Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.Ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam.

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VIỆC ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀO CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS

Tổng quan về hoạt động logistics

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của logistics

Cụm từ logistics có nguồn gốc từ các cuộc chiến tranh trong thời kỳ Hy Lạp cổ đại, xuất phát từ nhu cầu quân sự Đế chế Roman và Byzantine đã phát triển khái niệm logistics, liên quan đến việc cung cấp tài chính, lương thực và vũ khí cho quân đội.

Trong quá trình di chuyển từ căn cứ đến tiền tuyến, các chiến sĩ đảm nhận nhiệm vụ logistics, được gọi là logistikas Napoleon cũng đã định nghĩa logistics trong các cuộc chiến phương Tây là hoạt động thiết yếu để duy trì lực lượng quân đội, bao gồm việc bố trí và di chuyển quân.

Trong giai đoạn đầu, logistics được hiểu là quản lý vận chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm cuối cùng Tuy nhiên, khái niệm này cần mở rộng hơn, vì logistics hiện đại không chỉ bao gồm các hoạt động liên quan đến dòng sản phẩm mà còn yêu cầu đào tạo kỹ năng, phát triển tài liệu kỹ thuật, phương tiện sửa chữa, bộ phận thay thế và yếu tố thông tin quan trọng.

Hội đồng quản lý logistics của Hoa Kỳ (CLM) đã mở rộng khái niệm logistics bằng cách bổ sung yếu tố thông tin, định nghĩa logistics là quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát lưu chuyển, dự trữ hàng hóa, dịch vụ cùng thông tin liên quan từ điểm xuất phát đến nơi tiêu thụ cuối cùng, nhằm đảm bảo hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của khách hàng (Lambert, 1988).

Vào năm 2003, Edward H Frazelle, chủ tịch Học viện Nghiên cứu logistics, đã chỉ ra rằng logistics không chỉ bao gồm việc lưu chuyển sản phẩm và thông tin mà còn cả dòng luân chuyển tiền tệ, điều này rất quan trọng để đảm bảo sự trôi chảy trong chuỗi hoạt động logistics Ông nhấn mạnh rằng logistics là sự luân chuyển của vật tư, thông tin và tài chính giữa người tiêu dùng và nhà cung cấp Tại Việt Nam, Luật Thương mại năm 1997 cũng đã công nhận dịch vụ logistics, định nghĩa đây là hành vi thương mại liên quan đến việc giao nhận hàng hóa, bao gồm việc nhận hàng, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của khách hàng.

Luật Thương mại năm 1997 chỉ định nghĩa logistics một cách hẹp, tập trung vào các hoạt động liên quan đến hàng hóa Đến năm 2005, luật đã được điều chỉnh để mở rộng khái niệm này, tuy nhiên vẫn không quy định cụ thể mà chỉ để ngỏ cho các dịch vụ liên quan đến hàng hóa trong tương lai Dịch vụ logistics được xác định là hoạt động thương mại, trong đó thương nhân thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, và giao hàng theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.

Dịch vụ logistics, hay còn gọi là lô-gi-stíc trong tiếng Việt, vẫn thường được sử dụng nguyên văn từ tiếng Anh do chưa có từ nào dịch sát nghĩa gốc Trước đây, logistics từng được dịch là hậu cần, nhưng cách dịch này vẫn chưa phản ánh đúng bản chất của thuật ngữ.

Logistics đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, trải dài qua nhiều ngành nghề khác nhau Mặc dù có nhiều định nghĩa và cách tiếp cận khác nhau theo từng giai đoạn lịch sử, không thể xác định một định nghĩa nào là chính xác nhất Do đó, việc áp dụng định nghĩa logistics cần dựa vào đặc điểm cụ thể của ngành nghề và cách tiếp cận phù hợp.

Từ những khái niệm đã đúc kết ở mục trên, (Châu, 2009) đã liệt kê 3 đặc điểm chính của logistics như sau:

Logistics là một quá trình tổng thể, không chỉ đơn thuần là một hoạt động riêng lẻ Nó bao gồm chuỗi các hoạt động liên quan đến việc luân chuyển sản phẩm, thông tin và tài chính Tất cả các hoạt động này được thực hiện một cách hệ thống và khoa học thông qua các bước hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát Hơn nữa, các hoạt động logistics diễn ra liên tục, hỗ trợ lẫn nhau và có tác động qua lại, tạo thành một mạng lưới hiệu quả.

Logistics là quá trình quản lý tất cả các nguồn tài nguyên và yếu tố đầu vào cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Những nguồn tài nguyên này không chỉ bao gồm nguyên vật liệu mà còn bao gồm nguồn nhân lực, thông tin, tài chính, cũng như các bí quyết và bí mật công nghệ.

Logistics bao gồm hai cấp độ chính: hoạch định và tổ chức Ở cấp độ hoạch định, nhà quản trị cần ưu tiên xác định vị trí, bao gồm việc lựa chọn nguồn cung cấp nguyên vật liệu, thời gian thu gom, và địa điểm vận chuyển đến kho hoặc nhà máy sản xuất Ngoài ra, họ cũng cần xem xét các điểm phân phối hàng hóa tới khách hàng một cách hiệu quả.

Ở cấp độ tổ chức, các nhà quản trị chú trọng đến vận chuyển và lưu trữ, nghiên cứu cách luân chuyển nguyên liệu từ điểm đầu đến điểm cuối của chuỗi cung ứng Tuy nhiên, tại Việt Nam, nhiều người chỉ hiểu logistics ở mức độ cơ bản, coi đó chỉ là quá trình vận chuyển hàng hóa, dẫn đến những hiểu lầm về bản chất thực sự của logistics.

Ba đặc điểm chính của logistics đều hướng tới mục tiêu chung mà các doanh nghiệp cần đạt được: cung cấp đúng số lượng các yếu tố tại đúng địa điểm và thời gian quy định, với chi phí tối ưu Các yếu tố này bao gồm nguồn nguyên vật liệu đầu vào, nguồn nhân lực vận hành, bán thành phẩm, thành phẩm lưu kho và sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng trong chuỗi cung ứng.

Logistics đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ việc tìm kiếm nguyên vật liệu đầu vào cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người tiêu dùng Tốc độ và hiệu quả của quá trình luân chuyển hàng hóa phụ thuộc nhiều vào các hoạt động logistics.

Vai trò của logistics đối với nền kinh tế quốc dân:

Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các hoạt động kinh tế giữa các quốc gia và doanh nghiệp nội địa Qua việc cung cấp nguyên vật liệu, quản lý quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm, logistics giúp mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

-Tối ưu hóa quy trình từ lúc nhập nguyên vật liệu cho đến khi phân phối sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng.

- Tiết kiệm được thời gian và chi phí cho quá trình vận chuyển, phân phối.

- Mở rộng thị trường, tiêu chuẩn hóa các chứng từ trong kinh doanh quốc tế. Vai trò của logistics đối với doanh nghiệp:

Trước đây, sự hình thành của logistics được xem là dựa vào các chức năng của bộ phận marketing và sản xuất.

Giải pháp công nghệ trong các hoạt động logistics

1.2.1 Khái niệm giải pháp công nghệ trong các hoạt động quản trị logistics

Giải pháp công nghệ đóng vai trò quan trọng trong thiết kế sản phẩm, quy trình kỹ thuật và sản xuất, ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng (Hofman & Rusch, 2017) Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, các yếu tố như thị trường, nhu cầu khách hàng và tính linh hoạt ngày càng cao yêu cầu các nhà sản xuất mở rộng mạng lưới logistics, nhằm tối ưu hóa quy trình logistics cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, từ đó cải thiện quyết định kinh doanh (Lasi, 2014).

Giải pháp công nghệ hiện đại tập trung vào việc tăng cường ứng dụng Internet vạn vật (IoT) để kết nối thông tin về sản phẩm, máy móc, dịch vụ và con người Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số giúp lập kế hoạch hiệu quả cho nguồn lực và quản lý hệ thống kho vận, từ đó tối ưu hóa quy trình truyền dữ liệu giữa các phòng ban và đạt được kết quả tốt nhất (Barreto, L., Amaral, A., & Pereira, T., 2017).

Winkelhaus đã nêu bật lên 3 khía cạnh chính để làm rõ hơn về khái niệm giải pháp công nghệ trong logistics (Sven Winkelhaus , 2019):

- Ý nghĩa của mô hình sản xuất mới (tùy biến đại chúng) cho logistics

- Ứng dụng những công nghệ kỹ thuật số mới như IoT, hệ thống thực - ảo,…

-Tầm quan trọng của con người trong vai trò nhân viên, khách hàng, các bên liên quan,…

Con người, đặc biệt là các nhà quản trị logistics, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển các giải pháp công nghệ ứng dụng cho hoạt động logistics.

Các giải pháp công nghệ trong logistics đã trải qua hai giai đoạn chính: thay thế các phương thức truyền thống bằng công nghệ mới và phát triển các phương thức hiện đại theo hướng tích cực Để làm rõ các ứng dụng chủ yếu của những giải pháp này trong hoạt động logistics, chúng được phân thành bốn nhóm giải pháp (Strandhagen, 2017).

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Phân tích dữ liệu lớn đang mở ra tiềm năng lớn trong việc hỗ trợ và tự động hóa quy trình ra quyết định Những công nghệ này giúp cải thiện độ chính xác và hiệu quả của quyết định bằng cách dựa trên phân tích dữ liệu sâu rộng, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định của con người.

Nhận dạng và kết nối là yếu tố quan trọng trong IoT, với các công nghệ cảm biến thông minh cho phép xác định sản phẩm và vật liệu một cách độc nhất Điều này không chỉ nâng cao khả năng theo dõi mà còn cải thiện việc truy tìm các sản phẩm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.

Luồng thông tin liền mạch đề cập đến hệ thống công nghệ thông tin tích hợp, thúc đẩy Điện toán đám mây để cung cấp truy cập dữ liệu và thông tin theo thời gian thực từ nhiều nguồn Mục tiêu là nâng cao khả năng lập kế hoạch sản xuất một cách nhanh chóng và hệ thống hơn.

Tự động hóa, robot và công nghệ sản xuất mới đang ngày càng phát triển, với sự ra đời của các thiết bị tiên tiến và hệ thống vận tải thông minh Những công nghệ này không chỉ thay thế mà còn hỗ trợ các hoạt động thủ công của con người, nâng cao hiệu quả và năng suất trong quá trình làm việc.

Các giải pháp công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động logistics, bao gồm cả xử lý nguyên vật liệu, kho vận và vận tải, cũng như quản lý nguồn lực Công nghệ mới không chỉ tác động đến các luồng logistics nội bộ mà còn cải thiện toàn bộ chuỗi cung ứng thông qua khả năng tích hợp ngang giữa các bên liên quan, từ đó nâng cao khả năng thấu thị và phối hợp.

1.2.2 Vai trò và vị trí của giải pháp công nghệ trong các hoạt động logistics

Hình 1.2: Vị trí của dịch vụ logistics trong chuỗi cung ứng

Nguồn: Vũ Đình Nghiêm Hùng, 2014

- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Dòng vật chất, còn được biết đến là dòng sản phẩm, là con đường di chuyển hàng hóa và dịch vụ từ nơi nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sản phẩm đến được tay khách hàng Với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ, quá trình phân phối sản phẩm có thể được tối ưu hóa, đảm bảo cung cấp đúng và đủ cả về số lượng lẫn chất lượng sản phẩm cho khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của người dùng.

Dòng thông tin trong quy trình giao nhận hàng hóa bao gồm cả dòng nhận và dòng giao các đơn đặt hàng, tập trung vào thông tin và chứng từ liên quan đến hàng hóa Việc áp dụng các giải pháp công nghệ sẽ giúp người vận hành và khách hàng dễ dàng theo dõi lộ trình lô hàng, đồng thời giao dịch chứng từ giữa người gửi và người nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Dòng tài chính trong doanh nghiệp bao gồm tiền thanh toán từ khách hàng và tiền chi trả cho nhà cung cấp Sự phát triển của công nghệ đã làm cho quy trình thanh toán trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi hơn.

- Tối ưu hóa giá trị của doanh nghiệp

Giá trị sản phẩm được nâng cao khi nhà cung cấp áp dụng công nghệ, yêu cầu họ cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm và dịch vụ trên nền tảng kỹ thuật số Điều này giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin về công dụng, mẫu mã, đặc tính và bảng giá, từ đó quảng bá hình ảnh sản phẩm hiệu quả hơn.

Giá trị dịch vụ ngày càng được nâng cao nhờ vào các giải pháp công nghệ, cho phép khách hàng linh hoạt tra cứu quy trình bảo hành, sửa chữa và cách sử dụng sản phẩm/dịch vụ Khách hàng cũng có thể dễ dàng đặt lịch hẹn trực tiếp trên trang web Đồng thời, nhà cung cấp có thể quản lý nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, đảm bảo mang đến trải nghiệm tốt nhất về sản phẩm và dịch vụ.

Giá trị giao tiếp ngày càng được nâng cao nhờ vào việc ứng dụng công nghệ, cho phép khách hàng nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp qua hộp chatbox trên trang web của doanh nghiệp Bên cạnh đó, các bộ phận trong công ty cũng dễ dàng giao tiếp hiệu quả với nhau thông qua các ứng dụng nội bộ.

Những điều kiện để ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics…

Hiện nay, nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện về logistics trong bối cảnh công nghệ 4.0, theo Nguyễn Xuân Quyết.

(2019) cũng đã tổng hợp các nghiên cứu trước đó để đưa ra các điều kiện như sau: 1.3.1 Nhận thức của khách hàng bao gồm:

Nhu cầu sử dụng các giải pháp công nghệ trong logistics ngày càng tăng cao, đặc biệt trong bối cảnh đại dịch Covid-19 Khách hàng hiện nay đòi hỏi sự minh bạch và chính xác trong việc theo dõi và quản lý lô hàng của mình từ xa Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động logistics, giúp nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của quy trình vận chuyển hàng hóa.

Kiểm định chất lượng các giải pháp công nghệ là quá trình quan trọng giúp xác định và cải thiện hiệu quả của các công nghệ Bằng cách sử dụng các thang đo kiểm định chất lượng, chúng ta có thể rút ra những phương án tối ưu để hoàn thiện các giải pháp công nghệ hiện có.

Mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng công nghệ là yếu tố quan trọng, giúp định hướng cho việc cải tiến các giải pháp công nghệ Các kết quả và đánh giá sơ bộ về sự hài lòng này sẽ là kim chỉ nam cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm.

Độ tin cậy của khách hàng trong việc sử dụng công nghệ là yếu tố quan trọng, đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác nhất Sự tin cậy này không chỉ nâng cao trải nghiệm người dùng mà còn góp phần vào sự thành công lâu dài của các sản phẩm và dịch vụ công nghệ.

1.3.2 Công nghệ và bảo mật:

-Hình thức đa dạng: Yêu cầu về hình thức trình bày phải bắt mắt để có thể gây ấn tượng cho khách hàng khi sử dụng.

Giao diện của trang web cần phải đơn giản và dễ sử dụng, với các yếu tố như font chữ, màu sắc và bố cục được thiết kế hợp lý, nhằm tạo thiện cảm và thu hút người dùng từ mọi đối tượng.

Khả năng kết nối đa phương thức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong bối cảnh đại dịch Covid, khi việc làm từ xa trở thành xu hướng chủ đạo Do đó, các ứng dụng cần được phát triển để hoạt động hiệu quả trên cả giao diện máy tính và điện thoại, giúp người dùng dễ dàng truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Khả năng bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu, giúp người sử dụng cảm thấy an tâm hơn khi áp dụng các giải pháp công nghệ Việc đảm bảo thông tin cá nhân được bảo mật tối ưu không chỉ tăng cường sự tin tưởng mà còn nâng cao trải nghiệm người dùng.

Luật do Chính phủ ban hành, bao gồm các bộ luật và nghị định, có ảnh hưởng sâu rộng đến phạm vi và phương thức ứng dụng trong thực tiễn Do đó, việc dựa vào các quy định này là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp cho các ứng dụng và hoạt động liên quan.

-Phương thức thực hiện hợp đồng điện tử: Các phương thức thực hiện hợp đồng điện tử phải bảo đảm được pháp luật cho phép.

Thông tin về dữ liệu, dù lớn hay nhỏ, cùng với tính hợp pháp của chữ ký số, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định sự thành công của các giải pháp công nghệ được áp dụng.

Thủ tục giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm cần được quy định rõ ràng để xác định phạm vi sử dụng các giải pháp công nghệ tại Việt Nam Việc này sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc xử lý các vi phạm liên quan đến công nghệ.

1.3.4 Sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng:

Khung pháp lý về sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng là rất quan trọng Cần tham khảo kỹ lưỡng các nguồn luật liên quan để đảm bảo tuân thủ và không vi phạm khi áp dụng công nghệ mới Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng công nghệ.

Đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin khách hàng là yếu tố quan trọng, giúp tạo ra sự tin tưởng và ấn tượng tích cực khi khách hàng sử dụng công nghệ Việc bảo vệ thông tin cá nhân không chỉ mang lại cảm giác an toàn cho người dùng mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Để tạo dựng nhận thức mạnh mẽ cho khách hàng về doanh nghiệp, việc trình bày và bố trí thương hiệu một cách bắt mắt là rất quan trọng Sử dụng các giải pháp công nghệ hiệu quả sẽ giúp nâng cao giá trị của nhãn hiệu, thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng tích cực trong lòng người tiêu dùng.

Thủ tục xử lý vi phạm bản quyền và lộ bí mật thông tin là rất quan trọng Cần nghiên cứu kỹ lưỡng các quy trình này để đảm bảo quyền lợi và tránh mâu thuẫn khi sự cố xảy ra Việc nắm vững các thủ tục sẽ giúp bảo vệ bản quyền và thông tin nhạy cảm một cách hiệu quả.

1.3.5 Hệ thống thanh toán điện tử:

Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại một số doanh nghiệp tại Việt Nam

1.4.1 Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn

Từ năm 2013, Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn đã vươn lên trở thành trụ cột hàng đầu trong ngành khai thác cảng tại Việt Nam với thương hiệu Saigon New Port (SNP) Công ty đã thành công trong việc cung cấp giá trị nổi bật cho khách hàng thông qua các giải pháp công nghệ tiên tiến Hiện nay, Tân Cảng Sài Gòn hợp tác với nhiều đối tác lớn như FPT, Viettel cùng các công ty khởi nghiệp như Abivin, Smartlogs, Ecotruck, và mở rộng liên kết với các đối tác quốc tế như KPIT/Birlasoft, Trinamix, Oracle, Info Dưới đây là một số ứng dụng công nghệ tiêu biểu mà công ty đang triển khai.

Hệ thống quản trị dịch vụ Logistics hiện đại – Oracle Transportation Management.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS đa dạng đáp ứng nhu cầu khách hàng, và việc áp dụng các giải pháp công nghệ trong quản trị logistics đã mang lại nhiều lợi ích cho Tổng công ty.

Quản lý và theo dõi quy trình từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hoàn tất các công việc, xuất hóa đơn và giám sát công nợ (nếu có) là rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả trong kinh doanh.

-KPI - Key Performance Indicator- bình quân đạt trên 98% trong việc nâng cao tỷ lệ đáp ứng dịch vụ cho khách hàng trong nhiều năm.

-Giảm thiểu các sai sót cá nhân Đánh giá trung thực về hiệu quả năng lực của các thành viên tham gia trong chuỗi dịch vụ.

- Kết nối hiệu quả và đồng bộ với các hệ thống thông tin của khách hàng.

Kể từ năm 2012, Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn đã triển khai thành công nền tảng E-Port, giúp các hãng tàu, đại lý, chủ hàng và các bên liên quan theo dõi và quản lý lô hàng một cách hiệu quả Nền tảng này cung cấp nhiều chức năng hữu ích, cho phép người dùng chủ động kiểm soát tình trạng lô hàng của mình.

Khách hàng hiện có thể tra cứu lịch tàu tại các cảng, bao gồm thông tin về đại lý hãng tàu, tên tàu, mã chuyến xuất - nhập, thời gian tàu cập bến thực tế (ATB), thời gian tàu rời bến thực tế (ATD), cũng như thời gian cảng/ICD ngừng tiếp nhận đăng ký xuất tàu cho container hàng xuất tại Cát Lái Ngoài ra, thông tin về thời gian cảng tiếp nhận hàng xuất cho các loại container như khô, lạnh, quá khổ và nguy hiểm cũng được cung cấp tại các khu vực như Cát Lái, Cát Lái Giang Nam, ICD Long Bình, ICD Sóng Thần, Tân Cảng Hiệp Phước và Tân Cảng Mỹ Thủy 2, TCIT, TCTT.

Cung cấp thông tin về danh sách nhập - xuất tàu tóm tắt để khách hàng có thể tiện theo dõi và nắm bắt.

Cải thiện không ngừng giao diện của website để khách hàng có thể chủ động cập nhật manifest, danh sách nhập- xuất hàng của mình.

Cung cấp thông tin chi tiết về container và quy trình làm hàng tại cảng giúp khách hàng chủ động trong việc sắp xếp thời gian và lập kế hoạch cho các bước nhập hoặc xuất hàng Các thông tin quan trọng bao gồm: tác nghiệp, thời gian tác nghiệp, vị trí container, tình trạng nhập bãi, số container, tình trạng thông quan, đăng ký xuất tàu, tàu xuất, cảng chuyển tải/cảng đích, phương tiện chuyên chở đến cảng, hãng tàu khai thác container, tình trạng container (đầy/rỗng), kích cỡ container, số vận đơn/lệnh cấp rỗng, số seal, trọng lượng hàng và trọng lượng vỏ container, tổng trọng lượng theo hãng tàu khai báo, khối lượng toàn bộ container, trọng lượng cả container và xe qua cổng, nhiệt độ, nhóm hàng nguy hiểm, thời gian ra/vào cảng, hàng thuộc nhập/xuất, và thời gian nhận kết quả duyệt thông quan.

Cung cấp lệnh giao hàng điện tử và lệnh cấp rỗng điện tử giúp kiểm tra tình hình khai thác hàng lẻ trong kho, đồng thời giảm thiểu tối đa lượng giấy tờ cần thiết.

Nhờ vào các chức năng của ePort, thời gian làm thủ tục và thông quan tại các cảng được cải thiện đáng kể Xe đậu chờ thông quan trước cổng không còn mất nhiều thời gian như trước đây.

Thời gian chờ đợi để lấy hàng hoặc nhập kho tại cảng Cát Lái đã giảm từ 12 phút xuống chỉ còn 6 phút, trong khi thời gian thông quan qua hệ thống điện tử cũng giảm 2 phút so với phương pháp truyền thống Từ năm 2017 đến 2018, lượng hàng hóa thông quan tại cảng Cát Lái tăng 17%, trong khi nhân sự phụ trách thủ tục hành chính truyền thống giảm 43% và bộ phận thu ngân giảm 36% Điều này cho thấy việc chuyển đổi số trong các nghiệp vụ hàng ngày tại cảng không chỉ giảm ùn tắc giao thông mà còn tăng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu mà không cần nhiều sự có mặt của các bộ phận thủ tục truyền thống.

1.4.2 Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại Công ty TNHH Ocean Network Express (Việt Nam)

Hầu hết các hãng tàu và đại lý đã áp dụng công nghệ vào hoạt động để giảm thiểu giao dịch bằng chứng từ giấy Trong số đó, Công ty TNHH Ocean Network Express (Việt Nam), hay còn gọi là hãng tàu ONE, nổi bật với giải pháp dễ sử dụng và đầy đủ công cụ.

ONE áp dụng toàn bộ nghiệp vụ qua nền tảng trang web, chỉ ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như hàng nguy hiểm, hàng quá khổ cần lưu trữ email Tất cả các quy trình khác đều được thực hiện tự động, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi và đảm bảo nhận được kết quả nhanh chóng, chính xác.

Ứng dụng One Quote cho phép người dùng lấy báo giá online trên cả máy tính và điện thoại, với giá được cập nhật liên tục Mỗi báo giá sẽ hiển thị mức cước cho từng loại container, các phụ phí liên quan, thời gian hiệu lực và số tham chiếu Khách hàng có thể sử dụng số tham chiếu này khi thực hiện booking, giúp hệ thống tự động đồng bộ cước phí với booking đã thực hiện.

Để tìm lịch tàu phù hợp với số hợp đồng hoặc số tham chiếu của báo giá, khách hàng chỉ cần nhập các thông tin cần thiết như cảng đến và lộ trình Điều này giúp họ dễ dàng xác định các con tàu có lộ trình đáp ứng mong muốn và nằm trong phạm vi cho phép đặt chỗ Lịch tàu cung cấp thông tin rõ ràng về loại tàu, bao gồm tàu đi thẳng hay tàu chuyển tải, cũng như khả năng chở container thường, container hàng lạnh hoặc hàng nguy hiểm.

Để thực hiện booking, bạn chỉ cần cung cấp số hợp đồng hoặc số tham chiếu trên báo giá, cùng với thông tin về cảng đi, cảng đến và mã HS Nhân viên booking sẽ quản lý lượng booking một cách dễ dàng nhờ vào hệ thống tự động, giúp tính toán và thông báo khi đã đạt đủ số lượng booking của khách hàng, từ đó tự động ngắt lượt booking.

Chỉnh sửa booking và hỗ trợ tư vấn hàng hóa qua phần mềm Live chat tích hợp trên website giúp kết nối nhanh chóng với nhân viên phụ trách Live chat được phân chia theo từng mục tuyến hàng, giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và kết nối với người giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀO CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH FEDEX TRANSPORT &

Giới thiệu công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

FedEx Trade Networks có nguồn gốc từ năm 1913, khi C J Tower & Sons, một nhà môi giới hải quan, bắt đầu hoạt động tại Niagara Falls, New York Sau khi McGraw-Hill Inc mua lại vào năm 1986, công ty được đổi tên thành Tower Group International Inc Chỉ ba năm sau, Tower Group tiến hành nhiều thương vụ mua lại để mở rộng sự hiện diện trên toàn nước Mỹ, từ đó khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực hậu cần và thông tin thương mại quốc tế.

In February 2000, FedEx Corp announced its acquisition of Tower Group International, leading to the establishment of a new subsidiary, FedEx Trade Networks A month later, the company further expanded its portfolio by acquiring World Tariff, a provider of tax and customs information.

Vào năm 2018, FedEx đã tái cấu trúc các giải pháp hậu cần và thương mại điện tử của mình thành FedEx Trade Networks, nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của động lực tăng trưởng quan trọng này Tổ chức mới được đổi tên thành FedEx Logistics (FedEx Trade Networks - FTN).

Năm 2019, công ty đã cung cấp một bộ giải pháp toàn diện cho chuỗi cung ứng, bao gồm dịch vụ vận tải đặc biệt, công nghệ thương mại điện tử xuyên biên giới, môi giới hải quan và các công cụ quản lý thương mại cùng dữ liệu hỗ trợ.

Vào ngày 3/7/2007, FTN AMEA (châu Á, Trung Đông, châu Phi) đã thành lập trụ sở khu vực tại Hong Kong Hai văn phòng đại diện đầu tiên tại AMEA, Hong Kong và Shanghai, chính thức hoạt động từ ngày 9/3/2008 Đến hết tháng 12/2020, khu vực AMEA đã có tổng cộng 42 văn phòng đại diện và 742 nhân viên cùng các cấp quản lý.

