Môn kĩ năng thuyết trình (7)

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG BỘ MƠN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG BÀI THI CUỐI KỲ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Họ tên: Nguyễn Thành Đạt Mã sinh viên: B19DCVT081 Nhóm lớp học: 22 Giảng viên giảng dạy: Trần Thanh Mai Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Đề tiểu luận Câu 1: Hãy nêu vai trò kỹ làm việc nhóm Câu 2: Để xây dựng nhóm làm việc hiệu Anh (Chị) cần phải làm gì? Câu 3: Bạn đánh giá thực trạng kỹ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam nói chung sinh viên PTIT nói riêng Bài làm Câu 1: Hãy nêu vai trò kỹ làm việc nhóm Trong xu làm việc thời đại 4.0, người ta thường trọng đến tính sức mạnh tập thể thay đơn lẻ cá nhân Do đó, kỹ làm việc nhóm đời yêu cầu bắt buộc người xung quanh Kỹ mang lại lợi ích tuyệt vời sau: Giảm tải khối lượng hoạt động để tăng đạt kết tốt Đây vai trò quan trọng yếu tố quan trọng kỹ thực cơng việc nhóm Nhiệm vụ hiển nhiên, làm việc tập thể khối lượng hoạt động chia nhỏ cho nhiều người, từ áp lực cơng việc giảm nhiều Các thành viên nhóm khơng bị căng thẳng hay áp lực trước công việc, dự án lớn Và nhờ có nhiều lời phàn nàn giúp sức từ thành viên nhóm, mà thơng minh, tư ý tưởng đẩy mạnh Nhờ vào điều đó, tính đạt kết tốt nâng cao nhiều Thực tế chứng minh, làm việc nhóm ln ln đem đến mục đích tốt làm việc cá nhân, đặc biệt công việc mà tầm cỡ lớn Bổ sung khiếm khuyết thành viên Nhiệm vụ kỹ làm việc nhóm sau bổ sung khiếm khuyết thành viên cho Rõ ràng, trình làm việc, thành viên đưa ý kiến thành viên khác lắng nghe đánh giá Thơng qua nhận xét, nhận xét, thành viên nhận biết sai, thiếu sót điểm để khắc phục sửa chữa Từ đó, đạt kết tốt thực công việc thân nhóm tăng cao Phát huy tốt tiềm người Trong trình làm việc nhóm, thành viên chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn để phát triển tài Sau trình làm việc, chắn thành viên biết tiềm ngủ quên để đánh thức Bên cạnh đó, phối hợp ăn ý thành viên xây dựng nhiều thành mang tính sức mạnh lâu dài, hiệu nhiều so với việc tận dụng điểm mạnh cá nhân Truyền cảm hứng Đây nhiệm vụ kỹ thực cơng việc nhóm chứng minh rõ nét Điều thể thông qua ý tưởng thông minh, cảm hứng từ tranh luận, qua thành viên tự động tạo cảm hứng thực cơng việc cho Hiểu cách đơn giản, cá nhân có ý tưởng hay viên ngọc thô chưa mài giũa Nhưng thơng qua q trình quản trị nhóm, với tác động nhiều thành viên khác, viên ngọc giũa để trở nên sáng đẹp Ra định đắn teamwork Khi làm việc cá nhân, ta có nhìn chủ quan cơng việc Nhiều người làm đồng nghĩa với nhiều góc nhìn đa chiều, nhiều cách tiếp cận xử lý vấn đề Các ý tưởng độc đáo thông minh nói từ nhiều đầu hẳn tốt góc nhìn đơn điệu từ người Sở hữu kỹ thực công việc nhóm, bạn chưa phải lo lắng việc rơi vào trạng thiếu ý tưởng Thực cơng việc nhóm giúp định đắn Mỗi định, lựa chọn cuối nói teamwork trải qua thảo luận, thương lượng thành viên Quá trình giúp lọc sai lầm khơng đáng có để đến định đắn hợp lí Cải thiện kỹ giao tiếp Giao tiếp ln chìa khóa kỹ làm việc nhóm Bạn ln cần ăn nói để trì mối quan hệ, để trao đổi ý tưởng đơi lúc cần phản biện có ý kiến đối lập Những buổi họp, trao đổi xảy xun suốt khoảng thời gian thực cơng việc nhóm hội quý giá để bạn nâng tầm kỹ ăn nói Lưu ý khơng rèn luyện ăn nói với đồng nghiệp mà rèn luyện giao tiếp trước đám đông vậy, đừng ngại ngần nói lên lời phàn nàn làm việc team Ích lợi làm việc nhóm Thúc đẩy sáng tạo Khi làm việc team, người phải trải qua số thảo luận, hội họp định để nói lời phàn nàn, bày tỏ khái niệm với tình khơng giống đưa Đây hội để thúc đẩy sáng tạo người Những phương án cũ, quen thuộc, có phần đạt kết tốt dần khai phá ý tưởng tích cực Sự tranh luận ln ln thơi thúc người ln phải tìm điều mẻ để xử lý hoạt động đạt kết tốt Giải vấn đề nhanh Làm việc giúp nhóm giải khó khăn nhanh Đó bởi, hợp lực nhiều óc giúp đưa nhiều giải pháp tối ưu hơn, sức ép thời gian ngày lớn Hơn nữa, việc đặt cá nhân vào nhiệm vụ dựa theo lực, sở trường họ địn bẩy có tính tiên với kết nhóm Một cơng việc cắt xẻ thành nhiều phần phân chia cho người dựa mạnh riêng họ, từ cơng việc trở nên trơi chảy Hồn thiện kỹ giải xung đột Thực cơng việc theo nhóm khơng thể không cá nhân phải tăng cường giao tiếp với để trao đổi hoạt động Vì vậy, mối quan hệ thành viên thành viên khác dần hoàn thiện, ban đầu xung đột tất yếu xuất họ chưa thực ăn khớp với Tinh thần bầy đàn lồi sói hình ảnh minh chứng rõ rệt hiệu làm việc theo nhóm Có vai trị mà bạn xử lý Mặc dù vậy, có vai trị mà có tinh thần đồng đội giúp tất thành công Xung đột chắn xảy bạn tập hợp nhóm người khơng giống từ phong cách làm việc, thói quen, trình độ chun mơn, tính cách, giới tính… Khi xảy xung đột tình thực cơng việc nhóm, nhân viên buộc phải tự giải xung đột thay chuyển sang quản lý Họ học cách giải mâu thuẫn ổn thỏa, trở thành kinh nghiệm quý báu cho tương lai để biến thành người có nhiệm vụ quản lý giỏi Khi bạn đặt niềm tin vào đồng nghiệp, bạn thiết lập tảng vững để củng cố tin tưởng giúp vượt qua cãi vả nhỏ Tin tưởng đồng đội bạn đem đến cảm giác an tồn cho phép ý tưởng cơng việc bộc phá Nó giúp nhân viên cởi mở khuyến khích lẫn ăn nói mở chìa khóa thực cơng việc nhóm tạo giải pháp đạt kết tốt vai trò khó khăn Câu 2: Để xây dựng nhóm làm việc hiệu Anh (Chị) cần phải làm gì? Nhóm làm việc hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngồi) ❖ Yếu tố nội tại: Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ hợp tác thành viên nhóm, tuân thủ quy chế làm việc nhóm thành viên, khả điều hành trưởng nhóm, mục tiêu nhóm, điểm mạnh điểm yếu nhóm… ❖ Yếu tố ngoại tại: Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường điều kiện làm việc, quy mơ nhóm, đánh giá tổ chức kết làm việc nhóm, thuận lợi khó khăn từ yếu tố khách quan cơng việc nhóm ❖ Kỹ làm việc nhóm hiệu a Thiết kế nhóm làm việc Muốn đảm bảo thành cơng nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm việc tức bao quát toàn hoạt động với khâu cốt lõi qúa trình làm việc Các bước thiết kế nhóm làm việc cụ thể hóa sau: + Xác định mục tiêu, quyền hạn thời gian tồn nhóm Khi nhóm hình thành, cần mục tiêu để tập trung vào nỗ lực Như nêu, mục tiêu cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn phù hợp với tầm nhìn giá trị tổ chức Cần có hạn định rõ ràng thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực theo mục tiêu kết công việc đề ra; + Xác định vai trò trách nhiệm Đây bước cần tiến hành để đảm bảo cho thành viên nhóm thực chức trách, nhiệm vụ giao phối hợp hiệu mục tiêu chung nhóm; Cần có cam kết thành viên việc thực nhiệm vụ yêu cầu tuân thủ quy chế trình làm việc + Xác định tiêu chí đánh giá Các thành viên nhóm cần phải biết thống tiêu chí đánh giá cơng việc phương diện lực, phẩm chất hiệu công việc Điều quan trọng việc đảm bảo công thành viên Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo mơi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả cống hiến thành viên; + Chọn thành viên cho nhóm Đây coi khâu quan trọng việc thiết kế nhóm làm việc Sự thành bại nhóm bước lựa chọn thành viên có phù hợp với nhiệm vụ nhóm hay khơng Nhìn chung, người có phẩm chất sau phù hợp với hoạt động nhóm: Thẳng thắn, trung thực; Biết từ chối lời đề nghị quỹ thời gian làm việc họ bị sử dụng hết; Chuyển giao nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, ý kiến tích cực hay tiêu cực; Mạnh dạn đưa đề xuất với lãnh đạo cấp vấn đề cần thiết để hỗ trợ nhóm; Có khả thương lượng; Chịu trách nhiệm hành động mình; Có trình độ lực chun mơn phù hợp tôn trọng chuyên môn theo yêu cầu công việc nhóm Tùy theo mục tiêu u cơng việc nhóm để hạn định số thành viên nhóm Thơng thường nhóm nhỏ tối đa 10 thành viên gắn với nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi kỹ cụ thể Các nhóm lớn khoảng 20 thành viên phù hợp với nhiệm vụ đơn giản Khó khăn nhóm lớn phối hợp, đồng thuận tất thành viên b Kỹ giải xung đột Xung đột vấn đề thường xảy nhóm làm việc Lý xung đột xuất phát từ khác biệt trình độ, lực, kinh nghiệm, tảng văn hóa, hay bất đồng quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm Xung đột tạo động lực, nhân tố phá hoại hoạt động nhóm Chính vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn thuận chiều, cần nhanh chóng tích cực giải xung đột Tránh việc đẩy xung đột nhỏ lên thành xung đột lớn, phát sinh thêm xung đột Cách giải xung đột tốt tất thành viên “gặp điểm giữa” Chia sẻ thông cảm với mục tiêu chung Khơng tìm cách xốy sâu vào điểm khác biệt Trong thực tế có nhiều cách giải xung đột: + Bằng biện pháp áp đảo: Thể cứng rắn, cương số đơng số có uy tín nhóm, áp đặt thành viên lại theo quan điểm, hướng giải Biện pháp dễ dẫn tới hai kết quả: Khiến thành viên bị áp đảo khơng thoải mái, ấm ức, chí dẫn đến thù địch Có giải pháp rõ ràng, tạo thay đổi; chí tiến vượt bậc + Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung hòa cho bên mà không ảnh hưởng đến quyền lợi bên nào, không quan tâm đến chất lượng, hiệu vấn đề đưa giải Thực chất biện pháp bên tham gia khơng hài lịng đành chấp nhận + Biện pháp nhường nhịn: Đây biện pháp mà định cuối đưa nhằm xoa dịu căng thẳng, giải mối quan hệ đáp ứng yêu cầu công việc mức cao Biện pháp thường thực bên chấp nhận hi sinh, thiệt thòi phần Thực tế có trường hợp bên “thua” nhận thấy giải pháp tối ưu, nhiên sợ quan hệ nên họ đành nhường nhịn Dẫn tới tình trạng hoạt động nhóm khó đạt kết tốt + Biện pháp hợp tác “cộng hịa”: Xung đột nảy sinh bên khơng đồng quan điểm, trường hợp bên mục tiêu chung đạt hiệu cơng việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá đồng thuận với giải pháp cho kết tốt Đây biện pháp lý tưởng mà xung đột diễn nhóm mong muốn đạt Thắng lợi cuối thuộc tập thể nhóm làm việc Giải xung đột vấn đề phức tạp Đòi hỏi trước hết khả điều hành hoạt động nhóm người nhóm trưởng Tiếp hưởng ứng tích cực thành viên nhóm mục tiêu chung Để quản lý xung đột cần tiến hành bước sau: Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột gì? Thuộc loại xung đột nào? Những tham gia vào xung đột diễn ra; Tiên liệu xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy gia tăng xung đột; Tìm biện pháp giải xung đột: Trưng cầu ý kiến khác để giải xung đột Huy động tham gia người mục tiêu chung? Tránh đề cập quan điểm cá nhân Tránh định kiến áp đặt với nhóm xung đột; Nếu huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hòa bên xung đột để làm dịu xung đột Tiếp tìm điểm tương hợp bên động viên, khích lệ bên tập trung giải nhiệm vụ nhóm c Kỹ tổ chức họp nhóm - Chuẩn bị cho họp: Xác định nội dung mục tiêu cần đạt họp bao gồm: + Cuộc họp nhằm giải vấn đề gì? + Khi họp kết thúc? + Các thành viên đóng góp ý kiến nào? + Các mâu thuẫn, xung đột giải nào? + Mong đợi từ thành viên? Chuẩn bị điều kiện cần thiết để tiến hành họp như: địa điểm, thời gian, phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai họp (có thể thơng tin trước kế hoạch nội dung tiến hành họp cho thành viên nhóm trước họp diễn để họ có thời gian suy nghĩ) - Triển khai họp: Để tạo khơng khí hợp tác họp, tốt nên có bước giới thiệu thành viên họp với Có nhiều cách giới thiệu: + Trưởng nhóm người điều hành giới thiệu thành viên; + Để thành viên tự giới thiệu mình; + Đề nghị thành viên tự tìm hiểu người bên cạnh giới thiệu cho thành viên khác - Tiếp cần thống cách thức làm việc: yêu cầu mà họp cần đạt được; triển khai nội dung xây dựng bảng kế hoạch - Thảo luận định nhóm: Đây bước quan trọng định kết họp Những nội dung cần giải đưa để người đóng góp ý kiến Điều quan trọng phải huy động tham gia tất thành viên với tinh thần tích cực, hợp tác Tránh tình trạng ý kiến tập trung vào số thành viên, thành viên khác không quan tâm Việc tranh luận, quan điểm trái nhau, chí xung đột diễn ra, đòi hỏi người điều hành họp phải linh hoạt Cần tôn trọng ý kiến chất vấn đóng góp thành viên Làm rõ diễn giải cẩn thận ý kiến then chốt Đề nghị người đưa quan điểm để bảo vệ ý tưởng Cần sử dụng phát huy tối đa kỹ “động não” kích thích tư duy, khích lệ sáng tạo; phát huy ý tưởng Chú ý ghi chép lại cẩn thận ý kiến đóng góp, hiển thị bảng, biểu hình ảnh minh họa cho người dễ quan sát Đưa câu hỏi mở để khích lệ tham gia ý kiến người hình thành ý tướng Cần kiểm soát kế hoạch xây dựng tập trung vào chủ đề họp, tránh lệch hướng, lan man, không cứng nhắc dễ dập tắt ý tưởng sáng tạo Sau nội dung triển khai cần có sơ kết Đảm bảo thành viên nắm diễn biến họp mục