7. Cấu trúc của đề tài
1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
1.4.3. Nhóm yếu tố về tổ chức
* Sự hợp tác, phối hợp
Hiểu 1 cách đơn giản thì hợp tác, phối hợp chính là hành động mà chúng ta, các bên tham gia cùng chung sức làm việc, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc, lĩnh vực bất kì để cùng hướng tới một mục đích nhất định. Để hồn
25
thành tốt cơng việc cần phải có sự phối hợp của nhiều phòng ban, giữa các giai đoạn của cơng việc. Hiệu quả cơng việc sẽ cao nếu có sự ăn ý giữa các bộ phận, các khâu trong công việc. Nếu phần cơ bản của công việc đã được hồn thành và khơng sai sót thì các phần xử lý, hồn thiện cơng việc cịn lại cũng sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. Vì vậy, giữa các phần của cơng việc, các phịng ban đảm nhiệm cơng việc cần liên kết, giúp đỡ, hỗ trợ nhau để cơng việc được hồn thành tốt nhất và nhanh nhất, tránh sai sót khơng đáng có. Bên cạnh đó, phong cách lãnh đạo cịn tạo khoảng trống cho người lao động thể hiện tài năng, sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm khi làm việc.
* Mục tiêu, chiến lược của tổ chức
Là toàn bộ kết quả cuối cùng hay trạng thái mà doanh nghiệp muốn đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của chiến lược là kết quả cụ thể của doanh nghiệp cần đạt được khi thực hiện chiến lược. Thông thường các doanh nghiệp chia mục tiêu thành hai loại: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Hoạt động của tổ chức chỉ có hiệu quả khi nó gắn liền với mục tiêu, chiến lược mà tổ chức đề ra. Mỗi cá nhân người lao động cố gắng hồn thành cơng việc hiệu quả, hồn thành mục tiêu cá nhân là góp phần hồn thành mục tiêu của tổ chức.
* Văn hóa của tổ chức
Là một hệ thống các giá trị, ý nghĩa, niềm tin và thói quen được chia sẻ trong phạm vi một tổ chức, được các thành viên trong tổ chức đồng thuận và có ảnh hưởng trong phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên. Một tổ chức có văn hóa cao là mọi hoạt động được thể chế hóa và mọi thành viên tuân thủ, tạo động lực làm việc, giúp người lao động tự giác, chủ động, giúp đỡ nhau hồn thành cơng việc tốt hơn.
26
1.4.4. Nhóm yếu tố về mơi trường làm việc
Môi trường làm việc gây ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng gồm có: mơi trường từ nhiên và mơi trường xã hội.
* Mơi trường tự nhiên
Đó chính là khơng khí, ánh sáng, tiếng ồn, nhiệt độ. Thông thường người lao động dành khoảng một phần tư thời gian trong ngày cho nơi làm việc. Do vậy, mơi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả làm việc của người lao động.
- Không khí trong lành sẽ làm người lao động có sức khỏe để hồn thành cơng việc tốt hơn. Khơng khí ngột ngạt sẽ làm cho mọi người cảm thấy ngột ngạt, thiếu tinh thần làm việc. Cơng ty nên bố trí nhiều cây xanh để tạo cảm giác trong lành, dễ chịu khi làm việc.
- Ánh sáng: Văn phòng đầy đủ ánh sáng sẽ làm tăng sự tập trung, động lực làm việc giúp cơng việc được hồn thành đúng tiến độ và chính xác. Thiếu ánh sáng làm giảm khả năng tập trung, dễ sao nhãng trong cơng việc, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong công việc.
- Âm thanh: Để công việc đạt được hiệu quả cao thì cần sự tập trung cao độ để hồn thành cơng việc chính xác và đúng tiến độ. Nếu văn phòng quá ồn ào hoặc làm việc gần khu vực có tiếng ồn lớn thì người lao động sẽ khơng hồn tồn tập trung, cơng việc sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất. - Nhiệt độ: Một văn phịng có nhiệt độ khơng q nóng và khơng q lạnh sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn khi làm việc, tránh những bực bội, căng thẳng gây ảnh hưởng tới công việc nhất là khi nhiệt độ cao.
- Cơ sở vật chất: Để nhân viên văn phịng làm việc có hiệu quả, chất lượng công việc và tiến độ thực hiện cơng việc đảm bảo thì các yếu tố về cơ sở vật chất và kinh phí cũng cần được đảm bảo. Các yếu tố liên quan đến cơ sở vật chất bao gồm: bàn ghế làm việc, máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, hệ thống internet, trang thiết bị phục vụ công việc,… Khoa học
27
cơng nghệ phát triển địi hỏi nhân viên phải nắm bắt được để áp dụng khi thực hiện các nghiệp vụ. Nếu sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại như máy tính, máy scan, máy photo, hay thực hiện nhanh chóng các thao tác khi thực hiện nghiệp vụ thì cơng việc sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng, đỡ tốn thời gian và chi phí hồn thành cơng việc, hiệu quả cơng việc đem lại cũng sẽ cao hơn.
