2.4.1 .Kết quả đạt được
3.3. Giải pháp hồn thiện ứng dụng giải pháp cơng nghệ vào các hoạt động
3.3.5. Tiêu chuẩn hóa quy trình thủ tục, nộp chứng từ trên website
Hiện tại, các phần mềm mà FTN sử dụng còn quá nhiều các thủ tục nhập tay thủ cơng các thơng tin dữ liệu, có thể gây sai sót trong q trình nhập liệu nếu như có q nhiều thơng tin phức tạp. Vì vậy, FTN cần tiêu chuẩn hóa quy trình làm thủ tục cho một lô hàng gồm các bước nào, trong mỗi bước cần thực hiện những thao tác nào và nộp những chứng từ nào để giảm nhẹ cơng việc. Có thể sơ lược các bước cho một lơ hàng như sau:
Báo giá: Xây dựng một hệ thống báo giá tự động cho khách hàng đồng bộ từ hệ thống iSell. Khách hàng sẽ truy cập vào trang web, nhập cảng đi, cảng đến, loại hàng hóa, ngày dự kiến xong hàng, loại container, số lượng container, số khối, trọng lượng,… Hệ thống sẽ tự động đề xuất một mức giá phù hợp trong khoảng thời gian phù hợp với yêu cầu của khách. Khách hàng sẽ nhấn Chấp nhận hoặc Từ chối nếu muốn thương lượng về giá. Khi này, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ trực tiếp với
mail vì đường link đó xuất từ hệ thống iSell sử dụng mạng nội bộ của cơng ty, khi gửi cho khách dùng mạng Internet bình thường có thể sẽ bị lỗi.
Booking: Tạo một mẫu trên trang web để khách hàng điền vào các thông tin cần thiết để đặt chỗ như cảng đi, cảng đến, tên công ty xuất khẩu, công ty nhập khẩu, ngày xong hàng, thông tin lô hàng như tên hàng, HS Code, số tham chiếu của bảng báo giá,… Dựa vào form này, nhân viên phụ trách có thể linh động tìm kiếm chuyến tàu và hãng tàu phù hợp với mức giá mà khách yêu cầu và không phải xin lại thông tin nhiều lần như trước đây khách tự gửi mail có thể sẽ thiếu nhiều yếu tố. Việc xin thông tin lắc nhắc nhiều lần sẽ làm giảm tính chun nghiệp của cơng ty.
Làm HBL: Tạo một form mẫu trên trang web. Khách hàng chủ động nộp SI và nộp VGM lên trang web. Hệ thống sẽ tự đồng bộ các thông tin khách đã điền trên trang web và tự động xuất thành HBL. Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra các thông tin trên HBL xem đã hợp lý chưa, nếu chưa sẽ chủ động liên hệ khách để chỉnh sửa. Việc này giảm thiểu rất nhiều thời gian cho nhân viên vì khơng phải nhập tay thủ công các chứng từ để làm HBL như trước nữa và vẫn đảm bảo độ chính xác cao.
Làm hóa đơn nháp, hóa đơn: Đối với các lơ hàng chỉ định, hệ thống sẽ tự động đồng bộ bảng giá chung tương ứng mỗi lơ và xuất thành hóa đơn nháp. Đối với các lô hàng của nhân viên kinh doanh, số tham chiếu của Freightos sẽ được nhập vào hệ thống phần mềm eTrans và sẽ được đồng bộ từ bảng báo giá đó. Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra lại lần nữa các thơng tin chi tiết và các phí cụ thể đã đúng chưa trước khi thể hiện hóa đơn trên trang web. Khách hàng có thể tự động tra cứu các hóa đơn nháp ngay trên trang web sau khi HBL đã được tạo. Khách hàng có thể bấm Đồng ý hoặc Từ chối nếu có thắc mắc gì về hóa đơn và có thể liên hệ với nhân viên phụ trách một cách nhanh nhất thơng qua chatbox trên trang web. Nếu các hóa đơn đã được Đồng ý, các thơng tin của hóa đơn nháp sẽ được chuyển sang cho kế tốn để xuất hóa đơn điện tử. Việc này làm giảm thiểu thời gian cho nhân viên phụ trách và đảm bảo tính chính xác cao khi thực hiện. Nếu như trước đây nhân viên phụ trách phải theo dõi và thúc đẩy khách hàng xác nhận hóa đơn mất nhiều thời gian, thì khi ứng dụng hệ thống
Giải phóng Seawaybill: Trước đây, việc giải phóng Seawaybill cần phải qua nhiều bước và nhiều khâu. Chẳng hạn sau khi tàu chạy thực tế, khách hàng phải email cho kế toán về Ủy nhiệm chi đã thanh tốn cho lơ hàng. Kế tốn sẽ kiểm tra hệ thống ngân hàng và xác nhận đã nhận được thanh toán chưa. Nếu đã nhận được tiền, bộ phận vận hành sẽ tiến hành tự động gửi Seawaybill cho khách, hoặc kiểm tra xem khách có muốn giữ lại hàng và giải phóng Telex sau hay khơng.
Thì giờ đây, tác giả đề xuất công ty nên xây dựng hệ thống hỗ trợ việc giải phóng Seawaybill trên chính trang web của mình. Khách hàng sau khi thanh tốn có thể nộp Ủy nhiệm chi lên trang web. Hệ thống sẽ thông báo cho bộ phận kế toán để kiểm tra. Sau khi đã nhận được khoản thanh toán, bộ phận kế toán sẽ xác nhận trạng thái thanh toán trên trang web. Khách hàng sẽ nhấn chọn yêu cầu giải phóng hàng ngay hoặc đợi khi nào cần giải phóng hàng thì nhấn xác nhận trên trang web. Việc đổi mới này giúp khách hàng chủ động hơn trong việc xác nhận trạng thái thanh toán của lơ hàng và kiểm sốt được thời gian u cầu giải phóng hàng. Bên cạnh đó, nhân viên phụ trách sẽ tiết kiệm thời gian khơng cần theo dõi nhắc khách giải phóng hàng thủ cơng nữa.