7. Cấu trúc của đề tài
3.3.5. Nhóm giải pháp về các chính sách, cơ chế làm việc
+ Về chính sách lương, thưởng, đãi ngộ:
Thứ nhất, thời gian qua do ảnh hưởng của dịch Covid – 19, cơng việc của nhân viên đã gặp khó khăn trong một thời gian ảnh hưởng đến tiền lương và mức sống của tồn nhân viên. Cơng ty cần xây dựng cơ chế lương đảm bảo để NLĐ có thể đáp ứng mức sống hiện tại và có sự cố gắng trong cơng việc; tích cực đề xuất cơ chế, chính sách hỗ trợ phù hợp hơn để tạo sự động viên, gắn bó và có động lực trong cơng việc.
65
Thứ hai, tích cực quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên văn phòng để họ yên tâm làm việc, cống hiến hết sức mình. Tăng cường cơng tác kiểm tra sức khỏe định kỳ cho người NLĐ để đảm bảo NLĐ có sức khỏe tốt nhất khi làm việc.
Thứ ba, Công ty cần có chính sách quy định về mức tiền thưởng cơng bằng cho tất cả nhân viên để họ cảm thấy sức lao động của họ được cơng nhận. Bên cạnh những hình thức thưởng bằng vật chất, phần thưởng có thể là một chuyến đi dã ngoại, nghỉ dưỡng, một ngày nghỉ có lương,..Điều này sẽ làm NLĐ cảm thấy được quan tâm, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc, cố gắng hồn thành cơng việc để xứng đáng với phần thưởng được nhận.
+ Về cơ chế làm việc, cơ chế khen thưởng, kỷ luật:
Thứ nhất, NLĐ cần thực hiện nghiêm chỉnh giờ giấc làm việc, tác phong làm việc, tiết kiệm thời gian tránh đi muộn về sớm, việc không tuân thủ quy định thời gian, nghỉ việc vì lý do cá nhân quá nhiều, hay ngủ trong giờ làm việc, nói chuyện gây mất trật tự đã làm mất sự tập trung, sao nhãng trong công việc, làm giảm hiệu quả làm việc.
Thứ hai, cần tăng cường thực hiện văn hóa cơng sở, rèn tác phong và lề lối làm việc, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời chấn chỉnh những biểu hiện sai lệch, tác phong, lề lối làm việc không đúng mực.
Thứ ba, cần xây dựng những hình thức khen thưởng hấp dẫn hơn, đưa ra các quy chế khen thưởng kích thích hơn, tích cực ghi nhận những đóng góp của cá nhân để nâng cao tinh thần làm việc và sức cống hiến của NLĐ
Thứ tư, có những chế tài phù hợp để xử phạt những đối tượng vi phạm nội quy cơ quan hoặc không hồn thành cơng việc để nâng cao tinh thần tự giác, phấn đấu hồn thành cơng việc. Xử phạt phải công khai, minh bạch, hợp lý để mọi người tránh mắc lại.
66
Tiểu kết chương 3
Với thực trạng tại Chương 2 còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới và hoàn thiện, trong chương 3 tôi đã đưa ra mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam trong giai đoạn 2020 – 2025. Đồng thời, xây dựng một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty. Những giải pháp trên mang tính chất gợi mở, là cơ sở để Văn phịng Cơng ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam nghiên cứu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
67
KẾT LUẬN
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng là một trong những hoạt động thiết yếu đối với sự phát triển của một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung của cả cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị tại giảng đường cũng như những hiểu biết thơng qua q trình khảo sát tại cơ quan, đơn vị, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân
viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” làm đề
tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Sau thời gian triển khai nghiên cứu, đến nay về cơ bản khóa luận đã đạt được những mục tiêu cụ thể như sau:
Một là, khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và đưa ra một số khái niệm như: Khái niệm văn phòng, khái niệm nhân viên văn phòng, khái niệm hiệu quả làm việc, khái niệm hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng. Tiếp đó, khóa luận đã đi sâu và tìm hiểu rõ về các tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trị là cơ sở lý luận cho khóa luận.
Hai là, khóa luận đã trình bày tổng quan về Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. Tiếp đó, khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty rồi từ đó đưa ra những đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng đó. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trị là cơ sở thực tiễn cho khóa luận.
