp phải trong tuần.
Mỗi tháng, các phòng ban sẽ tổ chức cuộc họp để đánh giá kết quả hoạt động, kiểm tra hiệu quả công việc và lập kế hoạch cho tháng tiếp theo cũng như các chiến lược dài hạn.
Bộ phận chăm sóc khách hàng thực hiện các cuộc gọi ngẫu nhiên để thu thập ý kiến của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên Đồng thời, họ cũng kiểm tra quy trình làm việc của nhân viên và mức độ hài lòng của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ.
RỦI RO HOẠT ĐỘNG
Rủi ro hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin của InterLOG bao gồm tất cả dữ liệu được nhập và xuất ra, được chia thành hai phần chính: hệ thống nội bộ và hệ thống quản lý khách hàng.
Hệ thống hiện tại vẫn chưa được củng cố một cách chặt chẽ, dẫn đến nhiều lỗ hổng có thể gây ra rủi ro ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của khách hàng.
K1 Hệ thống thông tin nội bộ hay bị lỗi kĩ thuật, gây cản trở trong quá trình trao đổi thông tin
K2 Hệ thống quản lí thông tin, quản lí liên lạc giữa các
Nội bộ phòng ban không hệ thống, chuyên nghiệp.
K3 Hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp không được bảo mật cao
K4 Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng không bảo mật Rủi ro cao
Khách hàng K5 Hệ thống thông tin trao đổi với khách hàng không được thống nhất K6.Hệ thống quản lí thông tin khách hàng bị đình trệ
Bảng 3.1 Bảng nhận diện rủi ro hệ thống thông tin
Rủi ro Nguyên nhân Biểu hiện Hệ quả
Hệ thống máy tính cũ và việc thiếu kết nối giữa các phần mềm trong doanh nghiệp gây ra nhiều khó khăn trong hoạt động thông tin nội bộ Các phần mềm không được cập nhật thường xuyên dẫn đến tình trạng đình trệ và lỗi kỹ thuật, gây cản trở trong quá trình trao đổi thông tin Điều này không chỉ gây khó chịu cho nhân viên kỹ thuật mà còn làm giảm hiệu suất làm việc của họ.
Hệ thống thông tin hiện tại gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin về giá cả và cước phí, dẫn đến sự hiểu nhầm và thiếu rõ ràng Thông tin nội bộ không được lưu trữ một cách có hệ thống, gây lãng phí thời gian và dễ dẫn đến việc tìm kiếm thông tin sai lệch giữa các thư mục Hơn nữa, sự thiếu tài liệu hướng dẫn cho các phòng ban khiến nhân viên mới gặp khó khăn trong việc nắm bắt quy trình làm việc Để cải thiện tình hình, cần có một hệ thống hướng dẫn cụ thể và chuyên nghiệp giúp nhân viên mới dễ dàng khai thác thông tin và tránh mất mát dữ liệu.
Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp cần được bảo mật để tránh nguy cơ mất thông tin Việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban phải được kiểm soát chặt chẽ, nhằm ngăn chặn việc lộ bí mật kinh doanh Nếu không có biện pháp bảo vệ thích hợp, những người có ý đồ xấu có thể dễ dàng tiếp cận và trục lợi từ dữ liệu nhạy cảm của công ty.
Hệ thống thông tin trên website của Thông Tinkhách gặp khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu, dẫn đến việc mất lợi thế cạnh tranh và giảm lượng khách hàng Khách hàng tiềm năng thường muốn giữ bí mật thông tin công ty, nhưng việc trao đổi thông tin qua email, Skype và các phương tiện khác như Zalo hay điện thoại có thể dễ dàng bị đánh cắp, ảnh hưởng đến công việc và uy tín của công ty.
Hệ thống K5 cần có người phụ trách để đảm bảo thông tin liên lạc chính xác và hiệu quả Việc thiếu người đứng đầu có thể dẫn đến sự hiểu lầm và thông tin sai lệch giữa các bên, gây trì trệ trong hoạt động Nếu không có sự thống nhất trong quá trình trao đổi thông tin, rủi ro về việc khách hàng nhận thông tin không chính xác sẽ gia tăng Do đó, việc chỉ định một người phụ trách là rất quan trọng để cải thiện giao tiếp và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
Hệ thống sự cố kỹ thuật và sai sót trên các website gây giảm hiệu suất quản lý thông tin, dẫn đến việc nhập dữ liệu gặp lỗi và cần bảo trì thường xuyên Điều này ảnh hưởng đến hoạt động của khách hàng, khiến thông tin bị quá tải và làm chậm trễ hoạt động kinh doanh Sự trễ nải này không chỉ làm giảm hiệu quả sử dụng tài nguyên mà còn gây tắc nghẽn trong hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.
