1.2.1 .Khái niệm và đặc điểm của CCDC
2.2. TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM NVL, CCDC TẠI CÔNG TY
2.2.1. Đặc điểm của NVL, CCDC
- Nguyên vật liệu gồm: Cát, đá, sỏi, xi măng, gạch, đinh, que hàn, thép,.. Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu sẽ tiêu hao tồn bộ, biến hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị nguyên vật liệu chuyển dịch hết một lần vào chi phí sản xuất sản phẩm.
- CCDC gồm: Cuốc, xẻng, ván khuôn, đầm bàn các loại, máy hàn... CCDC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất thường giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Trong quá trình tham gia vào sản xuất giá trị CCDC hao mòn dần và được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong chu kỳ hoặc chuyển dịch toàn bộ vào giá thành sản phẩm nếu giá trị CCDC nhỏ.
2.2.2. Phân loại NVL, CCDC
Căn cứ vào vai trò và tác dụng yêu cầu quản lý thì NVL, CCDC được chia thành: - NVL chính: Gạch, cát xây, cát xoa, đá cấp phối, đá 1x2, đá 3x4...,sắt, thép,.. - NVL phụ: Vôi, đinh, que hàn, thép buộc,...
Do đặc thù công việc công ty cũng sử dụng rất nhiều loại công cụ dụng cụ tham gia vào quá trình hoạt động. Căn cứ vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết CCDC, được chia thành:
- Các loại quần áo và mũ chuyên dùng cho hoạt động xây lắp để làm việc.
- Các loại máy khoan, máy cắt sắt, máy đầm,... tham gia vào quá trình xây dựng cơng trình hạ tầng
- Các loại máy nhào trộn bê tông... - Các loại cuốc xẻng, bay, dao xây....
2.2.3. Các nguồn nhập và mục đích xuất NVL, CCDC
a) Các nguồn nhập NVL, CCDC
- NVL của công ty là sản phẩm của các tổ chức, cá nhân khai thác tài nguyên trên địa bàn cung ứng.
- CCDC cũng được cung cấp bởi các nhà phân phối tại chỗ là điều kiện để giảm chi phí thu mua vật liệu, từ đó giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Công ty đã phát triển được một hệ thống những nhà cung cấp NVL, CCDC dài hạn có uy tín như:
- Cơng ty TNHH MTV Xi măng Xuân Thành Quảng Nam - Công ty CP Xi măng Vicem Hải Vân
- Công ty TNHH TM TH Thanh Hồng
- Công ty TNHH Minh Hiếu (thiết bị vệ sinh) - Công ty CP Viglacera (thiết bị vệ sinh) - Công ty CP Sơn ALO Việt Nam - Công ty TNHH Sơn Mykolor
b) Mục đích xuất NVL, CCDC
NVL là bộ phận quan trọng nhất để cấu thành nên sản phẩm, để có được một sản phẩm hồn chỉnh thì việc cung cấp NVL, CCDC là một nhiệm vụ không thể thiếu. Mặt khác để đảm bảo chất lượng cơng trình cũng như tiến độ thi cơng cần phải cung cấp NVL, CCDC kịp thời, đúng quy cách phẩm chất, chủng loại.
2.2.4. Tình hình cơng tác quản lý NVL, CCDC tại công ty
Nhận thấy tầm quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất và kinh doanh nên Công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ NVL, CCDC. Tại các kho của Cơng ty ln có đầy đủ các trang thiết bị phúc vụ công tác quản lý và bảo vệ NVL, CCDC và các thủ tục xuất – nhập cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn.
Nhằm bảo quản tốt NVL, CCDC tránh hao hụt tổn thất thì cần phải có đủ nhà kho với điều kiện kỹ thuật an toàn. Việc tổ chức bảo quản vật liệu nhập kho là một khâu rất quan trọng. Để đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục Công ty đã tổ chức kho tàng phù hợp với quy mô của Công ty tại các kho cũng trang bị đầy đủ có phương tiện cân, đo, đong, đếm. Đây là điều kiện quan trọng để tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản hạch toán chặt chẽ.
