Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng công ty Thép Việt Nam

Với chính sách mở cửa nền kinh tế của Đảng và Nhà nước đã tạo tiền đề cho kinh tế đối ngoại phát triển, giúp Việt Nam hoà mình vào xu thế phát triển chung của khu vực và thế giới.

LỜI MỞ ĐẦU

Với chính sách mở cửa nền kinh tế của Đảng và Nhà nước đã tạo tiền

đề cho kinh tế đối ngoại phát triển, giúp Việt Nam hoà mình vào xu thế pháttriển chung của khu vực và thế giới Ngoại thương đã trở thành một lĩnh vựckinh tế quan trọng đặc biệt đối với nước đang phát triển như Việt Nam, mộtmặt phát huy được lợi thế so sánh của nền kinh tế nước ta về vị trí địa lý, vềlao động và tài nguyên thiên nhiên Mặt khác sự hoà nhập với khu vực và thếgiới giúp Việt Nam có điều kiện tiếp thu những thành tựu của khoa học kỹthuật công nghệ tiên tiến trên thế giới, từ đó mới có thể thực hiện công nghiệphoá - hiện đại hoá đất nước

Nhận thức được điều này, ngay từ đầu Đảng và Nhà nước đã đưa ranhiều chủ trương, chính sách nhằm từng bước đưa nền kinh tế hội nhập cùng

xu thế quốc tế Một trong những biện pháp đó chính là thông qua xuất khẩu.Xuất khẩu là một trong những hoạt động có tác động trực tiếp kết quả của quátrình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Kể từ khi Việt Nam gia nhậpkhối ASEAN và là thành viên của WTO thì xuất khẩu càng trở nên đặc biệtquan trọng Bởi từ xuất khẩu có thể cho phép khai thác tối đa lợi thế so sánh,đem lại nguồn thu ngoại tệ lớn, giải quyết công ăn việc làm cho người laođộng, tiếp cận những tiến bộ của khoa học công nghệ của thế giới

Tuy nhiên vì bước đầu tham gia vào thị trường thế giới nên các đơn vịkinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam gặp không ít khó khăn phức tạp dođiều kiện, kinh nghiệm ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu còn hạnchế

Với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam hiện nay đã

có rất nhiều các doanh nghiệp xuất khẩu các hàng hoá tới hầu hết các thịtrường quốc tế Nhận thức được tầm quan trọng của hợp đồng xuất khẩu, saukhi đã tích luỹ được các kiến thức đã học ở trường và qua tìm hiểu quá trìnhxuất khẩu trong thời gian thực tập tại Tổng Công ty Thép Việt Nam em đã

chọn đề tài: “Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng

xuất khẩu thép tại Tổng công ty Thép Việt Nam” để làm chuyên đề thực tập

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT KHẨU VÀ QUY TRÌNH THỰC

HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THÉP.

1.1 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép.

Sơ đồ 1 : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa :

1.1.1 Xin giấy phép xuất khẩu

Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp hữu hiệu và quan trọng để nhànước quản lý hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp Do đó muốn thựchiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, doanh nghiệp phải có giấy phép xuấtkhẩu hàng hoá Tại điêu 28 khoản 3 luật thương mại 2005 viết “Căn cứ vàocác điều kiện kinh tế – xã hội của từng thời kỳ và điều ước quốc tế mà Cộng

ChuÈn bÞ hµng XK

Giôc më L/C (nÕu cã)

Xin giÊy phÐp

XK

Gi¶i quyÕt khiÕu n¹i

hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, Chính phủ quy định cụ thểdanh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và danh mục hàng hoá được xuất khẩutheo giấy phép của cơ quan nhà nước có thầm quyền và thủ tục cấp giấyphép” Quy định này không áp dụng với các mặt hàng quản lý riêng: sách,gạo, chất nổ, ngọc trai, kim loại, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm, vũ khí và

đồ cổ

Việc cấp giấy phép do Bộ Thương Mại và Tổng cục Hải quan tiếnhành Bộ hồ sơ xin phép xuất khẩu của doanh nghiệp, về cơ bản gồm: hợpđồng thương mại, phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạnngạch), giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất khẩu trả nợnước ngoài),…

Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan Hải quan sẽ cấp chodoanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi Mỗi khi hàng thực tế đượcgiao nhận ở cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi

Khi đối tượng thuộc phạm vi xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệpphải xuất trình bộ chứng từ, bộ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm:

- Đơn xin phép xuất khẩu

- Phiếu hạn ngạch (nếu cần)