Bảng 3.2 Bảng phân tích rủi ro hệ thống thông tin
3.3.3 Đo lường – đánh giá rủi ro 3.3.3.1 Gán giá trị đo lường tính nghiêm trọng và xác suất xảy ra
1 Tổn hại không đáng kể
Bảng 3.3 Bảng gán giá trị tính nghiêm trọng của rủi ro
4 Khả năng xảy ra tương đối
5 Khả năng xảy ra cao
Bảng 3.4 Bảng gán giá trị xác suất xảy ra rủi ro 3.3.3.2 Ma trận rủi ro
Từ phân tích trên, ta có ma trận rủi ro hệ thống thông tin như sau:
Khả năng xảy ra Mức độ nghiêm trọng
Bảng 3.5 Ma trận rủi ro hệ thống thông tin
Rủi ro Biện pháp đối phó
Hệ thống thông tin cần được cập nhật ứng dụng và phần mềm thường xuyên để đảm bảo hoạt động hiệu quả Việc kiểm tra máy móc định kỳ theo quý là cần thiết nhằm duy trì chất lượng kỹ thuật và tránh các lỗi có thể gây cản trở trong quá trình làm việc Đồng thời, việc tuyển dụng nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và ổn định của hệ thống.
Hệ thống quản lý K2 giúp tổ chức đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, với mỗi khách hàng được chỉ định một nhân viên phụ trách duy nhất từ đầu đến cuối Điều này đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng và mạch lạc Trong trường hợp thay đổi nhân sự, nhân viên cũ phải cung cấp đầy đủ thông tin cho người mới, giúp họ nhanh chóng nắm bắt và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Công ty cần thảo luận và thống nhất để soạn thảo một văn bản hướng dẫn chi tiết về cách khai thác hệ thống một cách hiệu quả, nhằm đảm bảo sự đồng nhất và nhất quán giữa các đơn vị trong toàn bộ tổ chức.
Hệ thống thông tin của công ty cần đảm bảo tuyển dụng đúng nhân viên để ngăn chặn nguy cơ tin nội bộ và gián điệp Mỗi phòng ban nên thiết lập mật khẩu cho các thư mục riêng, trong khi các thư mục chung cần có bảo mật cao, giới hạn quyền chỉnh sửa cho một số người nhất định Những nhân viên khác vẫn có quyền xem nhưng không được phép thay đổi nội dung, nhằm bảo vệ dữ liệu quan trọng của công ty.
Để đảm bảo an toàn thông tin khách hàng, doanh nghiệp cần mua phần mềm có bảo mật cao và đầu tư vào xây dựng hệ thống thông tin chất lượng Nhân viên liên hệ với khách hàng cần nâng cao ý thức bảo vệ tài khoản email, Zalo và Facebook Ngoài ra, việc cài đặt phần mềm chống virus hiệu quả cũng là rất quan trọng.
Công ty K5 cần thảo luận và thống nhất để soạn thảo một văn bản hướng dẫn rõ ràng về cách khai thác hệ thống thông tin, nhằm đảm bảo khách hàng sử dụng đúng cách và tạo sự đồng nhất giữa các công ty.
Hệ thống quản lý đầu tư cần xây dựng hệ thống thông tin khách hàng chất lượng cao và chặt chẽ Cần thường xuyên kiểm tra để đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động liên tục và không bị gián đoạn Bảo mật tài khoản "admin" là điều quan trọng, cùng với việc kiểm tra đường truyền mạng định kỳ để đảm bảo kết nối nội bộ trong công ty luôn trơn tru và nhanh chóng.
Bảng 3.6 Bảng các biện pháp đối phó rủi ro 3.3.5 Đối chiếu kết quả
Rủi ro lỗi thông tin
Lỗi hệ thống xảy ra khi quy trình kinh doanh và hệ thống quản lý bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố trong quá trình hoạt động Công ty dịch vụ cổ phần InterLOG đã xác định công nghệ là lợi thế cạnh tranh ngay từ những ngày đầu, do đó hệ thống quản lý và dịch vụ của công ty luôn phải hoạt động với công suất tối đa, dẫn đến nguy cơ tiềm ẩn về sự cố.
Công ty hiện đang sử dụng hai hệ thống phần mềm quản lý, bao gồm một hệ thống quản lý website và một ứng dụng di động Hai hệ thống này được liên kết chặt chẽ, với chức năng chính là theo dõi quy trình và lộ trình của hàng hóa từ khi nhận hàng cho đến khi giao hàng cho người nhận.
Nếu một trong hai hệ thống quản lý gặp sự cố, việc theo dõi tiến trình hàng hóa sẽ bị gián đoạn, gây khó khăn trong quản lý và thực hiện đơn hàng, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty Hơn nữa, việc rò rỉ thông tin từ hệ thống ra bên ngoài có thể tác động tiêu cực đến cả công ty và khách hàng.
Nguyên nhân chính Nguyên nhân sâu xa
Hệ thống có thể gặp lỗi do thiết kế chưa hiệu quả, dẫn đến sự không tương thích trong quá trình vận hành Sự thay đổi của các thông số kỹ thuật và mạng, cùng với các trục trặc trong quá trình truyền, có thể gây ra lỗi hệ thống.
- Hệ thống không có khả năng chống virus cao.
Lỗi do người vận hành thường xuất phát từ việc nhân viên không được huấn luyện đầy đủ về hệ thống, dẫn đến việc sử dụng tài liệu không chính xác để hướng dẫn Ngoài ra, nhân viên cũng có thể thực hiện sai thao tác do sự lơ là, dù là cố ý hay vô ý.
- Các điều kiện về cơ sở vật chất, máy móc ổn định lỗi thời, nguồn điện không đảm bảo.
