7. Cấu trúc của đề tài
2.2. Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ
2.2.1. Kết quả công việc
Hiệu quả làm việc của nhân viên tại Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam được xác định bằng cách so sánh kết quả thực hiện công việc thực tế của nhân viên với các mục tiêu và chuẩn mực đã được định trước. Dựa trên những báo cáo công việc theo tuần, tháng, quý, năm để đánh giá được năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác. Kết quả thực hiện cơng việc bao gồm (khối lượng, chất lượng cơng việc) và mức độ hồn thành mục tiêu cơng việc được giao là những tiêu chí rất quan trọng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng
Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam cũng đã hồn thiện cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc bằng cách xây dựng các tiêu chuẩn, định mức cơng việc chính xác, cơng khai, khoa học, có sự trao đổi giữa người sử dụng lao động và người lao động. Việc đánh giá tại Công ty được thực hiện như sau:
37
Bảng 2.1. Kết quả thực hiện công việc của nguồn lao động văn phòng giai đoạn 2019 -2021 Tiêu chí Hồn thành xuất sắc Hồn thành tốt Hồn thành nhưng cịn hạn chế Khơng hồn thành Tổng Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự
Theo thống kê cho thấy: Năm 2019 số lượng nhân sự hoàn thành tốt nhiệm vụ khá cao là 19 người, chiếm 22,5%; tỷ lệ nhân viên khơng hồn thành là 4 người tương đương là 10%. Sang năm 2020 số lượng nhân sự của công ty đã tăng thêm 12 người, có 29 người hồn thành cơng việc xuất sắc và tốt tăng lên. Tuy nhiên số lượng nhân viên văn phòng hồn thành nhưng cịn hạn chế lại giảm xuống từ 8 người năm 2019 thành 5 người năm 2020; số người khơng hồn thành công việc tăng từ 4 – 6 người. Năm 2021, số lao động hoàn thành xuất sắc tăng từ 12 – 20 người, số người lao động hoàn thành xuất sắc tăng từ 29 – 41 người, số người hoàn thành nhưng cịn hạn chế tăng gấp đơi năm ngối
38
là từ 5 – 10 người, số người khơng hồn thành nhiệm vụ giảm từ 10 – 4 người. Như vậy, thống kê cho thấy số lương nhân viên đã hoàn thành tốt và xuất sắc công việc chiếm tỷ lệ rất nhiều qua từng năm 2019 với tỷ lệ 70%, năm 2020 với tỷ lệ 78,84%, năm 2021 với tỷ lệ 81,34%.
Đồng thời, đánh giá về mức độ hồn thành của người lao động tại Cơng ty cần quan tâm đến hai tiêu chí đó là số lượng và chất lượng cơng việc được giao. Để có cái nhìn khách quan về vấn đề này, tác giả đã xây dựng các câu hỏi và thu được kết quả:
+ Về thời gian làm việc: có 38% người lao động sử dụng đủ 8h/1 ngày để làm việc và có tới 62% làm việc trên 8h/ 1 ngày. Thời gian làm việc nhiều như vậy sẽ giúp công việc được giải quyết, tuy nhiên sẽ gây ảnh hưởng tới sức khỏe và kế hoạch làm việc lâu dài của người lao động. (Xem phụ lục Bảng 1:
Kết quả khảo sát thời gian làm việc của nhân viên văn phòng)
+ Về khối lượng cơng việc: có 24% nhân viên cho rằng mình đang q tải trong cơng việc; 69,3% người lao động cho rằng khối lượng công việc vừa phải; số lượng người lao động đánh giá cơng việc “ít” chiếm tỷ lệ rất thấp là 6,7% việc
(Xem phụ lục Bảng 2: Kết quả đánh giá khối lượng công việc hiện tại). Bên cạnh
đó, có 38% nhân viên cho biết mình khơng phải tăng ca để giải quyết công việc, 50% nhân viên thi thoảng phải tăng ca để giải quyết công việc và 12% nhân viên thường xuyên phải tăng ca làm việc (Xem phụ lục Bảng 3:
Đánh giá về việc tăng ca để hồn thành cơng việc). Như vậy có thể thấy, khối
lượng công việc được đánh giá chung là vừa phải với người lao động tại Công ty. Khối lượng cơng việc khơng q nhiều nhưng vẫn có tới 50% nhân viên thi thoảng cần tăng ca để hồn thành tốt cơng việc.
2.2.2. Tiến độ thực hiện công việc
Hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng khơng chỉ được đánh giá bằng tiêu chí “kết quả thực hiện công việc” mà cịn dựa vào tiêu chí “tiến độ
thực hiện cơng việc”.
39
Giám đốc Cơng ty đã dựa vào các kế hoạch tuần, tháng, quý, năm để đánh giá mức độ làm việc của mỗi nhân viên cho từng đầu việc cụ thể. Dựa trên việc nhân viên có hồn thành đúng thời gian đã đặt ra trước đó để xem tiến độ thực hiện cơng việc của họ đến đâu, từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời.
Bảng 2.2. Mức độ hồn thành cơng việc theo tiến độ thực hiện công việc
Mức độ hồn thành cơng việc theo tiến độ thực hiện cơng việc
Hồn thành đúng tiến độ
Hoàn thành khơng đúng tiến độ Hồn thành trước tiến độ
Tổng
Nguồn: Kết quả khảo sát
Qua khảo sát cho thấy, hiện có 65,33% tỷ lệ người lao động hồn thành cơng việc đúng tiến độ và 9,12% tỷ lệ người lao động vượt tiến độ. Đây là một điều rất đáng mừng vì tỷ lệ hồn thành công việc đúng tiến độ cũng khá cao. Khảo sát chung cho thấy 25,55% tỷ lệ người lao động hồn thành cơng việc không đúng tiến độ. Đây là một tỷ lệ đáng được quan tâm trong thời gian tới.
2.2.3. Tác phong làm việc
Tác phong, ý thức kỷ luật trong công việc bao gồm: đi làm đúng giờ, ăn mặc chuẩn chỉnh, giữ gìn vệ sinh chung. Mỗi nhân viên chính là “bộ mặt” của doanh nghiệp, ý thức kỷ luật được xem là tiêu chí hàng đầu thể hiện sự tơn trọng đối với mơi trường làm việc của mình. Nhân viên có tơn trọng mơi trường làm việc thì làm việc mới đạt hiệu quả cao.
Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam đã có những quy định về tác phong làm việc, giờ làm việc, trang phục, thái độ làm việc nơi công sở nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên vì nâng cao hiệu quả làm việc khơng chỉ chú trọng đến thể lực và trí lực mà cịn phải coi trọng cả đạo đức tác phong
40
của người lao động. Những quy định đó được quy định tại Điều 1, Điều 9, Điều 11 trong nội quy lao động tại Công ty.
Tác giả đã tiến hành khảo sát tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam về số lần vi phạm quy chế lao động của người lao động.
Bảng 2.3. Số lần vi phạm quy chế lao động của người lao động tại Công ty Số lần vi phạm quy chế lao động Vi phạm quá 10 lần Vi phạm từ 5 - 10 lần Vi phạm từ 2 - 5 lần Vi phạm dưới 2 lần Chưa mắc vi phạm
Nguồn: Kết quả khảo sát
Theo kết quả khảo sát có 14,7% tỷ lệ người lao động chưa vi phạm quy chế lao động tại cơ quan lần nào, 20% tỷ lệ người lao động vi phạm dưới 2 lần và 37,3% tỷ lệ người lao động vi phạm từ 2 – 5 lần. Bên cạnh đó tỷ lệ người lao động vi phạm từ 5 – 10 lần là 20%; vi phạm trên 10 lần là 8%. Tỷ lệ người lao động vi phạm quy chế lao động tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam tương đối cao. Cơng ty cũng đã có những biện pháp xử phạt theo những mức độ nặng nhẹ. Nhìn chung, mọi người đã ý thức rất tốt về việc thực hiện đúng tác phong làm việc. Trong thời gian thực tập, tác giả đã quan sát nhân viên văn phịng tại Cơng ty hầu hết đã tn thủ quy định như ăn mặc chỉnh tề, mặc áo sơ mi thứ 2 đầu tuần, đeo thẻ nhân viên, đi làm đúng giờ, tập trung làm việc… Nhưng vẫn còn những nhân viên thi thoảng còn đi muộn về sớm, nghỉ làm thường xuyên vì lý do cá nhân, nghe nhạc gây ồn khi mọi người đang làm việc, ngủ trong giờ làm việc,…Điều đó không những gây ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của các
41
cá nhân xung quanh hay tập thể công ty.
42
2.2.4. Thực hiện kỹ thuật công việc
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên văn phòng, đòi hỏi các nhân viên phải thực hiện các nghiệp vụ trong cơng việc một cách chính xác, nhanh chóng, hiệu quả, ứng dụng khoa học công nghệ kỹ thuật.
Kết quả khảo sát tại Công ty cho thấy, 12% nhân viên đánh giá đã có thao tác và kỹ năng thực hiện công việc rất nhanh nhẹn và chính xác; 20% nhân viên đánh giá thực hiện nhanh nhẹn, chính xác; 53,3% nhân viên đánh giá bình thường; 10,7% nhân viên cịn thao tác chậm và kỹ năng còn hạn chế; 4% nhân viên thao tác còn rất chậm chạp và nhiều hạn chế trong kỹ năng
(Xem phụ lục Bảng 6: Đánh giá về thao tác và kỹ năng thực hiện cơng việc của nhân viên văn phịng). Đồng thời, có 26,7% nhân viên ln ln thực
hiện cơng việc theo đúng quy trình, 69,3 nhân viên thi thoảng cịn làm tắt khơng theo quy trình và 4% nhân viên làm việc theo cách riêng khơng theo quy trình làm việc (Xem phụ lục Bảng 7: Đánh giá việc thực hiện cơng việc
theo quy trình của nhân viên văn phịng). Như vậy, dù nhân viên tại Cơng ty
có thao tác làm việc nhanh, kỹ năng tốt, chính xác nhưng thực hiện cơng việc khơng theo đúng quy trình, cịn làm tắt các bước đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng.
