9. Thu nhập bỡnh quõn
2.2.2. Quy trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu thộp
Quy trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu thộp của Tổng Cụng ty theo sơ đồ sau:
(Nguồn: Phũng kế hoạch kinh doanh)
2.2.2.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết, Tổng cụng ty tiến hành chuẩn bị hàng húa để xuất khẩu. Sản lượng thộp cỏn sản xuất trong năm 2007 đạt 1.409.248 tấn , tăng 113.1% so với cựng kỳ năm 2006. Một mặt phục vụ nhu cầu thộp thành phẩm trong nước, mặt khỏc tiến hành xuất khẩu sang cỏc thị trường Lào, Campuchia…
Hàng húa được kiểm tra chất lượng, số lượng trước khi đưa ra cảng để đảm bảo về chất lượng ghi trong hợp đồng.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Kiểm tra L/C
Thuê tàu
Giao nhận hàng Mua bảo hiểm
Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Kiểm tra L/C
Kiểm tra thụng số của tàu
Giao nhận hàng Mua bảo hiểm
Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm
2.2.2.2. Kiểm tra L/C
Đụn đốc bờn nhập khẩu mở thư tớn dụng (L/C- Letter of Credit) đỳng thời hạn.
Những nội dung của L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của thư tớn dụng, ngày hết hạn hiệu lực của thư tớn dụng, loại thư tớn dụng, thời hạn giao hàng, cỏch giao hàng, cỏch vận tải, chứng từ thương mại…
2.2.2.3. Mua bảo hiểm
Trong quỏ trỡnh vận chuyển hàng từ nước mỡnh sang cỏc nước nhập khảu do hàng được vận chuyển bằng đường biển nờn thường gặp rủi ro cú thể xảy ra ra tổn thất, hư hỏng mất mỏt về hàng húa như tàu bị mắc cạn, đắm, đõm va nhau, nổ, mất tớch khụng giao hàng...Mà theo tập quỏn quốc tế trỏch nhiệm của người vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đũi người vận tải bồi thường là rất phức tạp, khú khăn và kộo dài. Cụng ty thường mua bảo hiểm hàng húa để phũng ngừa rủi ro, bảo vệ hàng húa của mỡnh. Với mỗi lụ hàng xuất khẩu khi mua bảo hiểm Cụng ty thường thực hiện cỏc cụng việc:
- Căn cứ mức chi phớ cạnh tranh và chất lượng dịch vụ, đề xuất cụng ty bảo hiểm cho lụ hàng.
- Gửi giấy yờu cầu bảo hiểm hàng hoỏ tới cụng ty bảo hiểm đề nghị cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho lụ hàng.
- Sau khi cú giấy chứng nhận bảo hiểm của cụng ty bảo hiểm , tiến hành kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm
- Làm tờ trỡnh lónh đạo Tổng cụng ty và chuyển phũng tài chớnh kế toỏn thanh toỏn phớ bảo hiểm. Trường hợp cú hợp đồng bảo hiểm bao/hợp
đồng nguyờn tắc với cụng ty bảo hiểm thỡ sẽ thanh toỏn theo quy định của hợp đồng.
Để trỏnh việc thỏa thuận lại cỏc điều kiện về bảo hiểm đối với mỗi lần giao hàng và trỏnh việc phải thực hiện một hợp đồng riờng biệt cho từng chuyến hàng cú chi phớ rất cao Cụng ty thường ký hợp đồng bảo hiểm bao (Open Policy) để bảo hiểm cho tất cả cỏc lụ hàng xuất khẩu tại bất cứ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm) theo cỏc điều kiện và điều khoản như đó thỏa thuận trước.
Cụng ty thường mua bảo hiểm tại cỏc cụng ty bảo hiểm lớn và cú uy tớn của Việt Nam như Bảo Việt, Cụng ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)… Và tỷ lệ phớ bảo hiểm cho mỗi lụ hàng là 0.08% trị giỏ bảo hiểm.
2.2.2.4. Kiểm tra thụng số tàu
Việc chuyờn chở trong hoạt động ngoại thương đúng một vai trũ hết sức quan trọng, nú được coi như mạch mỏu nối liền cỏc bờn với nhau và đõy cũng là một yờu cầu tất yếu gắn chặt với việc thực hiện hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Trong thương mại quốc tế, cỏc cụng ty cú thể ỏp dụng nhiều phương tiện vận tải khỏc nhau như ụtụ, đường biển, đường sắt, đường hàng khụng...Hiện nay Cơ quan văn phũng Tổng Cụng ty Thộp sử dụng phương thức vận tải biển là chủ yếu.
Đối với Cơ quan văn phũng Tổng Cụng ty Thộp Việt Nam cũng như nhiều doanh nghiệp khỏc ở Việt Nam thỡ nghiệp vụ thuờ tàu cũn nhiều hạn chế do chưa cú nhiều kinh nghiệm, chưa cú nhiều thụng tin về cỏc hóng tầu quốc tế... Do vậy, hiện nay cỏc hợp đồng xuất khẩu được thực hiện tại cụng ty hầu hết bờn nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuờ tàu và thụng bỏo cho cụng ty về ngày tàu cập cảng để lấy hàng.
- Sau khi nhận thụng bỏo của người Mua về dự kiến chỉ định tàu chở hàng, cụng ty tiến hàn kiểm tra cỏc thụng số của tàu xem cú phự hợp với cỏc quy định trong hợp đồng hay khụng.
- Thụng bỏo và yờu cầu cụng ty bảo hiểm xỏc nhận bằng văn bản đồng ý bảo hiểm hàng hoỏ được chuyờn chở trờn con tàu do người Mua chỉ định thuờ.
- Thụng bỏo xỏc nhận bằng văn bản cho người Mua
- Thường xuyờn liờn hệ với đại lý tàu để nắm cỏc thụng tin về tàu và lịch tàu.
Khi kiểm tra cỏc thụng số của tàu Cụng ty kiểm tra tuổi tàu xem con tàu đú đó đúng lõu chưa?, kiểm tra xem con tàu đú cú là thành viờn của hiệp hội tàu biển quốc tế hay khụng? hay kiểm tra xem con tàu đú đó “sổ tàu” bao giờ chưa?...
2.2.2.5. Làm thủ tục hải quan
- Khi hàng đưa ra cảng, đầu tiờn nhõn viờn phũng kinh doanh của cụng ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm cỏc loại chứng từ chủ yếu sau:
+ 1 húa đơn thương mại + Bảng kờ chi tiết + Phiếu đúng gúi + Vận đơn
+ Giấy chứng nhận xuất xứ
- Cụng ty thuờ cụng ty đại lý giao nhận làm cỏc thủ tục hải quan, giao hàng, bốc dỡ và chuyển hàng cho khỏch hàng của cụng ty, đồng thời làm giấy uỷ quyền gửi tới cảng, hải quan, đại lý tàu thụng bỏo để cỏc bộ phận này giỳp đỡ cụng ty đại lý giao nhận thực hiện tốt cụng việc của họ. Vỡ cụng ty thuờ cụng ty đại lý làm thủ tục thụng quan và giao hàng cho mỡnh trong
tất cả cỏc lụ hàng xuất khẩu nờn mỗi năm cụng ty thường ký một hợp đồng uỷ thỏc giao hàng và với mỗi lụ hàng cụng ty chỉ cần làm cỏc Phụ lục thuộc hợp đồng uỷ thỏc của năm đú để gửi tới cụng ty đại lý giao nhận
Như vậy cụng ty khụng trực tiếp tiến hành cỏc thủ tục thụng quan, giao hàng hoỏ mà thuờ một cụng ty khỏc làm. Điều này cú ưu điểm là rỳt ngắn thời gian thụng quan, giao hàng tại cảng do cỏc cụng ty này cú chuyờn mụn nghiệp vụ, cú kinh nghiệm nờn tiến hành cỏc cụng việc này nhanh hơn cụng ty. Tuy nhiờn cụng ty cũng sẽ phải chịu mất một khoản chi phớ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của cụng ty và hơn nữa cụng ty sẽ khụng chủ động nếu cú sự cố gỡ đú xảy ra trong quỏ trỡnh thụng quan, giao hàng húa.
2.2.2.6. Giao hàng
Sau khi cú thụng bỏo tàu cập cảng Cụng ty chuẩn bị việc giao hàng tại cảng bao gồm cỏc cụng đoạn sau:
- Thụng bỏo bằng văn bản cho cỏc bờn liờn quan đến lụ hàng xuất khẩu về thời gian tàu nhận hàng.
- Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giao hàng và khẩn trương làm thủ tục giao hàng.
- Chuyển bộ hồ sơ giao hàng cho đơn vị được Tổng cụng ty uỷ quyền làm thủ tục giao hàng: đơn vị trực thuộc người Bỏn, văn phũng đại diện hoặc cụng ty đại lý Giao nhận Vận tải (cụng ty đại lý vận tải Quốc tế phớa Bắc).
- Phối hợp với cỏc đơn vị được uỷ quyền giao nhận theo dừi việc giao nhận hàng.
Việc thuờ cụng ty khỏc làm thủ tục giao nhận hàng hoỏ giỳp cụng ty rỳt ngắn thời gian giao nhận hàng hoỏ do cỏc cụng ty này cú chuyờn mụn, nghiệp vụ và thụng thạo trong việc này. Tuy nhiờn cụng ty cũng sẽ phải mất
một khoản chi phớ và thiếu đi sự chủ động trong việc giải quyết cỏc sự việc phỏt sinh trong quỏ trỡnh giao nhận hàng hoỏ.