L3 Lỗi do bị tấn Chưa có đầu tư cao cho hệ thống an ninh. công bởi tin tặc
Trong quá trình phát triển phần mềm, các nhà lập trình có thể không nhận ra sự không tương thích cho đến khi phần mềm đi vào hoạt động và xảy ra lỗi Ngoài ra, sự cố cũng có thể phát sinh do một trong hai phần mềm bị nhiễm virus, vận hành sai hoặc bị tấn công bởi tin tặc.
Bảng 3.7 Bảng phân tích rủi ro lỗi thông tin
Từ những phân tích trên, ta có ma trận các rủi ro như sau:
Khả năng xảy ra Mức độ nghiêm trọng
Hiếm khi xảy ra Ít khi xảy ra L4 L3
Khả năng xảy ra L2 tương đối
Khả năng xảy ra cao
Bảng 3.8 Mức độ nghiêm trọng của mỗi rủi ro lỗi thông tin 3.2.4 Đối phó rủi ro
Nguyên nhân Biện pháp đối phó
Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, cần yêu cầu nhà cung cấp thực hiện bảo trì và kiểm tra định kỳ (L1) nhằm phát hiện sớm các lỗi Việc thông báo kịp thời cho nhà cung cấp sẽ giúp khắc phục sự cố trong thời gian ngắn nhất.
Lỗi do người vận hành có thể xảy ra khi công tác huấn luyện nhân viên về hệ thống không được thực hiện kỹ lưỡng Việc cung cấp tài liệu hướng dẫn không đúng cách (L2) cũng dẫn đến việc nhân viên không sử dụng hệ thống một cách hiệu quả Do đó, cần chú trọng vào việc đào tạo và cung cấp tài liệu tham khảo chính xác cho nhân viên.
Chú ý quan sát nhắc nhở nhân viên có thái độ làm việc nghiêm túc hơn
Lỗi do bị tấn công bởi Nâng cao các tường rào bảo mật tin tặc (L3)
Các phần mềm cần được kiểm tra và rà soát định kỳ để đảm bảo hoạt động của hệ thống luôn ổn định Việc này giúp tránh tình trạng không tương thích giữa các phần mềm, ngăn chặn lỗi xảy ra ở một trong hai và ảnh hưởng tiêu cực đến phần còn lại.
Đảm bảo rằng tất cả phần mềm được phát triển bởi cùng một nhà cung cấp là rất quan trọng Việc thông báo kịp thời cho nhà cung cấp giúp họ khắc phục sự cố nhanh chóng, từ đó tránh tình trạng ứ đọng đơn hàng.
Bảng 3.9 Bảng các biện pháp đối phó rủi ro lỗi thông tin
Rủi ro về nguồn nhân sự
Rủi ro nguồn nhân sự bao gồm những yếu tố tiêu cực ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên và người sử dụng lao động Những rủi ro này có thể dẫn đến giảm hiệu suất lao động, cũng như tác động xấu đến sức khỏe, sự an toàn và lòng trung thành của người lao động.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng gia tăng Công ty INTERLOG, với hơn 13 năm kinh nghiệm, cam kết cung cấp dịch vụ đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng Đội ngũ nhân sự không ngừng nâng cao kỹ năng và chuyên môn, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển công ty Sự mở rộng của các chi nhánh và khả năng lan tỏa cao giúp INTERLOG bắt kịp xu hướng kinh doanh toàn cầu.
Quy trình tuyển dụng của INTERLOG như sau:
Hình 2 Quy trình tuyển dụng của InterLOG
Sau khi nhận được thông tin từ các phòng ban về nhu cầu tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ bắt đầu xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đăng tin trên các phương tiện truyền thông để thu hút ứng viên tiềm năng.
Sau khi nhận CV, trưởng phòng nhân sự sẽ tiến hành gọi điện trực tiếp cho các ứng viên để đánh giá mức độ phù hợp ban đầu Những ứng viên tiềm năng sẽ được mời đến công ty để thực hiện các bài kiểm tra về EQ, IQ, tiếng Anh và kiến thức chuyên môn, nhằm chọn lọc những người thực sự phù hợp về lý thuyết.
Sau khi thảo luận về công việc của công ty, ứng viên sẽ tham gia phỏng vấn trực tiếp để trao đổi về khả năng, nguyện vọng và mong đợi của họ, đồng thời kiểm tra mức độ cam kết lâu dài Nếu vượt qua các bước này, ứng viên sẽ bước vào giai đoạn thử việc kéo dài 2 tháng trước khi trở thành nhân viên chính thức.
Quy trình tuyển dụng của công ty diễn ra nhanh chóng với thời gian thử việc ngắn và có hỗ trợ lương trong giai đoạn này Đội ngũ nhân viên tại công ty rất hòa đồng, thân thiện và luôn sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau, tạo nên môi trường làm việc tích cực.
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi phát hiện ra những rủi ro về nhân sự mà các công ty logistics, đặc biệt là InterLOG, đang phải đối mặt và cần tìm cách khắc phục.
