Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại công ty cổ phần hệ thống giáo dục việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực : TRẦN THỊ HOÀI THƯƠNG Mã số sinh viên : 1705QTVB057 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVB HÀ NỘI - 2021 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận “Nâng cao hiệu làm việc nhân viên văn phòng Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Tơi xin cam đoan tồn nội dung khóa luận thân tự nghiên cứu từ tài liệu tham khảo, thực tế Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam Các số liệu điều tra, kết nghiên cứu nêu khóa luận trung thực chưa công bố tài liệu khác Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung khảo sát, nghiên cứu Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2021 Tác giả Trần Thị Hoài Thương TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, nỗ nỗ lực thân nhận hỗ trợ từ nhiều phía Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn tới Quý Thầy (Cô) Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hết lòng truyền đạt kiến thức quý báu làm tảng cho việc thực khóa luận Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn giảng viên Đặng Văn Phong tận tình giúp đỡ, đưa lời khuyên xác đáng hướng dẫn suốt thời gian nghiên cứu hồn thành khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc, cô anh (chị) nhân viên nhiệt huyết công tác Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam tạo điều kiện cung cấp kinh nghiệm thơng tin q báu để giúp tơi hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn! TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Chữ viết tắt CNH- HĐH CP NLĐ TNHH TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Biểu đồ cấu nguồn lao động theo trình độ Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 34 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ cấu nguồn lao động theo độ tuổi Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 .35 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Kết thực công việc nguồn lao động văn phòng giai đoạn 2019 -2021 38 Bảng 2.2 Mức độ hồn thành cơng việc theo tiến độ thực công việc 40 Bảng 2.3 Số lần vi phạm quy chế lao động người lao động Công ty 41 Bảng 2.4 Mức độ hài lòng người lao động việc ứng dụng công nghệ vào thực nghiệp vụ Công ty 44 Bảng 2.5 Số lượng sáng kiến, ý tưởng mới, sáng tạo công việc Công ty ghi nhận, khen thưởng .45 Bảng 2.6 Ảnh hưởng yếu tố công việc tới hiệu làm việc nhân viên văn phòng 47 Bảng 2.7 Mức độ hài lòng yếu tố tổ chức Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam 48 Bảng 2.8 Mức độ hài lòng môi trường làm việc Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam 49 Bảng 2.9 Mức độ hài lịng chế sách lương, thưởng, đãi ngộ Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2021 .51 Bảng 2.10 Tình hình kỷ luật lao động Cơng ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam năm 2019 - 2021 52 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Văn phòng” 1.1.2 Khái niệm “Nhân viên văn phòng” .11 1.1.3 Khái niệm “Hiệu làm việc” 12 1.1.4 Khái niệm “Hiệu làm việc nhân viên văn phòng” 13 1.2 Vai trò nhiệm vụ nhân viên văn phòng 14 1.2.1 Vai trò 14 1.2.2 Nhiệm vụ 15 1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu làm việc nhân viên văn phịng .16 1.3.1 Kết thực cơng việc 16 1.3.2 Tiến độ thực công việc 17 1.3.3 Tác phong làm việc .18 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 1.3.4 Thực kỹ thuật công việc 19 1.3.5 Tính sáng tạo cơng việc .20 1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhân viên văn phòng 22 1.4.1 Nhóm yếu tố người 22 1.4.2 Nhóm yếu tố công việc 24 1.4.3 Nhóm yếu tố tổ chức 25 1.4.4 Nhóm yếu tố môi trường làm việc 27 1.4.5 Nhóm yếu tố sách, chế làm việc 28 Tiểu kết chương 32 Chương THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM 32 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 33 2.1.