2.1 .Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
2.3.3. Nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Trong những năm qua, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đã nhận thức đƣợc việc ứng dụng CNTT vô cùng quan trọng trong hoạt động văn thƣ – lƣu trữ, đặc biệt là quản lý TLLT điện tử.
2.3.3.1. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử
a, Các nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT điện tử
TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam đƣợc xác định giá trị theo các nguyên tắc, phƣơng pháp, các tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn đặc thù, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu sau về độ tin cậy, tính tồn vẹn và tính xác thực của thơng tin chứa đựng trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử mới đƣợc khởi tạo lần đầu dƣới dạng một dữ liệu hồn chỉnh; thơng tin chứa trong TLLT điện tử có thể truy cập, sử dụng đƣợc dƣới dạng hoàn chỉnh.
TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam cũng phải tuân theo 3 nguyên tắc: + Nguyên tắc chính trị
+ Nguyên tắc lịch sử
+ Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp.
Đồng thời, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam căn cứ vào các tiêu chuẩn chung để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu:
+ Nội dung của tài liệu;
+ Vị trí của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân hình thành tài liệu; + Ý nghĩa của sự kiện, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; + Mức độ tồn vẹn của phơng lƣu trữ;
+ Hình thức của tài liệu;
+ Tình trạng vật lý của tài liệu;
Ngồi ra, cơng tác xác định giá trị TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam còn đƣợc dựa vào 6 tiêu chuẩn chuẩn đặc thù:
+ Độ tin cậy của tài liệu: Chữ ký số của NHNN và chữ ký số của ngƣời có thẩm quyền là căn cứ để xác định độ tin cậy của tài liệu điện tử.
+ Tính tồn vẹn của tài liệu: Thông tin trong tài liệu không bị chỉnh sửa hoặc bị mất đi. Ví dụ: Tài liệu điện tử đƣợc số hóa từ vật mang tin khác, tỉ lệ scan khi số hóa phải đạt 100%.
+ Tính xác thực của tài liệu: TLLT phải đảm bảo tính xác thực, giống nguyên trạng về nội dung và bố cục so với tài liệu gốc, lƣu giữ đầy đủ nội dung vốn có của tài liệu đó.
+ Thơng tin hồn chỉnh của tài liệu: Tồn bộ thơng tin trong TLLT điện tử tồn tại dƣới dạng hồn chỉnh và có thể truy cập, sử dụng khi cần thiết.
+ Mức độ an toàn của tài liệu: TLLT phải đảm bảo đƣợc độ bảo mật, an tồn thơng bằng các biện pháp phù hợp theo quy định.
+ Khả năng khai thác, sử dụng tài liệu: TLLT điện tử ln phải ở tình trạng sẵn sàng có thể tiếp cận và khai thác đƣợc thông tin trong tài liệu một cách triệt để.
bao gồm 4 phƣơng pháp:
+ Phƣơng pháp phân tích hệ thống + Phƣơng pháp phân tích chức năng + Phƣơng pháp phận tích thơng tin + Phƣơng pháp phân tích sử liệu học
Trong một số trƣờng hợp, NHNN Việt Nam thực hiệp việc xác định giá trị TLLT điện tử bằng một số phƣơng pháp đặc thù:
+ Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, vị trí của cơ quan, tổ chức;
+ Nếu có tài liệu khác đối chứng thì xác minh sự tƣơng đồng và nguồn gốc;
+ Nếu có dự kiến thời hạn bảo quản, có thể xây dựng danh mục tài liệu mẫu.
Trên thực tế, NHNN Việt Nam căn cứ vào thời hạn bảo quản tài liệu truyền thống để xác định giá trị TLLT điện tử. Mặc dù Ngân hàng cũng khá chú trọng đến công tác lƣu trữ nhƣng hiện nay NHNN Việt Nam chƣa ban hành một văn bản cụ thể nào hƣớng dẫn về nghiệp vụ xác định giá trị TLLT điện tử. Điều này khá gây khó khăn cho cán bộ lƣu trữ bởi thơng tin trong TLLT điện tử đƣợc chứa đựng trong các tập tin trên máy tính, đồng thời CNTT ngày càng tiên tiến hiện đại, vì vậy cần có hƣớng dẫn cụ thể về nghiệp vụ này. Qua đó cho thấy, việc xác định giá trị TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam chƣa đƣợc quan tâm đáng kể.
