GIỚI THIỆU CÔNG TY
Lịch sử hình thành
Được chính thức cấp phép đi vào hoạt động vào ngày 05 tháng 11 năm
2015 do anh Việt Anh góp vốn cùng một người bạn của mình, Công ty
Trách nhiệm Hữu hạn Hai Thành viên BOXES tự hào là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp sản phẩm hộp giấy và thùng giấy carton, hỗ trợ các đại lý và shop online trong việc xây dựng thương hiệu hiệu quả.
Xuất thân từ sinh viên ngành Xuất nhập khẩu tại Đại học Hùng Vương, Việt Anh sớm phát hiện đam mê kinh doanh online Bắt đầu từ năm thứ hai, anh đã bán quần áo và sau đó chuyển sang bán sỉ hoa quả, với mục tiêu mở công ty thay vì làm thuê Được truyền cảm hứng từ thầy giáo chuyên viên Marketing, anh đã thành lập công ty thiết kế website, hợp tác với Vật giá và Chợ điện tử Tuy nhiên, đam mê xuất nhập khẩu khiến anh thử sức xuất khẩu hoa quả sang Trung Quốc và Nhật Bản, nhưng gặp khó khăn do thiếu tiêu chuẩn cho nông sản xuất khẩu tại Việt Nam Sau nhiều nghiên cứu thị trường, Việt Anh quyết định dấn thân vào ngành bao bì, mà theo anh là “ngành có tỉ suất lợi nhuận cực kì thấp, nhưng vòng đời sản phẩm rất nhanh”, từ đó BOXES ra đời.
Sản phẩm
Tên sản phẩm Đặc điểm
Hộp carton COD Là những hộp carton đóng gói giao hàng khi mua hàng online, có nhiều kích cỡ khác nhau.
Hộp đa dụng là lựa chọn hoàn hảo với thiết kế đẹp mắt, thường được sử dụng để đựng các sản phẩm thời trang, sách, bánh pizza, đồng hồ, tranh ảnh và các món quà tặng, quà lưu niệm phù hợp khác.
Hộp được thiết kế với kích thước phù hợp để đựng giày.
Thùng carton Thùng 5 lớp, kích thước lớn đạt chuẩn bao bì đóng gói giao hàng của các hãng vận chuyển lớn, gửi hàng đi máy bay.
Giá dao động theo kích thước từ 15.000 - 43.000/thùng
Cuộn bóng khí là vật liệu đóng gói hiệu quả, giúp bảo vệ các sản phẩm dễ vỡ như điện thoại, mỹ phẩm, nước hoa và đồ dùng công nghệ khỏi va đập Ngoài khả năng chống sốc, bóng khí còn có tính năng chống thấm nước, mang lại sự bảo vệ toàn diện cho các sản phẩm.
Cuộn bóng khí được bán theo cuộn 100m, giá từ 250.000
- 450.000/cuộn tùy bề rộng cuộn
Túi bóng khí, hay còn gọi là túi xốp hơi, là sản phẩm được làm từ lớp màng xốp với các bong bóng khí được bơm hơi, giúp chống va đập hiệu quả Chúng tôi cung cấp túi bóng khí với nhiều kích thước tiện dụng, rất được ưa chuộng trong việc đóng gói hàng hóa cho giao hàng online.
Màng PE bọc hàng chuẩn dài 50cm, nặng 2.4Kg và có lõi 500gram, mang đến độ dẻo dai vượt trội cùng lớp keo bám dính tốt Sản phẩm này giúp bạn bọc hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn so với các loại màng PE thông thường trên thị trường.
2.2 Quy trình sản xuất thùng carton:
Hình 2.2.1 Sơ đồ quy trình sản xuất bìa carton tại công ty
Bước đầu tiên trong quy trình sản xuất là đặt giấy và khuôn, đồng thời kiểm tra hàng đầu vào để đảm bảo giấy đúng kích thước, khuôn phù hợp và đủ số lượng Đối với những yêu cầu thiết kế đặc biệt, có thể sử dụng công nghệ cắt laser để tạo ra các chi tiết họa văn phức tạp trước khi tiến hành bế khuôn.
Bước 2 trong quy trình này bao gồm việc xả chạp và cán lằn Đầu tiên, bạn cần xả phần thừa ở hai bên khổ giấy Tiếp theo, chạp là quá trình cắt các rãnh để tạo ra các cánh lớn và nhỏ Cuối cùng, cán lằn giúp định hình khung, cho phép bạn gấp cánh xuống một cách chính xác.
- Bước 3: In lụa/ hoặc in offset (tùy yêu cầu khách hàng).
- Bước 4: Lên máy bế (đối với hộp bế).
- Bước 6: Cột lại, đem về kho lưu trữ.
Các loại sóng giấy carton:
Hình 2.2.2 Cấu trúc sóng giấy ba lớp
Loại thùng Đặc điểm - công dụng
Bao bì thùng giấy carton 7 lớp
Có khả năng chịu lực cao, kết cấu cứng cáp, bền vững;
Sử dụng để đóng gói gốm sứ, thiết bị điện tử, máy móc công nghiệp, hàng hóa tương cồng kềnh dễ vỡ.
