Một số Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán TTTP và xác định

Một số Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán TTTP và xác định

PHẦN I

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN DUNG DỊCH KHOAN VÀ HOÁ PHẨM DẦU KHÍ.

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DUNG DỊCH KHOAN VÀHOÁ PHẨM DẦU KHÍ

 Mã số thuế: 0100150873

Công ty cổ phần Dung dịch khoan và Hoá phẩm Dầu khí là doanhnghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 182/TC-DK ngày 08tháng 3 năm 1990 của Tổng cục Dầu mỏ và Khí đốt nay là Tổng Công ty Dầukhí Việt Nam và được thành lập lại theo Quyết định số 197/BT ngày 16 tháng02 năm 1996 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Trong thờigian đầu mới thành lập, với hai sản phẩm chính là Barite và Bentonite, doanhthu của Công ty chỉ đạt khoảng 1 tỷ đồng

Năm 1991, Công ty đã liên doanh với Công ty Dung dịch khoan của NaUy (nay là Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Dung dịch khoan MI (Mỹ)) Liêndoanh MI- Việt Nam với tỷ lệ vốn góp mỗi bên 50/50 là một trong những liêndoanh hoạt động có hiệu qủa nhất của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam.Ngoài ra, để khai thác tốt hơn nguồn nguyên liệu sẵn có ở trong nước, Công

ty đã hợp tác liên doanh, liên kết với các công ty trong nước và các địaphương có nguồn nguyên liệu

Từ năm 1993,Công ty đã nghiên cứu và sản xuất thành công hai sảnphẩm Barite API và Bentonite API mở ra một thời kỳ mới của việc tăng sảnlượng, chất lượng sản phẩm,đáp ứng cho nhu cầu trong nước và đặt cơ sở choviệc xuất khẩu sản phẩm của DMC ra thị trường quốc tế

Năm 1998, dây chuyền sản xuất Feldspar, Dolomite, CaCo3 với côngsuất 20.000 tấn sản phẩm / năm được đưa vào hoạt động, góp phần mở rộnglĩnh vực hoạt động, đa dạng hoá sản phẩm của Công ty Đến nay, Công ty đãsản xuất được trên 20 loại sản phẩm khác nhau (Barite API DAK, BentoniteAPI DAK, Silica Flour DAK, Biosafe DAK, Lub DAK, Xi măng giếng khoanG DAK, Calcium Carbonate DAK ), đây là những sản phẩm rất mới trongngành công nghiệp Việt Nam, trong đó có nhiều loại sản phẩm dung dịchkhoan và hoá phẩm dầu khí đạt tiêu chuẩn quốc tế API đáp ứng được các yêucầu kỹ thuật của công nghệ khoan tìm kiếm thăm dò và khai thác dầu khí.Ngoài việc cung cấp, phục vụ ngành dầu khí, các sản phẩm của DMC cũng đãthay thế được hàng nhập khẩu trong các ngành công nghiệp dân dụng khácnhư khoan cọc nhồi, khoan giảm áp bảo vệ đê điều và khoan địa chất côngtrình

Năm 1999, Công ty đã được cấp chứng chỉ ISO 9002-1994, và hiệnnay, Công ty đang áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Năm 2004, Công ty được cổ phần hoá trở thành Công ty cổ phần dungdịch khoan và hoá phẩm dầu khí Theo phương án cổ phần hoá:

Vốn điều lệ: 120.000.000.000 đồng

Tổng số cổ phần phát hành: 12.000.000 cổ phần, trong đó:

+Vốn cổ phần Nhà nước (Petro Vietnam): 6.120.000 cổ phần, chiếm 51%

+Vốn cổ phần ưu đãi của CBCNV trong công ty: 846.200 cổ phần, chiếm7,05%

+Cổ phần bán đấu giá công khai: 5.033.800 cổ phần, chiếm 41,95%Loại cổ phần: cổ phần phổ thông

Mệnh giá thống nhất của mỗi cổ phần: 10.000 đồng/ cổ phần

Hiện tại, Công ty DMC gồm có 03 Xí nghiệp chức năng, một Liên doanh MI-Vietnam, một Chi nhánh ở phía Nam và Văn phòng Công ty thực hiện việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ trên:

- Xí nghiệp Hoá phẩm Dầu khí Yên Viên (thành lập năm 1991): Sản phẩm

chính là Barit và sản phẩm Bentonite dùng cho khoan cọc nhồi.

- Xí nghiệp Hoá phẩm Dầu khí Quảng Ngãi (thành lập năm 1999): sản

xuất các sản phẩm Lub Dak, Biosafe Dak, và mới đây sản xuất sản phẩmMatit cho xây dựng.

- Chi nhánh DMC Vũng Tàu (thành lập năm 1990): chủ yếu sản xuất sản

phẩm Bentonite API Dak từ khoáng được khai thác ở Lâm Đồng.

- Xí nghiệp Vật liệu cách nhiệt-DMC tại Phú Mỹ (thành lập năm 2002):

sản xuất bông sợi bazan và bao bì.

- Liên doanh MI-VN (thành lập năm 1991): Nhà thầu phụ cung cấp dung

dịch khoan, hoá phẩm cho khoan khai thác dầu khí và các dịch vụ dầu khíkhác.

2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty 2.1 Đặc điểm kinh doanh

Công ty cổ phần dung dịch khoan và hoá phẩm dầu khí vừa có chứcnăng sản xuât kinh doanh vừa có chức năng xuẩt nhập khẩu Theo điều lệ tổchức và hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là:

- Sản xuất, kinh doanh các nguyên vật liệu, hoá phẩm dùng cho dung dịchkhoan và xi măng trong công nghiệp dầu khí;

- Nghiên cứu chuyển giao công nghệ và dịch vụ kỹ thuật về dung dịchkhoan, xi măng dung dịch hoàn thiện, xử lý sửa chữa giếng khoan dầukhí;

- Xuất nhập khẩu các hoá phẩm phục vụ khoan khai thác dầu khí;

- Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, hoá chất, các thiết bị, vật tưphương tiện phục vụ cho ngành công nghiệp dung dịch khoan khai thác vàhoá phẩm dầu khí và các sản phẩm do công ty sản xuất;

- Kinh doanh khoáng sản phục vụ cho sản xuất dung dịch khoan dầu khígồm: Barite, Sét Bentonite, Canxi Carbonate, Silicaflour, Dolomite vàFeldspar;

- Kinh doanh nguyên vật liệu, hoá chất, các thiết bị, vật tư phương tiện phụcvụ cho việc sản xuất các loại vật liệu cách nhiệt, cách âm trên cơ sở sợiBazan siêu mảnh phục vụ cho công nghiệp và dân dụng;

- Khai thác khoáng sản phục vụ cho sản xuất dung dịch khoan dầu khí gồm:Barite, Sét Bentonite, Canxi Carbonate, Silicaflour, Dolomite và Feldspar;- Sản xuất vật tư, hoá chất phục vụ cho công nghiệp hoá dầu và hoá khí;- Kinh doanh các sản phẩm hoá dầu, hoá khí.

Các sản phẩm của Công ty chủ yếu phục vụ cho ngành dầu khí trongviệc thăm dò, khai thác dầu khí và xử lý giếng khoan Ngoài ra các hoá phẩmchuyên dụng của DMC cũng được sử dụng trong các ngành công nghiệp khácnhư: hóa phẩm Calcium Cacbonat cho công nghiệp sản xuất sơn, cao su, bộtgiặt, giấy, nhựa, gốm, sứ, que hàn

Sản phẩm và dịch vụ chủ yếu của DMC bao gồm: Barite API DAK,Bentonite API DAK, Silica Flour DAK, Biosafe DAK, Lub DAK, Ximănggiếng khoan G DAK, Calcium Carbonate DAK, các sản phẩm phục vụ chocác ngành công nghiệp dân dụng như: khoan cọc nhồi, khoan thăm dò địachất và nền móng xây dựng, sơn, cao su, giấy, gốm, sứ… Trong đó các sản

phẩm Barite API DAK, Bentonite API DAK, Ximăng giếng khoan G DAK,Calcium Carbonate DAK là các mặt hàng truyền thống quan trọng của DMC.Với các loại sản phẩm này, thương hiệu DMC đã có mặt tại 12 nước khu vựcChâu Á Thái Bình Dương (Úc, Newzealand, Malayxia, Indonesia, Singapore,Philipin, Brunei, Nga, Nhật, Hàn Quốc,Thái Lan, Băngladesh ) Trung Đôngvà Trung Mỹ Khả năng tiêu thụ hàng trăm ngàn tấn sản phẩm mỗi năm Thịtrường xuất khẩu chủ yếu : Châu Á Thái Bình Dương, Châu Úc, TrungĐông với kim ngạch xuất khẩu năm 2005 đạt 4.488.792 USD.

Ngoài việc đa dạng hoá sản phẩm, Công ty còn đa dạng hoá loại hìnhkinh doanh với mục tiêu tiếp nhận công nghệ mới và mở rộng thị trường.Năm 1991 Công ty đã ký kết việc thành lập Liên doanh với Công ty ADF(NaUy), nay trở thành liên doanh M-I (Hoa Kỳ) Ở trong nước, Công ty chủđộng đề xuất thành lập liên doanh Barite Tuyên Quang để khai thác chế biếnquặng, nhằm chủ động tạo một thế khép kín từ khâu khai thác nguyên liệu đếnkhâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Cả hai liên doanh đều hoạt động có hiệuquả mang lại cho Công ty hàng tỷ đồng lợi nhuận mỗi năm.

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Theo phương án cổ phần hoá năm 2004, Công ty dung dịch khoan vàhoá phẩm dầu khí đã trở thành một công ty cổ phần Do đó phương thức quảnlý của công ty đã chuyển từ tính chất tập trung vào một vài cá nhân lãnh đạovà chịu sự chi phối của cấp trên sang tính chất được tự quyết, lãnh đạo vàkiểm soát của một tập thể các cổ đông.

Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty,

quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của công ty.Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

Hội đồng quản trị: là cơ quan thực hiện các quyết định của Đại hội

đồng cổ đông, hoạt động tuân thủ các quy định của Pháp luật và điều lệ công

ty,đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị, thay mặt Hộiđồng quản trị điều hành công ty là Giám đốc và các Phó giám đốc.

Ban kiểm soát: là cơ quan giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và

báo cáo lại ở cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Số lượng, quyền hạn, tráchnhiệm và lợi ích của Ban kiểm soát được quy định tại Luật doanh nghiệp vàđiều lệ của công ty sau khi cổ phần hoá.

Trên thực tế, hiện nay bộ máy quản lý của công ty vẫn chia thành haicấp, cấp công ty và cấp xí nghiệp với sự chỉ đạo của Giám đốc do Hội đồngquản trị cử ra.

2.2.1 Bộ máy quản lý tại công ty

Bao gồm Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo trực tiếphoạt động của công ty Ban giám đốc gồm ba người:

- Giám đốc: là người do Hội đồng quản trị cử ra, thay mặt công ty chịu

trách nhiệm trước Nhà nước và Hội đồng quản trị về toàn bộ hoạt động củacty.

- Các Phó giám đốc: là những người có trách nhiệm giúp đỡ, truyền đạt

các chỉ đạo, điều hành của Giám đốc xuống các cấp dưới trực thuộc.

Dưới Ban giám đốc là các phòng ban chức năng của công ty: Công tytổ chức bộ máy quản lý hoạt động thành 10 phòng chức năng, bao gồm:

- Phòng tổ chức-đào tạo: Có trách nhiệm tổ chức thực hiện và chỉ đạo,

hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thành viên trong công ty thực hiệncác chủ trương, chế độ, chính sách của Nhà nước, các quy chế, nội quy củaTổng công ty và Công ty.

- Phòng dịch vụ kỹ thuật: chịu trách nhiệm về các mặt công tác trong

lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật dầu khí và thực hiện một số nhiệm vụ nghiên cứuứng dụng công nghệ mới, sản phẩm mới theo hướng hoạt động đa dạng hoásản phẩm, đa dạng hoá các loại hình dịch vụ.

- Phòng kế hoạch đầu tư: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch chiến

lược tổng thể cho từng giai đoạn và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn baogồm kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch phát triển mặt hàng.

- Phòng dung dịch khoan và vi sinh dầu khí: thực hiện nghiên cứu các

loại dung dịch khoan, hoá phẩm dầu khí, đề xuất các giải pháp kỹ thuật xử lýgiếng khoan Đồng thời nghiên cứu, đưa vào sử dụng các chất có hoạt tínhsinh học cho công nghệ khai thác dầu khí, xử lý ô nhiễm, dầu phế thải, làmsạch vùng cận đáy giếng khoan dầu khí.

- Phòng tài chính kế toán: có trách nhiệm quản lý mọi hoạt động tài

chính kế toán của Công ty Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tàichính, kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, cân đối thu chi,thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước.

- Phòng thương mại: có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện

công tác tiếp thị và kinh doanh các sản phẩm do Công ty sản xuất trong khuvực Châu Á - Thái Bình Dương.

- Phòng hành chính-tổng hợp: xác định tính hợp lệ của giấy tờ, đóng

dấu công ty, chứng thực tính hiện hữu của sự việc.

- Phòng kỹ thuật sản xuất - an toàn - chất lượng: hoạch định các

chương trình quản lý và nâng cấp thiết bị sản xuất, thiết bị đo lường và chấtlượng sản phẩm do Công ty sản xuất.

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu

thụ sản phẩm mới, cung cấp dịch vụ kỹ thuật, hoá chất ở trong và ngoài nước,đồng thời xây dựng các dự án đầu tư mới.

- Phòng vật tư - vận tải: tổ chức thực hiện công tác vật tư, kế hoạch

vận tải, cung ứng nội bộ, vận tải Bắc Nam và vận tải xuất, nhập khẩu bằngđường biển, đường sắt, đường sông đáp ứng nhu cầu về vật tư, đảm bảo vậntải phục vụ sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của Công ty.

Mỗi phòng ban có nhiệm vụ, chuyên môn riêng, nhưng phối hợp mậtthiết với nhau trong hoạt động chung của công ty nhằm đạt được hiệu quả caonhất.

2.2.2 Bộ máy quản lý tại các xí nghiệp, chi nhánh của công ty:

Hiện nay Công ty cổ phần dung dịch khoan và hoá phẩm dầu khí có 4chi nhánh tại các tỉnh thành, một liên doanh MI-Vietnam, và văn phòng đạidiện ở thành phố Hồ Chí Minh.

- Chi nhánh Công ty cổ phần DMC tại Yên Viên: chuyên sản xuất

Barit và sản phẩm Bentonite dùng cho khoan cọc nhồi.

- Chi nhánh Công ty cổ phần DMC tại Quảng Ngãi: sản xuất các sản

phẩm Lub Dak, Biosafe Dak, và mới đây sản xuất sản phẩm Matit cho xâydựng.

- Chi nhánh Công ty cổ phần DMC tại Phú Mỹ: sản xuất bông sợi

bazan và bao bì.

- Chi nhánh Công ty cổ phần DMC tại Vũng Tàu: chủ yếu sản xuất

sản phẩm Bentonite API Dak từ khoáng được khai thác ở Lâm Đồng.

- Liên doanh MI-VN: Nhà thầu phụ cung cấp dung dịch khoan, hoá

phẩm cho khoan khai thác dầu khí và các dịch vụ dầu khí khác.

Bộ máy quản lý của Công ty dung dịch khoan và hoá phẩm dầu khíđược tổ chức theo sơ đồ khái quát sau:

Sơ đồ 1.1.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty DMC

Đại hội đồng cổ đôngHội đồng

quản trịGiám đốc

Ban kiểm soát

Cty liên doanh MI-VN

Phó giám đốc

Phòng dịch vụ kỹ thuậtPhòng DDK và vi sinh

Phòng thương mại

Phòng vật tư-vận tảiPhòng kỹ thuật sx- an

toàn-chất lượngPhòng tổ chức đào tạo

Phòng kế hoạch đầu tưPhòng tài chính kế toán

Phòng hành chính tổng hợp

Phòng kinh doanh

Phó giám đốc

Chi nhánh CTCP DMC tại Yên Viên

Chi nhánh CTCP DMC tại Yên Viên

Chi nhánh CTCP DMC tại Yên Viên

Chi nhánh CTCP DMC tại Yên ViênVăn phòng đại diện Cty

CP DMC tại TP.HCM

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty DMC 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

3.1.1 Tổ chức mô hình bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thành các bộ phận, trong đóđảm bảo việc quản lý công tác kế toán chặt chẽ, linh hoạt và hiệu quả Mỗi bộphận đều đảm nhận những chức năng, nhiệm vụ riêng, quản lý tất cả cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ và có sự phối hợp chặt chẽ với nhaunhằm đạt được kết quả cao nhất.

Do đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh của công ty gồm có các xínghiệp, chi nhánh trực thuộc nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chứctheo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán Bộ máy kế toán của công ty đượcphân làm hai cấp: Phòng kế toán công ty và phòng kế toán của các chi nhánhxí nghiệp trực thuộc Việc tổ chức bộ máy kế toán thành hai cấp dựa trênnguyên tắc sau:

Tập trung thống nhất toàn công ty: Thông tin về mọi hoạt động tài

chính, kế toán đều được tập trung tại công ty Phòng tài chính kế toán củacông ty có trách nhiệm tổng hợp cân đối chung toàn công ty về các công việctài chính, kế toán, vay nợ, đầu tư phục vụ trực tiếp khối cơ quan và các đơnvị trực thuộc Định kỳ, trên cơ sở báo cáo từ các đơn vị gửi về, kế toán Côngty tổng hợp và lên báo cáo chung cho toàn Công ty.

Phân cấp hạch toán cho các Xí nghiệp, Chi nhánh trên cơ sở phân cấpvề mặt tài chính: Kế toán tại các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ hạch toán ban

đầu, thu thập số liệu và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vịmình theo sự phân cấp quản lý và hoạt động của công ty Định kỳ, kế toán tạicác đơn vị tổng hợp chứng từ và lập báo cáo gửi về phòng tài chính kế toánCông ty để tiến hành xử lý, tổng hợp và lập báo cáo tài chính toàn Công ty.

Công ty là đơn vị hạch toán độc lập, các đơn vị chi nhánh tổ chức hạchtoán nội bộ, phụ thuộc, có quan hệ với công ty theo hình thức thu hộ chi hộ.

