Mục tiêu nghiên cứu
- Khái quát, tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp
Công ty TNHH MTV Sáu Thu đang hoạt động tích cực trong lĩnh vực của mình, với sự chú trọng vào công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) Việc quản lý và theo dõi các khoản chi phí liên quan đến NVL và CCDC là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực tài chính của công ty.
- Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp sẽ được áp dụng vào đề tài bao gồm:
Phương pháp thu thập số liệu chủ yếu dựa vào số liệu thứ cấp, được lấy từ các tài liệu có sẵn trong doanh nghiệp Ngoài ra, việc tìm hiểu và xác minh số liệu cũng được thực hiện thông qua các cuộc trao đổi với các cô chú và các chị trong tổ chức.
- Phương pháp xử lý số liệu, số liệu được xử lý bằng một số phần mềm; Microsoft Word, Microsoft Excel, máy tính.
Kết cấu chuyên đề
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Sáu Thu
Chương 3 trình bày những nhận xét và kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH MTV Sáu Thu Các đề xuất này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao độ chính xác trong ghi chép và báo cáo, cũng như cải thiện quản lý tồn kho để giảm thiểu lãng phí Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên về kỹ năng kế toán và sử dụng phần mềm quản lý hiện đại cũng được nhấn mạnh nhằm đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong công tác kế toán.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
NGUYÊN VẬT LIỆU
Khái niệm và đặc điểm
Nguyên vật liệu là các đối tượng lao động mà doanh nghiệp mua từ bên ngoài hoặc tự sản xuất, nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của mình.
➢ Đặc điểm của nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên liệu và tài nguyên sẽ bị tiêu hao hoặc biến đổi hình thái vật chất ban đầu, nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng.
Nguyên vật liệu là một phần quan trọng của tài sản lưu động, đóng vai trò chủ chốt trong vốn lưu động dự trữ Chúng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Phân loại a) Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu và vật liệu chính là các thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất, tạo nên cấu trúc vật chất của sản phẩm Khái niệm này có sự liên kết chặt chẽ với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, không cần thiết phải phân biệt giữa vật liệu chính và phụ Ngoài ra, nguyên liệu và vật liệu chính còn bao gồm cả nửa thành phẩm được mua từ bên ngoài nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất và chế tạo thành phẩm.
Vật liệu phụ là các loại vật liệu không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Chúng có thể kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, mùi vị, và hình dáng bề ngoài của sản phẩm, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm Ngoài ra, vật liệu phụ cũng hỗ trợ cho quá trình chế tạo, đáp ứng nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản, đóng gói và phục vụ cho quá trình lao động.
Nhiên liệu là các chất cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh, giúp đảm bảo hoạt động chế tạo sản phẩm diễn ra suôn sẻ Nhiên liệu có thể tồn tại dưới ba dạng: thể lỏng, thể rắn và thể khí.
- Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những thành phần thiết yếu trong quá trình xây dựng Chúng bao gồm các thiết bị cần lắp đặt và không cần lắp, cùng với công cụ, khí cụ và vật kết cấu phục vụ cho việc thi công Theo nguồn gốc và nguyên liệu, vật liệu xây dựng được phân loại thành nhiều loại khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các công trình.
- Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công c) Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, kinh doanh
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho công tác quản lý
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho các mục đích khác.
CÔNG CỤ DUNG CỤ
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của CCDC
Công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, nhưng có thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp, không đủ điều kiện trở thành tài sản cố định (TSCĐ) Theo thông tư 45/2013/TT-BTC, các tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30.000.000 VNĐ sẽ được phân loại là CCDC và có thời gian phân bổ tối đa không quá 24 tháng CCDC cũng bị hao mòn về mặt giá trị trong quá trình sử dụng giống như TSCĐ.
➢ Đặc điểm của công cụ dụng cụ:
CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và duy trì hoạt động cho đến khi gặp sự cố.
- Trong quá trình sử dụng, giá trị công cụ dụng cụ chuyển dịch vào từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Một số CCDC có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn, cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh
Vật liệu, công cụ và dụng cụ có nhiều tiêu thức phân loại khác nhau, mỗi tiêu thức đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ và dụng cụ được chia thành nhiều loại khác nhau.
- Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị)
- Loại phân bổ nhiều lần
Phân bổ công cụ và dụng cụ được chia thành hai loại chính: loại phân bổ 1 lần, bao gồm các công cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn; và loại phân bổ từ 2 lần trở lên, bao gồm các công cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài hơn, cùng với các dụng cụ chuyên dụng.
- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa;
- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ;
- Quần áo bảo hộ lao động;
- Công cụ, dụng cụ khác; c) Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán, công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Thiết bị, phụ tùng thay thế; d) Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ dụng cụ được chia thành:
- Công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh;
- Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý;
- Công cụ, dụng cụ dùng cho mục đích khác;
CÁCH TÍNH GIÁ NVL, CCDC
1.3.1 Cách tính giá NVL, CCDC nhập kho a) Trường hợp 1: NVL, CCDC nhập kho do mua ngoài
Giá mua ghi trên hoá đơn
Các khoản thuế không được hoàn lại
CKTM, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại b) Trường hợp 2: NVL, CCDC tự gia công, chế biến theo giá thành sản xuất thực tế
Giá thành sản xuất thực tế Giá thực tế NVL, CCDC xuất gia công chế biến
CPPS liên quan đến gia công chế biến c) Trường hợp 3: NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến
NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế NVL, CCDC xuất gia công chế biến
CPPS liên quan đến gia công chế biến d) Trường hợp 4: NVL, CCDC nhận góp liên doanh
Giá NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh
Giá đánh giá của hội đồng góp vốn +
CPPS liên quan đến quá trình tiếp nhận e) Trường hợp 5: NVL, CCDC được cấp
CCDC được cấp Giá ghi trên biên bản bàn giao +
CPPS liên quan đến quá trình tiếp nhận đầu tư f) Trường hợp 6: NVL, CCDC được tặng thưởng viện trợ
NVL, CCDC được tặng thưởng viện trợ
= Giá hợp lý hay giá thực tế tương đương
CPPS liên quan đến quá trình tiếp nhận phế liệu thu hồi, trong trường hợp 7, việc nhập kho phế liệu được thực hiện dựa trên giá trị thu hồi tối thiểu hoặc giá ước tính có thể sử dụng được.
