7. Cấu trúc của đề tài
1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
1.4.1. Nhóm yếu tố về con người
* Đối với người lao động: Con người chính là đội ngũ nguồn nhân sự
làm việc trong cơng ty. Trong một tổ chức thì mỗi người khác nhau về năng lực, tâm lực, trí lực, nguyện vọng, sở thích…vì vậy hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên là khác nhau.
Kiến thức làm việc: là tập hợp tất cả những tri thức cần trang bị để hồn
thành một cơng việc. Mỗi cơng việc đều có những địi hỏi khác nhau, người lao động cần xác định rõ yêu cầu của cơng việc để có đủ những kiến thức, sự hiểu biết giúp hồn thành cơng việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Người lao động có càng nhiều kiến thức thì họ càng tự tin đảm nhận các cơng việc và tự chủ trong quá trình làm việc, làm việc hiệu quả hơn, đạt được những mục đích và có vị trí trong xã hội. Nếu khơng trang bị đủ kiến thức về cơng việc thì rất dễ đi sai hướng, hiểu sai bản chất công việc dẫn đến khơng hồn thành cơng việc, lãng phí thời gian, cơng sức, kết quả cơng việc sẽ không cao.
Kỹ năng nghề nghiệp: được hiểu là sự thành thạo về động tác, thao tác
trong q trình hồn thành một cơng việc cụ thể. Kỹ năng cịn là khả năng thích nghi, ứng phó và giải quyết các tình huống thực tiễn. Đây là một yếu tố cần để người lao động tồn tại trong một mơi trường làm việc và hồn thành cơng việc
22
một cách nhanh nhất. Mỗi cơng việc sẽ u cầu địi hỏi những kỹ năng nghề nghiệp khác nhau, công việc càng phức tạp càng đòi hỏi kỹ năng cao. Khi có kỹ năng nghề nghiệp cao, cơng việc sẽ được hồn thành một cách nhanh chóng, kịp thời trong mọi tình huống. Vì vậy, người lao động cần phải rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp của bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc.
Thái độ làm việc của người lao động: Bên cạnh những yếu tố như năng
lực, kinh nghiệm, sự thơng minh hay có người dẫn dắt, thì thái độ làm việc cũng chính là một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của người lao động. Thái độ làm việc là thể hiện sự tập trung làm việc, sự tận tâm với cơng việc, sự bằng lịng với cơng việc như thế nào, có chí tiến thủ cố gắng trong công việc hay không. Mỗi cá nhân đều có những thái độ khác nhau về cơng việc. Người lao động cần có thái độ tốt khi thực hiện cơng việc như: chủ động trong công việc, tập trung làm việc, tn thủ quy định của cơng ty, tích cực, ham học hỏi, biết lắng nghe… Có câu: “Thái độ quan trọng hơn trình độ”. Quan sát những người thành cơng, có thể thấy kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm không phải là những yếu tố gây ấn tượng nhất mà chính là thái độ của họ trong cơng việc. Vì vậy, người lao động cần rèn luyện cho mình một thái độ làm việc thật đúng đắn và chun nghiệp.Thái độ làm việc tốt thì cơng việc sẽ dễ dàng hồn thành hơn, thái độ tập trung và lắng nghe sẽ khiến hiệu quả công việc tăng cao, tránh được những sai sót khơng đáng có
Nhu cầu cá nhân: Nhu cầu là một trong những yếu tố thúc đẩy con người
hoạt động. Sự thúc đẩy xuất phát từ nhu mong muốn thỏa mãn nhu cầu. Mỗi cá nhân khác nhau thì sẽ có những nhu cầu khác nhau về vật chất và tinh thần. Có người đặt yếu tố tiền lương, tiền thưởng lên hàng đầu nên sẽ phấn đấu làm việc thật hiệu quả để đạt được mức lương tương xứng với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân. Nhưng cũng có người lại cho rằng khả năng khẳng định mình là quan trọng, có người lại có nhu cầu trải nghiệm càng nhiều càng tốt…Tùy vào nhu cầu của mỗi người mà hiệu quả làm việc mang lại sẽ khác nhau.
23
* Đối với quản lý:
Phong cách lãnh đạo: Một yếu tố ảnh hưởng khơng ít tới hiệu quả làm
việc của nhân viên văn phịng đó chính là “Phong cách lãnh đạo” của nhà quản lý. Mỗi doanh nghiệp nói riêng sẽ đều có những phong cách lãnh đạo riêng. Hiện nay, có các phong cách lãnh đạo cơ bản như: chuyên quyền, độc đoán, dân chủ và tự do. Mỗi phong cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Phong cách lãnh đạo sẽ quyết định tới sự tự giác, tự nguyện làm việc của người lao động. Nếu phong cách lãnh đạo quá cứng nhắc, ép buộc thì người lao động sẽ cảm thấy gị bó, làm việc cho xong chứ khơng cố gắng, cảm giác bị ràng buộc cao, từ đó hiệu quả làm việc sẽ khơng cao.
1.4.2. Nhóm yếu tố về cơng việc
* Bố trí sắp xếp cơng việc
Bố trí sắp xếp cơng việc là sự tính tốn, lên kế hoạch làm việc cho hợp lý dựa theo nội dung và tính chất cơng việc. Việc bố trí sắp xếp cơng việc hiệu
quả sẽ giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng. Với cùng một cơng việc nhưng có người chỉ cần làm trong khoảng thời gian 1 ngày và có người chỉ mất khoảng 3 tiếng để làm xong, tất cả là nhờ vào khả năng sắp xếp cơng việc hợp lý. Bố trí sắp xếp cơng việc cần phù hợp với khả năng làm việc và trình độ làm việc của nhân sự. Khi nhân sự cảm thấy công việc đang làm là phù hợp với bản thân, họ sẽ tích cực để đạt được mục tiêu, hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao. Ngược lại, khi công việc được giao không phù hợp, họ sẽ cảm thấy chán nản, khơng tập trung vào cơng việc, dẫn đến tình trạng bỏ dở cơng việc, chất lượng cơng việc không cao.
* Sự hấp dẫn của công việc
Sự hấp dẫn trong cơng việc đó là sự say mê làm việc, ham học hỏi cơng việc, có sự thu hút mong muốn hồn thành cơng việc. Sự hấp dẫn trong công việc ở đây có thể là hấp dẫn bởi nội dung cơng việc, tính chất cơng việc hay mức lương mà cơng việc đó tạo ra. Người lao động nếu cảm thấy hấp dẫn với
24
cơng việc họ đang làm thì sẽ thỏa sức cống hiến với đam mê và nhiệt huyết thì cơng việc sẽ được hồn thành nhanh chóng với chất lượng cao. Nếu người lao động ln đi làm với khơng có đam mê, cảm giác bị ép buộc, cơng việc khơng có sức hút, khơng kích thích sự ham làm việc, sáng tạo thì họ sẽ đi làm cho có, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thực hiện công việc.
* Sự phức tạp trong công việc
Mức độ phức tạp của cơng việc là mức độ mà cơng việc địi hỏi phải sử dụng nhiều kiến thức và kỹ năng trong quá trình thực hiện. Đây là thách thức của công việc đối với người lao động, cơng việc khó sẽ gây cản trở người lao động, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và chất lượng công việc. Công việc phức tạp sẽ khiến người lao động hao tổn cả về trí lực và sức lực, làm cho người lao động dễ chán nản, có xu hướng bỏ cuộc, khơng hồn thành cơng việc một cách tốt nhất. Tuy nhiên, sự phức tạp thường đi liền với mức thu nhập cao sẽ tạo động lực kích thích người lao động tăng năng suất, hiệu quả làm việc.
* Cơ hội thăng tiến, phát triển trong công việc
Thăng tiến là sự tiến bộ về chuyên môn, về cấp bậc và về địa vị. Cơ hội được thăng tiến và phát triển sự nghiệp của mình có ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên. Để được thăng tiến trong cơng việc, lên một mức cao hơn thì người lao động sẽ cố gắng hết sức để hồn thành cơng việc, đem lại những kết quả tốt nhất để ghi điểm với cấp trên. Điều đó sẽ tạo động lực kích thích nhân viên. Tuy nhiên, khi sự cố gắng và nỗ lực vươn lên của nhân viên bị bỏ qua, không được cơng nhận hay cất nhắc với một vị trí cao hơn thì sẽ dẫn đến trạng thái chán nản, khơng muốn phấn đấu, hiệu quả cơng việc sẽ khơng cao.
1.4.3. Nhóm yếu tố về tổ chức
* Sự hợp tác, phối hợp
Hiểu 1 cách đơn giản thì hợp tác, phối hợp chính là hành động mà chúng ta, các bên tham gia cùng chung sức làm việc, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc, lĩnh vực bất kì để cùng hướng tới một mục đích nhất định. Để hồn
25
thành tốt cơng việc cần phải có sự phối hợp của nhiều phịng ban, giữa các giai đoạn của công việc. Hiệu quả công việc sẽ cao nếu có sự ăn ý giữa các bộ phận, các khâu trong công việc. Nếu phần cơ bản của công việc đã được hồn thành và khơng sai sót thì các phần xử lý, hồn thiện cơng việc cịn lại cũng sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. Vì vậy, giữa các phần của cơng việc, các phịng ban đảm nhiệm cơng việc cần liên kết, giúp đỡ, hỗ trợ nhau để cơng việc được hồn thành tốt nhất và nhanh nhất, tránh sai sót khơng đáng có. Bên cạnh đó, phong cách lãnh đạo còn tạo khoảng trống cho người lao động thể hiện tài năng, sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm khi làm việc.
* Mục tiêu, chiến lược của tổ chức
Là toàn bộ kết quả cuối cùng hay trạng thái mà doanh nghiệp muốn đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của chiến lược là kết quả cụ thể của doanh nghiệp cần đạt được khi thực hiện chiến lược. Thông thường các doanh nghiệp chia mục tiêu thành hai loại: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Hoạt động của tổ chức chỉ có hiệu quả khi nó gắn liền với mục tiêu, chiến lược mà tổ chức đề ra. Mỗi cá nhân người lao động cố gắng hồn thành cơng việc hiệu quả, hồn thành mục tiêu cá nhân là góp phần hồn thành mục tiêu của tổ chức.
* Văn hóa của tổ chức
Là một hệ thống các giá trị, ý nghĩa, niềm tin và thói quen được chia sẻ trong phạm vi một tổ chức, được các thành viên trong tổ chức đồng thuận và có ảnh hưởng trong phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên. Một tổ chức có văn hóa cao là mọi hoạt động được thể chế hóa và mọi thành viên tuân thủ, tạo động lực làm việc, giúp người lao động tự giác, chủ động, giúp đỡ nhau hồn thành cơng việc tốt hơn.
26
1.4.4. Nhóm yếu tố về mơi trường làm việc
Môi trường làm việc gây ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng gồm có: mơi trường từ nhiên và mơi trường xã hội.
* Mơi trường tự nhiên
Đó chính là khơng khí, ánh sáng, tiếng ồn, nhiệt độ. Thơng thường người lao động dành khoảng một phần tư thời gian trong ngày cho nơi làm việc. Do vậy, mơi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả làm việc của người lao động.
- Khơng khí trong lành sẽ làm người lao động có sức khỏe để hồn thành cơng việc tốt hơn. Khơng khí ngột ngạt sẽ làm cho mọi người cảm thấy ngột ngạt, thiếu tinh thần làm việc. Cơng ty nên bố trí nhiều cây xanh để tạo cảm giác trong lành, dễ chịu khi làm việc.
- Ánh sáng: Văn phòng đầy đủ ánh sáng sẽ làm tăng sự tập trung, động lực làm việc giúp công việc được hồn thành đúng tiến độ và chính xác. Thiếu ánh sáng làm giảm khả năng tập trung, dễ sao nhãng trong cơng việc, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong công việc.