Kế toán của công ty và kế toán đơn vị, chi nhánh quan hệ với nhau theonguyên tắc hạch toán nội bộ thông qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báocáo quy định Các phát sinh tại đơn vị trực thuộc là giá trị phải thu đơn vịthành viên của Công ty và là trị giá phải trả nội bộ của các đơn vị trực thuộc.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình sau:

Sơ đồ 1.2.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty DMC

Kế toán trưởng

Phó kế toán trưởng

Kt lương và các khoản theo lương

Bộ phận tài chính

Kế toán đề tài

Kế toán tổng hợp

Kế toán chi phíKế toán TSCĐ, hàng

Kế toán thanh toán

Kế toán XDCBKế toán doanh thu,

thu nhập

Kế toán công nợ

Kế toán thuếKế toán Liên

Thủ quỹ

3.1.2 Phân công lao động trong bộ máy kế toán

Phòng Tài chính kế toán của Công ty DMC gồm mười hai người trongđó có một Kế toán trưởng và mười một kế toán viên được phân công theochức năng và nhiệm vụ như sau:

Kế toán trưởng: có chức năng giám đốc, tổ chức, chỉ đạo thực hiện

toàn bộ công tác Tài chính-kế toán, thống kê tại Công ty đồng thời là kiểmsoát viên kinh tế, tài chính của Nhà nước tại Công ty, điều hành bộ máy thựcthi theo đúng chế độ,chính sách.

Phó kế toán trưởng: thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của kế

toán trưởng Khi tạm thời vắng mặt ở đơn vị, Kế toán trưởng uỷ nhiệm choPhó kế toán trưởng thay thế.

Bộ phận tài chính: xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính, theo dõi

tình hình các nguồn vốn kinh doanh, tình hình thu nhập, phân phối thu nhập,tình hình hạch toán vốn bằng tiền, tiền vay và các nghiệp vụ thanh toán.

Kế toán tổng hợp: kiểm tra việc mở sổ sách, lập chứng từ kế toán của

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chế độ hiện hành Thực hiện tổnghợp các phần hành kế toán của Công ty.

Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế

toán Lập chứng từ thanh toán (phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi bằng tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, chứng từ vay vốn ngân hàng).

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ tính

chính xác tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp khác theo chế độ BHXH,BHYT của người lao động phục vụ cho việc tính giá thành.

Kế toán TSCĐ và hàng hóa: mở sổ, thẻ ghi chép và theo dõi quản lý

việc mua sắm, sử dụng và bảo quản hồ sơ TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ theoquy định, lập các biên bản giao,nhận,thanh lý TSCĐ.

Kế toán công nợ: có nhiệm vụ mở sổ ghi chép để theo dõi từng công

nợ cho từng đối tượng và thời hạn nợ theo yêu cầu quản lý Cuối kỳ lập bảngkê chi tiết và bảng phát sinh công nợ.

Kế toán đề tài: có nhiệm vụ mở sổ ghi chép để theo dõi tình hình thực

hiện của từng đề tài nghiên cứu khoa học Kiểm tra, phân loại và tập hợp cácchứng từ chia cho từng đề tài nghiên cứu.

Kế toán XDCB: kiểm tra, kiểm soát các trình tự, thủ tục đầu tư XDCB

và các định mức chi phí của các công trình hạng mục đầu tư.

Kế toán thuế: Mở sổ ghi chép cho từng loại thuế và cho thuế GTGT

đầu vào trên cơ sở các chứng từ kế toán theo trình tự thời gian Định kỳ, lậpbảng kê chi tiết và đối chiếu với các bộ phận liên quan.

Kế toán doanh thu và thu nhập: mở sổ và ghi sổ chi tiết doanh thu,

thu nhập khác cho từng loại mặt hàng và theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩmhàng hoá Tổng hợp doanh thu, thu nhập khác và lập các báo cáo doanh thutheo từng tháng, quý, năm cho từng khách hàng và từng mặt hàng.

Kế toán chi phí: tính toán, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến giá

thành sản phẩm, chi phí quản lý, tiêu thụ và các chi phí khác làm cơ sở choviệc xác định kết quả.

Kế toán Liên doanh: mở sổ ghi chép để theo dõi, phản ánh các nguồn

vốn góp liên doanh và các khoản phải thu cho liên doanh.

Thủ quỹ: mở và ghi sổ quỹ tiền mặt của chứng từ theo thời gian Phân

loại chứng từ thu chi và bảo quản theo chế độ.

3.1.3 Mối quan hệ của phòng kế toán đối với các bộ phận khác

Phòng Tài chính-Kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra việc thựchiện thu thập, xử lý các thông tin tài chính, kế toán, thực hiện công tác hạchtoán ban đầu, ghi sổ, lên các báo cáo tài chính theo đúng quy định của Bộ Tàichính Qua đó, phòng Tài chính-Kế toán tiến hành cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời về tình hình tài chính của Công ty cho Ban giám đốc, nhằm giúp

Ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn nhất, phù hợp với kế hoạch, chỉtiêu mà Tổng Công ty và Công ty đặt ra.

3.2 Chế độ, chính sách kế toán áp dụng

Trước đây, Công ty DMC là một doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộcTổng công ty Dầu khí Việt Nam Vì vậy, chế độ kế toán được áp dụng tạiCông ty là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Sau khi thực hiện cổ phần hoá, Công tyvẫn đang áp dụng chế đô kế toán này.

Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúcvào ngày 31 tháng 12 hằng năm.

Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý và kỳ kế toán tháng.Tuỳ theo nhu cầu quản lý và sử dụng mà các báo cáo được lập theo tháng,quý hay năm cho phù hợp.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt nam (VND),đơn vị tính là đồng Hiện nay Công ty sử dụng kế toán thủ công với phầnmềm Excel trợ giúp.

Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiềnsử dụng trong kế toán là quy đổi ra USD để chuyển thành VNĐ theo tỷ giáthực tế bình quân liên Ngân Hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Công ty áp dụng phươngpháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho Nhờ đó, kế toántheo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hìnhnhập, xuất, tồn kho trên các sổ sách kế toán Phương pháp tính giá hàng xuấtkho và xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là phương pháp bình quân cả kỳdự trữ.

Chính sách đối với TSCĐ: nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐvô hình là nguyên giá ghi theo giá vốn Phương pháp khấu hao TSCĐ làphương pháp khấu hao theo đường thẳng

* Trình tự lưu chuyển một số loại chứng từ tại Công ty DMC

Phiếu thu tiền mặt: Phiếu thu được lập thành 3 liên: 1 liên lưu cuống phiếu, 1

liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu.

Sơ đồ 1.3 Trình tự lưu chuyển phiếu thu tiền mặt tại công ty DMC Kế toán

thanh toán

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Lập phiếu

thu Kiểm tra, ký duyệtký, ghi sổ Thu tiền,

Kế toánthanh toánNgười nộp

Đề nghị

Phiếu chi tiền mặt: trình tự lưu chuyển phiếu chi được khái quát bằng sơ đồ

Tuy nhiên do điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty không sử dụng một số tài khoản như TK 113, TK 121, TK 129, TK 159, TK 244, TK 344, TK 611

Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán,Công ty cong mở thêm các tài khoản chi tiết (các tài khoản cấp 2, cấp 3) đểtheo dõi, như các tài khoản TK 511, TK 632, TK 641

3.2.3 Hình thức sổ kế toán

Hiện nay Công ty cổ phần dung dịch khoan và hoá phẩm dầu khí đangáp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thứctrên là căn cứ trực tiếp vào các chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp.Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

Giám

đốcthanh toánKế toán Thủ quỹ

Lập phiếu chi

Kiểm tra, ký duyệt

Chi tiền, ký, ghi sổ Kế toán

Duyệt chi

Kế toánthanh toánNgười

nhận tiền

Đề nghịchi tiền

Ghi sổ,bảo quản

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ được kế toán trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc Bảngtổng hợp các chứng từ cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổđược đánh số hiệu liên tục trong cả năm và có chứng từ gốc đi kèm, phảiđược Kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hệ thống sổ kế toántrong công ty gồm:+ Chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ+ Sổ cái các tài khoản

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Hằng ngày, căn cứ vào các Chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từgốc Kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổđăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái Các chứng từgốc sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kếtoán chi tiết.

 Cuối tháng, phải khoá sổ để tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinhtế tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổngsố phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái.Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.

 Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợpchi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tàichính.

Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5.Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty DMC

3.2.4 Báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo tài chính được lập bao gồm: - Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN

- Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02-DN- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN

Hiện nay, công ty đã bắt đầu sử dụng các báo cáo ban hành theo quyếtđịnh số 62/TB-TGĐ ngày 07/03/2005 để đánh giá hoạt động của công ty Cácbáo cáo này bao gồm:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ

gốcChứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNHSổ đăng ký

chứng từ ghi sổSổ quỹ

Bảng tổng hợp

chi tiếtSổ, thẻ kế

toán chi tiết

- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số 01-ĐGDN

- Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số 02-ĐGDN- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số 03-ĐGDN

- Đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh: Mẫu số 04-ĐGDN

- Bảng cân đối trả nợ dài hạn ba năm tiếp theo: Mẫu số 04a-ĐGDN- Đánh giá hiệu quả dự án đầu tư: Mẫu số 05-ĐGDN

- Các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu: Mẫu số 06-ĐGDN- Đánh giá quản lý kỹ thuật: Mẫu số 07-ĐGDN

- Khả năng thị trường: Mẫu số 08-ĐGDN- Tài sản vô hình: Mẫu số 09-ĐGDN

- Đánh giá chung: Mẫu số 10-ĐGDN

II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢNPHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY DMC

1 Những đối tượng cần quản lý liên quan đến quá trình tiêu thụ sảnphẩm và xác định kết quả

1.1 Đặc điểm sản phẩm và tổ chức công tác quản lý sản phẩm

Để quản lý tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm trước hết phải quản lý tốt sảnphẩm nhằm thu thập thông tin một cách đầy đủ chính xác về số lượng, chấtlượng và trị giá hàng bán của thành phẩm, phục vụ cho việc quản lý tiêu thụsản phẩm.

Hiện nay công ty đã sản xuất hơn 20 loại thành phẩm gồm Barite,Bentonit, CaCl2 hầu hết là hoá phẩm phục vụ cho công nghiệp khai thác dầukhí và một phần phục vụ cho công nghiệp xây dựng Trong đó Barite vàBentonit là hai thành phẩm chính được sản xuất với khối lượng hàng vạn tấnmột năm đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Thị trường tiêu thụ của công ty không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốcgia mà đã mở rộng ra nhiều nước trên thế giới Công ty rất chú trọng đến khâunghiên cứu thí nghiệm, quy trình sản xuất, chất lượng thành phẩm nhập kho,

xuất kho tiêu thụ Do yêu cầu kỹ thuật cũng như đặc điểm tổ chức quản lýhoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, việc quản lý sản phẩm đòi hỏi sựphối hợp chặt chẽ giữa các bên như thủ kho, bảo vệ, phòng kiểm nghiệmKCS, bộ phận kế toán thành phẩm Trong đó trách nhiệm giữa các bên nhưsau:

- Phòng kiểm nghiệm KCS: kiểm tra một cách chặt chẽ chất lượng sản

phẩm trước khi nhập kho, đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn về độ mịn, độ nhớt,kích cỡ hạt

- Phòng bảo vệ: đảm bảo độ an toàn kho thành phẩm Ngoài ra kiểm tra

giấy tờ của các đơn vị, cá nhân đến lấy hàng tại kho.

- Thủ kho: quản lý chi tiết thành phẩm về mặt số lượng, tập hợp chứng

từ ban đầu về nhập, xuất thành phẩm Xác nhận vào chứng từ khi nhập, xuấtthành phẩm tránh gây hao hụt, mất mát.

- Bộ phận kế toán thành phẩm: quản lý thành phẩm cả về số lượng, trị

giá hàng bán của sản phẩm, tổng hợp tình hình nhập xuất kho thành phẩm.Việc đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác quản lý thành phẩm làbước đi đúng đắn của công ty trong giai đoạn hiện nay vì đây sẽ là nền tảngvững chắc cho việc mở rộng quy mô tiêu thụ của công ty, tăng thêm uy tíncủa công ty trên thương trường, tạo bước tăng trưởng bền vững.

1.2 Tổ chức công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty là cơ sởsản xuất và tiêu thụ ở các địa điểm cách xa nhau, cũng như đặc thù của sảnphẩm công nghiệp dầu khí nên chi phí bán hàng phát sinh tương đối lớn dophải vận chuyển xa với số lượng nhiều Mặt khác, khối lượng hàng bán ký kếtvới khách hàng trong hợp đồng là tương đối lớn, do đó công ty không giaohàng ngay một lần mà tuỳ theo yêu cầu của khách hàng Mỗi lần giao, Côngty lập hoá đơn GTGT và có chữ ký của khách hàng, khi đó sản phẩm mới coilà tiêu thụ Vì vậy, công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm phải chặt chẽ từ khâu

ký kết hợp đồng, giao hàng cho khách hàng, thanh toán tiền hàng, tính thuế vàxác định kết quả tiêu thụ Về mặt này Công ty đã chú ý đúng mức các vấn đềsau:

+ Về khối lượng sản phẩm xuất bán: quản lý từng người mua, từng lần

gửi hàng, từng nhóm hàng Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch bán ra đốivới từng mặt hàng, theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm để xácđịnh chính xác, kịp thời và đầy đủ khối lượng sản phẩm xuất bán đồng thờihạch toán chi tiết thành phẩm đảm bảo cho bộ phận kế toán nắm rõ tình hìnhhiện còn của từng mặt hàng làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng bán hàngđược dễ dàng.

+ Về quy cách phẩm chất sản phẩm: trước khi nhập kho, sản phẩm đã

được kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng Do đó khi có khách hàng liên hệ và ký kếthợp đồng, bộ phận bán hàng có thể khẳng định chất lượng sản phẩm, từ đó tạothuận lợi cho việc thoả thuận về giá cả.

+ Về chính sách giá: công ty sử dụng giá bán động, giá bán được gắn

liền với sự biến động của thị trường Tuỳ từng thời điểm khác nhau mà côngty đưa ra các mức giá bán khác nhau để có thể thúc đẩy quá trình tiêu thụ vàtăng lợi nhuận của công ty.

2 Phương pháp ghi nhận doanh thu tiêu thụ và các phương thức thanhtoán

Công ty cổ phần dung dịch khoan và hoá phẩm dầu khí vừa có chứcnăng sản xuất kinh doanh, vừa có chức năng xuất nhập khẩu Đặc điểm tổchức quản lý kinh doanh của công ty là các cơ sở sản xuất và tiêu thụ sảnphẩm ở các địa bàn cách xa nhau Sản phẩm của công ty không chỉ phục vụcho nhu cầu tiêu dùng trong nước mà còn đáp ứng nhu cầu của nhiều kháchhàng trên thế giới Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty rộng lớn, mởrộng ra khắp khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, Trung Đông và Bắc Mỹ.Trên cơ sở các đặc điểm về sản phẩm, hàng hoá, đặc điểm về tổ chức sản xuất

kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, công ty đã quy định các phương thức tiêuthụ và phương thức thanh toán phù hợp.

2.1 Phương thức tiêu thụ và ghi nhận doanh thu tiêu thụ

Hiện nay, công ty đang sử dụng các phương thức tiêu thụ chủ yếu sau:

Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Theo phương thức này, sản phẩm

được trao đổi trực tiếp với người mua, khách hàng phải làm thủ tục nhận hàngtại kho Chi nhánh và phải làm thủ tục thanh toán hoặc chấp nhận thanh toántrứơc khi nhận hàng Sản phẩm tiêu thụ tại công ty theo hợp đồng bán hàng,bán lẻ và chào giá, đấu thầu Ngoài ra sản phẩm còn được tiêu thụ tại cửahàng bán và giới thiệu sản phẩm của Công ty với khối lượng ít, doanh thukhông nhiều.

Phương thức xuất khẩu theo hợp đồng: Theo phương thức này,

phòng thương mại của Công ty trực tiếp đứng ra ký kết các hợp đồng muabán Căn cứ vào các hợp đồng ký kết về số lượng, quy cách, chủng loại, đơngiá, phương tiện vận chuyển, phương tiện thanh toán, thời gian giao hàng,điều kiện giao hàng Công ty sẽ tiến hành giao hàng Công ty thường ápdụng điều kiện cơ sở giao hàng theo từng hợp đồng cụ thể: điều kiện FOB,CIF và CNF Trong đó điều kiện CIF được thực hiện nhiều hơn cả Sau khigiao hàng, công ty lập bộ chứng từ thanh toán và xác định phương thức thanhtoán theo hợp đồng đã được ký kết.

Phương thức gửi bán qua Chi nhánh: Xuất phát từ đặc điểm của hệ

thống tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty và đặc trưng của công táckhoan, thăm dò dầu mỏ ở Việt Nam cũng như địa lý lãnh thổ mà quy địnhviệc sản xuất của công ty DMC chủ yếu ở miền Bắc nhưng phần lớn lại tiêuthụ ở miền Nam Các sản phẩm chuyên dụng của công ty phục vụ cho côngtác khoan thăm dò dầu khí ở thềm lục địa phía Nam nên công ty vận chuyểnsản phẩm vào Vũng Tàu để tiêu thụ, coi đây là khoản hàng gửi bán và Chinhánh Vũng Tàu thu hộ doanh thu cho Công ty Theo phương thức này:

- Tại Công ty, khi xuất hàng điều chuyển vào Chi nhánh tiêu thụ hộ.Công ty coi đây là một khoản hàng gửi bán và kế toán hạch toán như trườnghợp tiêu thụ hộ.

- Tại Chi nhánh Vũng Tàu, khi nhận được số hàng do công ty chuyểnvào, Chi nhánh coi đây là số hàng nhận đạilý, ký gửi và hạch toán tương tựnhư bên nhận đại lý, ký gửi Tuy nhiên Chi nhánh không ghi nhận khoản hoahồng đại lý được hưởng mà chỉ xem như là bộ phận, đơn vị trực thuộc thựchiện một chức năng, nhiệm vụ trong quy trình sản xuất - tiêu thụ sản phẩmcủa Công ty.

2.2 Phương thức thanh toán

Ngoài việc lựa chọn các phương thức tiêu thụ phù hợp, Công ty cũngtạo điều kiện cho khách hàng có thể thanh toán theo nhiều phương thức khácnhau sao cho việc thanh toán đơn giản, thuận tiện, thúc đẩy quá trình tiêu thụ.Tuỳ theo từng phương thức tiêu thụ mà Công ty quy định từng phương thứcthanh toán khác nhau.

Đối với phương thức tiêu thụ trực tiếp: Công ty áp dụng các phương

thức thanh toán khác nhau:

- Thanh toán trực tiếp: Khách hàng nhận hàng và thanh toán trực tiếpbằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu

- Khách hàng ứng tiền trả trước: Theo đơn đặt hàng, khách hàng có thểứng trước một số tiền để đặt trước cho những mặt hàng Công ty chưa kịp sảnxuất.

- Khách hàng mua chịu hoặc trả chậm: thường xảy ra với những kháchhàng có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty.

Tuỳ thuộc vào từng khách hàng (thường xuyên hay khách lẻ) mà Côngty áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau Để khuyến khích khách hàngthanh toán ngay hoặc thanh toán sớm, Công ty có chính sách thưởng theo tỷ lệ% trên tổng giá trị thanh toán (chiết khấu thanh toán)

Đối với phương thức xuất khẩu theo hợp đồng: Công ty áp dụng hai

hình thức thanh toán cho hoạt động xuất khẩu:

- Thanh toán by T/T (phương thức chuyển tiền - thanh toán trực tiếp):Đây là phương thức được áp dụng cho nhiều hoạt động xuất khẩu Theophương thức này, khách hàng thường thanh toán sau 60 ngày, vì vậy có thểcoi đây là phương thức thanh toán trả chậm Do đó, Công ty chỉ áp dụng đốivới một số khách hàng truyền thống thực sự tin tưởng lẫn nhau.

- Thanh toán nhờ thu qua Ngân hàng: Công ty sử dụng hai hình thức:Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (D/P) và Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ(D/A) Thông thường Công ty sử dụng hình thức D/P vì đây được xem là hìnhthức thanh toán nhanh.

Đối với phương thức gửi bán qua Chi nhánh: Đối với hàng chuyển

vào Chi nhánh tiêu thụ, Chi nhánh Vũng Tàu được tự chủ lựa chọn và ápdụng phương thức thanh toán với khách hàng cho phù hợp trên cơ sở cácphương thức thanh toán chung Mặt khác, giữa Công ty và Chi nhánh có quanhệ nội bộ, trực thuộc với nhau nên quan hệ thanh toán giữa Công ty và Chinhánh là quan hệ thanh toán nội bộ (thu hộ, chi hộ) Chi nhánh Vũng Tàu thuhộ doanh thu cho Công ty.

3 Tổ chức hạch toán tiêu thụ sản phẩm 3.1 Tổ chức hạch toán ban đầu

3.1.1 Chứng từ sử dụng

Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tếphát sinh vừa là căn cứ thông tin để kế toán phản ánh vào sổ sách Do đó việclập và luân chuyển chứng từ là việc làm đầu tiên không thể thiếu của bất cứphần hành kế toán nào.

Đối với phần hành kế toán tiêu thụ sản phẩm, việc tổ chức hạch toánban đầu là việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Đầu tiên là việc lập hoáđơn bán hàng (HĐBH) Do đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty nên đối

với từng phương thức tiêu thụ, căn cứ lập và sử dụng hoá đơn GTGT là khácnhau.

Đối với sản phẩm tiêu thụ trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơnđặt hàng, yêu cầu của khách hàng đối với Công ty DMC về việc mua bán cácsản phẩm của Công ty, vào thời hạn giao hàng đã thoả thuận và căn cứ vàodanh mục các sản phẩm được tiêu thụ, phòng kế toán lập Hoá đơn GTGT.Hoá đơn được lập thành ba liên, đặt giấy than viết một lần (Mẫu số 1)

Liên 1: Lưu tại phòng kế toán.Liên 2: Giao cho khách hàng.Liên 3: Dùng để thanh toán.

Các hoá đơn được lập có mức thuế suất tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm.Đối với sản phẩm, hàng hoá xuất khẩu: Các chứng từ bán hàng sử dụngcho hoạt động xuất khẩu bao gồm đơn đặt hàng, invoice, tờ quan hải quan,chứng chỉ giám định khối lượng, chứng chỉ giám định kỹ thuật Ngoài ra saukhi giao hàng, phòng thương mại tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán Bộchứng từ này bao gồm: hồi phiếu thương mại, hoá đơn thương mại (invoice),bảng kê chi tiết danh mục hàng xuất khẩu, vận đơn đường biển Căn cứ vàocác chứng từ bán hàng xuất khẩu và bộ chứng từ thanh toán, kế toán xác địnhsố lượng hàng bán, tiền hàng, tiền thuế GTGT, hình thức thanh toán và tiếnhành lập hoá đơn GTGT cho số hàng xuất khẩu Công ty cũng sử dụng Hoáđơn GTGT theo mẫu trên nhưng với thuế suất thuế GTGT là 0% Hoá đơnnày được lập thành 2 liên:

Liên 1: Lưu tại phòng kế toán.Liên 2: Dùng để thanh toán

Đối với hàng chuyển vào Chi nhánh tiêu thụ: Khi chuyển hàngvào Chi nhánh, Công ty coi đây là một khoản hàng gửi bán Khi tiêu thụ đượchàng, Chi nhánh Vũng Tàu ra thông báo với Công ty về số hàng đã tiêu thụhộ Căn cứ vào Bảng kê hàng hoá bán ra do Chi nhánh gửi về, kế toán Công

ty lập hoá đơn GTGT một lần cho toàn bộ số hàng đem gửi bán đã tiêu thụ.Hoá đơn này được lập thành ba liên Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Liên 2:Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán.

Mẫu hoá đơn GTGT theo quy định của Bộ Tài Chính Mẫu số 1

HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 1: Lưu

Ngày 18 tháng 12 năm 2005

Mẫu số 01.GTGT-3LLAL/01-B

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần dung dịch khoan và hoá phẩm dầu khí.Địa chỉ: 97 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội Số Tài khoản Điện thoại: Mã số 010015087.3-1

Họ tên người mua hàng: MI - VNĐịa chỉ: 99 A21 Lê Lợi - Vũng Tàu.

Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số: 3500132.2-1Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá

Thành tiền($)

Tổng cộng thanh toán : 114 675$Số viết bằng chữ: Một trăm mười bốn nghìn sáu trăm bảy mươi lăm USD

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Hoá đơn GTGT:

- Là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho - chỉ tiêu số lượng thành phẩm xuất.

- Là chứng từ nguồn để kế toán thành phẩm vào Sổ chi tiết thành phẩm cột sốlượng.

- Dòng cộng của tiền hàng, tiền thuế GTGT là cơ sở để kế toán tiêu thụ lên sổkế toán doanh thu, công nợ phải thu, thuế GTGT và các sổ kế toán khác cóliên quan.

3.1.2 Chu trình luân chuyển chứng từ

Trên cơ sở các chứng từ bán hàng Công ty đang sử dụng, phương thứctiêu thụ cũng như đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm hạch toánkế toán tại Công ty mà áp dụng quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau Cụthể là:

Phương thức tiêu thụ trực tiếp

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, đến phòng thương mại để làmthủ tục ban đầu cho việc mua bán Phòng thương mại sẽ căn cứ vào yêu cầucủa khách hàng, tình hình thành phẩm tồn kho tại thời điểm mua hàng củamỗi loại thành phẩm về số lượng, quy cách, phẩm chất và xác định mức dưnợ tối đa của khách hàng (nếu là khách hàng thường xuyên) để ra thông báolàm hàng Sau khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toántiêu thụ viết hoá đơn GTGT Tiếp đó, sau khi thoả thuận phương thức thanhtoán, kế toán trưởng ký hoá đơn GTGT cho số hàng tiêu thụ.

+ Nếu khách hàng đồng ý thanh toán ngay bằng tiền mặt, thủ quỹ đóngdấu “đã thu tiền” và ký tên trên cả hai liên.

+ Nếu thanh toán chậm, kế toán yêu cầu khách hàng ký vào Biên bảnnhận nợ tại phòng kế toán và đóng dấu “chấp nhận sau” lên hoá đơn GTGTvà ghi thêm “giấy xin khất nợ” đồng thời phải có chữ ký của cả hai bên để kếtoán trưởng quản lý khách hàng xin nợ.

+ Nếu thanh toán bằng séc, kế toán đóng dấu “ đã trả bằng séc” trên cảhai liên hoá đơn GTGT

Khách hàng cầm hoá đơn GTGT xuống cơ sở sản xuất để làm thủ tụcnhận hàng Tại cơ sở sản xuất, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán thànhphẩm lập Phiếu xuất kho Sau đó Hoá đơn GTGT và Phiếu xuất kho đượcchuyển xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất kho thành phẩm Thủ kho căn cứvào chứng từ xuất để xuất kho thành phẩm, vận chuyển giao cho khách hàngvà giữ lại liên 3 màu xanh để làm căn cứ vào thẻ kho số lượng hàng xuất.Cuối ngày thủ kho chuyển Hoá đơn GTGT và Phiếu xuất kho lên cho kế toánvào sổ.

Từ các Hóa đơn do thủ kho chuyển lên, kế toán phân loại chứng từ vàlưu trữ và ghi chép vào sổ sách liên quan Nếu đã thu tiền thì kẹp cùng phiếuthu, nếu thanh toán bằng séc kẹp vào Sổ phụ ngân hàng, nếu thanh toán sauthì kẹp vào Biên bản nhận nợ và lưu tại tập hồ sơ riêng đến đúng thời hạn sẽtiến hành đòi nợ.

Phương thức xuất khẩu theo hợp đồng

Theo phương thức này, phòng Thương mại của Công ty sẽ trực tiếpđứng ra ký kết các hợp đồng mua bán.

Người mua hàng của Công ty gửi một bản Fax yêu cầu chào giá hànghoá với các nội dung: tên sản phẩm, mẫu mã, chất lượng, địa điểm giaohàng Sau khi nhận được bản Fax , Công ty tiến hành chào giá bằng cách lậpBảng chào giá (Price Quatation) và gửi tới người mua Trong đó quy định rõtên sản phẩm, ký hiệu hàng hoá, chất lượng, bao bì, điều kiện giao hàng Dựa vào Order purchase do khách hàng gửi tới, phòng Thương mại sẽ xácđịnh xem xét yêu cầu của khách hàng và tiến hành đàm phàn ký kết hợp đồngkinh tế và thực hiện việc giao hàng theo đúng thoả thuận trong hợp đồng Saukhi giao hàng, phòng Thương mại lập Bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hốiphiếu thương mại, hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết danh mục hàng xuấtkhẩu vận đơn đường biển Căn cứ vào bộ chứng từ thanh toán, kế toán lậphóa đơn GTGT cho số hàng xuất khẩu Hoá đơn được lập thành hai liên:

Liên 1: Lưu tại phòng kế toán.

Liên 2: Dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán tiêu thụ cho số hàng xuất khẩu.Phương thức gửi bán qua Chi nhánh

Theo kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của Công ty, Công ty ra lệnhđiều động nội bộ thông báo cho các cơ sở sản xuất làm hàng và vận chuyểnsản phẩm vào Vũng Tàu để tiêu thụ Nhận được lệnh sản xuất của văn phòngCông ty, cơ sở sản xuất tiến hành sản xuất và xuất kho sản phẩm.

Căn cứ vào lệnh điều động nội bộ, kế toán thành phẩm tại chi nhánhtiến hành lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất này là căncứ cho thủ kho tiến hành xuất kho sản phẩm và là căn cứ cho kế toán thànhphẩm vào sổ sách liên quan.

Khi tiêu thụ được hàng, Chi nhánh Vũng Tàu ra thông báo đến Công tyvề số hàng đã tiêu thụ hộ Căn cứ vào Bảng kê hàng hoá bán ra do Chi nhánhchuyển về, Công ty lập hoá đơn GTGT một lần cho toàn bộ số hàng đem gửibán đã tiêu thụ Hoá đơn này được lập làm hai liên

Kế toán sử dụng TK 632 để phản ánh giá vốn hàng bán TK 632 đượcchi tiết thành các TK cấp hai theo sản phẩm:

TK 632-1: Giá vốn sản phẩm BariteTK 632-2 Giá vốn sản phẩm CaCl2TK 632-3 Giá vốn sản phẩm CaCO3TK 632-4: Giá vốn sản phẩm Fenspat

TK 632-5: Giá vốn sản phẩm Xi măng giếng khoan

Đồng thời kế toán vào Sổ chi tiết giá vốn hàng bán theo từng đối tượng(biểu 1.1) Cuối quý căn cứ vào Sổ chi tiết giá vốn hàng bán và đơn giá bìnhquân thành phâmr xuất kho đã xác định, kế toán lập bảng kê chi tiết nợ TK632 (biểu 1.2) trên cơ sở đó lập Chứng từ chi sổ của TK liên quan (biểu 1.3,biểu 1.4) và vào sổ kế toán chi tiết TK 632 mở cho từng đối tượng sản phẩm.

Biểu 1.1

Công ty Cp dung dịchkhoan và hoá phẩm dkhí

Công ty Cp dung dịchkhoan và hoá phẩm dkhí

BẢNG KÊ CHI TIẾT NỢ TÀI KHOẢN 632

Cộng tổng 8,406,179,059 5,761,154,132 2,645,024,927

Biểu 1.3

Công ty Cp dung dịchkhoan và hoá phẩm dkhí

Biểu 1.4

Công ty Cp dung dịchkhoan và hoá phẩm dkhí