Rủi ro chính Mã ký hiệu
Rủi ro từ Tuyển sai đối tượng C1 công ty
Hệ thống quản lý nhân sự chưa hiệu quả C3
Rủi ro từ Nhân viên bỏ việc D1 nhân viên
Nhân viên không đủ năng lực và chuyên môn D2Thiếu thông tin và không được hướng dẫn / đào D3 tạo cần thiết để thực hiện công việc
Thất thoát tài sản công ty D4
Bảng 3.10 Bảng nhận diện các rủi ro về nguồn nhân sự 3.3.2 Phân tích rủi ro
Rủi ro từ công ty
Rủi ro Nguyên nhân Kết quả
Tuyển dụng sai lầm do nhu cầu cần người gấp dẫn đến việc công ty không chú trọng vào quy trình tuyển chọn kỹ lưỡng Hậu quả là hiệu suất làm việc của nhân viên không đạt yêu cầu, gây tổn thất lợi nhuận cho doanh nghiệp Việc cho nghỉ việc nhiều nhân viên không phù hợp đã làm giảm năng suất lao động, trong khi mức lương công ty chi trả không tương xứng với hiệu quả công việc.
Thông tin tuyển dụng hiện tại chưa được mô tả rõ ràng, khiến công nhân viên phải thực hiện nhiều nhiệm vụ mà không có sự cụ thể về công việc cũng như chế độ lương thưởng Điều này dẫn đến việc công việc không hấp dẫn và không thu hút được nhiều ứng viên, đồng thời tạo áp lực không cần thiết cho nhân viên.
(C2) dự tính lực cho nhân viên, dễ làm nhân viên bỏ việc.
Hệ thống nhân sự hiện tại có số lượng nhân viên hạn chế, dẫn đến năng suất công việc không được quản lý hiệu quả Chức năng của phòng nhân sự chưa rõ ràng, gây khó khăn trong việc đáp ứng nguyện vọng của nhân viên Điều này làm cho nhân viên cảm thấy nản lòng và dễ dàng tìm kiếm cơ hội việc làm khác.
Bảng 3.11 Bảng phân tích rủi ro từ công ty về rủi ro nhân sự
Rủi ro từ nhân viên
Rủi ro Nguyên nhân Kết quả
Nhân viên rời bỏ công ty do không đạt được kỳ vọng về sự thăng tiến và môi trường làm việc, dẫn đến việc không thu được kết quả mong muốn Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính của công ty, tạo ra áp lực công việc cho cả nhân viên và lãnh đạo Việc tuyển dụng nhân viên mới không phù hợp với yêu cầu công việc đã góp phần làm trì trệ hoạt động của công ty.
Nhân viên thường tự đánh giá cao về năng suất công việc của mình, nhưng thực tế lại không tương xứng với trình độ, dẫn đến hiệu quả công việc kém và ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của công ty trong thời gian thử việc.
Thiếu thông tin và chỉ có một đợt đào tạo chuyên sâu cho nhân viên đã dẫn đến tình trạng nhân viên chán nản và xin nghỉ, gây ra thiếu hụt nhân lực trong công tác hướng dẫn và đào tạo vào tháng 3-4 Việc tuyển dụng không đúng người hoặc nhân viên thiếu kiến thức cần thiết buộc họ phải tự học hoặc học lại mà không có sự hỗ trợ từ nhân viên cũ, dẫn đến việc truyền đạt thông tin không hiệu quả Kết quả là hoạt động của công ty không đạt hiệu quả như mong muốn.
Thất thoát tài sản do lòng tham của nhân viên có thể gây tổn thất nghiêm trọng cho công ty, ảnh hưởng đến quản lý và uy tín doanh nghiệp Sự bất cẩn trong quá trình giám sát có thể dẫn đến tình trạng mất mát hàng hóa, gây ra thiệt hại cho khách hàng và làm giảm lòng tin vào thương hiệu Do đó, việc nâng cao tính trung thực và trách nhiệm của nhân viên là rất cần thiết để bảo vệ tài sản công ty và duy trì danh tiếng trong thị trường.
Bảng 3.12 Bảng phân tích rủi ro từ nhân viên về rủi ro nhân sự
3.3.3 Đo lường – đánh giá rủi ro 3.3.3.1 Gán giá trị đo lường tính nghiêm trọng và xác suất xảy ra
1 Tổn hại không đáng kể
Bảng 3.13 Bảng gán giá trị tính nghiêm trọng của rủi ro nhân sự
1 Không hoặc , ít khi xảy ra
Bảng 3.14 Bảng gán giá trị xác suất xảy ra rủi ro nhân sự 3.3.3.2 Ma trận rủi ro
Khả năng xảy ra Mức độ nghiêm trọng
Bảng 3.15 Bảng ma trận rủi ro về nhân sự
Để tuyển dụng hiệu quả, cần áp dụng thời gian thử việc một cách nghiêm túc và đánh giá đúng đối tượng thử việc Đồng thời, các điều kiện và cam kết đã trao đổi với ứng viên trong quá trình tuyển dụng cũng cần được thực hiện đầy đủ.
Rủi ro tổn hại uy tín
Trong ngành kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận, lòng tin của khách hàng góp phần
InterLOG không ngừng xây dựng uy tín và hình ảnh thương hiệu để tạo niềm tin với khách hàng và các bên liên quan Qua quá trình tìm hiểu, chúng tôi đã nhận diện được những rủi ro mà công ty có thể gặp phải trên con đường phát triển.