Bao bì thùng hộp giấy 5 lớp
Sử dụng để đóng gói máy móc, thiết bị điện tử, nội thất, hàng hóa tương đối nặng
Bao bì thùng hộp giấy 3 lớp
Phố biến nhất, dùng để vận chuyển, đóng gói hàng hóa có khối lượng và trọng lượng tương đối nhẹ, nhỏ gọn để giao trong nước
- Keo dính sử dụng để dán bìa carton là hỗn hợp nước và tinh bột, không gây hại đến các loại thực phẩm tươi chứa trong hộp.
Keo được sử dụng để dán một lớp giấy phẳng ở trên và một lớp ở dưới lớp lõi hình sóng, giúp gia cường giấy cứng hơn Để tạo ra bìa carton chắc chắn hơn, người ta sản xuất bìa carton nhiều lớp, chẳng hạn như bìa 2 lớp lõi gợn sóng xen kẽ giữa 3 lớp giấy phẳng Độ dày của lớp gợn sóng sẽ thay đổi tùy thuộc vào độ dày của bìa carton.
- Người ta dùng giấy tái chế một phần để làm ra lớp gợn sóng, vì giấy tái chế dễ uốn hơn so với giấy không tái chế
- Mỗi chồng từ 25-80 tấm bìa tùy theo độ dày của bìa carton, được vận chuyển đến công đoạn in ấn.
Công ty phục vụ ba nhóm khách hàng chính: các doanh nghiệp bán lẻ tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, các công ty thương mại điện tử, và các công ty thương mại dịch vụ Trong đó, nhóm doanh nghiệp bán lẻ bao gồm nhiều ngành nghề như giày dép, mỹ phẩm, thời trang và hàng tiêu dùng.
Với quy mô xưởng nhỏ và kinh nghiệm chỉ ba năm trong ngành, công ty đã lựa chọn chiến lược giá thấp và khả năng cung ứng hộp carton số lượng ít để thu hút khách hàng mới Trong bối cảnh môi trường kinh doanh tại Việt Nam chủ yếu là các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa, công ty hướng đến việc nhận đơn hàng từ những doanh nghiệp này và xây dựng mối quan hệ lâu dài Mục tiêu là đồng hành cùng khách hàng cho đến khi họ mở rộng quy mô, từ đó gia tăng giá trị đơn hàng.
Sự phát triển của thương mại điện tử đã thúc đẩy nhu cầu về dịch vụ vận chuyển và hộp carton đóng gói Để đáp ứng nhu cầu này, công ty đã mở rộng danh mục sản phẩm của mình, bao gồm cuộn bóng khí, màng bọc PE và băng keo, nhằm hỗ trợ quá trình đóng gói hộp carton cho giao hàng hiệu quả hơn.
Biểu đồ dưới đây minh họa tỷ trọng phân bổ cơ cấu ngành in và tỷ trọng các loại nguyên liệu sử dụng trong ngành bao bì tại Việt Nam năm 2017.
Hình 2.3.1 Cơ cấu ngành in Việt Nam
Hình 2.3.2 Cơ cấu nguyên liệu ngành bao bì Việt Nam
Qua 2 biểu đồ trên ta có thể thấy được ngành bao bì bằng giấy đang chiếm tỉ trọng cao nhất so với các lĩnh vực, nguyên liệu khác Điều đó mở ra một cơ hội rất lớn để đem lại khoản lợi nhuận cao, tuy nhiên cũng đi kèm không ít thách thức từ nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đối tác,… (sẽ được phân tích ở mục sau).
Boxes nhắm tới mọi đối tượng khách hàng, chấp nhận đơn hàng không giới hạn số lượng kể cả từ 3-5 đơn vị hay 50000 đơn vị sản phẩm.
Cơ cấu tổ chức
3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
3.2 Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận
Ban giám đốc của công ty gồm 2 thành viên, mỗi người đảm nhận một lĩnh vực cụ thể: một người phụ trách kỹ thuật sản xuất in ấn, trong khi người còn lại tập trung vào marketing và kinh doanh Với quy mô công ty tương đối nhỏ, cả hai giám đốc đều trực tiếp chỉ đạo và quản lý hoạt động của xưởng sản xuất cũng như phòng marketing.
- Phòng kế toán: Gồm 2 kế toán, phụ trách xử lí các loại chứng từ, sổ sách tài chính của công ty
Phòng marketing bao gồm 2 nhân viên, có nhiệm vụ quản lý và phản hồi tin nhắn cũng như cuộc gọi từ khách hàng trên các trang bán hàng và mạng xã hội của công ty Họ cũng liên hệ chào hàng với khách hàng tiềm năng qua email và tiếp nhận, xử lý đơn hàng, sau đó báo cáo kết quả cho giám đốc phụ trách.
- Xưởng sản xuất: Là nơi tiến hành quy trình sản xuất ra thành phẩm của công ty.
Công ty có 22 nhân viên lao động thường trực cố định, bên cạnh đó còn có đội ngũ nhân viên thời vụ và part-time chủ yếu là sinh viên, đảm nhận các công việc tại phòng kế toán, phòng marketing và xưởng sản xuất.
Một số lao động lâu năm có tay nghề cao được phân công vào ban quản lý nhà xưởng và bộ phận đào tạo Họ duy trì hoạt động để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn liên quan đến quản lý nhà xưởng và đào tạo lao động mới, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu về nhân lực của công ty.