Ba là, thơng qua thực trạng đã nghiên cứu còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới và hồn thiện, khóa luận đã trình bày mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty trong giai đoạn 2020 – 2025. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
68
Như vậy, kết quả nghiên cứu của khóa luận là đóng góp bước đầu, là hệ thống các giải pháp, là cơ sở để Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam nghiên cứu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Tài liệu trong nước
1. Bộ luật Lao động (2019), Quốc hội XIV;
2. Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường Khoa học xã hội và Nhân văn;
3. Lê Thị Ngọc Diễm (2008), Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến động
lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Du lịch An Giang, Luận văn
Thạc sĩ Trường Đại học An Giang, Long Xuyên;
4. PGS. TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trình Quản trị nguồn nhân
lực,
NXB Lao động- Xã hội;
5. Nguyễn Hữu Dũng (2003), Cuốn sách Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn
Lực
Con Người Ở Việt Nam, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội;
6. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),
Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.9;
7. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2012), Quản trị Kinh
doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà nội
8. Nguyễn Hữu Hải (1991), Cuốn sách Đổi mới cơ chế quản lý doanh
nghiệp vừa và nhỏ trong nền kinh tế thị trường ở Việt Nam, NXB Chính trị
Quốc Gia, Hà Nội;
9. Nguyễn Khắc Hồn (2010), Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm
việc của nhân viên tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu Chi nhánh Huế, Tạp chí Khoa học Đại học Huế số 60;
10. Trần Thị Thu Hương (2005), Hệ thống chính sách tiền lương hiện
nay ở Việt Nam: Đơi điều cần suy nghĩ, Tạp chí Nghiên Cứu Kinh tế
11. Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình
Quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh
12. Trần Thị Bích Nga và Phạm Ngọc Sáu (2015), Cuốn Quản lý Hiệu
suất làm việc của nhân viên, NXB TP. Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh;
13. Võ Thị Như Nguyệt (2016), Giải pháp hồn thiện mơi trường làm
việc nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên tại Công ty TNHH TM SX May Mặc Thảo Uyên, Luận văn Thạc sỹ Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ
Chí Minh, Hồ Chí Minh;
14. Hồng Phê (2016), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội;
15. Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội;
16. Hoàng Đức Thắng (2014), Các giải pháp tạo động lực làm việc cho
nhân viên tại Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại May An Bình, Luận văn
Thạc sĩ Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, Hà Nội;
17. TS. Nguyễn Hữu Thân (2008), Giáo trình Quản trị nhân sự,NXB Lao động- Xã hội;
18.PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn
phịng,
NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;
19. Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng và Nghiệp vụ Văn phòng , NXB trẻ, TPHCM;
20. Từ điển Cambridge (2013), NXB Cambridge University;
21. Từ điển tiếng anh Oxford (2002), NXB Oxford University Press;
22. Nguyễn Thị Vân (2016), Những nhân tố ảnh hưởng đến động lực làm
việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ và Truyền thơng năm sao, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Hà Nội.
II. Tài liệu nước ngoài
23. Allenby, Alison (2004), Đánh giá hiệu quả làm việc phát triển năng
lực nhân viên, NXB Trẻ,TP. Hồ Chí Minh, tr.46;
24. Business Edge (2007), Đánh giá hiệu quả làm việc phát triển năng
lực nhân viên, NXB Trẻ, TP. Hồ Chí Minh;
25. Herwig W.K. (2003), Motivate and Reward: Performance
Appraisal and Incentive Systems for Business Success (translated by Simon
Pearce), Palgrave Macmillan, Great Britain;
26. Rizwan Qaiser Danish (2010), Impact of Reward and Recognition
on Job Satisfaction and Motivation: an empirical study from Pakistan.
III. Tài liệu từ Internet
27.https://giaiphapdaotaovnnp.edu.vn/day-ky-nang-mem/day-ky-nang- lam-viec-hieu-qua/de-hieu-qua-trong-cong-viec;
28. http://sieutrinao.com/cach-lam-viec-cua-nguoi-nhat-2898/; 29..https://hosocongty.vn/cong-ty-co-phan-he-thong-giao-duc-viet- nam-com-2019471.htm. (Truy cập ngày 26/4)
72
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam;
Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam;
Phụ lục 3: Bảng khảo sát tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam;
Phụ lục 4: Kết quả khảo sát tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam;
Phụ lục 5: Nội quy lao động của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam;
Phụ lục 6: Một số hình ảnh hoạt động tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam;
73
PHỤ LỤC 1
Hệ thống giáo dục Việt Nam
QUY ĐỊNH VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT
NAM
1. Chức năng
Chức năng và nhiệm vụ của công ty sẽ do đại hội đồng, hội đồng quản trị và ban giám đốc quy định. Tùy theo tình hình hoạt động của cơng ty mà những chức năng và nhiệm vụ của cơng ty có sự thay đổi để phù hợp với xu hướng nền kinh tế chung của cả nước, của tồn cầu. Tuy nhiên có thể khái quát như sau:
+ Tổ chức thi tuyển, xét tuyển và tuyển sinh cho các trường đại học, cao đẳng;
+ Hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, phát huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh, nhằm hướng tới mục tiêu lớn nhất là lợi nhuận của công ty;
+ Nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động, cán bộ nhân viên trong cơng ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước;
+ Chức năng tạo mối liên hệ với khách hàng thông qua tổ chức đào tạo tuyển sinh, tạo mối liên hệ với các đối tác uy tín và tăng hiệu quả làm việc của công ty.
2. Nhiệm vụ
Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam ngày càng mở rộng lĩnh vực có liên quan đến giáo dục, góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh. Với các nhiệm vụ chủ yếu:
74
Hệ thống giáo dục Việt Nam ==========================================================
+ Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng các ngành nghề đã đăng ký trong giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
+ Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Xây dựng các kế hoạch, chính sách của cơng ty theo chiến lược lâu dài và định hướng hằng năm, hằng quý của công ty
+ Mở rộng liên kết với các cơ sở kinh tế, trường học trong và ngoài nước nhằm tăng cường hợp tác quốc tế
+ Thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định pháp luật cũng như nội quy của công ty: đào tạo nguồn nhân lực với đạo đức nghề nghiệp chuẩn mực, hỗ trợ các chính sách xã hội đúng đắn và kịp thời như tiến lương, bảo hiểm, các hình thức kỷ luật, khen thưởng;
+ Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định pháp luật như kê khai thuế, nộp thuế;
+ Không ngừng đổi mới phương thức đào tạo, phương pháp và trang thiết bị; cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, cơng sức, đem lại hiệu quả cao.
3. Quyền hạn
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản Luật: Luật do Bộ Giáo dục ban hành, luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế. Ngồi ra, cơng ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển KT-XH, thực hiện các chính sách trên địa bàn. Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng đào tạo, an toàn phù hợp với hệ thống giáo dục hiện nay theo đúng quy định của pháp luật.
75
Hệ thống giáo dục Việt Nam ==========================================================
- Đối với cơng tác hành chính
+ Khơng đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của cán bộ soạn thảo
+ Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình cán bộ, nhân viên vi phạm nội quy
+ Ký, sao y bản chính các văn bản do cơng ty ban hành - Đối với cơng tác quản trị văn phịng
+ Duyệt mua, cấp cho các phịng ban các thiết bị phục vụ cơng tác văn phòng trong phạm vi cho phép
+ Ký duyệt, cấp xe, giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ nhân viên
đi công tác
- Đối với công tác tổ chức, nhân sự:
+ Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn với công ty con
+ Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người lao động và những vấn đề liên quan
+ Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạt các vị trí quản lý tại các cơng ty con theo quy định tại điều lệ công ty
- Đối với công tác lao động, tiền lương
+ Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng lương của đơn vị trực thuộc khi khơng có đầy đủ thủ tục cần thiết
Hệ thống giáo dục Việt Nam ==========================================================
+ Đề xuất phịng TCKT khơng thanh tốn lương với các trường hợp hết hạn hợp đồng lao động nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp.
4. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức được xây dựng như sau:
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyền lực cao nhất của cơng ty, gồm
tất cả cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Thông qua điều lệ, phương hướng hoạt động của cơng ty. Bầu, bãi nhiệm kì hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân
danh cơng ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban giám đốc: là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày
của công ty. Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.