một số doanh nghiệp tại Việt Nam
1.4.1. Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tạiTổng cơng ty Tân Cảng Sài Gịn Tổng cơng ty Tân Cảng Sài Gòn
Từ năm 2013, Tổng cơng ty Tân Cảng Sài Gịn đã trở thành một trong các trụ cột lớn dẫn đầu Việt Nam trong việc khai thác cảng với thương hiệu nổi bật là Saigon New Port (SNP). Tổng công ty đã rất thành công mang lại các giá trị nổi bật đến cho khách hàng sử dụng dịch vụ giải pháp cơng nghệ của mình. Hiện tại, Tổng cơng ty đang hợp tác với nhiều đối tác cung cấp và hồn thiện ứng dụng cơng nghệ cho mình từ các tập đồn lớn như FPT, Viettel đến các công ty khởi nghiệp trẻ như Abivin, Smartlogs, Ecotruck,… Không chỉ trong nước, Tổng cơng ty cịn liên kết với các đối tác lớn quốc tế như KPIT/ Birlasoft, Trinamix, Oracle, Info,… Dưới đây là một số ví dụ điển hình ứng dụng cơng nghệ mà cơng ty đang sử dụng:
Hệ thống quản trị dịch vụ Logistics hiện đại – Oracle Transportation Management.
Hệ thống quản lý kho hàng WMS đa dạng phục vụ nhu cầu khách hàng. Việc triển khai ứng dụng các giải pháp công nghệ trong quản trị logistics đã giúp cho Tổng công ty:
-Quản lý và theo dõi kể từ khi phát sinh đơn đặt hàng của khách cho đến lúc các cơng tác hồn tất, xuất hố đơn và theo dõi cơng nợ (nếu có).
-KPI - Key Performance Indicator- bình quân đạt trên 98% trong việc nâng cao tỷ lệ đáp ứng dịch vụ cho khách hàng trong nhiều năm.
-Giảm thiểu các sai sót cá nhân. Đánh giá trung thực về hiệu quả năng lực của các thành viên tham gia trong chuỗi dịch vụ.
- Kết nối hiệu quả và đồng bộ với các hệ thống thông tin của khách hàng. Kể từ năm năm 2012, Tổng công ty Tân Cảng Sài Gịn đã thành cơng trong việc ra mắt, triển khai và ứng dụng rộng rãi nền tảng E-Port đến các khách hàng, giúp các hãng tàu, đại lý hãng tàu, chủ hàng, các bên liên quan đến lô hàng,… có thể chủ động theo dõi và quản lý được lơ hàng của mình một cách sát sao nhất, cụ thể với các chức năng sau:
Cung cấp lịch tàu tại các cảng: Hiện tại, khách hàng có thể tra cứu lịch tàu bao gồm tên đại lý hãng tàu, tên tàu, mã chuyến nhập - xuất, thời gian tàu cập thực tế (ATB), thời gian tàu rời thực tế (ATD), thời gian cảng / ICD ngừng tiếp nhận đăng ký xuất tàu đối với container hàng xuất tại Cát Lái, cổng, thời gian cảng tiếp nhận hàng xuất (container khô - lạnh - quá khổ - nguy hiểm),… tại các khu vực như Cát Lái, Cát Lái Giang Nam, ICD Long Bình, ICD Sóng Thần, Tân Cảng Hiệp Phước, Tân Cảng Mỹ Thủy 2, TCIT, TCTT,…
Cung cấp thơng tin về danh sách nhập - xuất tàu tóm tắt để khách hàng có thể tiện theo dõi và nắm bắt.
Cải thiện không ngừng giao diện của website để khách hàng có thể chủ động cập nhật manifest, danh sách nhập- xuất hàng của mình.
Cung cấp các thơng tin liên quan đến container và quá trình làm hàng tại cảng: khách hàng có thể theo dõi để có thể chủ động sắp xếp thời gian và lập kế hoạch cho các bước tiếp theo trong việc nhập hoặc xuất hàng qua các thông tin: tác nghiệp, thời gian tác nghiệp, vị trí container, tình trạng nhập bãi, số container, tình trạng thơng quan, đăng ký xuất tàu, tàu xuất, cảng chuyển tải/ cảng đích, phương tiện chuyên chở
đến cảng, hãng tàu khai thác container, tình trạng container đầy/ rỗng, kích cỡ container, số vận đơn/ lệnh cấp rỗng, số seal, trọng lượng hàng (tấn), trọng lượng vỏ container (tấn), trọng lượng hàng + vỏ container (tấn), tổng trọng lương theo hãng tàu khai báo (tấn), khối lượng toàn bộ container, trọng lượng cả container và xe qua cổng, nhiệt độ, nhóm hàng nguy hiểm, thời gian ra/ vào cảng, hàng thuộc nhập/ xuất, thời gian nhận kế quả duyệt thông quan,…
Cung cấp lệnh giao hàng điện tử lệnh cấp rỗng điện tử, cho phép kiểm tra tình hình khai thác hàng lẻ trong kho, giảm thiểu tối đa lượng giấy tờ cần dùng.
Nhờ vào các chức năng trên, thời gian làm thủ tục và thông quan giảm đáng kể tại các cảng đang áp dụng ePort. Xe đậu chờ thông quan trước cổng trước đây mất 12 phút chờ đợi nay chỉ mất tầm 6 phút là có thể lấy được hàng hoặc nhập hàng vào kho. Thời gian thông quan trên hệ thống điện tử cũng giảm 2 phút so với thông quan theo cách truyền thống. Từ năm 2017 - 2018, tính riêng cảng Cát Lái tăng 17% lượng hàng hóa được thơng quan tại đây trong khi bộ phận nhân sự phụ trách khâu thủ tục hành chính giấy tờ truyền thống giảm 43% và bộ phận thu ngân giảm 36%. Điều này cho thấy việc ứng dụng chuyển đổi số vào các nghiệp vụ hàng ngày tại cảng giúp giảm ùn tắc giao thông ra vào cảng nhưng vẫn đảm bảo tăng lượng hàng hóa xuất nhập trong khi khơng cần nhiều đến sự có mặt của các bộ phận thủ tục hành chính truyền thống.
1.4.2. Kinh nghiệm ứng dụng giải pháp công nghệ vào các hoạt động logistics tạiCông ty TNHH Ocean Network Express (Việt Nam) Công ty TNHH Ocean Network Express (Việt Nam)
Hầu hết các hãng tàu, đại lí hãng tàu đều đã ứng dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động, hạn chế việc giao dịch bằng chứng từ giấy. Nhưng dễ sử dụng và đầy đủ các công cụ nhất phải kể đến là Công ty TNHH Ocean Network Express (Việt Nam), gọi tắt là hãng tàu ONE.
ONE áp dụng hoàn toàn tất cả các nghiệp vụ đều qua nền tảng trang web. Chỉ trừ các trường hợp ngoại lệ như những lơ hàng có đặc tính đặc biệt, hàng nguy hiểm, hàng quá khổ,… cần lưu trữ email thì mới làm việc qua mail. Còn lại đều thực hiện
trên các ứng dụng tự động, không phải mất thời gian chờ đợi quá lâu mà vẫn nhận được kết quả nhanh nhất, chính xác nhất. Chẳng hạn như:
Lấy báo giá online qua ứng dụng One Quote có thể sử dụng trên cả máy tính và điện thoại. Giá sẽ được cập nhật liên tục. Trên mỗi báo giá sẽ có mức cước của từng loại container, các phụ phí đi kèm, thời gian hiệu lực, số tham chiếu,… Khách hàng sẽ áp số tham chiếu này vào khi lấy booking để hệ thống tự đồng bộ cước phí của báo giá với booking đó.
Tìm lịch tàu phù hợp với số hợp đồng/ số tham chiếu của báo giá, cảng đến, lộ trình,… Bằng việc nhập các thơng tin cần thiết, khách hàng dễ dàng tìm thấy được các con tàu có lộ trình đáp ứng được mong muốn của mình và thuộc phạm vi mình được phép book. Lịch tàu phân chia rõ đây là con tàu đi thẳng hay qua cảng chuyển tải, dùng chở container thường hay cho phép chở container hàng lạnh hoặc hàng nguy hiểm,…
Lấy booking: chỉ cần cung cấp số hợp đồng hoặc số tham chiếu trên báo giá, cảng đi, cảng đến, mã HS,… Nhân viên booking quản lý dễ dàng hơn lượng booking vì hệ thống tự động tính nếu đã release đủ lượng booking của khách hàng thì sẽ tự động ngắt và thơng báo hết lượt book.
Chỉnh sửa booking và hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến hàng qua phần mềm Live chat thiết kế ngay trên web giúp kết nối với nhân viên phụ trách nhanh hơn. Live chat chia từng mục theo các tuyến hàng nên sẽ giảm thiểu rất nhiều thời gian để tìm đúng người giải quyết đúng vấn đề.
Nộp SI và VGM theo form của hãng tàu giúp cho các nhân viên chứng từ của hãng tàu hồn thành nhanh MBL vì đã được tiêu chuẩn hóa, khơng lộn xộn thơng tin vì đã được điền bởi khách hàng.
Hệ thống truy xuất theo số booking, số container, tên tàu,… được cập nhật thường xuyên và chính xác nhất trong các hãng tàu lớn. Điều này giúp khách hàng nhanh chóng cập nhật được các thơng tin về lô hàng để kịp thời xử lý.
Lấy chứng từ dễ dàng ngay trên trang web mà không phải đợi nhân viên gửi qua email, chủ động hơn trong công việc, hạn chế dùng giấy để bảo vệ môi trường.
Áp dụng chứng từ EDO, hạn chế việc giao dịch lệnh giao hàng tại văn phịng. Chủ hàng thực tế của lơ hàng chỉ cần có EDO là có thể tiến hành nghiệp vụ lấy hàng tại cảng mà không cần phải có thêm DO có chữ ký và con dấu từ phía đại lí forwarder như trước kia. Thông tin EDO được tự động đồng bộ sang hệ thống ePort của cảng giúp các thủ tục trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Khi triển khai ứng dụng rộng rãi các chức năng này, hãng tàu ONE đã đạt được các lợi ích đáng kể như tinh giảm gọn nhẹ các bước thủ tục truyền thống, đảm bảo tính chính xác do khách hàng là người trực tiếp nhập thông tin lô hàng vào trang web để làm Bill, kiểm sốt chặt chẽ các lơ hàng từ khâu lấy chỗ đến lấy rỗng hạ bãi, giải đáp các vấn đề khách hàng thắc mắc cách nhanh chóng, tăng mức độ hài lòng và tin tưởng của khách hàng với dịch vụ cung cấp.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1:
Chương 1 đưa ra các cơ sở lý thuyết về logistics nói chung và các giải pháp công nghệ ứng dụng vào cơng tác quản trị nói riêng. Quản trị logistics là lên kế hoạch, thực hiện và kiểm sốt tồn bộ q trình hoạt động logistics của doanh nghiệp. Mục đích cao nhất mà các nhà quản trị cần đạt được chính là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với mức độ cao nhất cùng tổng chi phí thấp nhất. Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào hoạt động logistics ngày nay càng ngày càng đa dạng, hiện đại, góp phần khơng nhỏ cho việc nâng cao hơn tỉ lệ thành công để đạt được mục đích vừa nêu. Để bắt kịp xu thế 4.0 và những lợi ích từ các giải pháp công nghệ mang lại, chương 1 sẽ là nền tảng vững chắc để so sánh thực trạng ứng dụng tại công ty và đưa ra được các giải pháp phát triển tốt hơn.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VÀO CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH FEDEX
TRANSPORT & BROKERAGE VIỆT NAM