CHƯƠNG 2 : QUẢN TRỊ RỦI RO
2. Rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh:
2.3. Rủi ro về sản phẩm (R3):
2.3.1. Rủi ro sản xuất sai mẫu:
2.3.1.1. Phân tích:
Trường hợp sản xuất sai mẫu thường rơi vào các đơn hàng in hộp theo yêu cầu. Các yêu cầu về kích cỡ hộp, chất liệu giấy, màu sắc của bài in riêng thường khác nhau nên khi in những loại hộp offset này, nếu không cẩn thận trong từng công đoạn sẽ dễ gây ra lỗi, cho dù chỉ là một lỗi chính tả nho nhỏ thì cũng sẽ bị khách hàng từ chối nhận hàng. Điều đó gây ra thiệt hại lớn phần lợi nhuận và danh tiếng của công ty.
Khi đặt hàng in theo yêu cầu riêng, thường sẽ có hai trường hợp. Trường hợp một là đối với những design không quá phức tạp, họ sẽ nhờ Boxes làm giùm, họ chỉ cần gửi thông tin sản phẩm của mình qua và miêu tả mẫu design cho nhân viên thiết kể của Boxes. Trường hợp thứ 2 là đối với những mẫu thiết kế phức tạp họ sẽ gửi mình cả bản in sẵn, chỉ u cầu những thơng số về màu in. Trong trường hợp 1, Boxes đã từng gặp nhiều vụ việc xảy ra tương tự. Nguyên nhân phần lớn là do khách hàng không cẩn thận kiểm tra kĩ lưỡng trước khi gửi thông tin cần Boxes thiết kế và cả khi nhận được bản thiết kế cuối cùng trước khi bấm máy in. Trong trường hợp 2, thường xảy ra tình trạng nhầm lẫn màu sắc và ý tưởng in do khơng có mẫu để đối chiếu. Cả hai trường hợp, dù có lỗi hay khơng. Boxes cũng là bên bị thiệt hại (dù ít hay nhiều).
Boxes hiện tại cũng đã có một số giải pháp cho việc sai mẫu khi in này, cùng với đó nhóm em cũng mạnh dạn đóng góp một số giải pháp như sau:
- Luôn cẩn thận và xác nhận lại với khách hàng thông tin cần in. Cho dù cho đơn hàng gấp cũng không được đốt cháy giai đoạn mà phải cẩn thận lấy được các xác nhận đồng ý in của khách hàng qua gmail.
- Rạch ròi trong từng cơng đoạn làm hàng, nhóm trưởng của từng nhóm sẽ ln phải chú ý đến hàng. Nếu có bất kì điều gì bất thường phải báo ngay với hai giám đốc, và ngưng sản xuất ngay lập tức. Cho dù chỉ xảy ra 1 lỗi nhỏ, Boxes sẽ điều tra cho đến khi ra được nguyên nhân lỗi. Từ đó, dựa theo thiệt hại do phần lỗi đó sẽ có những mức độ trách nhiệm khác nhau. Luôn ý thức rằng làm sai sẽ bị điều tra và phạt nên tinh thần và thái độ làm việc của các công nhân cũng như các công nhân khác trong công ty luôn được đặt trong mức độ cao.
- Luôn luôn phải kiểm tra máy in màu đã đúng với các thơng số kĩ thuật hay chưa? Nếu thấy màu có bất kì điểm gì khác biệt phải báo ngay lên giám đốc để có những biện pháp nhanh chóng. Tránh việc tiết kiệm mà in màu kém chất lượng gây hư hại cả một lô hàng.
2.3.2. Rủi ro về sản xuất thiếu mẫu:
2.3.2.1. Phân tích:
Sản xuất thiếu mẫu là trường hợp khá hiếm của các cơng ty in ấn. Vì khi in, các thợ in luôn cho in một số lượng bù hao nhất định. Ví dụ, đối với cơng ty Boxes nếu in 3000 hộp, mẫu
cần cho thêm sẽ là 300 hộp. Việc có phần in dư ra bù đắp hao hụt này là do ba nguyên nhân chính:
- Một là, khi mới bắt đầu in sẽ in thử (Người trong ngành
còn gọi là chạy bài in) cho đến khi nào thợ in cảm thấy màu sắc của bản in phù hợp với màu sắc mà khách hàng yêu cầu thì mới bắt đầu in thật và đếm số lượng.
- Hai là, trong q trình cắt bản in, do cơng nhân tay nghề
yếu hoặc do lượng giấy mà bị thiếu.
- Ba là, để bù đắp cho trường hợp bất khả kháng do khi
vận chuyển ướt mưa, hàng bị mất,...
Cơng suất máy trung bình 1 lần chạy của Boxes hiện tại là 3500 hộp/ giờ, nếu như in ít hơn 3500 hộp/giờ thì đều là những tổn thất của Boxes. Do vậy việc Boxes in dư ra sản phẩm để đền bù phần thiếu hụt trong quá trình sản xuất kinh doanh là một cách để quản lí rủi ro hiệu quả do phần in thêm thường chi phí sẽ khơng nhiều.
Thiếu hụt sản phẩm do cơng đoạn sản xuất thường ít xảy ra, việc thiếu hụt thường xảy ra ở khâu đếm, xếp và cột hộp. Với công đoạn này, nhân công của Boxes 100% đều phải làm bằng thủ công nên xác suất xảy ra việc thiếu hay dư hộp đều rất lớn. Ngồi ra, cịn có trong giai đoạn vận chuyển, hàng bị thất lạc, đánh cắp,...
2.3.2.2. Giải pháp của cơng ty:
Ngồi việc in 1 lượng dư khoảng 10% để bù đắp cho các tổn thất trong quá trình sản xuất của Boxes. Nhóm chúng em cũng mạnh dạn đóng góp 1 số giải pháp khác như:
- Có những chính sách nhân sự tốt để giữ những thợ và cơng nhân lành nghề, làm hàng quen tay để cắt thành phẩm khơng bị hao phí, xếp và cột thành phẩm khơng bị dư và thiếu.
- Khi khách hàng có những khiếu nại về thiếu hay sản phẩm hư hỏng cần có những bằng chứng và giới hạn trong 1 mức độ bồi thường nhất định.
2.3.3. Rủi ro về máy móc thiết bị dùng trong in ấn:
2.3.3.1. Phân tích:
Hiện nay, máy móc của Boxes hầu như 80% là máy secondhand nhập khẩu từ Đài Loan. Chất lượng máy cịn dùng tốt, ln có đội bảo trì do cơng ty bán máy cung cấp sẵn sàng sửa chữa khi máy gặp vấn đề. Số lượng nhân viên của Boxes tính tới thời điểm này là 22 người (Bao gồm cả ban giám đốc, văn phịng, thợ chính và cơng nhân lao động phổ thơng) nhưng máy móc đã là 24 máy. Có một số máy do nhà xưởng chất nguyên liệu và sản phẩm q nhiều mà khơng có đủ khơng gian để đưa vào sản xuất cùng. Gây nên hao mòn cho máy và tổn thất cho công ty.
Boxes chủ trương thuê thợ nhiều năm kinh nghiệm về làm. Do có nhiều năm kinh nghiệm trong in ấn nên những thợ này cũng dễ nhìn ra được các lỗi phát sinh của các máy in này. Và kịp thời cho ngừng sản xuất nếu thấy máy có những dấu hiệu bất thường.
Tuy là máy Secondhand nhập khẩu từ Đài Loan nhưng trong q trình hoạt động của cơng ty 2 năm nay, chưa từng có 1 trường hợp nào là máy móc xảy ra vấn đề ảnh hưởng đến
việc sản xuất của cơng ty cả. Có được điều này cũng là nhờ các thợ và giám đốc của Boxes luôn để ý đến việc bảo dưỡng máy, không cho máy chạy khi xảy ra bất cứ nghi vấn gì dù chỉ là 1 lỗi nhỏ.
Ngồi ra, vấn đề an toàn lao động khi sử dụng các máy in và trình độ 1 số cơng nhân chưa thể sử dụng máy đúng cách cũng là 1 rủi ro cần khắc phục
2.3.3.2. Giải pháp của cơng ty:
Ngồi những biện pháp mà Boxes đã áp dụng cho phần rủi ro máy móc, nhóm em cũng xin mạnh dạn được đóng góp một số biện pháp như sau:
- Máy móc một thời gian mà khơng sử dụng có thể sẽ khơng thể sử dụng tốt được nữa. Boxes cần chuyển nhà xưởng đến một nơi rộng hơn, hoặc là thuê một kho gần địa điểm sản xuất hiện tại để di chuyển thành phẩm đã hoàn thành ra. Dọn bớt không gian để cho tất cả các máy cùng hoạt động, nhờ đó có khả năng nhận những đơn hàng lớn, lợi nhuận cao.
- Dán biển cảnh báo an toàn khi sử dụng máy lên trên thân máy ở những địa điểm dễ nhìn. Đối với những máy đặc thù, cần bản hướng dẫn chi tiết cách thức sử dụng dán lên những vị trí gần máy, để tránh trường hợp cơng nhân quên bài hay công nhân mới vào chưa quen việc đều có thể làm đúng.
- Có bảng theo dõi chi tiết về việc bảo dưỡng của các máy hiện có của cơng ty. Bảng theo dõi này có thể cho
hiện có của mình, để thuận tiện cho việc thanh lý hoặc sửa chửa khi cần thiết.