Công ty huy động nhân sự thông qua một "nhóm trưởng" đáng tin cậy, thường là sinh viên sống gần khu vực công ty Khi cần nhân lực gấp, công ty sẽ liên hệ với nhóm trưởng để họ nhanh chóng truyền đạt thông tin và điều phối lao động Điều này giúp duy trì sự linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu nhân sự.
Trong hơn 2 năm hoạt động, công ty đã chứng kiến sự gia tăng số lượng nhân sự, đặc biệt là nữ giới, chiếm khoảng 60% do yêu cầu công việc trong xưởng cần sự khéo léo và tỉ mỉ Tỷ lệ lao động có trình độ đại học và cao đẳng cũng tăng lên, phản ánh sự chuyển mình trong chuyên môn hóa và tự động hóa sản xuất, khi mà nhà xưởng chủ yếu vận hành bằng máy móc, đòi hỏi người lao động có kỹ năng điều chỉnh và vận hành máy móc hiệu quả.
Công ty đã tối ưu hóa việc bố trí lao động cho sản xuất, đảm bảo không có lao động dư thừa Đồng thời, công ty cũng duy trì một đội ngũ nhân viên part-time linh hoạt để đáp ứng kịp thời các đơn hàng lớn phát sinh bất ngờ.
Công ty thực hiện quản lý lao động hiệu quả thông qua việc áp dụng nội quy và điều lệ, đồng thời thường xuyên theo dõi và kiểm tra quân số cũng như giờ giấc làm việc Để khuyến khích người lao động, công ty cũng liên tục nâng cao mức thưởng.
QUẢN TRỊ RỦI RO
Rủi ro thị trường
Rủi ro thị trường là nguy cơ gây ra tổn thất tiềm năng do sự giảm sút doanh thu hoặc lợi nhuận do biến động thị trường Công ty TNHH Boxes phải đối mặt với nhiều loại rủi ro thị trường từ nhiều nguồn khác nhau.
Trong kinh doanh, các rủi ro chính mà doanh nghiệp cần lưu ý bao gồm: rủi ro từ đối thủ cạnh tranh có thể ảnh hưởng đến thị phần; rủi ro về thông tin liên lạc với đối tác có thể dẫn đến hiểu lầm và mất cơ hội hợp tác; rủi ro không chủ động tiếp cận khách hàng có thể làm giảm doanh số; và rủi ro phụ thuộc vào nhà cung cấp có thể gây ra sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
R5 Rủi ro thay đổi giá
Tại Việt Nam, số lượng doanh nghiệp trong ngành bao bì còn hạn chế, chỉ khoảng 50 doanh nghiệp trên toàn quốc, chủ yếu tập trung ở các tỉnh lân cận các thành phố lớn.
Hầu hết các doanh nghiệp trong ngành là vừa và nhỏ với năng lực sản xuất chưa cao Tuy nhiên, họ đang nỗ lực cải thiện lợi thế cạnh tranh bằng cách nâng cấp máy móc, tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất và ổn định nguồn cung đầu vào Mục tiêu của những cải tiến này là nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm giá thành.
1.1.2 Giải pháp của công ty: Để tạo ra lợi thế cạnh tranh, Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Hai thành viên Boxes hướng tới việc cung cấp sản phẩm giá thành rẻ đi cùng với chất lượng tốt Về mặt chất lượng, anh Việt Anh khẳng định: “Hiện tại hộp carton của Boxes có chất lượng tốt nhất trên thị trường” Để đi tới kết luận này, anh chia sẻ rằng ở thị trường miền Nam Việt Nam số lượng doanh nghiệp sản xuất bìa carton cũng như doanh nghiệp sản xuất hộp giấy carton còn khá hạn chế, chính vì thế họ gần như không coi nhau là đối thủ cạnh tranh mà ngược lại, thường hay chia sẻ thông tin qua lại, cho nên Boxes nắm rõ xu hướng mua giấy của các đối thủ và tự tin với chất lượng giấy của mình.
Boxes đã tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất, tối ưu hóa thời gian sử dụng máy móc và sức lao động Kết hợp với trang thiết bị chất lượng cao nhập từ Đài Loan, sản phẩm của Boxes không chỉ có chất lượng tốt mà còn có giá thành cạnh tranh hơn so với đối thủ Điều này tạo ra lợi thế lớn cho công ty trên thị trường.