2.2.5. Đánh giá NVL, CCDC và nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC
a) Đánh giá NVL, CCDC nhập kho
- Hiện nay NVL, CCDC chủ yếu do cơng ty mua ngồi nên giá trị NVL, CCDC để kế tốn ghi sổ chính là giá trị tiền hóa đơn của người bán. Thường cơng ty khơng tính chi phí vận chuyển vào giá bán.
+ Đối với các loại vật liệu như: Cát, đá, sỏi... không nhập kho mà được chuyển thẳng đến công trường. Việc vận chuyển từ nơi bán đến cơng trình thi cơng là do đội xe của cơng ty thực hiện, chi phí vận chuyển lớn, hơn nữa có thể tập hợp trực tiếp vào cơng trình nên cơng ty hạch tốn vào chi phí mua, chi phí vận chuyển vào tài khoản 632.
+ Đối với công cụ dụng cụ nhập vào doanh nghiệp đánh giá như nguyên vật liệu.
b) Đánh giá NVL, CCDC xuất kho
Do đặc điểm của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, khi có nhu cầu thì cơng ty mới tiến hành thu mua NVL, CCDC. Hơn nữa các loại NVL, CCDC công ty đang sử dụng hiện nay trên thị trường rất dồi dào, giá cả ổn định nên cơng ty tính giá NVL theo phương pháp nhập trước xuất trước.
c) Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC
- Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý và vị trí của kế tốn trong hệ thống quản lý kế toán, hạch toán NVL, CCDC như sau:
+ Tổ chức đánh giá, phân loại NVL, CCDC phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu của doanh nghiệp.
+ Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm.
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2.3. KẾ TỐN NVL, CCDC TẠI CƠNG TY
2.3.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
a) Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu đề nghị xuất kho
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
b) Trình tự luân chuyển chứng từ
Thủ tục nhập kho: Khi hàng hóa và hóa đơn đã về đến cơng ty thì cán bộ cung cấp, tiêu thụ sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, tức là hóa đơn do bộ tài chính quy định có đầy đủ các chi tiêu như tên và địa chỉ người bán, tên và địa chỉ người mua, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thấy hợp lệ thì cán bộ cung cấp và tiêu thụ mới tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên:
- Một liên giao cho thủ kho
- Một liên kèm theo hóa đơn gốc phục vụ thanh toán và hạch toán - Một liên lưu
Thủ tục xuất kho: Dựa vào hoá đơn bán hàng, đề xuất,..kế toán kho dựa trên hạn mức vật tư để viết phiếu xuất kho, số lần xuất không hạn chế, nhưng số lượng xuất không vượt quá hạn mức quy định. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên:
+ Một liên : Giao cho thủ kho + Một liên : Lưu tại cuống
+ Một liên : Giao cho phịng kế tốn
2.3.2. Quy trình nhập kho hàng hóa
Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho hàng hóa
(1) Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu câdu nhập kho hàng hóa
(2) Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho.
(3) Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng hóa cho thủ kho. (4) Hàng hóa được kiểm đếm và nhập kho. Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với Giám đốc để đưa ra hướng xử lý.
(5) Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng hóa vào phiếu nhập kho, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng.
(6) Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng hóa nhập kho.
2.3.3. Quy trình xuất kho hàng hóa
Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho hàng hóa
(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, hoặc bán hàng, nhân viên có nhu cầu sẽ lập Yêu cầu xuất kho.
(2) Kế toán kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Thủ kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao Thủ kho.