2.3.3.2. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
a, Nguồn thu thập tài liệu điện tử vào lƣu trữ NHNN
Nguồn thu thập TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc căn cứ theo Nghị định 01/2013/NĐ-CP: Nguồn TLLT điện tử nộp vào lƣu trữ ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam có hai nguồn:
Một là văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam bao gồm các văn bản hành chính nhƣ quyết định, thơng
báo, báo cáo,….
Hai là tài liệu đƣợc số hóa từ các vật mang tin khác.
* Lƣu ý: Tài liệu đã đƣợc số hóa phải có chữ ký số để đảm bảo độ tin cậy và tính xác thực của TLLT.
b, Quy trình thu thập TLLT điện tử
Quy trình thu thập TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam đƣợc xây dựng căn cứ theo Nghị định 01/2013/NĐ-CP:
Đầu tiên, Lƣu trữ NHNN Việt Nam thông báo cho đơn vị thuộc Ngân hàng về việc giao nộp tài liệu và Danh mục hồ sơ nộp lƣu;
Tiếp theo, việc giao nộp tài liệu giữa Lƣu trữ NHNN Việt Nam và đơn vị thuộc NHNN phải đƣợc thống nhất về yêu cầu, phƣơng tiện, cấu trúc và định dạng chuyển. Trách nhiệm của đơn vị thuộc NHNN và cá nhân có nhiệm vụ phải giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả k m theo.
Sau khi thu thập hồ sơ từ các đơn vị và cá nhân, Lƣu trữ NHNN Việt Nam tiến hành kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đúng và đủ theo Danh mục, cấu trúc đã thống nhất, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, kiểm tra vi rút. Khi các yêu cầu về đã đƣợc kiểm tra đầy đủ, Lƣu trữ NHNN Việt Nam tiến hành chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý TLLT điện tử của NHNN Việt Nam và thực hiện các biện pháp sao lƣu dự phòng. Cuối cùng, lập hồ sơ về việc nộp lƣu TLLT điện tử vào Lƣu trữ NHNN.
2.3.3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
Trƣớc tiên, công tác bảo quản tài liệu điện tử có thể hiểu là q trình bảo đảm tính ngun vẹn của tài liệu điện tử để hƣớng tới việc làm thế nào trong suốt thời hạn lƣu giữ đã quy định tài liệu có thể đƣợc tìm thấy và tiếp cận trong suốt thời hạn lƣu giữ đã quy định.
* Mục đích của cơng tác bảo quản TLLT điện tử: + TLLT điện tử đƣợc bảo quản an toàn;
+ Tránh xảy ra hiện tƣợng mất mát, hƣ hỏng tài liệu điện tử; rò rỉ hoặc thất lạc thơng tin.
+ Phục vụ q trình khai thác, sử dụng thuận tiện.
Dựa theo Điều 8, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc quy định nhƣ sau:
Trƣớc hết, bảo quản TLLT điện tử của NHNN Việt Nam an tồn, đồng thời cơng nghệ chuyển đổi TLLT phải phù hợp. Để đảm bảo an tồn, tính tồn vẹn cũng nhƣ đảm bảo khả năng truy cập của TLLT điện tử, Lƣu trữ NHNN Việt Nam phải thƣờng xuyên kiểm tra, sao lƣu. Để việc phân loại, lƣu trữ đƣợc diễn ra thuận lợi nhƣng tài liệu vẫn đảm bảo về nội dung, Lƣu trữ NHNN Việt Nam tiến hành sử dụng các biện pháp kỹ thuật.
Đối với phƣơng tiện lƣu trữ tài liệu điện tử, môi trƣờng lƣu trữ bảo quản phải thích hợp. Các yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử đƣợc Bộ Nội vụ quy định chi tiết.