1.3.2 Cách tính giá NVL, CCDC xuất kho a) Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của các loại hàng tương tự và các hàng hóa được mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính giá trị trung bình có thể thực hiện theo kỳ hoặc mỗi lần nhập lô hàng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Giá thực tế từng loại xuất kho
= Số lượng từng loại xuất kho
+ Giá đơn vị bình quân
Cách 1: Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (cuối kỳ)
= Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cách 2: Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
= Giá thực tế từng loại tồn sau mỗi lần nhập
Lượng thực tế từng loại tồn sau mỗi lần nhập
Cách 3: Phương pháp bình quân cuối kỳ trước
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
= Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) b) Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Phương pháp này giả định rằng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa được nhập trước sẽ được xuất trước, với việc xuất hết số hàng nhập trước trước khi đến số hàng nhập sau, theo giá thực tế của từng lô hàng xuất Do đó, giá trị tồn kho cuối kỳ sẽ được tính dựa trên đơn giá của những lần nhập kho gần nhất.
Theo phương pháp này, doanh nghiệp cần quản lý nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa theo từng lô hàng, và khi xuất lô hàng nào thì áp dụng giá của lô đó Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có số lượng ít loại nguyên liệu hoặc trong trường hợp nguyên liệu, vật liệu, công cụ và sản phẩm có tính ổn định, dễ tách biệt và nhận diện Cách tính cụ thể sẽ được hướng dẫn chi tiết trong các bước tiếp theo.
Giá thực tế từng loại xuất kho =
Số lượng từng loại xuất dùng thuộc số lượng từng lần nhập kho trước
Giá đơn vị thực tế nhập kho theo từng lần nhập kho trước
CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN SỬ DỤNG
Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là các tài liệu và vật mang thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn tất, đóng vai trò là căn cứ để ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán được xem là một loại tài liệu quan trọng trong lĩnh vực kế toán.
Trong kế toán, có nhiều loại chứng từ thông dụng, bao gồm bảng chấm công, phiếu nhập và xuất kho, phiếu thu và chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị thanh toán, biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, hóa đơn GTGT, và hóa đơn bán hàng Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Mọi hiện tượng kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều liên quan đến việc xuất nhập nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) Việc này yêu cầu lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác theo quy định về ghi chép ban đầu đối với NVL và CCDC.
Một chứng từ kế toán cần phải bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế, bao gồm nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm thực hiện nghiệp vụ Ngoài ra, chứng từ cũng phải ghi rõ người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán là công cụ quan trọng giúp phản ánh kịp thời và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) Việc ghi chép trên thẻ kho và sổ sách kế toán dựa trên hệ thống này sẽ hỗ trợ kiểm tra và giám sát tình hình nhập xuất của từng loại NVL, CCDC, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng đầy đủ nhu cầu về NVL, CCDC.
- Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm kê NVL, CCDC, sản phẩm, hàng hóa
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất khẩu
- Hóa đơn cước phí vận chuyển
Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
- Phiếu xuất NVL, CCDC theo hạn mức
- Biên bản kiểm nghiệm NVL, CCDC, sản phẩm hàng hóa
- Phiếu báo NVL, CCDC còn lại cuối cùng
Tùy thuộc vào đặc điểm và tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, việc áp dụng chứng từ kế toán cần được điều chỉnh cho phù hợp Các chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập kịp thời, chính xác và tuân thủ đúng quy định về kiểu mẫu, nội dung và phương pháp lập Người lập chứng từ có trách nhiệm đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của chúng Ngoài ra, cần có kế hoạch cụ thể cho việc luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo ghi chép được thực hiện kịp thời và đầy đủ.
Một số sổ kế toán thường được sử dụng:
- Sổ (thẻ) kho: Được sử dụng để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn của từng thứ
Thẻ kho được Phòng kế toán lập để ghi chép chi tiết về NVL và CCDC, bao gồm tên, nhãn hiệu, quy cách và đơn vị tính Sau khi hoàn tất, thẻ kho sẽ được giao cho thủ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho về mặt giá trị và số lượng.
Sổ kế toán chi tiết, sổ số dư và sổ đối chiếu luân chuyển là công cụ quan trọng trong việc hạch toán tình hình biến động của nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC), giúp theo dõi cả về giá trị và số lượng.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các bảng nhập, xuất, bảng lũy kế, và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) để đơn giản hóa, nhanh chóng và kịp thời trong việc ghi sổ kế toán trực tiếp.
KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL, CCDC
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) cần được thực hiện đồng thời tại kho và phòng kế toán Việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL và CCDC tại kho là một phần quan trọng trong quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
CCDC đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt tại kho, nơi thủ kho chịu trách nhiệm quản lý vật chất và tổ chức ghi chép, bảo quản, dự trữ hàng hóa Trong phòng kế toán, chức năng của kế toán là giám sát và kiểm tra tình hình nhập – xuất – tồn của CCDC, đồng thời đảm bảo việc bảo quản trong quá trình sản xuất kinh doanh thông qua các chỉ tiêu giá trị.
Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) giữa kho và phòng kế toán.
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
1.5.1 Phương pháp thẻ song song
Sơ đồ 1.1 Phương pháp thẻ song song
- Ở kho: căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL, CCDC để ghi số lượng vào
Thẻ kho là công cụ quan trọng để quản lý nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ theo từng loại và từng kho Việc đối chiếu số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho cần được thực hiện thường xuyên Sau khi ghi chép xong, thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán hàng ngày hoặc theo định kỳ.
Trong phòng kế toán, hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán ghi chép vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) khi nhận được phiếu nhập kho (PNK) và phiếu xuất kho (PXK) từ thủ kho Cuối tháng, kế toán tổ chức họp để tính toán tổng số nhập, xuất và tồn của từng loại NVL, CCDC nhằm đối chiếu với số liệu từ thủ kho Sau khi số liệu được đối chiếu và khớp, kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của NVL, CCDC, và số liệu trên bảng này sẽ được so sánh với sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Phương pháp thẻ song song là một phương pháp đơn giản và dễ kiểm tra đối chiếu, tuy nhiên việc ghi chép thường gặp phải tình trạng trùng lặp Do đó, phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, có quy mô hạn chế và số lượng nghiệp vụ ít, cũng như khi trình độ nhân viên kế toán chưa cao.
1.5.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Sơ đồ 1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi số lượng nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) tại kho Dựa vào phiếu nhập kho (PNK) và phiếu xuất kho (PXK), thủ kho thực hiện việc nhập xuất NVL, CCDC và ghi chép vào thẻ kho Mỗi chứng từ sẽ được ghi trên một dòng riêng, và mỗi danh mục NVL, CCDC sẽ được mở một thẻ kho định kỳ hoặc hàng ngày để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong quản lý kho.
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC), kế toán PNK và PXK cần thường xuyên đối chiếu số liệu tồn kho thực tế với số liệu trên thẻ kho Hàng ngày hoặc theo định kỳ, sau khi hoàn tất việc ghi chép vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán để cập nhật và kiểm tra.
Trong phòng kế toán, khi nhận phiếu nhập và xuất nguyên vật liệu (NVL) cùng với công cụ dụng cụ (CCDC), kế toán thực hiện việc kiểm tra, sắp xếp và phân loại các chứng từ Sau đó, họ lập các bảng kê để ghi nhận thông tin về việc nhập và xuất NVL một cách chính xác.
CCDC giúp đơn giản hóa việc theo dõi và ghi chép sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối tháng Kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển cho toàn bộ năm, và thực hiện ghi sổ hàng tháng vào cuối mỗi tháng Sổ này được sử dụng để ghi lại tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu (NVL).
CCDC được ghi chép chi tiết theo từng kho về số lượng và giá trị trong tháng, với mỗi loại NVL được ghi một dòng trên sổ Sau khi hoàn tất việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu giữa sổ này với thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tổng hợp liên quan.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển giúp giảm khối lượng ghi chép so với phương pháp ghi thẻ song song, mặc dù vẫn duy trì việc ghi trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và kế toán Phương pháp này hạn chế việc kiểm tra thường xuyên và phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất mà không có nhân viên kế toán chi tiết.
1.5.3 Phương pháp ghi sổ số dư
Sơ đồ 1.3 Phương pháp ghi sổ số dư
Tại kho, thủ kho cần phân loại các chứng từ nhập và xuất theo từng loại nguyên vật liệu (NVL) sau khi đã ghi vào thẻ kho Việc này nhằm lập phiếu giao nhận chứng từ, sau đó chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ gốc.
Tại phòng kế toán, khi nhận chứng từ nhập và xuất nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) kèm theo phiếu giao nhận từ thủ kho, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ liên quan Sau đó, kế toán ghi giá và tính thành tiền cho từng chứng từ, tổng hợp giá trị vào bảng lũy kế nhập kho và xuất kho cho từng kho Cuối tháng, dựa vào sổ số dư từ thủ kho, kế toán ghi đơn giá hạch toán của từng nhóm NVL, CCDC và tính thành tiền Số liệu trên sổ số dư sẽ được đối chiếu với bảng nhập – xuất – tồn, và bảng lũy kế nhập – xuất – tồn sẽ được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL, CCDC
1.6.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên a) Khái niệm và đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp KKT là một hệ thống theo dõi và phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất, và tồn kho của các loại vật liệu và hàng hóa trên sổ kế toán Phương pháp này đảm bảo việc quản lý kho bãi được thực hiện một cách có hệ thống và chính xác, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời thông tin về tình trạng hàng hóa.
Kế toán hàng tồn kho sử dụng các tài khoản để phản ánh tình hình biến động, tăng giảm của nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) và hàng hóa Nhờ đó, giá trị của NVL, CCDC và hàng hóa tồn kho có thể được xác định chính xác tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Phương pháp này thường được áp dụng tại các đơn vị sản xuất và thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
➢ TK 151: Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này phản ánh giá trị của các loại nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) mà doanh nghiệp đã mua và chấp nhận thanh toán cho người bán, nhưng chưa được nhập kho vào cuối kỳ.
Giá trị NVL, CCDC, hàng hóa đang đi trên đường
Giá trị NVL, CCDC, hàng hóa đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng
Dư nợ: Giá trị NVL, CCDC, hàng hóa đã mua còn đi trên đường lúc cuối kỳ (chưa về nhập kho)
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế
- Giá trị NVL nhập kho
- Giá trị NVL phát hiện thừa khi kiểm kê
- Giá trị nguyên vật liệu xuất kho
- Chiết khấu thương mại, giảm giá NVL được hưởng
- Giá trị NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê
Dư nợ: Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ
➢ TK 153: Công cụ, dụng cụ
Tài khoản này dùng để phản ánh theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại CCDC
- Giá trị CCDC nhập kho
- Giá trị CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê
- Giá trị CCDC xuất kho
- Chiết khấu thương mại, giảm giá CCDC được hưởng
- Giá trị CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê
Dư nợ: Giá trị CCDC tồn kho cuối kỳ c) Phương pháp hạch toán
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ 1.4 Kế toán biến động tăng, giảm NVL theo phương pháp KKTX
➢ Kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sơ đồ 1.5 Kế toán biến động tăng, giảm CCDC theo phương pháp KKTX
1.6.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ a) Khái niệm và đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp KKĐK là một phương pháp kế toán không theo dõi thường xuyên, mà chỉ ghi nhận hàng tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ, mà không phản ánh các giao dịch nhập và xuất hàng trong kỳ.
Tài khoản kế toán hàng tồn kho có vai trò quan trọng trong việc phản ánh mọi biến đổi của hàng hóa khi nhập và xuất kho Giá trị của hàng hóa khi mua hoặc nhập kho trong kỳ được theo dõi thông qua tài khoản kế toán riêng, cụ thể là tài khoản 611 “mua hàng”.
Phương pháp này thường được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị thấp, đa dạng về chủng loại và số lượng lớn, cũng như trong sản xuất các loại hàng hóa, sản phẩm đơn lẻ.
Trong các đơn vị sản xuất và thương mại kinh doanh hàng hóa giá trị lớn như thiết bị và máy móc, việc áp dụng các tài khoản sử dụng thường ít phổ biến Điều này đặc biệt đúng với những sản phẩm có chất lượng kỹ thuật cao.
- Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL, CCDC…theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)
- Giá thực tế hàng tồn kho lúc đầu k
- Giá trị thực tế mua vào trong k , hàng đã bán bị trả lại
- Giá thực tế hàng tồn kho lúc cuối k
- Giá trị thực tế xuất ra trong k , chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại hàng cho người bán
- Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc cuối k
- Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc đầu k
Dư nợ: Giá trị NVL tồn kho cuối k c) Phương pháp hạch toán
• Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK
Sơ đồ 1.6 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK
• Kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp KKĐK
Sơ đồ 1.7 Kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp KKĐK
1.6.3 Kế toán CCDC cho thuê
Sơ đồ 1.8 Kế toán CCDC cho thuê 1.6.4 Kế toán chuyển đổi TSCĐ thành CCDC
Sơ đồ 1.9 Chuyển đổi TSCĐ thành CCDC
CÁCH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN
1.7.1 Hình thức kế toán nhật ký chung
Sơ đồ 1.10 Kế toán theo hình thức nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa trên số liệu đã ghi, kế toán tiếp tục ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản phù hợp Nếu đơn vị có sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán sẽ ghi vào các sổ chi tiết liên quan sau khi hoàn thành việc ghi sổ Nhật ký chung.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày hoặc cuối tháng), đơn vị sẽ tổng hợp khối lượng nghiệp vụ từ từng sổ Nhật ký đặc biệt và sử dụng số liệu này để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái phải khớp với bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ kế toán Tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh cần phải bằng với tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung trong cùng kỳ, sau khi đã loại trừ các số trùng lặp từ các sổ Nhật ký đặc biệt.
1.7.2 Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái
Sơ đồ 1.11 Kế toán theo hình thức nhật ký - sổ cái
Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC đã được kiểm tra, các tài khoản ghi Nợ và ghi Có sẽ được xác minh để ghi vào nhật ký sổ cái Mỗi hóa đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC sẽ được ghi một dòng trong cả hai phần nhật ký và sổ cái Đối với những chứng từ như PNK, PXK NVL – CCDC phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ một đến ba ngày, sẽ lập bảng tổng hợp NVL – CCDC.
Hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL – CCDC cùng với bảng tổng hợp NVL – CCDC sau khi ghi sổ nhật ký sổ cái sẽ được sử dụng làm cơ sở để ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp tất cả các hóa đơn GTGT, PNK, P K NVL – CCDC, phiếu thu, phiếu chi đã phát sinh trong tháng vào sổ nhật ký sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC Sau đó, kế toán sẽ cộng số liệu từ cột số PS trong nhật ký và các cột Nợ, Có của từng TK 152, 153 để ghi vào dòng cộng PS cuối tháng, từ đó tính ra số PS lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Dựa vào số dư đầu tháng và số PS trong tháng, kế toán sẽ xác định số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng TK 152, 153 trên nhật ký sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL – CCDC cũng cần được khóa sổ để tổng hợp số PS Nợ, số PS Có và tính ra số dư cuối tháng cho từng đối tượng Cuối cùng, căn cứ vào số lượng khóa sổ, lập bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC cho TK 152, 153.
Sau khi khoá sổ, số liệu trên sổ nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết NVL – CCDC sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp nhau, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.7.3 Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.12 Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ làm căn cứ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sau đó được ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và cuối cùng được sử dụng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào sổ kế toán một cách chính xác.
Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan
Để hoàn tất việc khoá sổ, cần tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng, ghi lại trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Quan trọng là phải xác định Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối tài khoản
Sau khi thực hiện đối chiếu, số liệu từ Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu và kiểm tra cần đảm bảo rằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, đồng thời phải khớp với tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính.
Các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải có số dư bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh cần khớp với số dư của các tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.7.4 Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ
Sơ đồ 1.13 Kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ
Dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, số liệu sẽ được ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết liên quan Đối với các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần, chứng từ gốc sẽ được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó kết quả sẽ được ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ tương ứng Cuối tháng, số liệu tổng cộng từ bảng kê, sổ chi tiết sẽ được chuyển vào Nhật ký - Chứng từ.
Cuối tháng, cần thực hiện việc cộng số liệu từ các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra và đối chiếu với các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng như bảng tổng hợp liên quan Số liệu tổng cộng từ Nhật ký - Chứng từ sẽ được ghi trực tiếp vào Sổ Cái, trong khi các chứng từ liên quan sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết tương ứng Sau đó, tổng hợp số liệu từ các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản, nhằm đối chiếu với Sổ Cái Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái cùng với các chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.7.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Sơ đồ 1.14 Kế toán theo hình thức trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Quy trình này bao gồm việc xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH MTV SÁU THU
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV SÁU THU
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH MTV Sáu Thu, tiền thân là Cửa hàng vật liệu xây dựng, đã được thành lập từ năm 2002 tại huyện KongChro, tỉnh Gia Lai dưới hình thức Hộ kinh doanh cá thể Qua nhiều năm hoạt động, Cửa hàng đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô Đặc biệt, vào tháng 7/2021, Cửa hàng đã chuyển mình thành Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành viên Sáu Thu, với giấy phép kinh doanh số 5901173705 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tỉnh Gia Lai cấp.
- Tên công ty: Công ty TNHH MTV Sáu Thu
- Địa chỉ trụ sở: 55 Anh Hùng Núp, Plei Hlektu, Thị Trấn Kông Chro, Huyện Kông Chro, Tỉnh Gia Lai
- Số tài khoản: 5103.444.797979 tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Đông Gia Lai
Bảng 2.1 Các ngành nghề kinh doanh
STT Mã ngành Tên ngành
2 4530 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
3 4620 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống (trừ mủ cao su)
4 4662 Bán buôn kim loại và quặng kim loại
Chi tiết: Bán buôn kim loại
5 4663 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
6 4752 Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh (trừ gỗ)
7 4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
8 7730 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác
Công ty TNHH MTV Sáu Thu, do ông Trần Trung Hạnh làm chủ sở hữu, được thành lập vào ngày 13/07/2021 Mặc dù có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, công ty đã gặp khó khăn trong việc thích ứng với các quy định pháp luật nghiêm ngặt hơn sau khi chuyển đổi sang loại hình Công ty TNHH Để mở rộng quy mô và tham gia đấu thầu các công trình lớn, công ty đã nỗ lực tìm kiếm nhà cung cấp vật liệu và phát triển nguồn nhân lực Đến nay, công ty đã áp dụng tối đa khả năng và kinh nghiệm của mình để thu hút khách hàng và tăng lợi nhuận, từ đó khẳng định vị trí trên thị trường và tạo dựng niềm tin với khách hàng cũng như đội ngũ nhân viên, góp phần xây dựng một tập thể đoàn kết và phát triển bền vững.
Hình 2.1 Hình ảnh Công ty TNHH MTV Sáu Thu 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, với phần lớn có trình độ cao đẳng và đại học Nhân viên đều có kinh nghiệm thực tế, trong khi Ban giám đốc thể hiện sự năng động và nhạy bén trong công tác quản lý, điều hành cũng như nắm bắt thị trường.
Sản phẩm của công ty được sản xuất theo đơn đặt hàng từ các hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư, mang tính đặc thù và cố định Những sản phẩm này chịu ảnh hưởng lớn từ thời tiết và khí hậu, bao gồm các công trình như đập thủy lợi, cầu cống, đường giao thông và điện gió.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh
Bảng 2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Đơn vị tính: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 20120 Số tiền Tỷ lệ
Theo bảng số liệu (Bảng 2.2), các chỉ tiêu kinh doanh đều có xu hướng tăng trưởng Năm 2020 là một năm thành công cho công ty khi huyện nhà triển khai nhiều dự án điện gió Công ty đã vinh dự được chọn làm nhà cung cấp vật liệu xây dựng chính cho các công trình này.
Cụ thể trong năm 2019 doanh thu của công ty đạt 2.406.433 nghìn đồng đến năm
Năm 2020, doanh thu đạt 4.075.878 nghìn đồng, tăng 1.669.445 nghìn đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng khoảng 69% Chi phí năm 2020 cũng tăng lên 3.221.967 nghìn đồng, tăng 1.335.358 nghìn đồng, tương ứng với tỷ lệ 71% Mặc dù chi phí tăng cao hơn doanh thu, nhưng công ty vẫn đạt lợi nhuận trước thuế cao hơn năm 2019 với 208.541 nghìn đồng, tương ứng tỷ lệ 70% Điều này cho thấy hiệu quả kinh doanh tốt, mang lại lợi nhuận, góp phần tăng nguồn vốn sở hữu và thúc đẩy khả năng tích lũy của công ty trong tương lai.
2.1.4 Cơ cấu đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức công tác kế toán a) Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Việc tổ chức bộ máy quản lý là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của công ty Sơ đồ tổ chức cần đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, nhằm tạo ra quy trình làm việc hiệu quả cao.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty b) Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc công ty là người đứng đầu, có quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất và xây dựng theo chức năng và nhiệm vụ quy định Đồng thời, giám đốc cũng chịu trách nhiệm pháp nhân về tất cả các hoạt động sản xuất và kết quả kinh doanh của công ty.
Chịu trách nhiệm về tài chính kế toán và lập kế hoạch cho sản phẩm công ty, tổ chức quản lý nguồn vốn và xác định tài sản vật tư, tiền vốn cùng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đảm bảo hạch toán kế toán đúng chế độ và pháp luật, giúp đơn vị hoạt động liên tục và hiệu quả Phân tích tình hình tài chính và báo cáo tài chính cho giám đốc.
Chức năng khảo sát thị trường giúp công ty lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và định hướng bán hàng cho từng khu vực, đại lý Công ty chỉ đạo kiểm tra và giám sát quy trình công nghệ để đảm bảo chất lượng sản phẩm Quản lý thiết bị sản xuất, lập kế hoạch bảo trì và sửa chữa, đồng thời theo dõi tình trạng thiết bị nhằm duy trì hoạt động ổn định Ngoài ra, công ty trực tiếp quản lý các thiết bị giám sát, kiểm tra và đo lường Cuối cùng, tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của công ty.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy kế toán Công ty
Kế toán trưởng là người điều hành hoạt động của Phòng kế toán, chịu trách nhiệm tổ chức và sắp xếp bộ máy của phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ Họ quản lý tất cả các hợp đồng kinh tế, bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng mới và hợp đồng sửa chữa, theo kế hoạch phát triển của công ty Ngoài ra, kế toán trưởng còn kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán và giá thành sản phẩm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và đối chiếu hóa đơn chứng từ, theo dõi tình trạng xuất – nhập hàng hóa Họ cũng có trách nhiệm đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế tại kho, đồng thời quản lý các phát sinh để giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát và rủi ro.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tập hợp và quản lý tất cả số liệu từ các phần hành khác nhau, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho kế toán trưởng hoặc giám đốc khi cần thiết.
Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung giúp ghi chép và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác Điều này đòi hỏi bộ máy kế toán phải được thiết kế gọn nhẹ và khoa học, nhằm quản lý chặt chẽ tài sản công ty và nâng cao tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh.
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm
- Phương pháp tính thuế: Tính thuế theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp phản ánh hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo đường thẳng
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước d) Hình thức sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán là công cụ quan trọng để ghi chép và tổng hợp số liệu, chứng từ kế toán theo trình tự và phương pháp cụ thể, dựa trên hệ thống tài khoản kế toán và các chế độ kế toán của Nhà nước Việc áp dụng hệ thống này còn phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung", bao gồm các sổ kế toán cần thiết để quản lý tài chính hiệu quả.
+ Bảng tổng hợp chi tiết TK
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung được lập theo sơ đồ 2.3
- Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM NVL, CCDC TẠI CÔNG TY
2.2.1 Đặc điểm của NVL, CCDC
Nguyên vật liệu như cát, đá, sỏi, xi măng, gạch, đinh, que hàn, và thép là những thành phần quan trọng trong quá trình sản xuất Trong quá trình này, các nguyên vật liệu sẽ tiêu hao hoàn toàn và biến đổi hình thái để tạo thành sản phẩm cuối cùng Giá trị của nguyên vật liệu sẽ được chuyển dịch vào chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.
CCDC bao gồm các công cụ như cuốc, xẻng, ván khuôn, đầm bàn và máy hàn, thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất mà không thay đổi hình thái vật chất ban đầu Trong quá trình sản xuất, giá trị của CCDC sẽ hao mòn dần và được chuyển dịch một phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong từng chu kỳ, hoặc toàn bộ vào giá thành sản phẩm nếu giá trị của CCDC là nhỏ.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng yêu cầu quản lý thì NVL, CCDC được chia thành:
- NVL chính: Gạch, cát xây, cát xoa, đá cấp phối, đá 1x2, đá 3x4 ,sắt, thép,
- NVL phụ: Vôi, đinh, que hàn, thép buộc,
Do tính chất công việc, công ty sử dụng nhiều loại công cụ và dụng cụ trong hoạt động Dựa trên yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết về công cụ dụng cụ, chúng được phân loại rõ ràng.
- Các loại quần áo và mũ chuyên dùng cho hoạt động xây lắp để làm việc
- Các loại máy khoan, máy cắt sắt, máy đầm, tham gia vào quá trình xây dựng công trình hạ tầng
- Các loại máy nhào trộn bê tông
- Các loại cuốc xẻng, bay, dao xây
2.2.3 Các nguồn nhập và mục đích xuất NVL, CCDC a) Các nguồn nhập NVL, CCDC
- NVL của công ty là sản phẩm của các tổ chức, cá nhân khai thác tài nguyên trên địa bàn cung ứng
Việc cung cấp CCDC bởi các nhà phân phối tại chỗ giúp giảm chi phí thu mua vật liệu, từ đó hạ giá thành sản phẩm và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường Công ty đã xây dựng được một hệ thống các nhà cung cấp NVL và CCDC dài hạn, uy tín.
- Công ty TNHH MTV Xi măng Xuân Thành Quảng Nam
- Công ty CP Xi măng Vicem Hải Vân
- Công ty TNHH TM TH Thanh Hồng
- Công ty TNHH Minh Hiếu (thiết bị vệ sinh)
- Công ty CP Viglacera (thiết bị vệ sinh)
- Công ty CP Sơn ALO Việt Nam
- Công ty TNHH Sơn Mykolor b) Mục đích xuất NVL, CCDC
NVL (nguyên vật liệu) là thành phần thiết yếu trong việc hình thành sản phẩm hoàn chỉnh Để đảm bảo chất lượng công trình và tiến độ thi công, việc cung cấp NVL và CCDC (công cụ, dụng cụ) cần được thực hiện kịp thời, đúng tiêu chuẩn và chủng loại.
2.2.4 Tình hình công tác quản lý NVL, CCDC tại công ty
Công ty nhận thức rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu (NVL) trong quá trình sản xuất và kinh doanh, do đó, họ rất chú trọng đến việc bảo quản và lưu trữ NVL cũng như công cụ, dụng cụ (CCDC) Tại các kho của Công ty, luôn được trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ cho quản lý và bảo vệ NVL, CCDC, đồng thời quy trình xuất – nhập hàng hóa cũng được quản lý một cách chặt chẽ và liên hoàn.
Để bảo quản nguyên vật liệu (NVL) và công cụ, dụng cụ (CCDC) hiệu quả, cần có kho bãi đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn Việc tổ chức bảo quản vật liệu nhập kho là rất quan trọng nhằm duy trì sản xuất liên tục Công ty đã thiết lập kho tàng phù hợp với quy mô, được trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đong, đếm Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chính xác các nghiệp vụ quản lý và bảo quản, đồng thời đảm bảo hạch toán chặt chẽ.
2.2.5 Đánh giá NVL, CCDC và nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC a) Đánh giá NVL, CCDC nhập kho
Hiện nay, nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) chủ yếu được các công ty mua từ bên ngoài, do đó giá trị NVL và CCDC được ghi sổ kế toán là giá trị trên hóa đơn của người bán Thông thường, các công ty không tính chi phí vận chuyển vào giá bán.
Đối với các vật liệu như cát, đá, sỏi, công ty không nhập kho mà chuyển thẳng đến công trường Việc vận chuyển từ nơi bán đến công trình được thực hiện bởi đội xe của công ty, dẫn đến chi phí vận chuyển cao Hơn nữa, vật liệu có thể được tập hợp trực tiếp vào công trình, do đó công ty hạch toán chi phí mua và chi phí vận chuyển vào tài khoản 632.
+ Đối với công cụ dụng cụ nhập vào doanh nghiệp đánh giá như nguyên vật liệu b) Đánh giá NVL, CCDC xuất kho
Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng, do đó chỉ tiến hành thu mua nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) khi có nhu cầu Hiện tại, các loại NVL và CCDC trên thị trường rất dồi dào và có giá cả ổn định, vì vậy công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá NVL Nhiệm vụ của kế toán NVL và CCDC là quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất.
- Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý và vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kế toán, hạch toán NVL, CCDC như sau:
+ Tổ chức đánh giá, phân loại NVL, CCDC phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu của doanh nghiệp
Tổ chức chứng từ tài khoản và sổ kế toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp là cần thiết để ghi chép và phân loại số liệu về tình hình hiện có Điều này giúp cung cấp thông tin kịp thời cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách chính xác.
+ Thực hiện phân tích đánh giá tình hình kế hoạch thu mua và sử dụng NVL, CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh.
KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY
2.3.1 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ a) Chứng từ sử dụng
- Phiếu đề nghị xuất kho
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho b) Trình tự luân chuyển chứng từ
Thủ tục nhập kho bắt đầu khi hàng hóa và hóa đơn về công ty, cán bộ cung cấp và tiêu thụ sẽ kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính Hóa đơn cần có đầy đủ thông tin như tên và địa chỉ người bán, tên và địa chỉ người mua, mặt hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền Nếu hóa đơn hợp lệ, cán bộ sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên.
- Một liên giao cho thủ kho
- Một liên kèm theo hóa đơn gốc phục vụ thanh toán và hạch toán
Thủ tục xuất kho yêu cầu kế toán kho dựa vào hóa đơn bán hàng và các đề xuất liên quan để lập phiếu xuất kho Số lần xuất kho không bị giới hạn, nhưng số lượng xuất phải tuân theo hạn mức vật tư đã quy định Phiếu xuất kho được lập thành ba liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý hàng hóa.
+ Một liên : Giao cho thủ kho
+ Một liên : Lưu tại cuống
+ Một liên : Giao cho phòng kế toán
2.3.2 Quy trình nhập kho hàng hóa
Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho hàng hóa
(1) Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu câdu nhập kho hàng hóa
(2) Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho
(3) Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng hóa cho thủ kho
Hàng hóa sau khi được kiểm đếm sẽ được nhập kho Trong trường hợp phát hiện vật tư hàng hóa thừa hoặc thiếu, thủ kho cần lập biên bản và ngay lập tức báo cáo cho Giám đốc để có phương án xử lý kịp thời.
Sau khi hàng hóa được nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận vào phiếu nhập kho và lưu lại một liên Liên này sẽ được giao cho kế toán kho, trong khi một liên khác sẽ được trao cho người nhập hàng.
(6) Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng hóa nhập kho
2.3.3 Quy trình xuất kho hàng hóa
Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho hàng hóa
(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, hoặc bán hàng, nhân viên có nhu cầu sẽ lập Yêu cầu xuất kho
Kế toán kho thực hiện việc lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Thủ kho, trong đó Phiếu xuất kho được tạo thành nhiều liên Một liên sẽ được lưu lại trong quyển, trong khi các liên còn lại sẽ được giao cho Thủ kho.
(3) Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu xuất kho
(4) Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên
(5) Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại Phiếu xuất kho cho kế toán
(6) Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất
2.3.4 Một số quy trình hạch toán nghiệp vụ trên phầm mềm Misa
1 Hạch toán mua nguyên vật liệu
Vào phân hệ mua hàng -> Tích chọn mua hàng hóa, dịch vụ -> Thêm
Hoặc vào phân hệ mua hàng -> Tích chọn chứng từ mua hàng
❖ Tại phần thông tin chung trên chứng từ hạch toán mua nguyên vật liệu nhập kho
Để chọn thông tin đối tượng đã được khai báo trước đó, người sử dụng chỉ cần nhấn vào biểu tượng tương ứng Nếu đối tượng chưa được khai báo, người dùng có thể nhanh chóng thêm mới bằng cách tích vào biểu tượng, ví dụ như Công ty TNHH MTV Xi măng Xuân Thành Quảng Nam.
– Thông tin về địa chỉ sẽ được chương trình tự động lấy lên căn cứ vào thông tin về đối tượng đã được khai báo ban đầu
– Nhập tên của người giao hàng (VD: Phạm Thị Hường)
– Nhập nội dung của nghiệp vụ Nhập kho vật tư, hàng hóa mua về vào ô Diễn giải (VD: Nhập kho vật liệu mua về)
– Nhập ngày chứng từ và ngày hạch toán Ngày hạch toán trùng với ngày chứng từ
Trong một số trường hợp, ngày nhập liệu phải lớn hơn hoặc bằng ngày của chứng từ, đặc biệt khi hóa đơn từ cuối năm trước được bỏ quên và nhập liệu vào đầu năm nay.
– Nhập số chứng từ (VD: NK001) Khi thực hiện thêm mới các chứng từ tiếp theo thì số chứng từ sẽ tự động tăng lên
Khi chọn loại tiền hạch toán cho chứng từ, nếu người sử dụng quyết định sử dụng đồng ngoại tệ, cần nhập thêm tỷ giá ngoại tệ tương ứng.
❖ Tại phần Hàng tiền trên chứng từ hạch toán mua nguyên vật liệu nhập kho
NSD cần chọn vật tư, hàng hóa, và CCDC để nhập kho, ví dụ như XMXT Nếu mã nguyên vật liệu mới chưa có trong danh mục, hãy nhấn vào biểu tượng dấu cộng màu xanh ở góc phải để tạo mã NVL mới.
– Diễn giải trên phần Hàng tiền chương trình sẽ tự động lấy lên, tuy nhiên NSD vẫn có thể thay đổi nội dung diễn giải
– Chọn TK Nợ là TK 152: Nguyên vật liệu
– Chọn TK Có là: TK 331- Phải trả nhà cung cấp
Phần mềm tự động thu thập thông tin nguyên vật liệu thông qua việc khai báo, cho phép người dùng nhập số lượng và đơn giá của vật tư khi nhập kho dựa trên hóa đơn mua nguyên vật liệu Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhập tỷ lệ chiết khấu theo hóa đơn để tính toán chính xác hơn.
– Tiền chiết khấu: Sau khi nhập tỷ lệ chiết khấu thì phần mềm tự động tính ra số tiền được chiết khấu trên hóa đơn
❖ Tại phần thuế trên chứng từ mua nguyên vật liệu nhập kho
❖ Tại phần hóa đơn trên chứng từ mua nguyên vật liệu nhập kho
– Điền đầy đủ các thông tin như: Loại hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn trên thông tin của hóa đơn
– Sau khi khai báo xong nhấn vào nút để lưu giữ phiếu Nhập kho vừa lập
2 Khai báo CCDC đầu kì
- Vào phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn Khai báo CCDC đầu kỳ (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Công cụ dụng cụ\Khai báo CCDC đầu kỳ)
Nhập thông tin chi tiết cho CCDC năm trước bao gồm: Mã CCDC, Tên CCDC, Số lượng, Ngày ghi tăng, Tổng số kỳ phân bổ, Số kỳ phân bổ còn lại và Giá trị CCDC.
- Tại tab Đơn vị sử dụng, khai báo thông tin phòng ban đang sử dụng CCDC
Tại tab Thiết lập phân bổ, bạn cần thiết lập tỷ lệ phân bổ và tài khoản chi phí để phân bổ giá trị CCDC cho các bộ phận sử dụng tương ứng.
2.3.5 Kế toán chi tiết NVL tại công ty Để phản ánh toàn bộ tình hình nhập, xuất NVL của công ty, kế toán công ty đã áp dụng “phương pháp thẻ song song”
- Nguyên tắc: Đối với thủ kho phải ghi chép về mặt số lượng, còn đối với kế toán
Để quản lý nguyên vật liệu (NVL) hiệu quả, cần ghi chép đầy đủ cả về số lượng và giá trị của từng loại NVL Quy trình ghi sổ yêu cầu mở sổ và thẻ chi tiết cho từng loại NVL, nhằm đảm bảo thông tin được theo dõi một cách chính xác và có hệ thống.
Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi chép NVL theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này trình tự ghi chép như sau:
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi chép số lượng thực tế vào thẻ kho, được sắp xếp theo từng loại và nhóm nguyên vật liệu (NVL) nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu Thẻ kho cần được đối chiếu thường xuyên với số tồn trên sổ và số hàng thực tế hàng ngày Sau khi hoàn tất việc ghi chép, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ.