*Môi trường xã hội
Đó là mối quan hệ giữa mọi người với nhau trong công ty. Để nhân viên cảm thấy thoải mái, hăng hái làm việc, đam mê trong thực hiện công việc thì cần phải tạo ra một bầu khơng khí làm việc thoải mái. Một mơi trường làm việc mà mọi người coi nhau như những thành viên trong gia đình, chia sẻ mọi khó khăn khi làm việc cũng như trong cuộc sống với nhau, đoàn kết với nhau để cùng đạt được những mục tiêu mà Cơng ty đã đặt ra. Khi đó, nhân viên văn phịng sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức, với đồng nghiệp, u thích cơng việc hơn, làm việc hăng say hơn, từ đó chất lượng cơng việc sẽ tốt hơn, hiệu quả làm việc sẽ tăng cao.
Trong doanh nghiệp nếu duy trì được mơi trường làm việc thân thiện, mọi người tôn trọng lẫn nhau, thường xuyên giúp đỡ lẫn nhau, quan hệ đồng nghiệp, quan hệ cấp trên – cấp dưới thoải mái, môi trường tự nhiên trong lành…chắc chắn sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái làm việc cho người lao động, kích thích sự hứng thú trong cơng việc, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc hơn nữa.
1.4.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc
* Chính sách lương, thưởng, đãi ngộ
- Tiền lương:
+ Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Tiền lương là số tiền
mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp
28
lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, khơng phân biệt giới tính đối với người lao động làm cơng việc có giá trị như nhau.”10
+ Theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Người sử dụng lao
động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.”
Như vậy dưới góc độ pháp luật, tiền lương được hiểu là số tiền mà
người sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc, được xác định theo hợp đồng lao động hoặc theo quy định của pháp luật.
Đối với người lao động nói chung và nhân viên văn phịng nói riêng, tiền lương là một phần cơ bản trong thu nhập, giúp họ và gia đình chi trả những chi tiêu trong cuộc sống hàng ngày. Hơn nữa, khả năng kiếm được tiền lương cao hơn sẽ tạo động lực cho người lao động, giúp họ có hứng thú và cố gắng hồn thiện cơng việc một cách hiệu quả nhất. Để đạt được mục tiêu chung của cơng ty, phía cơng ty cần quản trị một cách có hiệu quả cơng tác tiền lương cho nhân viên: chính sách lương hợp lý, trả lương đúng hạn, công bằng với sức lao động mà người lao động bỏ ra. Một cơ cấu tiền lương hợp lý sẽ thúc đẩy họ làm việc một cách hiệu quả, cống hiến hết mình vì cơng việc.
- Tiền thưởng:
Điều 104 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: “Thưởng là số tiền hoặc
tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hồn thành cơng việc của người lao động. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người
10 Bộ luật Lao động (2019), Quốc hội XIV
29
lao động tại cơ sở.”
Tiền thưởng cũng có thể được chi trả một cách đột xuất để ghi nhận những thành tích xuất sắc như hồn thành dự án trước thời hạn, tiết kiệm ngân sách hay cho những sáng kiến cải tiến có giá trị cao. Khen thưởng một cách đúng đắn và có tổ chức có thể củng cố các nỗ lực dẫn đến sự thành cơng trong tổ chức. Từ đó, người lao động sẽ cảm thấy công sức bỏ ra là xứng đáng và làm việc hăng say hơn, cố gắng đạt kết quả tốt. Việc khen thưởng một cách không thỏa đáng sẽ gây bực mình cho những người đang mong chờ được khen thưởng, họ có thể cảm thấy thất vọng, khơng muốn cố gắng hồn thành công việc. Người lao động sẽ cảm thấy mất lịng tin, khơng cịn hăng hái trong công việc nếu việc khen thưởng không phù hợp.
- Phụ cấp, phúc lợi:
Phụ cấp là khoản tiền mà tổ chức dùng để chi trả thêm cho người lao động của mình khi mà họ được đảm nhận thêm trách nhiệm hoặc phải làm việc trong một môi trường lao động đặc biệt, tổn hại sức lực. Có nhiều loại phụ cấp mà tổ chức có thể áp dụng như: phụ cấp trách nhiệm công việc, phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực,…Phụ cấp hợp lý sẽ tạo động lực để nhân viên văn phịng đảm đương thêm cơng việc, cố gắng kiêm nhiệm thêm các vị trí khác cũng như cố gắng tập trung hồn thành các cơng việc được giao. Đồng thời, có thêm phụ cấp người lao động cũng sẽ làm việc có trách nhiệm hơn, nỗ lực đạt mục tiêu mà Cơng ty đề ra.
Phúc lợi gồm có Phúc lợi bắt buộc và Phúc lợi tự nguyện: Các chương trình phúc lợi sẽ tạo động lực làm việc cho người lao động, là điều kiện để thu hút và giữ chân nhân viên tài giỏi và có kinh nghiệm. Phúc lợi đóng vai trị rất quan trọng trong việc đảm bảo cuộc sống cho người lao động, nâng cao cả đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên, giúp cho nhân viên có tinh thần làm việc, cố gắng đạt hiệu quả cao trong công việc.
* Cơ chế làm việc
Yếu tố cơ chế làm việc cũng có ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả làm
30
việc của nhân viên văn phòng. Các cơ chế làm việc sẽ quy định về trách nhiệm, các nguyên tắc và chế độ làm việc, trình tự giải quyết cơng việc góp phần đảm bảo các hoạt động của Cơng ty diễn ra thơng suốt, phát huy tính dân chủ, tính tự nguyện, tự giác của mỗi cá nhân khi thực hiện cơng việc. Đồng thời, cần có các cơ chế rõ ràng, cụ thể, công khai, dân chủ. Như vậy, người lao động sẽ tự giác làm theo và cố gắng, nỗ lực làm việc, góp phần hồn thành mục tiêu đã đề ra. Nếu các cơ chế đưa ra khơng thống nhất, thiếu tính dân chủ thì mọi người sẽ làm việc thiếu kỷ luật, hiệu quả làm việc cũng vì vậy mà giảm sút.
* Cơ chế kiểm tra đánh giá
“Đánh giá thực hiện công việc được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện cơng việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động”11
Kết quả đánh giá thực hiện công việc thể hiện sự công nhận của doanh nghiệp đối với quá trình làm việc của người lao động, kích thích người lao động làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc, tăng sự gắn bó của người lao động với doanh nghiệp. Đồng thời, Đây chính là cơ sở có ảnh hưởng trực tiếp tới người lao động trong việc trả lương, thù lao, đào tạo phát triển, thăng tiến, kỷ luật,. Nếu kết quả đánh giá mập mờ, không công bằng sẽ gây bất mãn, thái độ khơng bằng long, khơng có ý chí làm việc và dễ dẫn đến tình trạng bỏ dở cơng việc. Do vậy, doanh nghiệp cần đưa ra các cơ chế kiểm tra, đánh giá thực hiện cơng việc thường xun, cơng bằng, chính xác nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
* Cơ chế khen thưởng, kỷ luật
Cơ chế thi đua khen thưởng, kỷ luật có ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng rất lớn. Các cơ chế sẽ tác động tới tinh thần làm việc của người lao động.
11 Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.125
31
+ Thi đua khen thưởng là biện pháp để người quản trị nhân lực thực hiện nhiệm vụ của cơ quan tổ chức nhằm khuyến khích, động viên tinh thần làm việc của người lao động. Mục đích của khen thưởng là động viên, nêu gương những nhân tố có thành tích xuất sắc, phát huy tinh thần làm việc tốt, kích thích các cá nhân khác làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn. Nếu các cơ chế khen thưởng hời hợt, không hấp dẫn, không công bằng sẽ làm cho người lao động chán nản, thiếu sự hứng thú, thiếu tinh thần quyết tâm, không cố gắng khi làm việc. Khi đó, cơng việc sẽ dẫn đến trì trệ, khơng bàn giao kịp tiến độ, chất lượng công việc cũng không tốt như mục tiêu ban đầu.
+ Kỷ luật lao động là những tiêu chuẩn quy định những hành vi cá nhân của người lao động mà tổ chức xây dựng trên cơ sở pháp lý hiện hành và các chuẩn mực đạo đức xã hội. Các cơ chế kỷ luật sẽ được áp dụng khi người lao động vi phạm các quy định, quy chế làm việc của công ty, vi phạm các quy định của pháp luật hiện hành. Việc đưa ra các cơ chế xử phạt công bằng, cơng khai sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, giúp người lao động có ý thức hơn về cả tác phong, ý thức làm việc để cơng việc được hồn thành một cách nhanh nhất, chính xác nhất và đem lại hiệu quả cao nhất.
Tiểu kết chương 1
Trong chương 1, tác giả đã trình bày một số khái niệm như: Khái niệm
“Văn phòng”; Khái niệm “Nhân viên văn phòng”; Khái niệm “Hiệu quả”;
Khái niệm “Hiệu quả làm việc”. Bên cạnh đó, tơi cũng đi sâu tìm hiểu rõ về vai trò và nhiệm vụ của nhân viên văn phịng; những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của nhân viên văn phòng. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trị là cơ sở lý luận cho khóa luận tốt nghiệp và là cơ sở để tơi nghiên cứu thực trạng hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam.
Chương 2. THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
32
VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam
2.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam
* Cơ sở pháp lý
Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam được thành lập theo quyết định số 0109173699 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Một số thông tin về công ty được cụ thể như sau: