Những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Quang và Mĩ Nghệ Xuất khẩu (2008)

Lời mở đầu Chương I: Những lý luận chung về cụng tỏc tuyển dụng nhõn lực trong tổ chức I .Khỏi niệm và vai trũ của tuyển dụng nhõn lực 1. Khỏi niệm 1.1.Tuyển dụng

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời buổi công nghệ thông tin đang trên đà phát triển mạnh mẽ, các

tổ chức doanh nghiệp cạnh tranh với nhau không chỉ bằng máy móc công nghệhiện đại tối tân hay bởi những nguyên vật liệu mới, họ - các doanh nghiệp, cáccông ty cũng đang chạy đua với nhau trong cuộc chiến thu hút, chiêu mộ nhân tài

về với tổ chức mình Hiện nay, ngay tại Việt Nam chúng ta cũng đã thấy xuất hiệnnhững công ty có tiếng trong việc “săn đầu người”, họ có những“mánh khóe” nhànghề để chiêu dụ nhân tài từ công ty này nhảy sang công ty khác

Gốm Quang trong thực tế đã có những người tài bị kéo đi bằng cách nàyhay cách khác, ngược lại Công ty này vẫn đang loay hoay với bài toán tìm kiếm vàthu hút người giỏi về với mình song dường như không hiệu quả

Trong thời gian thực tập tại Gốm Quang, em nhận thấy Công ty đổ nhiềutâm huyết cho công tác tuyển dụng nhân lực ( cụ thể là chỉ trong 4 tháng ở công ty

đã diễn ra hai đợt tuyển dụng nhân lực mới) Điều đó chứng tỏ công ty đang thiếunguồn nhân lực một cách trầm trọng, nhưng thường kết quả của công tác tuyểndụng lại không đạt được như mong muốn Đã có những người đến với GốmQuang nhưng không đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra và cũng có nhữngngười rất giỏi nhưng không quan tâm đến việc tuyển dụng tại công ty Tại sao lạixảy ra vấn đề đó trong khi Gốm Quang luôn nỗ lực cho công tác tuyển mộ vàtuyển chọn nhân tài?

Em có may mắn là được thực tế tham gia vào công tác tuyển dụng của công

ty trong vai trò của một cán bộ tổ chức dự bị Chính nhờ điều đó, em đã nhận thấynhiều bất cập trong công tác tuyển dụng ở công ty này Vì vậy, em quyết định lựa

chọn chuyên đề của mình là:” Nh÷ng biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c

tuyÓn dông nh©n lùc t¹i C«ng ty Cæ phÇn Quang vµ MÜ NghÖ XuÊt khÈu” với

hy vọng những phát hiện và đề xuất của mình có thể góp một phần nhỏ bé nào đónhằm hoàn thiện hơn công tác tuyển dụng nói riêng và công tác Quản trị nhân lựcnói chung tại Công ty cổ phần Quang và MNXK

Toàn bộ chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chương:

Chương I: Những lý luận cơ bản về công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức.

Chương II:Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Quang và MNXK.

Chương III:Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Quang và MNXK.

Để hoàn thành chuyên đề này em đã nhận được sự hướng dẫn rất tận tình

của TS VŨ THỊ MAI – giảng viên trường Đại học Kinh Tế Quốc dân, cũng như

học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế từ phía các anh, các chị tại phòng Tổ chứchành chính Công ty Cổ phần Quang và Mỹ nghệ xuất khẩu Tuy đã có nhiều cốgắng trong việc đi thực tế và vận dụng lý luận vào thực tiễn để viết chuyên đềnhưng do kiến thức chưa sâu rộng và kinh nghiệm chưa nhiều nên chuyên đề của

em còn nhiều hạn chế, thiếu sót Vì vậy, em kính mong các thầy cô giáo cùng toànthể các anh chị cho ý kiến phê bình để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn.

Quảng ninh, ngày 2 tháng 4 năm 2008

Chương I: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG

TRONG TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP

I – Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân lực:

1 Khái niệm:

Bất kì một khoa học nào đó ngay từ khi mới ra đời đã gây ra nhiều sự tranhcãi, khoa học quản lý cũng vậy, nó khiến cho rất nhiều cây bút phải đau đầu trongviệc đưa ra một cách hiểu cho thống nhất Tuy nhiên, đến nay người ta vẫn cónhững cách định nghĩa khác nhau về một khái niệm nào đó trong khoa học quản

lý Quản trị nhân sự, quản trị nguồn nhân lực hay quản lý lao động? Đó vẫn lànhững câu hỏi chưa có hồi kết

Chính vì vậy để đưa ra một cách định nghĩa mang tính chuẩn mực nhất erằng sẽ là quá chủ quan và không khoa học Tuyển dụng nhân lực ( trong chuyên

đề này em xin tạm gọi như vậy) cũng là cả một khoa học nên không tránh khỏinhững cuộc tranh luận nảy lửa để trả lời cho câu hỏi: Tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng là một nội dung quan trọng của công tác quản trị nguồn nhânlực bởi vì: Bất cứ một tổ chức nào muốn đạt được thành công trên con đường sảnxuất kinh doanh của mình trước tiên phải có những viên gạch đầu tiên đó là conngười và tài chính Vốn là cực kì quan trọng đối với mọi tổ chức từ lúc khởinghiệp cho đến khi thành danh nhưng nếu không có con người với bàn tay, khối óccủa họ, thậm chí là cả tâm lực của họ thì một tổ chức có giàu đến đâu cũng khôngthể cường mạnh và tiếp tục vươn xa Vâng, ở đây em chỉ nói đến con người phùhợp với tổ chức chứ không phải là con người có trình độ cao nhất, có sức khỏe tốtnhất hay nhiều kinh nghiệm nhất bởi vì em biết rằng tuyển dụng là làm sao kiếmtìm được cho tổ chức những con người có những phẩm chất phù hợp với yêu cầucông việc của tổ chức Nếu một công ty chỉ cần một kế toán viên vừa làm công tácbán hàng vừa làm hạch toán bán hàng thì họ chỉ cần tìm những ứng viên có bằngtrung cấp kế toán và chút ít kinh nghiệm là có thể đảm nhiệm tốt công việc, giảmbớt chi phí tiền lương cho công ty, chứ không nhất thiết phải chọn những ứng viên

có bằng ĐH tài chính kế toán với nhiều năm kinh nghiệm để rồi chất lượng công

việc hoàn thành cũng tương tự nhưng lại phải bỏ ra một mức chi phí tiền luonwglớn hơn Đó là sự khôn khéo, khoa học và nghệ thuật trong công tác tuyển dụng đểlàm sao có được người phù hợp với công việc của tổ chức mà lại bỏ ra một mứcchi phí không quá cao

Nói về điều đó em chỉ muốn nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị nhânlực trong tổ chức mà tuyển dụng là công tác đầu vào để có được những con ngườixứng đáng, ngang tầm và phù hợp với tổ chức

Nhưng trước hết chúng ta phải tìm hiểu thế nào là tuyển dụng cho đúng nghĩa

Theo giáo trình Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp của trường Đại học

Quản lý và kinh doanh Hà nội thì:” Tuyển dụng lao động là một quá trình thu

hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào sử dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá”.

Nếu cho rằng tuyển dụng giống như quan điểm của trường ĐH Quản lýkinh doanh Hà nội thì phải chăng là quá rộng vì nó bao gồm cả công tác bố trí vàđánh giá nhân lực, nhưng thử đưa ra một cách định nghĩa khác theo quan điểm của

các giảng viên trường ĐH Thương mại:” Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm

kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu lao động của doanh nghiệp về số lượng, chất lượng và cơ cấu trong một giai đoạn nhất định”.

Rõ ràng là có rất nhiều quan điểm khác nhau khi đánh giá về cùng một vấn

đề, cái thì rộng lớn và bao trùm hơn, cái thì cụ thể và chi tiết hơn, song để dễ dànghơn cho quá trình viết chuyên đề này, em xin mạnh dạn chốt lại khái niệm tuyển

dụng theo một cách hiểu chung nhất như sau:”Tuyển dụng là một quá trình

nhằm tìm kiếm, thu hút và lựa chọn ra người tốt nhất cho vị trí công việc trống của tổ chức”

Qua những khái niệm đó, chúng ta cũng có thể nhận thấy tuyển dụng không

hề đơn giản, nó bao gồm khá nhiều nội dung, nhiều công đoạn khác nhau song tựuchung lại đều gặp nhau tại hai khâu cơ bản và quan trọng nhất là: tuyển mộ vàtuyển chọn

Cũng giống như tuyển dụng, tuyển mộ có nhiều cách hiểu nhưng khái quát

lại thì “tuyển mộ là một quá trình nhằm thu hút, động viên những người có

năng lực từ các nguồn khác nhau đến ứng tuyển cho một vị trí trống nào đó trong tổ chức”

Tiến trình tuyển mộ bắt đầu bằng việc đưa ra phiếu yêu cầu về nhân lực,trong đó xác định rõ chức danh công việc cần bổ sung, tiêu chuẩn, thời gian…Tiếp

đó xem xét xác định nguồn khai thác( từ bên trong hay bên ngoài), lựa chọnphương pháp tuyển mộ phù hợp

“Tuyển chọn được hiểu là một quá trình sàng lọc trong số những ứng

viên dự tuyển để lựa chọn ra những ứng viên sáng giá nhất cho vị trí trống của

tổ chức”

Tuyển chọn là một quá trình dài, phức tạp và chi tiết hơn so với quá trìnhtuyển mộ Điểm kết thúc của nó chính là sự kiện kí kết hợp đồng lao động giữangười lao động và người sử dụng lao động

2 Vai trò của công tác tuyển dụng:

Như những gì chúng ta đã đề cập ở phần trên, tuyển dụng rõ ràng là mộtkhâu cực kì quan trọng trong hoạt động quản trị nhân sự và các hoạt động sản xuấtkinh doanh khác của mỗi tổ chức Để chứng minh cho điều đó, chúng ta hãy điểmqua những tác động tích cực của nó tới tổ chức và những người lao động trong tổchức đó

2.1 Đối với tổ chức:

- Tuyển dụng được xem là điều kiện tiên quyết cho sự thắng lợi của bất kì tổ chứcnào bởi vì mọi hoạt động là do con người thực hiện và con người chỉ có thể hoànthành được mục tiêu của tổ chức khi đáp ứng được nhu cầu công việc

- Tuyển dụng thành công giúp cho tổ chức tránh những chi phí rủi ro như: Tuyểnlại, tuyển mới, sa thải, sản phẩm dịch vụ hỏng, mất chữ tín đối với khách hàng….

- Tuyển dụng đúng cũng sẽ giúp cho tổ chức thực hiện có hiệu quả các hoạt độngQuản trị nhân sự khác như: hội nhập với môi trường làm việc, bố trí, tạo động lực,thù lao lao động, kỉ luật lao động…

- Tuyển dụng thành công cũng góp phần thúc đẩy văn hóa của tổ chức ngày cànglành mạnh

2.2 Đối với người lao động:

- Công tác tuyển dụng của tổ chức tốt sẽ mang lại cho người lao động nhiều lợi íchvì: họ được đánh giá đúng năng lực trình độ, được bố trí vào công việc phù hợpvới khả năng và nguyện vọng…cũng nhờ đó họ tích cực và đóng góp nhiều hơncho sự phát triển của tổ chức

II – Các yêu cầu đối với tuyển dụng nhân lực:

- Tuyển dụng phải gắn với mục tiêu của tổ chức, phải xuất phát từ kế hoạchhóa nhân lực; tuyển dụng sẽ là giải pháp cuối cùng mà các doanh nghiệp phải ápdụng sau khi đã thực hiện các biện pháp khác để điều chỉnh nhân lực trong tổchức;

- Tuyển dụng nhân lực phải xuất phát từ yêu cầu công việc, gắn với yêu cầucông việc;

- Trong số những người đáp ứng yêu cầu công việc thì phải lựa chọn nhữngngười có sức khỏe tốt, có kỉ luật ( đặc biệt là tính tự kỉ luật cao, ý thức tổ chức tốt)

và mong muốn được làm việc cho tổ chức ( điều này được đánh giá ở động cơ xinviệc);

III – Các yếu tố ảnh hưởng tới tuyển dụng nhân lực:

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổchức, sau đây em xin nhóm lại thành hai nhóm yếu tố lớn:

1 Các yếu tố thuộc về môi trường bên trong:

1.1 Mục tiêu của tổ chức:

Mục tiêu của tổ chức sẽ chỉ dẫn rõ cho người làm công tác tuyển dụng lĩnhvực, ngành nghề thiếu người, cần người, từ đó giúp cho công tác tuyển mộ xácđịnh đối tượng cần thu hút là ai? Cần trình độ kĩ năng gì?

