3. Tổ chức hạch toỏn tiờu thụ sản phẩm 1 Tổ chức hạch toỏn ban đầu
3.1.2.Chu trỡnh luõn chuyển chứng từ
Trờn cơ sở cỏc chứng từ bỏn hàng Cụng ty đang sử dụng, phương thức tiờu thụ cũng như đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm hạch toỏn kế toỏn tại Cụng ty mà ỏp dụng quy trỡnh luõn chuyển chứng từ khỏc nhau. Cụ thể là:
Phương thức tiờu thụ trực tiếp
Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng, đến phũng thương mại để làm thủ tục ban đầu cho việc mua bỏn. Phũng thương mại sẽ căn cứ vào yờu cầu của khỏch hàng, tỡnh hỡnh thành phẩm tồn kho tại thời điểm mua hàng của mỗi loại thành phẩm về số lượng, quy cỏch, phẩm chất và xỏc định mức dư nợ tối đa của khỏch hàng (nếu là khỏch hàng thường xuyờn) để ra thụng bỏo làm hàng. Sau khi khỏch hàng thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn, kế toỏn tiờu thụ viết hoỏ đơn GTGT. Tiếp đú, sau khi thoả thuận phương thức thanh toỏn, kế toỏn trưởng ký hoỏ đơn GTGT cho số hàng tiờu thụ.
+ Nếu khỏch hàng đồng ý thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, thủ quỹ đúng dấu “đó thu tiền” và ký tờn trờn cả hai liờn.
+ Nếu thanh toỏn chậm, kế toỏn yờu cầu khỏch hàng ký vào Biờn bản nhận nợ tại phũng kế toỏn và đúng dấu “chấp nhận sau” lờn hoỏ đơn GTGT và ghi thờm “giấy xin khất nợ” đồng thời phải cú chữ ký của cả hai bờn để kế toỏn trưởng quản lý khỏch hàng xin nợ.
+ Nếu thanh toỏn bằng sộc, kế toỏn đúng dấu “ đó trả bằng sộc” trờn cả hai liờn hoỏ đơn GTGT.
Khỏch hàng cầm hoỏ đơn GTGT xuống cơ sở sản xuất để làm thủ tục nhận hàng. Tại cơ sở sản xuất, căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, kế toỏn thành phẩm lập Phiếu xuất kho. Sau đú Hoỏ đơn GTGT và Phiếu xuất kho được chuyển xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất kho thành phẩm. Thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất để xuất kho thành phẩm, vận chuyển giao cho khỏch hàng và giữ lại liờn 3 màu xanh để làm căn cứ vào thẻ kho số lượng hàng xuất. Cuối ngày thủ kho chuyển Hoỏ đơn GTGT và Phiếu xuất kho lờn cho kế toỏn vào sổ.
Từ cỏc Húa đơn do thủ kho chuyển lờn, kế toỏn phõn loại chứng từ và lưu trữ và ghi chộp vào sổ sỏch liờn quan. Nếu đó thu tiền thỡ kẹp cựng phiếu thu, nếu thanh toỏn bằng sộc kẹp vào Sổ phụ ngõn hàng, nếu thanh toỏn sau thỡ kẹp vào Biờn bản nhận nợ và lưu tại tập hồ sơ riờng đến đỳng thời hạn sẽ tiến hành đũi nợ.
Phương thức xuất khẩu theo hợp đồng
Theo phương thức này, phũng Thương mại của Cụng ty sẽ trực tiếp đứng ra ký kết cỏc hợp đồng mua bỏn.
Người mua hàng của Cụng ty gửi một bản Fax yờu cầu chào giỏ hàng hoỏ với cỏc nội dung: tờn sản phẩm, mẫu mó, chất lượng, địa điểm giao hàng... Sau khi nhận được bản Fax , Cụng ty tiến hành chào giỏ bằng cỏch lập Bảng chào giỏ (Price Quatation) và gửi tới người mua. Trong đú quy định rừ tờn sản phẩm, ký hiệu hàng hoỏ, chất lượng, bao bỡ, điều kiện giao hàng... Dựa vào Order purchase do khỏch hàng gửi tới, phũng Thương mại sẽ xỏc định xem xột yờu cầu của khỏch hàng và tiến hành đàm phàn ký kết hợp đồng kinh tế và thực hiện việc giao hàng theo đỳng thoả thuận trong hợp đồng. Sau khi giao hàng, phũng Thương mại lập Bộ chứng từ thanh toỏn bao gồm: hối phiếu thương mại, hoỏ đơn thương mại, bảng kờ chi tiết danh mục hàng xuất khẩu vận đơn đường biển... Căn cứ vào bộ chứng từ thanh toỏn, kế toỏn lập húa đơn GTGT cho số hàng xuất khẩu. Hoỏ đơn được lập thành hai liờn:
Liờn 1: Lưu tại phũng kế toỏn.
Liờn 2: Dựng làm căn cứ ghi sổ kế toỏn tiờu thụ cho số hàng xuất khẩu. Phương thức gửi bỏn qua Chi nhỏnh
Theo kế hoạch sản xuất, tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty, Cụng ty ra lệnh điều động nội bộ thụng bỏo cho cỏc cơ sở sản xuất làm hàng và vận chuyển sản phẩm vào Vũng Tàu để tiờu thụ. Nhận được lệnh sản xuất của văn phũng Cụng ty, cơ sở sản xuất tiến hành sản xuất và xuất kho sản phẩm.
Căn cứ vào lệnh điều động nội bộ, kế toỏn thành phẩm tại chi nhỏnh tiến hành lập Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất này là căn cứ cho thủ kho tiến hành xuất kho sản phẩm và là căn cứ cho kế toỏn thành phẩm vào sổ sỏch liờn quan.
Khi tiờu thụ được hàng, Chi nhỏnh Vũng Tàu ra thụng bỏo đến Cụng ty về số hàng đó tiờu thụ hộ. Căn cứ vào Bảng kờ hàng hoỏ bỏn ra do Chi nhỏnh chuyển về, Cụng ty lập hoỏ đơn GTGT một lần cho toàn bộ số hàng đem gửi bỏn đó tiờu thụ. Hoỏ đơn này được lập làm hai liờn
Liờn 1: Dựng để lưu.
Liờn 2: Chuyển cho kế toỏn để vào sổ.