Rủi ro Mã ký hiệu
Khách hàng nhận xét tiêu cực về doanh nghiệp E1 Đối thủ cạnh tranh tung tin tiêu cực về doanh E2 nghiệp
Nhân viên nội bộ tung tin tiêu cực về doanh E3 nghiệp
Bảng 3.18 Bảng nhận diện các rủi ro về tổn hại uy tín 3.4.2 Phân tích rủi ro
Rủi ro Khả năng xảy ra Mức độ quan trọng
Khách hàng của InterLOG thường xuyên chia sẻ ý kiến và bình luận, với hơn 90% phản hồi trực tiếp từ họ Sự truyền miệng về dịch vụ có thể ảnh hưởng lâu dài đến uy tín và doanh số của công ty Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc duy trì uy tín trở thành yếu tố quan trọng giúp InterLOG nổi bật giữa nhiều đối thủ Tuy nhiên, không thể tránh khỏi việc một số đối thủ lợi dụng thông tin tiêu cực để gây ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của công ty Đặc biệt, sự thay đổi trong đội ngũ nhân viên có thể dẫn đến việc rò rỉ thông tin nội bộ, ảnh hưởng đến hình ảnh của InterLOG.
Bảng 3.19 Bảng phân tích rủi ro tổn hại uy tín 3.4.3 Đo lường - đánh giá rủi ro
Sử dụng bảng gán gía trị rủi ro
Khả năng xảy ra Mức độ nghiêm trọng
Bảng 3.20 Bảng ma trận các rủi ro tổn hại uy tín 3.4.4 Đối phó rủi ro
Mặc dù rủi ro về uy tín có khả năng xảy ra không cao, nhưng các doanh nghiệp như InterLOG cần phải nhận thức rõ về tầm quan trọng của uy tín như một tài sản vô hình Việc đề ra giải pháp phòng tránh, giảm thiểu và khắc phục rủi ro uy tín là rất cần thiết Để đạt hiệu quả tối ưu, các biện pháp đối phó cần được xây dựng từ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Nguyên nhân gốc Biện pháp
Chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt trong hoạt động của InterLOG, giúp doanh nghiệp không ngừng cập nhật và nâng cao hiệu quả Điều này không chỉ hạn chế tổn thất mà còn bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.
Để đối phó với sự cạnh tranh từ đối thủ, doanh nghiệp cần chú trọng vào quy trình tuyển dụng, xem xét kỹ lưỡng hồ sơ ứng viên và đặt ra những câu hỏi sâu sắc nhằm phát hiện động cơ tiềm ẩn Đồng thời, việc đối xử tốt với nhân viên và cung cấp mức lương ưu đãi sẽ giúp giảm thiểu khả năng họ bị mua chuộc.
Trong hợp đồng lao động, cần quy định rõ ràng về việc bảo mật thông tin doanh nghiệp nhằm ngăn chặn rủi ro nhân viên bị mua chuộc hoặc tự ý tiết lộ thông tin ra ngoài, điều này giúp bảo vệ uy tín và lợi ích của doanh nghiệp.
Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín là yếu tố quan trọng để tạo dựng lòng tin và sự trung thành từ khách hàng Khi gặp phải thông tin tiêu cực không chính xác, doanh nghiệp có hình ảnh tốt sẽ chịu ảnh hưởng thấp hơn so với những doanh nghiệp đã có hình ảnh không tốt trên thị trường.
Cập nhật thông tin thường xuyên để kịp thời phát hiện thông tin sai lệch và sửa đổi.
Bảng 3.21 Bảng các biện pháp đối phó rủi ro tổn hạ i uy tín
Thực trạng công ty Hướng đi
InterLOG là công ty có kinh nghiệm lâu năm trong việc đối diện với các bình luận tiêu cực từ khách hàng Công ty luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, tìm hiểu nguyên nhân của các vấn đề và xử lý khéo léo để bảo vệ uy tín Để ngăn chặn sự cố trở thành khủng hoảng, InterLOG nắm bắt thông tin kịp thời và có chính sách đãi ngộ nhân viên tốt, tạo sự gắn bó và đoàn kết trong nội bộ Sau hơn 10 năm hoạt động, công ty đã xây dựng một văn hóa nội bộ vững mạnh, giúp phát huy các chính sách đãi ngộ tích cực cho nhân viên.
Bảng 3.22 Bảng đối chiếu kết quả trong rủi ro tổn hại uy tín
QUẢN LÝ RỦI RO VẬN CHUYỂN
Nhận diện rủi ro
4.1.1 Rủi ro từ đại lý đầu nước ngoài Đại lý đầu nước ngoài là đầu tàu của hàng hóa Nếu muốn hàng hóa được vận chuyển về nước để phân phối đến cho khách hàng, sự kết nối với đại lý đầu nước ngoài bên kia rất quan trọng Tuy nhiên, đôi khi có những trục trặc, rắc rối xảy ra khi làm việc với đại lý Nó khiến cho hoạt động của công ty bị ảnh hưởng về vấn đề thời gian và uy tín với khách hàng Công ty cần phải có thời gian để thích nghi và giải quyết nó Như vậy, những chuyến hàng được vận chuyển đi mới được an toàn và đảm bảo trong toàn bộ quá trình.