Tuy nhiên, kỹ thuật cơng việc cần được thực hiện đi đôi với việc mức độ ứng dụng khoa học công nghệ. Một nhân viên sẽ hiệu quả nếu biết áp dụng tiến bộ khoa học vào thực hiện nghiệp vụ, xử lý thao tác nhanh chính xác kết hợp máy móc hiện đại tiết kiệm sức lao động. Đồng thời, nhanh nhưng vẫn phải đảm bảo về chất lượng và tiến độ thực hiện công việc. Tác giả đã tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của người lao động về việc ứng dụng khoa học công nghệ vào thực hiện các nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. Sau khi khảo sát, được số liệu như sau:
43
Bảng 2.4. Mức độ hài lòng của người lao động về việc ứng dụng công nghệ vào thực hiện nghiệp vụ của Cơng ty
Mức độ hài lịng của người lao động về việc ứng dụng công nghệ vào công việc
Rất hài lịng Hài lịng Bình thường Khơng hài lịng Rất khơng hài lịng Tổng
Nguồn: Kết quả khảo sát
Qua số liệu khảo sát có thể thấy, đây là một tiêu chí rất quan trọng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. Theo đó, có nhiều người lao động đang “khơng hài lịng” về việc ứng dụng công nghệ vào thực hiện nghiệp vụ, số người đánh giá “bình
thường” đã chiếm hơn 1 nửa với tỷ lệ là 50,7%, có 19 người lao động đánh giá
ở mức “hài lòng” tương đương 25,3% và 6 người đánh giá “rất hài lòng” tương đương 8%. Như vậy, số người lao động cảm thấy bình thường và hài lịng về việc ứng dụng cơng nghệ vào cơng việc tại Cơng ty là khá cao.
2.2.5. Tính sáng tạo trong cơng việc
Tiêu chí sáng tạo trong cơng việc là một tiêu chí rất hay trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Dù làm ở bất cứ cơng việc nào cũng cần phát huy tính sáng tạo trong tư duy và cách thức làm việc. Sự sáng tạo không chỉ giúp cho nhân viên tối ưu cơng việc với kết quả cao mà cịn tạo động lực để họ vươn tới những cơ hội phát triển sự nghiệp trong tương lai. Hàng năm Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam vẫn có những cơ chế khen thưởng đối với những cá nhân sáng tạo, phát hiện cái mới, những sáng kiến mới và hay trong công việc. Những cá nhân sáng tạo thường đem lại hiệu quả làm việc rất cao và có tính độc đáo. Tính sáng tạo, những sáng kiến, ý tưởng mới sẽ
44
giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, chất lượng cũng như tiến độ của công việc cũng sẽ được cải thiện theo hướng tích cực.
Cơng ty đã có quy định tại Điều 12 trong nội quy của cơ quan về mức thưởng đối với những các nhân có ý tưởng, sáng kiến cải tiến công việc (Xem
Phụ lục 5). Sáng thứ 2 hàng tuần, tháng và hàng quý đều có những buổi họp
tại Cơng ty để mọi người cùng nhìn nhận những cơng việc đã làm được cũng như chưa làm được, đồng thời các cá nhân làm việc tốt, có sáng kiến hay đều được vinh danh và khen thưởng.
Bảng 2.5. Số lượng sáng kiến, ý tưởng mới, sáng tạo trong công việc được Công ty ghi nhận, khen thưởng
Số lượng sáng kiến, ý tưởng mới, sáng tạo được Công ty ghi nhận, khen thưởng
Trên 7 sáng kiến, ý tưởng mới Từ 5 – 7 sáng kiến, ý tưởng mới Từ 2 – 5 sáng kiến, ý tưởng mới Dưới 2 sáng kiến, ý tưởng mới Khơng có sáng kiến, ý tưởng mới
Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự
Các số liệu trong bảo khảo sát cho thấy số lượng đóng góp, sáng tạo của nhân viên tại Cơng ty rất ít, vì vậy nên cơng việc sẽ dễ bị nhàm chán, thiếu sự sáng tạo. Nhân viên trong Công ty không thường xun đưa ra các ý kiến vì chưa có sự hấp dẫn. Theo khảo sát, có tới 18,6% tỷ lệ nhân viên khơng có sáng kiến hay ý tưởng mới nào trong cơng việc năm 2021; tỷ lệ người lao động có dưới 2 sáng kiến, ý tưởng mới trong công việc là 41,3%; tỷ lệ người lao động có trên 7 sáng kiến, ý tưởng mới trong cơng việc chỉ có 2,8%. Như vậy, số lượng sáng kiến, ý tưởng mới, sáng tạo được Cơng ty ghi nhận, khen thưởng trong năm 2021 nhìn chung cũng rất cao.