(3) Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu xuất kho
(4) Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa nhận hàng và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên
(5) Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại Phiếu xuất kho cho kế toán
2.3.4. Một số quy trình hạch tốn nghiệp vụ trên phầm mềm Misa
1. Hạch toán mua nguyên vật liệu
Vào phân hệ mua hàng -> Tích chọn mua hàng hóa, dịch vụ -> Thêm Hoặc vào phân hệ mua hàng -> Tích chọn chứng từ mua hàng
❖ Tại phần thông tin chung trên chứng từ hạch tốn mua ngun vật liệu nhập
kho
– Chọn thơng tin đối tượng nếu đối tượng này đã được khai báo trước đó bằng cách kích vào biểu tượng. Trong trường hợp đối tượng chưa được khai báo, NSD có thể thêm nhanh bằng cách tích vào biểu tượng (VD: Công ty TNHH MTV Xi măng Xuân Thành Quảng Nam)
– Thơng tin về địa chỉ sẽ được chương trình tự động lấy lên căn cứ vào thông tin về đối tượng đã được khai báo ban đầu.
– Nhập tên của người giao hàng. (VD: Phạm Thị Hường).
– Nhập nội dung của nghiệp vụ Nhập kho vật tư, hàng hóa mua về vào ơ Diễn giải. (VD: Nhập kho vật liệu mua về).
– Nhập ngày chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán trùng với ngày chứng từ. Có một số trường hợp ngày phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ vì bỏ quên hóa đơn từ cuối năm trước sang đầu năm nay mới nhập liệu)
– Nhập số chứng từ (VD: NK001) Khi thực hiện thêm mới các chứng từ tiếp theo thì số chứng từ sẽ tự động tăng lên.
– Chọn Loại tiền hạch toán của chứng từ. Trong trường hợp chọn loại tiền hạch toán là đồng ngoại tệ thì NSD cần phải nhập thêm tỷ giá ngoại tệ.
❖ Tại phần Hàng tiền trên chứng từ hạch toán mua nguyên vật liệu nhập kho
– NSD chọn vật tư, hàng hóa, CCDC cần nhập kho. (VD: XMXT). Nếu như mã nguyên vật liệu mới chưa có trong danh mục thì bạn Tích vào biểu tượng dấu cộng màu xanh bên góc phải để tạo mã NVL mới trước.
– Diễn giải trên phần Hàng tiền chương trình sẽ tự động lấy lên, tuy nhiên NSD vẫn có thể thay đổi nội dung diễn giải.
– Chọn kho: Là kho 152
– Chọn TK Nợ là TK 152: Nguyên vật liệu – Chọn TK Có là: TK 331- Phải trả nhà cung cấp
– Đơn vị tính: Phần mềm tự động lấy từ việc khai báo thông tin nguyên vật liệu – Nhập số lượng và đơn giá của vật tư được nhập kho dựa trên hóa đơn mua NVL – Nhập % tỷ lệ chiết khấu theo hóa đơn
– Tiền chiết khấu: Sau khi nhập tỷ lệ chiết khấu thì phần mềm tự động tính ra số tiền được chiết khấu trên hóa đơn
❖ Tại phần thuế trên chứng từ mua nguyên vật liệu nhập kho
❖ Tại phần hóa đơn trên chứng từ mua nguyên vật liệu nhập kho
– Điền đầy đủ các thơng tin như: Loại hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn trên
thơng tin của hóa đơn
– Sau khi khai báo xong nhấn vào nút <<Cất>> để lưu giữ phiếu Nhập kho vừa lập.
2. Khai báo CCDC đầu kì
- Vào phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn Khai báo CCDC đầu kỳ (hoặc vào menu Nghiệp vụ\Công cụ dụng cụ\Khai báo CCDC đầu kỳ).
- Nhập các thông tin chi tiết cho CCDC năm trước như: Mã CCDC, Tên CCDC, Số lượng, Ngày ghi tăng, Tổng số kỳ phân bổ, Số kỳ phân bổ còn lại, Giá trị CCDC...
- Tại tab Đơn vị sử dụng, khai báo thơng tin phịng ban đang sử dụng CCDC.
- Tại tab Thiết lập phân bổ, thiết lập tỷ lệ phân bổ và tài khoản chi phí để phân bổ giá trị CCDC cho bộ phận sử dụng tương ứng.
- Nhấn <<Cất>>
2.3.5. Kế toán chi tiết NVL tại cơng ty
Để phản ánh tồn bộ tình hình nhập, xuất NVL của cơng ty, kế tốn cơng ty đã áp dụng “phương pháp thẻ song song”.
- Nguyên tắc: Đối với thủ kho phải ghi chép về mặt số lượng, cịn đối với kế tốn - thì phải ghi chép cả về mặt số lượng lẫn giá trị của từng loại NVL. Trình tự ghi sổ: Sổ, thẻ chi tiết phải mở cho từng loại NVL (Sơ đồ 2.4)
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi chép NVL theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này trình tự ghi chép như sau:
- Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho ghi số lượng thực nhật, thực xuất vào thẻ kho, thẻ kho được thủ kho sắp xếp theo từng loại, nhóm NVL, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên sổ (thẻ kho) với số tiền thực tế hàng ngày, sau khi ghi chép xong, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập, xuất cho phịng kế tốn kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thu kho nhập.
- Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng loại NVL, ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ , khi nhập chứng từ nhập, xuất thì kế toán phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, thành tiền (hồn chỉnh
chứng từ). Sau đó vào thẻ hoặc sổ chi tiết NVL, cuối tháng kế toán vào thẻ kho đối chiếu số liệu ở thẻ kho với sổ chi tiết NVL.
Sổ sách kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết NVL
- Thẻ kho
- Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Ví dụ 1: Ngày 04/05/2021 mua xi măng của Cơng ty TNHH MTV xi măng Xuân Thành Quảng Nam
Hình 2.3. Phiếu nhập kho NVL
Căn cứ vào Chứng từ kế tốn (Hình 2.1) kế sau khi kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn thì tiến hành lập phiếu nhập kho (Hình 2.2).
Định khoản:
Nợ TK 152 (Xi măng XT) 840.000.000
Có TK 331 840.000.000
PNK được lập thành 3 liên, viết một lần trong đó: - Liên 1: Lưu
- Liên 2: Giao cho người nhận hàng
- Liên 3: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế tốn để làm căn cứ ghi sổ.
Trên PXK người lập phiếu ghi cột số lượng, tên nhãn hiệu, mã số, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ và thực tế nhập, đơn giá và thành tiền. PXK phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng và chính xác.
Ví dụ: Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh về NVL kế toán lập phiếu xuất kho ngày 04 tháng 06 năm 2021 theo yêu cầu cơng trình điện gió thuộc Cơng ty TNHH Mậu Dịch
Chúng Việt. Kế toán lập phiếu xuất kho như sau:
Hình 2.4. Phiếu xuất kho NVL
Một số nghiệp vụ liên quan đến kho NVL tại công ty như sau:
- Ngày 02/07/2021 theo u cầu của cơng trình Điện gió xã An Trung, cơng ty đã xuất kho cho cơng trình 80.000 viên Gạch 6 lỗ với trị giá xuất kho là 80.320.000 đồng.
Định khoản:
Nợ TK 632 80.320.000
Có TK 152 (Gạch 6 lỗ nhỏ) 80.320.000
- Ngày 12/08/2019 công ty mua 100m3 đá 1x2 của Công ty CP xây lắp Quang Liên với trị giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 22.000.000 đồng chưa thanh toán cho người bán.
Định khoản:
Nợ TK 152 (Đá 1x2) 22.000.000 Có TK 331 22.000.000
❖ Tại phịng kế tốn:
- Sổ chi tiết NVL do kế toán chi tiết vật tư thực hiện (Biểu mẫu 2.1), mỗi sổ chi tiết NVL được mở cho một danh điểm vật tư theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Cơ sở lập sổ chi tiết NVL: căn cứ vào PNK, PXK, mỗi chứng từ gốc được ghi một