1.2 Rủi ro về thông tin liên lạc với đối tác (R2):
1.2.1 Phân tích: Đối với công tác liên lạc giữa công ty và đối tác (bao gồm doanh nghiệp cung ứng giấy đầu vào, doanh nghiệp sản xuất khuôn, doanh nghiệp in offset, bộ phận sửa chữa trang thiết bị), rủi ro chủ yếu xuất hiện giữa Boxes và doanh nghiệp in offset Đối với những đơn hàng in offset có thông tin thương hiệu trên hộp carton, công ty phải trải qua công đoạn gửi in từ nhà in bên ngoài trước khi gia công, do việc in thông tin sản phẩm có thương hiệu cần có giấy phép in ấn Kể cả khi công ty tự xin giấy phép in ấn bao trọn khâu này, chi phí nhân công cũng rất lớn (từ 30 - 40 triệu/tháng/một thợ in) trong khi không phải luôn có đơn hàng liên tục cho loại hộp carton này Tóm lại, việc phụ thuộc nhà in sẽ còn tiếp diễn trong tương lai gần
Việc gửi mẫu thiết kế cho công ty in thường gặp phải nhiều lỗi do thay đổi font chữ, bố cục và định dạng hình ảnh khi chuyển từ máy tính này sang máy tính khác, dẫn đến nguy cơ hủy toàn bộ lô hàng và thiệt hại lên tới hàng trăm triệu đồng Số lượng doanh nghiệp in offset hạn chế tạo áp lực từ đối tác, khiến Boxes không thể yêu cầu bồi thường để duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài Nhà máy in không thể xuất hợp đồng đảm bảo chất lượng, và vị thế của công ty không cho phép đưa ra yêu cầu Việt Anh chia sẻ: “Rủi ro này không ai mong muốn, thiệt hại cuối cùng sẽ do một trong hai bên chịu, và kiện tụng tốn thời gian mà không chắc thành công, nhất là khi số lượng doanh nghiệp in rất ít, tranh chấp có thể khiến mình mất đối tác và chịu thiệt lâu dài.”
Khi công ty dự đoán rủi ro và đặt đơn hàng dư cho in offset, rủi ro vẫn tiếp tục xuất hiện do số lượng hộp carton dư so với đơn hàng Những hộp carton in offset có hình ảnh và thông tin thương hiệu trên bao bì, khiến cho việc thanh lý sản phẩm này trở nên khó khăn do tính chất đặc thù của chúng.
1.2.2 Giải pháp của công ty:
Để giảm thiểu rủi ro sai mẫu thiết kế, Boxes cam kết yêu cầu doanh nghiệp in gửi lại bản thiết kế cho khách hàng để kiểm tra trước khi tiến hành in ấn Chỉ khi nhận được sự chấp thuận bằng văn bản từ khách hàng, doanh nghiệp in mới tiến hành in ấn.
Công ty luôn chủ động tính toán số lượng in hỏng dựa trên công suất của máy in offset, giúp bù hao hiệu quả Với kinh nghiệm, số lượng in hỏng có thể được dự đoán chính xác, thường dao động từ 100 đến 150 tờ sau quá trình in và tráng men.
Công ty đã thiết lập mối liên kết với hai nhà máy in trong thành phố, bao gồm một nhà máy in khổ nhỏ và một nhà máy in khổ lớn Do lượng đơn hàng in offset không liên tục và thường không quá tải, công ty hoàn toàn kiểm soát được thời gian thực hiện đơn hàng.
Nếu công ty dự đoán dư số lượng hộp carton in offset, họ có thể bán số lượng hộp dư với giá ưu đãi cho khách hàng Tuy nhiên, trong trường hợp khách hàng là trung gian và số lượng hộp phụ thuộc vào bên thứ ba, công ty sẽ phải chấp nhận rủi ro mất mát từ phần hàng dư.
Công ty không chỉ hợp tác với ba nhà cung cấp giấy tấm và hai xưởng in offset hiện có, mà còn chủ động tìm kiếm các nhà cung cấp mới trong khu vực Qua việc thử nghiệm các đơn hàng, công ty hướng đến việc xác định những nhà cung cấp có lợi thế về giá cả, thời gian, chất lượng và sự ổn định tốt hơn so với các đối tác cũ.
1.2.3 Đánh giá, đề xuất của nhóm:
Do số lượng doanh nghiệp ít, họ thường xem nhau như anh em bạn bè, khiến việc ký kết hợp đồng cho từng đơn hàng trở nên khó khăn Vì vậy, nhóm đề xuất Boxes đã thực hiện một hợp đồng phân chia rủi ro dài hạn giữa hai bên Theo hợp đồng này, khi có rủi ro xảy ra, các bên sẽ chia sẻ thiệt hại theo tỷ lệ 50-50 hoặc điều chỉnh dựa trên tình hình thực tế và sự thương lượng giữa các doanh nghiệp.
1.3 Rủi ro không chủ động tiếp cận khách hàng (R3):
Rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, rủi ro là vấn đề không thể tránh khỏi và có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng nếu không được quản lý đúng cách Các nhà quản lý doanh nghiệp cần chú trọng đến việc phân tích và nghiên cứu để phát hiện những rủi ro tiềm ẩn, từ đó đề ra các giải pháp kịp thời nhằm giảm thiểu tác động của chúng Đối với công ty nhỏ như Boxes, việc chủ động trong việc quản lý rủi ro là cần thiết để thực hiện mục tiêu phát triển bền vững Đồng thời, công ty cần dành nhiều thời gian cho nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao năng suất và mở rộng quy mô hoạt động.
R1 Rủi ro về khách hàng R2 Rủi ro về nhân sự R3 Rủi ro về sản phẩm R4 Rủi ro về mục tiêu R5 Rủi ro về quản lí kho, xưởng
2.1 Rủi ro về khách hàng (R1):
Sau 2 năm thành lập, lượng đơn hàng của Boxes.vn ngày càng trở nên lớn và nhiều hơn, hiện tại Boxes đã có hơn 2000 khách hàng nằm trong danh sách đặt hàng thường xuyên và mỗi ngày có nhiều đơn hàng vãng lai khác.