tiêu họp mục tiêu vấn đề - Công đoạn định thường diễn số tình trạng sau: + Quyết định đưa nhanh chóng thành viên tỏ thờ ơ, khơng quan tâm Tình trạng thường dẫn đến nguy bỏ qua nhiều ý kiến có giá trị, khơng chịu đào sâu suy nghĩ, định thường hời hợt, thiếu chất lượng + Ra định kiểu áp đặt: Những định cuối thường bị chi phối lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm người trưởng nhóm Thường kiểu định tiến hành không thơng qua thảo luận, thảo luận mang tính hình thức Chính định theo kiểu thường mang tính chủ quan Trong trường hợp người định khơng có đủ thơng tin đầy đủ, xác dễ dẫn đến cảm tính, sai lệch, chí gây hậu kiểu định áp đật + Ra định theo nguyên tắc đa số: Trong thực tế, định vào đồng ý biểu số đơng khơng hồn tồn cho ý nghĩa tích cực Bộ phận thiểu số cịn lại nhóm cảm thấy bị yếu rơi vào tình trạng mâu thuẫn, xung đột với nhóm mạnh Mặt khác dễ xảy tình trạng lơi kéo, bè phái để trở thành nhóm đa số số thành viên nhóm Vì kết cuối định mang tính khách quan, phát huy khả tất thành viên mục tiêu mong muốn + Ra định tình thần hợp tác: Đây hình thức định lý tưởng nhất, theo tất thành viên nhóm hướng tới mục tiêu chung thể tính thần trách nhiệm Mỗi người phát huy mạnh đồng thời có khả kiểm sốt thấn để phối hợp hiệu với thành viên lại Ở thành viên có tơn trọng nhau, đánh giá thỏa đáng Những định xuất phát từ đồng thuận cao đích đến nhóm làm việc hiệu Câu 3: Bạn đánh giá thực trạng kỹ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam nói chung sinh viên PTIT nói riêng ❖ Thực trạng kỹ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam nói chung ptit nói riêng cịn nhiều điểm hạn chế ❖ Một người làm cịn lại kết hưởng chung ❖ Việc thiếu kỹ hợp tác với người, cộng thêm thiếu trách nhiệm, thiếu chủ động,… dẫn tới tình người phải làm cơng việc cho nhóm Kết đến điểm tốt, khen thưởng coi việc nhóm ❖ Các nhóm hoạt động ít, khơng có ngun tắc rõ ràng Việc nhóm khơng có nội dung, kỷ luật rõ ràng khiến người không ý thức rõ ràng tầm quan trọng làm việc nhóm Các nhóm hoạt động ít, khơng có ngun tắc rõ ràng dễ dẫn đến tình trạng trễ hẹn deadline ❖ Kỹ làm việc nhóm sinh viên dẫn tới xung đột thường xuyên Các thành viên nhóm có tính cách khác nhau, thường xun va chạm Khi có vấn đề, muốn ý kiến đúng, khơng chịu lắng nghe Thậm chí, có thành viên cịn to tiếng tranh luận với Những người khác “thêm dầu vào lửa” khiến khơng khí làm việc nhóm trở nên căng thẳng Khơng nhóm hoạt động hiệu quả, chí tan rã lý  ... việc thân nhóm tăng cao Phát huy tốt tiềm người Trong q trình làm việc nhóm, thành viên chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn để phát triển tài Sau trình làm việc, chắn thành viên biết tiềm ngủ quên để... cần thiết để hỗ trợ nhóm; Có khả thương lượng; Chịu trách nhiệm hành động mình; Có trình độ lực chuyên môn phù hợp tôn trọng chun mơn theo u cầu cơng việc nhóm Tùy theo mục tiêu u cơng việc... việc cho Hiểu cách đơn giản, cá nhân có ý tưởng hay viên ngọc thô chưa mài giũa Nhưng thông qua q trình quản trị nhóm, với tác động nhiều thành viên khác, viên ngọc giũa để trở nên sáng đẹp Ra định