- Bản sao hợp đồng

- Các giấy tờ có liên quan khác (nếu có)

1.1.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu : Doanh nghiệp tiến hành

thu gom hàng hóa từ nhiều Doanh nghiệp liên kết

Kẻ ký mã hiệu hàng hoá xuất khẩu : Ký hiệu bằng chữ hay số, hình vẽ

được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo thông tin cần thiết cho việc giaonhận, bốc dỡ

1.1.3 Giục mở L/C, kiểm tra L/C, sửa đổi L/C

Thanh toán là nội dung quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc

tế, chất lượng của công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tếcủa hoạt động kinh doanh Bởi đặc tính của kinh doanh ngoại thương là luôntiềm ẩn rủi ro cho các bên nên tìm ra cách thanh toán sao cho mức độ rủi rothấp nhất là yêu cầu tất yếu và phương thưc thanh toán tín dụng chứng từphần nào đáp ứng điều đó Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn có thể sử dụngcác phương thức thanh toán khác như phương thức nhờ thu, phương thứcchuyển tiền… tùy vào từng trường hợp

Nếu hợp đồng qui định việc thanh toán bằng phương thức tín dụngchứng từ trong hợp đồng, doanh nghiệp xuất khẩu cần nhắc nhở, đôn đốcbên nhập khẩu mở thư tín dụng (L/C- Letter of Credit) đúng thời hạn Chỉkhi người mua mở L/C mới thể hiện rõ ý chí thực sự muốn nhận hàng vàthanh toán tiền hàng doanh nghiệp tiến hành và đẩy nhanh các khâu tiếp theotrong hợp đồng

Khi thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, những nội dungcủa L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của thư tín dụng, ngày hết hạn hiệu lựccủa thư tín dụng, loại thư tín dụng, thời hạn giao hàng, cách giao hàng, cáchvận tải, chứng từ thương mại…

1.1.4 Thuê tàu, lưu cước và xếp dỡ hàng

Trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, công việc này có thểđược thực hiện hoặc không thực hiện Căn cứ để quyết định nghĩa vụ thựchiện các nghiệp vụ này của doanh nghiệp và mức độ thành công, đó là dựavào các yếu tố như: điều kiện cơ sở giao hàng, đặc điểm hàng hoá và điềukiện vận chuyển:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng thương mạiquốc tế, nếu điều kiện là CFR, CIF, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP thì doanhnghiệp xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải Nếu điều kiện giao hàng làEXW, CIP, CPT, CIP, FAS, FOB thì doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hànhthuê phương tiện vận tải

- Căn cứ vào khối lượng và đặc điểm của hàng hóa để tối ưu hóa trọngtải của tàu và phù hợp với hàng hóa để đảm bảo an toàn trong quá trình vậnchuyển đồng thời tính toán mức chi phí thích hợp nhất

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển, đó là hàng hóa rời hay hàng hóađóng trong container, là hàng hóa thông dụng hay hàng đặc biệt Vận chuyểntrên chuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiềuhay vận tải hai chiều, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chởtheo chuyến hay chuyên chở liên tục

Khi lựa chọn hình thức vận chuyển phụ thuộc vào các điều kiện khácnhư các quy định về tải trọng tối đa của phương tiện, mức độ bốc dỡ, thưởngphạt bỗc dỡ…

Trên thực tế, có ba phương thức thuê tàu mà các doanh nghiệp kinhdoanh quốc tế có thể sử dụng tương ứng với ba trường hợp khác nhau:

- Sử dụng phương thức thuê tàu chợ, tức là chủ hàng thông qua ngườimôi giới thuê tàu hoặc trực tiếp tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu hoặc ngườichuyên chở giành cho thuê tàu một phần chiếc tàu chợ để chuyên chở một lô

hàng từ một cảng đến một cảng khác, và chấp nhận thanh toán tiền cươc phícho người chuyên chở theo một biểu cước phí đã định sẵn.

- Thuê tàu chuyến là chủ tàu cho người thuê tàu thuê toàn bộ chiếc tàu

để chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng và được hưởng tiền cướcthuê tàu do hai bên thỏa thuận

- Phương thức thuê tàu hạn định, theo đó chủ tàu có trách nhiệmchuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu thuê cho người thuê và đảm bảo khảnăng đi biển của con tàu trong suốt thời gian cho thuê Còn người thuê tàu

có trách nhiệm về việc trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanhkhai thác chiếc tàu

1.1.5 Mua bảo hiểm

Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệpcần tiến hành theo các bước sau:

- Xác định nhu cầu bảo hiểm: Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa, vàođiều kiện giao hàng, vào loại phương tiện vận chuyển, doanh nghiệp phảiphân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hóa bao gồm xác định giátrị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm Có ba điều kiện bảo hiểm chính là:

- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro

- Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng

- Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất

- Xác định loại hình bảo hiểm: Có hai loại hình bảo hiểm chính:

- Hợp đồng bảo hiểm bao

- Hợp đồng bảo hiểm chuyến-Lựa chọn công ty bảo hiểm: Thường các doanh nghiệp xuất nhậpkhẩu lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên,

tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch

- Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm

1.1.6 Làm thủ tục hải quan.

Thủ tục hải quan là các nội dung công việc mà người làm thủ tục hảiquan và nhân viên hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đốivới đối tượng làm thủ tục hải quan khi xuất - nhập khẩu, xuất - nhập cảnhhay quá cảnh

Theo nguyên tắc chung về thủ tục hải quan của các nước trên thế giớicũng như Việt Nam, người có hàng hóa xuất nhập cảnh tuân thủ các bướcsau:

- Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ do hải quan

yêu cầu

* Trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hảiquan được khai và gửi hồ sư Hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện

tử của Hải quan;

- Xuất trình hàng hoá: Doanh nghiệp cần sắp xếp hàng hoá xuất khẩu,phương tiện vận tải đến địa điểm quy định; sau đó tiến hành việc mở, đóngcác kiện hàng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hànghoá, phương tiện vận tải;

- Chấp hành các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ vàhàng hóa, hải quan sẽ có một trong các quyết định như sau: Cho phép hànghóa qua biên giới, cho hàng qua biên giới nhưng với điều kiện phải sửachữa, khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu, không được phép xuấtnhập khẩu và trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyếtđịnh trên

1.1.7 Giao nhận hàng xuất khẩu

Một đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người bán và ngườimua thường ở cách xa về khoảng cách Việc di chuyển hàng hóa do ngườivận tải đảm nhận nhưng để hàng đến tay người mua cần thực hiện một loạtcác công việc khác liên quan đến quá trình vận tải như đưa hàng ra cảng,nhận hàng khi hàng đến cảng đích…

Giao hàng có thể được thực hiện theo đường biển, đường không,đường thuỷ, đường sắt, đường ống, đường ô tô Hiện nay, ở nước ta hàngxuất khẩu chủ yếu được giao bằng đường biển, đường không và đường sắt.Trong đó, giao hàng theo đường biển quan trọng hơn cả

1.1.8 Thanh toán tiền hàng;

Thanh toán tiền hàng là dấu hiệu kết thúc quá trình thực hiện hợp đồng.Hiệu quả hợp đồng cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp xuấtkhẩu phụ thuộc không nhỏ vào chất lượng của việc thanh toán Nó đảm bảocho người xuất khẩu thu được tiền về và người nhập khẩu nhận được hànghoá, phản ánh rõ nét lợi ích của các bên

Các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán: tỷ giá hốiđoái, phương thức thanh toán và điều kiện bảo đảm hối đoái Trong đó,phương thức thanh toán đóng vai trò then chốt, hai phương thức được ápdụng chủ yếu hiện nay là phương thức thanh toán thư tín dụng L/C và

phương thức nhờ thu

Ngoài ra để đảm bảo thời gian trả tiền, không đọng vốn ở nước ngoài

còn có phương thức thu bảo đảm thanh toán là phương thức mà trong đó,

ngân hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp nhập khẩu phát hành một chứng

thư bảo đảm thanh toán cho người hưởng lợi (doanh nghiệp xuất khẩu)

trong trường hợp người được bảo lãnh (doanh nghiệp nhập khẩu) không trảtiền.

vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như thanh toán chậm,không thanh toán hoặc không chỉ định phương tiện vận tải đến nhận hàng,đơn phương hủy bỏ hợp đồng

- Trường hợp khiếu nại khác có thể do người mua hoặc người bánkhiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm: Khiếu nại xảy ra khi người chuyênchở đưa tàu đến cảng bốc dỡ hàng không đúng quy định của hợp đồngchuyên chở Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu sốlượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốcxếp bảo quản hàng đối với hãng bảo hiểm, có khiếu nại khi hàng hóa bịtổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên

Cách thức giải quyết được thực hiện như sau:

- Các bên cùng giải quyết, thỏa thuận với nhau

- Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng, hai bên có thểgửi đơn kiện tại Hội đồng trọng tài hoặc tại tòa án để giải quyết

1.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình thực hiện hợp đồng xuất

khẩu.

1.2.1 Các nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng

xuất khẩu.

- Hệ thống chính sách- pháp luật: Với tư cách là chủ thể kinh doanh

hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết quản lý của Nhà nước,các doanh nghiệp buộc phải chấp nhận nhóm nhân tố này để có thể tham giavào hoạt động xuất khẩu Môi trường thương mại, sự ổn định chính trị, luậtpháp và các thông lệ quốc tế… đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn cập nhậtthông tin bởi nó chứa đựng những cơ hội hay nguy cơ, rủi ro ảnh hưởng đến

sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong thực hiện hợp đồng Một

số nhân tố điển hình ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh xuấtkhẩu của doanh nghiệp như thuế quan, hạn ngạch, giấy phép xuất khẩu…bỗng nhiên thay đổi sau khi hợp đồng được kí thì nhiều khí chúng không còn

có thể thực hiện được nữa

- Các quan hệ kinh tế quốc tế: Thương mại quốc tế là hoạt động hướng

ra thị trường nước ngoài với các hệ thống chính trị, văn hoá, phong tục, tậpquán,…khác nhau Do vậy, khi thực hiện một hợp đồng nào đó chúng tacũng cần phải xem xét đến các yếu tố này

Mặt khác, sau khi kí hợp đồng đang trong khoảng thời gian thực hiệnlại lẩy sinh mâu thuẫn trong quan hệ kinh tế giữa nước có đơn vị xuất khẩu

và nước có đơn vị nhập khẩu Thì ngay lập tức có thể hợp đồng đó bị huỷ bỏ

do chính sách cấm vận của một hoặc cả hai nước đó đưa ra

- Tình hình chính trị trong và ngoài nước: Tác động đến hoạt động

xuất khẩu hàng hoá trong việc thực hiện hợp đồng như chiến tranh, nộichiến,… Song đặc biệt quan trọng là năng lực cung trong nước (VD: lượngcung bỗng nhiên không đủ để đáp ứng về số lượng, chất lượng…như trong

hợp đồng) và cầu về mặt hàng xuất khẩu ở thị trường nước ngoài ảnh hưởngrất lớn đến hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp ngoại thương.

- Dịch vụ ngân hàng tài chính – bảo hiểm: Sự vận động của hệ thống

ngân hàng- bảo hiểm và hải quan mới thực sự có ảnh hưởng rất lớn đến thựchiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp do mối quan hệchặt chẽ của các yếu tố này với các khâu thực hiện cụ thể trong quy trìnhnày

- Cơ sở hạ tầng như hệ thống giao thông vận tải, hệ thống cầu cảng,

thông tin liên lạc ảnh hưởng đến quá trình vận tải hàng hoá nên tác động đếnhoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Doanh nghiệp Nếu hệ thốngnày tốt doanh nghiệp giảm được nhiều loại chi phí như chi phí vận chuyển,chi phí đi lại của các cán bộ xuất nhập khẩu

Sức ép của môi trường cạnh tranh trong nước và quốc tế luôn đem lạithách thức cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam cònkhá non trẻ khi ra thị trường quốc tế Chính sự cạnh tranh tác động đến khảnăng thực hiện hợp đồng xuất nhập, đến uy tín của doanh nghiệp

1.2.2 Các nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng

xuất khẩu.

Bên cạnh các nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợpđồng xuất khẩu thì các nhân tố trực tiếp mới duy trì và bảo đảm sự tồn tại vàphát triển cảu bất cứ doanh nghiệp nào

- Nguồn vốn: Với tất cả các Doanh nghiệp thì nguồn vốn luôn là yếu

tố khởi nguồn quan trọng Nguồn vốn dành cho hoạt động hướng về xuấtkhẩu lớn hơn rất nhiều so với sản xuất trong nước do đầu tư xây dựng nhàxưởng, kho tàng; mua sắm trang thiết bị máy móc tiên tiến; thu mua nguồn

nguyên vật liệu chất lượng tốt Hơn nữa, một lượng vốn không nhỏ dành chohoạt động tái mở rộng sản xuất, nghiên cứu và phát triển, giúp tạo ra sảnphẩm xuất khẩu chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế Có thểthấy việc huy động và sử dụng vốn có hiệu quả sẽ đảm bảo cho xuất khẩuđược chuyển biến liên tục, ổn định và mạnh mẽ.

- Trình độ năng lực và kinh nghiệm của cán bộ ngoại thương: Yếu tố

này là mối quan tâm hiện nay của các Doanh nghiệp khi muốn đẩy mạnhhơn nữa hoạt động xuất khẩu Vì quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng rấtphức tạp đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên môn vững vàng, nhanhnhẹn để có thể đối phó với các tình huống phát sinh Do đó, một trong nhữngthế mạnh của doanh nghiệp trong việc thúc đẩy hoạt động xuất khẩu là biếtquan tâm nhiều hơn đến yếu tố con người

- Cơ sở vật chất kỹ thuật: bao gồm nhà xưởng, máy móc thiết bị công

nghệ,…ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng hàng hoá xuất khẩucủa Doanh nghiệp Với dây chuyền sản xuất tiên tiến phù hợp giúp choDoanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm Do đógóp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng xuất khẩu

- Ngoài ra hoạt động xuất khẩu của Doanh nghiệp còn chịu sự tác động

của các nhân tố khác như yếu tố quản lý, tổ chức hành chính của Doanhnghiệp …

1.3 Các chứng từ thường sử dụng trong thực hiện hợp đồng

thương mại quốc tế.

1.3.1 Hóa đơn thương mại

Là chứng từ căn bản trong các chứng từ hàng, do người xuất khẩutrình cho người nhập sau khi đã gởi hàng để phục vụ cho công tác thanh toán

tiền hàng ghi trên hóa đơn Hóa đơn thường gồm các chi tiết như ngàytháng lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán và người mua, tên hàng hoặc têndịch vụ mua bán, đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điềukiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chởhàng.

Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiềumục đích khác nhau như đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm, xin cấp ngoại tệ,tính thuế vv…

1.3.2 Bảng kê chi tiết

Là chứng từ kê khai chi tiết hàng hóa trong kiện hàng, tạo điều kiệnthuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa Ngoài ra còn có tác dụng bổ sung chohóa đơn thương mại khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi và cóphẩm cấp khác nhau

1.3.3 Phiếu đóng gói

Bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng như hòm,hộp, container… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua dễdàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì

1.3.4 Giấy chứng nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng

Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hóa

mà người bán giao cho người mua Có thể do công ty giám định cấp, hoặc do

xí nghiệp sản xuất hàng lập và được Công ty giám định hay hải quan xácnhận Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hóa mua bán lànhững hàng hóa cần biết số lượng hơn trọng lượng như cái, chiếc

Giấy chứng nhận trọng lượng hay Giấy chứng nhận cân hàng, xácnhận trọng lượng hàng thực giao, do hải quan hoặc công ty giám định hàng

cấp, tùy theo quy định của hợp đồng Thường được dùng trong mua bánnhững hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.

Tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng, cần chú ý đến địa điểm kiểmtra và tính chất pháp lý cuối cùng của giấy chứng nhận

1.3.5 Giấy chứng nhận phẩm chất

Chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao chứng minh phẩmchất hàng phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng Nếu hợp đồng khôngquy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người sản xuất, do cơquan kiểm nghiệm ( hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp

1.3.6 Giấy chứng nhận xuất xứ

Là chứng từ do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho chủhàng theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặcnguồn gốc của hàng hóa

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan, tùy theo chính sách củaNhà nước để vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế, giúp hải quan thựchiện chính sách khu vực, chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiếnhành việc giám sát và quản lý Mặt khác cũng cần thiết cho việc theo dõithực hiện chế độ hạn ngạch Trong trừng mực nhất định, nó nói lên phẩmchất của hàng hóa – nhất là những nông thổ sản - bởi vì đặc điểm địaphương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa

Nội dung của chứng từ này bao gồm: Tên và địa chỉ của người mua,tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai củachủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của tổ chức có thẩmquyền

Tùy theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ ưu đãi mậu dịch và quanthuế, người ta đề ra các mẫu (Form) thích hợp như: Form A, Form B, Form

C, Form O, Form X, Form T, Form D và Form (không tên)

1.3.7 Chứng từ vận tải

Chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhậnhàng để chở Các chứng từ vận tải thông dụng hiện nay bao gồm:

- Khi hàng chuyên chở bằng đường biển: Vận đơn đường biển, biên

lai thuyền phó, biên lai của cảng, giấy gửi hàng đường biển…

- Khi hàng chuyên chở bằng đường sắt: Vận đơn đường sắt

- Khi hàng chuyên chở bằng máy bay: Vận đơn đường không

1.3.8 Chứng từ bảo hiểm

Là chứng từ nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm do tổ chức bảohiểm cấp và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và ngườiđược bảo hiểm Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thườngcho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với người Mua bảohiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiềnnhất định gọi là phí bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơnbảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THÉP TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM.

2.1 Khái quát về Tổng Công ty Thép Việt Nam.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Để thực hiện thành công Công Nghiệp Hoá - Hiện Đại Hoá đất nước,Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm chú trọng phát triển Công nghiệp Thép

bởi Công nghiệp thép đã và đang đóng một vai trò quan trọng đối với sựphát triển nền kinh tế quốc dân Điều đó thể hiện rõ trong chiến lược pháttriển kinh tế xã hội đã được Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, IX củaĐảng thông qua Thực hiện chủ trương đó Chính phủ cũng áp dụng chươngtrình thành lập và phát triển một số tập đoàn kinh tế trong một số ngànhquan trọng Tổng công ty Thép được thành lập theo Quyết định 128/CNNg-

TC ngày 30/05/1990 của Bộ Công nghiệp bằng việc sát nhập hai nhà máylớn nhất của Việt Nam: công ty Gang thép Thái Nguyên ở phía Bắc và công

ty thép Miền Nam ở phía Nam

Ngày 04/07/1994, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định 344/TTg hợpnhất Tổng công ty Thép và Tổng công ty Kim khí thành Tổng công ty ThépViệt Nam

Ngày 29/04/1995, Chính phủ ra Quyết định 255/TTg thành lập Tổngcông ty Thép Việt Nam trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại (theo mô hình Tổngcông ty 91) Tổng công ty Thép và các đơn vị liên quan thuộc Bộ côngnghiệp nặng

 Tên, trụ sở của Tổng công ty:

Tên gọi đầy đủ: Tổng công ty Thép Việt Nam

Tên giao dịch: VIETNAM STEEL CORPORATION

Tên viết tắt: VSC

Trụ sở chính : Số 91 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 8.561767 Fax: 8.561815

Website : www.vsc.com.vn

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

 Chức năng

Mục đích kinh doanh của Tổng công ty là thông qua hoạt động bánbuôn, bán lẻ trong cả nước cũng như hoạt động xuất nhập khẩu và liêndoanh hợp tác đầu tư để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu,hàng hoá phục vụ nhu cầu sản xuất tiêu dùng của các đơn vị thành viên Tổngcông ty Thép và các doanh nghiệp khác có nhu cầu Với mục đích như vậychức năng kinh doanh của Tổng công ty là:

- Kinh doanh kim khí, vật tư phế liệu kim loại và vật tư tổng hợp

- Kinh doanh xuất khẩu lao động, sản phẩm gang, sản phẩm thép

- Kinh doanh nhập khẩu phôi thép, tấm lá kim loại, phế liệu

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: Phôi thép, Thép phế, Than mỡ,Than cốc, Một số nguyên liệu luyện kim khác…

 Nhiệm vụ

Thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩumặt hàng được giao, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật của Cơ quan vănphòng được Tổng công ty Thép phê duyệt

Nghiên cứu tình hình thị trường và giá cả quốc tế, nắm vững yêu cầu,khả năng của thị trường nước ngoài, trong nước và các thành viên VSC đốivới những mặt hàng thuộc danh mục kinh doanh xuất nhập khẩu

Trực tiếp giao dịch đàm phán, ký kết, và thực hiện hợp đồng mua bán,kinh doanh cung ứng nguyên nhiên vật liệu với các tổ chức kinh tế trong vàngoài nước theo đúng chiến lược kinh doanh của Tổng công ty và đúng cácchế độ của Nhà nước

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Tổng công ty được xây dựng theo mô hình tổ chức của một doanhnghiệp Nhà nước và mô hình chiến lược SBU (công ty chi nhánh với công tymẹ) Hội đồng quản trị là bộ phận có quyền điều hành cao nhất trong doanhnghiệp, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơquan Ban Giám đốc và ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị bầu lên Trongban Giám đốc có Tổng giám đốc và các Phó giám đốc thực hiện nhữngnhiệm vụ do Hội đồng quản trị đề ra Hỗ trợ cho Ban giám đốc là bộ máygiúp việc bao gồm 9 phòng ban: Văn phòng, phòng tổ chức lao động, phòngtài chính-kế toán, phòng đầu tư&phát triển, phòng kế hoạch kinh doanh,phòng kỹ thuật, trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài, phòng hợp tácquốc tế và công nghệ thông tin, phòng thanh tra pháp chế Mỗi một bộ phận

là một mắt xích quan trọng, cùng phối hợp với nhau hoàn thành tốt mọi côngviệc

Mô hình cơ cấu tổ chức của Cơ quan văn phòng VSC như sau:

Hỡnh 1.1: Mụ hỡnh cơ cấu tổ chức Cơ quan văn phũng VSC

Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng đầu t phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động

Văn phòng

 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tạiTổng công ty, có quyền nhân danh Tổng công ty để quyết định mọi vấn đềliên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợicủa Tổng công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của chủ

sở hữu phân cấp cho các cơ quan, tổ chức khác là đại diện chủ sở hữu thựchiện

Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Thủ tướng và trước pháp luật

về mọi hoạt động của Tổng công ty Các thành viên Hội đồng quản trị phảicùng chịu trách nhiệm trước người quyết định thành lập Tổng công ty vàtrước pháp luật về các quyết định của Hội đồng quản trị, kết quả và hiệu quảhoạt động của Tổng công ty (trừ các trường hợp có ý kiến bảo lưu)

Hội đồng quản trị có 5 đến 7 thành viên, gồm Chủ tịch và các thànhviên khác Chủ tịch Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị đượcbầu là trưởng ban Kiểm soát phải là thành viên chuyên trách

Chủ tịch và thành viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổnhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật Nhiệm kỳ của thànhviên hội đồng quản trị là 5 năm Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị cóthể được bổ nhiệm lại

Nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, chế độ làm việc…của Hội đồngquản trị và tiêu chuẩn các thành viên Hội đồng quản trị được quy định cụ thểtrong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ - Tổng Công ty

 Ban Kiểm soát

Ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập để giúp Hội đồng quản trịkiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điềuhành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính vàviệc chấp hành Điều lệ Tổng công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồngquản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Ban Kiểm soát có tối đa 5 thành viên do Hội đồng quản trị cử, gồm: mộtthành viên Hội đồng quản trị là Trưởng Ban Kiểm soát; một đại diện tổ chứccông đoàn đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định ; các thành viên khác do Hộiđồng quản trị quyết định Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc khôngđược kiêm Trưởng Ban Kiểm soát

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của Ban Kiểm soát, tiêuchuẩn các thành viên Ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị quyết định

 Tổng giám đốc

Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Tổng công ty, điềuhành hoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo mục tiêu, kế hoạch và cácnghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, phù hợp với Điều lệ Tổngcông ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việcthực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao

Tổng giám đốc là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ

bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc không phải là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Hội đồngquản trị tuyển chọn, bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng sau khi được Thủ tướngChính phủ chấp thuận bằng văn bản;

Nhiệm kỳ của Tổng giám đốc là 05 năm Hội đồng quản trị quyết địnhviệc bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng với Tổng giám đốc

Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ giữa Tổng Giám đốcvới Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoậtđộng của Công ty mẹ - Tổng Công ty.

 Các Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng;

Tổng công ty có các Phó Tổng giám đốc và kế toán trưởng Phó Tổnggiám đốc và kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệmhoặc chấm dứt hợp đồng theo đề nghị của Tổng giám đốc

Các Phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành Tổng công tytheo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trướcTổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền Việc

uỷ quyền có liên quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liên quan tớiviệc sử dụng con dấu của Tổng công ty đều phải thực hiện bằng văn bản

Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức thựchiện công tác kế toán của Tổng công ty; giúp Tổng giám đốc giám sát tàichính tại Tổng công ty theo pháp luật về tài chính, kế toán; chịu trách nhiệmtrước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷquyền

Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng được bổ nhiệm hoặc ký hợpđồng với thời hạn tối đa là 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếphợp đồng

 Bộ máy giúp việc :

* Văn phòng

Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi, phối hợp các mặt hoạtđộng của công ty: công tác văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng, bảo vệ, y

tế, tự vệ phòng cháy-chữa cháy và quan hệ với các cơ quan thông tin đạichúng, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên Cơ quan

* Phòng tổ chức lao động

Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực tổ chức cán

bộ, lao động, tiền lương, đổi mới và phát triển doanh nghiệp, đào tạo nguồnnhân lực, thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ và hoạt động xuất nhập cảnh củacông ty

* Phòng tài chính-kế toán

Tham mưu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực tài

chính-kế toán của Cơ quan

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tài chính-kế toán:

- Nghiên cứu xây dựng quy chế tài chính của công ty, tổ chức thựchiện công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kếtquả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty

- Chủ trì kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, tài chính các đơn vịthành viên Quản lý việc hình thành và sử dụng các quỹ tập trung, tơ vấn sử

lý các vấn đề liên quan đến công nợ của Tổng công ty và các đơn vị thànhviên

- Tham gia lập và thẩm định tài chính dự án đầu tư, các hợp đồngthương mại của công ty Tổ chức huy động vốn trong và ngoài nước để thựchiện nhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu tư của Tổng công ty

* Phòng đầu tư phát triển

Tham mưu giúp lãnh đạo Tổng công ty quản lý điều hành lĩnh vực đầu

tư xây dựng cơ bản

Nhiệm vụ chủ yếu là:

- Chủ trì nghiên cứu, xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển tổngthể trong lĩnh vực đầu tư phát triển của công ty

- Đề xuất các dự án đầu tư phát triển, các nhà đàu tư có tiềm lực côngnghệ để hợp tác liên doanh Tiến hành lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi,báo cáo nghiên cứu khả thi, hợp đồng và điều lệ công ty liên doanh Thammưu giúp ban lãnh đạo công ty them định hồ sơ dự án đầu tư, đấu thầu

- Hướng dẫn, kiểm tra Cơ quan văn phòng và các đơn vị thành viênTổng công ty thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về kế hoạch đầu tư

và quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, tham gia xét duyệt quyết đoán các côngtrình xây dựng đầu tư cơ bản

* Phòng kế hoạch kinh doanh

Tham mưu giúp lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực sản xuất kinhdoanh trong toàn bộ doanh nghiệp

Nhiệm vụ chủ yếu là:

- Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty, theo dõi,đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã giao trong công ty Thammưu giúp lãnh đạo công ty lập kế hoạch kinh doanh của Tổng công ty theotừng tháng, quý, năm phù hợp với nhu cầu thị trường Quản lý hàng hoáxuất, nhập và tồn kho của công ty

- Giúp lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế kinh doanh hàng năm và phốhợp kinh doanh với các đơn vị thành viên, cân đối khối lượng sản xuất hànghoá giữa các đơn vị thành viên

- Quản lý hàng hoá nhập khẩu, xuất khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồngmua bán hàng hoá của Tổng công ty Tổng hợp thông tin kinh tế, giá cả, thịtrường về sắt, thép và các vật tư liên quan; xây dựng chiến lược thị trườngchính sách với các khách hàng

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thống kê nhằm cung cấp kịp thời, chínhxác các thông tin kinh tế, các số liệu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanhcủa Tổng công ty và các đơn vị thành viên

- Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên Tổng công ty thực hiệnquy định về kỹ thuật an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp

và bảo vệ môi trường

- Tích hợp các cơ sở dữ liệu của Tổng công ty và ngành thép, tổng hợpcác thông tin về khoa học kỹ thuật – kinh tế ngành thép trong và ngoài nước;xây dựng, ứng dụng, vận hành các phần mềm tác nghiệp, nghiệp vụ tại vănphòg Tổng Công ty và các đơn vị thành viên

-Xây dựng, quản lý trang điện tử của văn phòng Tổng Công ty, quản

lý thư điện tử, bộ khoá ngành thép

kế hoạch được Tổng gián đốc duyệt

- Hướng dẫn các đơn vị thành viên triển khai thực hiện công tác thanhtra, kiểm tra theo quy định

- Tổ chức tiếp công dân, trực tiếp giải đáp hoặc ghi nhận để kiến nghịTổng giám đốc giải đáp nguyện vọng của công dân Nghiên cứu, đề nghịbiện pháp giải quyết các đơn thu khiếu nại, tố cảo trong toàn Tổng Công ty

- Phối hợp với các cơ quan hữu quan và địa phương, với Công đoànTổng Công ty thực hiện việc kiểm tra, thanh tra theo yêu cầu

- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thực hiện quy chế dân chủ trongTổng Công ty.ss

* Trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài

Có chức năng tổ chức tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo và làm thủ tụcđưa người lao động Việt Nam làm việc có thời hạn ở nước ngoài

Nhiệm vụ của trung tâm là:

- Trung tâm là đầu mối quan hệ, đàm phán, ký kết hợp đồng hợp táclao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài.

- Tổ chức tuyển dụng, đào tạo và làm thủ tục đưa người lao động sangnước ngoài theo hợp đồng đã ký kết

- Nghiên cứu chính sách pháp luật của Việt Nam và các nước có quan

hệ hợp tác lao động, bảo vệ quyền lợi của người lao động và tổ chức quản lýlao động theo quy định của pháp luật và nội dung cam kết trong hợp đồng

2.1.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung

Chỉ tiêu Đơn vị Thực hiện

2005

Thực hiện 2006

Thực hiện 2007

349,5 360 473

5 Kim ngạch

xuất khẩu

Triệu USD