Từ 1 cơ sở sản xuất nhỏ, sau hai năm Boxes đã dần khẳng định được vị trí của mình trong ngành sản xuất in ấn hộp giấy, bìa carton Cùng theo quá trình lớn mạnh về quy mô đó, Boxes đã 1 lần di chuyển mở rộng nhà xưởng.
Trong 6 tháng tới, công ty dự định chuyển đến một nhà xưởng lớn hơn tại Bình Dương để đáp ứng sự phát triển kinh doanh Sự mở rộng này đi kèm với nhiều vấn đề quản trị rủi ro cần được chú ý và giải quyết một cách hiệu quả.
2.1.1 Rủi ro yêu cầu làm hàng gấp, đơn hàng khó:
Nhiều trường hợp khách hàng yêu cầu làm hàng gấp chỉ trong
Trong vòng 5 ngày, đơn hàng có thể đạt hàng ngàn hộp, tuy nhiên, để hoàn thiện sản phẩm, cần mất 3 ngày để nhập giấy từ các nhà cung ứng và thiết kế khung hộp, thậm chí có thể phải in lụa Điều này khiến công nhân phải làm việc đến 2-3 giờ sáng để kịp tiến độ, dẫn đến việc họ có thể kiệt sức và phải xin nghỉ vào ngày hôm sau.
2.1.1.2 Giải pháp công ty: Để giải quyết được những đơn hàng gấp và khó, công ty cần chuẩn bị lực lượng lao động có tay nghề căn bản sẵn, đối với sinh viên được thuê, công ty nên hướng dẫn và huấn luyện từ trước để kịp thời giải quyết Bên cạnh đó, những mẫu hộp khó làm, đội hình kỹ thuật có tay nghề cao cần nghiên cứu thêm nhiều cách thức làm mẫu, nâng cao tay nghề từ kinh nghiệm và tìm tòi để nhanh chóng đáp ứng được khi khẩn cấp Tuy nhiên để thúc đẩy nhân viên nghiên cứu và học hỏi, công ty phải đề ra những chính sách lương và thưởng thoả đáng cho những ai có tinh thần học hỏi và có năng lực tốt.
2.1.2 Rủi ro sai sót từ phía khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu in Offset với thiết kế màu sắc và chữ viết, có hai trường hợp xảy ra Đối với những thiết kế đơn giản, khách hàng có thể nhờ Boxes thiết kế mẫu dựa trên thông tin cung cấp Tuy nhiên, với những thiết kế phức tạp, khách hàng cần gửi bản mẫu đã được thiết kế sẵn Nếu có sai sót như lỗi chính tả, sản phẩm hoàn thiện có thể mất giá trị, dẫn đến thiệt hại tài chính lớn cho cả khách hàng và Boxes, đồng thời ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của các đơn hàng khác.
Trước khi tiến hành in ấn sản xuất đơn hàng, công ty cần gửi mẫu thiết kế in ấn cuối cùng cho khách hàng để kiểm tra và xác nhận Việc này nên được thực hiện qua email hoặc các phương thức văn bản, hình ảnh chứng thực khác, thay vì chỉ nói miệng, nhằm giảm thiểu rủi ro pháp lý trong trường hợp có sai sót xảy ra.
2.1.3 Rủi ro khách hàng không trung thực:
Trong trường hợp lô hàng gặp lỗi ở một số hộp như sai khuôn, chất liệu, ướt hoặc rách, khách hàng có thể khai báo số lượng hộp bị lỗi nhiều hơn thực tế Ví dụ, nếu trong đơn hàng 1000 hộp chỉ có 5 hộp bị lỗi, nhưng khách hàng lại khai báo 50 hộp để nhận được khoản đền bù lớn hơn.
Để giảm thiểu lỗi sản phẩm, công ty cần xác định nguyên nhân và khắc phục triệt để tình trạng này Khi khách hàng báo cáo về sản phẩm bị lỗi, công ty nên yêu cầu hình ảnh để xác minh và bồi thường đúng số lượng hàng lỗi nhằm giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh Hơn nữa, việc tăng cường kiểm tra hàng hóa trước khi giao cho khách là cần thiết để giảm tỷ lệ hàng lỗi, đồng thời nên gửi kèm 5-10 mẫu dự phòng để tránh chi phí vận chuyển phát sinh trong trường hợp khách hàng không hài lòng.
2.1.4 Rủi ro khách huỷ đơn hàng
Khi khách hàng đặt đơn, cần phải đặt cọc 50% tiền hàng Tuy nhiên, việc đặt cọc vẫn tiềm ẩn rủi ro như đối tác có thể phá sản, dẫn đến hàng tồn kho không được giao Ngoài ra, trong trường hợp có các đơn hàng nhỏ lẻ giao tận nhà, có thể xảy ra tình huống không có người nhận hàng khi giao đến.
2.1.4.2 Giải pháp công ty: Đối với những đơn hàng lớn, công ty cần làm hợp đồng và đề xuất cọc có thể lên đến 70% tổng giá trị lô hàng, nếu có bất trắc xảy ra thì có thể dựa vào kinh nghiệm nghiệp vụ kĩ thuật tận dụng làm lại hàng mới từ số hàng không được nhận, bán ve chai, thanh lý hàng không còn dùng được, tận dụng để giảm thiểu tối đa chi phí cho rủi ro này Trong thực tế trung bình mỗi đơn hàng công ty lời 15%, tức là các loại chi phí chiếm 85% giá trị đơn hàng, tiền thu lại nếu bán ve chai rơi vào khoảng 5-10% Nếu deal được với khách hàng cọc 70% thì phần tổn hại về chi phí của công ty chỉ còn khoảng 5-10% trên tổng giá trị đơn hàng.
2.2 Rủi ro về nhân sự (R2):
2.2.1 Rủi ro về trình độ kỹ thuật của nhân viên:
Công ty hiện có 22 nhân viên chính, tất cả đều có kỹ năng và am hiểu sâu về các loại máy móc cần thiết Khi cần sản xuất gấp, bộ phận nhân sự sẽ huy động thêm sinh viên bên ngoài để hỗ trợ các công việc như phân loại, xếp hàng và đóng gói Đã từng xảy ra trường hợp nhân viên bị kẹp tay vào máy do sự bất cẩn, nhưng sự việc không gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Mặc dù nhiều nhân viên tự tin vào tay nghề của mình, nhưng sự chủ quan đôi khi dẫn đến việc làm ẩu, gây ra sai sót về kích thước, số lượng và mẫu mã Bên cạnh đó, các nhân viên thời vụ, dù đã được huấn luyện trước khi nhận việc, vẫn không thể tránh khỏi những lỗi nhỏ do thiếu kinh nghiệm, như làm rách hoặc hư hộp và kiểm sai số lượng.
2.2.1.2 Giải pháp của công ty:
Công ty đã chú trọng nhắc nhở nhân viên về việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình sản xuất thông qua việc treo băng rôn, biển hiệu và các dòng chữ cảnh báo.
Rủi ro tín dụng
3.1.1 Rủi ro không thanh toán (R1):
Công ty TNHH Boxes Việt Nam áp dụng hình thức thanh toán COD cho các đơn hàng nhỏ lẻ trong TP.HCM, trong khi yêu cầu thanh toán chuyển khoản 100% cho khách hàng ở TP.HCM và các tỉnh khác Đối với đơn hàng lớn, công ty sử dụng dịch vụ vận tải riêng Tuy nhiên, với đơn hàng COD, công ty phải trả trước phí vận chuyển cho các đơn vị bên ngoài như GrabExpress, AhaMove, LaLaMove, Goviet, dẫn đến rủi ro tài chính nếu khách hàng không nhận hàng hoặc không liên lạc được, bao gồm cả chi phí hoàn hàng.
Công ty thường yêu cầu khách hàng đặt cọc 50% hoặc thanh toán 100% giá trị đơn hàng đối với các đơn hàng lớn, khoảng vài trăm triệu VND Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, gặp khó khăn tài chính hoặc phá sản, Công ty TNHH Boxes Việt Nam sẽ phải đối mặt với tình trạng không nhận được tiền khi đến hạn, yêu cầu giao hàng trước hạn, gia hạn thời gian thanh toán hoặc thậm chí từ chối thanh toán và hủy bỏ đơn hàng.
3.1.2 Rủi ro không đảm bảo thanh toán (R2):
Sự phát triển mạnh mẽ của thị trường chuyển phát nhanh đã thúc đẩy ngành sản xuất hộp carton gia tăng, với nhu cầu cao về hộp đựng sản phẩm Các công ty không chỉ duy trì đơn hàng từ đối tác lâu năm mà còn nhận nhiều đơn hàng lớn từ các doanh nghiệp khác nhau Để đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng, việc nắm bắt tình hình kinh doanh và tài chính của họ là rất quan trọng Tuy nhiên, các công ty khách hàng không bắt buộc phải cung cấp thông tin này cho người bán.
Theo Khoản 1 Điều 8 Thông tư 155/2015/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ cần công bố báo cáo tài chính năm, điều này gây khó khăn cho công ty TNHH Boxes Việt Nam trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh và tài chính của khách hàng Mặc dù không có quy định cụ thể về thông tin cần thông báo, Điều 387 BLDS yêu cầu bên có thông tin ảnh hưởng đến việc giao kết hợp đồng phải thông báo cho bên kia Nếu bên vi phạm gây thiệt hại, họ phải bồi thường, đảm bảo quyền lợi cho bên bán trong trường hợp bên mua có hành vi lừa đảo hoặc thiếu sót.
3.1.3 Rủi ro liên quan đến ngân hàng (R3):
3.1.3.1 Rủi ro mất tiền gửi do ngân hàng phá sản (R3’):
Từ ngày 15/1/2018, Luật các Tổ chức tín dụng sửa đổi đã có hiệu lực, cho phép các ngân hàng yếu kém phá sản Điều này đặt các doanh nghiệp vào tình thế rủi ro lớn về việc mất tiền gửi.
Khi ngân hàng phá sản, tài sản còn lại sẽ được dùng để chi trả cho chủ nợ, trong đó có khoản bảo hiểm cho người gửi tiền, tối đa lên đến 75 triệu đồng cho cả gốc và lãi Rủi ro này cần được công ty chú ý ngay từ đầu, vì nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến nguồn vốn, khả năng xoay vòng vốn và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3.1.3.2 Rủi ro khách hàng lừa đảo thanh toán qua ngân hàng:
Thanh toán qua ngân hàng là phương thức phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ vào hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tính an toàn Tuy nhiên, hình thức này cũng tiềm ẩn những rủi ro, đặc biệt là lừa đảo thông qua thanh toán uỷ nhiệm chi Trong đó, bên mua lập lệnh thanh toán yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản để trả cho người bán Rủi ro chính nằm ở việc người bán quá tin tưởng và ngân hàng thường ưu tiên giao dịch bằng tiền mặt, dẫn đến việc người mua có thể rút hết tiền trong tài khoản trước khi ngân hàng thực hiện kiểm tra và xử lý uỷ nhiệm chi.
Một trường hợp lừa đảo xảy ra khi người mua chuyển tiền đến một tài khoản ngân hàng tương tự như tài khoản của người bán Người bán, do thiếu cẩn trọng, đã giao hàng trước khi nhận được thông báo tiền đã được chuyển vào tài khoản Theo quy định tại Khoản 4 Điều 36 Thông tư 23/2010/TT-NHNN, nếu tiền được chuyển nhầm vào tài khoản khác, ngân hàng sẽ cố gắng thu hồi số tiền đó Nếu tài khoản nhầm lẫn không đủ số dư, ngân hàng sẽ yêu cầu chủ tài khoản nộp tiền hoặc phối hợp với chính quyền để thu hồi Do đó, bên mua lừa đảo có khả năng nhận lại số tiền chuyển nhầm.
3.1.3.3 Rủi ro bị lừa đảo bằng công nghệ cao:
Trong quá trình thực hiện các thỏa thuận hợp đồng, việc trao đổi thông tin qua email giữa các công ty là phổ biến, nhưng điều này cũng tạo cơ hội cho các hacker xâm nhập và kiểm soát tài khoản email của người bán Các hacker có thể lợi dụng tình huống này để thay đổi thông tin trong email, đặc biệt là số tài khoản ngân hàng của người bán, dẫn đến việc cướp đoạt tiền Nguyên nhân chính là do bên mua không thông báo cho bên bán để xác nhận giao dịch chuyển khoản, và họ chỉ phát hiện ra vấn đề khi đối chiếu với biên lai chuyển tiền.
Người mua hàng giả mạo ở nước ngoài thường yêu cầu thanh toán qua dịch vụ chuyển tiền như MoneyGram hay Western Union và gửi link giả mạo cho người bán Khi người bán truy cập vào link này, họ sẽ bị yêu cầu cung cấp thông tin bảo mật ngân hàng điện tử, từ đó kẻ gian lợi dụng để thực hiện giao dịch gian lận.
3.1.4 Rủi ro thanh toán hợp đồng bằng ngoại tệ trên lãnh thổ Việt Nam (R4):
Theo Điều 22 Pháp lệnh ngoại hối 2005, mọi giao dịch và thanh toán trên lãnh thổ Việt Nam không được thực hiện bằng ngoại hối, trừ một số trường hợp đặc biệt được Thủ tướng Chính phủ cho phép Do đó, hầu hết các hợp đồng của công ty TNHH Boxes Việt Nam diễn ra trong nước Nếu khách hàng yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ, công ty sẽ đối mặt với rủi ro như việc khách hàng từ chối thanh toán phần công nợ còn lại sau khi nhận hàng, và nếu có tranh chấp, toà án có thể tuyên bố hợp đồng vô hiệu.
3.1.5 Rủi ro tỉ giá hối đoái biến động (R5):
Công ty TNHH Boxes Việt Nam dự định đăng ký bán hàng trên Amazon.com, một chợ điện tử lớn Các giao dịch trên Amazon chủ yếu được thanh toán bằng USD thông qua hai phương thức: nạp thẻ Amazon Gift Card và thẻ thanh toán quốc tế Visa hoặc Master Trong bối cảnh này, sự biến động tỷ giá trên thị trường ngoại hối trở thành vấn đề quan trọng mà công ty cần chú ý.
Sự thay đổi về tỉ giá luôn là vấn đề đáng quan tâm của mọi doanh nghiệp hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt là tỷ giá USD/VND Đà tăng của tỷ giá USD/VND có tác động tích cực đến các doanh nghiệp xuất khẩu ròng và không có hoặc ít có nợ vay bằng USD, giúp họ đạt được lợi nhuận cao hơn khi xuất khẩu so với bán ra thị trường nội địa Ngược lại, khi tỷ giá giảm, lợi nhuận của công ty khi xuất khẩu sẽ thấp hơn bình thường, thậm chí thấp hơn khi bán cho thị trường nội địa.
Kể từ năm 2016, Việt Nam đã áp dụng tỷ giá trung tâm để điều chỉnh tỷ giá thương mại, tuy nhiên, xu hướng mất giá của VND vẫn chiếm ưu thế Theo báo cáo của ANZ, tỷ giá tham chiếu và tỷ giá giao ngay hiện đang ổn định.
Tuy nhiên, từ năm 2016 đến nay, tỷ giá giao ngay luôn cao hơn và biến động hơn trong biên độ +/-3% so với tỷ giá tham chiếu.
Hình 3.1.5 Biểu đồ tỷ giá USD/VND giao ngay và tỉ giá tham chiếu ổn định
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cam kết duy trì tỷ giá ổn định nhờ vào nguồn kiều hối và thặng dư thương mại Tuy nhiên, theo ANZ, dự báo tỷ giá USD/VND sẽ có xu hướng tăng nhẹ trong những năm tới.
Rủi ro vận chuyển
Boxes.vn là một doanh nghiệp có hơn 3 năm kinh nghiệm, phục vụ hơn 2000 khách hàng tại TP.HCM và đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Đối tượng khách hàng mục tiêu của Boxes.vn bao gồm các công ty đặt hàng nhỏ và vừa từ 100 đến 5.000 hộp carton, cũng như khách lẻ, với chiến lược tập trung vào việc khai thác thị trường này.
Boxes.vn cung cấp dịch vụ bán hàng đa kênh trên Shopee, mail, Zalo, Facebook và miễn phí vận chuyển cho đơn hàng trên 100 hộp carton trong nội thành Đối với đơn hàng ngoại thành, phí vận chuyển sẽ được thông báo trước trong quá trình bán hàng Do chi phí vận tải cao, Boxes.vn không tập trung vào khách hàng ở xa TP.HCM Khách hàng cần đặt cọc 50% giá trị đơn hàng và thanh toán phần còn lại bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt khi nhận hàng Trước đây, Boxes.vn đã hợp tác với các dịch vụ giao hàng như Grab, nhưng điều này cũng mang lại một số rủi ro.
Rủi ro trong dịch vụ vận chuyển bằng Grab cho khách hàng lẻ bao gồm việc tài xế đến công ty nhận hàng nhưng gặp khó khăn khi giao tận tay khách Nhiều trường hợp khách hàng ở chung cư không xuống nhận hàng, yêu cầu tài xế mang lên, hoặc không có mặt tại nhà, khiến tài xế không thể liên lạc Thêm vào đó, việc gửi hàng qua bảo vệ cũng có thể gặp rắc rối khi nhân viên bảo vệ thay ca không bàn giao hàng hóa đúng cách, dẫn đến việc hàng không đến tay khách hàng.
Rủi ro vận chuyển hàng hóa bằng xe ba gác có thể ảnh hưởng lớn đến khách hàng, đặc biệt khi đơn hàng lớn Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể bị ướt do mưa, ngay cả khi đã được phủ bạt, vì bạt có thể bị thủng hoặc rách Thêm vào đó, việc xe ba gác di chuyển ẩu có thể dẫn đến tai nạn, gây hư hỏng cho hàng hóa, khiến chúng bị bẹp, rách, bẩn hoặc thậm chí hỏng toàn bộ.
- Rủi ro khi đơn hàng nhiều, Boxes.vn thuê bên gia công khác: vận chuyển về thiếu hàng; gặp nước mưa gây hỏng hộp carton.
Rủi ro khi giao hàng thiếu có thể xảy ra do quá trình kiểm đếm không chính xác, mặc dù nhân viên đã kiểm tra kỹ lưỡng Thông thường, công ty sẽ dự trữ thêm một số hàng để bù đắp cho trường hợp thiếu hụt trong quá trình xếp hàng hoặc vận chuyển, như khi hàng hóa bị ướt do mưa Nếu khách hàng phản hồi về việc hàng bị ướt hoặc thiếu, công ty sẽ có chính sách bù đắp cho đơn hàng tiếp theo.
Rủi ro trong vận chuyển từ nhà cung cấp có thể xảy ra khi nhận đơn hàng gấp, đặc biệt khi bìa carton từ ba nhà cung cấp về muộn do nhiều lý do khác nhau Điều này có thể do nhà cung cấp đang bận làm đơn hàng cho khách hàng khác, hoặc do đặt hàng vào cuối tuần trong khi nhà cung cấp không làm việc vào thời gian này Thêm vào đó, có thể xảy ra tình trạng nhận hàng không đủ số lượng bìa carton, vì máy sản xuất chỉ chạy được 1000 tấm mỗi lần, trong khi số lượng đặt hàng lại lớn hơn Cuối cùng, trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể bị ướt do mưa, khiến không thể sản xuất hộp carton.
4.2 Giải pháp của công ty:
- Kí hợp đồng vận chuyển với bên công ty vận tải ship hàng, chia sẻ rủi ro đối với
Đối với khách hàng ở xa, Boxes cung cấp báo giá tốt và khách hàng tự liên hệ với nhà xe vận tải để vận chuyển hàng hóa từ Hồ Chí Minh Khi giao hàng tại Hồ Chí Minh, khách hàng có thể kết hợp lấy hàng với chi phí vận tải tiết kiệm từ 50-70% so với giá thông thường.
- Dự trữ hàng tấm tồn kho để tránh trường hợp hàng không về kịp phục vụ sản xuất
- Thuê thêm 1 kho mới để mở rộng kho bãi và mở rộng sản xuất kinh
- Dành 1 khoản tiền dành cho các rủi ro có thể xảy ra, sẵn sàng chia sẻ rủi ro với khách hàng.
