hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại tổng công ty thép việt nam

* Trong trờng hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, ngời khai hải quan đợc khai và gửi hồ s Hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử củaHải quan; - Xuất trình hàng hoá: Doanh

Lời mở đầu

Với chính sách mở cửa nền kinh tế của Đảng và Nhà nớc đã tạo tiền đềcho kinh tế đối ngoại phát triển, giúp Việt Nam hoà mình vào xu thế phát triểnchung của khu vực và thế giới Ngoại thơng đã trở thành một lĩnh vực kinh tếquan trọng đặc biệt đối với nớc đang phát triển nh Việt Nam, một mặt pháthuy đợc lợi thế so sánh của nền kinh tế nớc ta về vị trí địa lý, về lao động vàtài nguyên thiên nhiên Mặt khác sự hoà nhập với khu vực và thế giới giúpViệt Nam có điều kiện tiếp thu những thành tựu của khoa học kỹ thuật côngnghệ tiên tiến trên thế giới, từ đó mới có thể thực hiện công nghiệp hoá - hiện

đại hoá đất nớc

Nhận thức đợc điều này, ngay từ đầu Đảng và Nhà nớc đã đa ra nhiềuchủ trơng, chính sách nhằm từng bớc đa nền kinh tế hội nhập cùng xu thế quốc

tế Một trong những biện pháp đó chính là thông qua xuất khẩu Xuất khẩu làmột trong những hoạt động có tác động trực tiếp kết quả của quá trình sản xuấtkinh doanh của Doanh nghiệp Kể từ khi Việt Nam gia nhập khối ASEAN và

là thành viên của WTO thì xuất khẩu càng trở nên đặc biệt quan trọng Bởi từxuất khẩu có thể cho phép khai thác tối đa lợi thế so sánh, đem lại nguồn thungoại tệ lớn, giải quyết công ăn việc làm cho ngời lao động, tiếp cận nhữngtiến bộ của khoa học công nghệ của thế giới

Tuy nhiên vì bớc đầu tham gia vào thị trờng thế giới nên các đơn vị kinhdoanh xuất nhập khẩu của Việt Nam gặp không ít khó khăn phức tạp do điềukiện, kinh nghiệm ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu còn hạn chế

Với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam hiện nay đã

có rất nhiều các doanh nghiệp xuất khẩu các hàng hoá tới hầu hết các thị trờngquốc tế Nhận thức đợc tầm quan trọng của hợp đồng xuất khẩu, sau khi đãtích luỹ đợc các kiến thức đã học ở trờng và qua tìm hiểu quá trình xuất khẩutrong thời gian thực tập tại Tổng Công ty Thép Việt Nam em đã chọn đề tài:

Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép

Y

tại Tổng công ty Thép Việt Nam ” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp củamình

Kết cấu chuyên đề

hiện hợp đồng xuất khẩu thép.

1.1 Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép.

Sơ đồ 1 : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa :

1.1.1 Xin giấy phép xuất khẩu

Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp hữu hiệu và quan trọng để nhànớc quản lý hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp Do đó muốn thựchiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, doanh nghiệp phải có giấy phép xuấtkhẩu hàng hoá Tại điêu 28 khoản 3 luật thơng mại 2005 viết YCăn cứ vàocác điều kiện kinh tế – xã hội của từng thời kỳ và điều ớc quốc tế mà Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, Chính phủ quy định cụ thểdanh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và danh mục hàng hoá đợc xuất khẩutheo giấy phép của cơ quan nhà nớc có thầm quyền và thủ tục cấp giấyphép” Quy định này không áp dụng với các mặt hàng quản lý riêng: sách,gạo, chất nổ, ngọc trai, kim loại, tác phẩm nghệ thuật, đồ su tầm, vũ khí và

đồ cổ

Việc cấp giấy phép do Bộ Thơng Mại và Tổng cục Hải quan tiến hành

Bộ hồ sơ xin phép xuất khẩu của doanh nghiệp, về cơ bản gồm: hợp đồng

th-ơng mại, phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch),giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất khẩu trả nợ nớcngoài),…

Chuẩn bị hàng XK

Giục mở L/C (nếu có)

Xin giấy phép

XK

Giải quyết khiếu nại

Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan Hải quan sẽ cấp chodoanh nghiệp ngoại thơng một phiếu theo dõi Mỗi khi hàng thực tế đợcgiao nhận ở cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi.

Khi đối tợng thuộc phạm vi xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệpphải xuất trình bộ chứng từ, bộ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm:

- Đơn xin phép xuất khẩu

- Phiếu hạn ngạch (nếu cần)

- Bản sao hợp đồng

- Các giấy tờ có liên quan khác (nếu có)

1.1.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu : Doanh nghiệp tiến hành

thu gom hàng hóa từ nhiều Doanh nghiệp liên kết

Kẻ ký mã hiệu hàng hoá xuất khẩu : Ký hiệu bằng chữ hay số, hình vẽ

đợc ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo thông tin cần thiết cho việc giaonhận, bốc dỡ

1.1.3 Giục mở L/C, kiểm tra L/C, sửa đổi L/C

Thanh toán là nội dung quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc

tế, chất lợng của công việc này ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế củahoạt động kinh doanh Bởi đặc tính của kinh doanh ngoại thơng là luôn tiềm

ẩn rủi ro cho các bên nên tìm ra cách thanh toán sao cho mức độ rủi ro thấpnhất là yêu cầu tất yếu và phơng thc thanh toán tín dụng chứng từ phần nào

đáp ứng điều đó Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng các phơngthức thanh toán khác nh phơng thức nhờ thu, phơng thức chuyển tiền… tùyvào từng trờng hợp

Nếu hợp đồng qui định việc thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng

từ trong hợp đồng, doanh nghiệp xuất khẩu cần nhắc nhở, đôn đốc bên nhậpkhẩu mở th tín dụng (L/C- Letter of Credit) đúng thời hạn Chỉ khi ngời mua

mở L/C mới thể hiện rõ ý chí thực sự muốn nhận hàng và thanh toán tiềnhàng doanh nghiệp tiến hành và đẩy nhanh các khâu tiếp theo trong hợp

đồng

Khi thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ, những nội dungcủa L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của th tín dụng, ngày hết hạn hiệu lực của

th tín dụng, loại th tín dụng, thời hạn giao hàng, cách giao hàng, cách vận tải,chứng từ thơng mại…

1.1.4 Thuê tàu, lu cớc và xếp dỡ hàng

Trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, công việc này có thể

đ-ợc thực hiện hoặc không thực hiện Căn cứ để quyết định nghĩa vụ thực hiệncác nghiệp vụ này của doanh nghiệp và mức độ thành công, đó là dựa vàocác yếu tố nh: điều kiện cơ sở giao hàng, đặc điểm hàng hoá và điều kiện vậnchuyển:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng thơng mại quốc

tế, nếu điều kiện là CFR, CIF, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP thì doanh nghiệpxuất khẩu phải thuê phơng tiện vận tải Nếu điều kiện giao hàng là EXW,CIP, CPT, CIP, FAS, FOB thì doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành thuêphơng tiện vận tải

- Căn cứ vào khối lợng và đặc điểm của hàng hóa để tối u hóa trọng tảicủa tàu và phù hợp với hàng hóa để đảm bảo an toàn trong quá trình vậnchuyển đồng thời tính toán mức chi phí thích hợp nhất

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển, đó là hàng hóa rời hay hàng hóa

đóng trong container, là hàng hóa thông dụng hay hàng đặc biệt Vận chuyểntrên chuyến đờng bình thờng hay tuyến đờng đặc biệt, vận tải một chiều hayvận tải hai chiều, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theochuyến hay chuyên chở liên tục

Khi lựa chọn hình thức vận chuyển phụ thuộc vào các điều kiện khác

nh các quy định về tải trọng tối đa của phơng tiện, mức độ bốc dỡ, thởngphạt bỗc dỡ…

Trên thực tế, có ba phơng thức thuê tàu mà các doanh nghiệp kinhdoanh quốc tế có thể sử dụng tơng ứng với ba trờng hợp khác nhau:

- Sử dụng phơng thức thuê tàu chợ, tức là chủ hàng thông qua ngờimôi giới thuê tàu hoặc trực tiếp tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu hoặc ngờichuyên chở giành cho thuê tàu một phần chiếc tàu chợ để chuyên chở một lôhàng từ một cảng đến một cảng khác, và chấp nhận thanh toán tiền cơc phícho ngời chuyên chở theo một biểu cớc phí đã định sẵn

- Thuê tàu chuyến là chủ tàu cho ngời thuê tàu thuê toàn bộ chiếc tàu

để chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng và đợc hởng tiền cớc thuêtàu do hai bên thỏa thuận

- Phơng thức thuê tàu hạn định, theo đó chủ tàu có trách nhiệm chuyểngiao quyền sử dụng chiếc tàu thuê cho ngời thuê và đảm bảo khả năng đibiển của con tàu trong suốt thời gian cho thuê Còn ngời thuê tàu có tráchnhiệm về việc trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thácchiếc tàu

1.1.5 Mua bảo hiểm

Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệpcần tiến hành theo các bớc sau:

- Xác định nhu cầu bảo hiểm: Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa, vào

điều kiện giao hàng, vào loại phơng tiện vận chuyển, doanh nghiệp phảiphân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hóa bao gồm xác định giátrị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm Có ba điều kiện bảo hiểm chính là:

- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro

- Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng

- Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất

- Xác định loại hình bảo hiểm: Có hai loại hình bảo hiểm chính:

- Hợp đồng bảo hiểm bao

- Hợp đồng bảo hiểm chuyến-Lựa chọn công ty bảo hiểm: Thờng các doanh nghiệp xuất nhập khẩulựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thờng xuyên, tỷ lệ phíbảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch

- Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm

1.1.6 Làm thủ tục hải quan.

Thủ tục hải quan là các nội dung công việc mà ngời làm thủ tục hảiquan và nhân viên hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đốivới đối tợng làm thủ tục hải quan khi xuất - nhập khẩu, xuất - nhập cảnh hayquá cảnh

Theo nguyên tắc chung về thủ tục hải quan của các nớc trên thế giớicũng nh Việt Nam, ngời có hàng hóa xuất nhập cảnh tuân thủ các bớc sau:

- Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ do hải quan yêu

cầu

* Trong trờng hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, ngời khai hải quan

đợc khai và gửi hồ s Hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử củaHải quan;

- Xuất trình hàng hoá: Doanh nghiệp cần sắp xếp hàng hoá xuất khẩu,phơng tiện vận tải đến địa điểm quy định; sau đó tiến hành việc mở, đóngcác kiện hàng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hànghoá, phơng tiện vận tải;

- Chấp hành các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ vàhàng hóa, hải quan sẽ có một trong các quyết định nh sau: Cho phép hànghóa qua biên giới, cho hàng qua biên giới nhng với điều kiện phải sửa chữa,khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu, không đợc phép xuất nhập khẩu

và trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên

1.1.7 Giao nhận hàng xuất khẩu

Một đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là ngời bán và ngời muathờng ở cách xa về khoảng cách Việc di chuyển hàng hóa do ngời vận tải

đảm nhận nhng để hàng đến tay ngời mua cần thực hiện một loạt các côngviệc khác liên quan đến quá trình vận tải nh đa hàng ra cảng, nhận hàng khihàng đến cảng đích…

Giao hàng có thể đợc thực hiện theo đờng biển, đờng không, đờngthuỷ, đờng sắt, đờng ống, đờng ô tô Hiện nay, ở nớc ta hàng xuất khẩu chủyếu đợc giao bằng đờng biển, đờng không và đờng sắt Trong đó, giao hàngtheo đờng biển quan trọng hơn cả

1.1.8 Thanh toán tiền hàng;

Thanh toán tiền hàng là dấu hiệu kết thúc quá trình thực hiện hợp đồng.Hiệu quả hợp đồng cũng nh mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp xuấtkhẩu phụ thuộc không nhỏ vào chất lợng của việc thanh toán Nó đảm bảocho ngời xuất khẩu thu đợc tiền về và ngời nhập khẩu nhận đợc hàng hoá,phản ánh rõ nét lợi ích của các bên

Các yếu tố quan trọng ảnh hởng đến hoạt động thanh toán: tỷ giá hối

đoái, phơng thức thanh toán và điều kiện bảo đảm hối đoái Trong đó, phơngthức thanh toán đóng vai trò then chốt, hai phơng thức đợc áp dụng chủ yếu

hiện nay là phơng thức thanh toán th tín dụng L/C và phơng thức nhờ thu

Ngoài ra để đảm bảo thời gian trả tiền, không đọng vốn ở nớc ngoài còn

có phơng thức thu bảo đảm thanh toán là phơng thức mà trong đó, ngân hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp nhập khẩu phát hành một chứng th bảo đảm

thanh toán cho ngời hởng lợi (doanh nghiệp xuất khẩu) trong trờng hợp ngời

đợc bảo lãnh (doanh nghiệp nhập khẩu) không trả tiền

1.1.9 Xử lý tranh chấp (nếu có).

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, các bên có quyềnkhiếu nại với đối tác của mình bất cứ điều khoản nào bị vi phạm:

- Ngời mua thờng khiếu nại ngời bán các trờng hợp nh giao hàngkhông đúng số lợng, trọng lợng, quy cách hay hàng giao không đúng phẩmchất, giao hàng chậm , ngợc lại ngời bán lại khiếu nại ngời mua vi phạmcác điều khoản quy định trong hợp đồng nh thanh toán chậm, không thanhtoán hoặc không chỉ định phơng tiện vận tải đến nhận hàng, đơn phơng hủy

bỏ hợp đồng

- Trờng hợp khiếu nại khác có thể do ngời mua hoặc ngời bán khiếunại ngời chuyên chở và bảo hiểm: Khiếu nại xảy ra khi ngời chuyên chở đatàu đến cảng bốc dỡ hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở.Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu số lợng, trọng lợng

so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốc xếp bảo quản hàng

đối với hãng bảo hiểm, có khiếu nại khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã

đợc mua bảo hiểm gây nên

Cách thức giải quyết đợc thực hiện nh sau:

- Các bên cùng giải quyết, thỏa thuận với nhau

- Nếu việc khiếu nại không đợc giải quyết thoả đáng, hai bên có thểgửi đơn kiện tại Hội đồng trọng tài hoặc tại tòa án để giải quyết

1.2 Các nhân tố ảnh hởng tới quy trình thực hiện hợp đồng xuất

khẩu.

1.2.1 Các nhân tố gián tiếp ảnh hởng đến quy trình thực hiện hợp đồng

xuất khẩu.

- Hệ thống chính sách- pháp luật: Với t cách là chủ thể kinh doanh

hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết quản lý của Nhà nớc, cácdoanh nghiệp buộc phải chấp nhận nhóm nhân tố này để có thể tham gia vàohoạt động xuất khẩu Môi trờng thơng mại, sự ổn định chính trị, luật pháp vàcác thông lệ quốc tế… đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn cập nhật thông tin bởi

nó chứa đựng những cơ hội hay nguy cơ, rủi ro ảnh hởng đến sự thành cônghay thất bại của doanh nghiệp trong thực hiện hợp đồng Một số nhân tố điểnhình ảnh hởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu của doanhnghiệp nh thuế quan, hạn ngạch, giấy phép xuất khẩu…bỗng nhiên thay đổisau khi hợp đồng đợc kí thì nhiều khí chúng không còn có thể thực hiện đợcnữa

- Các quan hệ kinh tế quốc tế: Thơng mại quốc tế là hoạt động hớng ra

thị trờng nớc ngoài với các hệ thống chính trị, văn hoá, phong tục, tập quán,khác nhau Do vậy, khi thực hiện một hợp đồng nào đó chúng ta cũng cần

…

phải xem xét đến các yếu tố này

Mặt khác, sau khi kí hợp đồng đang trong khoảng thời gian thực hiệnlại lẩy sinh mâu thuẫn trong quan hệ kinh tế giữa nớc có đơn vị xuất khẩu vànớc có đơn vị nhập khẩu Thì ngay lập tức có thể hợp đồng đó bị huỷ bỏ dochính sách cấm vận của một hoặc cả hai nớc đó đa ra

- Tình hình chính trị trong và ngoài nớc: Tác động đến hoạt động xuất

khẩu hàng hoá trong việc thực hiện hợp đồng nh chiến tranh, nội chiến,…Song đặc biệt quan trọng là năng lực cung trong nớc (VD: lợng cung bỗngnhiên không đủ để đáp ứng về số lợng, chất lợng… trong hợp đồng) và cầunh

về mặt hàng xuất khẩu ở thị trờng nớc ngoài ảnh hởng rất lớn đến hoạt độngxuất khẩu của các doanh nghiệp ngoại thơng

- Dịch vụ ngân hàng tài chính – bảo hiểm: Sự vận động của hệ thốngngân hàng- bảo hiểm và hải quan mới thực sự có ảnh hởng rất lớn đến thựchiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp do mối quan hệ

chặt chẽ của các yếu tố này với các khâu thực hiện cụ thể trong quy trìnhnày.

- Cơ sở hạ tầng nh hệ thống giao thông vận tải, hệ thống cầu cảng,

thông tin liên lạc ảnh hởng đến quá trình vận tải hàng hoá nên tác động đếnhoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Doanh nghiệp Nếu hệ thốngnày tốt doanh nghiệp giảm đợc nhiều loại chi phí nh chi phí vận chuyển, chiphí đi lại của các cán bộ xuất nhập khẩu

Sức ép của môi trờng cạnh tranh trong nớc và quốc tế luôn đem lạithách thức cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam cònkhá non trẻ khi ra thị trờng quốc tế Chính sự cạnh tranh tác động đến khảnăng thực hiện hợp đồng xuất nhập, đến uy tín của doanh nghiệp

1.2.2 Các nhân tố trực tiếp ảnh hởng đến quy trình thực hiện hợp đồng

xuất khẩu.

Bên cạnh các nhân tố gián tiếp ảnh hởng đến quy trình thực hiện hợp

đồng xuất khẩu thì các nhân tố trực tiếp mới duy trì và bảo đảm sự tồn tại vàphát triển cảu bất cứ doanh nghiệp nào

- Nguồn vốn: Với tất cả các Doanh nghiệp thì nguồn vốn luôn là yếu

tố khởi nguồn quan trọng Nguồn vốn dành cho hoạt động hớng về xuất khẩulớn hơn rất nhiều so với sản xuất trong nớc do đầu t xây dựng nhà xởng, khotàng; mua sắm trang thiết bị máy móc tiên tiến; thu mua nguồn nguyên vậtliệu chất lợng tốt Hơn nữa, một lợng vốn không nhỏ dành cho hoạt động tái

mở rộng sản xuất, nghiên cứu và phát triển, giúp tạo ra sản phẩm xuất khẩuchất lợng cao đáp ứng nhu cầu thị trờng quốc tế Có thể thấy việc huy động

và sử dụng vốn có hiệu quả sẽ đảm bảo cho xuất khẩu đợc chuyển biến liêntục, ổn định và mạnh mẽ

- Trình độ năng lực và kinh nghiệm của cán bộ ngoại thơng: Yếu tố

này là mối quan tâm hiện nay của các Doanh nghiệp khi muốn đẩy mạnhhơn nữa hoạt động xuất khẩu Vì quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng rấtphức tạp đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên môn vững vàng, nhanhnhẹn để có thể đối phó với các tình huống phát sinh Do đó, một trong nhữngthế mạnh của doanh nghiệp trong việc thúc đẩy hoạt động xuất khẩu là biếtquan tâm nhiều hơn đến yếu tố con ngời

- Cơ sở vật chất kỹ thuật: bao gồm nhà xởng, máy móc thiết bị công

nghệ,…ảnh hởng trực tiếp đến năng suất, chất lợng hàng hoá xuất khẩu củaDoanh nghiệp Với dây chuyền sản xuất tiên tiến phù hợp giúp cho Doanhnghiệp tiết kiệm đợc chi phí, nâng cao chất lợng sản phẩm Do đó góp phầnnâng cao hiệu quả kinh doanh hàng xuất khẩu

- Ngoài ra hoạt động xuất khẩu của Doanh nghiệp còn chịu sự tác động

của các nhân tố khác nh yếu tố quản lý, tổ chức hành chính của Doanhnghiệp …

1.3 Các chứng từ thờng sử dụng trong thực hiện hợp đồng thơng

mại quốc tế.

1.3.1 Hóa đơn thơng mại

Là chứng từ căn bản trong các chứng từ hàng, do ngời xuất khẩu trìnhcho ngời nhập sau khi đã gởi hàng để phục vụ cho công tác thanh toán tiềnhàng ghi trên hóa đơn Hóa đơn thờng gồm các chi tiết nh ngày tháng lậphóa đơn, tên và địa chỉ ngời bán và ngời mua, tên hàng hoặc tên dịch vụ muabán, đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giaohàng, phơng thức thanh toán, phơng thức chuyên chở hàng

Hóa đơn thờng đợc lập làm nhiều bản và đợc dùng trong nhiều mục

đích khác nhau nh đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm, xin cấp ngoại tệ, tínhthuế vv…

1.3.2 Bảng kê chi tiết

Là chứng từ kê khai chi tiết hàng hóa trong kiện hàng, tạo điều kiệnthuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa Ngoài ra còn có tác dụng bổ sung chohóa đơn thơng mại khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi và có phẩmcấp khác nhau

1.3.3 Phiếu đóng gói

Bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng nh hòm,hộp, container… Phiếu đóng gói đợc đặt trong bao bì sao cho ngời mua dễdàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì

Giấy chứng nhận số lợng là chứng từ xác nhận số lợng của hàng hóa

mà ngời bán giao cho ngời mua Có thể do công ty giám định cấp, hoặc do xínghiệp sản xuất hàng lập và đợc Công ty giám định hay hải quan xác nhận.Chứng từ này đợc dùng nhiều trong trờng hợp hàng hóa mua bán là nhữnghàng hóa cần biết số lợng hơn trọng lợng nh cái, chiếc

Giấy chứng nhận trọng lợng hay Giấy chứng nhận cân hàng, xác nhậntrọng lợng hàng thực giao, do hải quan hoặc công ty giám định hàng cấp, tùytheo quy định của hợp đồng Thờng đợc dùng trong mua bán những hàng màtrị giá tính trên cơ sở trọng lợng

Tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng, cần chú ý đến địa điểm kiểmtra và tính chất pháp lý cuối cùng của giấy chứng nhận

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan, tùy theo chính sách củaNhà nớc để vận dụng các chế độ u đãi khi tính thuế, giúp hải quan thực hiệnchính sách khu vực, chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hànhviệc giám sát và quản lý Mặt khác cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiệnchế độ hạn ngạch Trong trừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất củahàng hóa – nhất là những nông thổ sản - bởi vì đặc điểm địa phơng và điềukiện sản xuất có ảnh hởng tới chất lợng hàng hóa

Nội dung của chứng từ này bao gồm: Tên và địa chỉ của ngời mua, tên

và địa chỉ của ngời bán, tên hàng, số lợng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng

về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của tổ chức có thẩm quyền

Tùy theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ u đãi mậu dịch và quanthuế, ngời ta đề ra các mẫu (Form) thích hợp nh: Form A, Form B, Form C,Form O, Form X, Form T, Form D và Form (không tên).

1.3.7 Chứng từ vận tải

Chứng từ do ngời chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhậnhàng để chở Các chứng từ vận tải thông dụng hiện nay bao gồm:

- Khi hàng chuyên chở bằng đờng biển: Vận đơn đờng biển, biên lai

thuyền phó, biên lai của cảng, giấy gửi hàng đờng biển…

- Khi hàng chuyên chở bằng đờng sắt: Vận đơn đờng sắt

- Khi hàng chuyên chở bằng máy bay: Vận đơn đờng không

1.3.8 Chứng từ bảo hiểm

Là chứng từ nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm do tổ chức bảohiểm cấp và đợc dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và ngời đợcbảo hiểm Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thờng chonhững tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với ngời Mua bảo hiểm,còn ngời đợc bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất địnhgọi là phí bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thờng đợc dùng là đơn bảo hiểm vàgiấy chứng nhận bảo hiểm

Chơng ii:

Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Việt Nam.

2.1 Khái quát về Tổng Công ty Thép Việt Nam.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Để thực hiện thành công Công Nghiệp Hoá - Hiện Đại Hoá đất nớc,

Đảng và Nhà nớc ta luôn quan tâm chú trọng phát triển Công nghiệp Thépbởi Công nghiệp thép đã và đang đóng một vai trò quan trọng đối với sự pháttriển nền kinh tế quốc dân Điều đó thể hiện rõ trong chiến lợc phát triểnkinh tế xã hội đã đợc Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, IX của Đảngthông qua Thực hiện chủ trơng đó Chính phủ cũng áp dụng chơng trìnhthành lập và phát triển một số tập đoàn kinh tế trong một số ngành quantrọng Tổng công ty Thép đợc thành lập theo Quyết định 128/CNNg-TC ngày30/05/1990 của Bộ Công nghiệp bằng việc sát nhập hai nhà máy lớn nhất củaViệt Nam: công ty Gang thép Thái Nguyên ở phía Bắc và công ty thép MiềnNam ở phía Nam

Ngày 04/07/1994, Thủ tớng Chính phủ ra Quyết định 344/TTg hợpnhất Tổng công ty Thép và Tổng công ty Kim khí thành Tổng công ty ThépViệt Nam

Ngày 29/04/1995, Chính phủ ra Quyết định 255/TTg thành lập Tổngcông ty Thép Việt Nam trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại (theo mô hình Tổng

công ty 91) Tổng công ty Thép và các đơn vị liên quan thuộc Bộ công nghiệpnặng

 Tờn, trụ sở của Tổng cụng ty:

Tên gọi đầy đủ: Tổng công ty Thép Việt Nam

Tên giao dịch: VIETNAM STEEL CORPORATION

Tên viết tắt: VSC

Trụ sở chính : Số 91 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 8.561767 Fax: 8.561815

- Kinh doanh kim khí, vật t phế liệu kim loại và vật t tổng hợp

- Kinh doanh xuất khẩu lao động, sản phẩm gang, sản phẩm thép

- Kinh doanh nhập khẩu phôi thép, tấm lá kim loại, phế liệu

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: Phôi thép, Thép phế, Than mỡ,Than cốc, Một số nguyên liệu luyện kim khác…

 Nhiệm vụ

Thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩumặt hàng đợc giao, kế hoạch cung ứng vật t kỹ thuật của Cơ quan văn phòng

đợc Tổng công ty Thép phê duyệt

Nghiên cứu tình hình thị trờng và giá cả quốc tế, nắm vững yêu cầu,khả năng của thị trờng nớc ngoài, trong nớc và các thành viên VSC đối vớinhững mặt hàng thuộc danh mục kinh doanh xuất nhập khẩu.

Trực tiếp giao dịch đàm phán, ký kết, và thực hiện hợp đồng mua bán,kinh doanh cung ứng nguyên nhiên vật liệu với các tổ chức kinh tế trong vàngoài nớc theo đúng chiến lợc kinh doanh của Tổng công ty và đúng các chế

độ của Nhà nớc

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Tổng công ty đợc xây dựng theo mô hình tổ chức của một doanhnghiệp Nhà nớc và mô hình chiến lợc SBU (công ty chi nhánh với công tymẹ) Hội đồng quản trị là bộ phận có quyền điều hành cao nhất trong doanhnghiệp, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơquan Ban Giám đốc và ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị bầu lên Trongban Giám đốc có Tổng giám đốc và các Phó giám đốc thực hiện nhữngnhiệm vụ do Hội đồng quản trị đề ra Hỗ trợ cho Ban giám đốc là bộ máygiúp việc bao gồm 9 phòng ban: Văn phòng, phòng tổ chức lao động, phòngtài chính-kế toán, phòng đầu t&phát triển, phòng kế hoạch kinh doanh,phòng kỹ thuật, trung tâm hợp tác lao động với nớc ngoài, phòng hợp tácquốc tế và công nghệ thông tin, phòng thanh tra pháp chế Mỗi một bộ phận

là một mắt xích quan trọng, cùng phối hợp với nhau hoàn thành tốt mọi côngviệc

Mô hình cơ cấu tổ chức của Cơ quan văn phòng VSC nh sau:

Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng đầu t phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động

Văn phòng

 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tạiTổng công ty, có quyền nhân danh Tổng công ty để quyết định mọi vấn đềliên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợicủa Tổng công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của chủ

sở hữu phân cấp cho các cơ quan, tổ chức khác là đại diện chủ sở hữu thựchiện

Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Thủ tướng và trước pháp luật

về mọi hoạt động của Tổng công ty Các thành viên Hội đồng quản trị phảicùng chịu trách nhiệm trước người quyết định thành lập Tổng công ty vàtrước pháp luật về các quyết định của Hội đồng quản trị, kết quả và hiệu quảhoạt động của Tổng công ty (trừ các trường hợp có ý kiến bảo lưu)

Hội đồng quản trị có 5 đến 7 thành viên, gồm Chủ tịch và các thànhviên khác Chủ tịch Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị đượcbầu là trưởng ban Kiểm soát phải là thành viên chuyên trách

Chủ tịch và thành viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổnhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật Nhiệm kỳ của thànhviên hội đồng quản trị là 5 năm Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị cóthể được bổ nhiệm lại

Nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, chế độ làm việc…của Hội đồngquản trị và tiêu chuẩn các thành viên Hội đồng quản trị được quy định cụ thểtrong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ - Tổng Công ty

 Ban Kiểm soát

Ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập để giúp Hội đồng quản trịkiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điềuhành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính vàviệc chấp hành Điều lệ Tổng công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồngquản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Ban Kiểm soát có tối đa 5 thành viên do Hội đồng quản trị cử, gồm: mộtthành viên Hội đồng quản trị là Trưởng Ban Kiểm soát; một đại diện tổ chứccông đoàn đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định ; các thành viên khác do Hộiđồng quản trị quyết định Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc khôngđược kiêm Trưởng Ban Kiểm soát

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của Ban Kiểm soát, tiêuchuẩn các thành viên Ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị quyết định

 Tổng giám đốc

Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Tổng công ty, điềuhành hoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo mục tiêu, kế hoạch và cácnghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, phù hợp với Điều lệ Tổngcông ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việcthực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao

Tổng giám đốc là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ

bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc không phải là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Hội đồngquản trị tuyển chọn, bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng sau khi được Thủ tướngChính phủ chấp thuận bằng văn bản;

Nhiệm kỳ của Tổng giám đốc là 05 năm Hội đồng quản trị quyết địnhviệc bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng với Tổng giám đốc

Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ giữa Tổng Giám đốcvới Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoậtđộng của Công ty mẹ - Tổng Công ty.

 Các Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng;

Tổng công ty có các Phó Tổng giám đốc và kế toán trưởng Phó Tổnggiám đốc và kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệmhoặc chấm dứt hợp đồng theo đề nghị của Tổng giám đốc

Các Phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành Tổng công tytheo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trướcTổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền Việc

uỷ quyền có liên quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liên quan tớiviệc sử dụng con dấu của Tổng công ty đều phải thực hiện bằng văn bản

Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức thựchiện công tác kế toán của Tổng công ty; giúp Tổng giám đốc giám sát tàichính tại Tổng công ty theo pháp luật về tài chính, kế toán; chịu trách nhiệmtrước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷquyền

Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng được bổ nhiệm hoặc ký hợpđồng với thời hạn tối đa là 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếphợp đồng

 Bộ máy giúp việc :

* V¨n phßng

Tham mu giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi, phối hợp các mặt hoạt

động của công ty: công tác văn th, lu trữ, thi đua khen thởng, bảo vệ, y tế, tự

vệ phòng cháy-chữa cháy và quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng,bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên Cơ quan

* Phòng tổ chức lao động

Tham mu giúp ban lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực tổ chức cán bộ,lao động, tiền lơng, đổi mới và phát triển doanh nghiệp, đào tạo nguồn nhânlực, thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ và hoạt động xuất nhập cảnh của côngty

* Phòng tài chính-kế toán

Tham mu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực tài

chính-kế toán của Cơ quan

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tài chính-kế toán:

- Nghiên cứu xây dựng quy chế tài chính của công ty, tổ chức thựchiện công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kếtquả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty

- Chủ trì kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, tài chính các đơn vịthành viên Quản lý việc hình thành và sử dụng các quỹ tập trung, tơ vấn sử

lý các vấn đề liên quan đến công nợ của Tổng công ty và các đơn vị thànhviên

- Tham gia lập và thẩm định tài chính dự án đầu t, các hợp đồng thơngmại của công ty Tổ chức huy động vốn trong và ngoài nớc để thực hiệnnhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu t của Tổng công ty

* Phòng đầu t phát triển

Tham mu giúp lãnh đạo Tổng công ty quản lý điều hành lĩnh vực đầu

t xây dựng cơ bản

Nhiệm vụ chủ yếu là:

- Chủ trì nghiên cứu, xây dựng chiến lợc, quy hoạch phát triển tổng thểtrong lĩnh vực đầu t phát triển của công ty

- Đề xuất các dự án đầu t phát triển, các nhà đàu t có tiềm lực côngnghệ để hợp tác liên doanh Tiến hành lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi,báo cáo nghiên cứu khả thi, hợp đồng và điều lệ công ty liên doanh Tham

mu giúp ban lãnh đạo công ty them định hồ sơ dự án đầu t, đấu thầu

- Hớng dẫn, kiểm tra Cơ quan văn phòng và các đơn vị thành viênTổng công ty thực hiện đúng các quy định của Nhà nớc về kế hoạch đầu t vàquản lý đầu t xây dựng cơ bản, tham gia xét duyệt quyết đoán các công trìnhxây dựng đầu t cơ bản.

* Phòng kế hoạch kinh doanh

Tham mu giúp lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực sản xuất kinhdoanh trong toàn bộ doanh nghiệp

Nhiệm vụ chủ yếu là:

- Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty, theo dõi,

đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã giao trong công ty Tham mugiúp lãnh đạo công ty lập kế hoạch kinh doanh của Tổng công ty theo từngtháng, quý, năm phù hợp với nhu cầu thị trờng Quản lý hàng hoá xuất, nhập

và tồn kho của công ty

- Giúp lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế kinh doanh hàng năm và phốhợp kinh doanh với các đơn vị thành viên, cân đối khối lợng sản xuất hànghoá giữa các đơn vị thành viên

- Quản lý hàng hoá nhập khẩu, xuất khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồngmua bán hàng hoá của Tổng công ty Tổng hợp thông tin kinh tế, giá cả, thịtrờng về sắt, thép và các vật t liên quan; xây dựng chiến lợc thị trờng chínhsách với các khách hàng

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thống kê nhằm cung cấp kịp thời, chínhxác các thông tin kinh tế, các số liệu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanhcủa Tổng công ty và các đơn vị thành viên

* Phòng kỹ thuật

Tham mu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực kỹ thuậtcông nghệ luyện kim, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, quản lý và khai thác

mỏ, chế biến nguyên liệu

Nhiệm vụ chủ yếu:

- Quản lý, chỉ đạo thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vựcluyện cán thép, gia công kim loại, thiết bị công nghệ, khai thác mỏ…

- Chủ trì nghiên cứu và xây dựng quy trình, quy phạm và định mứckinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, hoạt động khoa học côngnghệ, triển khai ứng dụng công nghệ sản xuất tiên tiến, sáng chế và sángkiến tiết kiệm

- Hớng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên Tổng công ty thực hiệnquy định về kỹ thuật an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp

và bảo vệ môi trờng

* Phòng hợp tác quốc tế &CNTT

Giúp việc tổng giám đốc trong công tác đối ngoại và tổ chức áp dụngcông nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành, giới thiệu và quảngbá công ty

-Xây dựng, quản lý trang điện tử của văn phòng Tổng Công ty, quản lý

th điện tử, bộ khoá ngành thép

* Phòng thanh tra pháp chế

Giúp lãnh đạo Tổng Công ty triển khai công tác thanh tra, kiểm tra vàgiải quyết các đơn th khiếu nại, tố cáo trong toàn Tổng Công ty

Nhiệm vụ chủ yếu:

- Lập kế hoạch và chơng trình thanh tra, kiểm tra thực hiện chế độchính sách pháp luật trong Tổng Công ty Thực hiện thanh tra, kiểm tra theo

kế hoạch đợc Tổng gián đốc duyệt

- Hớng dẫn các đơn vị thành viên triển khai thực hiện công tác thanhtra, kiểm tra theo quy định

- Tổ chức tiếp công dân, trực tiếp giải đáp hoặc ghi nhận để kiến nghịTổng giám đốc giải đáp nguyện vọng của công dân Nghiên cứu, đề nghịbiện pháp giải quyết các đơn thu khiếu nại, tố cảo trong toàn Tổng Công ty

- Phối hợp với các cơ quan hữu quan và địa phơng, với Công đoànTổng Công ty thực hiện việc kiểm tra, thanh tra theo yêu cầu

- Tổ chức thực hiện và hớng dẫn thực hiện quy chế dân chủ trong TổngCông ty.ss

* Trung tâm hợp tác lao động với nớc ngoài

Có chức năng tổ chức tuyển dụng, bồi dỡng, đào tạo và làm thủ tục đangời lao động Việt Nam làm việc có thời hạn ở nớc ngoài

Nhiệm vụ của trung tâm là:

- Trung tâm là đầu mối quan hệ, đàm phán, ký kết hợp đồng hợp táclao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nớc ngoài

- Tổ chức tuyển dụng, đào tạo và làm thủ tục đa ngời lao động sang

n-ớc ngoài theo hợp đồng đã ký kết

- Nghiên cứu chính sách pháp luật của Việt Nam và các nớc có quan

hệ hợp tác lao động, bảo vệ quyền lợi của ngời lao động và tổ chức quản lýlao động theo quy định của pháp luật và nội dung cam kết trong hợp đồng

2.1.3 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung

Chỉ tiêu Đơn vị Thực hiện

2005

Thực hiện 2006

Thực hiện 2007

349,5 360 473

5 Kim ngạch

xuất khẩu

Triệu USD