- Âm thanh: Để công việc đạt được hiệu quả cao thì cần sự tập trung cao độ để hồn thành cơng việc chính xác và đúng tiến độ. Nếu văn phòng quá ồn ào hoặc làm việc gần khu vực có tiếng ồn lớn thì người lao động sẽ khơng hồn tồn tập trung, cơng việc sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất. - Nhiệt độ: Một văn phịng có nhiệt độ khơng q nóng và khơng q lạnh sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn khi làm việc, tránh những bực bội, căng thẳng gây ảnh hưởng tới công việc nhất là khi nhiệt độ cao.
- Cơ sở vật chất: Để nhân viên văn phịng làm việc có hiệu quả, chất lượng công việc và tiến độ thực hiện cơng việc đảm bảo thì các yếu tố về cơ sở vật chất và kinh phí cũng cần được đảm bảo. Các yếu tố liên quan đến cơ sở vật chất bao gồm: bàn ghế làm việc, máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, hệ thống internet, trang thiết bị phục vụ cơng việc,… Khoa học
27
cơng nghệ phát triển địi hỏi nhân viên phải nắm bắt được để áp dụng khi thực hiện các nghiệp vụ. Nếu sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại như máy tính, máy scan, máy photo, hay thực hiện nhanh chóng các thao tác khi thực hiện nghiệp vụ thì cơng việc sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng, đỡ tốn thời gian và chi phí hồn thành cơng việc, hiệu quả cơng việc đem lại cũng sẽ cao hơn.
*Mơi trường xã hội
Đó là mối quan hệ giữa mọi người với nhau trong công ty. Để nhân viên cảm thấy thoải mái, hăng hái làm việc, đam mê trong thực hiện cơng việc thì cần phải tạo ra một bầu khơng khí làm việc thoải mái. Một mơi trường làm việc mà mọi người coi nhau như những thành viên trong gia đình, chia sẻ mọi khó khăn khi làm việc cũng như trong cuộc sống với nhau, đoàn kết với nhau để cùng đạt được những mục tiêu mà Cơng ty đã đặt ra. Khi đó, nhân viên văn phịng sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức, với đồng nghiệp, u thích cơng việc hơn, làm việc hăng say hơn, từ đó chất lượng cơng việc sẽ tốt hơn, hiệu quả làm việc sẽ tăng cao.
Trong doanh nghiệp nếu duy trì được mơi trường làm việc thân thiện, mọi người tôn trọng lẫn nhau, thường xuyên giúp đỡ lẫn nhau, quan hệ đồng nghiệp, quan hệ cấp trên – cấp dưới thoải mái, môi trường tự nhiên trong lành…chắc chắn sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái làm việc cho người lao động, kích thích sự hứng thú trong cơng việc, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc hơn nữa.
1.4.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc
* Chính sách lương, thưởng, đãi ngộ
- Tiền lương:
+ Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Tiền lương là số tiền
mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp
28
lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, khơng phân biệt giới tính đối với người lao động làm cơng việc có giá trị như nhau.”10
+ Theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Người sử dụng lao
động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện cơng việc.”
Như vậy dưới góc độ pháp luật, tiền lương được hiểu là số tiền mà
người sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc, được xác định theo hợp đồng lao động hoặc theo quy định của pháp luật.
Đối với người lao động nói chung và nhân viên văn phịng nói riêng, tiền lương là một phần cơ bản trong thu nhập, giúp họ và gia đình chi trả những chi tiêu trong cuộc sống hàng ngày. Hơn nữa, khả năng kiếm được tiền lương cao hơn sẽ tạo động lực cho người lao động, giúp họ có hứng thú và cố gắng hồn thiện cơng việc một cách hiệu quả nhất. Để đạt được mục tiêu chung của cơng ty, phía cơng ty cần quản trị một cách có hiệu quả cơng tác tiền lương cho nhân viên: chính sách lương hợp lý, trả lương đúng hạn, công