2.2. Thực trạng ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tạ
2.2.4. Coda và hóa đơn điện tử
Sau khi xác nhận hóa đơn nháp trên hệ thống eTrans, thông tin sẽ được đồng bộ với hệ thống của kế toán gọi là Coda. Do eTrans và Coda được xây dựng trên hai nền tảng khác nhau, nên thường sẽ mất 24 tiếng để có thể hồn thành việc đồng bộ. Sau khi các thông tin liên quan đến hóa đơn nháp được chuyển từ eTrans sang Coda, mỗi hóa đơn nháp sẽ được gắn tương ứng một số hóa đơn nháp trên Coda. Dựa vào đây, bộ phận kế tốn sẽ dễ dàng quản lý được các hóa đơn thanh tốn của mỗi lơ hàng.
Trước đây, hóa đơn từ hệ thống Coda sẽ được tập hợp vào mỗi 16 giờ cuối ngày để in ra. Khách hàng phải lên cơng ty để nhận hóa đơn đỏ. Nếu khách có u cầu khác, kế tốn sẽ hỗ trợ gửi chuyển phát nhanh hoặc gửi bản scan qua email cho khách. Tuy nhiên, việc phát hành hóa đơn đỏ bằng giấy này gây tốn nhiều giấy mực và tốn không gian lưu trữ bản gốc.
Đến tháng 5/2020, FTN VN đã đăng ký thành công việc phát hành hóa đơn điện tử (phụ lục 18) thông qua hệ thống Viettel. Các số liệu sẽ được liên kết từ Coda sang hệ thống Viettel. Một hóa đơn điện tử sẽ được gửi trực tiếp đến email đã đăng ký trước đó của khách hàng. Khách hàng chỉ cần lưu trữ file dạng dữ liệu và không cần phải in ra lưu bản giấy như trước kia. Điều này giúp khách hàng giảm được lượng
sát của bộ phận kế tốn vào tháng 5/2021, 92% khách hàng hài lịng khi ứng dụng hóa đơn điện tử nhưng 8% cịn lại cho rằng hóa đơn điện tử phải đợi mất một ngày mới có thể nhận được.