2.1 .Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
2.3.1. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam
Nhằm từng bƣớc hiện đại hóa hoạt động hành chính và cơng tác chỉ đạo điều hành, từ ngày 01/7/2016, NHNN đã triển khai tới tồn bộ cơng chức tại trụ sở chính NHNN và 63 NHNN chi nhánh các tỉnh thành phố Phần mềm thông tin quản lý văn bản và điều hành (E.doc) với nhiều tính năng hữu ích phục vụ cơng tác điều hành của lãnh đạo và tác nghiệp của công chức trên môi trƣờng điện tử.
Về mục tiêu:
+ Là phần mềm nội bộ thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử và thực hiện công tác chỉ đạo điều hành của NHNN Việt Nam, đƣợc xây dựng nhằm mục đích quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc một cách thống nhất, đồng thời bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng TLLT có hiệu quả;
+ Giải pháp ứng dụng CNTT đóng vai trị quan trọng phục vụ hoạt động hành chính của tồn hệ thống NHNN.
Về thiết kế, chức năng: Phần mềm thông tin quản lý văn bản và điều hành (E.doc) của NHNN Việt Nam có nhiều tính năng hữu ích phục vụ cơng tác điều hành của lãnh đạo và tác nghiệp của công chức trên môi trƣờng điện tử, đồng đã đáp ứng đƣợc yêu cầu về thiết kế, cụ thể nhƣ sau:
+ Các tính năng hỗ trợ q trình thực hiện quy trình quản lý TLLT điện tử, ký số trên tài liệu và các nghiệp vụ lƣu trữ khác đƣợc đáp ứng đầy đủ.
+ Các văn bản, TLLT trong hệ thống bảo đảm đƣợc tính xác thực, tin cậy, tồn vẹn.
+ Ngồi các chức năng cơ bản nhƣ tạo lập và theo dõi văn bản, kết nối và liên thông, an ninh thông tin và bảo quản và lƣu trữ tài liệu, phần mềm của NHNN có thêm một số chức năng tiện ích hơn, cụ thể nhƣ: Tự động nhắc công việc sắp đến hạn qua tin nhắn, e-mail; Gửi tin nhắn thông báo văn bản, công việc mới đến điện thoại.
Thông qua phần mềm E.doc, lãnh đạo các cấp có thể quản lý, theo dõi tiến độ, trạng thái các cơng việc đang xử lý, kiểm sốt thời hạn hoàn thành; phần mềm E-doc cũng kết nối trực tiếp với trục liên thông của Chính phủ để gửi nhận văn bản điện tử với các cơ quan hành chính nhà nƣớc; kết nối với cổng thơng tin điện tử của Chính phủ để công bố trực tuyến số liệu xử lý văn bản, dịch vụ công của NHNN.
Hằng năm, NHNN Việt Nam vẫn thƣờng xuyên nâng cấp, cập nhật chƣơng trình, các giải pháp đảm bảo an tồn thơng tin, các giải pháp kỹ thuật phục vụ việc kết nối công tác quản lý TLLT điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia và phối hợp triển khai tích hợp giải pháp dịch vụ chữ ký số trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nƣớc. Trên Trục liên thông văn bản Quốc gia, Phần mềm quản lý văn bản của NHNN đã phản hồi đầy đủ các trạng thái xử lý văn bản theo quy định (cụ thể đã cập nhật 6/6 trạng thái: Đã đến, Đã tiếp nhận, Phân cơng, Đang xử lý, Hồn thành và Từ chối).
Trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành E.doc đã có chức năng lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lƣu trữ cơ quan và đƣợc tổ chức thực hiện đối với toàn bộ các đơn vị tại Trụ sở chính NHNN. Quy trình thực hiện lƣu trữ trên Phần mềm E.doc của NHNN nhƣ sau:
I. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CẬP NHẬT DANH MỤC HỒ SƠ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
Lập Danh mục hồ sơ: định kỳ hàng năm NHNN ban hành danh mục hồ sơ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Văn thƣ cơ quan thực hiện)
Để thực hiện đƣợc chức năng này vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Đơn vị/ Nhóm hồ sơ”:
a) Thêm mới hồ sơ
Bƣớc 1: Để thực hiện thêm hồ sơ, ngƣời dùng chọn mục “Thêm” Bƣớc 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form
+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên các phòng, ban theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức
+ Ngƣời có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên cơng chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Sau đó chọn tên công chức, viên chức trong danh sách và chọn “Đồng ý”. Những ngƣời đƣợc chọn có quyền cập nhật thì sẽ có quyền chỉnh sửa Danh mục nhƣ ngƣời tạo Danh mục. Những ngƣời không đƣợc thêm vào danh sách ngƣời có quyền cập nhật thì sẽ chỉ nhìn thấy tên Danh mục mà khơng có quyền chỉnh sửa Danh mục.
+ Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng” để thực hiện lƣu thông tin vừa nhập vào.
+ Danh mục hồ sơ vừa đƣợc lƣu sẽ hiển thị ở danh sách Danh mục hồ sơ.
* Trƣờng hợp cơ quan, tổ chức cần thêm các Danh mục hồ sơ con thì lập lại nhƣ tạo mới Danh mục nhƣng ở cột thao tác chọn “+” hoặc “thêm” ở Danh mục cần thêm
Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới:
+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: nhập tên nhóm hồ sơ, tài liệu đơn vị. + Tên đề mục/ nhóm lớn : nhập tên các nhóm lớn hơn.