Công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam (FTN VN) được thành lập vào ngày 26 tháng 9 năm 2017, với trụ sở chính đặt tại tòa nhà Hà Đô, số 2 Hồng Hà, quận Tân Bình, TP.HCM Mã số thuế của công ty là 031411989.

Vào ngày 14 tháng 5 năm 2018, Chi nhánh Công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam chính thức khai trương tại Tòa nhà VCCI, địa chỉ số 9 Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội, với mã số thuế 0314119895-001.

FTN VN tối ưu hóa quy trình logistics để nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng thông qua các giải pháp chuỗi cung ứng toàn diện, vận tải đặc biệt, dịch vụ môi giới hải quan, cùng với các công cụ và dữ liệu quản lý thương mại, tất cả được hỗ trợ bởi mạng lưới toàn cầu của FedEx.

- Mạng lưới hàng hóa đường hàng không và đường biển

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng giúp nâng cao hiệu quả, độ chính xác và tiết kiệm chi phí thông qua mạng lưới vận tải toàn cầu cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp khách hàng.

Môi giới hải quan và giải pháp thương mại của FTN giúp khách hàng vượt qua sự phức tạp của quy tắc và thủ tục thương mại quốc tế Với vai trò là cố vấn và nhà môi giới hải quan, FTN cam kết cung cấp các giải pháp tối ưu nhất để giải quyết các vấn đề liên quan.

- Dịch vụ chuỗi cung ứng

FTN là công ty hàng đầu trong lĩnh vực 3PL, chuyên quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả Chúng tôi cam kết kích hoạt thương mại cho khách hàng thông qua nhiều dịch vụ chuyên môn, bao gồm công nghệ, chăm sóc sức khỏe, thương mại điện tử, bán lẻ, tiêu dùng và công nghiệp.

Gần đây, FedEx đã triển khai dịch vụ đóng ghép hàng hóa LCL từ nhiều khách hàng khác nhau vào chung một container Dịch vụ này giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa không gian trong container cho các lô hàng có cùng lộ trình vận chuyển.

Tổng Giám Đốc Điều Hành Khu vực Đông Nam Á: 1

Quản lý chi nhánh Hà Nội: 1

Association Specialist: 1 Senior Coordinator: 3 Senior Clerk: 1

- Senior Accountant: 1 Bộ phận Kế toán:

Manager: 1 Senior Accountant: 1 Association Accountant: 1 Accounting Assistant: 1

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu nhân sự đang hoạt động tại công ty TNHH FedEx

Transport & Brokerage Việt Nam tháng 3/2022

Nguồn: Bảng báo cáo tình hình hoạt động của công ty TNHH FedEx

Transport & Brokerage Việt Nam, Quý 1/2022

Nguồn nhân lực chủ yếu tập trung tại TPHCM do khối lượng hàng xử lý lớn Tổng Giám đốc điều hành và các Trưởng phòng làm việc tại TPHCM nhưng cũng quản lý nhân viên tại Hà Nội Chi nhánh Hà Nội có một Quản lý chi nhánh chịu trách nhiệm báo cáo tình hình làm việc hàng tuần cho Tổng Giám đốc qua họp trực tuyến vào thứ Hai Các cấp quản lý tại TPHCM tham gia trực tiếp tại phòng họp cùng Tổng Giám đốc tại văn phòng công ty.

Trụ sở TPHCM quản lý các lô hàng từ Quy Nhơn trở vào miền Nam, trong khi chi nhánh Hà Nội theo dõi lô hàng từ miền Bắc đến Đà Nẵng Nhân viên làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, với bộ phận Hàng Không và Đường Biển làm thêm sáng thứ bảy để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và xử lý kịp thời các rủi ro cuối tuần Tất cả nhân lực tại FTN VN đều yêu cầu trình độ đại học trở lên và khả năng sử dụng tiếng Anh.

Bốn kỹ năng quan trọng giúp bạn học hỏi nhanh chóng và ứng dụng hiệu quả các phần mềm công nghệ bao gồm khả năng xử lý nghiệp vụ và đáp ứng các yêu cầu riêng biệt của từng bộ phận.

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây (2019 - 2021)

Bảng 2.1: Tình hình tài chính của công ty TNHH FedEx Transport &

Nguồn: Báo cáo Tài chính theo năm tài chính từ 2019 đến 2021, Bộ phận Kế Toán công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Thực trạng ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Kể từ năm 2019, FTN VN đã tích cực ứng dụng công nghệ vào hoạt động logistics, chủ yếu tập trung vào các thủ tục giấy tờ và quản lý thông tin tài chính Trung bình, FTN VN đã đầu tư vào các giải pháp công nghệ với chi phí lần lượt là 16.583 USD, 21.828 USD và 22.112 USD trong các năm 2019, 2020 và 2021.

Bảng 2.4: Tóm tắt các giải pháp công nghệ được ứng dụng tại FTN VN

Tên giải pháp Năm ứng dụng eTrans 2017

Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động năm tài chính 2019 - 2021, công ty TNHH

FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Hình 2.1: Vị trí các giải pháp công nghệ trong các hoạt động logistics của công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Bộ phận kinh doanh bán cước: iSell

Bộ phận vận hành nhập liệu, báo cáo: eTrans Galaxy

Bộ phận kế toán thanh toán, thu tiền: Coda

Microsoft VPN Các máy móc, thiết bị khác

Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động năm tài chính 2019 - 2021, công ty TNHH

FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

2.2.1 eTrans eTrans là hệ thống nhập và lưu trữ dữ liệu các lô hàng đi qua FedEx eTrans được dùng đồng bộ cho tất cả các văn phòng của FedEx tại các nước và được ứng dụng tại bộ phận vận hành (gồm cả đường biển lẫn hàng không) Tại đây, nhân viên vận hành sẽ nhập tay toàn bộ các thông tin liên quan đến khách hàng, lô hàng, hóa đơn nháp,… vào hệ thống Hệ thống sẽ giúp lưu trữ tất cả các thông tin này dưới dạng một phần mềm quản lý đơn hàng theo từng số HBL riêng biệt Các chứng từ như HBL, Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng, Hóa đơn nháp,…đều sẽ được tự động xuất ra theo mẫu có sẵn trên hệ thống khi nhập số HBL tương tự vào Hệ thống nộp AMS/ ACI/ e-Manifest,… cũng được tự động liên kết các thông tin đã được nhập trước đó trên eTrans và được quản lý theo số HBL của mỗi lô Sau khi ứng dụng eTrans vào trong hoạt động, việc nhập liệu và lưu trữ thông tin giảm từ 15 phút xuống khoảng còn 5 phút cho mỗi chứng từ cần hoàn tất, tiết kiệm được 3 lần thời gian khi

Hệ thống được dùng cho các chức năng như sau:

- Tạo số HBL cho lô hàng:

Số HBL là mã số quan trọng cho tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng như Manifest, AMS/ACI/Emanifest và báo cáo nội bộ, giúp đơn giản hóa giao tiếp với khách hàng và kiểm soát lô hàng hiệu quả hơn Việc tạo số HBL áp dụng cho mọi loại hàng xuất, bao gồm cả hàng qua FedEx và hàng đi trực tiếp với hãng tàu Đặc biệt, với các lô hàng tương tự đã được xử lý trước đó, tính năng sao chép của eTrans cho phép tạo số HBL chỉ trong chưa đến một phút, tiết kiệm thời gian cho nhân viên Hơn nữa, việc tạo số HBL tự động giảm thiểu khả năng trùng lặp và liên kết với ID nhân viên, từ đó hạn chế sai sót trong quá trình quản lý lô hàng.

- Làm HBL (phụ lục 2 và 3):

Sau khi nhận SI từ khách hàng, nhân viên sẽ nhập thông tin booking và SI vào hệ thống eTrans, áp dụng cho tất cả các lô hàng xuất Việc này không chỉ giúp lưu trữ thông tin lâu dài mà còn giảm khoảng 50% lượng lưu trữ trên máy chủ so với việc sử dụng mẫu excel trước đây Tuy nhiên, eTrans yêu cầu nhiều thông tin và một số thông tin cần nhập lại nhiều lần, dẫn đến thời gian hoàn thành một HBL mất khoảng 5 - 10 phút.

Việc xuất HBL từ hệ thống eTrans giúp đồng bộ hóa mẫu HBL cho tất cả các văn phòng đại diện của FedEx trên toàn cầu, đảm bảo rằng mọi văn phòng đều được cập nhật mẫu mới một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Các HBL đã được đồng bộ số tham chiếu trong bảng báo giá mà Freightos gửi cho khách hàng, giúp dễ dàng chuyển đổi sang hóa đơn mà không cần nhập lại từng chi phí Thời gian xử lý hóa đơn nháp hoặc hóa đơn cho khách hàng đã giảm từ khoảng 5 phút xuống còn chỉ 1-2 phút, tiết kiệm thời gian đáng kể cho người dùng.

- Lưu trữ thông tin khách hàng:

Tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ FedEx cần có tài khoản trên hệ thống eTrans, bao gồm mã số thuế, tên công ty theo giấy phép đăng ký kinh doanh, địa chỉ, email và số điện thoại Thông tin này được lưu trữ trên eTrans, giúp giảm tải lưu trữ trên máy chủ và đồng bộ hóa cho các lô hàng tương tự trong tương lai.

Hệ thống eTrans hỗ trợ nộp AMS/ACI/E-Manifest cho các lô hàng đi Mỹ và Canada, giúp quy trình này trở nên đơn giản và dễ theo dõi Thông qua chức năng SEAMS, người dùng có thể nộp hồ sơ trực tiếp tới hải quan của hai nước, với kết quả trả về chỉ sau 5 phút Điều này mang lại sự tiện lợi cho nhân viên phụ trách, cho phép họ kịp thời chỉnh sửa hoặc kiểm tra thông tin nếu có sai sót, đảm bảo tuân thủ thời hạn 48 giờ trước khi tàu mẹ khởi hành.

-Xuất Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng, Giấy nhận hàng từ hệ thống (phụ lục 5, 6, 7):

Trước đây, việc tạo Thông báo hàng đến, Lệnh giao hàng và Giấy nhận hàng cho hàng nhập thường phải thực hiện bằng PDF xuất tay từ Excel, dẫn đến mẫu không chuẩn và cần nhập tay Tuy nhiên, sau khi eTrans cập nhật tính năng đồng bộ thông tin từ đầu xuất, quy trình xuất chứng từ đã trở nên tự động và chính xác hơn Việc tự động hóa này không chỉ giảm thời gian nhập liệu mà còn nâng cao hiệu quả công việc, từ việc mất 5 phút để tạo mỗi chứng từ, giờ đây chỉ còn chưa đến 1 phút để xuất file từ phần mềm.

Hóa đơn nháp xuất gửi cho khách hàng ghi rõ các mục chi phí và thông tin cơ bản của lô hàng như số MBL, HBL, tên tàu, số chuyến, ETD, ETA, giúp khách dễ dàng theo dõi Hệ thống cho phép khách kiểm tra tính chính xác của hóa đơn trước khi xác nhận xuất hóa đơn VAT Sau khi được xác nhận, hóa đơn nháp sẽ được chuyển qua phần mềm Coda của kế toán để thực hiện các bước tiếp theo Đối với hóa đơn từ hãng tàu, hãng hàng không, công ty vận tải nội địa, nhân viên vận hành xác nhận số tiền và hóa đơn, sau đó thông tin sẽ tự động chuyển đến kế toán, đảm bảo thanh toán chính xác và kịp thời Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thời gian hoàn thành hóa đơn xuống còn khoảng 2 phút và nâng cao hiệu quả công việc lên đến 97% so với trước đây.

- Tự động tính lợi nhuận chia sẻ (phụ lục 11):

Trước đây, lợi nhuận chia sẻ được tính bằng tay và lưu trữ trên tệp Excel, nhưng eTrans đã cải thiện quy trình này lên đến 80% Hiện tại, lợi nhuận chia sẻ được tự động tính toán ngay sau khi các lô hàng hoàn thành, với độ chính xác lên đến 95% nhờ vào việc dựa trên các con số thực tế thu và trả.

- Chạy các báo cáo liên quan:

Các báo cáo về lợi nhuận chia sẻ cho thấy rằng lượng hàng hóa được xuất trực tiếp từ hệ thống, đảm bảo tính chính xác cao Mỗi lô hàng đều được đồng bộ hóa, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi.

ID của nhân viên phụ trách giúp nhà quản trị theo dõi tiến độ hoàn thành KPI, xác định nguyên nhân chậm trễ của các lô hàng và tổng hợp lượng hàng đã được vận chuyển qua FedEx trong một khoảng thời gian nhất định.

Galaxy là nền tảng nội bộ dành cho nhân viên FedEx, cho phép họ theo dõi và quản lý các lô hàng một cách tổng quát Thông tin trên Galaxy được đồng bộ từ hệ thống eTrans, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm theo số HBL cho từng lô hàng Tại đây, các tab tương ứng hiển thị thông tin chi tiết về lô hàng, sự kiện liên quan và tổng quan tài chính Nhờ đó, nhân viên có cái nhìn trực quan hơn và tiết kiệm thời gian trong việc truy xuất báo cáo Trong tab sự kiện lô hàng, nhân viên có thể nhập các sự kiện thực tế để tính KPI cho công việc Galaxy cũng đóng vai trò là kho lưu trữ tài liệu chung cho các văn phòng FTN toàn cầu, cho phép nhân viên tải lên và tải xuống chứng từ theo từng số HBL Với nhiều chức năng hữu ích, Galaxy hỗ trợ tối đa cho quy trình làm việc của nhân viên.

- Thông tin các lô hàng (phụ lục 12):

Galaxy cung cấp thống kê chi tiết về các lô hàng sắp tới, giúp nhân viên phụ trách có cái nhìn tổng quát và lên kế hoạch hiệu quả Danh sách lô hàng cho phép triển khai thực hiện và kiểm tra giám sát một cách chặt chẽ Đối với hàng nhập khẩu, việc nộp Manifest lên Cổng thông tin một cửa quốc gia là yêu cầu bắt buộc và cần thực hiện ít nhất là

Thực trạng điều kiện ứng dụng giải pháp công nghệ của công ty TNHH

Để các giải pháp công nghệ ứng dụng tại công ty TNHH FedEx Transport & Brokerage đạt hiệu quả, cần dựa vào các điều kiện ứng dụng hiện có Sử dụng nền tảng lý thuyết từ chương 1, có thể phân tích thực trạng các điều kiện đang áp dụng giải pháp công nghệ tại công ty.

2.3.1 Nhận thức của khách hàng

- Nhu cầu sử dụng các giải pháp công nghệ trong hoạt động logistics:

Từ khi thành lập chi nhánh tại Việt Nam đến trước năm 2019, công ty đã chứng kiến sự tăng trưởng trong lượng hàng vận chuyển, với 60% khách hàng doanh nghiệp muốn thử nghiệm dịch vụ logistics mới nhờ vào uy tín trước đó Khách hàng ngày càng quan tâm đến chất lượng dịch vụ và thái độ nhân viên, và sau khi hài lòng, họ đã tăng cường sử dụng dịch vụ Lượng hàng đã tăng gần 1,5 lần, đồng thời mức độ phức tạp của các lô hàng cũng gia tăng Nhu cầu quản lý và theo dõi lô hàng qua các tiện ích công nghệ trở thành mối quan tâm hàng đầu, đặc biệt trong giai đoạn đại dịch Covid-19 Sau ngày 1/5/2021, khi chỉ thị 16 được áp dụng và các giải pháp truyền thống bị hạn chế, việc áp dụng công nghệ đã trở thành quyết định đúng đắn để đảm bảo chuỗi logistics diễn ra thuận tiện và hiệu quả.

- Kiểm định chất lượng các giải pháp công nghệ:

Khoảng 86% doanh nghiệp sử dụng giải pháp công nghệ của FedEx yêu cầu tốc độ nhanh, độ chính xác cao và sai số tối thiểu hoặc bằng không Họ cần thông tin đáng tin cậy và cập nhật kịp thời về các thay đổi Khách hàng không quá chú trọng vào mẫu mã hay cách trình bày, mà chỉ cần nội dung đầy đủ thông tin cần thiết cùng với chữ ký và con dấu hợp pháp theo quy định của Việt Nam.

- Mức độ hài lòng khi sử dụng công nghệ:

Khách hàng hiện chỉ đánh giá hoạt động logistics của lô hàng ở mức 3/5 do công nghệ áp dụng còn thô sơ Trong khi đó, nhiều công ty trong ngành logistics đã sử dụng phần mềm hiện đại và cao cấp hơn, giúp tối ưu hóa quy trình logistics một cách nhanh chóng và hiệu quả.

- Độ tin cậy của khách hàng khi sử dụng công nghệ.

Mức độ tin cậy của khách hàng hiện chỉ ở mức trung bình do các công cụ ứng dụng còn thô sơ Khả năng xảy ra sai sót và cần chỉnh sửa là cao, gây tốn thời gian cho nhân viên trong việc kiểm tra thông tin lô hàng Hệ thống chưa hoàn toàn đồng bộ vì mỗi bộ phận sử dụng phần mềm khác nhau.

2.3.2 Công nghệ và bảo mật

Công ty áp dụng công nghệ qua các hình thức như nền tảng website, phần mềm hệ thống nội bộ và phần mềm mua ngoài Đặc biệt, phần mềm nội bộ chiếm gần 70% khối lượng công việc của nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành các nghiệp vụ.

Nhiều ứng dụng công nghệ hiện nay chưa chú trọng đến giao diện, với 90% trong số đó chỉ tập trung vào việc cải thiện nội dung và thông tin cho người dùng Điều này khiến người mới tiếp xúc với phần mềm gặp khó khăn trong việc hiểu và thực hiện các bước cần thiết Dù đã có tài liệu hướng dẫn kỹ thuật, nhưng nhân viên vẫn cần thời gian để làm quen và thành thạo các thao tác.

- Khả năng kết nối đa phương thức:

Kể từ tháng 7/2021, công ty đã nâng cao khả năng kết nối đa phương thức cho các ứng dụng công nghệ, cho phép nhân viên truy cập hệ thống nội bộ qua nhiều thiết bị điện tử có kết nối Internet và VPN Điều này giúp nhân viên quản lý công việc mà không cần mang theo máy tính Ngoài ra, khách hàng cũng có thể dễ dàng theo dõi thông tin lô hàng thông qua trang web hoặc ứng dụng di động, mang lại sự tiện lợi tối đa.

- Khả năng bảo mật thông tin:

Mặc dù hệ thống chưa đạt tiêu chuẩn hiện đại cao, nhưng bảo mật thông tin được thực hiện rất nghiêm ngặt Mật khẩu của mỗi ứng dụng phải được thay đổi định kỳ mỗi 3 tháng Hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở liên tục, và nếu mật khẩu không được cập nhật, ID sẽ bị tạm khóa Ngoài ra, việc đăng nhập một ID trên nhiều thiết bị cũng sẽ bị cảnh báo và khóa lại.

- Luật và các quy định:

Hiện nay, chưa có văn bản luật cụ thể nào quy định về việc ứng dụng công nghệ trong logistics, do đó các công ty chỉ có thể thực hiện theo các quy định trong Luật Thương mại 2005 Đồng thời, họ phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2005 và Luật Công nghệ thông tin 2006 Đặc biệt, FTN VN và các văn phòng đại diện của FTN tại châu Á chủ yếu tuân theo bộ luật chính tại Hong Kong.

Công ty đã đặt ra một số quy định quan trọng khi áp dụng phần mềm hệ thống, nhưng việc tiêu chuẩn hóa vẫn chưa được ghi thành văn bản cụ thể Nhân viên chủ yếu dựa vào hướng dẫn cơ bản trong tài liệu kỹ thuật của phần mềm, dẫn đến tình trạng thiếu sự thống nhất trong quá trình thực hiện.

- Phương thức thực hiện hợp đồng điện tử:

FTN VN tuân thủ nghiêm ngặt điều 14 và 34 của Luật Giao dịch điện tử 2006 trong các giao dịch của mình Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu Tương tự, thông điệp dữ liệu cũng không mất tính pháp lý chỉ vì bản chất của nó Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu được xác định dựa trên độ tin cậy của phương thức khởi tạo, lưu trữ và truyền gửi, cũng như cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp, cùng với việc xác định rõ người khởi tạo và các yếu tố liên quan khác.

- Thông tin dữ liệu và chữ ký số:

Công ty đã đăng ký chữ ký số của BKAV để thực hiện các giao dịch như đóng thuế, ký hóa đơn, và nộp hoặc chỉnh sửa manifest trên cổng thông tin một cửa.

- Thủ tục giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm:

Trong khu vực AMEA, bộ phận IT duy nhất được đặt tại FTN Hong Kong, đầu não của APAC, nơi tiếp nhận tất cả các thủ tục giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm liên quan đến phần mềm nội bộ Điều này đảm bảo việc quản lý hiệu quả các vấn đề về sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng.

- Khung pháp lý về sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng:

FedEx Việt Nam hiện đang tuân thủ Luật sở hữu trí tuệ 2005 và Luật Bảo vệ Người tiêu dùng 2010 nhằm bảo vệ quyền lợi của công ty trong việc áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh.

- Tính an toàn và độ bảo mật thông tin khách hàng:

Đánh giá về việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động

Bảng 2.5: So sánh hiệu quả đạt được trước và sau khi ứng dụng các giải pháp công nghệ của công ty FedEx Transport & Brokerage Việt Nam

Yếu tố Trước khi ứng dụng Sau khi ứng dụng

Tốc độ xử lí một chứng từ Mất từ 5-15 phút Mất từ 1-5 phút

Tính chính xác khi đồng bộ tự động

66% 87% Độ tin cậy của các sự kiện 85% 92%

Mức độ kiểm soát lô hàng 70 - 80% 89%

Khả năng chấp nhận của báo giá điện tử

Mức độ hài lòng của khách về thời gian nhận hóa đơn

Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo năm tài chính từ 2018 đến 2021, Bộ phận Kế Toán công ty TNHH FedEx Transport

Brokerage Việt Nam cung cấp thông tin đáng tin cậy và tốc độ xử lý hàng hóa nhanh chóng, giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng Các báo giá điện tử của công ty thường cao hơn do phản ánh chính xác giá thị trường, tạo lợi thế cạnh tranh so với những công ty chưa áp dụng công nghệ Tuy nhiên, FTN VN vẫn chưa có lợi thế nổi bật so với các đối thủ lớn đã sử dụng phần mềm hiện đại và chuyên sâu, chỉ dừng lại ở việc duy trì sự tồn tại và thích nghi trước những biến động của môi trường kinh doanh.

Cải thiện mối quan hệ với khách hàng là điều cần thiết, và việc cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác và đầy đủ sẽ tạo ấn tượng tích cực về công ty Trong bối cảnh cạnh tranh giữa các công ty logistics cùng quy mô, chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt giúp giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới Kết quả khảo sát từ khách hàng hiện tại của FTN VN về trải nghiệm hệ thống truy xuất thông tin cho thấy sự quan tâm và đánh giá cao về chất lượng dịch vụ.

Bảng 2.6: Bảng mô tả mẫu theo giới tính

Giới tính Tần số Tỷ lệ % Tỷ lệ % hợp lệ

Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của công ty TNHH FedEx

Trong một khảo sát với 180 khách hàng, tỷ lệ nữ chiếm ưu thế với 78,9%, trong khi nam chỉ chiếm 21,1% Sự chênh lệch này chủ yếu do các vị trí tham gia khảo sát thường thuộc các bộ phận như Thu mua và Chứng từ của doanh nghiệp sản xuất, nơi yêu cầu kỹ năng xử lý chính xác và nhanh chóng.

Biểu đồ 2.7: Mô tả mẫu theo độ tuổi

Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của công ty TNHH FedEx

Trong ngành Vận tải & Môi giới năm 2021, đa số nhân viên có độ tuổi từ 35 đến 50, do yêu cầu kinh nghiệm cao để theo dõi và xử lý kịp thời các tình huống khẩn cấp liên quan đến lô hàng Tuy nhiên, tỷ lệ nhân viên mới ra trường cũng đáng kể, góp phần làm phong phú thêm lực lượng lao động trong lĩnh vực này.

Biểu đồ 2.8: Mô tả mẫu theo nhận thức khách hàng

Nguồn: Số liệu khảo sát, phân tích theo bảng hỏi của công ty TNHH FedEx

FTN vẫn chưa chú trọng đến việc quảng bá thương hiệu và ứng dụng công nghệ trên các phương tiện truyền thông, điều mà FedEx Express đã thực hiện rất hiệu quả Theo khảo sát, 75% khách hàng của FTN biết đến hệ thống truy xuất của công ty chủ yếu qua sự giới thiệu từ bạn bè hoặc thông qua hướng dẫn từ nhân viên Đặc biệt, các lô hàng cần được cập nhật thông tin hàng ngày để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Sau khi trải nghiệm ứng dụng truy xuất thông tin trên trang web của FTN VN, 94% người dùng đánh giá hệ thống này ở mức bình thường và không quá hài lòng Độ tin cậy của hệ thống không nổi bật so với các hệ thống truy xuất khác trên thị trường, do dữ liệu chủ yếu được nhập tay từ trang web nội bộ Galaxy và chỉ được cập nhật 1-2 lần bởi nhân viên phụ trách Điều này dẫn đến việc hệ thống chưa thực sự đáng tin cậy và kịp thời.

Khi gặp sự cố hệ thống, khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách để được hỗ trợ Nhờ vào kinh nghiệm và chuyên môn cao, 86% khách hàng hài lòng với dịch vụ, 5% rất hài lòng, trong khi một số ít vẫn cảm thấy bình thường về chất lượng dịch vụ.

Đại dịch Covid đã dẫn đến hơn 6 tháng giãn cách xã hội, khiến nhân lực không thể làm việc trực tiếp tại văn phòng Việc áp dụng công nghệ thay thế cho phương pháp giấy tờ truyền thống đã giúp giải quyết gần 80% công việc, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên và tăng năng suất làm việc Khách hàng cũng có thể theo dõi tình hình các lô hàng từ xa, đảm bảo việc xử lý diễn ra thuận tiện.

Sử dụng phần mềm đa nền tảng mang lại sự thuận tiện tối ưu cho khách hàng trong việc kiểm tra thông tin và cho nhân viên có khả năng linh động giải quyết công việc ngay cả khi không có mặt tại công ty Đổi mới này giúp quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn và đảm bảo các vấn đề khẩn cấp được xử lý kịp thời mà không cần phải mở máy tính.

Hệ thống bảo mật của công ty được đánh giá cao, giúp hạn chế tối đa rò rỉ thông tin và bí mật kinh doanh, từ đó bảo vệ lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Trình độ nguồn nhân lực cao là yếu tố quan trọng đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện các nghiệp vụ và áp dụng công nghệ vào công việc Khi đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao, khả năng xử lý công việc sẽ được nâng cao, từ đó mang lại kết quả tốt hơn cho tổ chức.

Các công cụ phân tích trực quan giúp quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn, với các bảng báo cáo và biểu đồ tài chính cho phép hình dung hiệu quả công việc rõ ràng Những bảng báo cáo này cho thấy tiến độ làm hàng, từ đó giúp điều chỉnh kế hoạch kịp thời Bảng biểu tài chính phản ánh tình trạng kinh tế của lô hàng, chỉ ra nguyên nhân gây lỗ nếu có Ngoài ra, trang web truy xuất thông tin cung cấp cho khách hàng cái nhìn tổng quát về lô hàng, giúp họ chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin cần thiết.

Tính minh bạch trong tài chính được thể hiện qua yêu cầu xác nhận của khách hàng trước khi xuất hóa đơn và sự phê duyệt của các cấp quản lý trực tiếp trước khi thực hiện chuyển khoản hoặc rút tiền mặt, điều này giúp tăng độ tin cậy của các con số tài chính.

Khả năng lập kế hoạch là yếu tố quan trọng giúp nhân viên theo dõi danh sách các lô hàng đang và sẽ đến, từ đó xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả Việc này không chỉ giúp hoàn thành đúng hạn mà còn tránh được tình trạng trễ nãi và các khoản phí phát sinh do chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Kiểm soát chất lượng tốt thông qua ứng dụng báo cáo phần mềm giúp công việc trở nên hiệu quả hơn, cho phép nhân viên phân tích tình trạng lô hàng và tìm ra nguyên nhân sai sót để bảo toàn lợi nhuận Công nghệ trong dòng tài chính đảm bảo tính chính xác và thanh toán nhanh chóng cho các lô hàng gấp Việc chuyển đổi chứng từ sang hình thức điện tử không cần con dấu làm cho giao nhận trở nên thuận tiện, tiết kiệm chi phí chuyển phát và thời gian cho khách hàng, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất chứng từ gốc và tiết kiệm không gian lưu trữ.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀO CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI CÔNG TY

Cơ hội và thách thức đối với việc ứng dụng giải pháp công nghệ của các công

Cách mạng công nghiệp 4.0 đã mở ra cơ hội cho sự phát triển mạnh mẽ của các ứng dụng công nghệ trong logistics, thúc đẩy sự đổi mới trong toàn bộ chuỗi hoạt động này Các công ty logistics cần chủ động áp dụng giải pháp công nghệ để giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao năng suất lao động Để không bị tụt lại phía sau, việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển công nghệ trở thành yếu tố cạnh tranh quan trọng cho các tổ chức trong ngành.

Các ban ngành đã đề ra các mục tiêu cụ thể cho giai đoạn 2026 - 2030, với tốc độ tăng trưởng bình quân trong lĩnh vực hàng hóa bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng đạt từ 6,82 đến 9,06%/năm, đồng thời giảm chi phí logistics xuống còn 15-17% GDP Để đạt được những mục tiêu này, cần cắt giảm thủ tục và thời gian trong hoạt động logistics mà vẫn đảm bảo hiệu quả Đây là cơ hội để áp dụng các kỹ thuật tiên tiến và trí tuệ nhân tạo vào logistics, nhằm giảm thiểu chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành.

Tập trung vào việc phát triển chức năng bảo mật thông tin và nâng cao hạ tầng công nghệ thông tin là điều cần thiết trong ngành logistics Việc ứng dụng công nghệ như chuỗi blockchain và điện toán đám mây đã đặt ra vấn đề bảo mật quan trọng Do đó, cần xây dựng hệ thống bảo mật mạnh mẽ nhằm giảm thiểu rò rỉ thông tin và bảo vệ bí mật kinh doanh.

Kết quả của việc nhân rộng và đồng bộ hóa hệ thống công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp logistics giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa vận hành lô hàng Việc ứng dụng công nghệ vào logistics không chỉ giảm thiểu chi phí vận chuyển, giao hàng, và quản lý đơn hàng mà còn góp phần hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường khắc nghiệt hiện nay Tuy nhiên, để thu hút khách hàng, giá cả phải đi đôi với chất lượng dịch vụ Do đó, các doanh nghiệp cần đầu tư cả tài chính và trí tuệ vào công nghệ để nâng cao chất lượng dịch vụ với mức giá hấp dẫn cho người tiêu dùng.

Hiện nay, sự thiếu đồng bộ trong kết cấu hạ tầng và hệ thống pháp lý đang gây khó khăn cho các ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực logistics Các hệ thống truy xuất của hãng tàu chưa kết nối hiệu quả với các doanh nghiệp riêng lẻ, dẫn đến tình trạng hoạt động độc lập và thiếu tính đồng nhất Hệ thống pháp lý cũng đang phân tán ở nhiều bộ luật khác nhau, với các quy định và khái niệm chưa rõ ràng, gây khó khăn trong việc áp dụng và giải quyết tranh chấp Ngoài ra, sự không nhất quán trong quy định của cơ quan nhà nước về quản lý logistics tạo ra bất hợp lý cho doanh nghiệp, khi mà mỗi hoạt động trong chuỗi logistics lại chịu sự quản lý của nhiều cơ quan khác nhau, không phù hợp với mục đích kinh doanh chính của họ.

Từ năm 2005, các phương tiện điện tử tham gia vào hoạt động logistics phải tuân thủ sự quản lý của Bộ Bưu chính viễn thông và Ủy ban nhân dân địa phương, cho thấy sự tham gia của nhiều cơ quan quản lý chuyên ngành trong chuỗi logistics Điều này đặt ra áp lực lớn cho doanh nghiệp khi phải đối mặt với nhiều thủ tục hành chính cùng các khoản phí chính thức và không chính thức.

Hiện nay, các văn bản pháp luật về vận chuyển hàng hóa truyền thống vẫn còn hiệu lực nhưng không phù hợp với giải pháp công nghệ hiện đại Theo Thông tư liên tịch số 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP, hàng hóa nhập khẩu phải có hóa đơn chứng minh xuất xứ để kiểm tra, nếu không sẽ bị xử phạt hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự Tuy nhiên, nhiều công ty hiện nay sử dụng hóa đơn điện tử và không phải lô hàng nào cũng kèm theo hóa đơn, dẫn đến mâu thuẫn giữa quy định pháp luật và thực tế vận hành.

Hệ thống công nghệ trong logistics hiện nay chưa đảm bảo quyền sở hữu trí tuệ và bảo vệ người tiêu dùng, do các thủ tục xử lý phức tạp và rườm rà, gây mất thời gian cho các bên liên quan mà vẫn không đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thỏa đáng.

Hiện nay, chưa có trung tâm logistics nào đáp ứng đầy đủ tiêu chí và quy hoạch theo nghị định của Chính phủ Theo Quyết định 1012/QĐ-TTG ban hành ngày 3/7/2015, đến năm 2030, hệ thống trung tâm logistics trên toàn quốc sẽ phải hoàn tất quy hoạch Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc xây dựng các trung tâm này gặp nhiều khó khăn do vấn đề về vốn và nguồn lực hiện có.

Hệ thống giao thông tại các kho, cảng đã có sự cải thiện đáng kể, nhưng vẫn chưa khắc phục triệt để tình trạng kẹt cảng và bãi, dẫn đến việc lưu thông hàng hóa gặp nhiều khó khăn Thời gian chờ đợi lâu khiến hàng hóa chậm khai thác, chiếm không gian tại kho bãi, gây ra tình trạng tàu bè, máy bay không đủ chỗ để xếp dỡ hàng hóa Điều này buộc phải hoãn lịch trình vận chuyển, làm trầm trọng thêm tình trạng ùn tắc và ảnh hưởng tiêu cực đến luồng hàng hóa không chỉ trong nước mà còn trên toàn cầu.

Định hướng hoàn thiện ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động

 Nâng cao nhận thức khách hàng

Trước đây, do thủ tục giấy tờ truyền thống, khách hàng không mấy quan tâm đến ứng dụng công nghệ, họ chỉ chú trọng vào hiệu quả công việc hơn là trải nghiệm Tuy nhiên, sự bùng nổ của dịch Covid đã làm lộ rõ những hạn chế này khi hàng hóa vẫn cần lưu thông, nhưng nghiệp vụ giấy tờ bị đình trệ, gây khó khăn cho việc vận chuyển Đặc biệt trong 6 tháng giãn cách xã hội, khi các phương tiện vận tải, bao gồm dịch vụ giao nhận chứng từ như chuyển phát nhanh và xe công nghệ, bị cấm, nhu cầu về giải pháp công nghệ trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

FTN VN quyết tâm nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách chú trọng vào các giải pháp công nghệ và trải nghiệm của khách hàng Củng cố trải nghiệm công nghệ sẽ tạo ra hiệu quả lâu dài trong kinh doanh Khi khách hàng có trải nghiệm tích cực với ứng dụng công nghệ của công ty, họ sẽ trở nên trung thành và tin cậy hơn, từ đó giúp FTN VN giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút thêm khách hàng mới trong tương lai.

 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp lý

Hệ thống pháp lý liên quan đến ứng dụng công nghệ trong logistics hiện thiếu các khái niệm rõ ràng, gây khó khăn trong việc hiểu và thực hiện Điều này dẫn đến nhiều người vẫn chưa nắm vững vai trò của công nghệ trong lĩnh vực logistics.

Việc phân loại hoạt động logistics hiện nay còn rải rác trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau, gây khó khăn cho việc ứng dụng công nghệ và đảm bảo tuân thủ quy định Sự không đồng nhất trong cách phân loại các hoạt động logistics giữa các văn bản pháp luật dẫn đến những hiểu lầm và khó khăn trong thực hiện Để tối ưu hóa việc ứng dụng công nghệ trong logistics, cần có sự đóng góp ý kiến nhằm hoàn thiện và thống nhất các văn kiện pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho người tiêu dùng trong việc tuân thủ và tránh mâu thuẫn.

Để đảm bảo nguồn nhân lực chịu trách nhiệm về các giải pháp công nghệ, các doanh nghiệp cần chú trọng thu hút và phát triển nhân tài trong ngành logistics, đặc biệt khi điểm trúng tuyển và kết quả đầu ra tại các trường đào tạo ngày càng tăng Người lao động cần được khuyến khích tư duy đổi mới và thích nghi với công nghệ mới, từ đó tạo ra giá trị mới trong công việc thông qua việc ứng dụng các giải pháp công nghệ hiệu quả.

Bộ phận nhân sự cần xác định các tiêu chí cao về trình độ và chuyên môn trong quá trình tuyển dụng lao động mới, nhằm đảm bảo công nghệ được vận dụng hiệu quả hơn khi có sự hỗ trợ của những nhân sự chất lượng.

 Tinh giảm gọn nhẹ các thủ tục liên quan đến giấy tờ

Trong đại dịch vừa qua, nhiều doanh nghiệp và cơ quan hải quan đã gặp khó khăn với thủ tục giấy tờ truyền thống Để đảm bảo quy trình xử lý suôn sẻ, các cơ quan quản lý và FTN VN cần đổi mới và chuyển đổi số hóa các thủ tục giấy tờ Việc hợp thức hóa và tối giản hóa các thủ tục truyền thống, thay thế bằng chứng từ điện tử, là điều cần thiết để giảm thiểu phức tạp trong quá trình làm việc.

Giải pháp hoàn thiện ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động

3.3.1 Xây dựng hệ thống trải nghiệm khách hàng

 Củng cố quản lý danh sách khách hàng

Hiện nay, việc quản lý danh sách khách hàng trên phần mềm eTrans chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên người liên hệ, email và số điện thoại Các thông tin quan trọng khác như đặc tính khách hàng, yêu cầu riêng biệt và tình hình đơn hàng vẫn được lưu trữ bằng tệp tin Excel Điều này khiến cho nhân viên phụ trách khó khăn trong việc nắm bắt thông tin cụ thể, dẫn đến sự không thoải mái cho khách hàng khi có sự thay thế nhân viên.

(Customer Relationship Management) trong quá trình hoạt động.

Việc ứng dụng phần mềm CRM giúp các nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành hoạt động logistics của doanh nghiệp một cách kịp thời và hiệu quả hơn.

- Giúp quản lý thông tin khách hàng một cách an toàn, đầy đủ, chính xác nhất.

-Nắm bắt được tình hình khách hàng để áp dụng các chiến lược kinh doanh phù hợp để hoàn thành các mục tiêu về doanh số.

Để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận cho công ty, việc phê duyệt các bảng báo giá từ nhân viên kinh doanh là rất quan trọng, đồng thời cũng cần đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

- Đánh giá đúng các KPI của nhân viên trong quá trình xử lý công việc.

- Đánh giá được tình hình lời lãi của từng lô hàng.

-Dựa vào lịch sử bán hàng, có thể đưa ra các dự báo đáng tin cậy cho doanh số trong tương lai.

Phần mềm CRM sẽ giúp nhân viên giảm bớt công việc thủ công, từ đó nâng cao năng suất làm việc một cách hiệu quả.

-Quản trị lịch sử mua hàng và thị hiếu của khách giúp nhân viên có cái nhìn bao quát hơn để phục vụ khách tốt hơn.

- Dựa vào lịch sử bán hàng, có thể lập ra các kế hoạch kinh doanh hàng tháng.

- Nắm bắt chi tiết tình hình để có các kế hoạch thực hiện đẩy nhanh doanh số.

- Thủ tục hóa hoàn toàn quá trình giúp tăng năng suất xử lý các đơn hàng.

-Đánh giá được hiệu quả xử lý đơn hàng ở từng giai đoạn, giúp cải thiện được quy trình làm việc để đạt được KPI.

Quản lý tiến độ thực hiện lô hàng, chứng từ, hóa đơn và giải phóng hàng là rất quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ Để thu thập thông tin phản hồi chính xác từ khách hàng, tác giả đề xuất công ty nên sử dụng phần mềm tạo phiếu khảo sát định kỳ hoặc sau mỗi lô hàng Các bảng khảo sát cần được thiết kế với câu hỏi trọng tâm, ngắn gọn để không làm mất thời gian và gây phiền phức cho khách hàng FTN VN có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến để tạo ra các bảng khảo sát hiệu quả.

Khảo sát qua email là một phương pháp hiệu quả để thu thập ý kiến khách hàng Sau mỗi lần hoàn thành lô hàng, khách hàng sẽ nhận được một email tự động với đường link dẫn đến trang web khảo sát Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt được phản hồi và cải thiện dịch vụ.

Khách hàng có thể truy cập trực tiếp vào website để tra cứu thông tin lô hàng của mình bằng số HBL Sau khi tìm thấy thông tin, họ chỉ cần chọn mục Đánh giá để tiến hành khảo sát.

Thông qua các bảng khảo sát, FedEx thu thập chỉ số về mức độ hài lòng và tin cậy của khách hàng, giúp họ hiểu rõ hơn về thị hiếu của khách hàng.

Chatbox đang trở thành xu hướng phổ biến trên các trang web của các công ty logistics, đặc biệt là hãng tàu và hàng không, đáp ứng nhu cầu khách hàng muốn giải đáp thắc mắc ngay lập tức mà không phải chờ đợi lâu Trước đây, khách hàng phải liên hệ đúng người phụ trách để giải quyết vấn đề, điều này gây khó khăn cho những khách hàng mới không nắm rõ thông tin liên lạc Với chatbox, khách hàng chỉ cần chọn tên công ty, tuyến hàng, phương thức giao hàng và bộ phận liên quan, hệ thống sẽ tự động dẫn họ đến đúng nhân viên phụ trách Việc sử dụng chatbox giúp tiết kiệm thời gian hơn so với email truyền thống và chính xác hơn so với trao đổi qua điện thoại, đồng thời nhân viên cũng ưu tiên giải quyết vấn đề qua chatbox.

 Đồng bộ với hệ thống hãng tàu, hãng hàng không, cảng biển, sân bay để có thông tin chính xác và nhanh nhất:

Vì là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực cước vận tải nhưng không sở hữu phương tiện vận tải (NVOCC- Non Vessel Operating Common Carrier), nên FTn

Hiện tại, Việt Nam chưa có liên kết trực tiếp với các GPS của container thông minh hoặc lô hàng Mặc dù đã hợp tác với một số hãng tàu lớn như ONE, CMA, và Yang Ming để đồng bộ hóa thông tin lô hàng, việc kết nối với các hãng tàu, hãng hàng không, cảng biển và sân bay khác là cần thiết để đảm bảo thông tin chính xác và giảm thiểu công việc thủ công của nhân viên Thông tin này sẽ được đồng bộ và hiển thị trên trang web của công ty để khách hàng dễ dàng truy xuất Sự đồng bộ hóa này cũng giúp đánh giá khách quan tiến độ hoàn thành lô hàng và cung cấp giải pháp kịp thời cho nhà quản trị khi có bất thường xảy ra trong quá trình vận chuyển.

Để nâng cao nhận thức của khách hàng về thương hiệu, FTN VN cần khai thác triệt để các kênh truyền thông hiện đại và nghiên cứu các phương thức marketing hiệu quả trong thời đại 4.0 Mặc dù các hình thức quảng bá truyền thống như truyền hình và radio vẫn được sử dụng rộng rãi, nhưng việc kết hợp chúng với các chiến lược hiện đại sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả tiếp cận khách hàng.

Công ty có thể tạo một đoạn TVC ngắn từ 15 đến 45 giây để giới thiệu những dịch vụ nổi bật trong ngành logistics tại Việt Nam Đoạn clip này sẽ được phát sóng vào các khung giờ vàng nhằm thu hút sự chú ý của đông đảo người xem, giúp công ty nổi bật hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

Chạy chữ quảng bá công ty trong khi phát sóng các chương trình thời sự giúp tạo ấn tượng tích cực với khách hàng Những thông điệp này sẽ xuất hiện dưới dạng hàng chữ, đặc biệt trong các sự kiện nhân văn như chương trình từ thiện, tư vấn hướng nghiệp, thi chọn tài năng và thể thao.

Tham gia các chương trình hướng nghiệp là cách hiệu quả để nâng cao hiểu biết về ngành logistics Đăng ký tham gia các buổi tư vấn hướng nghiệp và phỏng vấn chuyên sâu sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin quan trọng về các nghiệp vụ trong lĩnh vực này Ngoài ra, các chương trình giải đáp thắc mắc cũng cung cấp cơ hội để tìm hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội trong ngành logistics.

Các khóa học nghiệp vụ trực tuyến đang trở nên phổ biến, giúp FedEx không chỉ quảng bá thương hiệu mà còn thu hút nhân lực tiềm năng cho đội ngũ của mình.