4.1.2 Rủi ro về thời gian nhập khẩu hàng hóa
Một trong những rủi ro phổ biến trong vận chuyển hàng hóa là việc hàng hóa đến muộn so với thời gian quy định trong hợp đồng, đặc biệt là trong chuyển phát quốc tế Năng lực của công ty và các yếu tố khách quan thường khiến việc giao hàng đúng hạn trở nên khó khăn và tốn thời gian.
Mặt hàng nhập khẩu thường là những sản phẩm chưa phổ biến hoặc lần đầu xuất hiện tại Việt Nam, dẫn đến thời gian thông quan thường kéo dài hơn so với dự kiến.
4.1.3 Rủi ro chậm giao hàng cho chủ hàng
Chậm giao hàng trong vận chuyển là một thách thức lớn đối với cả nhà vận chuyển và khách hàng Interlog cung cấp dịch vụ kho bãi và phân phối hàng theo yêu cầu, do đó, việc giao hàng đúng hạn là một trong những trách nhiệm chính của công ty Giao hàng phụ thuộc vào nguồn nhân lực và các yếu tố khách quan, chủ quan khác Số lượng đơn hàng thường xuyên biến đổi trong khi nhân sự vận chuyển không thay đổi nhanh chóng như nhu cầu hàng hóa, dẫn đến rủi ro không giao hàng đúng thời gian đã cam kết.
4.1.4 Rủi ro sản phẩm va đập trong quá trình vận chuyển
Quá trình vận chuyển sản phẩm của công ty Interlog, dù là trong nước hay nhập khẩu, luôn tiềm ẩn rủi ro va đập Va đập có thể xảy ra giữa các sản phẩm với nhau hoặc với phương tiện vận tải, dẫn đến sự biến dạng hình dáng sản phẩm Kết quả là, khi đến tay khách hàng, sản phẩm có thể không còn đáp ứng yêu cầu, mặc dù Interlog không cố ý giao hàng lỗi.
4.2.1 Rủi ro từ đại lý đầu nước ngoài
Trong lĩnh vực giao nhận tiếp vận quốc tế, các công ty thường hợp tác với đại lý nước ngoài để vận chuyển hàng hóa Tuy nhiên, quá trình này thường gặp phải nhiều vấn đề như sự không nhất quán trong thông tin giữa hai bên, hiệu quả phối hợp kém và thỉnh thoảng xảy ra tranh chấp.
Lý giải các nguyên do trên, đầu tiên ta xét đến việc 2 bên không thống nhất thông tin.
Thông tin về đặc điểm, số lượng hàng hóa, ngày hàng hóa lên tàu và ngày dự kiến tàu đến là rất quan trọng và cần được hai bên nắm rõ để đảm bảo kế hoạch vận chuyển không gặp rủi ro Tuy nhiên, sự phối hợp giữa hai bên thường kém hiệu quả, dẫn đến khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng và trách nhiệm phối hợp chưa được thực hiện tốt Ngoài ra, mâu thuẫn và tranh chấp có thể xảy ra trong môi trường làm việc, và điều quan trọng là các bên liên quan biết cách xử lý để tiếp tục hợp tác Nếu không có sự phối hợp nhịp nhàng, rủi ro sẽ gia tăng không chỉ đối với hàng hóa mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc giữa hai bên.
Tổng kết theo sơ đồ sau:
Không thống nhất thông tin
Phối hợp kém hiệu quả
Xảy ra tranh chấp mâu thuẫn
Rủi ro từ đại lý đầu nước ngoài
Hình 3 Sơ đồ các nguyên nhân gây rủi ro từ đại lý đầu nước ngoài 4.2.2 Rủi ro về thời gian nhập khẩu hàng hóa
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, thường xảy ra nhiều sự cố không mong muốn, bao gồm ảnh hưởng của thời tiết, sự cố giao thông, tàu bị kẹt tại cảng, và một số nguyên nhân khác Những tình huống này thường khó tránh khỏi, vì vậy khách hàng thường có sự thông cảm hơn đối với những vấn đề phát sinh.
Một số nguyên nhân khác có thể khiến thời gian giao hàng của công ty vận chuyển bị kéo dài bao gồm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, thủ tục nhập khẩu phức tạp, và thiếu các chứng từ cần thiết, dẫn đến việc cần thêm thời gian để bổ sung.
Khi Interlog mở rộng danh mục hàng hóa mới tại Việt Nam, công ty cần chuẩn bị cho việc thủ tục thông quan có thể kéo dài do lô hàng sẽ bị phân luồng đỏ Sự phức tạp trong quy trình này có thể dẫn đến việc thiếu sót giấy tờ cần thiết, từ đó làm tăng thời gian nhập khẩu hàng hóa.
