Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ngân hàng nhà nước việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành: Lƣu trữ học Ngƣời hƣớng dẫn: Ths Nguyễn Ngọc Linh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hà Trang Mã số sinh viên: 1805LTHA040 Khóa: 2018 - 2022 Lớp: Lƣu trữ học 18A HÀ NỘI - 2022 LỜI CẢM ƠN Để thực hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, nhận đƣợc giúp đỡ bảo giảng viên hƣớng dẫn, nhƣ cán công chức Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Nhà trƣờng tạo điều kiện cho đƣợc thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Trƣớc hết xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hƣớng dẫn Th.s Nguyễn Ngọc Linh đồng hành, giúp đỡ, hƣớng dẫn tạo điều kiện tốt suốt trình thực đề tài Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam với cán bộ, chuyên viên quan tạo điều kiện hợp tác để trình khảo sát đƣợc hiệu Đề tài khóa luận tốt nghiệp đƣợc hồn thành dựa tham khảo, đúc rút kinh nghiệm từ kết nghiên cứu liên quan đến công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ngƣời trƣớc Do giới hạn kiến thức khả lý luận tơi cịn nhiều thiếu sót hạn chế, kính mong dẫn đóng góp thầy giáo để đề tài khóa luận tơi đƣợc hồn thiện LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp đề tài “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam” đề tài thực trình học tập, nghiên cứu Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin đảm bảo nghiên cứu khoa học thành số liệu nghiên cứu hoàn toàn trung thực Trong q trình nghiên cứu tơi có sử dụng nguồn tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu đƣợc trích nguồn tài liệu Sinh viên Nguyễn Hà Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Viết tắt Dịch nghĩa CNTT Công nghệ thông tin NHNNVN Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam TLLT Tài liệu lƣu trữ DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 1.Hình ảnh Hình 2.1 Giao diện Hệ thống quản lý văn điều hành Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 2.Sơ đồ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Sơ đồ 2.2 Quy trình quản lý văn điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Sơ đồ 2.3 Quy trình quản lý văn điện tử đến Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Sơ đồ 2.4 Quy trình bảo quản TLLT điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 3.Bảng biểu Bảng 2.1 Nhân làm công tác lƣu trữ Bảng 2.2 Số lƣợng văn điện tử đến Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Bảng 2.3 Tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào sở liệu tài liệu lƣu trữ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Cơ sở lý luận quản lý tài liệu điện tử 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ điện tử 11 1.1.3 Yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 11 1.2 Cơ sở pháp lý quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 13 1.2.1 Các văn Luật 13 1.2.2 Các văn Luật 14 TIỂU KẾT CHƢƠNG 17 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 18 2.1 Khái quát Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 18 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 18 2.1.2 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 18 2.1.3 Tổ chức phận văn thư – lưu trữ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 20 2.2 Thực trạng tài liệu lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 21 2.3 Tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 24 2.3.1 Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 24 2.3.2 Số hóa tài liệu lưu trữ 30 2.3.3 Nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 36 TIỂU KẾT CHƢƠNG 46 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 47 3.1 Nhận xét thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 47 3.1.1 Ưu điểm 47 3.1.2 Hạn chế 48 3.1.3 Nguyên nhân 49 3.2 Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 50 3.2.1 Xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng 50 3.2.2 Triển khai thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử Lưu trữ quan 50 3.2.3 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ điện tử 51 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác quản lý TLLT điện tử cán bộ, công chức NHNN Việt Nam 52 3.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phân cơng nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực việc công tác lưu trữ điện tử 53 TIỂU KẾT CHƢƠNG 54 KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHỤ LỤC 59 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xã hội nay, phát triển công nghệ thông tin truyền thông tác động mạnh mẽ đến lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội có lĩnh vực hoạt động văn thƣ - lƣu trữ tài liệu nói chung cơng tác quản lý tài liệu lƣu trữ nói riêng Mọi phƣơng thức hoạt động nghiệp vụ quản lý tài liệu lƣu trữ thay đổi từ truyền thống sang đại Bởi tài liệu lƣu trữ không tồn dƣới dạng giấy, in ấn truyền thống mà đƣợc chuyển đổi thành tài liệu lƣu trữ điện tử để dễ dàng quản lý hệ thống thơng tin đại tự động hóa phục vụ cho ngƣời dùng lúc nơi nhanh chóng, kịp thời… Do vậy, công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử có vai trị quan trọng để nâng cao hiệu lƣu trữ, bảo quản giúp tài liệu tăng tuổi thọ, giảm chi phí diện tích kho lƣu trữ, khai thác sử dụng … góp phần phát triển quan, tổ chức, kinh tế - xã hội quốc gia Trên giới nhƣ Việt Nam, với phát triển xã hội, công tác văn thƣ công tác lƣu trữ đƣợc xác định nhiệm vụ quan trọng máy quản lý nhà nƣớc quan tổ chức Dù quan, doanh nghiệp có quy mơ nhỏ hay quy mơ lớn cơng tác văn thƣ – lƣu trữ giữ đƣợc vị trí quan trọng vốn có mà khơng hoạt động thay đƣợc Khơng thế, nay, Việt Nam với chủ trƣơng hội nhập, hợp tác quốc tế ngày phát triển vai trị cơng tác văn thƣ cơng tác lƣu trữ cần đƣợc khẳng định đổi để phù hợp với xu phát triển xã hội đại, xã hội thông tin Do vậy, ngành nghề hoạt động đời sống xã hội tích cực thực chủ trƣơng chuyển đổi số Chính phủ theo hƣớng tự động hóa, đại hóa nhằm thu thập, xử lý thơng tin, lƣu trữ bảo quản, tổ chức khai thác nhanh chóng, xác, đầy đủ… lúc, nơi cách thuận lợi, hiệu Trong trình thực chuyển đổi số việc quản lý khối lƣợng tài liệu lƣu trữ điện tử có vai trị quan trọng quan, tổ chức… Tài liệu lƣu trữ nguồn sử liệu xác đóng vai trò quan trọng việc nghiên cứu tài liệu lƣu trữ bảo vật đặc biệt quốc gia Bởi chứa đựng thơng tin q khứ, thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội thời gian Hơn nữa, cịn mang ý nghĩa to lớn công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Trong giai đoạn hội nhập, hợp tác quốc tế với tác động khoa học công nghệ khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nƣớc, lịch sử phủ đƣợc ghi lại dƣới dạng điện tử, dạng số Bên cạnh việc quản lý văn giấy quan nhà nƣớc ta bắt đầu phát triển việc việc quản lý văn thông tin điện tử mục đích đƣa việc quản lý văn điện tử đến với công tác văn thƣ – lƣu trữ trở nên thông dụng phổ biến quan, tổ chức doanh nghiệp Nhận thức rõ tầm quan trọng hoạt động quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử, ngày tháng năm 2020, Thủ tƣớng Chính phủ ký Quyết định số: 458/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Lƣu trữ tài liệu điện tử quan nhà nƣớc giai đoạn 2020 - 2025” nhằm thống hoạt động nghiệp vụ công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử nhằm nâng cao hiệu cung cấp thông tin phục vụ cho tổ chức, doanh nghiệp, ngƣời dân tiếp cận sử dụng tài liệu lƣu trữ quan nhà nƣớc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đơn vị đầu việc thực chuyển đổi số, đồng thời quan tâm đến công tác văn thƣ công tác lƣu trữ nói chung, cơng tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử nói riêng, lãnh đạo nhận thức đƣợc rõ vai trò tầm quan trọng công tác NHNN Việt Nam Tuy nhiên, trình thực quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, bên cạnh thành tựu lớn đạt đƣợc, cịn khơng khó khăn, hạn chế việc quản lý TLLT điện tử Để có sở khoa học CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 3.1 Nhận xét thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 3.1.1 Ưu điểm Đối với Phần mềm quản lý văn điều hành Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam: + Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam xây dựng, triển khai hoạt động lƣu trữ Phần mềm theo quy định đáp ứng đƣợc yêu cầu chung: đại, đƣợc cài đặt đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo bảo mật + Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam thƣờng xuyên nâng cấp chất lƣợng Phần mềm, cập nhật chƣơng trình, giải pháp đảm bảo an tồn thơng tin, giải pháp kỹ thuật phục vụ hoạt động lƣu trữ đạt hiệu cao + Triển khai dịch vụ chữ ký số Phần mềm quản lý văn điều hành Ngân hàng Nhà nƣớc Đối với hoạt động số hóa TLLT: + Ngân hàng ln đƣợc Nhà nƣớc cấp kinh phí để phục vụ cho việc mua sắm trang thiết bị, áp dụng công nghệ thơng tin để phục vụ cơng tác số hóa TLLT, hệ thống sở hạ tầng trang thiết bị phục vụ cơng tác số hóa TLLT Ngân hàng dần đƣợc hoàn thiện đáp ứng theo quy định đƣợc trang bị tƣơng đối tốt + Ban Lãnh đạo Ngân hàng có nhận thức đắn vai trò, tầm quan trọng cơng tác số hóa TLLT Vì Ngân hàng có kế hoạch, đề án, dự án việc tiếp tục số hóa TLLT + Cán thực cơng tác số hóa TLLT có trình độ chun mơn cao, thành thạo tin học văn phịng, đồng thời có nhận thức đắn vai trị tầm quan trọng cơng tác số hóa tài liệu lƣu trữ 47 Đối với công tác thu thập tài liệu lƣu trữ điện tử: + Lƣu trữ NHNN có tinh thần trách nhiệm cao, thực nghiệp thu thập tài liệu lƣu trữ điện tử theo quy trình; + Các đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu, hồ sơ đầy đủ; + Dạng thức cấu trúc đƣợc Lƣu trữ quan đơn vị thống nhất, đảm bảo thời gian địa điểm chuyển giao tài liệu xác khơng làm chậm tiến độ công việc Đối với công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử: + NHNN Việt Nam xây dựng kho lƣu trữ điện tử đáp ứng đƣợc nhu cầu phù hợp với quy định pháp luật tiên tiến CNTT + Quy trình bảo quản TLLT điện tử đƣợc thực cách nghiêm túc, đáp ứng quy định Nhà nƣớc Đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử: + Các trang thiết bị phục vụ độc giả đƣợc đầu tƣ, kiểm tra bảo dƣỡng thƣờng xuyên + Các ấn phẩm điện tử NHNN Việt Nam đƣợc công bố đa dạng, giúp độc giả tiếp cận với TLLT cách triệt để 3.1.2 Hạn chế Đối với cơng tác số hóa TLLT: + Tài liệu Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam chủ yếu từ sau năm 1951, qua thời gian chiến tranh, điều kiện bảo quản không đƣợc tốt nên tình trạng vật lý kém, dính bết, cong mép tài liệu gây khó khăn cho việc số hóa Khơng dùng máy qt đại đƣợc mà phải dùng máy quét thủ công truyền thống suất ảnh quét thấp + Khối lƣợng tài liệu tu bổ chƣa đƣợc nhiều nên tình trạng vật lý kém, vậy, trƣớc quét phải đƣợc bồi quét đƣợc điều làm ảnh hƣởng đến công tác quét ảnh Đối với công tác xác định giá trị TLLT điện tử: 48 + NHNN Việt Nam chƣa có quy định cụ thể xác định giá trị TLLT điện tử nên cơng tác cịn gặp khó khăn + Các TLLT điện tử không đƣợc tiêu hủy theo quy định nên sau scan, toàn tài liệu đƣợc lƣu giữ lại máy tính, làm giảm khả hoạt động Hệ thống Đối với công tác bảo quản TLLT điện tử: + Tuy NHNN Việt Nam xây dựng kho lƣu trữ điện tử nhƣng kho chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu phần mềm nên cịn khó khăn áp dụng vào nghiệp vụ + Việc bảo quản TLLT điện tử chƣa thực đƣợc ban lãnh đạo NHNN Việt Nam trọng Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử + NHNN Việt Nam chƣa xây dựng phòng đọc trực tuyến cho độc giả đến khai thác tài liệu + Việc cung cấp chứng thực TLLT điện tử chƣa đƣợc thực nên chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu độc giả 3.1.3 Nguyên nhân Việc trang bị phƣơng tiện kỹ thuật quản lý văn hệ thống phần mềm điện tử hạn chế: Máy scan, máy fax, máy photocopy sử dụng lâu với tần suất hoạt động thƣờng xuyên nên thƣờng xuyên bị hƣ hỏng, khâu nghiệp vụ cần sử dụng đến Năng lực, khả nắm bắt ứng dụng công nghệ số cán cơng chức cịn hạn chế nên cần cố lỗi nhỏ hệ thống mạng máy tính dẫn đến đình trệ việc quản lý giải văn 49 3.2 Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 3.2.1 Xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng Lãnh đạo Ngân hàng cần triển khai kịp thời việc soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng; Lãnh đạo Ngân hàng cần triển khai kịp thời quy định công tác lƣu trữ cho cán công chức ngƣời lao động Đồng thời cán cần chủ động cập nhật thay đổi công tác lƣu trữ để thực theo quy định Nhà nƣớc; Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật quy định quy trình định mức kinh tế - kỹ thuật công tác lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng Ban hành văn hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử chuyên ngành thuộc lĩnh vực ngân hàng Tiến hành rà soát để sửa đổi, bổ sung ban hành văn quy định công tác văn thƣ, lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc đơn vị trực thuộc đảm bảo phù hợp với quy định công tác lƣu trữ điện tử 3.2.2 Triển khai thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử Lưu trữ quan Nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý văn điều hành NHNN bảo đảm tính năng, quy trình nghiệp vụ thực công tác lƣu trữ tài liệu điện tử, xác thực điện tử, mở rộng tích hợp chữ ký số tổ chức, cá nhân, cập nhật liệu đặc tả theo quy định Đối với công tác số hóa TLLT: + Tiến hành tu bổ tồn tài liệu có tình trạng vật lý thấp; + Những trang thiết bị đại phục vụ cho công tác số hóa tài liệu lƣu trữ cần đƣợc bảo dƣỡng, thay thiết bị không đáp ứng đƣợc u cầu 50 số hóa, hệ thống máy tính cần cải thiện khả cung cấp thêm ngƣời dùng hệ thống, đồng thời cần nâng cấp hệ thống máy tính đại để cơng tác số hóa diễn nhanh hơn, giúp công tác phát huy giá trị tài liệu số hóa đƣợc thực thƣờng xuyên Đối với công tác xác định giá trị TLLT điện tử: NHNN Việt Nam xây dựng, bổ sung văn quy định liên quan đến xác định giá trị TLLT điện tử nói chung tiêu hủy TLLT hết giá trị nói riêng Đối với cơng tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử: + Lãnh đạo NHNN Việt Nam cần quan tâm, trọng nhiều đến công tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử; + Nâng cấp kho lƣu trữ điện tử, khắc phục yêu cầu phần mềm mà kho chƣa đáp ứng đƣợc Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử + Tổ chức triển lãm trực tuyến, triển lãm điện tử, giúp độc giả nối vào kho tàng thông tin chung, không cung cấp thơng tin theo chun đề triển lãm mà cịn gợi ý đƣờng link dẫn tới nguồn thông tin khác với loại hình sử dụng TLLT điện tử; + Lập kế hoạch xây dựng phòng đọc trực tuyến phục vụ độc giả; + Tiến hành đáp ứng đƣợc nhu cầu độc giả việc cung cấp chứng thực TLLT điện tử 3.2.3 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ điện tử Để công tác quan lý TLLT điện tử đƣợc hiệu cần hệ thống sở vật chất đại đáp ứng đƣợc nhu cầu công tác Các trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý TLLT điện tử cần đƣợc bảo dƣỡng thƣờng xuyên, hệ thống máy tính cần cải thiện khả cung cấp thêm ngƣời dùng hệ thống, đồng thời cần nâng cấp hệ thống máy tính đại hơn, giúp cơng 51 tác phát huy giá trị TLLT điện tử.Các trang thiết bị, sở vật chất đại phục vụ cho công tác số hóa TLLT nhƣ: máy scan, máy quét, máy chụp tài liệu, máy tính, thiết bị phần cứng, phần mềm hỗ trợ hợp lý để tăng hiệu số hóa tài liệu lƣu trữ Cần có đầu tƣ để thay đổi hệ thống máy tính cho cơng chức, viên chức, thời gian sử dụng lâu nên máy tính đa phần cũ, phần mềm chạy chậm, thao tác lâu, làm ảnh hƣởng tới tiến độ công việc tốn nhiều thời gian Việc tăng cƣờng đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị góp phần mang lại hiệu quả, đáng kể suất cao cho cơng tác số hóa tài liệu lƣu trữ Đồng nghĩa với việc làm cho giá trị tài liệu đƣợc phát huy cách dễ dàng, tối đa Nâng cấp kho lƣu trữ, trang thiết bị, dụng cụ chuyên dụng phục vụ lƣu trữ, bảo quản tài liệu đáp ứng quy định tiêu chuẩn Kho lƣu trữ số quy trình nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng lƣu trữ số đáp ứng quy định, yêu cầu lƣu trữ, bảo quản an toàn tài liệu điện (lồng ghép dự án đầu tƣ mở rộng, nâng cấp sở hạ tầng) Nghiên cứu, ứng dụng giải pháp số, tảng công nghệ số quản lý, lƣu trữ, bảo đảm an toàn, xác thực điện tử phân tích, xử lý, khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử thông minh, hiệu 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực công tác quản lý TLLT điện tử cán bộ, công chức NHNN Việt Nam Hoạt động kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác quản lý TLLT điện tử cán bộ, công chức NHNN Việt Nam phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục Bởi công tác kiểm tra đánh giá để nắm bắt tình hình thực trạng, sở kịp thời định điều chỉnh công tác quản lý kịp thời có vai trị quan trọng Hay nói cách khác, việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực công tác quản lý TLLT điện tử Ngân hàng thƣờng xuyên giúp lãnh đạo nắm bắt 52 đƣợc tình hình thực tế đơn vị việc thực công tác quản lý TLLT điện tử nói riêng cơng tác lƣu trữ nói chung Từ đánh giá đƣợc ƣu điểm để phát huy hạn chế tồn cơng tác lƣu trữ chung quan để tìm cách khắc phục Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác quản lý TLLT điện tử quan, cần kiểm tra đồng phận Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam để nắm bắt đƣợc phận làm tốt, phận chƣa làm tốt Từ rút đƣợc đánh giá công khách quan tình hình thực việc quản lý TLLT điện tử Đƣa chế tài khen thƣởng xử lý vi phạm công tác để cán bộ, viên chức ngƣời lao động có thêm động lực trách nhiệm với công việc đảm nhiệm, từ nâng cao chất lƣợng cơng tác quản lý TLLT điện tử NHNN Việt Nam 3.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực việc cơng tác lưu trữ điện tử Hồn thiện tổ chức, phân cơng nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu đảm bảo trì vận hành, triển khai, thực việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thống Ngân hàng Nhà nƣớc đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc NHNN Việt Nam thƣờng xuyên tổ chức chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn lƣu trữ điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc Khuyến khích cán bộ, cơng chức, viên chức tự học bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ giúp cơng việc giải dễ dàng Tổ chức lớp bồi dƣỡng, tập huấn cho cán bộ, nhân viên công tác lƣu trữ điện tử; Tổ chức đào tạo, hƣớng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng cho công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ tài liệu bảo đảm có đủ kỹ vận hành, khai thác sử dụng Phần mềm 53 TIỂU KẾT CHƢƠNG Công tác quản lý TLLT điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, bên cạnh ƣu điểm tự hào, hạn chế tồn Những tồn có nguyên nhân khách quan chủ quan công tác quản lý TLLT điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Để khắc phục hạn chế công tác quản lý TLLT điện từ, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cần trọng đến việc Xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng; Triển khai thực nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử Lƣu trữ quan; Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lƣu trữ điện tử; Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác quản lý TLLT điện tử cán bộ, công chức NHNN Việt Nam; Đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực việc công tác lƣu trữ điện tử Các giải pháp đƣợc thực thi chắn công tác quản lý TLLT điện tử phát huy ƣu điểm nhanh chóng cách khắc phục hạn chế hiệu quả, góp phần nâng cao chất lƣợng quản lý TLLT điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 54 KẾT LUẬN Qua trình nghiên cứu đề tài “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam”, nhận thấy việc ứng dụng CNTT công tác quản lý TLLT điện tử vô cần thiết Bởi công tác đƣợc thực khơng nâng cao hiệu cơng việc mà cịn góp phần đáp ứng u cầu, nhiệm vụ cơng tác lƣu trữ, đồng thời góp phần phát huy giá trị TLLT nghiệp phát triển kinh tế, xã hội Thông qua phần sinh viên nêu khái quát làm rõ nội dung sau: Thứ nhất, tơi hệ thống hóa lý luận quản lý TLLT điện tử, đồng thời, đƣa sở pháp lý công tác Thứ hai, tơi đã tìm hiểu nghiên cứu thực tiễn TLLT NHNN Việt Nam hoạt động quản lý TLLT điện tử NHNN Để từ đó, tơi đƣa đƣợc nhận xét, đánh giá đƣa giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý TLLT điện tử NHNN Việt Nam Trên tồn kết nhƣ đóng góp đề tài khóa luận tốt nghiệp Trong trình thực đề tài khơng tránh khỏi sai sót, hạn chế Kính mong q thầy đóng góp ý kiến để nghiên cứu trở nên có ích tƣơng lai 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2019) Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử; Bộ Thông tin Truyền thông (2020) Quyết định số 395/QĐBTTTT ngày 23/03/2020 việc ban hành hƣớng dẫn việc sử dụng mã định danh văn tiêu chí chức năng, tính kỹ thuật xây dựng hệ thống quản lí văn điều hành (phiên 1.0); Chính phủ (2011) Nghị định 01/2011/NĐ-CP ngày 03/1/2011 cơng tác lƣu trữ Chính phủ (2017) Nghị định 16/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam; Chính phủ (2020) Nghị định 30/2020/NĐ -CP ngày 05/03/2020 Công tác văn thƣ; Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2011) Quyết định số 176/2011/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 việc ban hành quy trình hƣớng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lƣu trữ để lập bảo hiểm sử dụng; Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc (2009), kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế: “Số hóa tài liệu lƣu trữ - chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội, 2009; Dƣơng Văn Khảm (2009), Số hóa tài liệu – đƣờng hội nhập lƣu trữ kinh tế tri thức, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số năm 2009 Tr – 4]; Dƣơng Văn Khảm (2009), Những vấn đề số hóa tài liệu lƣu trữ, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số 10 năm 2009 Tr 1- 2]; 10 Dƣơng Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lƣu trữ – yêu cầu thực tiễn đặt cho ngành lƣu trữ, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số Tr 34 – 36]; 56 11 Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; 12 Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (2017) Quyết định số 1118/2017/QĐ-NHNN ngày 19/06/2017 việc quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng; 13 Nguyễn Thị Huyền (2015), Số hóa tài liệu Chi cục văn thƣ, lƣu trữ Hải Phịng, Khóa luận tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học Quản trị Văn phòng, Trƣờng ĐH KHXH NV, Hà Nội; 14 Quốc hội khóa XIII (2011) Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; 15 Quốc hội khóa XI (2015) Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005; 16 Quốc hội khóa XI (2006) Luật Cơng nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006; 17 Quốc hội XII (2010) Luật số 46/2010/QH12 Luật Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ngày 16/06/2010; 18 Quốc hội khóa XII (2016) Luật Tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13 ngày 06/04/2016; 19 Quốc hội khóa XIV (2018) Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14 ngày 12/06/2018; 20 Tạ Thị Liên (2015), Số hóa tài liệu Tập đồn bƣu viễn thơng Việt Nam(2000- 2013), Khóa luận tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học Quản trị Văn phòng, Trƣờng ĐH KHXH NV, Hà Nội; 21 Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc 22 Thủ tƣớng Chính phủ (2018) Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg ngày 12/07/2018 việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nƣớc; 57 23 Thủ tƣớng Chính phủ (2020) Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/04/2020 phê duyệt Đề án “Lƣu trữ tài liệu điện tử quan nhà nƣớc giai đoạn 2020-2025”; 24 Triệu Văn Cƣờng – Nguyễn Cảnh Đƣơng – Lê Văn In – Nguyễn Mạnh Cƣờng (2013), Văn quản lý nhà nƣớc – Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo Dục Việt Nam; 25 Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), kỷ yếu hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử lƣu trữ tài liệu điện tử, thực tiễn Việt Nam kinh nghiệm; 26 Cổng thông tin điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam https://www.sbv.gov.vn/ 27 https://vi.wikipedia.org/wiki/Ng%C3%A2n_h%C3%A0ng_Nh%C3 %A0_n%C6%B0%E1%BB%9Bc_Vi%E1%BB%87t_Nam 58 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Trụ sở Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (Nguồn: https://vneconomy.vn/ngan-hang-nha-nuoc-phan-loai-17-ngan-hangco-tam-quan-trong-nam-2021.htm) 59 Phụ lục 2: Cổng thông tin điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ( Nguồn: https://www.sbv.gov.vn/) 60 Phụ lục 3: Nghị định 16/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (Nguồn: https://vanbanphapluat.co/) 61 ... trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 17 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 2.1.Khái quát Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. .. hình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam 24 2.3.1 Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 24 2.3.2 Số hóa tài liệu lưu. .. liệu, quản lý, tài liệu lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ điện tử, đặc điểm tài liệu lƣu trữ điện tử Bên cạnh nêu đƣợc văn quy định quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử mà Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam áp