7. Cấu trúc của đề tài
3.2. Xây dựng hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của
của nhân viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam 3.2.1. Nhóm giải pháp về nhân sự
Để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng, Cơng ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam cần phải nhận thức đầy đủ, sâu sắc về tầm quan trọng của nguồn nhân lực.
Thứ nhất, trên cơ sở tiêu chuẩn chung, cần cụ thể hóa tiêu chuẩn của nhân viên văn phịng để có mục tiêu rèn luyện, phấn đấu nhằm trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng cũng như thái độ làm việc chuyên nghiệp. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng và tiến độ cơng việc.
Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên văn phịng, bảo đảm tính kế thừa và liên tục đổi mới phương pháp đào tạo, bồi dưỡng để phù hợp với nhu cầu công việc đặt ra.
61
Thứ ba, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, liên tục đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên để có những quyết định kịp thời, tránh những sai sót và đi sai hướng trong cơng việc.
Thứ tư, khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên văn phịng về việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào thực hiện cơng việc cho thấy vẫn cịn 13,3% tỷ lệ người lao động cịn chưa hài lịng. Vì vậy Cơng ty cần quan tâm hơn nữa, tổ chức thêm các buổi đào tạo trực tiếp hướng dẫn sử dụng và ứng dụng khoa học công nghệ vào công việc để đem lại kết quả tốt hơn.
Thứ năm, bản thân NLĐ cần nâng cao tinh thần tự rèn luyện thêm kiến thức, kỹ năng để đáp ứng nhu cầu công việc; kỷ luật tột độ để đảm bảo hồn thành tốt cơng việc và theo đúng tiến độ được giao. Đồng thời, nâng cao tinh thần chia sẻ, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để đạt được kết quả cao nhất.
3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức
Thứ nhất, hiệu quả cơng việc sẽ cao nếu có sự ăn ý giữa các bộ phận, các khâu trong cơng việc vì vậy cần tăng cường sự hỗ trợ, phối hợp giữa các phịng ban, xóa bỏ những khoảng cách phân biệt phòng, ban khác nhau.
Thứ hai, cơng việc sẽ được hồn thành tốt hơn, chính xác hơn nếu có định hướng ngay từ đầu, vì vậy Cơng ty cần đưa ra những mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn một cách cụ thể, rõ ràng để NLĐ đi đúng hướng cơng việc, có ý chí phấn đấu hồn thành mục tiêu chung.
Thứ ba, tổ chức các buổi gặp gỡ giữa lãnh đạo và NLĐ để hai bên hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu chung của cơng ty, từ đó liên kết với nhau cùng cố gắng hồn thành mục tiêu chung.
Thứ tư, Công ty cần quan tâm hơn đến văn hóa tổ chức vì văn hóa tổ chức tại cơng ty là văn hóa gia đình, là yếu tố giữ vai trò định hướng theo mục tiêu cơng việc. Văn gia đình giúp mọi người gắn kết với nhau hơn, tạo động lực cùng nhau cố gắng làm việc.
Thứ năm, lãnh đạo Công ty cần xây dựng phong cách lãnh đạo phù hợp,
62
thể hiện nguyên tắc lãnh đạo một cách rõ ràng, kích thích nhân viên làm việc theo cách đổi mới, không tạo áp lực cho nhân viên. NLĐ tôn trọng và tin tưởng vào phong cách lãnh đạo của cấp trên sẽ cố gắng hết sức mình để hồn thành cơng việc một cách tốt nhất.
3.3.3. Nhóm giải pháp về cơng việc
Vấn đề mà Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam cần giải quyết đó là cơng việc của nhân viên ít có thách thức và áp lực trong cơng việc. Nhân viên đang ở trong một vịng an tồn, họ đang chỉ làm theo đúng những gì được giao. Tình trạng này làm cho nhân viên trở nên lười biếng, làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên. Một số biện pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng đó là:
Thứ nhất, bố trí nhân lực phù hợp với cơng việc, phù hợp với khả năng, sở trường cũng như kinh nghiệm và trình độ đào tạo sẽ tạo điều kiện cho NLĐ cảm thấy hứng thú làm việc, phát huy tốt nhất những khả năng và năng lực của bản thân, từ đó sự tập trung trong cơng việc được nâng cao, hiệu quả làm việc cũng sẽ tốt hơn. Khi bố trí, sắp xếp cơng việc, ban lãnh đạo cần nhìn nhận đánh giá năng lực của NLĐ trên cơ sở so sánh đối với bản yêu cầu của người thực hiện công việc
Thứ hai, theo khảo sát tại Chương 2 cho thấy đội ngũ nhân viên văn phòng hầu hết đều rất trẻ, độ tuổi 20 – 30 tuổi chiếm 45%, độ tuổi 30 – 40 chiếm 42%. Hầu hết nhân viên đều rất trẻ trung, năng động, nhanh nhẹn nên cần bố trí những cơng việc mang tính sáng tạo, thách thức để họ có thể phát huy hết khả năng của mình. Tuy nhiên, do tuổi còn rất trẻ, kinh nghiệm làm việc chưa nhiều nên rất dễ dẫn đến tình trạng sai sót trong cơng việc, làm nhanh quá và chủ quan nên cơng việc chưa thật sự đạt hiệu quả cao, hồn thành nhưng cịn hạn chế. Ban lãnh đạo Cơng ty cần sát sao theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát để NLĐ hồn thiện cơng việc một cách tốt nhất. Đồng thời, cần đưa ra những khen thưởng đối với những cơng việc phức tạp để kích thích hứng thú làm việc
63
của NLĐ.
Thứ ba, thông qua kết quả đánh giá thực hiện công việc, ban lãnh đạo cần xem xét những đối tượng đang được bố trí vào những vị trí cơng việc khơng phù hợp để có những thay đổi phù hợp, nhằm đáp ứng nhu cầu công việc.
Thứ tư, dựa trên kết quả thực hiện cơng việc hàng tháng để bình bầu ra những nhân viên xuất sắc nhất, tạo điều kiện thăng tiến cho nhân viên. NLĐ ln có mong muốn hay tham vọng được lên đúng vị trí xứng đáng với cơng sức và năng lực họ cống hiến, vì vậy Cơng ty cần có những quy định cụ thể về việc thăng tiến đối với những cá nhân có thành tích vượt trội. Thăng tiến là một nhu cầu tất yếu của quá trình lao động của con người. Đánh đúng đòn tâm lý này sẽ kích thích tinh thần làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
Thứ năm, đánh giá về số lượng sáng kiến, ý tưởng mới được Công ty ghi nhận cho thấy, có tới 18,6% NLĐ khơng có sáng kiến hay ý tưởng mới trong năm 2021, có 41,3% NLĐ có dưới 2 sáng kiến hay ý tưởng mới trong cơng việc. Như vậy, Cơng ty cần có những biện pháp để động viên, khích lệ NLĐ mạnh dạn đưa ra các ý kiến, sáng kiến sáng tạo trong cơng việc góp phần nâng cao hiệu quả làm việc. Bên cạnh đó, cần có những khen thưởng bằng tiền mặt, giấy khen, vinh danh các cá nhân sáng kiến cải tiến công việc một cách thỏa đáng để kích thích họ sáng tạo hơn.
3.3.4. Nhóm giải pháp về mơi trường làm việc
Mơi trường làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty. Gồm có mơi trường tự nhiên (khơng khí, âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, bố trí khơng gian làm việc, cơ sở vật chất, trang thiết bị) và môi trường xã hội (mối quan hệ giữa mọi người). Ban lãnh đạo cũng cần có những giải pháp cụ thể hơn để cải thiện môi trường, giúp nâng cao chất lượng công việc hơn nữa.
Thứ nhất, theo khảo sát về môi trường tự nhiên tại Công ty, cho thấy môi
64
trường làm việc tại đây khá tốt, tuy nhiên vẫn cịn 10% người lao động cảm thấy khơng đồng ý về cơ sở vật chất tại đây, có tới 60% NLĐ phản ánh về thiếu trang thiết bị làm việc như máy tính, máy photo, có một số máy tính, quạt, điều hịa, máy scan đã cũ, hỏng và không thể sử dụng. Công ty cần đầu tư mua sắm thêm các trang thiết bị, cơ sở vật chất để NLĐ phục vụ công việc, tạo điều kiện tốt nhất để nâng cao hiệu quả làm việc.
Thứ hai, Cơng ty cần bố trí thêm cây xanh để tạo cảm giác thoải mái, rèm cửa chắn nắng vào mùa hè, và có những biện pháp giảm tiếng ồn từ khu vực xung quanh; NLĐ sẽ hồn thành cơng việc một cách tốt nhất nếu cảm thấy thoải mái và tập trung. Đặc biệt, do dịch bệnh Covid – 19 nên Công ty cần liên tục tiến hành khử trùng môi trường làm việc, sử dụng các thiết bị y tế để kiểm tra sức khỏe cho người lao động, trang bị máy lọc khơng khí đảm bảo mơi trường làm việc an tồn,
Thứ ba, vì nhân viên văn phịng làm việc ở tư thế ngồi trong thời gian dài nên sẽ dễ gây nhàm chán, mệt mỏi; vì vậy cần bố trí khơng gian làm việc thoáng mát, ghế ngồi êm thoải mái để người lao động có thể tập trung nhất.
Thứ tư, Công ty cũng cần thường xuyên tổ chức thêm các buổi dã ngoại, party, đào tạo ngoài trời để mọi người cảm thấy thoải mái hơn, gắn bó với nhau hơn, có như vậy sự chia sẻ, giúp đỡ trong công việc mới được nâng cao.
3.3.5. Nhóm giải pháp về các chính sách, cơ chế làm việc
+ Về chính sách lương, thưởng, đãi ngộ:
Thứ nhất, thời gian qua do ảnh hưởng của dịch Covid – 19, cơng việc của nhân viên đã gặp khó khăn trong một thời gian ảnh hưởng đến tiền lương và mức sống của tồn nhân viên. Cơng ty cần xây dựng cơ chế lương đảm bảo để NLĐ có thể đáp ứng mức sống hiện tại và có sự cố gắng trong cơng việc; tích cực đề xuất cơ chế, chính sách hỗ trợ phù hợp hơn để tạo sự động viên, gắn bó và có động lực trong cơng việc.
65
Thứ hai, tích cực quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên văn phòng để họ yên tâm làm việc, cống hiến hết sức mình. Tăng cường cơng tác kiểm tra sức khỏe định kỳ cho người NLĐ để đảm bảo NLĐ có sức khỏe tốt nhất khi làm việc.
Thứ ba, Cơng ty cần có chính sách quy định về mức tiền thưởng công bằng cho tất cả nhân viên để họ cảm thấy sức lao động của họ được công nhận. Bên cạnh những hình thức thưởng bằng vật chất, phần thưởng có thể là một chuyến đi dã ngoại, nghỉ dưỡng, một ngày nghỉ có lương,..Điều này sẽ làm NLĐ cảm thấy được quan tâm, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc, cố gắng hồn thành cơng việc để xứng đáng với phần thưởng được nhận.
+ Về cơ chế làm việc, cơ chế khen thưởng, kỷ luật:
Thứ nhất, NLĐ cần thực hiện nghiêm chỉnh giờ giấc làm việc, tác phong làm việc, tiết kiệm thời gian tránh đi muộn về sớm, việc không tuân thủ quy định thời gian, nghỉ việc vì lý do cá nhân quá nhiều, hay ngủ trong giờ làm việc, nói chuyện gây mất trật tự đã làm mất sự tập trung, sao nhãng trong công việc, làm giảm hiệu quả làm việc.
Thứ hai, cần tăng cường thực hiện văn hóa cơng sở, rèn tác phong và lề lối làm việc, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời chấn chỉnh những biểu hiện sai lệch, tác phong, lề lối làm việc không đúng mực.
Thứ ba, cần xây dựng những hình thức khen thưởng hấp dẫn hơn, đưa ra các quy chế khen thưởng kích thích hơn, tích cực ghi nhận những đóng góp của cá nhân để nâng cao tinh thần làm việc và sức cống hiến của NLĐ
Thứ tư, có những chế tài phù hợp để xử phạt những đối tượng vi phạm nội quy cơ quan hoặc không hồn thành cơng việc để nâng cao tinh thần tự giác, phấn đấu hồn thành cơng việc. Xử phạt phải công khai, minh bạch, hợp lý để mọi người tránh mắc lại.
66
Tiểu kết chương 3
Với thực trạng tại Chương 2 còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới và hồn thiện, trong chương 3 tơi đã đưa ra mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam trong giai đoạn 2020 – 2025. Đồng thời, xây dựng một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty. Những giải pháp trên mang tính chất gợi mở, là cơ sở để Văn phịng Cơng ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam nghiên cứu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
67
KẾT LUẬN
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng là một trong những hoạt động thiết yếu đối với sự phát triển của một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung của cả cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị tại giảng đường cũng như những hiểu biết thơng qua q trình khảo sát tại cơ quan, đơn vị, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân
viên văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” làm đề
tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Sau thời gian triển khai nghiên cứu, đến nay về cơ bản khóa luận đã đạt được những mục tiêu cụ thể như sau:
Một là, khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và đưa ra một số khái niệm như: Khái niệm văn phòng, khái niệm nhân viên văn phòng, khái niệm hiệu quả làm việc, khái niệm hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng. Tiếp đó, khóa luận đã đi sâu và tìm hiểu rõ về các tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trị là cơ sở lý luận cho khóa luận.
Hai là, khóa luận đã trình bày tổng quan về Cơng ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. Tiếp đó, khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng tại Cơng ty rồi từ đó đưa ra những đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng đó. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trị là cơ sở thực tiễn cho khóa luận.
Ba là, thơng qua thực trạng đã nghiên cứu còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới và hồn thiện, khóa luận đã trình bày mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty trong giai đoạn 2020 – 2025. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phịng.
68
Như vậy, kết quả nghiên cứu của khóa luận là đóng góp bước đầu, là hệ thống các giải pháp, là cơ sở để Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam nghiên cứu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Tài liệu trong nước
1. Bộ luật Lao động (2019), Quốc hội XIV;
2. Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường Khoa học xã hội và Nhân văn;
3. Lê Thị Ngọc Diễm (2008), Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến động
lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Du lịch An Giang, Luận văn
Thạc sĩ Trường Đại học An Giang, Long Xuyên;
4. PGS. TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trình Quản trị nguồn nhân
lực,
NXB Lao động- Xã hội;
5. Nguyễn Hữu Dũng (2003), Cuốn sách Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn
Lực
Con Người Ở Việt Nam, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội;
6. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),
Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.9;
7. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2012), Quản trị Kinh
doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà nội
8. Nguyễn Hữu Hải (1991), Cuốn sách Đổi mới cơ chế quản lý doanh
nghiệp vừa và nhỏ trong nền kinh tế thị trường ở Việt Nam, NXB Chính trị
Quốc Gia, Hà Nội;