1.2 Khả năng tài chính của tổ chức:

Đó chính là tiềm lực về nguồn tài chính để chi trả cho các hoạt động tuyểndụng như: giao tế, tuyên truyền, tìm kiếm nguồn, thu hồ sơ, hội đồng tuyểndụng… Đồng thời, tiềm lực tài chính mạnh cho phép tổ chức lựa chọn những hìnhthức, phương pháp tuyển mộ tuyển chọn có tính chuyên nghiệp cao và hiệu quảtuyển dụng tốt hơn hẳn Cũng tương tự như vậy, một tổ chức có nguồn tài chínhlớn có thể mạnh dạn đưa ra một mức lương, thưởng, chế độ đãi ngộ hấp dẫn nhằmlôi kéo được nhiều ứng viên có chất lượng cao đến ứng tuyển, dĩ nhiên cơ hội để

tổ chức sàng lọc và tuyển chọn những ứng viên tốt nhất cũng sẽ nhiều hơn

1.3 Chính sách nhân sự và thực hiện chính sách nhân sự:

Bất kì một tổ chức nào cũng đề ra cho mình những chiến lược về vấn đề nhân

sự và tuân thủ đúng chiến lược đó nhằm thu hút và duy trì nguồn nhân lực của tổchức mình như: chính sách thăng tiến nội bộ, chính sách bổ nhiệm từ bênngoài….Những chính sách này sẽ quyết định xu hướng tuyển dụng của tổ chức sẽdiễn ra như thế nào Trong thực tế hiện nay, người lao động cũng rất” khônngoan” trong việc thăm dò chính sách nhân sự của một tổ chức trước khi quyếtđịnh có nộp hồ sơ vào tổ chức hay không?

1.4 Quan điểm, khả năng của người làm công tác tổ chức tuyển dụng:

Khi nhà quản trị nhận thức đúng đắn về vai trò của tuyển dụng và vận dụngmột cách linh hoạt các hình thức, phương pháp tuyển dụng thì công tác tuyển dụng

sẽ được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học Bên cạnh đó, những cá nhântham gia vào hội đồng tuyển dụng của một tổ chức là những người mà quan điểm,cách nhìn nhận đánh giá của họ quyết định nhiều đến việc lựa chọn ứng viên trongquá trình tuyển dụng Do đó, tổ chức phải lựa chọn những người am hiểu về lĩnhvực nhân sự; nắm bắt chắc chắn chuyên môn; có quan điểm đánh giá công bằngkhông thiên kiến…

2 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài:

Đây là những yếu tố tổ chức không thể kiểm soát được và luôn phải thụ độngtheo sự điều chỉnh của nó.

2.1 Các dấu hiệu trên thị trường lao động:

Thị trường lao động là nơi diễn ra hoạt động mua bán sức lao động giữangười lao động và người sử dụng lao động Trên thị trường này luôn có cung vàcầu lao động và các tổ chức phải điều tra nắm bắt thông tin thị trường lao động đểnắm được những qui luật của cung cầu lao động mà tổ chức mình đang có kếhoạch tuyển Trong thực tế thị trường lao động Việt Nam hiện nay đang có sự biếnđộng mạnh về cung cầu lao động, nếu như thị trường lao động phổ thông thì cungluôn lớn gấp nhiều lần cầu; nhưng nếu là thị trường lao động kĩ thuật, công nghệcao hay quản lý chuyên nghiệp thì lại đang thiếu trầm trọng Cho nên, tổ chứcmuốn là người chủ động trong việc bù đắp sự thiếu hụt về nhân sự thì cần phải đặcbiệt quan tâm đến những dấu hiệu báo trước trên thị trường lao động

2.2 Các đối thủ cạnh tranh của tổ chức:

Ở đây chúng ta chỉ xét đến đối thủ cạnh tranh trong việc tuyển dụng và sử dụngnhân lực, đó là những tổ chức khác cũng có nhu cầu về cùng loại nhân sự như tổchức mình đang tìm kiếm Chẳng hạn như loại lao động quản lý cấp cao hay cán

bộ công nghệ thông tin ….đang là những đối tượng được săn lùng ráo riết trên thịtrường lao động Vậy đòi hỏi cán bộ làm công tác tuyển dụng của một tổ chức phải

có tầm nhìn chiến lược để thấu hiểu và đánh giá được hết những động thái của cácđối thủ cạnh tranh cũng như nhìn nhận về chính sách nhân sự và những chiêu thức

mà họ sẽ sử dụng trong việc lôi kéo nhân tài về với tổ chức họ Từ đó đề ra nhữngsách lược chủ động để đối phó và hoàn thành được chiến lược nhân sự của tổ chứcmình

2.3 Hệ thống pháp luật của chính phủ:

Các văn bản pháp qui của Nhà nước và chính phủ có ảnh hưởng quan trọng đốivới quá trình tuyển dụng của mỗi tổ chức Chẳng hạn: Luật lao động Việt namluôn ưu tiên và bênh vực quyền lợi cho người lao động đã tạo cơ hội cho nhiềungười lao động khi tham gia vào các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, cũng nhưvậy đối với các doanh nghiệp căn cứ vào nhiều văn bản về lao động giúp họ điều

chỉnh chính sách nhân sự nội bộ của mình Bên cạnh đó còn có những quy định vềquảng cáo, quy định về quy chế hoạt động của các trung tâm giới thiệu việc làm đều có những ảnh hưởng quan trọng đối với quá trình tuyển dụng.

2.4 Sự thay đổi về quan niệm, lối sống của xã hội

Khi xã hội có sự thay đổi về quan niệm và lối sống thì ngay lập tức nhu cầucủa tổ chức về lao động cũng thay đổi Điều này dẫn đến nhà trường, công ty, dịch

vụ cung ứng về nhân lực cũng sẽ đổ xô vào đầu tư, đào tạo cho nguồn nhân lực mà

cả xã hội đều đang quan tâm

IV – Nội dung của quá trình tuyển dụng nhân lực:

Trước khi một tổ chức nào đó bắt tay vào công tác tuyển dụng đều phải trảiqua công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực nhằm xác định nhu cầu nhân lực của tổchức Sau khi nắm bắt chính xác những thông tin về chức danh công việc cònthiếu, số lượng, trình độ, kĩ năng…tổ chức sẽ tiến hành tìm kiếm những giải pháp

bổ sung nhân lực trước khi quyết định lập kế hoạch tuyển dụng Cụ thể chúng ta

có thể tham khảo một số giải pháp mà các tổ chức thường sử dụng để thay thế chocông tác tuyển dụng:

- Làm thêm giờ: Áp dụng đối với những ngành nghề mang tính thời vụ, họpđồng gia công

- Thuê hợp đồng gia công: Tức là kí hợp đồng với doanh nghiệp khác để họsản xuất, tuân theo cam kết về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp

- Sử dụng lao động tạm thời: Làm bán thời gian, kí hợp đồng ngắn hạn, hợpđồng mùa vụ 2 -3 tháng

- Thuê lao động của doanh nghiệp khác: Người lao động được thuê đến làmtại công ty và người lao động này phải tuân thủ những qui định của công ty thuêhọ

Nếu như tổ chức không thuộc diện có thể áp dụng các giải pháp khác thay thế như

kể trên thì phải tiến hành công tác tuyển mộ, tuyển dụng nhân lực để bổ sungnguồn nhân lực cho doanh nghiệp với những nội dung cơ bản như sau:

1 Tuyển mộ nhân lực:

1.1 Nguồn và các phương pháp tuyển mộ từ nguồn bên trong tổ chức:

1.1.1 Nguồn bên trong:

Được hiểu là những người đang làm việc trong doanh nghiệp, đang có hợpđồng lao động kí kết với doanh nghiệp đó nhưng muốn hoặc có thể thuyên chuyểnhay đề bạt vào một vị trí công tác mới

Nguồn này thường để kiếm tìm đối với những vị trí cao hơn mức khởi điểmcủa một nghề hoặc thuyên chuyển nội bộ cho phù hợp

1.1.2 Các phương pháp để tiếp cận với nguồn bên trong:

a Bản thông báo tuyển người:

Đây là một hình thức tuyển mộ ngay trong nội bộ tổ chức để những người

có nhu cầu thay đổi công việc có thể tự nộp hồ sơ ứng tuyển

Thông thường những bản thông báo này được dán vào bảng tin nội bộ, đọctrên loa đài phát thanh của doanh nghiệp hoặc gửi văn bản tuyển người đến tận cácphòng ban có liên quan để liêm yết

Yêu cầu bản thông báo phải hết sức ngắn gọn, thể hiện được đầy đủ nhữngthông tin về: chức danh công việc trống; các yêu cầu đối với ứng viên về trình độ,

kĩ năng nghề nghiệp; kinh nghiệm; sức khỏe; trình độ; trách nhiệm; quyền lợi;lương bổng; chế độ đãi ngộ và các thủ tục cần hoàn thành cho công việc trống

b Sử dụng sự giới thiệu của CBCNV thông qua việc bỏ phiếu kín:

Đây là phương pháp sử dụng những thông tin phi chính thức từ trong nội bộ

tổ chức nhưng lại có thể mang đến những lợi ích rất lớn nếu như tổ chức hòa đồngthì chất lượng ứng viên sẽ rất tốt và có khả năng tổ chức sẽ có được những cán bộnguồn đáng tin cậy

c Sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực:

Sử dụng các chương trình phần mềm để xác định những ứng viên phù hợp,

do nhân viên phòng nhân sự thực hiện Đây là phương pháp khá hiện đại và tiếtkiệm chi phí Ở những doanh nghiệp có hệ thống thông tin nhân lực chuyênnghiệp thì việc áp dụng phương pháp này là rất thuận lợi

1.1.3.Ưu nhược điểm của nguồn bên trong:

1.2 Nguồn và phương pháp tuyển mộ từ bên ngoài:

1.2.1 Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức:

Được hiểu là những người hiện tại không kí kết hợp đồng lao động vớidoanh nghiệp nhưng có nhu cầu, mong muốn được ứng tuyển vào một vị trí chứcdanh trống nào đó trong doanh nghiệp

Nguồn từ bên ngoài có thể hiêu là hệ thống các cơ sở đào tạo, các cơ quanchuyên cung ứng nhân lực hoặc qua sự giới thiệu của người quen,

1.2.2 Các phương pháp tiếp cận nguồn bên ngoài:

a Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng:

Để tìm kiếm được những ứng viên đáp ứng được yêu cầu công việc của tổchức thì tổ chức phải biết lựa chọn những kênh quảng cáo phù hợp, đồng thời thiết

kế quảng cáo cũng phải thật hấp dẫn

Nếu là những thông tin quảng cáo để tuyển lao động có trình độ thấp, thủcông thì có thể quảng cáo qua báo đài hoặc loa phát thanh của các địa phương.Nhưng nếu muốn thu hút được những ứng viên có chất lượng cao thì đòi hỏi tổchức phải bỏ ra chi phí lớn để đăng thông tin tuyển trên những phương tiện thôngtin trung ương và có uy tín

b Dịch vụ, trung tâm giới thiệu việc làm:

Thường chỉ có các tổ chức thiếu người làm công tác tuyển mộ thì sẽ ápdụng phương pháp này vì nó giúp cho doanh nghiệp tuyển được với số lượng lớn,nhanh chóng và chi phí không quá cao.

c Sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên:

Đây là một phương pháp cũng tương tự như tuyển mộ từ nguồn bên trong,mặc dù là sự giới thiệu công khai nhưng vẫn có thể gây ảnh hưởng đến chất lượngứng viên nếu tổ chức không đồng thuận

d Tổ chức các hội chợ việc làm:

Với phương pháp tuyển mộ này, nhà tuyển dụng có thể tìm được nhữngứng viên sáng giá nhất nhưng chi phí bỏ ra cũng khá cao

e Lấy nguồn ứng viên từ các trường đại học, cao đẳng, THCN:

Nhân viên tuyển dụng của tổ chức đến tận các trường đại học, cao đẳng,trung học chuyên nghiệp để tìm kiếm những sinh viên có triển vọng, có chuyênmôn giỏi, năng động và có sự giới thiệu của các giảng viên có uy tín

1.2.3 Ưu nhược điểm của nguồn tuyển mộ từ bên ngoài:

a Ưu điểm:

Nguồn tuyển mộ đa dạng, rộng, dễ tìm được người tài, người có tư duy mới tạođiều kiện để thay đổi tính cố hữu trong tổ chức

b Nhược điểm:

Chi phí cho việc thu hút, nhận hồ sơ, sàng lọc, hội nhập là khá tốn kém

Tóm lại quy trình tuyển mộ sẽ diễn ra theo sơ đồ mô tả như sau:

Sơ đồ 1: Qui trình tuyển mộ nhân lực

2 Tuyển chọn nhân lực:

Quá trình tuyển chọn nhân lực trong một tổ chức thường diễn ra với 9 bước cơ bảnsau đây:

2.1 Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ:

Đây là hoàn cảnh đầu tiên nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ nhau, vì vậy phảitạo môi trường làm việc thật thoải mái, thân thiện và tôn trọng lẫn nhau; nhữngcâu hỏi trao đổi lúc này chỉ mang tính chất chung chung mục đích chính là để bổsung những thông tin còn thiếu hoặc chưa rõ trong hồ sơ, ví dụ: Bạn biết gì vềcông ty chúng tôi? Tránh đặt những câu hỏi đã có trong hồ sơ ứng viên hoặcnhững câu hỏi mang tính chất riêng tư như: về độ tuổi, tôn giáo, hay các khuyết tậtbẩm sinh…

Kế hoạch hóa Nguồn nhân lực

Các giải pháp khác trước khi tuyển mộ

Tuyển mộ

Phương pháp bên ngoàiPhương pháp bên trong

Người được tuyển mộ

2.2 Nghiên cứu đơn xin việc:

Ở bước này cán bộ nhân sự của tổ chức tìm hiểu đơn xin việc của ứng viên, sosánh với các thông tin trong hồ sơ với nhau và so với yêu cầu của công việc đặt ra

để lựa chọn ra nhưng hồ sơ có chất lượng hơn cả

Những hồ sơ có thể chấp nhận được thì cán bộ nhân sự sẽ thông báo cho các ứngviên để tham gia vào bước tiếp theo

2.3 Trắc nghiệm tuyển chọn:

Nhà tuyển dụng sẽ sử dụng các kĩ thuật về mặt tâm lý để đánh giá phẩm chất

cá nhân đặc trưng cho công việc Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểuđược khả năng thực hiện công việc của mỗi ứng viên cũng như phát hiện ra nhữngkhả năng tiềm ẩn và triển vọng phát triển trong tương lai

Tuy nhiên, trong trắc nghiệm tuyển chọn, nhà tuyển dụng phải tránh những lỗisai trong việc dự đoán và đặc biệt phải hạn chế những vấn đề riêng tư như lòng tinđối với tôn giáo, cuộc sống cá nhân, cảm xúc không liên quan đến công việc….Các loại trắc nghiệm thường được sử dụng là: Trắc nghiệm kiến thức tổngquát; trắc nghiệm tâm lý; trắc nghiệm sự thực hiện công việc; trắc nghiệm sự quantâm và thái độ để tìm hiểu về động cơ xin việc

2.4 Phỏng vấn tuyển chọn:

Đây là phương pháp sử dụng thông dụng nhất mà hầu như doanh nghiệp nàocũng dùng để hiểu sâu thông tin về ứng viên như khả năng giao tiếp, động cơ xinviệc…đồng thời cũng là để tạo điều kiện cho ứng viên tìm hiểu thêm những thôngtin về tổ chức

Trước khi thực hiện phỏng vấn, các phỏng vấn viên phải tìm hiểu rõ cácthông tin về ứng viên thông qua hồ sơ, đơn xin việc Bên cạnh đó, phải nghiên cứu

kĩ các thông tin có trong bản mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc để xácđịnh hướng phỏng vấn và yêu cầu công việc

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải luôn duy trì sự tôn trọng đốivới ứng viên; đưa ra những câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và hướng ứng viên trả lờivào trọng tâm của vấn đề; ghi lại những thông tin chính và kết hợp quan sát việcthay đổi cử chỉ, thái độ của ứng viên để xoáy sâu vào những chính

Kết thúc phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải có bản đánh giá kết quả phỏng vấn,thư giãn vài phút trước khi gọi người tiếp theo vào phỏng vấn.

Các loại phỏng vấn thường được sử dụng là:

+ Phân theo số người tham gia phỏng vấn, gồm có: Phỏng vấn cá nhân,phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn nhóm

+ Phân theo hình thức phỏng vấn, gồm có: Phỏng vấn được thiết kế sẵn ( tức

là có hệ thống câu hỏi đã được chuẩn bị từ trước); phỏng vấn không được thiết kếsẵn và phỏng vấn hỗn hợp ( kết hợp giữa câu hỏi đã được chuẩn bị từ trước vànhững câu hỏi tự phát trong quá trình phỏng vấn)

+ Phân theo tính chất phỏng vấn, chia ra: Phỏng vấn hành vi ( hỏi để tìmkiếm những hành vi trong quá khứ hoặc trong một tình huống cụ thể); Phỏng vấntạo sự căng thẳng ( tức là phỏng vấn với tốc độ nhanh, cường độ lớn, tạo áp lựctâm lý cao);…

2.5 Thẩm tra lý lịch:

Nhà tuyển dụng gặp trực tiếp những người giới thiệu hoặc ứng viên để kiểm tra độtin cậy của những thông tin liên quan đến ứng viên như về tiểu sử, bằng cấp, thái

độ trong lao động

2.6 Kiểm tra sức khỏe:

Thông qua việc kiểm tra sức khỏe để xác định và bố trí người lao động phù hợpvới tình trạng thể lực, ngăn ngừa những rủi ro không đáng có trong quá trình tiếpcận công việc

2.7 Phỏng vấn bởi nhà quản lý trực tiếp:

Lúc này người quản lý trực tiếp và người được tuyển sẽ tiếp xúc tay đôi với nhau

để tìm hiểu sâu về kĩ năng của ứng viên nhằm bố trí công việc phù hợp đồng thờigiúp hai bên hiểu nhau hơn và dễ dàng hợp tác khi chính thức bắt tay vào côngviệc

2.8 Giới thiệu và định hướng công việc:

Cán bộ nhân sự sẽ đưa ứng viên ( lúc này là người đã được doanh nghiệp tuyểnchọn) đi tham quan nhà máy, văn phòng làm việc, giới thiệu sơ bộ về công việc vàđịnh hướng cho người lao động hiểu về công việc phải làm Công tác này nhằmgiúp cho người lao động bước đầu hội nhập với công việc và quyết định có nêntiếp nhận công việc và kí kết hợp đồng lao động hay không.

2.9 Ra quyết định tuyển dụng:

Tổ chức và người lao động sẽ kí kết hợp đồng lao động trong đó thể hiện rõ quyềnlợi, nghĩa vụ của hai bên… Sau giai đoạn thử việc kết thúc thường có bản nhậnxét của người quản lý trực tiếp để gửi tới bộ phận nhân sự, và kết quả cuối cùng làhai bên kí kết hợp đồng lao động chính thức

Chúng ta có thể tóm tắt qui trình tuyển chọn bằng sơ đồ mô tả sau đây:

Sơ đồ 2: Qui trình tuyển chọn nhân lực

Trên đây là những lý luận chung cơ bản nhất về công tác tuyển dụng nhânlực trong một tổ chức Trong thực tế, mỗi cơ quan, đơn vị sẽ có những cách vậndụng rất khác nhau, song có những tổ chức thì đạt được nhiều thành công trongcông tác tuyển dụng nhưng nhiều đơn vị khác thì lại gặp nhiều trắc trở Vậynguyên nhân là do đâu và làm thế nào để khắc phục? Để trả lời cho câu hỏi nàychúng ta sẽ đi vào nghiên cứu tình hình tuyển dụng nhân lực cụ thể của một doanh

nghiệp ngoài quốc doanh – Công ty cổ phần Quang và Mĩ nghệ xuất khẩu

Tiếp nhận hồ sơ và phỏngvấn sơ bộ

Nghiên cứu đơn xin

việc

Trắc nghiệm tuyển

chọn

Phỏng vấn tuyển chọn

Thẩm tra lý lịch

Kiểm tra sức khỏe

Phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp

Giới thiệu và định hướng công việc

Ra quyết định tuyển

dụng

Chương II – THỰC TRẠNG CễNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CễNG TY

CỔ PHẦN QUANG VÀ MỸ NGHỆ XUẤT KHẨU

I – Khỏi quỏt vố cụng ty cổ phần Quang và MNXK

1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển cụng ty:

Tờn tiếng việt: Cụng ty cổ phần Quang và Mĩ nghệ xuất khẩu

Tờn giao dịch: Quang & Artext JSC ( Quang’s ceramic)

Văn phũng: 93-95 Bà Triệu – Hà nội

Nhà mỏy : Thị trấn Mạo Khờ – Đụng Triều – Quảng Ninh

Cụng ty cổ phần Quang và Mĩ nghệ xuất khẩu ra đời và phỏt triển cựng vớithương hiệu” Gốm Quang” hay núi đỳng hơn là tờn tuổi của hoạ sĩ Nguyễn NhưQuang – cựu sinh viờn của trường Đại học Mỹ thuật Hà nội, nay là Chủ tịch hội

đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty - người đó nhiều năm lăn lộn và ấp ủmột ước mơ đưa dũng dũng gốm truyền thống của Việt Nam vơn ra cạnh tranh vớinhững dũng Gốm đó cú tờn tuổi trờn trường quốc tế như Gốm Trung Quốc, Gốm

Ấn Độ…

Ngay từ năm 1990, người nghệ sĩ, hoạ sĩ Nguyễn Như Quang đó cú cỏc cụngtrỡnh nghiờn cứu phỏt triển mặt hàng gốm sứ Việt Nam Thụng qua cỏc cuộc triểnlóm của ngành Gốm Việt Nam núi chung và Gốm Bỏt Tràng núi riờng, người nghệ

sĩ này đó thổi hồn vào cho gốm bằng cỏch mặc cho Gốm một lớp” ỏo sơn mài”cựng với những hoạ tiết trang trớ phự hợp theo thị hiếu từng thời kỡ nh: gốm khảmtrứng, gốm khảm tre, gốm khảm trai…Tất cả đều là sự kết hợp rất tài hoa và đạttớnh nghệ thuật cao để có đợc ngày Gốm Việt Nam sánh ngang tầm với các dòngGốm khác trên thế giới, đợc đông đảo bạn bè trong, ngoài nớc biết đến và thánphục

Sự khỏc biệt cú tớnh nghệ thuật cựng với sự kế thừa gốm Bỏt Tràng truyềnthống, hoạ sĩ Nguyễn Như Quang đó kết hợp tài tỡnh từ trang trớ đến chất liệu cựngcỏc kiểu dỏng luụn phự hợp với xu thế phỏt triển của thời đại.Vỡ thế, tờn tuổi củaGốm Quang dần hỡnh thành một thương hiệu khụng thể thiếu trong nhu cầu sửdụng và trang trớ của nhiều người dõn trong cả nước và đú cũng là tiền đề của

thương hiệu” Gốm Quang” - đặt nền móng cho sự ra đời của Công ty cổ phầnQuang và Mĩ nghệ xuất khẩu ( Quang & Artext JSC ) vào năm 2000.

Ngày 28/5/2001, Công ty cổ phần Quang và mÜ nghÖ xuÊt khÈu (MNXK) đãđược Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà nội kí quyết định thành lập và chínhthức đi vào hoạt động, với trụ sở văn phòng được đặt tại Hà Nội, Nhà máy sảnxuất được xây dựng tại Mạo Khê – Đông triều – Quảng Ninh với diện tích trên

3000 m2

Trong suốt bảy năm qua, Gốm Quang đã vươn mình đi lên với nhiều thăngtrầm trên chặng đường sản xuất kinh doanh của mình Tuy nhiên cũng đã đạt đượcnhiều thành tựu, cụ thể:

- Số vốn điều lệ của Gốm Quang đã lên đến:9.000.000.000 ( chín tỷ đồng) vàonăm 2006

- Tổng vốn đầu tư: 35.000.000.000 VNĐ ( Ba mươi năm tỷ đồng)

Trong đó, chi cho Nhà máy Gốm Quang tới 30 tỷ đồng bao gồm:

 Khu sản xuất các sản phẩm thủ công truyền thống vàtham quan du lịch

 Khu nhà xưởng sản xuất công nghiệp kết hợp với thủcông truyền thống

 Khu xưởng sản xuất các sản phẩm thủ công kết hợpvới chất liệu truyền thống trên một sản phẩm

 Khu trung tâm giới thiệu, trưng bày và bán lẻ các sảnphẩm cùng với dịch vụ đi kèm

 Khu nhà xưởng sản xuất và chế biến các nguyên liệuphục vụ sản xuất

Với phương châm “ Gốm Quang luôn vươn tới sự hoàn mỹ cho hômnay và mai sau”, Công ty cổ phần Quang và MNXK đã không ngừng mởrộng thị trường tiêu thu trong và ngoài nước vì vậy nguồn doanh thu củacông ty trong những năm qua cũng tăng lên đáng kể, được thể hiện quanhững số liệu cụ thể như sau:

Bảng1: Bảng doanh thu của Công ty cổ phần Quang và MNXK

Cùng với sự phát triển về mặt kinh doanh, Công ty cổ phần Quang và MNXKcũng chú trọng nhiều đến công tác quản trị nhân sự Là một công ty chuyên về sảnxuất và kinh doanh Gốm, nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Quang và MNXKmang những nét hết sức đặc thù

2 Đặc điểm về nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Quang và MNXK:

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty:

Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức và bộ máy của Công ty cổ phần Quang và MNXK

Nguån: Phßng Tæ chøc hµnh chÝnhChú giải:

 Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị

Là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty cổ phầnQuang và MNXK, phải thực hiện quyền hạn nhiệm vụ của mình phù hợp với điều

lệ của công ty, cụ thể:

+ Quyết định về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày củacông ty

PhòngĐHSX PhòngKTCL PhòngKT

Phòng

TCHC KDXNKPhòng PhòngKTTC KHNVPhòng

Ban trợ lý Ban thư kí

Ban lãnh đạo

+ Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của HĐQT

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư củaHĐQT

+ Quyết định phương án bố trí tổ chức nhân sự, qui chế quản lý nội bộ công ty.+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừcác chức danh do HĐQT bổ nhiệm

+ Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường lệ và bất thường của Ban giám đốc+ Quyết định cơ cấu tổ chức, biên chế của các phòng ban trong công ty

+ Quyết định các kế hoạch và phương án đào tạo, trả thù lao lao động, điềuchỉnh hệ số lương, thưởng cho CBCNV trong công ty

+ Quyết định việc kí hoặc ủy quyền cho các phó tổng giám đốc kí các hợpđồng giao dịch dưới đây:

- Các khoản vay, cho vay, thanh lý tài sản, thế chấp tài sản

- Các dự án đầu tư có tổng số vốn đầu tư xây dựng cơ bản, trang thiết bị…

- Các loại hợp đồng về xây dựng theo quy định về qui chế hoạt động quản lýXHCB

- Các hợp đồng về tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, chuyển giao công nghệ…

- Các hợp đồng mua bán tài sản cố định , mua bán hàng hóa , hợp tác kinhdoanh…

- Các khoản chi định kì và đột xuất của công ty

- Chi phí giao dịch và tiếp khách đối ngoại

- Phê duyệt quyết toán thuế, quyết toán tài chính năm

- Phê duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổng dự toán chi phí…

 Các phó tổng giám đốc

Các phó tổng giám đốc được tổng giám đốc phân công mảng để phụ trách quản

lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của công ty, họ có quyền hạn và tráchnhiệm chung như sau:

+ Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanhtheo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc

về kết quả hoạt động và nhiệm vụ được giao

+ Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết trước các vấn đề tại các phiênhọp của Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị

+ Quyền kí các loại hợp đồng, các khoản chi theo thẩm quyền như được quiđịnh cụ thể tại các qui định riêng biệt đối với từng Phó tổng Giám đốc.Có quyềnchi đột xuất cho các chi phí giao dịch tiếp khách trị giá từ 3 đến 5 triệu VNĐ vàphải chịu hoàn toàn trách nhiệm về các khoản chi đó

+ Tuân thủ chế độ báo cáo tổng hợp theo năm, quí và hàng tháng về tìnhhình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Báo cáo tháng bằng văn bản phảigửi cho Tổng Giám đốc trước 5 ngày của tháng tiếp theo, báo cáo nêu được kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng, kế hoạch tháng tới và các yêu cầu

đề xuất ( nếu có)

+ Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận do mìnhphụ trách để Tổng Giám đốc kí quyết định

 Kế toán trưởng

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc và chịu sự quản lý về nghiệp

vụ của Phó tổng giám đốc phụ trách nội chính Kế toán trưởng có các nhiệm vụ vàquyền hạn được qui định cụ thể như sau

+ Báo cáo hàng ngày về tình hình thu chi của Công ty cho Tổng giám đốcvào cuối ngày làm việc ( hoặc cuối tuần)

+ Tổ chức quản lý và giám sát việc tuân thủ bảo mật đối với mọi sổ sáchchứng từ, thông tin tài liệu, số liệu kế toán tài chính Kế toán trưởng chỉ được phépcung cấp số liệu cho đối tượng khác khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc

+ Chịu trách nhiệm cùng Tổng Giám đốc trong các báo cáo đối ngoại như:Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thanh kiểm tra hoạt động tài chính

2.2.2 Phòng Tổ chức Hành chính

Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp đối với công tác tổ chức hànhchính nhân sự của công ty, thực hiện nội qui, qui chế công ty, kỉ luật lao động, thiđua khen thưởng, thực hiện nhiệm vụ hậu cần về phương tiện và cơ sở vật chấtphục vụ các hoạt động của Công ty Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng TCHCnhư sau:

+ Phối hợp với tổ chức công đoàn chăm lo đời sống cho CBCNV

+Định hướng và chỉ đạo về nghiệp vụ công tác tổ chức tại Nhà máy

b.Về công tác hành chính:

+Quản lý các phương tiện, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất của công ty + Lưu trữ, bảo quản văn thư tài liệu, luân chuyển kịp thời công văn đi đến + Bảo trì bảo dưỡng các trang thiết bị, triển khai công tác sửa chữa, xây dựng

cơ bản

+ Quản lý cấp phát VPP, sách báo, tài liệu của công ty

+ Tổ chức và giải quyết các công việc liên quan đến an ninh bảo vệ, vệ sinh môi trường, PCCC….

+ Bảo quản tài liệu, hóa đơn, chứng từ đúng chế độ

+ Báo cáo ban giám đốc về:

 Nguồn vốn, công nợ, doanh thu bán hàng, doanh thu xuất khẩu

 Báo cáo tài chính hàng tháng, quí

 Báo cáo lập tờ khai tính thuế, sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng

 Báo cáo tài sản, công cụ dụng cụ

 Báo cáo các chi phí hoạt động của công ty

 Quyết toán thuế năm

+ Hướng dẫn, giám sát nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc để thống nhất công tác kế toán và hạch toán kinh tế công ty

+ Lập kế hoạch thu chi tài chính Theo dõi tình hình luân chuyển chứng từ, luân chuyển tiền vốn của công ty Kịp thời thu hồi công nợ dây dưa bên ngoài và trong nội bộ công ty

+ Chủ trì kiểm kê tài sản, hàng hóa, vật tư, tiền vốn định kì Lập biên bản sử dụng thừa thiếu, chủ trì đánh giá chất lượng tài sản để đưa ra đề xuất xử lý hay thanh lý

Thực hiện chức năng tham mưu và tác nghiệp cụ thể giúp Ban giám đốc chỉ đạocác hoạt động sản xuất trong toàn công ty Quyền hạn và trách nhiệm của Phòngkinh doanh xuất nhập khẩu như sau:

+ Tổ chức huy động nguồn hàng đầu vào

+ Phân loại, đặt tên, kí mã hiệu, các thông số cơ bản, lưu ảnh vi tính, cậpnhật thông tin trên Website

+ Tổ chức giới thiệu sản phẩm thông qua quảng cáo, cửa hàng trưng bàymời khách tham quan trực tiếp, triển lãm, hội chợ trong và ngoài nước, trên mạnginternet

+ Xây dựng dự án, phương án kinh doanh nội địa và xuất khẩu, nắm vữnggiá cả đầu vào để xác định giá bán ra có biên độ rộng…

+ Tổ chức thị trường: Khảo sát, thăm dò, đàm phán, soạn thảo các bản ghinhớ, biên bản làm việc, các hợp đồng kí kết với khách trong và ngoài nước

+ Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Giao hàng theo từng đơn hàng, hợpđồng, đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng, số lượng Chuẩn bị bao bì đóng gói,phương tiện vận chuyển, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục giao nhận, lấy chứng từ

+ Lập chứng từ ban đầu, tổ chức thống kê, tổng hợp báo cáo kết quả sảnxuất kinh doanh

+ Quản lý, theo dõi các thông tin, chế độ bảo mật liên quan đến hợp đồngkinh doanh như: thông tin hồ sơ khách hàng, giá trị hợp đồng, tài liệu sản phẩm,chiến lược kinh doanh sản phẩm

+ Nắm vững lượng hàng đầu vào hiện có từ chủng loại, số lượng, phẩm chất…có các phương án và kiến nghị với giám đốc về chiến lược mặt hàng, nguồnhàng, phương hướng đầu tư mở rộng sản xuất, đa dạng kinh doanh và các nghiệp

vụ kinh doanh mang đậm tính cạnh tranh

+ Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về việc thanh lý hợp đồng kinh tế thanh toán công nợ hoặc tham gia tranh chấp trước trọng tài, tòa án kinh tế nếu có rủi ro trong kinh doanh

2.2.4 Phòng kế hoạch nghiệp vụ:

Quyền hạn và trách nhiệm của Phòng kế hoạch và nghiệp vụ như sau:

+ Khảo sát các làng nghề, cơ sở sản xuất để đánh giá phân loại thẩm định năng lực để lập kế hoạch hợp tác sản xuất – kinh doanh

+ Lên kế hoạch và báo giá toàn bộ các vật tư, nguyên liệu có liên quan để phục

vụ sản xuất và xây dựng cơ bản

+ Đàm phán để trình kí các hợp đồng mua bán, đầu tư sản xuất, gia công…+ Giám sát tiến độ, số lượng và chất lượng hàng hóa tại các cơ sở vệ tinh, các

cơ sở có quan hệ thương mại…

+ Trên cơ sở thông tin về đơn hàng, hợp đồng kí với khách hàng tiến hành lập

kế hoạch sản xuất và hậu cần phục vụ sản xuất như: làm bao bì, tem nhãn, nguyênvật liệu…

+ Liên hệ đề xuất hợp đồng cung ứng vật tư, nguyên liệu, bao bì…trên cơ sở nhu cầu sản xuất thực tế tại công ty

+ Phối hợp với kế toán để lập hồ sơ, quyết toán các hợp đồng mua bán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, bao bì…

2.2.5 Nhà máy Gốm Quang:

Chi nhánh Nhà máy Gốm Quang là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần Quang

và MNXK, hoạt động sản xuất theo sự ủy quyền cảu công ty; chịu trách nhiệmtrước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và chịu sự điều hànhchung của ban giám đốc với hai chức năng cơ bản là: Triển khai các dự án đầu tư

và thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh Cụ thể:

+ Nhà máy phải thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh điều xuống từ côngty

+ Triển khai, điều hành sản xuất các đơn hàng và các hợp đồng được giao+ Điều động và sắp xếp nhân lực bố trí cho sản xuâts

+ Đề xuất, sắp xếp triển khai mặt hàng sản xuất

+Tổ chức đào tạo tay nghề chuyên môn cho công nhân viên và phát triển côngtác quản lý tổ nhóm, bộ phận

+Tiếp nhận, chuyển giao công nghệ, sử dụng các trang thiết bị, công cụ dụng cụphục vụ sản xuất kinh doanh