Một số nguyên nhân chủ quan dẫn tới việc hàng tới chậm so với dự kiến mà công ty thường gặp phải:
Thứ nhất, do giữa công ty và đại lý bên kia chưa thống nhất được giá và lịch tàu;
Thứ hai, shipper ra hàng muộn nên không kịp lịch tàu, thời gian vận chuyển bị dời lại;
Thứ ba, phương tiện vận chuyển hàng hóa (đầu container, xe tải) gặp trục trặc trên đường đi;
Thứ tư, đoạn đường giao hàng cấm giờ cấm tải gây neo xe, neo mooc,…
Tổng kết theo sơ đồ sau:
Thời tiết xấu gây sự cố
Thời gian chuẩn bị giấy tờ
Khách quan cho việc thông quan hay bảo hiểm dài
Quy trình cấp các loại giấy tờ cho các mặt hàng đòi hỏi cao
Các bên chưa thống nhất
Chủ quan Shipper ra hàng muộn
Phương tiện vận chuyển gặp trục trặc
Neo xe, neo mooc do bị cấm giờ
Rủi ro về thời gian nhập khẩu hàng hóa
Hình 4 Sơ đồ tổng kết các nguyên nhân gây rủi ro kéo dài thời gian nhập khẩu hàng hóa
Việc nhập khẩu hàng hóa chậm đã làm giảm uy tín của công ty Interlog đối với một số khách hàng Nếu không có thông báo kịp thời và giải pháp hợp lý, công ty sẽ mất nhiều thời gian để giải quyết vấn đề, dẫn đến việc trì hoãn giao hàng Điều này không chỉ gây ra sự không hài lòng cho khách hàng mà còn tiềm ẩn rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
4.2.3 Rủi ro chậm giao hàng cho chủ hàng Đối với hoạt động của công ty Interlog, có nhiều đơn hàng công ty đều tự mình lấy hàng và thực hiện giao hàng cho chủ hàng theo yêu cầu của chủ hàng Rủi ro về chậm giao hàng trong quá trình này sẽ luôn rình rập công ty.
Nguyên nhân chính gây ra tình trạng ách tắc giao thông ở Việt Nam chủ yếu liên quan đến cơ sở hạ tầng dịch vụ vận chuyển chưa hoàn thiện Giao thông đường bộ vẫn đang trong quá trình phát triển, với nhiều tuyến đường còn dang dở, làm tăng thời gian di chuyển Thêm vào đó, dân số đông và số lượng phương tiện tham gia giao thông ngày càng tăng, cùng với ý thức tham gia giao thông chưa cao, đã dẫn đến tình trạng tắc nghẽn thường xuyên, đặc biệt trong giờ cao điểm, gây ra sự chậm trễ trong thời gian giao hàng.
Thời tiết là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc giao hàng bị trì hoãn Trong nhiều trường hợp, hàng hóa không thể xuất kho do biến đổi thời tiết, nhằm bảo vệ tính chất của sản phẩm Khi đó, công ty phải điều chỉnh lịch xuất kho và thông báo kịp thời cho chủ hàng Ngoài ra, nếu hàng hóa đang trên đường mà gặp sự cố giao thông hoặc thời tiết xấu, việc dừng lại để bảo quản hàng cũng sẽ khiến thời gian giao hàng không đúng như thỏa thuận ban đầu.
Đội ngũ nhân viên hiện tại thiếu kinh nghiệm và số lượng không đủ, dẫn đến tình trạng trì trệ trong việc xử lý đơn hàng Mặc dù số lượng đơn hàng mà công ty phải phân phối thường xuyên tăng lên, nhưng số lượng nhân viên lại cố định, gây khó khăn trong việc hoàn thành tất cả đơn hàng cùng một lúc Thêm vào đó, việc tuyển dụng nhân viên mới cũng gặp khó khăn khi họ thường không quen thuộc với các tuyến đường giao hàng, làm gia tăng thời gian giao hàng.
Tổng kết theo sơ đồ sau:
Cơ sở hạ tầng còn kém
Khách quan Ách tắc giao thông
Rủi ro chậm giao hàng cho chủ hàng Không đủ số lượng nhân viên Chủ quan
Không rành đường giao hàng
Hình 5 Sơ đồ tổng kết các nguyên nhân gây rủi ro chậm giao hàng cho khách 4.2.4 Rủi ro sản phẩm va đập trong quá trình vận chuyển
Đo lường rủi ro vận chuyển
4.3.1 Gán mã rủi ro, giá trị đo lường tính nghiêm trọng và xác suất xảy ra rủi ro
Rủi ro từ đại lý đầu nước ngoài R1
Rủi ro về thời gian nhập khẩu hàng hóa R2
Rủi ro chậm giao hàng cho chủ hàng R3
Rủi ro sản phẩm va đập trong quá trình vận chuyển R4
Bảng 4.1 Gán mã rủi ro
1 Tổn hại không đáng kể
3 Tổn hại khá nghiêm trọng
Bảng 4.2 Gán giá trị đo lường tính nghiêm trọng của các rủi ro
1 Không xảy ra hoặc ít khi xảy ra
2 Thỉnh thoảng có xảy ra
Bảng 4.3 Gán giá trị xác suất xảy ra của các rủi ro
4.3.2 Phân tích, đo lường rủi ro
Mã rủi Phân tích tính nghiêm trọng và Điểm số đánh giá Mức độ ro xác suất rủi ro
Mức độ Xácsuất ri = ∑ (1) nghiêm (2) * (2) trọng (1)
Mức độ tổn hại nhẹ cho phép các bên đủ điều kiện và năng lực hợp tác để tìm ra giải pháp có lợi cho cả hai, giúp tiết kiệm thời gian cho chuyến hàng.
Các công ty và đại lý nước ngoài thường không gặp phải tình huống khó khăn do họ đã hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm dày dạn trong việc nắm bắt tình hình thị trường.