Quy trình bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc đƣợc diễn ra nhƣ sau:
Sơ đồ 2.4. Quy trình bảo quản TLLT điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
Sắp xếp TLLT điện tử trong hệ thống
Bảo quản vật mang tin của TLLT
Bảo quản thông tin của tài liệu
Kiểm tra tình trạng vật lý, kỹ thuật của tài liệu
Chuyển giao vật mang tin, định dạng phần mềm quản lý tài liệu
Bƣớc 1: Sắp xếp TLLT điện tử trong hệ thống
Căn cứ quy định của Bộ Nội vụ, NHNN Việt Nam hệ thống hóa quy định tiêu chuẩn dữ liệu thơng tin đầu vào của cơ sở dữ liệu TLLT nhƣ sau:
TLLT điện tử đƣợc số hóa từ TLLT
nền giấy
Tài liệu
ảnh Tài liệu phim ảnh
Tài liệu âm thanh Định dạng Portable Document Format (.pdf) JPEG MPEG-4; .avi; .wmv MP3; .wma Độ phân giải tối thiểu 200 dpi 200 dpi Bit rate tối
thiểu 1500 kbps 128 kbps
Bảng 2.3. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ
* Lƣu ý đối với TLLT điện tử đƣợc số hóa từ TLLT nền giấy: +TLLT là ảnh màu, khi số hóa sẽ số hóa với tỷ lệ là 100% + Hình thức chữ ký số:
Chữ ký số của NHNN Việt Nam hoặc ngƣời có thẩm quyền
Ký ở góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; đóng dấu của NHNN Việt Nam, màu đỏ và kích thƣớc bằng kích thƣớc thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
+ Thông tin bao gồm Tên cơ quan, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
+ Tên file gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
- Phụ lục I Thông tƣ 02/2019/TT-BNV quy định dữ liệu đặc tả của TLLT.
định tại Phụ lục II Thông tƣ 02/2019/TT-BNV.
Sau khi tài liệu đƣợc scan xong theo đúng quy định, cán bộ lƣu trữ sẽ sắp xếp lên hệ thống theo thứ tự và tên file đã mặc định.
Bƣớc 2: Bảo quản vật mang tin của TLLT
Các thông tin dữ liệu đƣợc hiển thị trên các vật mang tin khác nhau nhƣ ổ băng, ổ đĩa quang, màn hình LCD, LED, OLED… Để bảo quản tất cả các vật mang tin một cách tốt nhất, NHNN Việt Nam đã đáp ứng những nguyên tắc sau: Vị trí đặt luôn thẳng đứng, vệ sinh sạch sẽ bụi bẩn, tránh va đập và đảm bảo môi trƣờng về ánh sáng, độ ẩm, nhiệt độ…
Bƣớc 3: Bảo quản thông tin của tài liệu
Ngoài việc thực hiện việc bảo quản thơng tin của tài liệu theo Luật An tồn thông tin mạng, cán bộ thực hiện công tác lƣu trữ tại NHNN Việt Nam phải thƣờng xuyên kiểm tra dữ liệu trên hệ thống, kết nối giữa các mạng nội bộ và liên kết với trục liên thông của Chính phủ, đồng thời kiểm tra tình trạng máy, tránh tình trạng mất, hỏng dữ liệu, mất hình dạng bên ngồi hoặc mất mối liên hệ giữa các dữ liệu. Công tác kiểm tra phải đƣợc thƣờng xuyên thực hiện và phải liên tục, kịp thời và hiệu quả.
Bƣớc 4: Kiểm tra tình trạng vật lý, kỹ thuật của TLLT điện tử
Đối với việc bảo quản TLLT điện tử cần lƣu ý đến một số rủi ro nhƣ lỗi vật mang tin, lỗi phần mềm, lỗi vận hành…. Vì vậy, để tránh gặp những rủi ro đó, ngồi kiểm tra tình trang vật lý của TLLT điện tử, NHNN Việt Nam còn kiểm tra một số nội dung sau: Tuổi thọ dự kiến của các tài liệu; Phƣơng thức sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lƣu trữ, Kiểm tra an ninh thông tin để đảm bảo tính xác thực của tài liệu, bảo vệ khỏi các phần mềm độc hại nhƣ virus và một số truy cập trải phép....
Bƣớc 5: Chuyển giao vật mang tin, định dạng phần mềm quản lý tài liệu Hệ thống phần mềm sẽ cập nhật tất cả TLLT điện tử và NHNN Việt Nam sẽ thống nhất quản lý, thực hiện, đáp ứng yêu cầu về chuyển giao vật mang tin, định dạng phần mềm quản lý tài liệu: dễ dàng, thuận tiện và đúng
quy định pháp luật.
* Xây dựng kho lƣu trữ điện tử:
Xây dựng kho lƣu trữ điện tử (có khả năng thu thập, quản lý và khai thác tài liệu dƣới dạng điện tử), nhằm góp phần nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác khai thác tài liệu lƣu trữ của Nhà nƣớc phục vụ sự chỉ đạo, điều hành và công tác nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu sử dụng của ngƣời dân, doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Để xây dựng kho lƣu trữ điện tử cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn nghiệp vụ lƣu trữ, tiêu chuẩn an tồn thơng tin có liên quan tới quản lý, bảo quản, lƣu trữ và sử dụng tài liệu, hồ sơ lƣu trữ thuộc Phông Lƣu trữ nhà nƣớc;
- Bảo đảm, phù hợp với công nghệ tiên tiến, đƣợc thiết lập và vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin, thống nhất của các cơ quan nhà nƣớc; phù hợp với mơ hình tổ chức, bộ máy và trình độ tiếp nhận, sử dụng của công chức, viên chức ngành Lƣu trữ.
- Đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, quản lý và nhu cầu khai thác, sử dụng lâu dài tài liệu lƣu trữ (dung lƣợng khơng hạn chế);
Ngồi ra, kho lƣu trữ điện cần phải đáp ứng những yêu cầu về phần mềm. Trên thực tế, kho lƣu trữ điện tử của NHNN Việt Nam mới đƣợc xây dựng và chƣa đáp ứng đƣợc tất cả các yêu cầu.
* Nghiệp vụ bảo quản TLLT điện tử mang lại những ý nghĩa sau: + Đối với Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam:
Bằng chứng về quá trình hoạt động của NHNN Việt Nam đƣợc lƣu giữ dƣới dạng điện tử;
Góp phần khai thác, sử dụng TLLT điện tử phục vụ quá trình giải quyết công việc của NHNN Việt Nam và nghiên cứu khoa học.
+ Đối với quốc gia:
bảo tồn dƣới dạng điện tử;
Nâng cao, giáo dục nhận thức về ý nghĩa và tầm quan trọng của TLLT điện tử nói riêng và cơng tác lƣu trữ nói chung.
2.3.3.4. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
Trong hoạt động lƣu trữ, công tác khai thác, sử dụng TLLT là phần việc cuối cùng để phản ánh kết quả các khâu nghiệp vụ lƣu trữ trƣớc đó.
* Tại NHNN Việt Nam nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT điện tử giống nhƣ tài liệu giấy:
Căn cứ Điều 9, Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT điện tử nhƣ sau:
Trên Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, NHNN Việt Nam phải có trách nhiệm đăng tải tồn bộ thơng tin về quy trình, thủ tục hoặc những thông tin liên quan đến dịch vụ khai thác, sử dụng TLLT điện tử;
Đối với TLLT điện tử, thẩm quyền cho phép đọc, sao hoặc chứng thực lƣu trữ cũng đƣợc thực hiện giống nhƣ TLLT trên các vật mang tin khác;
NHNN Việt Nam xây dựng Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng nhằm quy định việc không đƣợc kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng đối với Phƣơng tiện lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử thuộc Danh mục;
Việc sử dụng TLLT điện tử trực tuyến đƣợc NHNN khuyến khích. Để bảo đảm cho việc tiếp cận, khai thác sử dụng TLLT điện tử, NHNN Việt Nam thực hiện 3 phƣơng pháp chung sau:
+ Bản sao: Trên các phƣơng tiện mang tin thực thể: đĩa CD-ROM, USB… hoặc đƣợc cung cấp qua các phƣơng tiện truyền thơng: email, website, truyền hình, xuất bản ấn phẩm điện tử...
+ Sử dụng trực tuyến trên hệ thống máy tính của NHNN Việt Nam. * Công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử tại NHNN Việt Nam đƣợc thực bằng những hình thức sau:
Để thực hiện hình thức này, cần thực hiện các công việc sau:
+ Đầu tƣ hệ thống công nghệ thông tin: máy chủ, đƣờng truyền internet, các máy tính trạm, máy scan để phục vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, phần mềm hệ thống quản lý TLLT.
+ Đối với cung cấp các dịch vụ công, hệ thống đáp ứng các nghiệp vụ: