(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, hoặc bán hàng, nhân viên có nhu cầu sẽ lập Yêu cầu xuất kho.
(2) Kế toán kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao Thủ kho.
(3) Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu xuất kho
(4) Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên
(5) Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại Phiếu xuất kho cho kế tốn
2.3.4. Một số quy trình hạch tốn nghiệp vụ trên phầm mềm Misa
1. Hạch toán mua nguyên vật liệu
Vào phân hệ mua hàng -> Tích chọn mua hàng hóa, dịch vụ -> Thêm Hoặc vào phân hệ mua hàng -> Tích chọn chứng từ mua hàng
❖ Tại phần thông tin chung trên chứng từ hạch toán mua nguyên vật liệu nhập
kho
– Chọn thông tin đối tượng nếu đối tượng này đã được khai báo trước đó bằng cách kích vào biểu tượng. Trong trường hợp đối tượng chưa được khai báo, NSD có thể thêm nhanh bằng cách tích vào biểu tượng (VD: Công ty TNHH MTV Xi măng Xuân Thành Quảng Nam)
– Thơng tin về địa chỉ sẽ được chương trình tự động lấy lên căn cứ vào thơng tin về đối tượng đã được khai báo ban đầu.
– Nhập tên của người giao hàng. (VD: Phạm Thị Hường).
– Nhập nội dung của nghiệp vụ Nhập kho vật tư, hàng hóa mua về vào ơ Diễn giải. (VD: Nhập kho vật liệu mua về).
– Nhập ngày chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán trùng với ngày chứng từ. Có một số trường hợp ngày phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ vì bỏ quên hóa đơn từ cuối năm trước sang đầu năm nay mới nhập liệu)
– Nhập số chứng từ (VD: NK001) Khi thực hiện thêm mới các chứng từ tiếp theo thì số chứng từ sẽ tự động tăng lên.
– Chọn Loại tiền hạch toán của chứng từ. Trong trường hợp chọn loại tiền hạch toán là đồng ngoại tệ thì NSD cần phải nhập thêm tỷ giá ngoại tệ.
❖ Tại phần Hàng tiền trên chứng từ hạch toán mua nguyên vật liệu nhập kho
– NSD chọn vật tư, hàng hóa, CCDC cần nhập kho. (VD: XMXT). Nếu như mã nguyên vật liệu mới chưa có trong danh mục thì bạn Tích vào biểu tượng dấu cộng màu xanh bên góc phải để tạo mã NVL mới trước.
– Diễn giải trên phần Hàng tiền chương trình sẽ tự động lấy lên, tuy nhiên NSD vẫn có thể thay đổi nội dung diễn giải.
– Chọn kho: Là kho 152
– Chọn TK Nợ là TK 152: Nguyên vật liệu – Chọn TK Có là: TK 331- Phải trả nhà cung cấp
– Đơn vị tính: Phần mềm tự động lấy từ việc khai báo thông tin nguyên vật liệu – Nhập số lượng và đơn giá của vật tư được nhập kho dựa trên hóa đơn mua NVL – Nhập % tỷ lệ chiết khấu theo hóa đơn
– Tiền chiết khấu: Sau khi nhập tỷ lệ chiết khấu thì phần mềm tự động tính ra số tiền được chiết khấu trên hóa đơn
❖ Tại phần thuế trên chứng từ mua nguyên vật liệu nhập kho
❖ Tại phần hóa đơn trên chứng từ mua nguyên vật liệu nhập kho
– Điền đầy đủ các thơng tin như: Loại hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn trên
thơng tin của hóa đơn
– Sau khi khai báo xong nhấn vào nút <<Cất>> để lưu giữ phiếu Nhập kho vừa lập.
2. Khai báo CCDC đầu kì
- Vào phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn Khai báo CCDC đầu kỳ (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Công cụ dụng cụ\Khai báo CCDC đầu kỳ).
- Nhập các thông tin chi tiết cho CCDC năm trước như: Mã CCDC, Tên CCDC, Số lượng, Ngày ghi tăng, Tổng số kỳ phân bổ, Số kỳ phân bổ còn lại, Giá trị CCDC...
- Tại tab Đơn vị sử dụng, khai báo thơng tin phịng ban đang sử dụng CCDC.
- Tại tab Thiết lập phân bổ, thiết lập tỷ lệ phân bổ và tài khoản chi phí để phân bổ giá trị CCDC cho bộ phận sử dụng tương ứng.
- Nhấn <<Cất>>
2.3.5. Kế toán chi tiết NVL tại cơng ty
Để phản ánh tồn bộ tình hình nhập, xuất NVL của cơng ty, kế tốn cơng ty đã áp dụng “phương pháp thẻ song song”.
- Nguyên tắc: Đối với thủ kho phải ghi chép về mặt số lượng, cịn đối với kế tốn - thì phải ghi chép cả về mặt số lượng lẫn giá trị của từng loại NVL. Trình tự ghi sổ: Sổ, thẻ chi tiết phải mở cho từng loại NVL (Sơ đồ 2.4)
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi chép NVL theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này trình tự ghi chép như sau:
- Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho ghi số lượng thực nhật, thực xuất vào thẻ kho, thẻ kho được thủ kho sắp xếp theo từng loại, nhóm NVL, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên sổ (thẻ kho) với số tiền thực tế hàng ngày, sau khi ghi chép xong, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thu kho nhập.
- Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng loại NVL, ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ , khi nhập chứng từ nhập, xuất thì kế toán phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, thành tiền (hồn chỉnh
chứng từ). Sau đó vào thẻ hoặc sổ chi tiết NVL, cuối tháng kế toán vào thẻ kho đối chiếu số liệu ở thẻ kho với sổ chi tiết NVL.
Sổ sách kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết NVL
- Thẻ kho
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Ví dụ 1: Ngày 04/05/2021 mua xi măng của Cơng ty TNHH MTV xi măng Xuân Thành Quảng Nam
Hình 2.3. Phiếu nhập kho NVL
Căn cứ vào Chứng từ kế tốn (Hình 2.1) kế sau khi kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn thì tiến hành lập phiếu nhập kho (Hình 2.2).
Định khoản:
Nợ TK 152 (Xi măng XT) 840.000.000
Có TK 331 840.000.000
PNK được lập thành 3 liên, viết một lần trong đó: - Liên 1: Lưu
- Liên 2: Giao cho người nhận hàng
- Liên 3: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế tốn để làm căn cứ ghi sổ.
Trên PXK người lập phiếu ghi cột số lượng, tên nhãn hiệu, mã số, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ và thực tế nhập, đơn giá và thành tiền. PXK phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng và chính xác.
Ví dụ: Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh về NVL kế toán lập phiếu xuất kho ngày 04 tháng 06 năm 2021 theo yêu cầu cơng trình điện gió thuộc Cơng ty TNHH Mậu Dịch
Chúng Việt. Kế toán lập phiếu xuất kho như sau:
Hình 2.4. Phiếu xuất kho NVL
Một số nghiệp vụ liên quan đến kho NVL tại công ty như sau:
- Ngày 02/07/2021 theo u cầu của cơng trình Điện gió xã An Trung, cơng ty đã xuất kho cho cơng trình 80.000 viên Gạch 6 lỗ với trị giá xuất kho là 80.320.000 đồng.
Định khoản:
Nợ TK 632 80.320.000
Có TK 152 (Gạch 6 lỗ nhỏ) 80.320.000
- Ngày 12/08/2019 công ty mua 100m3 đá 1x2 của Công ty CP xây lắp Quang Liên với trị giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 22.000.000 đồng chưa thanh toán cho người bán.
Định khoản:
Nợ TK 152 (Đá 1x2) 22.000.000 Có TK 331 22.000.000
❖ Tại phịng kế tốn:
- Sổ chi tiết NVL do kế toán chi tiết vật tư thực hiện (Biểu mẫu 2.1), mỗi sổ chi tiết NVL được mở cho một danh điểm vật tư theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Cơ sở lập sổ chi tiết NVL: căn cứ vào PNK, PXK, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ chi tiết NVL, cuối ngày, cuối tháng, kế tốn tính ra số lượng và giá trị tồn kho của từng danh điểm. Số lượng nhập – xuất – tồn trong tháng trên sổ chi tiết phải khớp với thẻ kho của cùng danh điểm.
2.3.6. Kế tốn chi tiết CCDC tại cơng ty
Để phản ánh tồn bộ tình hình nhập, xuất CCDC của cơng ty, kế tốn công ty đã áp dụng “phương pháp thẻ song song”.
- Nguyên tắc: Đối với thủ kho phải ghi chép về mặt số lượng, cịn đối với kế tốn thì phải ghi chép cả về mặt số lượng lẫn giá trị của từng loại CCDC.
- Trình tự ghi sổ: Sổ, thẻ chi tiết phải mở cho từng loại CCDC.
Sơ đồ 2.5. Trình tự ghi chép CCDC theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này trình tự ghi chép như sau:
- Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho ghi số lượng thực nhật, thực xuất vào thẻ kho, thẻ kho được thủ kho sắp xếp theo từng loại, nhóm CCDC, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên sổ (thẻ kho) với số tiền thực tế hàng ngày, sau khi ghi chép xong, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phịng kế tốn kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thu kho nhập.
- Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng loại CCDC, ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định k , khi nhập chứng từ nhập, xuất thì kế tốn phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, thành tiền (hoàn chỉnh chứng từ). Sau đó vào thẻ hoặc sổ chi tiết CCDC, cuối tháng kế toán vào thẻ kho đối chiếu số liệu ở thẻ kho với sổ chi tiết CCDC.
- Sổ chi tiết CCDC - Thẻ kho
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
Ví dụ 1: Ngày 24/09/2021 mua két sắt của Nhà sách Vân Nghĩa
Hình 2.5. Hóa đơn mua CCDC
Căn cứ vào Hóa đơn (Hình 2.5) kế tốn sau khi kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn thì tiến hành lập phiếu nhập kho (Hình 2.6).
Định khoản:
Nợ TK 1531 (Két sắt) 4.300.000 Có TK 331 4.300.000
Quy trình luân chuyển PNK theo quy định tất cả CCDC khi về đến cơng ty thì đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được hoá đơn của người bán hoặc của nhân viên mua CCDC mang về kiểm tra về số lượng của CCDC để nhập kho.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế tốn lập PNK, PNK phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và thủ kho mới hợp lệ.
PNK CCDC được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, trong đó: - Liên 1: Lưu tại quyển
- Liên 2: Giao cho người nhập hàng
- Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
Người lập PNK ghi cột tên chủng loại, quy cách và số lượng nhập theo chứng từ Thủ kho ghi số thực nhập vào cột thực nhập, ngày tháng nhập và cùng cán bộ thu
mua ký nhận để hợp lý, hợp lệ hóa phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển tiếp cho phịng kế tốn để làm căn cứ ghi sổ kế tốn.
Định khoản:
Hình 2.8. Phiếu xuất kho
Nợ TK 242 4.300.000
Có TK 153 (Két sắt) 4.300.000
Căn cứ vào hóa đơn mua CCDC, căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho và phiếu xuất kho kế toán tiến hành vào thẻ kho để tiện theo dõi. (Hình 2.7)
Thủ kho mở thẻ kho cho từng loại CCDC theo chỉ tiêu số lượng. (Hình 2.8)
Cơ sở lập thẻ kho: Căn cứ vào PNK, PXK mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, cuối tháng, thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho và số lượng nhập – xuất – tồn trên thẻ kho phải khớp với số lượng nhập – xuất – tồn trên sổ chi tiết CCDC.
Mỗi thẻ kho được dùng cho 1 thứ CCDC cùng nhãn hiệu, phòng kế tốn lập thẻ
và ghi chỉ tiêu tên nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số CCDC sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Khi nhận được các chứng từ về nhập và xuất CCDC do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành sắp xếp các loại chứng từ đó theo thứ tự để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra và làm căn cứ để vào sổ CCDC.
Sổ chi tiết CCDC (Hình 2.9) được mở cho việc ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu số lượng và đơn giá (Đơn giá CCDC dùng để ghi sổ là giá thực tế). Cuối tháng có sự đối chiếu giữa sổ chi tiết CCDC với số liệu trên thẻ kho tương ứng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Hình 2.10 Sổ chi tiết CCDC. 2.3.7. Kế tốn tổng hợp NVL tại cơng ty 2.3.7. Kế tốn tổng hợp NVL tại công ty
a. Phương pháp kế tốn sử dụng
Cơng ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên : Kế toán phải ghi chép thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản kế toán sử dụng.
Việc xác định giá vốn thực tế của vật tư, hàng hố được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
b.Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
c.Quy trình hạch tốn
Sơ đồ 2.6. Quy trình hạch tốn kế tốn tổng hợp NVL tại công ty
Cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Phiếu nhập (PN), Phiếu
xuất (PX),…
Nhật ký chung
Ví dụ: Dựa vào PXK, PXK kế tốn ghi vào Sổ nhật ký chung
Hình 2.12. Sổ cái tài khoản 152 2.3.8. Kế toán tổng hợp CCDC tại cơng ty 2.3.8. Kế tốn tổng hợp CCDC tại cơng ty
a. Tài khoản sử dụng
- TK 153, TK 623. Ngồi ra cịn có các TK 111, TK 112, TK 133, TK 331,..
b. Quy trình hạch tốn
Ví dụ: Dựa vào PXK, PXK kế toán ghi vào Sổ nhật ký chung
Hình2.13. Sổ nhật ký chung
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
TẠI CÔNG TY TNHH MTV SÁU THU.
3.1. NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY 3.1.1. Nhận xét chung
Trong suốt quá trình từ khi thành lập đến nay, trải qua 19 năm trưởng thành và phát triển, công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình, gặt hái được nhiều thành cơng, hoạt động kinh doanh cũng được củng cố và nâng cao. Đóng góp vào thành cơng đó, bên cạnh sự cố gắng của đội ngũ công nhân viên sản xuất trong cơng ty thì khơng kể đến sự cố gắng nỗ lực của các nhân viên kế toán.
Trong q trình thực tập tại Cơng ty em đã nhận được hướng dẫn của thầy cô giáo cùng sự giúp đỡ tạo điều tạo điệu kiện của Ban giám đốc, đặc biệt là các chị phịng kế tốn đã cho em tiếp cận với cơng tác tổ chức kế tốn đặc biệt là phần hành kế toán nguyên vật liệu, giúp em có thêm kiến thức thực tế, bổ sung những kiến thức được tiếp thu tại giảng đường, có cách nhìn đầy đủ, chính xác hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn nói riêng. Qua tìm hiểu em có những nhận xét như sau:
3.1.2. Những ưu điểm đạt được
- Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Với cơ cấu tổ chức của máy gọn nhẹ, chặt chẽ theo kiểu quan hệ trực tuyến chức năng, cấp cao nhất là ban giám đốc, giữa các phịng ban tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ, thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về sản xuất và