+ Ngƣời có quyền cập nhật: chọn nhƣ phần lập Danh mục mới hồ sơ đã nêu trên.
b) Chỉnh sửa hồ sơ
Để thực hiện chức năng chỉnh sửa Danh mục hồ sơ, ngƣời dùng thực hiện nhƣ sau: Chọn “Cập nhật (hình bút chì)” ngƣời dùng nhập các thông tin chỉnh sửa nhƣ các bƣớc mô tả ở trên phần “Thêm mới”. Sau khi nhập xong thì chọn “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng”.
c) Xóa hồ sơ
Để thực hiện xóa hồ sơ ngƣời dùng “Xóa (hình thùng rác)”:
- Trƣờng hợp nếu Danh mục chƣa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa Danh mục và hiển thị thông báo (Xóa thành cơng). Sau khi xóa xong, văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách Danh mục.
- Trƣờng hợp nếu Danh mục đã có hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và khơng cho phép xóa.
2. Tạo tiêu đề hồ sơ: ngƣời lập hồ sơ nhập dữ liệu
Để thực hiện đƣợc chức năng này ngƣời lập hồ sơ vào mục "Quản lý hồ sơ" sau đó chọn "Tiêu đề hồ sơ".
Màn hình này hiển thị danh sách các Danh mục và hồ sơ thuộc Danh mục. Cho phép ngƣời dùng thêm mới tên hồ sơ vào các Danh mục đã nhập trƣớc đó.
Ở màn hình này sẽ có các chức năng sau: Thêm mới tên hồ sơ, chỉnh sửa tên hồ sơ, xóa tên hồ sơ.
a) Thêm mới hồ sơ:
Để thực hiện chức năng, ngƣời dùng thực hiện nhƣ sau: Bƣớc 1: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị màn hình thêm mới. Bƣớc 2: Nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới.
+ Ngƣời có quyền cập nhật: Khi chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên các công chức, viên chức trong đơn vị.
+ Chọn tên trong danh sách, chọn “Đồng ý”. Những ngƣời đƣợc chọn có quyền cập nhật thì Hồ sơ đó sẽ hiển thị ở danh sách Hồ sơ công việc của cá nhân, cá nhân sẽ có quyền chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, chọn “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng”. Hồ sơ vừa đƣợc thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
b) Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ: để thực hiện chức năng chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ, ngƣời dùng thực hiện nhƣ sau: chọn và nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn Lƣu hoặc Lƣu và đóng . Tiêu đề hồ sơ vừa đƣợc thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
c) Xóa tiêu đề hồ sơ : Chọn tiêu đề hồ sơ cần xóa
- Trƣờng hợp nếu tiêu đề không chứa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa danh mục và hiển thị thơng báo xóa thành cơng. Sau khi xóa xong văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách tiêu đề hồ sơ.
- Trƣờng hợp nếu tiêu đề hồ sơ đã có có chứa hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và khơng cho phép xóa.
II. LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Công chức, viên chức và ngƣời lao động đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc đƣợc giao. Có 2 cách lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhƣ sau:
1. Từ văn bản đến chờ xử lý hàng ngày
Để thực hiện đƣợc chức năng này, vào mục “văn bản đến chờ xử lý”, chọn văn bản cần xử lý.
Chọn văn bản cần thêm, vào mục “Lƣu hồ sơ lƣu trữ” hệ thống sẽ hiển thị ra tiêu đề hồ sơ lƣu trữ của đơn vị.
Sau đó chọn vào hồ sơ cần lƣu, thực hiện “Lƣu” hoặc “Lƣu và đóng”. 2. Thêm văn bản vào hồ sơ (những văn bản đã xử lý nhƣng chƣa đƣa
vào hồ sơ)
Để thực hiện đƣợc chức năng này, ngƣời lập hồ sơ vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục văn bản”; vào “Thêm văn bản”, chọn văn bản cần đƣa vào hồ sơ và “thêm văn bản”. Nhấn vào “Đóng” văn bản đƣợc chọn đã đƣợc đƣa vào hồ sơ công việc.
III. NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Công chức, viên chức và ngƣời lao động lập hồ sơ về công việc đƣợc giao và nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình đƣợc quyết tốn.
Để thực hiện đƣợc chức năng này, công chức, viên chức và ngƣời lao động đƣợc giao giải quyết và theo dõi cơng việc lập hồ sơ (ngƣời có hồ sơ) vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ cơng việc”.
Màn hình hiện thị các chức năng sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lƣu trữ (lƣu trữ cơ quan).
1) Xuất XML: mục đích sau này cập nhật thơng tin hồ sơ vào lƣu trữ lịch sử tỉnh.
2) Mục lục văn bản: mục đích thống kê trong hồ sơ có bao nhiêu văn bản và đƣợc sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản. Hệ thống sẽ tự sắp xếp.
- Vào mục “Hồ sơ lƣu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ” nhƣ sau:
Các biểu tƣợng ở cột thao tác có 2 chức năng: chỉnh sửa và chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ
+ Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu của từng văn bản, chọn trích yếu nội dung văn bản. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn “cập nhật” trích yếu nội dung vừa đƣợc thêm sẽ hiển thị ở mục lục văn bản.
+ Chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ: Cho phép ngƣời dùng loại những văn bản không phải hồ sơ công việc này. Chọn văn bản cần chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ. Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn bản sẽ đƣợc đƣa ra khỏi hồ sơ.
3) Giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan
Để thực hiện chức năng này, công chức, viên chức chọn “Nộp lƣu trữ” hồ sơ đó sẽ đƣợc chuyển cho Lƣu trữ cơ quan (sau khi nộp lƣu trữ ngƣời lập
hồ sơ khơng có quyền chỉnh sửa, cập nhật và xem hồ sơ. Hồ sơ này đƣợc chuyển quyền quản lý cho ngƣời làm công tác lƣu trữ của cơ quan).
Hình 2.1. Giao diện của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam