2.1 .Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lƣu
3.2.3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ
NHNN Việt Nam xây dựng, bổ sung các văn bản quy định liên quan đến xác định giá trị TLLT điện tử nói chung và về tiêu hủy TLLT hết giá trị nói riêng.
Đối với cơng tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử:
+ Lãnh đạo NHNN Việt Nam cần quan tâm, chú trọng nhiều hơn đến công tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử;
+ Nâng cấp kho lƣu trữ điện tử, khắc phục những yêu cầu về phần mềm mà kho chƣa đáp ứng đƣợc
Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử
+ Tổ chức các triển lãm trực tuyến, triển lãm điện tử, giúp độc giả nối vào kho tàng thông tin chung, không chỉ cung cấp thơng tin theo chun đề triển lãm mà cịn gợi ý những đƣờng link dẫn tới những nguồn thông tin khác với loại hình sử dụng là những TLLT điện tử;
+ Lập kế hoạch xây dựng phòng đọc trực tuyến phục vụ độc giả;
+ Tiến hành đáp ứng đƣợc nhu cầu của độc giả bằng việc cung cấp bản sao và bản chứng thực TLLT điện tử.
3.2.3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ điện tử điện tử
Để công tác quan lý TLLT điện tử đƣợc hiệu quả cần một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại đáp ứng đƣợc nhu cầu của công tác này. Các trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý TLLT điện tử cần đƣợc bảo dƣỡng thƣờng xuyên, hệ thống máy tính cần cải thiện về khả năng cung cấp thêm ngƣời dùng hệ thống, đồng thời cần nâng cấp hệ thống máy tính hiện đại hơn, sẽ giúp cơng
tác phát huy giá trị TLLT điện tử.Các trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho cơng tác số hóa TLLT nhƣ: máy scan, máy quét, máy chụp tài liệu, máy tính, thiết bị phần cứng, phần mềm hỗ trợ hợp lý để tăng hiệu quả số hóa tài liệu lƣu trữ.
Cần có sự đầu tƣ hơn nữa để thay đổi hệ thống máy tính cho cơng chức, viên chức, do thời gian sử dụng đã lâu nên máy tính đa phần đã cũ, phần mềm chạy chậm, thao tác lâu, làm ảnh hƣởng tới tiến độ công việc do tốn nhiều thời gian. Việc tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị sẽ góp phần mang lại hiệu quả, đáng kể năng suất cao cho công tác số hóa tài liệu lƣu trữ. Đồng nghĩa với việc làm cho giá trị của tài liệu đƣợc phát huy một cách dễ dàng, tối đa nhất.
Nâng cấp kho lƣu trữ, trang thiết bị, dụng cụ chuyên dụng phục vụ lƣu trữ, bảo quản tài liệu đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn Kho lƣu trữ số và các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử.
Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng lƣu trữ số đáp ứng các quy định, yêu cầu lƣu trữ, bảo quản an toàn tài liệu điện (lồng ghép trong các dự án đầu tƣ mở rộng, nâng cấp cơ sở hạ tầng).
Nghiên cứu, ứng dụng các giải pháp số, nền tảng công nghệ số trong quản lý, lƣu trữ, bảo đảm an toàn, xác thực điện tử và phân tích, xử lý, khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử thông minh, hiệu quả.
3.2.4. Thường xun kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam
Hoạt động kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục. Bởi công tác kiểm tra đánh giá để nắm bắt tình hình thực trạng, trên cơ sở đó kịp thời ra quyết định điều chỉnh công tác quản lý kịp thời có vai trị rất quan trọng.
Hay nói cách khác, việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng thƣờng xuyên giúp lãnh đạo nắm bắt
đƣợc tình hình thực tế của các đơn vị trong việc thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử nói riêng và cơng tác lƣu trữ nói chung. Từ đó có thể đánh giá đƣợc những ƣu điểm để phát huy và những hạn chế cịn tồn tại trong cơng tác lƣu trữ chung của cơ quan để tìm ra cách khắc phục.
Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của cơ quan, cần kiểm tra đồng bộ các bộ phận của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam để nắm bắt đƣợc bộ phận nào đã làm tốt, bộ phận nào chƣa làm tốt. Từ đó rút ra đƣợc những đánh giá công bằng và khách quan nhất về tình hình thực hiện việc quản lý TLLT điện tử. Đƣa ra những chế tài về khen thƣởng và xử lý các vi phạm trong công tác này để các cán bộ, viên chức và ngƣời lao động có thêm động lực và trách nhiệm hơn với cơng việc mình đảm nhiệm, từ đó nâng cao chất lƣợng công tác quản lý TLLT điện tử của NHNN Việt Nam.
3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, phân cơng nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực hiện việc công tác về lưu trữ điện tử
Hoàn thiện tổ chức, phân cơng nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng u cầu đảm bảo duy trì vận hành, triển khai, thực hiện việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thống nhất của Ngân hàng Nhà nƣớc và tại các đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc.
NHNN Việt Nam thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn về lƣu trữ điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc.
Khuyến khích cán bộ, cơng chức, viên chức tự học bồi dƣỡng chuyên mơn nghiệp vụ của mình để nâng cao trình độ giúp cơng việc giải quyết dễ dàng. Tổ chức các lớp bồi dƣỡng, tập huấn cho cán bộ, nhân viên về công tác lƣu trữ điện tử;
Tổ chức đào tạo, hƣớng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng cho công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ tài liệu bảo đảm có đủ kỹ năng vận hành, khai thác sử dụng Phần mềm.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Công tác quản lý TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, bên cạnh những ƣu điểm rất tự hào, cũng còn những hạn chế còn đang tồn tại. Những tồn tại này đều có nguyên nhân khách quan và chủ quan trong công tác quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Để khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý TLLT điện từ, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cần chú trọng đến việc Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, quy định kỹ thuật, về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc lĩnh vực ngân hàng; Triển khai thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử tại Lƣu trữ cơ quan; Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lƣu trữ điện tử; Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam; Đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực, phân cơng nhiệm vụ, vị trí việc làm đáp ứng thực hiện việc cơng tác về lƣu trữ điện tử. Các giải pháp này đƣợc thực thi chắc chắn công tác quản lý TLLT điện tử sẽ phát huy những ƣu điểm nhanh chóng và cách khắc phục những hạn chế hiệu quả, góp phần nâng cao chất lƣợng quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam.
KẾT LUẬN
Qua quá trình nghiên cứu đề tài “Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam”, tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý TLLT điện tử là vô cùng cần thiết. Bởi công tác này đƣợc thực hiện không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà cịn góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong cơng tác lƣu trữ, đồng thời góp phần phát huy các giá trị TLLT trong sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội.
Thông qua 3 phần sinh viên đã nêu khái quát và làm rõ những nội dung sau: Thứ nhất, tơi hệ thống hóa lý luận về quản lý TLLT điện tử, đồng thời, tôi đã đƣa ra những cơ sở pháp lý về công tác này. Thứ hai, tơi đã đã tìm hiểu và nghiên cứu về thực tiễn TLLT tại NHNN Việt Nam và hoạt động quản lý TLLT điện tử tại NHNN. Để từ đó, tơi đƣa ra đƣợc những nhận xét, đánh giá và đƣa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam.
Trên đây là toàn bộ kết quả cũng nhƣ đóng góp của đề tài khóa luận tốt nghiệp. Trong quá trình thực hiện đề tài khơng tránh khỏi những sai sót, hạn chế. Kính mong q thầy cơ đóng góp ý kiến để những nghiên cứu trở nên có ích hơn trong tƣơng lai.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2019) Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử;
2. Bộ Thông tin và Truyền thông (2020) Quyết định số 395/QĐ- BTTTT ngày 23/03/2020 về việc ban hành hƣớng dẫn về việc sử dụng mã định danh văn bản và bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thống quản lí văn bản và điều hành (phiên bản 1.0);
3. Chính phủ (2011) Nghị định 01/2011/NĐ-CP ngày 03/1/2011 về cơng tác lƣu trữ.
4. Chính phủ (2017) Nghị định 16/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam;
5. Chính phủ (2020) Nghị định 30/2020/NĐ -CP ngày 05/03/2020 về Công tác văn thƣ;
6. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2011) Quyết định số 176/2011/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 về việc ban hành quy trình và hƣớng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lƣu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
7. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2009), kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế: “Số hóa tài liệu lƣu trữ - chia sẻ kinh nghiệm”, Hà Nội, 2009;
8. Dƣơng Văn Khảm (2009), Số hóa tài liệu – con đƣờng hội nhập của lƣu trữ trong nền kinh tế tri thức, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số 9 năm 2009 Tr 3 – 4];
9. Dƣơng Văn Khảm (2009), Những vấn đề cơ bản trong số hóa tài liệu lƣu trữ, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số 10 năm 2009 Tr 1- 2];
10. Dƣơng Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lƣu trữ – yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lƣu trữ, Tạp chí văn thƣ lƣu trữ số 2 Tr 34 – 36];
11. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội;
12. Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (2017) Quyết định số 1118/2017/QĐ-NHNN ngày 19/06/2017 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ. quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng;
13. Nguyễn Thị Huyền (2015), Số hóa tài liệu tại Chi cục văn thƣ, lƣu trữ Hải Phịng, Khóa luận tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng ĐH KHXH và NV, Hà Nội;
14. Quốc hội khóa XIII (2011) Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
15. Quốc hội khóa XI (2015) Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
16. Quốc hội khóa XI (2006) Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006;
17. Quốc hội XII (2010) Luật số 46/2010/QH12 Luật Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ngày 16/06/2010;
18. Quốc hội khóa XII (2016) Luật Tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13 ngày 06/04/2016;
19. Quốc hội khóa XIV (2018) Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14 ngày 12/06/2018;
20. Tạ Thị Liên (2015), Số hóa tài liệu tại Tập đồn bƣu chính viễn thơng Việt Nam(2000- 2013), Khóa luận tốt nghiệp khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng ĐH KHXH và NV, Hà Nội;
21. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc
22. Thủ tƣớng Chính phủ (2018) Quyết định số 28/2018/QĐ – TTg ngày 12/07/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc;
23. Thủ tƣớng Chính phủ (2020) Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/04/2020 về phê duyệt Đề án “Lƣu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2020-2025”;
24. Triệu Văn Cƣờng – Nguyễn Cảnh Đƣơng – Lê Văn In – Nguyễn Mạnh Cƣờng (2013), Văn bản quản lý nhà nƣớc – Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo Dục Việt Nam;
25. Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), kỷ yếu hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lƣu trữ tài liệu điện tử, thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm;
26. Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam https://www.sbv.gov.vn/
27. https://vi.wikipedia.org/wiki/Ng%C3%A2n_h%C3%A0ng_Nh%C3 %A0_n%C6%B0%E1%BB%9Bc_Vi%E1%BB%87t_Nam.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1:
Trụ sở Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
(Nguồn: https://vneconomy.vn/ngan-hang-nha-nuoc-phan-loai-17-ngan-hang- co-tam-quan-trong-nam-2021.htm)
Phụ lục 2:
Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ( Nguồn: https://www.sbv.gov.vn/)
Phụ lục 3:
Nghị định 16/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nƣớc
Việt Nam