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam .33 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 37 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 37 2.2 Hiệu làm việc nhân viên văn phịng Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 37 2.2.1 Kết công việc 37 2.2.2 Tiến độ thực công việc 39 2.2.3 Tác phong làm việc .40 2.2.4 Thực kỹ thuật công việc 43 2.2.5 Tính sáng tạo cơng việc .44 2.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhân viên văn phịng Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 45 2.3.1 Nhóm yếu tố người 46 2.3.2 Nhóm yếu tố cơng việc 46 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 2.3.3 Nhóm yếu tố tổ chức 48 2.3.4 Nhóm yếu tố mơi trường làm việc 49 2.3.5 Nhóm yếu tố sách, chế làm việc 51 2.4 Đánh giá chung 53 2.4.1 Những kết đạt 53 2.4.2 Những hạn chế cần khắc phục 55 2.4.3 Nguyên nhân 56 Tiểu kết chương 58 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CP HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM .59 3.1 Mục tiêu định hướng phát triển Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam giai đoạn 2020 - 2025 59 3.1.1 Mục tiêu Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam giai đoạn 2020 – 2025 .59 3.1.2 Định hướng phát triển Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam giai đoạn 2020 – 2025 60 3.2 Xây dựng hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu làm việc nhân viên văn phịng Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 61 3.2.1 Nhóm giải pháp nhân 61 3.2.2 Nhóm giải pháp tổ chức 62 3.3.3 Nhóm giải pháp cơng việc 63 3.3.4 Nhóm giải pháp mơi trường làm việc 64 3.3.5 Nhóm giải pháp sách, chế làm việc 65 Tiểu kết chương 67 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 DANH MỤC PHỤ LỤC 73 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, mức độ cạnh tranh doanh nghiệp ngày trở nên gay gắt Vấn đề đặt cho doanh nghiệp cần xác lập củng cố vị trí thị trường Không chiến lược sản xuất kinh doanh mà cịn cách thức quản lý thích hợp hiệu để doanh nghiệp có khả thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt mục tiêu đối mặt với môi trường cạnh tranh khắc nghiệt Một doanh nghiệp muốn hoạt động phát triển ổn định phải có đóng góp nhiều nguồn lực khác tài chính, vật chất, cơng nghệ,…Trong đó, người nhắc đến nguồn lực quan trọng nhất, định đến thành bại tổ chức Nguồn lực người chìa khóa giúp cho doanh nghiệp phát triển, nâng cao suất, có tính cạnh tranh cao thị trường Điều đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm tới việc đào tạo nhân lực, đưa giải pháp để nhân viên có động lực làm việc, giải công việc hiệu tinh tế Văn phịng phận gần khơng thể thiếu doanh nghiệp Khối văn phòng khối làm việc trụ sở công ty bao gồm nhiều phịng ban hành chính, nhân sự, kế toán, kinh doanh…liên kết, hỗ trợ lẫn Để kế hoạch, cơng việc phịng ban hay công ty hoạt động cách thông suốt, hạn chế sai sót, đạt hiệu cao phủ nhận công sức phận văn phòng mà trực tiếp nhân viên văn phịng Tuy nhiên, q trình khảo sát nhận thấy hiệu làm việc nhân viên văn phòng chưa thực tốt, nhân viên văn phòng chưa quan tâm mức Vì vậy, trình thực tập Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam thúc đẩy nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu làm việc nhân viên văn phịng Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” để TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ========================================================== Người lao động phải chịu trách nhiệm bảo dưỡng, vệ sinh thiết bị điện chỗ làm việc Người lao động phải chịu trách nhiệm giữ thiết bị điện chỗ làm việc * Phòng cháy chữa cháy: Người lao động phải triệt để chấp hành quy định, quy chế phịng cháy chữa cháy Khơng mang vật dễ cháy nổ vào Công ty đặc biệt nghiêm cấm hút thuốc phòng làm việc MỤC BẢO VỆ TÀI SẢN VÀ BÍ MẬT CƠNG NGHỆ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP Điều 16: Bảo vệ tài sản: Người lao động Công ty phải trung thực, thật thà, chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản Công ty; làm thất thốt, hư hỏng phải bồi thường Người lao động không phép mang dụng cụ, máy móc, văn tài sản Cơng ty khỏi văn phịng mà khơng có đồng ý cấp Điều 17: Giữ bí mật kinh doanh: Trong làm việc cho Công ty, người lao động không tiết lộ u cầu tiết lộ thơng tin bí mật thuộc quyền sở hữu Công ty khách hàng nhà cung cấp cho người khơng có quyền hạn ngoại trừ người khách hàng cho phép hay quan pháp luật Ngăn ngừa việc cố ý hay không cố ý tiết lộ thơng tin quyền sở hữu thơng tin bí mật cách giảm tối thiểu rủi ro, người lao động khơng có thẩm quyền truy xuất vào thơng tin này, phương pháp phòng ngừa thực để bảo Hệ thống giáo dục Việt Nam 101 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ========================================================== đảm công việc giấy tờ liên quan tới công việc văn tạo ra, chép, fax lưu trữ hủy bỏ theo quy định Công ty II HÀNH VI VI PHẠM KỶ LUẬT LAO ĐỘNG, HÌNH THỨC XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động: - Vi phạm nội quy thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi Công ty Không chấp hành mệnh lệnh điều hành công việc người sử dụng lao động, mệnh lệnh không ảnh hưởng cho doanh nghiệp hay cá nhân tài sản tính mạng - Vi phạm nội quy an toàn lao động vệ sinh lao động - Vi phạm quy định bảo vệ tài sản bí mật cơng nghệ Cơng ty - Có hành vi trộm, tham ô phá hoại công ty Hình thức xử lý: a Hình thức khiển trách miệng kinh tế Đối với trường hợp vi phạm kỷ luật lần đầu, không gây hậu nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Các vi phạm kỷ luật sau khiển trách miệng: Đi trễ sớm làm việc quy định lần tháng (>7 lần nộp 50k) Ra khỏi công ty làm việc lần tháng mà khơng có đồng ý lãnh đạo (>5 lần nộp 50k), ngoại trừ trường hợp khẩn cấp lý đáng - Nghỉ việc khơng lý ngày cộng dồn tháng (nộp 50k) - Gây trật tự làm việc (>5 lần nộp 50k) Phong thái trang phục khơng thích hợp với công việc nơi làm việc (> lần nộp 50k) 102 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Hệ thống giáo dục Việt Nam ========================================================== Có thái độ khiếm nhã khách hàng, cấp đồng nghiệp (>5 lần nộp 50k) Không tuân thủ quy định, tiêu chuẩn an toàn, vệ sinh lao động quy định Bảng nội quy (>5 lần nộp 50k) Đi họp muộn không xin phép lý đáng: nộp 50k, sếp : 100k - Trong họp, quên điện thoại đổi sang chế độ rung im lặng: nộp 50k lần chuông reo - Đi làm muộn sau 8h30 : nộp 20k/lần b Hình thức sa thải: Có hành vi trộm cắp, tham ơ, tiết lộ bí mật cơng nghệ kinh doanh có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng tài sản, lợi ích Cơng ty… Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương, chuyển làm công việc khác mà tái phạm thời gian chưa xóa kỷ luật bị xử lý luật cách chức mà tái phạm Người lao động tự ý bỏ việc ngày cộng dồn tháng 20 ngày cộng dồn năm mà không đồng ý Giám Đốc khơng có lý đáng c.Hình thức tạm đình công tác người lao động: Thời hạn tạm đình cơng việc khơng q 15 ngày, trường hợp đặc biệt không tháng Trong thời gian người lao động tạm ứng 50% tiền lương trước bị đình cơng việc Hết thời hạn tạm đình cơng việc, người lao động phải tiếp tục làm việc Nếu có lỗi mà bị xử lý kỷ luật lao động trả lại số tiền tạm ứng Nếu người lao động khơng có lỗi người sử dụng lao động phải trả đủ tiền lương phụ cấp lương thời gian tạm đình cơng việc Hệ thống giáo dục Việt Nam 103 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ========================================================== Trình tự xử lý kỷ luật lao động: a Nguyên tắc: Mỗi hành vi vi phạm nội quy lao động bị xử lý hình thức kỷ luật tương ứng Khi người lao động có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động đồng thời áp dụng hình thức kỷ luật cao tương ứng với hành vi vi phạm nặng Không xử lý kỷ luật lao động người lao động vi phạm nội quy lao động mắc bệnh tâm thần bệnh khác mà khả nhận thức hay khả điều khiển hành vi Cấm hành vi xúc phạm thân thể, nhân phẩm người lao động xử lý kỷ luật lao động - Cấm dùng hình thức phạt tiền thay việc xử lý lao động - Cấm xử lý kỷ luật lý tham gia đình cơng b Trình tự xử lý