R2 gặp tổn hại nghiêm trọng, đặc biệt trong trường hợp thiên tai xảy ra, mặc dù đã được trang bị đầy đủ thiết bị Thêm vào đó, việc nhập khẩu hàng hóa muộn hơn dự kiến sẽ dẫn đến việc giao hàng cho chủ hàng bị trì hoãn.
Thỉnh thoảng có xảy ra.
R3 Tổn hại khá nghiêm trọng như 3 2 6 trường hợp của R2.
Tình trạng giao thông chưa được cải thiện cùng với đội ngũ nhân viên không đủ mạnh có thể dẫn đến việc chậm trễ trong dịch vụ phân phối hàng hóa, đặc biệt khi lượng hàng nhập về lớn.
R4 có thể gặp tổn hại nghiêm trọng trong trường hợp 4 1 4, dẫn đến việc hàng hóa không được chủ hàng chấp nhận, buộc công ty phải bồi thường hoặc thay thế Tuy nhiên, khi số lượng hàng hóa hư hại quá lớn, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc bồi thường Mặc dù tình huống này ít khi xảy ra, công ty vẫn luôn chú trọng đến việc quản lý và giảm thiểu rủi ro.
Bảng 4.4 Bảng phân tích đo lường mức độ rủi ro
Bảng 4.5 Ma trận rủi ro vận chuyển
Biện pháp đối phó với các rủi ro
4.4.1 Rủi ro từ đại lý đầu nước ngoài Đưa ra những kế hoạch cụ thể, rõ ràng và các điều khoản phù hợp, thuận tiện cho cả hai bên;
Trước khi tiến hành vận chuyển hàng hóa, cần đảm bảo rằng tất cả các bên đã thống nhất ý kiến Việc liên lạc thường xuyên giữa các bên là rất quan trọng để đạt được sự đồng thuận cuối cùng trước khi bắt đầu quá trình vận chuyển.
Thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận để cải thiện phương thức làm việc giữa hai bên sẽ giúp tăng cường sự hiểu biết và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sau này Đồng thời, việc đôn đốc và thúc đẩy nhau thực hiện các bước trong quy trình vận chuyển hàng hóa một cách nhịp nhàng là rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả công việc.
4.4.2 Rủi ro về thời gian nhập khẩu hàng hóa Để giảm thiểu rủi ro về việc nhập hàng hóa bị muộn hơn so với thời gian dự kiến, công
Chuẩn bị các nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa thật tốt để đối phó với thiên tai có thể xảy ra trên đường đi.
Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, cần xác định rõ nhu cầu của họ cũng như khả năng của đại lý trong việc cung cấp dịch vụ Việc thống nhất giá cả và lịch tàu giữa các bên là yếu tố quan trọng giúp hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Khi shipper giao hàng muộn, consignee cần nhanh chóng liên hệ với shipper để thúc giục họ giao hàng sớm hơn nhằm kịp lịch tàu Nếu không thể thực hiện được, cần chuẩn bị một lịch tàu mới sớm nhất ngay sau lịch tàu cũ để thông báo cho khách hàng.
Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, cần thực hiện bảo trì và bảo dưỡng phương tiện (xe tải, đầu cont) đúng định kỳ Nếu sử dụng phương tiện thuê, hãy kiểm tra kỹ trước khi sử dụng Ngoài ra, trước khi giao hàng, nên dự đoán hoặc kiểm tra đoạn đường đến địa chỉ giao hàng để xác định có cấm giờ, cấm tải hay không, nhằm tránh tình trạng neo xe, neo mooc và các vấn đề phát sinh khác.
4.4.3 Rủi ro chậm giao hàng cho khách hàng Đối với rủi ro giao hàng chậm, giải pháp tối ưu là nghiên cứu nhu cầu của các khách hàng mà Interlog làm việc cùng Công ty thực hiện các dự báo nhu cầu và biết rằng thời điểm nào trong năm, số lượng đơn hàng sẽ tăng đột ngột hay số lượng đơn hàng ổn định.
Từ đó, giải pháp về nhân sự sẽ giúp cho công ty có đủ khả năng giao hàng đúng số lượng, đúng thời điểm cho khách hàng.
Ngoài ra, các nhân viên phải được đào tạo chuyên môn một cách kĩ càng, bài bản để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa.
Liên tục bảo trì và nâng cấp hệ thống theo dõi việc thực hiện đơn hàng nhằm đảm bảo các đơn hàng sắp quá hạn thực hiện.
Trang bị đầy đủ các thiết bị để bảo quản hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển phân phối cho khách hàng.
4.4.4 Rủi ro sản phẩm va đập trong quá trình vận chuyển Đối với hành trình quốc tế, công ty mua bảo hiểm để giảm thiểu thiệt hại từ các trường hợp bất khả kháng. Để đối mặt với rủi ro va đập sản phẩm trong chặng hành trình nội địa, công ty nên trang bị cho các phương tiện vận tải các dụng cụ chèn lót để giảm thiểu tác hại đến từ cơ sở hạ tầng xấu Thêm vào đó, công ty có thể cung cấp các tài liệu và khóa đào tạo cho nhân viên vận tải của mình liên quan đến cách sắp xếp và bốc dỡ hàng hóa đúng tiêu chuẩn Đồng thời, nâng cao ý thức của nhân viên vận tải về việc thực hiện đúng quy trình yêu cầu để giảm thiểu sự va đập.