vi phạm kỷ luật lao động: Trong xử lý kỷ luật phải lập thành biên bản, bao gồm nội dung chủ yếu sau: * Ngày, tháng, năm , địa điểm xử lý vi phạm kỷ luật * Họ tên, chức vụ người có mặt * Hành vi vi phạm kỷ luật lao động, mức độ vi phạm, mức độ thiệt hại gây cho cơng ty (nếu có) c.Thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Giám đốc người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động Khi Giám Đốc vắng ủy quyền cho Phó Giám Đốc (có giấy ủy quyền) có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động - - Đối với trường hợp xử lý vi phạm kỷ luật lao động phải định văn ghi rõ thời hạn kỷ luật (Trừ hình thức khiển trách miệng) Hệ thống giáo dục Việt Nam 104 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ========================================================== Đối với trường hợp sa thải, phải có định kỷ luật gửi biên xử lý kỷ luật đến Sở Lao động thương binh xã hội thời hạn 10 ngày kể từ định sa thải III TRÁCH NHIỆM VẬT CHẤT: - Đối với trường hợp bất khả kháng khơng phải bồi thường Đối với trường hợp vi phạm nội quy lao động lần gây hậu không đáng kể (dưới triệu đồng), tùy theo nguyên nhân dẫn đến sai phạm mà cơng ty có mức phạt cụ thể, không vượt giá trị phần tài sản bị thiệt hại Phương thức bồi thường thiệt hại: trừ dần vào lương hàng tháng người lao động, lần trừ khơng vượt q 30% lương tháng Nếu thời hạn bồi thường mà người lao động có thái độ tích cực, khắc phục hậu gây Cơng ty xem xét lại mức bồi thường Đối với trường hợp vi phạm nội quy lao động gây hậu nghiêm trọng, vượt q khung quy định nêu trên, ngồi việc người lao động phải bồi thường ngày cho Cơng ty, cịn bị truy tố trách nhiệm hình VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH: Nội quy lao động làm sở để Công ty quản lý nhân viên, điều hành sản xuất kinh doanh xử lý trường hợp vi phạm kỷ luật lao động doanh nghiệp Các đơn vị thành phần, tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất – kinh doanh đơn vị, cụ thể hóa nội quy lao động cho phù hợp với thực tế, không trái với Nội quy lao động doanh nghiệp pháp luật lao động pháp luật khác có liên quan nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Hệ thống giáo dục Việt Nam 105 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ========================================================== - Nội quy phổ biến đến người lao động, nhân viên có trách nhiệm thi hành nghiêm chỉnh nội quy Đấu tranh ngăn chặn hành vi gây thiệt hại đến sản xuất kinh doanh, an ninh trật tự doanh nghiệp Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2020 GIÁM ĐỐC Nguyễn Đức Tùng 106 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI CƠNG TY CP HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM Ảnh Giám đốc đào tạo, chia sẻ sáng thứ hàng tuần Ảnh Hình ảnh nhân viên văn phịng chun gia mời đến đào tạo 107 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Ảnh Khơng gian trí làm việc Công ty Ảnh Cơ sở vật chất Công ty 108 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Ảnh Phịng làm việc Giám đốc Ảnh Hình ảnh nhân viên văn phòng nhận hoa, quà ngày 8/3/2021 109 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Ảnh Nhân viên văn phòng làm việc Ảnh Hình ảnh tiếp đối tác tuyển sinh đào tạo 110 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Ảnh Nhân viên văn phòng liên hoan cuối năm 2020 Ảnh 10 Trao thưởng nhân viên hồn thành xuất sắc cơng việc 111 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ... TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 2.1.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam * Cơ sở pháp lý Công ty Cổ phần Hệ thống. .. trạng hiệu làm việc nhân viên văn phịng Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu làm việc nhân viên văn phịng Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt. .. phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 37 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 37 2.2 Hiệu làm việc nhân viên văn phịng Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo